Gestionarea evidenței personalului la școală se realizează sub formă de documente organizatorice, administrative și informative și de referință care conțin informații despre angajați și despre acestea. activitatea munciiîn timp ce lucrează într-o organizație.
Gestionarea evidenței personalului la școală: principii de lucru
Responsabilitate pentru administrarea resurselor umane, conformitate regulile stabilite iar procedura de lucru cu documentele sunt atribuite șefului sau specialistului HR. Angajații care ocupă aceste posturi trebuie să aibă educația corespunzătoare și să posede anumite cunoștințe. De exemplu, un specialist în resurse umane trebuie să aibă un superior educatie profesionala cunoaște legile și reglementările, materiale didactice privind managementul personalului, legislația muncii, reglementările și testele de calificare, procedura de alegere (numire) într-o funcție, procedura de înregistrare, păstrare și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia, procedura de formare și menținere a unui banca de date privind personalul, procedura de raportare asupra personalului să poată calcula salariile profesori. În plus, specialistul trebuie să aibă anumite calitati personaleși abilități profesionale. Practica arată că nu este ușor să găsești un astfel de angajat.
În același timp, gestionarea evidenței personalului la școală, păstrarea și păstrarea documentației în conformitate cu legea se realizează în conformitate cu cerințe speciale, deoarece înregistrează informații care le permit profesorilor să își exercite dreptul la muncă, asigurări sociale, pensii. și mult mai mult. Un document analfabet sau executat, un calcul incorect al salariilor profesorilor, poate încălca drepturile unui angajat - de exemplu, să-l priveze de o pensie preferențială sau să-i reducă dimensiunea.
La verificarea documentaţiei de personal din organizaţii autoritatile de supraveghere deseori se constată erori în ceea ce privește completarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata. De exemplu, într-o comandă (instrucțiune) privind angajarea unui angajat (formular nr. T-1), numele organizației este adesea indicat incorect, câmpul „Cod OKPO” nu este completat, data comenzii (instrucțiune ), poziția (specialitatea, profesia) a angajatului este indicată incorect , precum și calculul salariilor angajaților organizației, mărimea acesteia rata tarifară sau salariul.
Gestionarea evidenței personalului la școală: contabilitate
Descărcați cartea „Plată”
Descărcare gratuită în .pdf
Este evident că eficacitatea organizării gestionării evidențelor personalului afectează activitatea serviciului de contabilitate, permițând controlului contabil în școală să nivel inalt. De regulă, dacă organizația respectă cerințele legii pentru pregătirea documentației, precum și programul intern al fluxului de lucru, atunci se respectă și procedura de calcul a salariilor, beneficiilor și plăților.
- automatizarea și unificarea procesului de lucru de birou, calculul salariilor cadrelor didactice pentru toate departamentele complexului;
- Crearea unui serviciu unificat pentru gestionarea evidenței personalului și a salarizării pe baza centrului de operare Intercomp CBU.
Principalele avantaje ale soluției Intercomp CBU:
- garanția oportunității, a calității decontărilor și a plăților în baza contractelor;
- executarea tuturor operațiunilor de salarizare în strictă conformitate cu graficul aprobat;
- minimizarea riscurilor administrative asociate cu incorectitudinea raportării datelor privind salariile angajaților;
- reducerea costurilor pentru implementarea funcțiilor de contabilitate și evidență a personalului și, ca urmare, posibilitatea redistribuirii fondurilor bugetare pentru desfășurarea organizației și activităților extrabugetare.
Intercomp CBU poartă responsabilitatea materială pentru toate erorile operaționale.
Documentarea tuturor operațiunilor cu personalul din organizație necesită anumite cunoștințe și abilități.
Munca de birou la întreprindere este reglementată de o instrucțiune dezvoltată independent și aprobată de director. Este un act de reglementare intern și este obligatoriu pentru toți angajații unei entități economice. Este dezvoltat și supravegheat de Departamentul de Resurse Umane.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Legislația impune pregătirea multor documente care stabilesc toate părțile relaţiile de muncă angajat cu angajatorul.
Ofițerii de personal cu experiență și începători ar trebui să-și îmbunătățească abilitățile. Pentru a-i ajuta, au fost create site-uri de Internet, care prezintă cursuri teoretice de management al evidenței personalului.
Documentele de personal reflectă activitățile personalului, confirmă vechimea în muncă a angajaților, care joacă un rol primordial în calcularea pensiilor. Conducerea este responsabilă de fondul documentar al întreprinderii.
Principalele detalii în control pe hârtie
Organizarea competentă a evidenței personalului necesită cunoștințe cadrul de reglementare, urmărirea modificărilor acesteia, orientarea în formele documentelor utilizate.
În ce scop este
Procedura de ținere a evidenței personalului este reglementată de lege. Pe mari intreprinderi cu un personal mare, de regulă, se formează un serviciu de personal. Angajații săi întocmesc documente relevante în conformitate cu cerințele cadrului de reglementare al Federației Ruse.
Lucrările pot avea o formă unificată sau pot fi elaborate la întreprindere și aprobate prin acte locale.
Gestiunea evidenței personalului este o activitate care vizează elaborarea și menținerea documentelor legate de contabilitatea personalului, orele de lucru, calculele de salarizare.
Problemele de personal includ următoarele elemente:
- înregistrarea locurilor de muncă;
- circulația internă a lucrătorilor;
- concediere;
- reglementarea relațiilor dintre manager și angajați;
- organizarea procesului de muncă;
- alții.
Organizarea corectă a evidenței personalului contribuie la soluționarea unui număr de probleme.
Obiectivele sale principale sunt prezentate în tabel:
| Direcţie munca de personal | Sarcini în curs |
| Contabilitate si control | recrutare, contabilitate, concediere personal. |
| Planificare și reglementare | selectarea, transferul, adaptarea lucrătorilor. |
| Raportare și analiză |
|
| Coordonare si informare |
|
| Organizatoric si metodologic |
|
| Film documentar |
|
În Moscova și în alte regiuni mari ale Federației Ruse, organizațiile cu divizii separate pot păstra online evidența personalului. Pentru aceasta, au fost dezvoltate programe adecvate care permit schimbul de documente în formă electronică.
Cadrul legislativ
Cadrul legislativ pentru gestionarea dosarelor de personal este cuprins în Codul Muncii al Federației Ruse.
