Cum se creează o factură electronică. Înregistrarea electronică a facturilor

Firmele care sunt plătitoare de TVA înregistrează facturile în registrele de cumpărături și vânzări, iar firmele care sunt intermediare - în registre. Contabilitatea facturilor pe hârtie are loc la data întocmirii. Cu facturile electronice, este ceva mai complicat, deoarece acestea au trei date în același timp: data întocmirii, data emiterii și data primirii. În articol, vom lua în considerare modul în care se realizează contabilitatea electronică a facturilor.

Factura electronica

O factură electronică este un analog cu versiunea pe hârtie și stă la baza acceptării TVA-ului prezentat de vânzător pentru deducere. Pentru utilizarea facturilor electronice în fluxul de lucru, este necesar acordul tuturor părților la tranzacțiile în curs, precum și disponibilitatea anumitor capacități tehnice. Expune în în format electronic facturile au dreptul nu numai vânzătorilor, ci și agenților fiscali, comisionari, agenți care, în nume propriu, vând sau cumpără bunuri pentru principal. Astfel, schimbul de facturi electronice este posibil dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• consimțământul fiecărei părți la tranzacție;
• documentul se intocmeste dupa formatul aprobat;
• semnătura documentului este întărită semnătură calificată;
• toate părțile la tranzacție au mijloace tehnice și oportunități de primire și prelucrare a documentelor electronice.

Procedura de emitere a facturii electronice

Factura trebuie emisă în termen de 5 zile de la data expedierii mărfurilor (lucrări, servicii) sau de la primirea plății în avans. În conformitate cu articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse, acest lucru se poate face nu neapărat pe hârtie, ci și în format electronic. O factură electronică este un analog cu drepturi depline al unei facturi pe hârtie. Conține toate detaliile necesare, precum și semnăturile persoanelor autorizate. Pentru facturile electronice sunt prezentate următoarele cerințe:

• sunt compilate în conformitate cu formularul aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-6 / [email protected] din 04.03.2015;
• să aibă o semnătură electronică calificată;
• sunt transmise prin operatorul EDF, care fixează data emiterii documentului și primirea acestuia.

Important! Conform legislației actuale a Federației Ruse, documentele care au semnătură electronică calificată și sunt transmise prin operatorii EDI sunt originale. Nu este necesar să imprimați aceste documente.

Înregistrarea electronică a facturilor

Pentru a înregistra TVA la întreprinderi, plătitorii acesteia trebuie să țină o evidență a cumpărăturilor și vânzărilor. Intermediarii, precum și persoanele care emit și primesc facturi în conformitate cu acordurile expeditie de transport sau care acționează ca dezvoltator trebuie să țină un jurnal al facturilor primite și emise. Toate tipurile de facturi (primare, corective etc.) sunt supuse unei singure înregistrări.

Important! Forma cărții și forma jurnalului, inclusiv procedura de menținere a acestora, sunt indicate în HG nr. 1137 din 26.12.2011.

Contabilitatea facturilor se poate face atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic. Totodată, trebuie amintit că din 2015, informațiile conținute în carte și jurnal au fost depuse în decontul de TVA, care este furnizat în format electronic. În acest sens, este, de asemenea, mai convenabil să păstrați evidența facturilor în formă electronică, și nu pe hârtie.

Dacă fluxul de documente este păstrat pe hârtie, atunci este foarte dificil să urmăriți data emiterii facturii și data primirii acesteia, prin urmare, data întocmirii acesteia este de obicei reflectată. La utilizarea facturilor electronice, repararea are loc la trei date:

• redactare;
• expune;
• chitanta.

În registrul de vânzări și cumpărări se înregistrează doar data întocmirii, deoarece registrul este necesar pentru contabilizarea sumelor de TVA. În registrul condus de organizatii intermediare, datele de emitere și primire a documentului sunt deja introduse.

Inregistrarea facturilor in carnetul de vanzari

Odată cu apariția obligațiilor de plată a TVA, înregistrarea facturilor are loc în ordine cronologică în carnetul de vânzări pentru perioada fiscală în care ia naștere obligația de plată a TVA. La înregistrare, sunt furnizate următoarele informații:

• codul tipului de operare;
• TIN, KPP și numele companiei cumpărătorului;
• numărul și data documentului de plată;
• moneda și codul acesteia;
• valoarea tranzacției, precum și impozitul de plătit.

Înregistrarea facturilor în cartea de cumpărături

Odată cu apariția dreptului de a primi o deducere de TVA, facturile sunt înregistrate în carnetul de achiziții. Acesta conține următoarele informații:

• codul tipului de operare;
• numărul documentului și data întocmirii acestuia;
• data recepției în contabilitate a mărfurilor (lucrări, servicii);
• TIN, numele KPP al firmei vânzătorului;
• TIN, KPP și denumirea companiei intermediare;
• detalii despre declarația vamală;
• moneda, codul acesteia;
• valoarea tranzacției, precum și taxa care poate fi solicitată pentru deducere.

Apariția dreptului la deducere

Cumpărătorul are dreptul să reducă TVA-ul acumulat cu taxa plătită pentru bunurile achiziționate (lucrări sau servicii). Un astfel de drept apare numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• bunuri achizitionate (lucrari, servicii) pentru tranzactii supuse TVA;
• sunt luate în considerare bunurile achiziționate;
• a primit factura de la vanzator.

Important! În cartea de cumpărături se înregistrează o factură electronică până la data întocmirii, cu toate acestea, dreptul la deducere va depinde de momentul primirii acesteia. Este posibilă reducerea taxei doar dacă există o factură corect executată, pentru care vânzătorul este responsabil pentru emiterea. Adică până când vânzătorul emite o factură și cumpărătorul o primește, nu se va putea reduce taxa.

Dacă cumpărătorul primește documentul în perioada fiscală în care bunurile sunt creditate, atunci nu există dificultăți în acceptarea TVA-ului pentru deducere.

Dacă postarea și primirea documentului au loc în perioade diferite, atunci pot apărea întrebări. La primirea facturii deja după încheierea perioadei fiscale în care bunurile sunt luate în considerare, dar înainte de depunerea declarației pentru această perioadă, cumpărătorul poate deduce TVA la acele bunuri în perioada în care au fost luate în considerare. Dacă factura este primită de cumpărător după depunerea declarației, atunci aceasta va trebui să fie atribuită următoarei perioade fiscale.

Inregistrarea facturilor in jurnalul contabil

În funcție de faptul că intermediarul este plătitor de TVA, se stabilește obligația acestuia de a ține un registru al facturilor. Totodată, intermediarii, expeditorii de marfă și dezvoltatorii nu plătesc TVA și nu îl acceptă pentru deducere pe acele facturi care sunt înregistrate în jurnalele lor.

Jurnalul contabil este împărțit în două părți, în una dintre care se înregistrează facturile emise, iar în cealaltă - primite.

În prima parte, documentele sunt înregistrate până la data la care au fost eliberate. Dacă facturile nu sunt transferate clienților, atunci acestea sunt înregistrate până la data întocmirii. În a doua parte, documentele sunt înregistrate după data la care au fost primite.

Pentru fiecare trimestru, intermediarii sunt obligați să furnizeze autorităților fiscale jurnalele contabile. În baza acesteia, IFTS exercită controlul, precum și determină respectarea sumelor de TVA acumulate și solicitate de cumpărători spre deducere. Și, de asemenea, dacă sumele declarate de TVA deductibile corespund cu cele plătite la buget de către vânzători.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Întrebare: Este posibilă duplicarea facturii electronice, care este emisă cumpărătorului, în formă de hârtie?

