FZ 426 evaluare specială a locurilor de muncă. Legea federală „Cu privire la evaluarea specială a condițiilor de muncă” a intrat în vigoare

Formarea unui raport de călătorie de afaceri, împreună cu alte documente de raportare, este o parte necesară stadiu final suport documentar al unei călătorii de afaceri.

FIȘIERE

Pentru ce este documentul?

O călătorie de afaceri poate fi asociată cu o varietate de scopuri:

• derularea negocierilor;
• încheierea de contracte;
• la distanta unitate structurală;
• achiziții și vânzări de articole de inventar;
• participarea la seminarii de formare;
• evenimente de formare etc.

Totodată, indiferent de scopuri, pe baza rezultatelor deplasării, persoana detașată trebuie să întocmească și să prezinte autorităților un raport de finalizare a sarcinii.

Ambele părți ale relației de muncă au nevoie de un raport de călătorie de afaceri.

Pe baza raportului, conducerea întreprinderii are posibilitatea de a determina cât de bine a făcut față angajatul problemelor și sarcinilor pe care trebuia să le rezolve într-o călătorie de afaceri. Acesta permite angajatului să evite pretențiile nerezonabile cu privire la rezultatele nesatisfăcătoare ale călătoriei.

Nu trebuie să uităm că, pe baza raportului, conducerea companiei poate fie să răsplătească subordonatul pentru o treabă bine făcută, fie să-l pedepsească impunând acțiune disciplinară(de exemplu, dacă rezultatele unei călătorii de afaceri sunt negative, cu condiția ca acestea să se fi produs din vina directă a angajatului).

Cine generează raportul

Actul se intocmeste pe numele persoanei detasate. Totodată, semnătura (rezoluția) persoanei care a acceptat documentul trebuie să fie pe formular. Semnătura acestuia din urmă va indica faptul că raportul a fost acceptat spre examinare.

Ce să includeți într-un raport de călătorie

Pentru a evita dificultățile la întocmirea raportului, înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri, ar trebui să citiți cu atenție sarcinile stabilite de conducere.

Este necesar ca sarcinile călătoriei de afaceri să fie oficializate în scris - sub forma unei sarcini de serviciu (dacă sunt identificate puncte de neînțeles, acestea trebuie rezolvate pe loc).

Astfel, atribuțiile persoanei detașate se reduc numai la îndeplinirea acelor funcții care vor fi indicate în acest document. Rezultatele soluționării acestor probleme sunt cele care ar trebui reflectate în raport în primul rând. Dacă este posibil, acestea ar trebui să fie susținute de documente justificative suplimentare.

Dacă în timpul călătoriei angajatorul consideră brusc că este necesară stabilirea unor sarcini suplimentare pentru subordonat, acesta va trebui cu siguranță să convină cu acesta posibilitatea implementării acestora. În acest caz, angajatul are dreptul deplin de a le refuza.

Când trebuie făcut raportul?

Termenele limită pentru depunerea unui raport de călătorie de afaceri sunt determinate individual și depind de caracteristicile întreprinderii. În medie, aceasta este de trei zile lucrătoare, dar în orice caz, această perioadă nu trebuie să depășească o lună din momentul în care angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri.

Ce altceva, în afară de un raport de călătorie de afaceri, mai trebuie să predați angajatorului

Pe lângă raport, călătorul trebuie să prezinte departamentului de contabilitate:

• raport prealabil (cu privire la cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri);
• chitanțe, cecuri, bilete de călătorie etc. care confirmă actele de plată;
• permis de călătorie (dacă este eliberat).

Informații generale despre raport, caracteristici ale documentului

Dacă ați fost pentru prima dată într-o călătorie de afaceri și acum vă confruntați cu sarcina de a genera un raport despre aceasta și nu înțelegeți prea bine cum să-l scrieți, citiți recomandările noastre - acestea vă vor fi utile pentru un raport precis. idee despre cum ar trebui să arate acest document. De asemenea, uitați-vă la modelul de formular - pe baza acestuia vă puteți întocmi cu ușurință raportul individual.

Înainte de a trece la o descriere detaliată a documentului, vom oferi câteva informatii generale. Să începem cu faptul că acest raport poate fi redactat fie într-o formă arbitrară, fie într-o formă unificată, fie, dacă organizația are propriul model de document aprobat în politica contabilă, după tipul acesteia. Metoda de generare a raportului trebuie indicată în actele locale ale companiei.

Raportul poate fi scris pe o foaie obișnuită de hârtie de orice dimensiune adecvată (de preferință A4) sau pe antet - dacă această cerință se află în documentele de reglementare interne ale întreprinderii. Puteți să o scrieți atât de mână, cât și să o introduceți pe computer (cu o imprimare ulterioară obligatorie).