Această activitate este reglementată de o serie de acte juridice:
- Instrucțiuni pentru completarea și aplicarea documentelor primare pentru contabilitate și remunerare (Rezoluția Goskomstat nr. 1 din 05.01.04);
- documente unificate și cerințe pentru întocmirea acestora (rezoluția Gosstandart nr. 65-st din 03.03.03);
- Instrucțiuni standard privind munca de birou pentru autoritățile executive federale (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 536 din 08.11.05);
- Reguli de funcționare a arhivelor (hotărârea Colegiului Arhivelor Federale din 06.02.02);
- Reguli de muncă pentru autoritățile executive federale (Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 477 din 15.06.09);
- Legea cu privire la informații, protecția acesteia și tehnologia de informație Nr. 149-FZ din 27 iulie 2006;
- Legea privind examinarea cererilor cetățeni ruși Nr. 59-FZ din 02.05.06;
- Legea privind limba de stat a Federației Ruse nr. 53-FZ din 01.06.05;
- Legea cu privire la afacerile arhivistice nr.125-FZ din 22 octombrie 2004;
- Legea secretelor comerciale nr. 98-FZ din 29 iulie 2004;
- Ordin de carte de munca nr.117n din 22.12.03;
- Decretul privind adoptarea instrucțiunilor de completare a muncii nr. 69 din 10.10.03;
- Hotărârea asupra carnetelor de muncă nr. 225 din 16 aprilie 2003;
- Instrucțiuni ale Statului Major General al Forțelor Armate ale Federației Ruse.
Documente necesare
Codul Muncii al Federației Ruse obligă organizațiile să aibă propriile lor cadru legislativ, care include un număr de local obligatorii documente normative.
Acestea includ:
| Cartă | De bază document fondator. S-a precizat forma legalaîntreprinderi, fondatori, domeniul de activitate, procedura de angajare și eliberare din funcție a șefului, atribuțiile acestuia. Multe reglementări interne ale societății sunt întocmite pe baza prevederilor din Actul Constitutiv. |
| Reglementări de muncă (denumite în continuare - Regulile) |
|
| Instrucțiuni privind protecția datelor cu caracter personal |
|
| Regulamentul privind protecția muncii | Este situat în departamentul de personal. Fiecare angajat este familiarizat cu documentul. În întreprinderile cu peste 50 de angajați trebuie să existe un post de specialist în protecția muncii. |
| programul schimburilor | Folosit în companii programul schimburilor muncă. Documentul este urgent și este valabil pentru o anumită perioadă la latitudinea angajatorului. |
| Lucrări despre raționalizarea forței de muncă | Acestea reflectă costurile de timp necesare pentru fabricarea produselor (performanța muncii) de către un angajat sau grup și stabilirea standardelor de muncă pe baza acestora. |
Reguli
După acceptarea șefului, se stabilește numărul de posturi necesar pentru funcționarea normală a organizației. Pe baza cifrelor primite, ciclu de producție iar alte caracteristici ale activităţii întreprinderii se pregătesc.
Pentru a întocmi un document, se utilizează de obicei un formular standardizat. Puteți descărca gratuit o mostră de pe Internet. Angajatorul are dreptul de a ajusta programul la discreția sa.
În document, posturile sunt enumerate în ordine ierarhică: începând cu directorul și terminând cu personalul suport. Pentru fiecare dintre ele este indicat numărul de unități pe stat, salariu și indemnizații.
La următoarea etapă se formează programul de lucru. Reprezintă programul de lucru pentru toți angajații. Dacă există ture, sunt create programe detaliate ale turelor. Documentul descrie pe scurt cerințele pentru aspect angajați, comportament, rutina zilnică etc.
În continuare, se elaborează o formă de contract de muncă. În acest caz, ar trebui luate în considerare principalele norme ale Codului Muncii al Federației Ruse și documentele de reglementare interne ale companiei. Un contract de muncă este de obicei întocmit de avocatul organizației sau de un contractor extern.
Documentul trebuie să includă următoarele elemente:
- informații despre persoana juridică: numele, adresa, numărul de telefon, numele complet și funcția șefului;
- detaliile pașaportului angajatului;
- pozitia angajatului, tipurile de contract (permanent sau pe durata determinata) si locul de munca (principal sau suplimentar);
- o listă a principalelor sarcini cu referire la instrucțiunile pentru acest post;
- informații despre remunerație, plăți suplimentare, beneficii, concedii;
- program de lucru, plata pentru procesare;
- motivele rezilierii contractului și alte condiții;
- semnături și detalii ale părților, sigiliul companiei.
Pentru a verifica și optimiza munca ofițerilor de personal, conducerea poate efectua un audit intern sau independent. Acest lucru ajută la reducerea riscului de sancțiuni administrative, litigii și plângeri din partea personalului.
Etapele organizării managementului înregistrărilor HR de la zero
Pentru formarea înregistrărilor de personal, este convenabil să folosiți următoarele instrucțiuni pas cu pas:
| Pregătirea necesarului | Pentru organizare serviciul de personal mai întâi trebuie să achiziționați mobilier, echipamente de birou, articole de papetărie etc. Cu siguranță veți avea nevoie de un program de personal, de exemplu, „1C: ZUP” și de un sistem juridic de referință. Datorită acestui fapt, angajații departamentului vor urmări ultimele modificari legislație și au acces la documente necesare. Este necesar un seif pentru depozitarea forței de muncă și a documentelor importante. |
| Înregistrarea șefului | Directorul este persoana executiva orice companie. El semnează actele. Pentru a-i da toate puterile, este angajat în baza unui contract de muncă. Se emite un ordin corespunzător, prin care se autodesemnează. |
| Numirea unei persoane responsabile cu munca de personal | LA firma mica aceste funcţii pot fi îndeplinite de către cap. Dacă un angajat individual este angajat în muncă de birou, se încheie un contract de muncă cu acesta. Pe baza ei, se pregătește o comandă. În cazul în care atribuțiile sunt atribuite unuia dintre angajații anterior angajați, se întocmește un acord și un ordin suplimentar. |
| Întocmirea actelor interne | Sunt semnate de director și stocate într-un folder special împreună cu comenzile. Documentele locale includ documentele enumerate mai sus (secțiunea „Acte de reglementare”). |
| Documentarea primirii personalului | Pentru fiecare angajat ar trebui să aveți un dosar pentru depunerea tuturor documentelor legate de datele și activitatea sa de muncă (contract de muncă, ordin de acceptare, card personal). |
| Completarea cărților de muncă | În aceste documente ale angajaților sunt înscrise evidențe de admitere, transferuri, stimulente etc. Angajatorul este obligat să înceapă o nouă carte pentru un angajat care nu a mai lucrat până acum. Munca și un jurnal al înregistrării lor sunt în departamentele de papetărie. Aceste hârtii trebuie păstrate într-un seif. |
Această instrucțiune este potrivită și pentru manechinii care nu au experiență în această problemă.
