Etykieta telefoniczna. Zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej

Jak rozmawiać przez telefon podczas komunikacja biznesowa.

• Komunikacja biznesowa jest nie do wyobrażenia bez rozmów telefonicznych. Partnerzy, urzędnicy, klienci dowiadują się większości pytań za pomocą telefonu. To samo dotyczy kontaktów biznesowych.
• Jak efektywnie i kompetentnie wykorzystać możliwości komunikacji telefonicznej, aby nie marnować cennego czasu i zwiększać kontakty biznesowe? Znajomość etykiety telefonicznej pomoże stworzyć wizerunek osoby znającej specyfikę swojej pracy w środowisku biznesowym.

Etykieta telefoniczna, czyli podstawowe zasady zachowania podczas rozmowy telefonicznej: lista

Jeśli z zawodu dzwonisz w imieniu firmy lub organizacji, która odbiera połączenia przychodzące lub przekazuje połączenia od klientów innym osobom, to koniecznie musisz zapoznać się z podstawowymi zasadami etykiety telefonicznej. Pomoże Ci to zaistnieć w środowisku zawodowym jako kompetentny specjalista, a także wśród klientów.

Normy etykiety telefonicznej dyktują swoje warunki nowoczesnym firmom, które systematycznie dbają o swoją reputację. Jednym z nich jest znajomość etykiety telefonicznej.

Który z pracowników firmy powinien znać na pamięć i stosować w praktyce zasady etykiety telefonicznej:

• osoba odbierająca połączenia przychodzące
• osoba dzwoniąca w imieniu organizacji
• kto otrzymuje przekierowane do niego telefony od klientów

Co to znaczy przestrzegać zasad etykiety telefonicznej:

• Podczas rozmowy przez telefon ważne jest, aby zachować równą intonację własnego głosu i nie dać upustu emocjom. Ponieważ podczas rozmowa telefoniczna aktywuje się jeden z trzech kanałów umożliwiających ludziom komunikację (są to „język migowy”, intonacja i słowa), wówczas rozmówca, tracąc jeden z kanałów, zaczyna postrzegać sens przekazu w nieco skróconej formie.
• Znaczenie tego, co zostało powiedziane przez telefon, jest przekazywane w następujący sposób: brak „języka migowego” prowadzi do tego, że pozostałe dwa kanały (intonacja i słowa) stanowią 100% znaczenia tego, co zostało powiedziane, a dokładniej mówiąc, 86% przypada na intonację, a tylko 14% na słowa.
• Głos rozmówcy przekazuje emocjonalny koloryt przekazu. Rozmówca wypracowuje własne wrażenie, kto do niego dzwonił. Dlatego przekazując rozmówcy wszelkie informacje telefonicznie, możesz nie tylko wpłynąć na jego początkową percepcję, ale także stworzyć nastrój rozmówcy.

Postaraj się przekazać swoją energię i entuzjazm za pomocą intonacji

• Niezbędne jest również uśmiechanie się podczas rozmów telefonicznych. Nie powinieneś myśleć, że pozbawiony możliwości zobaczenia Cię, rozmówca będzie w stanie wyłapać poufne notatki, których potrzebujesz i pozytywne nastawienie przy braku uśmiechu. Spróbuj przekazać swój entuzjazm intonacją.
• Rozmawiając przez telefon, nie rozpadaj się na krześle, nie wyciągaj nóg na stole. W pozycji półleżącej lub półsiedzącej zmienia się kąt membrany, co zmienia barwę głosu. Na drugim końcu drutu na pewno zgadną, że w tym momencie kłamiesz. Jedyne, co możesz w ten sposób przekazać klientowi lub pracownikowi innej organizacji za pomocą telefonu, to brak zainteresowania i całkowita obojętność.
• Odbierając telefon, pamiętaj, aby przywitać dzwoniącego. Jednak na różne pory dnia użyj odpowiedniego powitania: „ Dzień dobry! Dzień dobry! Dobry wieczór!".
• Kiedy witasz się z osobą, która wybrała numer telefonu Twojej organizacji, pokazujesz, jak ważna jest dla Ciebie ta rozmowa i że lubisz rozmowę, bez względu na to, jakie informacje słyszysz. Ale nawet jeśli twój osobisty stosunek do osoby, od której chcesz uzyskać informacje przez telefon, ma negatywny wydźwięk, to po drugiej stronie drutu nie powinni tego zgadywać.

Nie pozwól emocjom szaleć przez telefon

Istnieje kategoria osób, które podnosząc słuchawkę mówią niezmiennie i bez intonacji „Cześć!”, „Tak!”, „Słucham!”, „Firma (nazwa)!”, „Przy maszynie! ”. Nie należy być porównywanym do takich „telefonicznych dinozaurów”, ponieważ rozmówca po takim „przywitaniu” raczej nie wyrazi chęci kontynuowania rozmowy. Najprawdopodobniej też sucho zrelacjonuje niezbędne informacje i zakończ rozmowę.

Rozmowa telefoniczna po powitaniu zawiera nazwę organizacji. Odbierając połączenia zewnętrzne, pamiętaj o podaniu pełnej nazwy firmy lub instytucji, w której pracujesz.

Istnieją dwie opcje oficjalnego powitania, które odbywa się przez telefon:

Opcja 1: przy minimalnym podejściu.

Rozmówca wita się z rozmówcą i podaje nazwę organizacji. Przykład takiego pozdrowienia: „Dobry wieczór! Redakcja magazynu „Rakieta”.

Opcja 2: z maksymalnym podejściem.

Ta opcja oznacza powitanie, nazwę organizacji, nazwisko osoby, która odbiera połączenie. Przykład takiego powitania: „Dzień dobry! Redakcja magazynu „Rocket”, Nadieżda Wiktorowna słucha!

Niezależnie od tego, którą opcję lubisz najbardziej, użyj tej. Obie opcje pomagają stworzyć wrażenie profesjonalnej osoby odbierającej telefon. Rozmówca będzie miał taką samą opinię o organizacji.