Necondiționat, trebuie respectată o singură regulă - raportul trebuie să conțină autograful călătorului, persoana care a acceptat raportul (de obicei șeful unității structurale), precum și directorul întreprinderii (pe lângă semnătură, trebuie să-și pună rezoluția pe raport).

Cel mai bun mod de a scrie un raport în două exemplare identice(dacă manual, atunci este posibil printr-o „copie carbon”), dintre care una ar trebui predată conducerii, a doua, pentru orice eventualitate, ar trebui lăsată cu dvs. (după ce ați făcut o notă despre acceptarea unei copii de la reprezentantul angajatorului).

Model de raport de călătorie

În primul rând, o scurtă explicație a structurii. Dacă scrieți un raport în formă liberă (și această practică este acum foarte răspândită), atunci împărțiți mental formularul în trei părți: începutul, secțiunea principală și sfârșitul.

Început - informații despre documentul în sine (număr, loc, data întocmirii).

Blocul principal este raportul în sine, care include:

• perioada acesteia (data de început și de sfârșit);
• motiv (aici trebuie să indicați documentul pe baza căruia ați fost trimis într-o călătorie de afaceri - aceasta poate fi o invitație din partea unei alte organizații, o comandă de la director etc.);
• scopul călătoriei (indicați sarcinile efective pe care conducerea vi le-a stabilit);
• rezultatele călătoriei: cu cât mai detaliate, cu atât mai bine. Daca in urma rezultatelor calatoriei de afaceri au fost incheiate unele contracte, s-au primit certificate etc. documente, trebuie să specificați numărul și data acestora.

Dacă este necesar, puteți atașa documente suplimentare la formular, făcându-le disponibile în raport ca element separat. La final, documentul trebuie semnat și datat până la data curentă.

Angajații fiecărei organizații merg periodic într-o călătorie de afaceri în numele șefului. Fiecare dintre ele are o sarcină specifică de îndeplinit. După întoarcerea înapoi, angajatul va trebui să întocmească un raport cu privire la ceea ce s-a făcut în timpul călătoriei de afaceri. În acest caz, un formular de atribuire a serviciului (formular T-10a) este util. Să aflăm ce reguli pentru înregistrarea acestuia sunt valabile în 2019.

Pentru ce este o misiune?

Atribuirea locului de muncă este document oficial. Ștampila „Obligatoriu” a fost eliminată de pe ea încă din 2013. Din acel moment, toate actele care au fost aprobate de Roskomstat al Federației Ruse prin Regulamentul nr. 1 din 01/05/2004 au devenit doar recomandate pentru utilizare. Acum, angajatorul poate dezvolta în mod independent forme mai convenabile ale unui raport de călătorie de afaceri, dar, în același timp, trebuie respectate toate cerințele necesare ale documentelor de reglementare.

Pentru a evita problemele controversate după ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să rezolve în mod clar toate punctele misiunii. Este acceptabil să se întocmească un program individual care să indice date specifice pentru executarea instrucțiunilor, pe care angajatul detașat trebuie să le respecte.

Exemplu de alocare a postului

La întreprindere, șefii de departamente, sub a căror supraveghere lucrează angajatul care pleacă în călătorie, sunt angajați în pregătirea sarcinilor de muncă. În trecutul recent, pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, a fost întocmit un întreg pachet de documente: o comandă de la șef, un certificat de călătorie și o misiune de muncă.

Procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri este reglementată în prezent de Capitolul 24 din Codul Muncii al Federației Ruse, precum și de Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749, cu modificări și completări care au intrat în vigoare la începutul 2019.

Și, ca o consecință a celor de mai sus norma legislativa, un certificat de călătorie și o misiune de muncă au intrat în categoria documentelor de dorit, dar nu obligatorii.

Sarcina de serviciu, atunci când este emisă, este stocată în arhivă serviciul de personal organizatie timp de 5 ani. Dacă un angajat a fost trimis cu o sarcină în afara țării, atunci perioada de păstrare este mărită de 2 ori.

Se pregătește o sarcină de service în 2 exemplare. Unul - pentru arhivă, celălalt direct pentru angajat. O copie a sarcinii nu este transmisă departamentului de contabilitate, deoarece toate datele pentru acumularea indemnizațiilor de călătorie sunt indicate în ordinul de călătorie de afaceri a angajatului.

În primul rând, șeful organizației și șeful departamentului pun semnături pe documente, apoi angajatul trimis într-o călătorie de afaceri se familiarizează cu ele. Și dacă este de acord cu toate condițiile specificate în sarcină, atunci își pune semnătura mai jos.

Misiunea primită pentru o călătorie de afaceri poate deruta chiar și un angajat cu experiență

Serviciile de personal își pun uneori întrebarea: ar trebui să pun sigiliul organizației pe forma unei misiuni de muncă?