Răspuns: Nu, însă, dacă este necesar, puteți furniza o factură pe hârtie în loc de un document electronic. Acest lucru poate fi necesar, de exemplu, dacă operatorul EDI a suferit o defecțiune tehnică.

Întrebare: Compania emite facturi atât pe hârtie, cât și în format electronic. Cum ar trebui să fie contabilizate?

Răspuns: Înregistrarea în cartea de cumpărături și vânzări atât a facturilor pe hârtie, cât și a celor electronice se face într-o ordine cronologică generală. La emiterea unei facturi in format electronic este indicata data primirii dosarului de catre operatorul EDI de la vanzator. La primirea documentului, trebuie să indicați data la care a fost trimis fișierul de către operatorul EDI către cumpărător, care este conținută în confirmarea operatorului.

Data publicării: 2016-06-10 11:03

I. Ce este - ESCF ?
De la 1 iulie 2016 facturile electronice pentru TVA (ESCF) vor deveni document electronic obligatoriu pentru toți plătitorii de taxa pe valoarea adăugată (TVA). Fluxul de documente electronice al ESCF între vânzători și cumpărători va fi realizat folosind Portalul facturilor electronice (www.vat.gov.by) (Portal), care este resursă informațională Ministerul Impozitelor și Taxelor din Republica Belarus.

II . Cine, când și în ce termeni depune ESCF?
De la 1 iulie 2016, plătitorii mărfurilor expediate (transferate, importate) (lucrări efectuate, servicii prestate, drepturi de proprietate transferate) vor trebui să emită (trimite) ESChF nu mai târziu de data de 5 luna următoare celei de raportare, adică Termenul limită pentru prima depunere a ESCF pentru iulie 2016 este cel târziu 5 august 2016.
Simplificat, procesul arată astfel:

1. Vanzator expune ESCF pe portal.
2. Cumpărător pe portal din secțiunea „Inbox”, găsește ESCF emis de vânzător și îl semnează din partea sa.

Semnarea facturii de catre cumparator important, în primul rând, pentru cumpărător însuși. Cumpărătorul poate deduce suma TVA prezentată de vânzător în ESCF numai după semnarea acestui ESCF din partea sa.
Facturare de către vânzător important: inspectoratul fiscal va verifica veniturile declarate în declarația fiscală și suma FSE emisă. În cazul unor discrepanțe, IMNS va solicita prompt clarificări.

III. Ce să faci dacă contrapartea nu este plătitoare de TVA?
Dacă vânzătorul este o firmă care operează pe un sistem de impozitare simplificat fără a plăti TVA, iar cumpărătorul plătește TVA, atunci nu este obligat să emită o factură electronică, deoarece. obiectul tranzacției nu include TVA în valoarea sa.

Dacă firma vânzătoare este plătitoare de TVA, dar societatea cumpărătoare nu plătește TVA, vânzătorul trebuie să trimită în continuare o factură electronică către portal. Dacă este sau nu semnat de cumpărător este alegerea cumpărătorului. Facturile electronice se pot acumula pur și simplu în cont personal de la cumpărător, întrucât cumpărătorul care nu plătește TVA nu are nevoie de ESCF.

La desfășurarea activității economice străine facturile electronice trebuie completate pentru fiecare tranzacție. În același timp, acestea nu vor fi semnate de a doua parte, deoarece contrapărțile din afara Belarusului nu au nevoie de acest document.

La vânzări cu amănuntul bunuri si servicii vânzătorul depune un ESCF pentru venitul lunar. Cu toate acestea, există cazuri când se face o achiziție cu amănuntul în favoarea unei organizații care se așteaptă să primească o deducere de TVA pe baza acestei chitanțe de vânzare cu amănuntul. Apoi, în momentul vânzării, cumpărătorul este obligat să notifice vânzătorul despre acest lucru și să furnizeze detaliile organizației în numele căreia intenționează să facă această deducere. În astfel de cazuri, vânzătorul transmite un ESCF pentru fiecare vânzare și un ESCF separat pentru restul veniturilor lunare. Este mai bine atât pentru cumpărători, cât și pentru vânzători să se pregătească în avans pentru astfel de situații.

eu V. Care sunt opțiunile pentru depunerea unui ESCF? Și ce trebuie făcut pentru asta?
Autorizarea fiecărui plătitor (utilizator) pe Portal se va face pe baza unei chei private (certificatul cheii publice a codului electronic). semnatura digitala) emise de centrele de certificare:

• RUE „Centrul de Informare și Publicare pentru Taxe și Taxe” în regiunile Republicii Belarus și orașul Minsk;
• Sistemul de Stat de Gestionare a Cheilor Publice de Semnătură Digitală Electronică (GosSUOK) al RUE „Centrul Național de Servicii Electronice”.

Pentru referință: pentru plătitorii conectați la sistemul de declarații electronice al Ministerului Fiscal, depunerea rapoartelor (declarații, decontări) la organele fiscale sub formă de documente electronice folosind cheia EDS obținută de la centrele de certificare indicate, obținerea unei chei EDS suplimentare pentru a lucra cu Portalul nu este necesar.

Sistemul în curs de creare permite crearea unui ESHF într-o organizație de către mai mulți utilizatori. În același timp, pentru fiecare utilizator suplimentar, plătitorul va trebui să cumpere cheie EDS(opțiuni posibile cu tipuri diferite acces), deoarece fiecare utilizator este autorizat pe Portal folosind o cheie privată.

Atunci când lucrează cu ESCF, plătitorului i se va oferi posibilitatea de a le crea în unul dintre următoarele moduri:

• completarea ESCF direct pe Portal (www.vat.gov.by);
• încărcare pe Portalul ESCF în formatul unui fișier xml pregătit în sistemul contabil (contabil) al unei entități comerciale;
• implementare alimentare automată către Portalul ESCF, semnat cu un EDS, direct din sistemul contabil (contabil).

Pentru a lucra cu Portalul, aveți nevoie la locul de muncă utilizator - un computer cu următoarea configurație minimă:

1. procesor nu mai mic decât Intel Pentium 2 GHz,
2. RAM minim 2 GB,
3. spațiu liber pe hard disk de cel puțin 720 MB,
4. Placă de rețea Ethernet 100.

Apropo, Sistemul de declarații electronice al Ministerului Fiscal prevede cerințe similare pentru un computer. Dacă Declarația electronică este lansată pe computerul dvs., nu ar trebui să existe probleme cu Portalul.

Computerul utilizatorului trebuie să aibă software:

1. sistemul de operare Microsoft Windows 7 Service Pack 1 și browser de internet Microsoft Internet Explorer 9 și versiuni ulterioare (cu toate acestea, conform datelor neoficiale, este planificată implementarea suportului pentru Windows XP și Microsoft Internet Explorer 8 până la 1 iulie 2016);
2. software de protecție a informațiilor criptografice „Avest” ( pachete software„Kit abonat AVEST”: furnizor de cripto-avCSP, manager de certificat personal „Avest” AvPCM).

Viteza conexiunii la Internet din partea utilizatorului trebuie să fie de cel puțin 512 kbps.