Odbierz połączenie przychodzące po drugim lub trzecim dzwonku

• Jednym z głównych praw biznesowej komunikacji telefonicznej jest to, że musisz odebrać połączenie przychodzące po drugim lub trzecim dzwonku. Ta zasada jest najważniejsza dla personelu „telefonicznego” odpowiedzialnego za odbieranie połączeń telefonicznych (operatorzy telefoniczni, sekretarki firmy, pracownicy infolinii).
• Dlaczego nie zaleca się odbierania telefonu po pierwszym dzwonku? Wszystko jest wyjaśnione bardzo prosto: dzwoniący może pomyśleć, że pracownik organizacji był wcześniej znudzony, nie wiedząc, co zrobić, czekając na kolejny telefon. W ciągu kilku sekund, które masz przed drugim lub trzecim połączeniem, odwrócisz uwagę od biznesu, którym byłeś wcześniej zajęty i całkowicie skupisz się na połączeniu przychodzącym.
• Odbieranie połączeń przychodzących po 4, a nawet 5 dzwonku nie jest zalecane z tego prostego powodu, że dzwoniący może się niecierpliwić w oczekiwaniu na odpowiedź na telefonie. W tym krótkim czasie dzwoniący będzie miał czas na wyrobienie sobie „pewnej” opinii dotyczącej zainteresowania firmy klientami oraz umiejętności szybkiego reagowania na ich potrzeby i problemy.

Odbieranie połączeń przychodzących po 4, a nawet 5 dzwonku nie jest zalecane

Kto pierwszy powinien przedstawić się przez telefon?

• Po wybraniu potrzebnego numeru telefonu nie powtarzaj błędów osób, które rozpoczynają rozmowę od słów: „Martwisz się o (nazwa organizacji)” lub „Martwisz się o sprawę”. Tak rozpoczynają rozmowę telefoniczną osoby niepewne siebie lub takie, które chcą wyglądać uprzejmie. Dlaczego te frazy są nieskuteczne? Jeśli „przeszkadzasz (przeszkadzasz)” osobie po drugiej stronie przewodu, to od pierwszych minut rozmowy ma on negatywny stosunek do dzwoniącego i samego połączenia.
• Spowoduje to automatycznie uczucie niepokoju, a co za tym idzie, jakbyś sam dawał powód, by traktować Twój telefon jako niechciany, który tylko odciąga Cię od ważnych spraw.
• Nie twórz niewygodnych chwil dla siebie i rozmówcy zwrotami, które brzmią jak „Muszę Ci przeszkadzać i naruszać Twój komfort, bo muszę wyjaśnić niektóre pytania”.

Z jaką frazą rozpocząć rozmowę? Przywitaj się i przedstaw się. Na przykład może to brzmieć tak: „Dzień dobry! Giennadij Pawłowicz dzwoni z drukarni.

Kto powinien się najpierw przedstawić przez telefon?

Wideo: Etykieta telefonu biznesowego

Jak właściwie przedstawić się przez telefon podczas rozmowy wychodzącej w firmie, biurze, w domu?

• Wykonując połączenie wychodzące, zapytaj, czy rozmówca może z tobą porozmawiać. W końcu może mieć własną listę rzeczy do zrobienia lub planować spotkania, spotkania. Najprawdopodobniej przed odebraniem telefonu był czymś zajęty i oderwałeś go od tej czynności. Pamiętaj o tym, dzwoniąc na telefon komórkowy.
• Po przedstawieniu się nie spiesz się, aby przejść od razu do pytania, które skłoniło cię do zadzwonienia do niego. Dowiedz się, czy rozmówca ma czas cię wysłuchać i tylko jeśli odpowiedź brzmi tak, zabierz się do rzeczy. Pokazujesz więc, że cenisz jego czas i stawiasz się w oczach rozmówcy jako profesjonalista. To nie może nie wzbudzać szacunku dla Ciebie i organizacji, którą reprezentujesz.

Opcja 1: Przedstaw się najpierw. Następnie zapytaj rozmówcę, czy ma czas, aby cię wysłuchać, wyrażając cel rozmowy.

Opcja 2: Przedstaw się, podaj cel rozmowy, a dopiero potem zapytaj, czy rozmówca będzie mógł poświęcić ci czas.

Jak powitać klienta przez telefon podczas rozmowy biznesowej?

Jeśli nie jesteś inicjatorem rozmowy:

• "Art Center Leonardo, dobry wieczór, administrator Olga, słucham cię."
• Jeśli uważasz, że takie zdanie jest zbyt długie, możesz ograniczyć się do skróconego pozdrowienia: „Leonardo Art Center, dobry wieczór!”.
• Bardzo często można usłyszeć takie powitanie: „Hello!”. Dopuszczalne jest jednak przywitanie się na spotkaniu osobistym, aw komunikacji biznesowej takie swobodne zwroty są niedopuszczalne.

Jeśli dzwonisz:

Przedstaw się, podaj nazwę swojej organizacji lub firmy i zapytaj, czy Twój rozmówca ma czas na:

Wideo: Prawidłowo przedstawmy się klientowi przez telefon

Jak prawidłowo korzystać z telefonu: zwroty etykiety telefonicznej

Poniższe frazy będą kluczem do prawidłowej komunikacji biznesowej przez telefon:

• Jeśli to nie jest dla ciebie trudne
• Dziękuję za Twój czas
• Czy masz czas czekać na odpowiedź? Czy będę musiał skontaktować się z działem zaopatrzenia?
• Zweryfikuję te informacje i oddzwonię.
• Dziękujemy za poświęcenie czasu na tę rozmowę z harmonogramu.
• Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę pomimo napiętego harmonogramu.

Poniższe pytania pomogą ci wyjaśnić twoje informacje:

• Czy dobrze mnie słyszysz?
• Przepraszam, nie słyszałem. Proszę powtórzyć.

Zwroty etykiety telefonicznej

Jak zakończyć rozmowę biznesową?

Zakończ rozmowę standardowym pytaniem, które wymaga jasnej odpowiedzi:

• Czy więc zgadzamy się w tej sprawie?
• Czy mogę przyjąć, że osiągnęliśmy porozumienie w tej sprawie?
• Jak rozumiem (w tej kwestii), czy możemy liczyć na Wasze wsparcie?

Jak odbierać telefony w biurze iw domu?

Wideo: Jak odebrać telefon?

Telefon od dawna jest integralną częścią życia ludzi. Każda osoba odbiera i dzwoni codziennie. Są osobiste rozmowy, które odbywają się między krewnymi a przyjaciółmi. Prowadzone są negocjacje biznesowe, które dotyczą obszaru roboczego. Niezależnie od tematu i rangi rozmówcy podczas rozmowy należy przestrzegać zasad etykiety telefonicznej.

Dlaczego etykieta telefoniczna jest konieczna?

Zasady etykiety podczas komunikowania się przez telefon kształtowały się przez lata. Opierają się na wynikach testów, danych z badań psychologicznych oraz analizie rozmów telefonicznych. Wraz z pojawieniem się urządzeń mobilnych i ich masowego użycia, etykieta została uzupełniona o nowe pozycje. Według statystyk około 70% komunikacja biznesowa odbywa się przez telefon, więc znajomość zasad etykiety telefonicznej jest jednym z elementów udany biznes. Przestrzeganie etykiety, uprzejma i prawidłowa komunikacja, neutralna intonacja pomogą poradzić sobie z niezadowolonym klientem, zirytowanym partnerem i zachować kontrolę nad rozmową w najbardziej krytycznej sytuacji.