Nu există un singur răspuns aici. Luați în considerare importanța informațiilor dintr-un document. Este posibil ca angajatul dumneavoastră să fie nevoit să prezinte un formular de atribuire a muncii pentru a îndeplini pe deplin sarcinile atribuite. Și imprimarea în acest caz va adăuga argument documentului.

Rețineți că pe antetul „M.P.” nemarcat. Mai mult, imprimarea nu mai este un atribut obligatoriu al organizației în ansamblu. Prin urmare, dacă organizația dvs. nu are deloc un sigiliu, atunci nu ar trebui să vă faceți griji cu privire la completarea unei astfel de imprimări.

Ce formular să completezi

Dacă mai mulți angajați pleacă într-o călătorie de afaceri deodată, nu fi prea leneș să completezi o sarcină de lucru pentru fiecare. Comanda pentru călătoria de afaceri poate fi una pentru toți călătorii de afaceri.

Toate coloanele din sarcină sunt supuse completării obligatorii. Același lucru este valabil și pentru coloana „Raport de călătorie”. Puteți scrie un raport despre munca depusă într-o formă gratuită.

Raport scurt de călătorie

Pentru a întocmi un raport de călătorie de afaceri, legea unifică un formular special T-10a. După cum sa menționat mai sus, la cererea șefului, una sau alta parte a formularului T-10a poate fi modificată. Dacă se așteaptă o descriere extinsă a scopului călătoriei sau un raport de călătorie, atunci este mai indicat să măriți aceste secțiuni în formular. Aceasta va oferi toate informațiile necesare.

Dacă materialul raportului de călătorie este extins, atunci completarea formularului T-10a cu o fișă de informații nu este considerată o încălcare a legii. Nimeni nu a anulat forma arbitrară a raportului.

Respectarea cerințelor de completare a formularului: obligatorie sau nu?

Această întrebare este adresată de ofițerii de personal atunci când se îndoiesc de necesitatea eliberării unui raport de călătorie. Răspuns: din 8 ianuarie 2019 nu este necesară întocmirea unui proces-verbal.

Multe organizații din obișnuință folosesc un set standard documente însoțitoare(comandă, sarcină și raport). Sunt mult mai confortabili și mai ușor de înțeles. Dar nu puteți completa un raport de călătorie de afaceri - aceasta nu va deveni o încălcare.

Dificultatea este alta: autoritățile de reglementare vor verifica probabil toate documentele de călătorie, conform cărora ați trimis angajați într-o călătorie. La urma urmei, un angajat într-o călătorie de afaceri primește bani conform raportului. Iar sumele care au fost cheltuite pentru nevoile organizației și pentru scopurile lor personale sunt impozitate diferit. Aici sunt utile documentele justificative (de exemplu, cecurile). Și acea formă va fi utilă, unde totul este clar și clar precizat.

Lista formularelor unificate aplicate la întreprindere este întocmită și aprobată de către șef. Toate aceste informații sunt reflectate în actele juridice locale ale unei anumite organizații.

Dacă organizația folosește formularul T-10a, atunci angajatul trebuie să îndeplinească întocmirea raportului în 3 zile.

Ce trebuie făcut: angajatul nu a făcut față sarcinii oficiale

Amintiți-vă că angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri din cauza nevoilor de producție. Și nu este obligat să restituie plățile prevăzute de lege pentru hrană, cazare, călătorie. Dar toate sumele pe care angajatul le-a primit direct pentru rezolvarea problemelor călătoriei vor trebui returnate.

Pentru a face acest lucru, angajatul care a sosit din călătoria de afaceri întocmește un raport scris despre călătoria de afaceri cu o descriere detaliată a fiecărei sume cheltuite. În primul rând - o explicație pentru care scopul călătoriei nu a fost îndeplinit, indicând motive obiective.

Ce documente financiare să atașez raportului

Potrivit legii, un angajat care se află într-o călătorie de afaceri primește bani în baza raportului. Acestea sunt emise imediat înainte de plecare. La sosirea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să întocmească un raport prealabil. In aceasta el este asistat de un contabil.

Toate documentele financiare sunt acceptate pentru contabilitate; cecuri, bilete, chitanțe, facturi plătite (originale cu sigiliu). Contabilul nu va lua în considerare nicio notă scrisă de mână.

Opinia expertului

Maria Bogdanova

Experienta de peste 6 ani. Specializare: drept contractual, dreptul muncii, dreapta Securitate Socială, dreptul proprietatii intelectuale, procedura civila, protectia drepturilor minorilor, psihologia juridica

În cazul în care regulamentul de călătorie conține o indicație că călătoria de afaceri a angajatului trebuie să fie însoțită de o atribuire a unui loc de muncă, atunci formularul trebuie completat în orice caz. Acest lucru se aplică și atunci când informațiile indicate în acesta vor duplica în esență informații din alte documente, deja compilate.Fiecare sarcină de lucru are un set strict definit de capitole care vă permit să completați un document pentru un singur angajat.