V. Care sunt principalele probleme care pot apărea în colaborarea cu ESCF?
În timpul testării preliminare a sistemului, utilizatorii au întrebări legate în principal de:

1. pregătirea locului de muncă (PC) pentru lucrul cu Portalul în conformitate cu cerinte tehnice - este posibil ca sistemul să nu funcționeze dacă computerul nu este pregătit corespunzător pentru a funcționa cu Portalul;
2. corectitudinea formării fișierelor din programul de contabilitate (contabilitate), încărcarea acestuia și transferul de date pe Portal - trebuie să vă asigurați că dezvoltatorii programului de contabilitate (contabilitate) au testat serios modificările necesare în baza dvs. de date;
3. instalarea de software pentru lucrul pe Portal- la instalarea software-ului pot apărea probleme cu alte programe care utilizează complexul Avest EDS: sisteme client-bancă, Declarația electronică a MTS, portalul FSZN;
4. stabilitatea Portalului- depinde direct de stabilitatea Internetului și a Portalului în sine;
5. înregistrare și autorizare pe Portal- ca urmare a unui sistem configurat incorect;
6. afișarea corectă a datelor pe Portal- în cazul în care browserul nu îndeplinește cerințele minime.

În acest sens, este important să ne gândim în avans la această problemă și să ne pregătim pentru această inovație, atât în ​​ceea ce privește instalarea/înregistrarea, cât și funcționarea și întreținerea corectă a sistemului.
De aceea aspecte cheie care trebuie controlate contabil pe această temă după 1 iulie 2016, următoarele:

• corectitudinea emiterii facturilor pentru vânzarea de bunuri (lucrări, servicii);
• semnătura facturilor emise de vânzătorii de bunuri (lucrări, servicii);
• primirea și semnarea de către cumpărători a facturilor pentru bunurile achiziționate (lucrări, servicii);
• reconcilierea facturilor electronice de TVA cu documentele contabile primare pe hârtie.

O factură trebuie să fie emisă în termen de cinci zile de la data expedierii mărfurilor, efectuarea lucrărilor, prestarea serviciilor sau primirea unui avans. vă permite să faceți acest lucru nu numai pe hârtie, ci și în formă electronică. Facturile electronice semnificative din punct de vedere juridic sunt analogi cu drepturi depline ale facturilor pe hârtie: conțin aceleași detalii și semnătura unei persoane autorizate. Cu toate acestea, acestea trebuie să fie:

• întocmit conform formatului aprobat;
• semnat cu o semnătură electronică calificată;
• transferat în conformitate cu reglementările stabilite de operatorul EDF, care fixează datele de emitere și primire a documentului în documentele tehnologice relevante.

Schimb rapid de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic:

• primesti gratuit;
• trimite in cateva secunde;
• reduce costurile de transport.

Conform legislației Federației Ruse, documentele electronice semnate cu o semnătură electronică calificată și transmise printr-un operator EDF sunt originale, nu trebuie să fie tipărite.

Procedura contabila

Pentru a contabiliza TVA, plătitorii acestei taxe sunt obligați să țină evidența cumpărăturilor și vânzărilor. Persoanele care efectuează mediere, precum și persoanele care emit și primesc facturi atunci când desfășoară activități în temeiul unui acord de expediție de transport sau când îndeplinesc funcțiile de dezvoltator, trebuie să țină registre ale facturilor primite și emise. o singură logare toate facturile sunt supuse - primare, corectate, corective.

Sunt consacrate formele cărților și jurnalului, precum și procedura de întreținere a acestora. Facturile pot fi păstrate atât în ​​format electronic, cât și pe hârtie. Totuși, începând cu 01.01.2015, informațiile din cărți și din jurnal trebuie depuse ca parte a unui decont de TVA, care poate fi depus doar electronic (). Prin urmare, este, de asemenea, mai convenabil să înregistrați imediat facturile în formă electronică.

Cu fluxul de lucru pe hârtie, este aproape imposibil să urmăriți datele de emitere și primire a unei facturi, prin urmare, în loc de acestea, de regulă, se reflectă data întocmirii documentului. În cazul facturilor electronice se fixează simultan trei date: redactare, emitere și primire. În același timp, doar datele de compilare sunt reflectate în registrele de vânzări și cumpărări, deoarece registrele sunt utilizate în principal pentru înregistrarea sumelor de impozit. Datele de emitere și primire a facturilor se înscriu în jurnalele contabile ținute de organizațiile intermediare. Să aruncăm o privire mai atentă asupra contabilității.

Cartea de vânzări

Pe măsură ce apare obligația de plată a TVA, facturile sunt înregistrate în registrul de vânzări în ordine cronologică în perioada fiscală în care ia naștere obligația fiscală. Acesta specifica:

• detaliile cumpărătorului (TIN/KPP și nume);
• detalii ale documentului de confirmare a platii (numar si data);
• numele și codul monedei;
• costul tranzacţiei şi suma impozitului care trebuie virat la bugetul ţării.

Cartea de cumpărături

Pe măsură ce apare dreptul de deducere, facturile sunt înregistrate în carnetul de achiziții. Acesta reflectă următoarele date:

• detaliile facturii (numărul și data întocmirii);
• data înregistrării bunurilor (lucrări, servicii), drepturi de proprietate;
• detaliile vânzătorului (TIN/KPP și nume);
• detaliile intermediarului (TIN/KPP și nume);
• Numarul declaratiei vamale;
• numele și codul monedei;
• valoarea tranzacției și suma taxei pe care contribuabilul o poate pretinde spre deducere (rambursare).

Dreptul de deducere

Contribuabilul-cumpărător are dreptul de a reduce TVA-ul acumulat cu valoarea impozitului plătit pentru bunurile, lucrările, serviciile achiziționate (). Dreptul de a primi o deducere apare sub rezerva următoarelor condiții ():

1. bunuri (lucrări, servicii) achiziționate pentru a efectua tranzacții supuse TVA;
2. bunurile (lucrări, servicii) sunt acceptate în contabilitate (documentele primare trebuie să fie disponibile);
3. a primit o factură valabilă.

În ciuda faptului că în timpul înregistrării data facturii electronice este inclusă în carnetul de achiziție, dreptul la deducere depinde direct de data primirii acesteia. Vânzătorul este responsabil pentru emiterea unei facturi, iar până când nu emite, iar cumpărătorul nu primește o factură, acesta din urmă nu va putea reduce taxa calculată pentru plată.

Contabilitatea și utilizarea ulterioară a bunurilor în activități supuse TVA sunt de competența cumpărătorului. Dacă factura este primită în aceeași perioadă fiscală în care bunurile (lucrările/serviciile) sunt creditate, atunci nu există întrebări cu privire la momentul deducerii sumei TVA.

Este mai dificil atunci când detașarea mărfurilor și primirea unei facturi aparțin unor perioade fiscale diferite. În cazul în care factura este primită după încheierea perioadei fiscale în care bunurile sunt înregistrate, dar înainte de depunerea declarației pentru această perioadă, cumpărătorul are dreptul de a deduce suma taxei aferente acestor bunuri în aceeași perioadă. în care au fost înregistrate aceste bunuri (clauza 1.1 al art., cu modificările ulterioare. lege federala din 29 noiembrie 2014 Nr. 382-FZ). În cazul în care factura este primită după depunerea declarației, aceasta trebuie să fie atribuită noii perioade fiscale.