Pozdrowienia

Po połączeniu dwóch subskrybentów pierwszą rzeczą, jaką robią ludzie, jest przywitanie. W komunikacji osobistej zadowalają się nieformalną formą, ale ogólnie przyjęte zwroty są używane w etykiecie biznesowej. Używanie „Hello” jako powitania nie jest zalecane, ponieważ jest to trudne do wymówienia słowo i nie niesie ze sobą pozytywnego przekazu. W zależności od pory dnia mówią: "Dzień dobry dzień dobry dobry wieczór". Z punktu widzenia psychologii przyjazne i kompetentne powitanie pozwala człowiekowi czuć się komfortowo i wprowadza go na pozytywną falę.

Zakazy mobilne

Etykieta telefonu komórkowego jest znacznie szersza niż przepisy dotyczące telefonów stacjonarnych. Wynika to z faktu, że urządzenia mobilne towarzyszą ludziom wszędzie: w transporcie, kawiarniach, restauracjach, teatrach, kościołach, szpitalach i innych miejscach publicznych. Część zasad etykiety mobilnej odnosi się do funkcji telefonu komórkowego: korzystania z trybu cichego i zestawu głośnomówiącego, robienia zdjęć i nagrywania filmów, wybierania dzwonka itp. Zasadniczo zakazy telefonów komórkowych to elementarne zasady grzecznościowe, które obejmują pełna szacunku postawa do ludzi wokół.

Miejsce publiczne

W miejscu publicznym, gdy jesteś otoczony przez wielu nieznajomych, lepiej całkowicie przestać rozmawiać przez telefon komórkowy. Jeśli odbierzesz telefon, gdy jesteś w środku transport publiczny, odbierz połączenie i powiedz, że oddzwonisz później. Koniecznie należy odpowiedzieć, aby nie denerwować innych podróżników dzwonkiem. Jeśli znajdujesz się w pomieszczeniu otoczonym ludźmi, po odebraniu telefonu powinieneś natychmiast opuścić pomieszczenie i porozmawiać poza nim. Kiedy nie ma wyjścia, etykieta telefoniczna zaleca w odosobnieniu i półtonowej rozmowie, aby nie przeszkadzać innym. Jeśli w tym momencie złapał Cię telefon, nie możesz rozmawiać przez rok, odbierz i powiedz rozmówcy, że oddzwonisz później.

Tryb cichy i wyłącz telefon

Telefon komórkowy jest z człowiekiem 24 godziny na dobę i zapewnia mu wiele udogodnień, ale jednocześnie nie powinien przeszkadzać innym. Zasady etykiety komunikacja komórkowa zadzwoń, aby zmniejszyć głośność połączenia w miejscach publicznych, aw razie potrzeby włącz tryb cichy lub wyłącz telefon. Tak więc, przestrzegając etykiety mobilnej i elementarnych zasad przyzwoitości, w teatrze, muzeum, bibliotece, kinie, na koncercie, musisz aktywować sygnał wibracyjny lub całkowicie wyłączyć telefon.

Podczas spotkania lub negocjacji należy włączyć tryb cichy w telefonie komórkowym. Jeśli spodziewasz się ważnego telefonu podczas spotkania, poinformuj o tym wszystkich z wyprzedzeniem. Kiedy nadejdzie telefon, przepraszam i wyjdź na korytarz, aby porozmawiać. Etykieta mobilna wymaga stosowania cichego działania przycisków w miejscach publicznych, aby sygnały dźwiękowe nie drażniły osób znajdujących się w pobliżu.

SMS

Zgodnie z zasadami etykiety mobilnej możesz w każdej chwili wysłać SMS-a. Uważa się, że użytkownik telefonu musi zadbać o to, aby nie przeszkadzał mu dźwięk SMS - włączyć tryb cichy lub wyłączyć telefon komórkowy.

Telefon obcych

Jeśli chodzi o czyjś telefon i zawarte w nim informacje, jest on zgodny z zasadami przyzwoitości - nie można czytać tekstu wiadomości SMS i przeglądać rejestru połączeń. Nie możesz używać cudzego telefonu bez zgody właściciela - do wykonywania lub odbierania połączeń. Niedozwolone jest podawanie cudzego numeru telefonu komórkowego bez pytania o zgodę właściciela.

Zdjęcie wideo z telefonu

Możesz robić zdjęcia i nagrywać filmy telefonem w dozwolonych miejscach, ale zgodnie z mobilną etykietą nie możesz robić zdjęć ludziom bez ich zgody.

Restauracje, kawiarnie

Nie wypada kłaść telefonu na stole w restauracji czy kawiarni – powinny tam być tylko sztućce. Zgodnie z zasadami etykiety telefonicznej, siedząc przy stole nie można rozmawiać przez telefon komórkowy. Jeśli połączenie jest pilne, musisz udać się do holu, aby porozmawiać.

Samochód

Prowadząc samochód, możesz rozmawiać tylko przez telefon komórkowy za pomocą zestawu głośnomówiącego. Odbieranie telefonu podczas jazdy jest surowo zabronione - może to nie tylko stworzyć sytuację awaryjną, ale także spowodować śmierć.

Kościoły i świątynie

Przestrzegając mobilnej etykiety i zasad postępowania, przed wejściem do kościoła należy wyłączyć telefon. Nie może być mowy o rozmowie przez telefon komórkowy. Jeśli potrzebujesz pilnie zadzwonić, wyjdź na zewnątrz.

Dzwonki

Zgodnie z zasadami etykiety mobilnej, dzwonki zawierające nieprzyzwoity i obraźliwy język nie mogą być używane do połączeń telefonicznych.

Nie rób innych rzeczy

Staraj się nie rozmawiać przez telefon tam, gdzie jest to dla Ciebie niewygodne - najlepiej odebrać połączenie i przełożyć rozmowę na inny termin. Przestrzegaj zasad etykiety i nie angażuj się w obce czynności podczas rozmowy telefonicznej. Obce dźwięki są wyraźnie słyszalne podczas rozmowy i wywołują złe wrażenie na osobie.

Nie żuj

Przestrzegaj mobilnej etykiety - nie łącz mówienia i jedzenia. Takie zachowanie jest zawsze postrzegane jako nieostrożne podejście do tematu rozmowy i brak szacunku dla rozmówcy.