Aceasta înseamnă că formularul standard T-10a nu poate fi utilizat pentru mai mulți angajați. Prin urmare, pentru fiecare persoană detașată se întocmește o repartizare individuală a postului.

Toate documentele pe care contabilul le-a considerat exculpatorii sunt înscrise în coloane speciale pe reversul raport prealabil.

În cazul emiterii unei valute străine unui angajat de călătorie, înregistrările se fac pe fața raportului (coloana 1a) și pe verso (coloanele 6 și 8).

După reconcilierea cu compartimentul de contabilitate, raportul de avans se aprobă de către conducătorul întreprinderii.

Conform calculelor finale, angajatul care sosește se stabilește cu organizația. Dacă există fonduri neutilizate, acestea sunt depuse la casieria întreprinderii. În cazurile în care un angajat și-a cheltuit fondurile personale, suma convenită îi este plătită de la casieria întreprinderii sau într-un cont bancar.

Responsabilitatea angajatului pentru nerespectare

Conform legislatiei in vigoare, atat angajatul cat si managerul trebuie sa respecte cerintele actelor locale ale societatii.Astfel, dacă organizația are un „Regulament privind călătoriile de afaceri”, care include o atribuire a unui loc de muncă în lista sa, atunci angajații sunt obligați să completeze coloanele acestuia.În cazul refuzului de a-și îndeplini atribuțiile, angajatul, în conformitate cu articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse, poate fi supus răspunderii disciplinare.Completarea inadecvată a liniilor necesare poate fi considerată ca neîndeplinirea sarcinii primite pentru o călătorie de afaceri.

Misiunea de muncă pentru o călătorie de afaceri în 2015a intrat în categoria lucrărilor opționale la efectuarea călătoriilor de afaceri. Din materialul nostru, veți afla despre procedura de finalizare a unei sarcini și posibilitatea de a utiliza documente care o înlocuiesc.

Rolul postului

Din timpuri imemoriale, sarcina oficială a fost o verigă obligatorie în lanțul de înregistrare a documentelor de călătorie: pe baza acestuia, a fost emis un ordin, după care a apărut un certificat de călătorie - cu acesta un angajat al companiei a plecat într-o călătorie de afaceri.

Principala informație reflectată în atribuirea postului este scopul călătoriei. Se completează înainte de a trimite angajatul într-o călătorie. După îndeplinirea misiunii oficiale, a doua parte a documentului este întocmită cu titlul „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, din conținutul căruia se face o concluzie despre eficacitatea călătoria de afaceri a unui angajat al companiei și valabilitatea cheltuielilor de călătorie.

Până în 2015, un astfel de mecanism a făcut posibilă documentarea fiecărui pas al unui lucrător detașat și confirmarea cheltuielilor, care au respectat cerințele legii contabilității din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ. Pentru scopuri contabilitate fiscală nu a fost mai puțin important - controlorii nu au ignorat nici gradul de completitudine al pachetului de documente „de călătorie”.

IMPORTANT!Obligația de a emite o repartizare a locului de muncă a fost consacrată în clauza 6 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri, aprobat. Decretul Guvernului din 13 octombrie 2008 Nr. 749.

Acest sistem bine stabilit și dovedit de-a lungul anilor de înregistrare și colectare a unui set de documente „de călătorie” a fost încălcat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, care a adus ajustări la Regulamentul privind calatorii de afaceri.

Drept urmare, din ianuarie 2015, toate legăturile (cu excepția comenzii), inclusiv atribuirea oficială, au dispărut din trusa „de călătorie” menționată mai sus.

Opțiune alternativă

Dispariția unei misiuni de serviciu din textul Regulamentului privind călătoriile de afaceri nu înseamnă deloc că o lucrare cu această denumire trebuie exclusă din fluxul de lucru în cadrul companiei.

Pentru a aranja o călătorie de afaceri, puteți utiliza în continuare întregul lanț de documente descris mai sus. Singura restricție: statutul pachetului de documente „de călătorie” s-a schimbat - nu mai poate servi drept confirmare oficială nici a faptului unei călătorii de afaceri, nici a cheltuielilor efectuate în legătură cu aceasta.

Un truc simplu vă va ajuta să ieșiți din această situație - puteți modifica ordinul de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (formularul unificat T-9) prin includerea rândului „Scopul călătoriei” în ea.

Familiarizați-vă cu forma documentului principal de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri pe site-ul nostru: vezi materialul .