Cum este contabilitatea
Pentru a păstra înregistrări, trebuie să organizați corect fluxul de documente.
Pentru a face acest lucru, faceți următoarele:
- dezvoltarea unui cadru de reglementare intern;
- a pregati personal pentru fiecare unitate de stat;
- faceți un aranjament regulat;
- a pregati contracte de munca;
- elaborarea formularelor pentru personal;
- emite carduri T-2;
- aprobă formularele de cerere pentru angajați;
- pregătirea comenzilor interne.
Toate acțiunile personalului trebuie confirmate. Lista lor este stabilită în regulament.
Puncte suplimentare
Contabilitatea personalului de la zero începe cu primirea personalului. Este important să aplicați în mod corespunzător pentru solicitanții de locuri de muncă, să pregătiți documentația necesară.
Personal și sărbători
Unul dintre documentele standard obligatorii care trebuie să existe la întreprindere este masa de personal (formularul T-3).
- listă diviziuni structuraleși poziții;
- numărul de unități de personal pentru fiecare post;
- salarii, bonusuri pentru posturi;
- salarizarea organizatiei.
Subdiviziunile sunt indicate în document în ordinea importanței lor pentru activitatea organizației. În cadrul acestora, posturile de angajați ar trebui date și în ordinea importanței. Titlurile postului din contractele de muncă și listele de personal trebuie să se potrivească.
Personalul este o formă de program cu numele complete ale angajaților introduse în conformitate cu funcțiile lor.
Programul de concediu (f. T-7) reflectă informații despre momentul acordării concediilor anuale tuturor angajaților. Compilat timp de un an. Se aprobă de către director de comun acord cu organul sindical. Documentul trebuie eliberat cu cel puțin 2 săptămâni înainte de noul an. Datele introduse în acesta sunt obligatorii atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Excepție fac beneficiarii.
Programul include următoarele detalii:
- numele departamentului;
- Denumirea funcției;
- Numele complet și numărul de personal al lucrătorului;
- numărul de zile de concediu;
- datele plecarii in vacanta conform planului si faptului;
- motive de amânare a concediului, data estimată.
Cu 2 săptămâni înainte de concediu, angajatul este informat despre acest lucru. Se emite un ordin, cu care angajatul este familiarizat împotriva semnăturii. În noiembrie, puteți pregăti o comandă pentru toți șefii de departamente, obligându-i să depună la departamentul de contabilitate programele de vacanță până la 1 decembrie. Acest lucru va facilita pregătirea programului general.
Înregistrarea angajaților
Munca cu drepturi depline a organizației începe cu recrutarea angajaților. Ocuparea posturilor vacante este însoțită de documente.
Responsabilitățile ofițerului de resurse umane la angajarea angajaților sunt următoarele:
- înregistrarea într-un jurnal special a unei cereri din partea solicitantului;
- introducere pentru începători instrucțiunile curenteși acte locale;
- executarea unui contract de muncă și controlul semnării acestuia de către părți;
- eliberarea unei copii a contractului către angajat și punerea unei note despre aceasta pe antetul organizației;
- executarea și înregistrarea comenzii în registru;
- completarea unui card personal, depunerea documentelor în caz (declarații, copii ale actelor personale, comenzi, contracte);
- transferul documentelor către plătitor pentru salarizare către salariat.
La construirea unui sistem de gestionare a evidențelor personalului, inițial ar trebui să se stabilească ce documente trebuie întocmite și care sunt necesare pentru o anumită zonă de activitate.
Documentele necesare includ:
- comenzi pentru personal (pentru primire, transfer etc.);
- ordine de personal(pentru vacanțe, bonusuri, călătorii de afaceri etc.);
- carduri T-2;
- muncă;
- acorduri;
Alte documente necesare includ următoarele:
- personal;
- poziție pe OT;
- jurnal de călătorie;
- reguli regulamente interne;
- alții.
Fișele postului și Contractul Colectiv nu sunt necesare, dar aproape fiecare angajator are aceste documente.
După stabilirea unei liste de documente obligatorii, ar trebui să studiați documentele statutare. Pe baza acestora, trebuie elaborate alte documente. Lista acestora depinde de natura activităților persoanei juridice și de caracteristicile condițiilor de muncă. De exemplu, dacă este necesar să se pună la dispoziție angajaților uniforme și EIP, este necesar să se întocmească un ordin cu privire la procedura și termenii de eliberare a acestora, de care angajați au nevoie de ele.
Compensațiile și beneficiile pentru munca în condiții speciale trebuie să fie documentate: în industriile periculoase, munca neregulată, munca de noapte etc. În continuare, ei întocmesc Regulamentul privind gestionarea evidenței resurselor umane. Acesta reflectă lista lucrărilor necesare pentru activitatea organizației, procedura de executare și depozitare a acestora.
Legislația nu obligă la elaborarea unui astfel de Regulament, însă va facilita foarte mult munca ofițerilor de cadre. Să lucrez în noua organizare mai întâi directorul este acceptat, apoi recrutează restul personalului.
Compoziția și numărul de posturi solicitate reflectă tabloul de personal. Regulile de procedură reflectă toate programele de lucru, cerințele pentru angajați etc. Un contract standard de muncă este elaborat pe baza normelor Codului Muncii al Federației Ruse.
Înainte de a utiliza jurnalele contabile, acestea trebuie pregătite: foi numerotate, cusute, sigilate. Pe ultima coală a firmware-ului este lipită o bucată de hârtie. Pe acesta este indicat numărul de pagini, semnează directorul sau executorul responsabil și se pune un sigiliu. Pe prima pagină a jurnalului scrieți numele organizației și data începerii întreținerii acesteia.
Unul dintre cele mai importante documente ale evidenței personalului este cartea de muncă. Pentru conduita lor, se desemnează un ordin persoana responsabila, care le umple și este responsabil pentru siguranța lor.