Nie kładź słuchawki na stole podczas rozmowy

Jeśli w trakcie rozmowy telefonicznej musisz ją przerwać, aby rozwiązać jakiś problem, nie odkładaj telefonu na stół. W oparciu o podstawowe zasady etykiety należy zakończyć rozmowę i uzgodnić drugą rozmowę, wskazując jej godzinę. Dzięki temu rozmówca nie będzie musiał podsłuchiwać nieistotnych rozmów i uchroni Twoje informacje przed wyciekiem. Ponieważ przerwałeś rozmowę, możesz oddzwonić. Jeśli musisz zrobić sobie przerwę Krótki czas- zgodnie z etykietą nie więcej niż dwie minuty - możesz użyć funkcji "przytrzymaj".

Nie przełączaj się na połączenia równoległe

Pomimo tego, że telefony komórkowe zapewniają właścicielom wiele wygodnych funkcji, etykieta telefoniczna uważa za nieprzyzwoite przerywanie rozmowy w celu przełączenia się na drugą linię. Dzięki tej akcji nie tylko sprawisz, że rozmówca zaczeka, ale także okażesz mu brak szacunku, okazując preferencje dla drugiej osoby.

Nie włączaj zestawu głośnomówiącego bez ostrzeżenia

Zgodnie z zasadami etykiety telefonicznej nie można włączyć zestawu głośnomówiącego bez ostrzeżenia o tym rozmówcy. Ignorowanie tej zasady jest oznaką złych manier i lekceważącego stosunku do rozmówcy.

Etykieta telefoniczna i jej podstawowe zasady niezwiązane z rozmową

Czas spędzony na rozmowie przez telefon często przekracza osobistą komunikację. Niezależnie od tego, czy prowadzisz rozmowy biznesowe, czy po prostu rozmawiasz, ćwicz etykietę.

Istnieją ogólnie przyjęte zasady dotyczące komunikacji telefonicznej:

1. Jeśli połączenie zostanie przerwane, osoba, która je zainicjowała, oddzwoni.
2. Musisz odebrać połączenie po trzecim dzwonku.
3. Liczba dzwonków podczas połączenia nie powinna przekraczać pięciu.
4. Jeśli twoje połączenie nie zostanie odebrane, powinieneś oddzwonić nie wcześniej niż 2 godziny później.
5. Pierwsza osoba, która się rozłącza, to ta, która zadzwoniła.

Pogawędka

Istnieją limity czasowe, które określają od której godziny i do której można zadzwonić zgodnie z etykietą. Połączenia osobiste można wykonywać od 9:00 do 20:00, natomiast rozmowy biznesowe muszą być prowadzone w czas pracy– od 9:00 do 18:00. Odbierając telefon nie zapomnij o różnicy czasu.

Przygotowanie do rozmowy

Konieczne jest wcześniejsze przygotowanie się do ważnych rozmów telefonicznych, dokładne rozważenie nadchodzącego dialogu. Należy zaplanować rozmowę, przygotować potrzebne informacje, przygotować długopis i zeszyt na notatki. Musisz być przygotowany na pytania przez telefon, aby nie milczeć w zamieszaniu.

Kiedy zadzwonisz, zapytaj, czy rozmówca będzie mógł poświęcić Ci czas. Jeśli prowadzisz długą rozmowę, sprawdź ile ma czasu. W razie potrzeby poproś o zmianę terminu rozmowy. Rozmawiając przez telefon, nie można długo milczeć. W końcu, w przeciwieństwie do normalnej rozmowy, nie można kiwać głową i uśmiechać się. Dlatego musisz odpowiedzieć na słowa rozmówcy, zgodzić się, wyjaśnić coś, okazując zainteresowanie.

Rozmowy telefoniczne
bo tak swobodne i przyjazne,
że rozmówcy się nie widzą.
/Leopold Novak/

„Witam, gdzie poszedłem?

Dużo rozmawiamy przez telefon. Nie ma znaczenia, czy większość rozmów dotyczy spraw biznesowych czy rodzinnych, istnieje również kodeks postępowania, którego należy przestrzegać. Zacznijmy od tego, że jeśli jesteś u szczytu emocji, nie odbieraj telefonu, aby zadzwonić. Twoja agresja może być nieuzasadniona, musisz się uspokoić i zrozumieć sytuację. Twoje przepełnione pozytywne emocje mogą być również nie na miejscu dla rozmówcy, który może być zajęty ważną sprawą lub doświadczać jakiegoś rodzaju kłopotów.

Telefon jest oczywiście w przeważającej części środkiem komunikacji między dwojgiem ludzi, ale z reguły tylko szpiegom filmowym udaje się rozmawiać na poufne tematy za pomocą tego środka komunikacji. Za każdym razem, gdy mówisz, ktoś inny na pewno Cię usłyszy, nawet jeśli przypadkowo, więc jeśli pilnie potrzebujesz zgłosić coś „nie dla zwykłych uszu”, spróbuj znaleźć najbardziej odległe miejsce. Jak pokazuje praktyka, będąc w obcym kraju, nie powinieneś również gadać w swoim ojczystym języku, zwłaszcza gdy rozmawiasz o swoim życiu osobistym. W dobie podróży po świecie nie jesteś odporny na to, że osoba obok ciebie nie jest twoim rodakiem, który z przyjemnością słucha twojej rozmowy, a nawet zna temat dyskusji.

Są dopuszczalne i niedopuszczalne terminy rozmów telefonicznych. Lepiej odłożyć rozmowy, które przypadają przed wpół do ósmej rano i po wpół do dziesiątej wieczorem. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dokładnie znasz zwyczaje rozmówcy i masz pewność, że nie obudzisz jego domowników. Nawiasem mówiąc, telefony do domu lub osobiste numer telefonu komórkowego niedopuszczalne w przypadku braku przyjaznych relacji osobistych. W święta i weekendy należy powstrzymywać się od zamówień i rozmów na temat pracy, w tym momencie możesz zadzwonić i pogratulować współpracownikom, z którymi najściślej się komunikujesz.

Jeśli połączenie przyszło na spotkaniu, a zapomniałeś lub ze względu na jego wagę nie wyłączyłeś telefonu, musisz poprosić rozmówców o wybaczenie i przerwać rozmowę na jak najkrótszy czas. Jeśli to Twój podwładny lub pracownik jest równy w drabina kariery, wyjaśnij, że jesteś zajęty i ustaw konkretną godzinę, w której musisz oddzwonić z marginesem od dziesięciu do piętnastu minut lub obiecaj, że sam oddzwonisz, również w określonym czasie.