Jurnalele contabile

Obligația de a ține registre ale facturilor primite și emise nu depinde de faptul dacă intermediarul este plătitor de TVA. Intermediarii, dezvoltatorii și expeditorii nu plătesc și nu acceptă deduceri de TVA pe facturile înregistrate în jurnale.

Jurnalul contabil este format din două părți, care înregistrează separat facturile emise și primite, inclusiv cele corective și corectate. În partea 1 „Facturi emise” documentele sunt înregistrate până la data emiterii facturilor. În cazul în care facturile nu sunt transferate către contrapărți, înregistrarea are loc la data întocmirii. În partea 2 „Facturi primite”, facturile sunt reflectate de data la care au fost primite.

Intermediarii trimit reviste trimestrial către inspectii fiscale. Pe baza datelor primite, inspecțiile pot controla dacă sumele de TVA percepute, de exemplu, de către mandanți (obligatorii) la vânzarea mărfurilor, corespund cu sumele deductibile de către cumpărătorii acestor bunuri. Și, invers, sumele deducerilor declarate de mandanți (comitentii) pentru bunurile achiziționate de agenți corespund sumelor de TVA pe care vânzătorii acestor bunuri le-au acumulat pentru plata la buget.

Evenimentul pe care mulți plătitori de TVA l-au așteptat s-a întâmplat în sfârșit - prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 05.03.2012 nr. ММВ-7-6 / [email protected] 1 formate de factură electronică aprobate. Acum companiile au posibilitatea nu doar să schimbe facturi electronice (inclusiv facturi de ajustare) cu contrapărțile, ci și să le transmită autorităților fiscale prin canalele TCS. În acest articol, vom lua în considerare atât pozitive, cât și laturi negative acest mod de a face schimb de documente (ne vom face imediat o rezervare ca sunt mult mai multe plusuri).

Cadrul legislativ

Deci, Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. MMV-7-6 / [email protected], de fapt, a finalizat formarea cadrului de reglementare pentru lansarea gestiunii electronice a documentelor utilizate în decontările de TVA. Acum, pentru ca această metodă de schimb de documente să funcționeze pe deplin în practică, sunt necesare doar anumite eforturi din partea companiilor și a contrapărților lor.

Primul pas pe această cale a fost Legea federală nr. 229-FZ din 27 iulie 2010, care a introdus completări la Codul fiscal care oferă contribuabililor posibilitatea de a emite facturi electronic. După cum se precizează la alin. 2 p. 1 art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse, o factură poate fi emisă de un plătitor de TVA în formă electronică. De asemenea, se precizează condițiile, a căror respectare permite contribuabilului să realizeze această ocazie(vom vorbi mai multe despre ele puțin mai târziu).

După ceva timp, Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25.04.2011 nr. 50n a aprobat Procedura de emitere și primire a facturilor electronice (denumită în continuare Procedura).

Forma însăși a facturii, inclusiv cea corectivă, și regulile de completare, utilizate în prezent, sunt aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137.

Cel mai recent dintr-o serie de acte juridice privind această problemă a devenit Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. ММВ-7-6/ [email protected], formate electronice aprobate (dezvoltate în conformitate cu formele acestor documente aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1137):

• facturi (inclusiv facturi corective);
• registrele facturilor primite și emise;
• cărți de cumpărături și vânzări, precum și foi suplimentare la acestea.

Trebuie adăugat aici că, cu o lună mai devreme, prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 ianuarie 2012 nr. ММВ-7-6/ [email protected] Au fost aprobate formatele electronice ale documentelor care confirmă trimiterea și primirea facturilor electronice de către participanții la schimb.

Facturi electronice: Beneficii

Avantajul incontestabil al gestionării electronice a documentelor este eficiența acestuia. Dacă mai devreme trimiterea documentelor originale (pe hârtie) către o contrapartidă situată în altă regiune dura considerabil (zile sau chiar săptămâni), acum companiei îi va lua literalmente câteva minute. Mai mult, conform regulilor de gestionare a documentelor electronice, contrapartea trebuie să notifice cu promptitudine (ceea ce este și important) primirea unuia sau altuia document electronic. De acum, inspectorii pot trimite facturi electronice și prin canalele TCS, ceea ce simplifică semnificativ și procedura măsurilor de control fiscal.

În plus, schimbul de facturi electronice și alte documente va permite companiilor să treacă la o formă de lucru fără hârtie, ceea ce, la rândul său, va duce la o reducere a cel puțin două articole de cost - papetărie și poștă. Într-adevăr, în acest caz, compania nu va trebui să emită un număr mare de facturi pe hârtie și să cheltuiască bani pentru livrarea (transferul) acestora către contrapărți prin poștă sau curier. În plus, utilizarea managementului electronic al documentelor va permite companiei să-și optimizeze fluxul intern de documente și să îmbunătățească calitatea managementului, ceea ce în cele din urmă nu poate decât să afecteze profitabilitatea afacerii sale.

Pe lângă beneficiile economice și temporare evidente pe care le pot obține plătitorii de TVA din schimb documente electronice, există un alt factor important care indică avantajul incontestabil al acestei metode de schimb de documente. Va permite evitarea unei serii de greșeli comise la întocmirea facturilor, care deseori îl determină pe plătitor să refuze deducerea TVA „input”. Dar, înainte de a analiza aceste erori, să spunem câteva cuvinte direct despre organizarea procesului de schimb în sine.

Factură electronică: proces de schimb

Decizia de a trece sau nu la gestionarea electronică a documentelor trebuie luată chiar de companie, o astfel de tranziție nefiind o obligație. După cum se subliniază în Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 08/01/2011 nr. 03-07-09 / 26, utilizată la paragraful 1 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse, formularea „prin acordul comun al părților la tranzacție” înseamnă caracterul voluntar al utilizării formularului electronic pentru compilarea și emiterea unei facturi. Cu alte cuvinte, în cazul unei decizii pozitive, compania trebuie să convină asupra momentului specificat cu contrapărțile săi, cărora intenționează să le trimită facturi pentru TMS. Totodată, Codul Fiscal nu reglementează modalitatea de exprimare a consimțământului reciproc al părților la tranzacții pentru întocmirea facturilor în formă electronică. Prin urmare, un astfel de consimțământ poate fi formalizat sub rezerva aplicării activitate antreprenorială reguli, obiceiuri de afaceri, adică prin schimbul de documente relevante, din care rezultă clar voința părților în această problemă.

Dar acesta nu este singurul acord care trebuie întocmit de o companie care a decis să devină participant la schimbul de documente electronice. Există și un terț participant la proces - un operator, fără de care schimbul de facturi electronice este imposibil (clauza 1.3 din Procedură). Părțile implicate în schimbul de documente electronice au dreptul de a încheia un acord atât cu un operator, cât și cu alții diferiți (adică pot exista doi intermediari în procesul de schimb - operatorul vânzătorului și operatorul cumpărătorului) . În orice caz, pentru schimbul de facturi electronice cu succes, este necesar ca operatorii și participanții la schimb să dispună de mijloace tehnice și capacități compatibile de primire și prelucrare a informațiilor (aceasta condiție este precizată în paragraful 1 al articolului 169 din Codul fiscal. al Federației Ruse). Fără îndoială, această întrebare a companiei trebuie clarificată în prealabil, altfel schimbul ar putea pur și simplu să nu aibă loc.