Întrebări frecvente
Organizarea evidenței personalului are anumite subtilități și nuanțe:
| Ordin de recuperare | Procedura nu este reflectată în legislație. De obicei, constă din următorii pași:
|
| Caracteristicile antreprenorilor individuali cu angajați | Antreprenorul angajează personal conform scenariului standard. Contractul se încheie în mai multe etape:
|
| Managementul afacerilor mici |
|
| Simplificarea contabilității în microîntreprinderi | Toate conditiile de munca sunt stabilite printr-un acord cu angajatul. În 2019, șefii acestor companii și antreprenorii individuali au dreptul de a refuza să elaboreze reglementări locale. În termen de 4 luni de la data pierderii statutului de microîntreprindere, conducerea este obligată să elibereze o documentație de personal „tradițională”. |
Functionare organizare educaţională este indisolubil legată de crearea documentației care oferă raportări asupra tuturor operațiunilor de management. Activitățile șefului de organizare a fluxului de lucru în OO reprezintă o componentă importantă a procesului administrativ care vizează implementarea:
- procesul educațional la școală;
- rezolvarea problemelor de personal;
- desfășurarea activităților de afaceri conexe.
Documentația creată pentru a înregistra rezultatele intermediare și finale ale muncii personalului de conducere conține date fiabile despre starea reală a tuturor bunurilor școlare. Prin urmare, există cerințe speciale pentru managementul documentelor, care se reflectă în cadrul legislativ actual.
Reglementări privind munca de birou la școală
Organizarea circulației documentelor în instituția de învățământ se realizează strict în conformitate cu cerințele de reglementare, care prevăd implementarea standardelor uniforme pentru pregătirea și completarea documentelor în fiecare școală.
Autoritățile de inspecție cer ca șefii organizațiilor de învățământ, atunci când oferă, să se bazeze pe următoarele reglementări:
- GOST-R 6.30-2003, care prezintă cerințe unificate pentru pregătirea documentelor de afaceri.
- Orientări pentru păstrarea evidenței, aprobate prin ordinul Arhivelor Federale nr. 76 din 23 decembrie 2009.
- Scrisoarea Ministerului Educației al Federației Ruse nr. 03-51 / 64, care conține și instrucțiuni despre lucrul cu documente în OS.
Sunt de asemenea fixate regulile de documentare Reglementări privind evidența în școală, care ar trebui dezvoltată și aprobată la nivel local, ținând cont de particularitățile structurii de conducere.
Structura Regulamentului privind munca de birou
| Secțiuni | Conținutul secțiunii |
| Obiective de birou | Asigurarea conformității deplină a datelor documentare cu prevederile legislației în vigoare, cu cerințele de automatizare a procesului de întocmire și stocare a documentelor de afaceri. |
| Sarcini de birou |
|
| Principiile managementului documentelor |
|
| Funcții de birou în sistemul de operare |
|
| Clasificarea documentelor | Prezentarea tuturor tipurilor de documente întocmite de serviciile școlare, în conformitate cu principalele tipuri de documentație. Munca de birou a unei organizații educaționale prevede crearea și stocarea următoarelor tipuri de documente:
|
| Cerințe de design | Acest alineat al Regulamentelor oferă o listă de cerințe pentru conținutul, structura și detaliile documentației școlare. |
| Organizarea fluxului de documente | Este indicat numărul de fluxuri de lucrări (de regulă, sunt trei dintre ele - interne, de intrare și de ieșire), ordinea înregistrării lor, grupării și transferului ulterior la birou pentru depozitare. |
| Nomenclatorul documentelor | Se dă decodificarea semnelor de nomenclatură, întocmite în formatul „01”, „02”, „03”, etc. |
| Cerințe pentru depozitarea și utilizarea sigiliului | Sigiliul trebuie păstrat într-un seif în biroul șefului instituției de învățământ, care răspunde personal de siguranța acestuia. În acest paragraf al Regulamentelor, ar trebui să fie oferită o listă de documente care trebuie certificate printr-un sigiliu „umed”. |
| Documentație care trebuie certificată de către conducătorul școlii | Doar directorul unei organizații de învățământ are dreptul de a certifica documentele care definesc regulile de desfășurare și asigurare a procesului educațional (, programul lecțiilor, regulamentul intern, meniul cantinei școlare și alte acte locale). |
Instrucțiuni pentru munca de birou la școală
Regulile de întocmire a fiecărui tip de document sunt, de asemenea, supuse unei reglementări stricte, fixe instrucție locală tipar stabilit. Prevederile prezentului act local sunt aplicabile completării pe suport hârtie și electronic, ceea ce face posibilă garantarea unificării sistemului de management al documentelor școlare. Totodată, regulile prezentate pentru completarea lucrărilor se aplică documentației contabile, tehnice și de alte tipuri de specialitate doar în parte din principiile generale.
Certificat instrucțiuni pentru implementarea muncii de birou la școală ar trebui să conțină următoarele secțiuni:
- Prevederi generale care reglementează aplicarea regulilor prezentate fiecărui tip individual de documentație.
- Compoziția documentației utilizate.
- Reguli pentru pregătirea documentelor, stabilirea regulilor de completare a formularelor goale, precizarea detaliilor, cerințele pentru conținutul și structura fiecărui tip individual de hârtie.
- Întocmirea și executarea unor tipuri deosebit de importante de documentație: ordine, instrucțiuni, protocoale, scrisori oficiale, mesaje telefonice, declarații, note, acte.
- Organizarea executării documentelor - secțiune care aprobă cerințele pentru procedurile de înregistrare prealabilă, luare în considerare, distribuire, prelucrare și transfer de lucrări.
- Controlul asupra executării documentelor, reglementarea formelor și termenilor de control, a nivelului de responsabilitate al persoanelor autorizate.
- Producerea și utilizarea sigiliilor și ștampilelor.
- Caracteristici ale conducerii nomenclaturii afacerilor.
- Procedura de transfer a documentelor pentru depozitare.
Managementul resurselor umane la școală
Legislația muncii actuală a țării noastre nu distinge conceptul de „gestionare a evidenței personalului”. Prin urmare, angajatul responsabil cu menținerea fluxului de lucru într-o organizație educațională - secretarul - în activitățile sale ar trebui să fie ghidat de standardele generale de stat privind suportul documentar al muncii personalului și actele locale ale instituției de învățământ.
Implementarea personalul consecvent muncă de birou la școală prevede compilarea și întreținerea tipuri diferite documentație, care include:
- Contracte de munca.
- Cărți de muncă.
- Programul personalului.
- Fișele postului angajaților instituției de învățământ.
- Dosarele personale ale angajatilor.
- Programe de vacanță și ture.
- Foile de pontaj.
- comenzi HR.
- Aplicații de la profesori.
- Documente privind protecția datelor cu caracter personal.
- Jurnalele de înregistrare a documentelor de călătorie.
- Grafice de certificare a profesorilor de discipline și a altor lucrători pedagogici.