Osobny temat na etykietę stanowią biznesowe rozmowy telefoniczne przechodzące przez sekretarkę. Sekretarz jest twarzą firmy, więc musi być jak najbardziej poprawny. Jeśli dzwoniący musi porozmawiać z przełożonymi, musisz poznać jego imię i pytanie, na które dzwoni. Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, sekretarz nie powinien zapominać o harmonogramie swoich przełożonych. Jeśli telefon recepcji lub sekretariatu jest ustawiony na linię wieloliniową, to przy przejściu na odpowiedniego abonenta należy sprawdzić, czy jest on na miejscu przed przejściem na numer osobisty. Odpowiedź o nieobecności subskrybenta powinna być jak najbardziej etyczna, zgodnie z formułą „Nie ma go teraz na stronie. Co mogę mu dać? (Jak mogę ci pomóc? - na wypadek, gdybyś naprawdę mógł zastąpić tę osobę w jego dziedzinie) ”

Rozmowa przez telefon komórkowy nie powinna przeszkadzać otaczającym Cię ludziom. Głośność dzwonka powinna być zrównoważona, aby ludzie wokół ciebie nie podskakiwali, gdy ktoś dzwoni. Głośna rozmowa przez telefon jest oznaką złego rodzicielstwa. Nigdy nie krzycz do telefonu, jeśli nie słyszysz dobrze - zlituj się nad uszami rozmówcy i po prostu poproś go, aby mówił głośniej normalnym głosem.
Telefony komórkowe należy wyłączać w miejscach publicznych, takich jak teatry, podczas ważnych wydarzeń, takich jak spotkania lub zjazdy rodzinne, na których nakazuje etykieta rodzinna, oraz w samolotach ze względów bezpieczeństwa.

Istnieje kilka ogólnie przyjętych zasad prowadzenia rozmów telefonicznych:

• jeśli rozmowa zostanie przerwana, to ten, z którego inicjatywy odbyła się rozmowa, powinien oddzwonić;
• powinien być jak najkrótszy i na temat;
• nie możesz mówić zbyt głośno do telefonu, unikając jednocześnie zbyt cichej mowy;
• jeśli masz zły numer, nie możesz zapytać, lub - lepiej zapytać ponownie;
• jeśli zadzwonisz do kogoś, a połączenie nie zostanie odebrane, nie rozłączaj się, dopóki nie usłyszysz 4-6 długich sygnałów dźwiękowych - odebranie telefonu przez rozmówcę może zająć trochę czasu;
• pomyśl przynajmniej kilka razy, zanim zadzwonisz w nieparzystych godzinach - za wcześnie rano lub późno wieczorem. Z reguły nie należy dzwonić przed 8 rano i po 23:00;
• nie powinieneś dzwonić pod numer domowy swojego partnera, o którym wiesz, chyba że podał ci numer i kazał dzwonić do domu. Należy unikać połączeń służbowych z numerami domowymi w weekendy i święta.

niezręczne sytuacje

Często zdarza się, że podczas ważnej rozmowy lub spotkania złapał Cię telefon. W takich przypadkach najlepiej poprosić rozmówcę o pozostawienie numeru telefonu i obiecać oddzwonienie później. Najlepiej podać możliwy czas na oddzwonienie (ale nie zapomnij dotrzymać obietnicy).

Jeśli masz gości i musisz zadzwonić, poproś ich o przebaczenie i postaraj się, aby rozmowa była jak najkrótsza.

Zdarza się, że przyjeżdżasz i musisz zadzwonić. Można to zrobić tylko po uprzednim zwróceniu się do właścicieli o pozwolenie.

Udając się na wizytę lub na spotkanie biznesowe, w razie potrzeby możesz zostawić swoim pracownikom lub bliskim numer telefonu do miejsca, do którego się udajesz. To prawda, że ​​należy wcześniej poprosić o zgodę właścicieli lub ich partnerów biznesowych.

W takim przypadku powinieneś ostrzec, że czekasz na połączenie. Ale najlepiej unikać takich sytuacji.

Jeśli masz telefon komórkowy

Osiągnięcia nowoczesna nauka a technologia utrzymuje nas prawie cały czas w zasięgu rozmowy telefonicznej. Radiotelefon komórkowy lub inny na stałe wkroczył w życie biznesmenów, finansistów, dziennikarzy i ludzi wielu innych zawodów. Ale jednocześnie w żadnym wypadku nie powinien ingerować w innych. Prawie każdy taki telefon ma możliwość regulacji głośności i tonu połączenia tak, aby było ono prawie niesłyszalne dla nikogo poza Tobą.

Wychodząc do teatru, na koncert czy do muzeum należy wyłączyć dzwonek lub całkowicie wyłączyć telefon. Dzwonienie do telefonu w teatrze jest niewłaściwe i nie zwiększy Twojej wiarygodności w oczach innych.

Ale zdarza się też, że czekasz na telefon i sygnał telefonu komórkowego złapał Cię podczas rozmowy, lunchu z partnerem biznesowym lub negocjacji. W takim przypadku zdecydowanie powinieneś przeprosić i zminimalizować samą rozmowę. To samo dotyczy sytuacji, gdy musisz wykonać pilne połączenie. Jeśli to możliwe, lepiej odejść.

Telefony komórkowe nie są tanie, rozmowy przez nie są kilkakrotnie droższe niż na zwykłym telefonie. linia telefoniczna. Głośna i niepotrzebnie przedłużająca się rozmowa w otoczeniu wielu osób z pewnością nie doda Ci autorytetu w ich oczach, a wręcz przeciwnie, pozostawi im wrażenie nowicjusza, który chce zaszaleć.

Dzwoniąc pod numer telefonu komórkowego, należy pamiętać, że Twój rozmówca może być w drodze, prowadzić samochód, a rozpraszając go, możesz narazić go na niebezpieczeństwo. Dlatego bądź zwięzły i odłóż omówienie szczegółów na inny czas.