Evident, posibilitățile de gestionare electronică a documentelor vor continua să se extindă. De exemplu, Scrisoarea nr. 03-02-07/1-2 a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 11.01.2012 subliniază că documentul primar, întocmit în formă electronică și semnat prin semnătură electronică, este un document cu drepturi depline care confirmă cheltuielile efectuate de contribuabil. O astfel de concluzie a funcționarilor este justificată de art. 6 din Legea federală nr. 63-FZ. Se precizează, în special, că informațiile în formular electronic, semnat de un ES calificat, este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie. Adăugăm că în noua Lege a contabilității 4 , care va intra în vigoare la 1 ianuarie 2013, nu mai există o cerință de utilizare a formularelor de documente primare aprobate oficial. Au rămas doar detaliile cerute, acestea fiind date la paragraful 1 al art. 9. Iar în paragraful 5 al acestui articol este permis în mod expres utilizarea la semnarea primarului documentatia contabila EP. Totodată, s-a păstrat obligația de a face o copie pe hârtie a unui document electronic la cererea contrapărții (este determinată de alin. 6 al articolului 9 din legea menționată 5). Cu toate acestea, este imposibil să contam pe faptul că procesul de introducere a managementului electronic al documentelor va fi simplu și rapid. Motivul pentru aceasta este atât deficiențele (lipsa) bazei tehnice a contrapărților (și operatorilor), cât și anumite bariere psihologice - formatul digital al documentului provoacă o oarecare neîncredere, întrucât respinge principiul deja stabilit privind „prezența obligatorie a o bucată de hârtie." Prin urmare, de ceva timp, companiile care au decis să treacă la un nou format de gestionare a documentelor se pare că vor trebui să combine tehnologiile electronice și versiunea pe hârtie a schimbului de documente cu contrapărțile.

Ce probleme cu deducerea TVA-ului pot fi evitate

Acum, așa cum am promis mai devreme, să analizăm ce greșeli obișnuite în întocmirea facturilor pot fi evitate (ca parte a implementării dreptului de deducere al plătitorului de TVA) dacă sunt utilizate facturile electronice.

1. Indicarea incorectă a detaliilor necesare

În practică, la completarea unei facturi (inclusiv a uneia corective) pot fi făcute diverse erori, însă doar unele dintre ele sunt motive pentru refuzul deducerii TVA către un cumpărător sau vânzător. Potrivit paragrafului 2 al art. 169 din Codul fiscal al Federației Ruse, o deducere poate fi refuzată dacă erorile din factură (factura de corectare) nu permit autorităților fiscale să identifice vânzătorul sau cumpărătorul în timpul inspecțiilor (Scrisoare a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 24.04. 2012 Nr. 03-07-09 / 41). În special, TIN-ul vânzătorului și al cumpărătorului trebuie să fie indicat pe factură (clauza 2, clauza 5, articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Astfel de greșeli, desigur, nu sunt sistematice, dar contribuabilii le fac totuși. Și astfel de erori adesea nu sunt detectate imediat. În cel mai bun caz, ele presupun (dacă sunt identificate chiar de către contrapărți) corecții ale facturilor emise (sau înlocuirea acestora cu documente corect executate), în cel mai rău caz, astfel de erori (dacă sunt detectate de organul fiscal în timpul unui control fiscal) sunt pline. cu un refuz garantat la deducere.

La schimbul de facturi electronice, o astfel de eroare este practic imposibilă, deoarece la trimiterea unui document, programul va verifica informațiile indicate în acesta cu Registrul unificat de stat al persoanelor juridice. În plus, software-ul nu va permite trimiterea unui document dacă nu sunt completate toate detaliile (câmpurile) solicitate sau se fac alte erori la completarea acestora. De exemplu, este indicată o cotă de impozitare de 10%, iar valoarea impozitului este calculată pe baza unei cote de 18% sau la o cotă estimată de 18/118. La pregătirea manuală a facturilor, probabilitatea de a face astfel de erori este destul de mare.

2. Lipsa semnăturilor sau decriptarea acestora

De regula generala factura trebuie să fie semnată de șeful și contabilul șef al organizației sau de alte persoane autorizate (clauza 6 din articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Notă:

Daca si alte persoane autorizate pot semna documentul, acest drept trebuie garantat printr-un ordin sau imputernicire in numele societatii. Capitolul 21 din Codul Fiscal al Federației Ruse nu interzice specificarea detaliilor (informațiilor) suplimentare în facturi, inclusiv poziția persoanei autorizate care a semnat factura relevantă (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 23 aprilie 2012 nr. 03-07-09 / 39).

Cu toate acestea, absența semnăturii contabilului șef poate priva societatea de posibilitatea de a aplica deducerea (Rezoluții PO FAS din 19 mai 2011 nr. A65-20359 / 2010, SKO FAS din 9 aprilie 2010 nr. A15-2130 / 2008). O excepție este situația în care nu există o astfel de funcție în personalul contribuabilului (vezi Decretul FAS VSO din 12.04.2011 nr. A19-11133 / 08). Pe lângă verificarea faptului însuși prezența semnăturilor, autoritățile de reglementare în timpul inspecțiilor verifică adesea semnăturile pe copiile cumpărătorului și furnizorului (a se vedea, de exemplu, Decretul FAS MO din 10.03.2010 nr. KA-A40 / 1521-). 10).

Situația cu utilizarea unei semnături fax pe facturi este, de asemenea, ambiguă - autoritățile fiscale refuză adesea să deducă astfel de documente și sunt susținute de instanțe (a se vedea, de exemplu, rezoluțiile Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 27 septembrie 2011 Nr. 4134/11, FAS SZO din 11 aprilie 2012 Nr. A56-69600/2010, FAS VVO din 11 iulie 2011 Nr. A11-4080/2010). Acest lucru se explică prin faptul că legislația fiscală nu prevede posibilitatea utilizării unui fax, drept pentru care autoritățile de reglementare consideră prezența unui fax pe factură ca fiind o încălcare a paragrafului 6 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse. Pe lângă deciziile de mai sus, concluzia despre ilegalitatea unei astfel de semnări de facturi este cuprinsă în Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 06/01/2010 nr. 03-07-09 / 33. Cu toate acestea, în practica arbitrajului, există încă decizii opuse (a se vedea, de exemplu, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 07.03.2012 Nr. A40-128912/10-127-739).

Este imposibil să faci toate greșelile de mai sus într-o factură electronică. Un document electronic conține doar unul semnatura electronica– conducătorul organizației sau o persoană împuternicită. O astfel de semnătură este inițial unică pentru fiecare proprietar și conține informații complete despre persoana care a semnat documentul - numele complet, funcția, care sunt completate la emiterea unei semnături electronice proprietarului. Astfel de informații vă permit să identificați în mod fiabil persoana care a semnat factura. Aceasta înseamnă că afirmațiile privind discrepanțe în semnăturile aceleiași persoane autorizate sunt complet excluse. Mai mult decât atât, factura electronică este întocmită într-un singur exemplar, deși toți participanții la gestionarea documentelor electronice au acces la ea. Cu toate acestea, chiar dacă există două copii ale documentului, semnăturile electronice ale unui proprietar aplicate pe acestea vor fi absolut identice.