Dar trebuie respectată condiția: forma ordinului elaborată pe cont propriu trebuie să fie stabilită printr-un act local, de exemplu, Regulamentul intern privind călătoriile de afaceri (partea 1 a articolului 8, partea 1 a articolului 22 din Munca. Codul Federației Ruse).

Cum să finalizați o sarcină

În cazul în care compania a decis să nu abandoneze setul obișnuit de documente de călătorie și a prevăzut forma lor în interior act local, procedura de emitere a unei sarcini de serviciu va include următorii pași:

• primește decizia șefului de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri;
• umple gr. 1-11 din partea tabelară a misiunii;
• familiarizați angajatul care pleacă într-o călătorie de afaceri cu sarcina lui și cu scopul călătoriei.

De obicei, pentru a emite o comandă de service, se folosește formă unificată T-10a, a cărui parte principală este reprezentată de un tabel de 12 coloane.

Formularul este încununat cu informații generale: denumirea companiei, numărul și data atribuirii. În centrul acestui document de o pagină se află informații despre angajatul care pleacă într-o călătorie de afaceri (numele complet, numărul de personal, locul de muncă și funcția). Coloanele 3-8 sunt dedicate călătoriei în sine: includ numele destinației și durata călătoriei (date de început, de sfârșit și de durată).

Coloana 9 este destinată să indice organizația plătitoare. În cele mai multe cazuri, aceasta este compania însăși, al cărei angajat este trimis într-o călătorie de afaceri. În unele situații, specialiștii companiei pot pleca în deplasări de afaceri la solicitarea (solicitarea) contrapărților terțe (clienți), atunci rambursarea cheltuielilor de călătorie poate fi suportată de clienți (această condiție este stipulată în contract).

Coloana 10 „Motiv” se completează cu detaliile comenzii (instrucțiunii) conducerii într-o călătorie de afaceri sau poate conține mențiunea „Plan de călătorie” (dacă călătoria se desfășoară conform planului).

Coloana 11 completată descrie sarcina (scopul) călătoriei de afaceri și aici se oprește executarea misiunii de afaceri până când angajatul detașat se întoarce la locul de muncă permanent.

Ulterior, sarcina este completată de angajatul însuși - în coloana 12, acesta trebuie să raporteze pe scurt despre munca depusă într-o călătorie de afaceri.

Procesul de completare a misiunii se finalizează prin semnarea acestui document de către angajat și manager, precum și completarea rândului „Concluzii privind finalizarea sarcinii”. În această linie, managerul oferă o evaluare a muncii depuse de angajat într-o călătorie de afaceri.

Vedeți un exemplu de misiune pe site-ul nostru.

Rezultate

Misiunea de afaceri pentru o călătorie de afaceri constă din două părți - instrucțiunile conducerii și raportul angajatului privind implementarea acestuia. Documentul a devenit opțional din 2015, dar poate fi folosit pentru raportarea internă în cadrul companiei.

Compune raport de călătorie de afaceri opțional, dar în majoritatea cazurilor, managerii solicită eliberarea acestui document. Principala cerință pentru pregătirea acestuia este o descriere clară a sarcinilor îndeplinite și dovezi documentare ale acțiunilor acestora. Exemple gata rapoarte de călătorie și multe altele documente importante pot fi găsite în articol.

Actul se intocmeste direct de salariatul detasat. Dacă mai mulți angajați pleacă într-o călătorie deodată, fiecare dintre ei întocmește o astfel de hârtie sau persoana responsabila numit de liderul grupului. Nevoia de compilare este determinată de șef chiar înainte de călătorie.

De obicei, se face un raport dacă:

1. Scopul călătoriei este de mare importanță pentru organizație.
2. Există destul de multe sarcini atribuite unui angajat sau unui grup.
3. Scopurile sunt asociate cu cheltuieli financiare, pentru care se întocmește un document separat -.
4. Sarcinile sunt legate de semnarea documentelor cu partenerii, care trebuie de asemenea raportată.

Lucrarea se preda impreuna cu alte documente oficiale si financiare (la departamentul de contabilitate):

• raport prealabil, care înregistrează toate cheltuielile angajatului într-o călătorie de afaceri, prezența excedentelor;
• documente de plată care confirmă cheltuielile efectuate (cecuri, chitanțe, bilete de călătorie etc.);
• certificat de călătorie (dacă este disponibil).