etykieta telefonu biznesowego etykieta telefonu biznesowego

Współczesne życie biznesowe jest niewyobrażalne bez telefonu. Służy do negocjacji, wydawania zamówień, składania prośby. Bardzo często pierwszym krokiem do zawarcia umowy biznesowej jest rozmowa telefoniczna.
Rozmowa telefoniczna ma jedną istotną przewagę nad listem: zapewnia ciągłą dwustronną wymianę informacji. Do biznesowej rozmowy telefonicznej trzeba jednak starannie przygotować się. Słabe przygotowanie, nieumiejętność wyodrębnienia najważniejszego, zwięzłego, zwięzłego i kompetentnego wyrażenia swoich myśli prowadzi do znacznych strat czasu pracy (do 20 - 30%).
Sztuka rozmów telefonicznych polega na zwięzłym opisie wszystkiego, co następuje i uzyskaniu odpowiedzi. Na przykład japońska firma nie zatrzyma przez długi czas pracownika, który w ciągu trzech minut nie rozwiąże sprawy biznesowej przez telefon.
Podstawą udanej biznesowej rozmowy telefonicznej są kompetencje, takt, dobra wola, posiadanie technik prowadzenia rozmowy, chęć szybkiego i skutecznego rozwiązania problemu lub udzielenia pomocy w jego rozwiązaniu. Ważne, aby rozmowa była prowadzona spokojnym, uprzejmym tonem i zadzwoń pozytywne emocje. F. Bacon zauważył również, że życzliwy ton jest ważniejszy niż użycie dobre słowa i umieszczenie ich we właściwej kolejności. Dlatego podczas biznesowej rozmowy telefonicznej konieczne jest stworzenie atmosfery wzajemnego zaufania.
Skuteczność biznesowej komunikacji telefonicznej w dużej mierze zależy od: stan emocjonalny osoba, z jego nastroju. Niezbędne jest również umiejętne wyrażanie się. Świadczy o przekonaniu człowieka do tego, co mówi i jego zainteresowaniu rozwiązywaniem omawianych problemów. Podczas rozmowy musisz umieć zainteresować rozmówcę swoim biznesem. Tutaj pomoże Ci właściwe wykorzystanie metod sugestii i perswazji. Według psychologów ton, barwa głosu, intonacja mogą przenosić do 40% informacji. Na takie „drobiazgi” trzeba tylko zwracać uwagę podczas rozmowy telefonicznej. Sam powinien starać się mówić równo, powstrzymywać emocje, nie próbować przerywać rozmówcy.
Jeśli twój rozmówca wykazuje tendencję do kłótni, wyraża niesprawiedliwe wyrzuty w ostrej formie, zarozumiałość brzmi w jego tonie, bądź cierpliwy i nie odpowiadaj mu w ten sam sposób. Jeśli to możliwe, zmień rozmowę na spokojny ton, częściowo przyznaj, że ma rację, spróbuj zrozumieć motywy jego zachowania. Staraj się być zwięzły i jasny w swoich argumentach. Twoje argumenty muszą być poprawne merytorycznie i poprawnie sformułowane w formie.
Należy pamiętać, że telefon pogłębia wady mowy. Szybka lub wolna wymowa słów utrudnia zrozumienie. Zwróć szczególną uwagę na wymowę liczb, nazw własnych i spółgłosek. Jeśli w rozmowie pojawiają się słabo słyszalne nazwy miast, nazwiska lub inne nazwy własne, należy je wymawiać sylabami, a nawet przeliterować.
Etykieta biznesowej rozmowy telefonicznej ma w magazynie wiele replik do poprawnej komunikacji. Na przykład:

Jak mnie słyszysz?
Czy mógłbyś to powtórzyć?
Przepraszam, bardzo trudno to usłyszeć.
Przepraszam, nie słyszałem, co powiedziałeś itp.

Zadzwonić przez telefon domowy partnera biznesowego do rozmowy biznesowej można uzasadnić tylko poważnym powodem, bez względu na to, do kogo dzwonisz: szef lub podwładny. Dobrze wychowana osoba nie zadzwoni po godzinie 22:00, chyba że zaistnieje pilna potrzeba lub uzyskano uprzednią zgodę na to wezwanie.
Jak pokazuje analiza, w rozmowie telefonicznej 30-40% czasu zajmuje powtarzanie fraz, niepotrzebne pauzy i dodatkowe słowa. Dlatego musisz starannie przygotować się do rozmowy telefonicznej: odebrać wszystkie materiały, dokumenty z wyprzedzeniem, mieć pod ręką niezbędne numery telefonów, adresy organizacji lub odpowiednich osób, kalendarz, długopis i papier. Zanim zaczniesz dzwonić, powinieneś dokładnie określić cel rozmowy i swoją taktykę jej prowadzenia. Zaplanuj rozmowę, zapisz pytania, które chcesz rozwiązać lub informacje, które chcesz uzyskać, zastanów się nad kolejnością zadawania pytań. Jasno je formułuj, eliminując możliwość niejednoznacznej interpretacji. Spróbuj przewidzieć kontrargumenty rozmówcy i swoje odpowiedzi. Jeśli omawiasz kilka kwestii, po kolei zakończ dyskusję jednego i przejdź do następnego.
Używając standardowych zwrotów, spróbuj oddzielić jedno pytanie od drugiego. Na przykład
Czy więc zgadzamy się w tej sprawie?
Czy mogę uznać, że osiągnęliśmy porozumienie w tej sprawie?
Jak rozumiem, czy (w tej kwestii) możemy liczyć na Wasze wsparcie?
Rozmowa na każdy temat powinna kończyć się pytaniem, które wymaga jednoznacznej odpowiedzi.

Przygotowując się do rozmowy biznesowej przez telefon, spróbuj przemyśleć następujące punkty:

Jaki cel stawiasz sobie w nadchodzącej rozmowie telefonicznej;
- czy możesz w ogóle obejść się bez tej rozmowy;
- czy rozmówca jest gotowy do omówienia proponowanego tematu;
- Czy jesteś pewny pomyślnego wyniku rozmowy;
- jakie pytania powinieneś zadać;
- jakie pytania może ci zadać rozmówca;
- jaki wynik negocjacji będzie Ci odpowiadał (lub nie);
- jakich metod oddziaływania na rozmówcę możesz użyć podczas rozmowy;
Jak będziesz się zachowywać, jeśli twój rozmówca
- zdecydowanie sprzeciwiaj się, przełącz na podniesiony ton;
- nie odpowie na twoje argumenty;
- wykaże nieufność do Twoich słów, informacji.

Wiele osób rozmawia przez telefon. Ludzie biznesu mówią. Odsetek rozmów telefonicznych dziennie jest czasem znacznie większy niż twarzą w twarz. Przestrzegaj etykiety telefonicznej! To jest bardzo ważna zasada. Jesteś osobą dobrze wychowaną, prawda? Dokładnie.

Odbierz telefon. Wołają cię!

Gdy telefon dzwoni, automatycznie odbieramy telefon i odpowiadamy na zwykłe „Hello!”.

Czy to wystarczy, aby rozpocząć rozmowę?

Zobaczmy, co mówi etykieta telefonu.

Przede wszystkim narysujmy granicę między kontaktami biznesowymi i osobistymi.

Momentem, który łączy wszystkie rozmowy, jest uprzejmość, powściągliwość, opanowanie głosu.