Gestionarea electronică a documentelor va ajuta, de asemenea, la evitarea pretențiilor autorităților de reglementare că documentul a fost semnat de o persoană neautorizată să efectueze astfel de acțiuni (în special, în absența unui ordin sau a unei împuterniciri care să confirme autoritatea acestuia), deoarece certificatul ES este emisă pe numele unei persoane cu autoritatea corespunzătoare. Până în prezent, litigiile pe această temă sunt soluționate în favoarea ambilor contribuabili (deciziile Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 20.04.2010 nr. 18162/09, FAS UO din 13.02.2012 nr. F09-10074/). 11, FAS SZO din 25.01.2012 Nr. А05-2340/ 2011, FAS TsO din 05.08.2011 Nr. А64-4898/2010 6), și organele fiscale (hotărâri ale FAS PO din 2015.01.2012 nr. /2011, FAS DVO din 29.08.2011 Nr. F03-3821/2011 7 , FAS MO din 20 mai 2011 Nr. KA-A40 / 4356-11). Adăugăm că rezultatul unor astfel de dispute în instanță depinde de circumstanțele lor specifice, precum și de cât de convingătoare va prezenta fiecare dintre părți.

3. Facturi cu întârziere

În practică, adesea apar situații când facturile sunt primite de către cumpărător cu întârziere, adică în perioada fiscală următoare perioadei în care bunurile (lucrările și serviciile) au fost achiziționate și creditate de către acesta. Codul Fiscal nu definește acest moment (în ceea ce privește perioada de aplicare a deducerii). Poziția oficială a Ministerului Finanțelor în această privință este următoarea: deducerea trebuie declarată în perioada fiscală în care a fost efectiv primită factura. Nu contează în acest caz datele de emitere a facturilor și afișare a mărfurilor (lucrări, servicii) (scrisorile nr. 03-07-09/02 din 03.02.2011, nr. 03-03-06/1/794 din 12.22. .2010). Legitimitatea acestui demers este confirmată și de practica arbitrală, în care se exprimă opinia că deducerea taxei „input” poate fi pretinsă numai în perioada în care toate elementele enumerate la art. 172 din Codul Fiscal al Federației Ruse condiții (a se vedea rezoluțiile FAS SKO din 21.04.2011 Nr. A53-14613 / 2010, FAS MO din 24.08.2011 Nr. KA-A41 / 9191-11). De exemplu, în Hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 19 iulie 2010 nr. VAC-8735/10 a fost exprimat următorul punct de vedere: în sensul art. 171 și 172 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilul nu are dreptul să aplice o deducere fiscală până în momentul în care sunt îndeplinite condițiile: primirea unei facturi către el și acceptarea mărfurilor în contabilitate. Aceste evenimente pot să nu coincidă în timp, dar primirea unei facturi emise nu în perioada fiscală în care a fost efectuată operațiunea, ci într-una ulterioară, nu exclude posibilitatea aplicării unei deduceri fiscale (vezi și Decretul FAS). SKO din 04.04.2012 Nr. A20- 246/2011).

În orice caz, ca dovadă a legitimității aplicării deducerii (în special la joncțiunea perioadelor fiscale), contribuabilul trebuie să păstreze plicurile cu ștampila poștale și să țină jurnalele corespondenței primite. Este mai dificil pentru un plătitor de TVA să își dovedească dreptul la deducere în situație controversată dacă aceste documente sunt pierdute sau lipsesc cu totul.

Problema deducerii unei facturi „întârziate” se rezolvă destul de ușor dacă folosești formatul electronic al documentelor. Clauza 1.11 din Procedură introduce conceptul de „data primirii facturii” – aceasta este data pe care operatorul o fixează în confirmare prin transmiterea unei facturi electronice către cumpărător. Ea este cea care trebuie indicată în registrul facturilor primite, iar ea va face dovada momentului în care a fost primit documentul. În acest caz, se ia în considerare factura primit dacă există o notificare din partea cumpărătorului (semnată de ES) despre primirea acestui document, confirmată de operator.

4. Facturare cu întârziere

Desigur, încălcarea alin.3 al art. 168 din Codul fiscal al Federației Ruse, termenul limită pentru emiterea unei facturi nu poate fi numit un motiv tipic pentru refuzul autorității fiscale de a oferi cumpărătorului o deducere a taxei „input”. Cu toate acestea, practica judiciară ne convinge că astfel de dispute se întâmplă. Esența lor este următoarea.

Alineatul 5 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse conține o listă de detalii obligatorii pe care trebuie să le conțină o factură. Dintre acestea, este indicată o singură dată - întocmirea facturii (clauza 1 a paragrafului numit), adică data la care a fost întocmit sau eliberat documentul 8 . Iar la paragraful 3 al art. 168 din Codul Fiscal al Federației Ruse se referă la necesitatea respectării unei perioade de cinci zile de la data expedierii bunurilor (execuția lucrărilor, prestarea de servicii) pentru emiterea unei facturi către cumpărător.

Verbele „compune” și „expune” folosite în normele date, fiind de aceeași rădăcină, poartă totuși o încărcătură semantică diferită, prin urmare, teoretic, datele pot să nu coincidă. Ca urmare, în fluxul de lucru pe hârtie al facturilor, există dispute cu privire la faptul dacă factura a fost efectiv emisă (trimisă) destinatarului în termen de cinci zile.

Ministerul Finanțelor, la rândul său, prin Scrisoarea nr. 03-07-09/39 din 9 noiembrie 2011, și-a exprimat opinia că o factură emisă cu încălcarea termenului de cinci zile de la data expedierii nu poate servi drept un confirmarea dreptului la deducere al cumpărătorului (vezi și Scrisoarea din 17 februarie 2011 Nr. 03-07-08/44). (Adevărat, scrisorile vorbeau despre eliberarea unui document până în momentul în care mărfurile au fost expediate către cumpărător). Cu toate acestea, în Scrisoarea nr. 03-07-11/370 a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 august 2010, s-au făcut concluzii similare fără a se preciza circumstanțele specifice care au condus la încălcarea termenului stabilit de paragraful 3 al art. 168 din Codul fiscal al Federației Ruse. Aceasta înseamnă că concluziile trase în ultima scrisoare pot fi considerate mai universale.

Cu toate acestea, jurisprudența existentă, de regulă, indică inconsecvența unor astfel de argumente. Instanțele, atunci când se pronunță în favoarea plătitorilor de TVA, o justifică prin faptul că încălcarea termenului de cinci zile pentru emiterea facturii nu este indicată la alin.2 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse ca bază pentru refuzul deducerii taxei „input” (a se vedea, de exemplu, rezoluțiile FAS PO din 08.09.2010 Nr. A55-14066 / 2009, FAS SKO din 24.08.2009 Nr. A53-19676 / 2008-S5-23 9).

În ciuda faptului că practica judiciară în această problemă este în mare parte în favoarea contribuabililor, utilizarea documentelor electronice va evita cu totul astfel de probleme. Deci, în clauza 1.10 din Procedură, se stabilește că data emiterii facturii electronice este ziua în care se primește dosarul facturii de către operatorul de gestionare electronică a documentelor. Adică, detaliile facturii electronice indică data întocmirii, iar data emiterii este determinată și introdusă în jurnal pe baza informațiilor specificate în confirmarea operatorului prin care a fost trimis documentul. În acest caz, factura se consideră emisă dacă vânzătorul a primit o confirmare de la operator și o notificare de la cumpărător despre primirea dosarului cu factura.

În ceea ce privește documentația facturilor, plătitorul de TVA poate minimiza și riscurile de mai sus dacă folosește explicațiile date în Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 16.05.2012 Nr.03-07-09 / 57. În ea, în special, oficialii recomandă ca în coloana „Data emiterii” din jurnalul facturilor 10 să se indice data facturii.