Exemplu și reguli pentru întocmirea unui raport de călătorie de afaceri

Nu a fost stabilit un formular anume, astfel încât angajatul poate întocmi un document sub orice formă sau pe un antet separat al companiei în conformitate cu cerințele interne. Textul trebuie să includă următoarele informații:

1. Numele și funcția dispecerului.
2. Numele organizației, filiala sau subdiviziunea sa structurală, departamentul.
3. Durata călătoriei de afaceri (număr de zile, interval de date);
4. Scopul, obiectivele călătoriei (prescrise pe baza unei sarcini de lucru).
5. Întâlniri desfășurate (numele și funcția colegilor, denumirea întreprinderii).
6. Rezultate atinse.
7. Data raportului.
8. Semnătura, transcrierea semnăturii (nume, inițiale).

La compilare, puteți utiliza un formular gata făcut.

Sau utilizați eșantionul, ajustându-l pentru a se potrivi situației dvs.

O altă opțiune pentru un raport gata făcut despre o călătorie de afaceri este să vă familiarizați cu literatura, să conduceți negocieri, să semnați acorduri de intenție cu partenerii. Toate acțiunile angajatului trebuie să fie confirmate de documentele relevante, care sunt enumerate în anexe.

Termenul și procedura de depunere a raportului de călătorie de afaceri

Pregătirea pentru o călătorie de afaceri începe în avans - liderul stabilește obiective și dă instrucțiuni scrise și orale. Atingerea acestor obiective, confirmarea sarcinilor finalizate trebuie reflectate în raport.

Pasul 1. Compilarea unei sarcini de lucru

Chiar înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, managerul stabilește obiectivele călătoriei, care pot fi consemnate în scris, pentru ca apoi să fie transferate în raport. De regulă, acestea sunt înregistrate într-o atribuire a postului, care este întocmită în formularul nr. T 10-a sau sub orice formă. De fapt, această lucrare reflectă aceleași informații ca și în raport - numele complet al călătorului, data călătoriei, obiectivele etc.

Pasul 2. Alcătuirea unui raport de călătorie

Apoi, angajatul trebuie să raporteze pentru atingerea obiectivelor stabilite și nu este suficient să scrieți pur și simplu „Terminat”. De regulă, managerul necesită o descriere detaliată a acțiunilor - de exemplu: „A purtat negocieri cu numele partenerului și a semnat un acord-cadru de cooperare”.

Raportul trebuie întocmit imediat după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. De obicei, se acordă 3-5 zile lucrătoare pentru aceasta, după care angajatul este obligat să se prezinte la manager. Perioada specifică depinde de reglementările companiei, dar în niciun caz nu trebuie să depășească 30 de zile calendaristice.

Documentul, de regulă, este compilat în formă tipărită, mai rar în formă scrisă de mână. Angajatului i se recomandă să facă 2 copii originale, dintre care una să fie predată managerului, iar cea de-a doua să fie păstrată pentru eventuala clarificare a oricăror informații legate de călătorie.

Pasul 3. Livrarea și aprobarea documentelor

Departamentul de contabilitate acceptă documente financiare și produce calculele necesare. Managerul acceptă raportul de călătorie și actele anexate - negocieri semnate, fotografii, videoclipuri etc. După aceea, raportul, dacă este necesar, este finalizat și trece cu aprobarea finală.

Pentru a evita repetarea, angajatul trebuie să redacteze un raport clar în conformitate cu obiectivele stabilite, care sunt formulate în atribuirea postului și/sau oral. Documentul este întocmit cât mai pe scurt, fiecare acțiune este confirmată de documentele anexate.

După o călătorie de afaceri, un angajat trebuie să își oficializeze rezultatele și să enumere cheltuielile, însoțindu-le cu documente justificative. Pentru a face acest lucru, completează două tipuri de rapoarte: un avans asupra costului unei călătorii de afaceri (pentru contabilitate) și un raport privind finalizarea unei sarcini de călătorie de afaceri (pentru management). Le atașează toate documentele legate de călătorie.

Cum să raportezi o călătorie de afaceri

În prezent, legislația prevede un singur tip de raport obligatoriu pe - în avans. Este necesar să se anuleze fondurile eliberate angajatului pentru o călătorie de afaceri. În ea, angajatul raportează despre cheltuielile sale în timpul călătoriei. Dacă cheltuielile sale sunt mai mari decât avansul primit, angajatul este plătit suplimentar pentru o călătorie de afaceri, dacă sunt mai mici, trebuie să le returneze.

Cheltuielile de călătorie includ:

1. - acest tip de cheltuială este stabilit prin reglementări și are o sumă fixă ​​pentru călătoriile pe teritoriul Federației Ruse sau în străinătate.
2. Cheltuieli de călătorie - includ achiziționarea de bilete la și de la destinație și întoarcerea la locul de muncă, plata cheltuielilor pentru călătoria cu mașina deținută de un lucrător detașat (achiziționarea benzinei, asigurare la călătorii în străinătate).
3. Cheltuieli de trai - plata unui hotel sau inchirierea unui loc de locuit.
4. Cheltuieli de reprezentare - aceasta include plata suvenirurilor, costurile necesare pentru a reprezenta interesele companiei.
5. Alte cheltuieli - plata altor tipuri de cheltuieli asociate cu o călătorie de afaceri, de exemplu, atunci când călătoriți în afara Rusiei, aceasta poate fi plata pentru vize, asigurare, obținerea permiselor necesare etc.