Lucrări de birou la școală: model de documente
Suportul textual al activităților școlii este format dintr-un sistem de documentare, clasificat în funcție de domeniile de aplicare. Ca parte a muncii de birou la școală, mostrele de astfel de documente rămân cele mai solicitate:
1. Organizatoric
Acestea includ:
- charter școlar,
- acord cu fondatorul
- descrierea postului,
- regulamentul intern pentru angajati,
- programul de personal.
2. Administrativ
Acestea includ comenzi:
- privind organizarea procesului de invatamant,
- pentru activitati administrative si economice,
- în ceea ce priveşte personalul şi studenţii
- instructiuni privind protectia muncii, siguranta la incendiu.
3. Informații și referințe
Acestea sunt referințe, rapoarte și note explicative, protocoale ale consiliilor profesorale, seminarii și forumuri tematice, scrisori, telegrame, mesaje telefonice, documente privind gestionarea evidenței personalului discutate mai sus.
4. Documentație educațională și pedagogică
Acestea includ:
- dosarele personale ale elevilor
- cărți de comandă,
- cărți informative etc.
Aș dori să remarc că, din cauza tendințelor timpului, natura fluxului de lucru în instituția de învățământ se schimbă. Depozitarea documentelor originale, asociată cu asigurarea unor condiții optime de iluminare și temperatură în arhivă, se estompează în fundal. O mare cantitate de documentație este tradusă în formular electronic, care vă permite să găsiți rapid informatie necesarași salvați resurse financiare pentru conținutul arhivei.
Sunt interesat de întrebarea cum se desfășoară managementul înregistrărilor de personal în școală. Înainte de asta, am lucrat ca ofițer de personal în organizații comerciale mici și am primit un loc de muncă la școală pentru prima dată. Prin urmare, aș dori să studiez managementul evidenței personalului la școală și să descarc documentele necesare.
Răspuns
Gestionarea evidenței personalului la școală se realizează conform reguli generale organizarea muncii personalului. La fel ca în orice altă organizație, ofițerul de personal de la școală:
- intocmeste ordine de personal. Este vorba despre comenzi de angajare a salariaților, de încetare a contractului de muncă etc.;
- compune si incheie contracte de munca cu angajații;
- face înscrieri în carnetele de muncă ale angajaților;
- păstrează cardurile personale ale angajaților;
- întocmește toate documentele pentru concediile și călătoriile de afaceri ale angajaților;
- întocmește un program de vacanță;
- menține o foaie de pontaj;
- menține un registru de lucru.
În plus, ofițerului de cadre, inclusiv la școală, i se poate încredința îndatorirea de a ține evidența militară.
Astfel, gestionarea evidenței personalului la școală și documentele pe care un ofițer de personal le întocmește atunci când lucrează la o școală nu diferă cu mult de ceea ce este obișnuit în organizațiile comerciale.
În același timp, ofițerul de personal ar trebui să studieze Legea educației, precum și documentele Ministerului Muncii privind programul de lucru al profesorilor, precum și perioada concediul de odihnă anual profesori.
De asemenea, trebuie amintit că atunci când se angajează profesori, este necesar un certificat de lipsă de cazier judiciar. Acest document este prezentat în momentul aplicării pentru un loc de muncă ca parte a pachetului general de documente. În plus, cel mai adesea lucrătorul de personal este cel care va trebui să monitorizeze promovarea următoarei certificări de către profesori.
În vederea organizării raționale a suportului de documentare în instituțiile de învățământ general din sistemul de învățământ, Ministerul Educației Federația Rusă a pregătit și convenit cu Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei „Orientări pentru lucrul cu documente în instituțiile de învățământ”.
Se recomandă șefilor instituțiilor de învățământ, autorităților educaționale teritoriale, municipale și regionale să folosească aceste linii directoare în munca de birou.
Prim-viceministrul A.F. Kiselev
1. Dispoziții generale
1.3. Managementul direct al muncii de birou în general instituție educațională este atribuit salariatului desemnat responsabil cu evidența, care asigură evidența și trecerea documentelor la timp, informează conducerea despre stadiul executării acestora, familiarizează angajații cu documentele normative și metodologice privind evidența.
2. Documentare activitati de management instituție educațională.
Documentele unei instituții de învățământ general includ:
documente organizatorice. (carta unei instituții de învățământ general; acord cu fondatorul; reglementări privind subdiviziunile; fișele de post ale angajaților; structura si efectivul; personal; regulamentul intern al muncii);
acte administrative ( Comenzi, instrucțiuni); informații și documente de referință ( protocoale, planuri, rapoarte, referințe, acte, memorandumuri și note explicative, scrisori, telegrameși mesaje telefonice, acorduri, contracte de muncă, contracte etc.).
Documentele, de regulă, trebuie întocmite pe formulare ale unei instituții de învățământ general care îndeplinesc standardul ( GOST R 6,30-97 Cu Schimbare N 1 2000), au un set stabilit de detalii obligatorii și o ordine stabilă a locației lor.
ORDIN - un act juridic emis de director pentru a aborda problemele principale și operaționale ale activităților unei instituții de învățământ general.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării lui de către conducătorul instituției de învățământ.
Un ordin se emite pe antetul unei instituții de învățământ general și trebuie să aibă următoarele detalii: denumirea tipului de document, data, numărul comenzii, locul publicării, titlul, textul, semnătura, vize, aprobare.
La pregătirea textului ordinului, trebuie respectate următoarele principii:
- Fiabilitatea și obiectivitatea situației descrise;
- Completitudinea informațiilor necesare justificării măsurilor luate;
- concizie și concizie;
- Neutralitatea și caracterul prezent al prezentării;
- Evaluarea lipsită de emoții a situației și a faptelor;
- Respectarea conținutului textului și ordinelor conducătorului cu normele de drept și competența acestuia, determinate de carta instituției de învățământ;
- Conformitate stil de afaceri formal vorbire.
Textul ordinului este alcătuit din două părți: constatator și administrativ.
În partea declarației sunt reflectate scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, motivele emiterii ordinului, se oferă un link către documentul care a servit ca bază pentru pregătirea comenzii:
Partea administrativa conține acțiunile prescrise, numele funcționarilor responsabili de implementarea acestora și termenele limită pentru implementare. Partea administrativă este separată de partea indicativă prin cuvântul „comand”, se pun două puncte. Partea administrativă a textului ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cifre arabe cu puncte.
Fiecare paragraf al părții administrative începe cu indicarea unei acțiuni specifice, exprimată prin verb într-o formă nedeterminată.
Sarcini separate (de exemplu, sarcini care conțin date digitale) pot fi întocmite ca anexă la comandă cu un link către ele în paragrafele relevante ale comenzii.