5. Efectuarea de corecții la o factură

După cum știți, factura se întocmește (pe hârtie) în două exemplare: unul pentru cumpărător, celălalt pentru vânzător. Ambele au la fel forță juridicăși sunt un document de confirmare a faptului tranzacției pentru fiecare dintre părțile sale. Ambele cazuri, desigur, trebuie să fie identice. Adică, factura pe care cumpărătorul depune TVA pentru deducere trebuie să respecte pe deplin factura pe baza căreia vânzătorul percepe impozit la buget (scrisori ale Serviciului Federal de Impozite pentru Moscova din 30 ianuarie 2008 nr. 19-11). / 007720, din 14 iunie 2007 Nr. 19-11/055846).

Cu toate acestea, practica arată că informațiile indicate în acestea pot diferi. În cazul în care copiile de pe facturile vânzătorului și ale cumpărătorului nu sunt identice din cauza corectărilor aduse acestora de către una dintre părțile la tranzacție, organele fiscale pot refuza deducerea, însă, numai dacă informațiile specificate la alin. 2 p. 2 art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse sunt indicate ca motive pentru refuzul deducerii (de exemplu, discrepanțe în numele produsului, costul acestuia, rata de impozitare). Dacă discrepanțele sunt minore, instanțele nu văd niciun motiv pentru a refuza deducerea taxei „input”. După cum se subliniază în Rezoluția nr. КА-А40/1449-10 din 09.03.2010 a FAS MO, legislația fiscală actuală nu stabilește obligațiile contribuabilului și nu îi oferă acestuia posibilitatea de a verifica corectitudinea copiei factura ramanand la contrapartida.

Astfel, dacă se fac corecții, atunci în ambele exemplare (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 20.08.2010 nr. 03-07-11 / 359). Cu toate acestea, nici în acest caz, plătitorului de TVA nu i se garantează absența litigiilor cu controlorii, întrucât se pune o altă întrebare: în ce perioadă fiscală trebuie aplicată deducerea de pe factura corectată?

Ministerul Finanțelor insistă că dreptul de a deduce TVA „input” de la cumpărător ia naștere doar în perioada fiscală în care a fost primită factura corectată (pe hârtie). În același timp, oficialii consideră că orice corectare a facturii ar trebui efectuată prin procedura de anulare a acesteia și prin foi suplimentare din carnetul de achiziții (scrisori ale Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 iulie 2011 nr. 03-07-). 11 / 196, din 13 noiembrie 2010 Nr. 03-07-11 /436, din 23 iulie 2010 Nr. 03-07-11/305). Același lucru a fost menționat în Scrisoarea nr. 3-0-06/63 din 1 aprilie 2010 a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei.

Practica arbitrală în această problemă este reprezentată de hotărâri în care se exprimă opinii diferite cu privire la perioada de aplicare a deducerii. Sunt hotărâri în care instanțele de judecată sprijină funcționarii (vezi rezoluțiile PO FAS din 30 noiembrie 2010 nr. A65-17164/2009, VSO FAS din 2 iulie 2010 nr. A19-4798/10). Un alt punct de vedere (constând în faptul că momentul aplicării deducerilor fiscale nu are legătură cu momentul efectuării corecțiilor la facturi) se reflectă, de exemplu, în Hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 12.07. 2010 Nr. VAS-9262/10, hotărârile FAS UO din 24.05. Nr. F09-1652 / 11-C2, FAS SKO din 11.03.2010 Nr. A15-1709 / 2009). Anterior, concluzii similare au fost formulate de arbitrii supremi prin hotarari din 03.06.2008 nr.615/08, din 04.03.2008 nr.14227/07.

În cazul unui document electronic, se creează un singur fișier cu o factură, la care au acces ambii participanți la fluxul de lucru. Prin urmare, din punct de vedere tehnic, nu pot exista discrepanțe în informațiile reflectate în acesta. Cumpărătorul primește versiunea documentului pregătită și trimisă de vânzător. În ceea ce privește procedura de corectare a facturii, aceasta este reglementată de clauza 1.12 din Procedură și se desfășoară cu cunoștința ambilor participanți la schimbul de documente electronice. Așadar, cumpărătorul, care dorește să facă corecturi la documentul primit, trimite o notificare de clarificare prin operator. Vânzătorul, la rândul său, după ce a corectat erorile indicate în notificare, transmite cumpărătorului factura corectată, după ce a efectuat din nou toate acțiunile prevăzute de prezenta Procedură. Totodată, operatorul documentează fiecare etapă a ajustării (clauzele 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 din Procedură).

„O lingură de gudron”

Acum despre promisul „zbură în unguent”. Oricât de ciudat ar părea, tocmai avantajele managementului electronic al documentelor - eficiență, fiabilitate și cea mai mare transparență - sunt și partea negativă (dacă pot spune așa) a procesului de schimb de documente electronice. Cert este că procedura de emitere și trimitere a facturilor electronice, determinată de procedură, nu va permite contrapărților să emită o factură retroactiv. La schimbul de documente pe hârtie, această metodă este utilizată de contribuabili destul de activ (deoarece vă permite să ascundeți anumite defecte în pregătirea documentelor), în timp ce procesul de schimb de documente electronice este destul de transparent, în plus, toate acțiunile sunt înregistrate nu numai de către participanți direcți la schimb, dar și de către o parte independentă - operatorul . Prin urmare, absolut toate variantele de facturi întocmite vor fi disponibile pentru control fiscal. Prin urmare, plătitorii de TVA trebuie să acorde o atenție deosebită ordinii în care documentele electronice corectate sunt reflectate în registrele de cumpărături și vânzări, precum și în jurnalele relevante. În plus, formatul digital al documentelor nu va permite aplicarea deducerii TVA în luna prestării serviciilor (de exemplu, servicii de comunicații) către cumpărătorul acestora, întrucât factura va fi primită de la contraparte în orice caz, cel mai probabil în luna următoare, iar data primirii documentului este acum stabilită prin Procedură.

1. Documentul a fost publicat în Rossiyskaya Gazeta la 12 mai 2012 și a intrat în vigoare la 10 zile de la data publicării oficiale.
2. Procedura de acreditare a unor astfel de centre a fost aprobată prin Ordinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 23 noiembrie 2011 nr. 320. Acest ordin a fost înregistrat la Ministerul Justiției la 4 mai 2012.
3. Intră în vigoare după 10 zile de la data publicării oficiale. La momentul apariției revistei, comanda nu a fost publicată.
4. Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.2011 „Cu privire la contabilitate”.
5. Această obligație este consacrată în paragraful 7 al art. 9 din actuala Lege federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”.
6. Prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 01.12.2011 Nr. VAC-15570/11, s-a refuzat transferarea acestui caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj pentru revizuire prin supraveghere.
7. Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 decembrie 2011 nr. VAC-14481/11 a respins transferarea acestui caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj pentru revizuire prin supraveghere.
8. În ediția anterioară se spunea despre data emiterii. Modificările au fost făcute prin Legea federală nr. 229-FZ din 27 iulie 2010.
9. Prin definiția Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 decembrie 2009 Nr. VAC-16581/09, a fost respinsă transferul acestui caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj pentru revizuire prin supraveghere.
10. Forma jurnalului este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1137.