Costurile de călătorie și cazare trebuie documentate.

Fără documente primare, departamentul de contabilitate nu va accepta raportul de avans și nu va rambursa angajatului cheltuielile. Prin urmare, este necesar să păstrați diverse bilete, cecuri, contracte de închiriere etc.

Al doilea tip de raport care poate fi solicitat de la un angajat este un raport de progres. În acest document, angajatul raportează despre rezolvarea sarcinilor stabilite în ordinea sau repartizarea locului de muncă pentru deplasare. Un astfel de raport de călătorie conține rezultatele unei călătorii de afaceri, iar în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii parțiale a obiectivelor, o indicare a motivelor care au împiedicat executarea misiunii.

La acesta se anexează și diverse documente sau copii ale acestora, care confirmă îndeplinirea comenzii. Cu toate acestea, majoritatea nu sunt financiare. Este vorba despre contracte încheiate în timpul călătoriei, certificate sau diplome primite, acte etc.

Este necesar să se emită un raport de călătorie numai dacă prezența acestuia se datorează unei cauze interne documente normative companiilor.

În cazul neîndeplinirii sarcinii, acest document poate deveni baza pentru numirea unei alte călătorii de afaceri sau soluționarea problemei pedepsirii salariatului în cazul în care călătoria nu a avut succes din vina acestuia.

Momentul ambelor rapoarte de călătorie poate fi diferit. Pentru raportul prealabil, termenul limită este de trei zile lucrătoare de la întoarcerea din călătorie.

Un raport de atribuire a postului poate fi, de asemenea, furnizat în termen de trei zile, dar angajatorul are opțiunea de a seta un interval de timp diferit pentru acesta.

Perioada maximă pentru completarea și transmiterea acestui tip de raport către manager nu trebuie să depășească o lună de la data încheierii călătoriei.

Întocmirea unui raport prealabil

Există o formă aprobată a raportului prealabil AO-1 (Rezoluția Goskomstat nr. 55 din 1 august 2001). Este format din două părți. Prima parte conține:

Pe verso, angajatul care completează raportul de avans indică fiecare sumă cheltuită și informații despre documentul care o confirmă.

La finalul procesului verbal, angajatul care s-a întors dintr-o călătorie de afaceri își pune semnătura.

Toate documentele privind cheltuielile trebuie să fie în original, copiile nu sunt permise.

Dacă se obișnuiește ca societatea să întocmească un raport de călătorie pentru conducere, la raportul de avans trebuie să se atașeze și oa doua copie a acestui document.

Raport de călătorie de afaceri pentru managementul companiei

Acest tip de raport era anterior obligatoriu, dar din 2015 utilizarea lui a fost lăsată la latitudinea conducerii sau a proprietarului organizației. Forma sa trebuie aprobată în politica contabilă a întreprinderii.

Descărcați exemplul de raport al călătoriei de afaceri care este actualizat pentru 2018.

Pe lângă descrierea călătoriei de afaceri în sine și a rezultatelor acesteia, acest document servește și ca confirmare a locației angajatului în timpul de lucru si indeplinirea atributiilor care i-au fost atribuite.

În documentele interne ale companiei, este posibil să se prevadă și cazurile în care nu este necesară completarea unui raport de călătorie.

De exemplu, atunci când angajații sunt trimiși să semneze un document în numele companiei sau primesc un certificat necesar pentru a continua să lucreze. Scopul călătoriei se consideră îndeplinit dacă angajatul a adus documentul necesar.

În cazul neîndeplinirii integrale sau parțiale a sarcinilor oficiale, pe lângă raportul de călătorie, angajatul trebuie să redacteze un memoriu în care să prezinte motivele neîndeplinirii.

Pe baza rezultatelor luării în considerare a ambelor documente, conducerea ia o decizie cu privire la necesitatea unei a doua călătorii și la gradul de vinovăție al angajatului în neîndeplinirea sarcinii.

Dacă mai mulți angajați au fost trimiși într-o călătorie de afaceri, aceștia pot întocmi atât un singur raport de călătorie, cât și unul separat. În acest caz, totul va depinde de obiectivele călătoriei.

De exemplu, angajații care au fost trimiși să participe la o expoziție sau seminar scriu un raport comun despre evenimentul la care au participat, iar angajații care decid sarcini diferiteîn cadrul unei călătorii, să raporteze fiecare la rândul său - avocați pentru contractele încheiate și ingineri pentru instalarea sau verificarea echipamentelor livrate.