Twój rozmówca nie widzi, co robisz po drugiej stronie słuchawki. Ale najmniejsza intonacja zdradza irytację, wrogość, rozgoryczenie i inne emocje.

biznes cześć

Dzwonią do ciebie na telefon służbowy. Nie chwytaj telefonu po pierwszym sygnale. Może to wywołać wrażenie, że dzwoniący nie pozostaje Ci nic innego jak odebrać telefon. Nie chodzi tylko o twoją reputację. Rozmowa pozostawi wrażenie autorytetu całej organizacji. Odpowiedz, czekając na dwa lub trzy dzwonki. Ale bynajmniej nie więcej. Zasady etykiety telefonicznej nie pozwalają na brak szacunku wobec osoby w ten sposób.

Nie zaleca się natychmiastowego rozpoczynania rozmowy z nazwą firmy. Najlepiej przywitać dzwoniącego neutralnym zwrotem „Dzień dobry!” Ta pora dnia jest uważana za główny czas pracy. W innych przypadkach możesz użyć odwołania „Hello!”

Warunkiem rozmowy biznesowej jest dodanie powitania do tzw. głosu” wizytówka”. Może to być nazwa organizacji lub Twoje dane osobowe – stanowisko, imię i nazwisko.

Idealnie, schemat powitania wyglądałby tak: „Dzień dobry! Firma Słońce! lub „Dzień dobry! Firma Słońce. Menedżer Olga Sergeeva.

Dobrze ustrukturyzowana odpowiedź na rozmowę rozpocznie udaną przyjemną rozmowę. Stworzy dobre wrażenie organizacji, podkreśli jej status i nada solidności. Współpraca z wykształconymi ludźmi to zawsze przyjemność. Dlatego też wrażenie, jakie wywarliśmy, może odegrać znaczącą rolę w dalszej współpracy.

Osobiste „Cześć!”

Jeśli wydaje ci się, że rozmowę z przyjacielem lub przyjacielem można rozpocząć w jakikolwiek sposób, to się mylisz. Każde połączenie przychodzące na Twój osobisty telefon również lepiej zacząć od życzenia miłego dnia i własnego przedstawienia.

W ten sposób uchronisz się przed niepotrzebną stratą czasu na wyjaśnianie, czy dzwoniący wybrał Twój numer przez pomyłkę. Gdy otrzymasz prywatną rozmowę w godzinach pracy, nieco formalne wprowadzenie nada ton ogólnej rozmowie, co oznacza, że ​​poinformujesz tę osobę, że można prowadzić small talk ten moment nie ma możliwości. Tak, a to tylko przejaw dobrego wychowania i grzeczności, którą interpretują zasady rozmowy telefonicznej.

Kiedy zadzwonisz

Wydawałoby się, co jest prostsze, wybrał numer i przedstawił istotę rozmowy. Ale wielu już przekonało się przez doświadczenie, że sposób, w jaki rozpoczynasz rozmowę, jest sposobem jej rozwoju. To, czy rozmowa biznesowa stanie się początkiem udanej współpracy, zależy od pierwszych chwil rozmowy. To samo można powiedzieć o kontaktach osobistych. Poświęć pół godziny na wyjaśnienie, kto dzwoni iz jakiego powodu, lub podaj sedno sprawy w ciągu kilku minut, będzie to jasne po początkowym apelu.

rozmowa biznesowa

Wybrałeś numer firmy i otrzymałeś standardową odpowiedź powitalną. Musisz się również przedstawić. Jeśli reprezentujesz organizację, podaj jej nazwę i stanowisko. Następnie krótko opisz istotę apelu. Należy szanować czas pracy innych i nie marnować własnego na niespójne wyjaśnienia. Zakładając długą rozmowę, nie zapomnij zapytać, czy osoba, która odebrała telefon, może teraz porozmawiać. Być może rozmowa powinna zostać przełożona na bardziej dogodny czas.

Zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej mówią „nie” takim zwrotom powitalnym, jak „Martwisz się o…”, „Rozumiesz, o co chodzi…”, „W porządku, jeśli ci przeszkadzam…”. Twoje „cześć” w tym przypadku powinno być przestrzegane z godnością, bez przymilania się. Wtedy możesz liczyć na owocną rozmowę i szacunek do samego siebie. Po osobistym wprowadzeniu możesz powiedzieć „Pomóż mi rozwiązać to pytanie…”, „Powiedz mi proszę…”, „Jestem zainteresowany…” itp.

Osobisty telefon do przyjaciela lub krewnego

"Witaj mój przyjacielu. Jak się masz?" - Oczywiście możesz tak rozpocząć rozmowę z bliskimi. Ale lepiej byłoby się przedstawić. Zwłaszcza jeśli dzwonisz w konkretnej sprawie, a nie tylko po to, by porozmawiać. Po pierwsze, możesz wybrać numer znajomego w złym czasie. Osoba jest zajęta, jest w pracy lub na spotkaniu biznesowym, zajmuje się problemami osobistymi. Po drugie, wyobraź sobie, że Twój numer po prostu nie został określony, a Twój głos wydawał się nieznany z powodu złej jakości komunikacji. Aby nie postawić siebie i przyjaciela w niezręcznej sytuacji, nazwij siebie.

Kontynuujmy rozmowę

W każdej rozmowie musisz zwracać uwagę na rozmówcę. Jak rozpocząć rozmowę telefoniczną to świetna umiejętność, ale jej kontynuacja ma ogromne znaczenie.

kontynuacja biznesu

Jesteś dzwoniącym. Masz więc konkretne zadanie, które chcesz rozwiązać podczas rozmowy. Z góry przygotuj listę pytań, które Cię interesują, aby nie zabłądzić w osoby trzecie i nie marnować cudzego czasu pracy. Słuchaj uważnie rozmówcy. Postaraj się zanotować odpowiedzi, pomoże to uniknąć ponownego zadawania pytań.

Utracono połączenie podczas rozmowy? Oddzwoń, jeśli rozpocząłeś rozmowę. Musisz także zakończyć rozmowę. Nie zapomnij podziękować rozmówcy. Przyjemne zakończenie będzie oczywiście życzeniem miłego dnia.

Jeśli zadzwonią do ciebie, wysłuchaj uważnie prośby. Nie zapomnij zwrócić uwagi na rozmowę ze zwrotami „Tak, oczywiście…”, „Rozumiem cię…”, „Postaramy się pomóc…” itp. Rozmówca poczuje się pewnie i będzie w stanie opisać problem. Gdy rozmowa może się przeciągnąć, przejmij inicjatywę, aby pokierować rozmową we właściwym kierunku.

Przed zamknięciem sprawdź u rozmówcy, czy otrzymał wszystkie odpowiedzi. Jeśli nie możesz mu pomóc z powodu innych obowiązków służbowych, podaj mu kontakt do pracownika, który jest kompetentny w danym temacie.