Pe prima foaie a cererii din colțul din dreapta sus se află inscripția:
Aplicație (1,2…)
la ordinul din 11.02.2001 N 2
Dacă în anexa la comandă sunt date documente ale unei alte organizații, atunci se face o înregistrare corespunzătoare în colțul din dreapta sus al acestei cereri:
Aplicație
la ordinul din 02.02.2001 N 12
Paginile comenzii și cererile sunt numerotate ca un singur document.
Comanda poate fi semnată:
- lider;
- persoana care acționează ca șef în absența acestuia din urmă;
- deputat (dacă statutul OS permite directorului adjunct să emită ordine).
Nu este permisă semnarea ordinelor cu prepoziția „pentru”, punând o bară oblică sau alte semne înaintea numelui postului. Un ordin fără semnătură nu are forță juridică.
Semnătura șefului este sigilată cu sigiliul oficial al instituției.
În caietul de comenzi este suficientă semnătura șefului, care atestă comanda, întrucât există reguli de păstrare și păstrare a caietului de comenzi care nu permit falsificarea și corectarea înscrierilor efectuate în acesta.
În urma semnăturii se pune: „Sunt familiarizat cu comanda: (SEMNATURA F.I.O.)” semnătura, decodificarea semnăturii și data sunt puse de către angajat în propria mână.
Toate ordinele emise într-o instituție de învățământ pot fi împărțite în 4 blocuri:
- organizarea UVP
- Activitate financiară și economică
- Personal
- elevi
În activitatea instituției există ordine care se repetă anual în același timp, adică. sunt ciclice.
O ciclogramă (aproximativă) a comenzilor pentru o instituție de învățământ pe luni este dată în anexă.
Dispoziţie
Ordinele sunt emise de directorii adjuncți pentru gospodărirea resurselor de apă din competența lor și se întocmesc în mod similar ordinelor. Partea constatatoare a textului din ordine este separată de partea administrativă prin cuvintele: „Propun”, „Recomand”, „Oblig”, „Consider că este necesar”.
Procesele de aplicare decizii de management instituția de învățământ și deciziile în sine sunt documentate cu ajutorul proceselor verbale ale conferințelor, consiliilor pedagogice.
Protocoale sunt întocmite într-un caiet special și conțin următoarele detalii: denumirea instituției de învățământ, denumirea tipului de document, data protocolului este data ședinței. Rubrica - formular de colectare și denumirea organismului de autoguvernare.
Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.
Partea introductivă conține informații constante (cuvinte: „Președinte”, „Secretar”, „Participat”).
Partea introductivă a protocolului se încheie cu ordinea de zi, urmată de două puncte.
Punctele de pe ordinea de zi sunt numerotate. Fiecare întrebare nouă începe pe o linie nouă. Secvența întrebărilor este determinată de gradul de importanță a acestora.
Întrebările sunt enumerate în cazul nominativ. Procesul-verbal (raport, mesaj, informație), titlul postului, inițialele și prenumele vorbitorului sunt scrise la genitiv.
Fiecare întrebare trebuie să fie specifică.
Partea principală a textului este construită în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi. Construirea unei evidențe a discuției fiecărui punct de pe ordinea de zi se realizează conform schemei "Ascultat - acționat - hotărât (hotărât)",întrebările și răspunsurile sunt de asemenea înregistrate.
În practică, se aplică forma scurta proces-verbal, când se indică numai lista celor prezenți, problemele luate în considerare și deciziile luate.
Extras din protocolUn extras din protocol conține următoarele detalii:
denumirea instituției de învățământ general, denumirea tipului de document (EXTRAS DIN PROTOCOL), data (data ședinței), index, locul întocmirii, titlul textului, text, semnături, marca de certificare a copiei, marcă de execuție, direcție către „caz”.
Informațiile și documentele de referință generate în derularea activităților instituției de învățământ includ: certificate, memorii, scrisori, mesaje telefonice.
Scrisoare.Scrisorile sunt emise pe formulare, includ următoarea compoziție a detaliilor:
- numele instituției de învățământ,
- Data,
- un link către indexul și data documentului primit,
- destinaţie,
- rezoluție de management,
- titlu în text
- text,
- marca prezenței aplicației,
- semnătură,
- marca artistului,
TELEFON GRAM . Mesajul telefonic include următoarele detalii:
- data,
- text,
- semnătură,
- numele persoanelor care au primit și transmis mesajul telefonic.
Textul nu trebuie să includă mai mult de 50 de cuvinte. Mesajul telefonic trebuie să fie datat și semnat de persoana în numele căreia este transmis.
Referinţă .
Certificat - un document care confirmă orice fapte sau evenimente.
Referințele sunt de două tipuri:
1. Certificatele se întocmesc pentru a descrie sau confirma fapte sau evenimente din activitățile instituției. Întocmită la conducerea unei organizații superioare sau a șefului unei instituții pentru informații privind implementarea planurilor, sarcinilor, instrucțiunilor și transmise la timp.
Textul acestei referințe constă din două părți:
În prima parte sunt precizate faptele care au dat naștere redactării acesteia, în a doua sunt date date specifice. Concluziile și sugestiile nu sunt incluse în certificat.
Aceasta este diferența față de un memorandum.
Certificatul ar trebui să reflecte în mod obiectiv starea de fapt, compilarea lui necesită o colectare atentă și verificarea informațiilor, pot fi furnizate tabele.
Certificatele întocmite pentru conducătorul instituției sunt semnate de compilator.
Certificatele se întocmesc la conducerea unei organizații superioare, semnate de șeful instituției.
Data certificatului este data semnării acestuia.
2. Certificate de certificare fapte juridice: confirmarea locului de munca, a functiei ocupate, a salariului etc. Pentru ei se folosesc formulare standardizate de ecran.
Astfel de certificate se eliberează la cererea persoanelor interesate (angajaților) sau a instituțiilor și se înscriu în jurnalul de certificate eliberate.
Textul începe cu indicarea prenumelui, numelui, patronimului (în cazul nominativ) persoanei despre care se raportează informația. La sfarsitul certificatului este indicat numele organizatiei sau institutiei la care este reprezentat.
În instituțiile de învățământ, există în principal trei tipuri de certificate:
- certificat de studii ale elevului la această clasă, această instituție de învățământ;
- adeverință care confirmă transferul de la o altă instituție de învățământ;
- ajutor pentru angajati.
Certificatele sunt semnate de conducătorul instituției.
Raportare și note explicative.
memorandum poate fi scris de mână.