Acest document poate fi pe hârtie sau în în format electronic. Atunci când îl întocmește pe hârtie, angajatul tipărește două exemplare ale documentului, dintre care unul îl păstrează.

Dacă societatea a adoptat un sistem electronic de gestionare a documentelor și angajații au semnături electronice, raportul poate fi întocmit și trimis electronic. Acest formular este foarte convenabil dacă mai mulți angajați din diferite departamente au fost trimiși într-o călătorie de afaceri.

După aprobarea raportului, acesta este înregistrat, la raportul de avans se anexează o copie, dacă acest lucru este prevăzut în politica contabilă.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul completează un raport privind executarea sarcinilor care au fost scopul călătoriei. Acesta indică:

Ca documente justificative pentru un raport de călătorie de afaceri, puteți atașa contracte, acte, acorduri, certificate, certificate etc. În raportul propriu-zis, acestea sunt indicate printr-o listă de cereri.

O scurtă descriere a scopurilor și obiectivelor este preluată fie din atribuirea postului, cât și din documentul de justificare a necesității de a trimite un angajat.

Secțiunea de raport de progres include întâlniri desfășurate, etape de lucru asupra sarcinii.

De exemplu, atunci când efectuați o inspecție a echipamentului livrat ca parte a serviciului de garanție, puteți descrie lucrul pe fiecare unitate sau mașină.

Rezultatele călătoriei conțin informații despre rezultatele implementării instrucțiunilor atribuite, precum și diverse recomandări și propuneri.

De exemplu, după o călătorie în expoziție internațională un angajat poate propune modificarea termenilor contractelor cu clienții organizației pentru a le face mai profitabile decât cele ale firmelor concurente. Sau propuneți introducerea unui sistem mai avansat de evaluare a calității produselor, reducerea costurilor, achiziționarea de echipamente moderne etc.

În această secțiune, puteți indica, de asemenea, pe scurt motivele neîndeplinirii sarcinii și le puteți emite complet cu un memorandum.

De exemplu, un angajat s-a îmbolnăvit în timpul unei călătorii de afaceri, dar nu i-a prelungit perioada pe durata bolii, deoarece era necesară prezența angajatului la locul de muncă. În acest caz, în rezultatele călătoriei, puteți indica că nu a fost posibilă finalizarea integrală a lucrărilor prevăzute de scopurile călătoriei din cauza concediu medical, iar în viitor este necesar să trimiteți angajatul într-o a doua călătorie de afaceri.

Exemplu de raport de călătorie

APROBA

Director al SRL „Svetplus”

R. D. Inokentiev (semnătură)

Raport de călătorie

Angajat: șef adjunct al Departamentului de marketing A. Z. Prokofiev

Călătorie de afaceri: în Minsk, Republica Belarus, din 14.06.2018 până în 18.06.2018

Scopurile și obiectivele călătoriei: participarea la expoziția-târg internațional „Promexpo - 2018”, care a avut loc în perioada 15.06.2018 - 17.06.2018, întreținerea unui stand informativ cu mostre de produse, explorarea oportunităților de a intra în noi pieţe de vânzare, prezentarea produselor către potenţialii consumatori.

Îndeplinirea sarcinii: în cursul participării la expoziția „Promexpo - 2018”, eu, Prokofiev A. Z., am efectuat următoarele lucrări.

A fost organizat un stand expozițional cu difuzare continuă de videoclipuri publicitare despre produsele noastre, precum și distribuție de cataloage și broșuri cu informații de contact și o descriere detaliată a produselor noastre.

În cadrul conferinței expozanților a avut loc o prezentare a celor mai recente mostre de produse fabricate, precum și o evaluare firme de publicitate doi dintre concurenții noștri (materialele sunt atașate pe o unitate flash).

În cadrul expoziției-târg, la un seminar au participat reprezentanți ai cunoscutei agenții de marketing Magicmade, ultimele evoluțiiîn domeniul marketingului strategic și al utilizării internetului.

S-au ținut întâlniri cu potenţiali consumatori produse din 7 țări.

Rezultatele călătoriei de afaceri: au fost încheiate acorduri preliminare privind furnizarea de produse cu trei firme (transferate la serviciul juridic), pentru evaluarea eficienței noilor instrumente în promovarea produselor, a fost prezentat un pachet de propuneri de la o agenție de publicitate. Pentru a analiza produsele firmelor concurente în Departamentul Tehnic sunt furnizate cataloage cu caracteristici ale mărfurilor altor producători. La intoarcerea dintr-o calatorie de afaceri este planificata training pentru angajatii departamentului de marketing cu studiul celor mai bune practici in promovarea produselor la nivel international.