Osobista rozmowa przez telefon

W rozmowach osobistych sytuacja jest łatwiejsza. Ale i tutaj etykieta telefoniczna dostarcza pewnych wskazówek. Na przykład znajomy zadzwonił do Ciebie w niedogodnym czasie z wielką chęcią porozmawiania. W takich przypadkach odbywa się standardowa rozmowa telefoniczna: „Przepraszam, teraz jestem na spotkaniu…” lub „Mam bardzo ważne spotkanie, oddzwonię później…”. Możesz dodać „Rozumiem, że to bardzo ważne. Zadzwonię, jak tylko będę wolny..." Dla rozmówcy będzie to wskaźnik, że nie ignorujesz jego problemów. Więc nie będzie więcej urazy. Przy okazji, spróbuj oddzwonić, jeśli obiecano.

Ogólne zasady prowadzenia rozmów telefonicznych

Zasady etykiety telefonicznej nie są zmyślone. To obserwacje psychologów, doświadczenia praktyczne, analizy oparte na wynikach wielu rozmów. Istnieją pewne działania, które etykieta akceptuje lub zaprzecza. Niektóre z nich zebramy w małej notatce.

1. Unikaj głośnych rozmów osobistych w miejscach publicznych i w pracy. Stawiasz innych w niezręcznej sytuacji, zmuszając cię do wsłuchiwania się w intymne szczegóły swojego życia, które nie mają z nimi nic wspólnego.
2. Nie włączaj zestawu głośnomówiącego, chyba że ostrzegłeś o tym rozmówcę. Ta sytuacja może wywołać niekorzystne konsekwencje. Ale przede wszystkim jest to przejaw szacunku dla osoby na drugim końcu linii.
3. Zachowaj ostrożność przy wyborze dzwonka. Mniej głośna agresja, ponieważ w pobliżu mogą znajdować się osoby o słabym układzie nerwowym.
4. Wyłącz dźwięk w telefonie na spotkaniach, spotkaniach, w instytucjach kultury, a także w tych miejscach, gdzie taki wymóg określają zasady postępowania.
5. Nie łącz rozmowy telefonicznej z jedzeniem. To utrudnia zrozumienie, wyraża brak szacunku dla rozmówcy.
6. Uważaj na porę, w której planujesz nawiązać połączenie. Wczesny poranek, późna noc - to, jak rozumiesz, nie najlepsze okresy na rozmowę nawet z najbliższą osobą. Możesz dzwonić o takiej godzinie tylko w najpilniejszych sprawach. Nie zapomnij o tym.

Mały wniosek

Teraz znasz etykietę telefoniczną. Zadzwoń na czas. Bądź uprzejmy. Przyjemne rozmowy telefoniczne i dobry nastrój!

Na rozmowa biznesowa zawsze trzeba zrobić takie wrażenie, że widzą w tobie profesjonalistę. I powinno to nastąpić w pierwszych minutach rozmowy. Wizerunek i sukces firmy zależy w dużej mierze od tego, jak komunikatywni są pracownicy i jak dobrze umieją rozmawiać potencjalni klienci i partnerów. Aby być skutecznym, każdy pracownik powinien znać pewne zasady komunikacji.

Jakie są zasady rozmowy przez telefon?

Najpierw powinieneś uważnie monitorować swoją intonację. Ponieważ podczas rozmowy rozmówca może cię nie widzieć, nie wyklucza to faktu, że cię nie słyszy. Więc staraj się być miły. A to przyczyni się do uśmiechu i dobry humor przez całą rozmowę. Zasady w telefonie oznaczają całkowitą kontrolę nad emocjami.

Po drugie, podczas rozmowy powinieneś kontrolować swoją postawę. Jeśli podczas rozmowy siedzisz na krześle, może to zrujnować twoją reputację. Jeśli cały czas stoisz podczas rozmowy, to przemówienie nabierze asertywności i energii, a to przyczynia się przede wszystkim do tego, że staje się zbyt pochopne. Konieczne jest dostosowanie się do określonego tempa rozmowy.

Po trzecie, trzeba się odpowiednio przywitać. Powitanie to jeden z najważniejszych elementów składających się na zasady komunikacji. W tym przypadku są subtelności i niuanse. Na przykład zamiast „Cześć” lepiej powiedzieć „Dzień dobry”. To wyrażenie jest znacznie łatwiejsze do wymówienia. I tak, o wiele łatwiej to zrozumieć. Odbieranie telefonów słowami „cześć” i „tak” w żadnym wypadku nie jest niemożliwe. Przede wszystkim powinieneś podać informacje o firmie, a następnie o swoim stanowisku.

Zawsze ważne jest, aby prezentować się poprawnie. Najpierw osoba dzwoniąca przedstawia się. Nie możesz podać nazwiska i stanowiska tylko wtedy, gdy właściwa osoba nie jest na miejscu. W przypadku wybrania czyjegoś numeru telefonu, po przedstawieniu się, dowiedz się o dostępności czasu. Dopiero wtedy powinieneś porozmawiać o celu rozmowy.

Zasady komunikacji sugerują również, że nie należy czekać. Maksymalny czas potrzebny na odebranie telefonu to około sześciu dzwonków. Po tym możesz przestać dzwonić. Należy odpowiedzieć mniej więcej po trzecim sygnale dźwiękowym. Pozwoli to zaoszczędzić czas rozmówcy. Ale nie spiesz się do telefonu, w przeciwnym razie pomyślą, że bawisz się w pracy.

Nie zapominaj, że czas trwania połączeń powinien wynosić około pięciu minut. Zasady komunikacji nie przewidują lirycznych dygresji. Poza tym zajmuje to zbyt dużo czasu pracy. Nie powinieneś długo milczeć, ponieważ przerwy w rozmowie biznesowej nie są potrzebne. Jedyne, co robią, to wkurzanie. A jeśli milczysz przez około minutę, będzie to znacząca wada dla twojej reputacji.

Ponadto, aby rozmowa biznesowa trzeba się wcześniej przygotować. Nie dzwoń do nikogo zbędnych tylko w celu wyjaśnienia interesujących Cię informacji. Wszelkie pytania i szczegóły należy omówić od razu podczas pierwszej rozmowy. Aby uniknąć tego problemu, możesz sporządzić specjalną listę pytań. Zawsze warto szczegółowo odpowiedzieć na pytania. Krótkie odpowiedzi nie będą w stanie utrzymać Twojej reputacji na odpowiednim poziomie i nie pokażą Twoich kompetencji w omawianej kwestii.

Właśnie dla takich przypadków wymyślono złote zasady komunikacji. Jeśli będziesz ich przestrzegać, Twoja ocena jako odpowiedzialnego pracownika będzie wysoka.