Acesta este un document adresat șefului și care îl informează despre situația actuală, fenomenul care a avut loc sau faptul lucrării efectuate, precum și care conține concluziile și sugestiile compilatorului.
Textul memorandumului este împărțit în două părți: 1-afirmare, care expune faptele care au avut loc sau descrie situația, și 2- în care este enunțată propunerea sau cererea.
Textul memorandumului trebuie să fie precedat de un titlu care începe cu prepoziția „Despre”, „Despre”.
Memorandumul se întocmește pe o foaie simplă de hârtie cu reproducerea detaliilor formularului.
Note explicative - un document care explică conținutul anumitor prevederi ale documentului principal sau care explică motivele unui eveniment, fapt, act. Note explicative care explică conținutul anumitor prevederi ale documentului principal sunt întocmite pe antetul general al instituției.Note explicative despre orice incidente, situații, acțiuni și comportament lucrători individuali emis la cearsafuri curate lucrări cu reproducerea acelorași detalii și semnate de compilator.
Dosarul personal al angajatului - acesta este un set de documente care contin cele mai complete informatii despre angajat si activitatea lui de munca. Dosarul personal se întocmește după emiterea unui ordin de angajare.
Fișierele personale sunt păstrate pentru toți angajații sistemului de operare.
Documentele din dosarele personale sunt aranjate în următoarea ordine:
- Inventarul intern al documentelor cauzei;
- aplicație pentru un job;
- regie sau prezentare;
- chestionar;
- fișa de evidență a personalului;
- autobiografie;
- copie a pașaportului;
- documente de studii;
- fișa de certificare;
- extrase din ordine de numire, transfer, concediere;
- suplimentar la fișa personală de evidență a personalului (conține date privind primirea primelor sau aplicarea penalităților, asupra premiilor etc.).
Copiile ordonanțelor de aplicare a sancțiunilor, certificatele de sănătate și rezidență, cererile de concediu, copiile ordinelor de concediu și alte documente de importanță secundară nu se înscriu într-un dosar personal.
Fișierele personale pot fi emise pentru uz temporar anumitor funcționari. Cercul persoanelor autorizate să utilizeze dosarele personale este stabilit de directorul instituției de învățământ.
Când se lucrează cu un dosar personal, este interzisă efectuarea oricăror corecții în înregistrările efectuate anterior, efectuarea de noi înregistrări în acesta, extragerea documentelor din dosarul personal.
Dosarele personale nu se predau angajatilor asupra carora sunt depuse.
Pentru a trimite dosare personale cu privire la solicitările relevante către alte organizații, este necesară permisiunea șefului acestei instituții de învățământ.
Fișierele personale au o durată lungă de valabilitate.
Istoria Angajărilor este principalul document privind activitatea de muncă a lucrătorilor și angajaților.
Evidențele de angajare sunt păstrate pentru toți angajații unei instituții de învățământ care au lucrat mai mult de 5 zile.
Solicitanții sunt obligați să prezinte directorului un carnet de muncă (pentru un loc de muncă cu fracțiune de normă o copie a cărții de muncă), întocmit în modul prescris.
Nu este permisă angajarea fără carte de muncă.
Ghidul directorului instituției de învățământ este Instrucțiunea „Cu privire la procedura de ținere a carnetelor de muncă la întreprinderi, instituții și organizații” nr.162 din 20 iunie 1974.
Instituția de învățământ deține următoarea documentație pentru înregistrarea formularelor de carnet de muncă și a carnetelor de muncă completate:
* carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții la acestea.
Documentație educațională și pedagogică.
Documentele școlare trebuie întocmite în timp util, clar, lizibil, fără ștersături, pete care să pună la îndoială corectitudinea datelor introduse. Înscrierile în documente trebuie făcute cu pix sau mașină de scris albastră. Acolo unde se poate folosi tehnologia calculatoarelor, este permisă compunerea, editarea și tipărirea textelor cu ajutorul acestora. O eroare făcută în textul sau datele digitale ale unui document,
Se corectează după cum urmează; cuvintele sau numerele eronate sunt tăiate astfel încât să puteți citi cele barate, iar datele corectate sunt scrise deasupra. Toate corecțiile efectuate trebuie precizate și certificate prin semnăturile persoanelor care au emis documentul.
Documentația educațională și pedagogică a școlii constă în:
- cartea alfabetului studentesc,
- cartea de mișcare;
- fișa personală a elevilor;
- reviste cool;
- jurnale de activități extracurriculare;
- jurnalele de grup zi prelungită;
- cartea de înregistrare a formularelor și eliberarea certificatelor de învățământ general de bază;
- cartea de înregistrare a formularelor și eliberarea certificatelor de studii medii (complete);
- carte contabilă pentru eliberarea medaliilor de aur și argint;
- cărți de protocoale ale consiliului pedagogic al școlii;
- carnete de comenzi;
- registre de contabilitate pentru personalul lucrătorilor pedagogi;
- jurnalul de lecții ratate și înlocuite.
La schimbarea directorului școlii, aceștia trebuie transferați conform actului. Actul este semnat de foștii și nou-numiți directori, precum și de șeful CBR.
Dosarele școlare trebuie să conțină un extras din decizia administrației raionale de a atribui școlii un microsector cu formarea exactă a limitelor acesteia.
În dosarele școlii sunt stocate și acte de inspecție, memorii sau certificate, o carte de comentarii și sugestii ale persoanelor care inspectează. Următoarele sunt cerințele de bază pentru întreținerea celor mai multe documente importante scoala de invatamant general.
Registrul alfabetic al elevilor.
La fiecare școală se ține o carte alfabetică a elevilor. Totul este scris în carte
elevi de școală. În fiecare an, sunt introduse informații despre studenții unei noi admiteri. Numele elevilor sunt enumerate în ordine alfabetică, indiferent de clasele în care studiază. Pentru fiecare literă a alfabetului sunt alocate pagini separate, iar fiecare literă are propria sa numerotare de serie. Numărul de ordine al înscrierii studentului în carte este și numărul dosarului său personal.
Plecarea elevilor și absolvirea acestora din școală se documentează prin ordinul directorului, indicând motivul plecării; concomitent se face o înscriere în cartea alfabetică: se indică numărul și data comenzii, motivul plecării.
Dacă un elev care a părăsit anterior școala, a cărui plecare a fost emisă prin ordin, revine la aceasta din nou, atunci datele despre el se înregistrează ca pentru un elev nou înscris, în timp ce data întoarcerii elevului marcată „întoarcere” este înregistrată în rubrica „Data intrării la școală”.