Întrebarea se referă la facturile electronice. De exemplu: folosim serviciile unei bănci, operațiuni pentru care sunt supuse TVA. Banca trimite o factură electronică către „Bănci-client”, unde în coloana „semnătura șefului” scrie literal „Semnătură electronică Ivanov I.I.” Mai jos, după semnătură, există o cerință suplimentară prin care se menționează că documentul (se indică ID factură) a fost întocmit și transmis prin operatorul KORUS. Întrebarea este următoarea. Avem dreptul să luăm în considerare această factură, care nu conține semnătura originală? si ce detalii de identificare ar trebui sa fie indicate in factura electronica?

Aveți dreptul de a accepta o factură electronic. Dacă societatea a primit un document electronic certificat printr-o semnătură calificată îmbunătățită de la Bancă printr-un operator autorizat, atunci nu are nevoie de o versiune pe hârtie a facturii cu semnătura originală.

Cerința de identificare a unei facturi electronice este o semnătură electronică de calificare îmbunătățită a unui manager sau a unei persoane autorizate. Atunci când un document este semnat cu semnătură electronică, operatorul îi adaugă ștampila. Puteți vedea formatul electronic al facturii și detaliile necesare în ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 4 martie 2015 nr. ММВ-7-6/93.

Motivație

(Culoarea evidențiază informațiile care vă vor ajuta să luați decizia corectă)

Olga Tsibizova,Șeful Departamentului de Impozite Indirecte al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală al Ministerului de Finanțe al Rusiei

Cum se emite o factură electronic

Facturile pot fi emise pe suport de hârtie și/sau electronic.

Formularul de factură și regulile de completare au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137. Procedura de emitere și primire a facturilor în formă electronică a fost aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie. , 2011 Nr. 50n. Formatul electronic al facturii a fost aprobat prin ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 4 martie 2015 nr. ММВ-7-6/93.

Organizațiile au dreptul de a emite facturi în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție. în care conditie necesara este disponibilitatea mijloacelor tehnice și capabilităților compatibile pentru primirea și procesarea facturilor în conformitate cu formatul și procedura stabilite. Acest lucru este menționat în paragraful 2 al paragrafului 1 al articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Codul fiscal al Federației Ruse nu reglementează modul în care este exprimat consimțământul reciproc al părților de a utiliza facturile electronice. Prin urmare, este necesar să ne concentrăm asupra regulilor de conduită utilizate în activitățile de afaceri (cutumele afacerilor). De exemplu, puteți semna acord comun sau face schimb de documente semnate de fiecare dintre părți. Astfel de clarificări sunt cuprinse în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 1 august 2011 nr. 03-07-09 / 26. De menționat că existența unui astfel de acord nu împiedică emiterea facturilor pe hârtie. Mai mult, dacă factura este emisă pe hârtie, nu este necesară duplicarea ei în format electronic. Acest lucru este menționat în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 17 iunie 2013 Nr. ED-4-3 / 10769.

Facturile în formă electronică pot fi emise numai prin operatori autorizați de gestionare electronică a documentelor (clauza 1.3 din Procedura aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n). Lista acestor operatori este postată pe site-ul oficial al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei.

Serghei Razgulin, Consilier de stat interimar al Federației Ruse, clasa a III-a

Cum să organizezi documentele în contabilitate

Documente electronice

Documentele primare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și în format electronic (partea 5 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Ultima opțiune este posibilă dacă documentele sunt semnate electronic (art. 6 din Legea din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ).

Există următoarele tipuri de semnătură electronică: simplă necalificată, consolidată necalificată și îmbunătățită calificată (articolul 5 din Legea din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ). Forța juridică a documentului va depinde de semnătura utilizată de organizație.

Astfel, documentele primare certificate printr-o semnătură electronică necalificată simplă sau îmbunătățită nu pot fi acceptate în scopurile contabilității și contabilității fiscale. Ele nu sunt recunoscute ca fiind echivalente cu documentele pe hârtie certificate printr-o semnătură de mână.

Dimpotrivă, documentele certificate printr-o semnătură electronică calificată îmbunătățită sunt echivalente cu documentele semnate de mână și acceptate în scopuri contabile și fiscale.

Concluzii similare rezultă din alineatele 1 și 2 ale articolului 6 din Legea din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ și sunt confirmate prin scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 12 aprilie 2013 nr. 03-03-07 / 12250 , din 25 decembrie 2012 Nr. 03- 03-06/2/139, 28 mai 2012 Nr. 03-03-06/2/67, 7 iulie 2011 Nr. 03-03-06/1/409.

Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 martie 2012 nr. ММВ-7-6/172 a aprobat formatele electronice recomandate ale anumitor documente (factura sub forma nr. TORG-12 și actul de acceptare și livrare a lucrărilor) (servicii)) care pot fi utilizate de organizații ca activitate economică, și la depunerea documentelor la solicitarea inspecției în formă electronică.

Diferențele cheie între facturile electronice și cele pe hârtie

	Electronic	Hârtie
	O singură semnătură- un manager sau alt angajat autorizat (clauza 6, articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse)	Două semnături- șeful și contabilul șef sau angajații autorizați (clauza 6 din articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse)
	Un exemplar furnizorul expune prin internet fără duplicare pe hârtie. Excepție - dacă cumpărătorul nu a primit fișierul electronic (clauza 4 din Anexa 3 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137)	Două copiiîntocmește vânzătorul pe hârtie - pentru sine și pentru cumpărător (clauza 6 din Anexa 1 la Hotărârea nr. 1137)
	Data primirii facturii se stabileste de catre operatorul special(clauza 1.11 din Procedură, aprobată prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n)	Data primirii este stabilita de cumparator pe baza timbrelor poştale sau a registrului de corespondenţă
	Este interzisă completarea manuală	Metoda de umplere combinată este permisă- pe calculator și manual (clauza 2 din Anexa 4 la Rezoluția nr. 1137)

Din articolul revistei „Glavbuh” Nr.22, noiembrie 2014 Companiile care emit și primesc documente electronic trebuie să păstreze nu numai aceste documente, ci și semnăturile electronice, precum și certificatele acestora. La urma urmei, atunci când verifică, probabil că inspectorii vor dori să se asigure că documentul a fost semnat de un angajat autorizat. Certificatul trebuie să fie valabil în momentul semnării documentului sau în ziua verificării valabilității acestui certificat (clauza 2, articolul 11 ​​din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ).

Dar termenul său este limitat - centrele de certificare eliberează un certificat pentru doar un an. Iar inspectorii pot veni cu un control peste doi-trei ani. Cum pot confirma valabilitatea certificatului în acest caz?

De fapt, este simplu. Când semnați un document, operatorul adaugă semnăturii o ștampilă de timp și dovada validității certificatului. Astfel, se obține o semnătură electronică îmbunătățită.

Adeseori apare întrebarea: de ce pot exista mai multe semnături într-un document pe hârtie și doar una într-unul electronic? Nu cu siguranță în acest fel. Dacă doriți ca documentul să fie avizat de mai mulți angajați responsabili, de exemplu, directorul, contabilul șef și managerul, atunci puteți introduce numele lor complet în câmpurile corespunzătoare. și chiar pune toate cele trei semnături electronice.

Totuși, întregul proces de schimb de documente electronice este conceput în așa fel încât doar o singură semnătură electronică - șeful sau angajatul autorizat - va ajunge la contraparte prin operator.

• Descărcați formulare