Când se folosesc toate paginile cărții alfabetului, elevii înregistrează pe una sau alta literă, continuarea înregistrărilor se face într-o carte nouă în ordinea numerelor ulterioare pentru fiecare literă.
Corecțiile din carte sunt sigilate de semnătura directorului. Cartea este numerotată de pagini, dantelă și sigilată cu semnătura directorului și sigiliul școlii.
Dosarul personal al elevului.
La fiecare școală și pentru fiecare elev se ține un dosar personal al elevilor din momentul admiterii până la absolvire. În fișa personală a studenților se înscriu informații generale despre studenți, notele finale la note și evidența premiilor (laudări, laudări, medalii de aur, argint). În perioada elevilor din clasele a X-a-XI-a, certificatul de studii generale de bază se află în fișa personală a elevului și se eliberează după absolvirea liceului.
Formularul nr. 286 (informații de sănătate), completat pe baza rezultatelor anuale examene medicale. Dosarul personal al elevilor din clasele 1-4 este ținut de profesori, clasele 5-11 de către profesorii clasei. Dosarul personal al elevilor are un număr corespunzător numărului din cartea alfabetică; La absolvire, la școală se păstrează dosarul personal al elevilor.
Mișto revistă.
Mișto revistă- un document de stat în forma stabilită.
- reviste cool - pastrate in arhiva institutiei timp de 5 ani, apoi ultimele foi cu informatii generale iar notele finale ale studenților sunt retrase, formate într-o singură carte a anului universitar corespunzător, o astfel de carte fiind păstrată timp de 25 de ani.
- Jurnalul de clasă este supus inspecției de către administrație, comentariile fiind făcute pe pagina „Observații privind menținerea unui jurnal de clasă” cel puțin o dată pe lună.
- Dacă există comentarii sau sugestii din partea inspectorului, este necesar să le eliminați în termen de o săptămână.
- Distribuirea paginilor în jurnalul clasei se realizează de către directorul adjunct pentru afaceri academice în conformitate cu numărul de ore alocat în curriculum pentru fiecare disciplina academica:
- Toate înregistrările din jurnalul de clasă trebuie păstrate clar și ordonat cu cerneală albastră, în conformitate cu forma stabilită.
Jurnalul de lecții ratate și înlocuite.
Un registru al lecțiilor ratate și înlocuite este ținut în fiecare școală de către directorul adjunct pentru activități educaționale și metodologice. Conține informații despre lecțiile pierdute și înlocuite. Înscrierile se fac numai pe baza documentelor corect executate (comenzi pentru școală, concediu medical, înregistrări în jurnalele de clasă etc.).
Profesorul care a condus lecțiile în ordine de substituție semnează acest lucru în jurnal. Înregistrările din jurnal trebuie să corespundă cu înregistrările din foaia de pontaj și cu calculul câștigurilor.
3. Acceptarea și înregistrarea documentelor
3.2. Înregistrarea este supusă tuturor documentelor care necesită contabilitate, execuție, utilizare în scop de referință, atât provenind de la alte organizații, cât și de la persoane fizice, și formate în activitățile unei instituții de învățământ general.
Scrisorile de felicitare, cardurile de invitație, informațiile pentru informare, documentele contabile primare nu sunt supuse înregistrării. Pentru ei se întocmește o listă de documente neînregistrate.
3.3. Documentele sunt înregistrate în ziua în care sunt primite.
4. Controlul termenelor de executare a documentelor
4.1. Șeful instituției de învățământ este responsabil pentru executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor.
4.3. Toate sosesc instituție educațională documentația se execută în conformitate cu termenele specificate în rezoluția șefului. Dacă termenul limită nu este specificat, atunci documentul trebuie executat la timp - 1 lună; reclamatii, declaratii - in termen de o luna; telegrame - nu mai mult de două săptămâni.
4.4. Documentul se consideră executat dacă toate întrebările ridicate în el sunt rezolvate în esență, se face o notă în jurnalele de înregistrare despre execuție, adică. se consemnează data trimiterii și numărul de ieșire al documentului de răspuns, numele destinatarului, funcția și prenumele executorului executor care a semnat răspunsul.
Dacă toate întrebările ridicate în înscris sunt soluționate cu promptitudine, fără a scrie un răspuns, executorul execută o scurtă notă asupra documentului despre soluționarea problemei, pune data și semnătura, după care documentul este depus la dosar. Dacă se așteaptă un răspuns cu privire la problema ce urmează a fi soluționată, atunci cu acordul șefului biroului (secretarului), răspunsul primit, împreună cu o copie a răspunsului, poate fi sub controlul executorului.
Documentul este scos de sub control după executarea lui.
5. Întocmirea nomenclaturii și formarea cazurilor
5.1. Întocmirea unui nomenclator de cazuri.
5.1.1. Pentru formarea corectă a dosarelor unei instituții de învățământ general, care să asigure o căutare rapidă a documentelor după conținutul și tipurile acestora, se realizează o clasificare a documentelor.
5.1.2. Clasificarea documentelor este stabilită în nomenclatorul cazurilor - o listă cu numele cazurilor introduse în munca de birou a unei instituții de învățământ general, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora.
5.2. Formarea cazurilor.
5.2.1. Formarea dosarelor - gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.
5.2.2. Formarea cazurilor se realizează în biroul unei instituții de învățământ general.
5.2.3. Comenzile pentru activitățile de bază se formează separat de comenzile pentru personal (numirea, mutarea, concedierea angajaților) și de comenzile de vacanță, călătorii de afaceri etc.
7. Securizarea cazurilor
7.1. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor unei instituții de învățământ generală revine șefului.
7.2. Carcasele trebuie depozitate în dulapuri încuiate care să le protejeze de praf și expunerea la lumina soarelui.
7.3. Nu este permisă retragerea și eliberarea documentelor din cazurile de păstrare permanentă.
Bibliografie.
- Fluxul documentelor și documentele în școli. Moscova. 2002.
- Munca de birou. În instituțiile de învățământ. Reglementare legală. Moscova. 2004.
- Frish G.L. Ciclograma anuală de comenzi pentru școală. Moscova. 1999.
- Frish G.L. Documentația de nomenclatură a Instituției Generale de Învățământ. Moscova UT "Perspektiva" 2001.
- O listă a documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadelor de păstrare. Moscova.2000.
- Cartea de referință a șefului instituției de învățământ. №4 2003 p.16-26
- Cartea de referință a șefului instituției de învățământ. Nr. 5 2003 p. 43-51
