Descărcați foaia de pontaj. Completarea foii de pontaj: un document important pentru salarizare

Orice organizație din fara esec foaia de pontaj este menținută. Regulile de formatare a acestui document, scopul său și un exemplu gata făcut care poate fi folosit ca exemplu - toate acestea sunt discutate mai jos.

Scop principal

Durata planificată a schimbului și numărul total de zile lucrătoare din lună vor diferi aproape întotdeauna de orele și zilele care au fost efectiv lucrate. Pentru înregistrarea faptului, se păstrează o fișă de pontaj: vă permite să colectați toate informațiile despre timpul de lucru care a fost efectiv calculat.

Scopul acestui document este dublu:

1. Obțineți informații despre întreaga perioadă de timp lucrată.
2. Obțineți date despre absenteism pentru aceeași perioadă.

Astfel de informații sunt utile, în primul rând, unui contabil. De asemenea, unii inspectori vor avea nevoie de informații - o descriere corespunzătoare este dată în tabel.

contabil	calcularea tuturor plăților care trebuie să fie transferate angajaților: salariu, plăți de concediu, indemnizație de călătorie etc.
reprezentant al Serviciului Fiscal Federal	inspectorii sunt interesați de corectitudinea calculului plăților și impozitelor de la acestea: adesea compania este verificată pentru a vedea dacă baza de impozitare a fost subestimată
ofițer FSS	orele lucrate sunt de interes pentru fond în legătură cu calculul prestațiilor sociale (de exemplu, pentru îngrijirea copiilor)
inspector de muncă	inspectorii sunt interesați dacă au fost încălcate drepturile lucrătorilor
Reprezentantul Rosstat	angajații Rosstat colectează date statistice - de exemplu, conform informațiilor din raportul, ei întocmesc un singur

Formă: martor și probă

Fiecare companie are dreptul de a aplica propriul eșantion, și ține evidența orelor de lucru folosind un formular special T-12. Puteți să luați ca bază exact forma acesteia (este dată mai jos) și să o adaptați nevoilor companiei.

Documentul constă din 3 părți principale:

1. Pagina de titlu conține un sistem unificat de coduri, care indică, de exemplu, zile libere suplimentare (din cauza orelor suplimentare), concediu medical, pauză din vina angajatorului etc. Fiecare împrejurare are un cod alfabetic și numeric.
2. A doua parte (tabelară) este contabilitatea efectivă a orelor de lucru. Se desfășoară zilnic (inclusiv zile libere și sărbători).
3. Și a treia parte este prezentată și sub forma unui tabel. Oferă informații despre plata salariilor (sume, ore și zile, tarif).

Iată cum arată formular gol formularul T-12.

Alături de formularul T-12, există și un T-13. Lipsește ultima (a treia) parte - adică acest document este o simplă fișă de pontaj pentru fixarea orelor de lucru, fără calcule de salarizare. Exemplu terminat documentul este prezentat mai jos.

Ordinea de conduită

Documentul este păstrat de angajați special desemnați: ei înregistrează timpul de lucru pentru fiecare zi. De regulă, directorul este responsabil pentru execuția corectă unitate structurală(de exemplu, departamentul de vânzări). Responsabilitatea poate fi împărțită de adjunctul său. Dacă firma este suficient de mare, ei introduc un post special de cronometru, care înregistrează toate informațiile.

În orice caz, persoanele responsabile sunt întotdeauna desemnate de către șef, ceea ce este indicat de comanda corespunzătoare (probă gratuită) - de exemplu, documentul prezentat mai jos.

NOTĂ. Toate persoanele responsabile trebuie să se familiarizeze cu textul comenzii și să își pună semnătura și data.

În general, ordinea arată astfel:

1. Persoana responsabilă înregistrează informațiile pentru fiecare zi.
2. După completare (după o lună), documentul este transferat la departamentul de personal.
3. După departamentul de personal intră în departamentul de contabilitate.
4. Ultima semnătură rămâne la șeful unității structurale.

NOTĂ. Când documentul este completat și semnat de către toate persoanele responsabile, acesta este arhivat și trimis la arhivă pentru păstrare. Perioada minimă de păstrare este de 5 ani. Dar dacă munca la întreprindere se desfășoară în condiții periculoase și dăunătoare, timpul de depozitare crește semnificativ - cel puțin 75 de ani.

Cum se completează o foaie de pontaj: instrucțiuni pas cu pas

La completare, se folosește un singur sistem de notare. Foaia de pontaj consemnează timpul lucrat conform regulii „un post este destinat unui post”. Doar angajații care au contract de munca, inclusiv cei interni cu normă parțială - pentru aceștia, în special, este necesar să înregistreze informații de două ori.

Nu sunt luați în considerare următorii angajați:

• muncitori neoficial;
• parteneri externi;
• lucrează pe bază de contract civil.

Ordinea de umplere prevede proiectarea corectă Pagina titluși partea tabelară propriu-zisă.

Pagina titlu

Următoarele informații sunt înregistrate aici:

1. Numele companiei (este permisă o versiune scurtă, de exemplu, Alpha LLC).
2. Codurile pentru OKUD și OKPO.
3. Număr - compania alege sistemul de numerotare în mod independent. De exemplu, o variantă de atribuire secvențială a numerelor în timpul anului calendaristic este comună.
4. Perioada de raportare - i.e. luna cu datele de început și de încheiere pentru menținerea documentului.
5. Data compilarii se refera la ultima zi dupa care trebuie semnata de toti angajatii responsabili. Documentul este apoi transferat în depozitul de arhivă.

parte tabulară

Aici trebuie să completați toate coloanele:

Informații despre salarizare

Dacă formularul T-12 este menținut, atunci se completează și această secțiune. Aici se înregistrează informații în principal despre 2 forme de plată:

1. Salariul propriu-zis (indicat prin codul din 4 cifre 2000).
2. Plăți pentru zile de vacanta(notat prin codul 2012).

Toate sumele sunt debitate din așa-numitul cont de compensare - va fi la fel, indiferent de tipul de plată.

Ca de obicei, orele de lucru sunt fixe ținând cont de numărul total de zile și ore.

La finalul documentului, toți angajații autorizați semnează:

• persoana care deține documentul (dacă există)
• reprezentant al departamentului de personal;
• sef sectie.

Instrucțiuni video pentru înregistrare

Comentariu video despre umplere:

Foaie suplimentară

Există mai multe cazuri în care foaia de pontaj în sine nu este suficientă, deoarece contabilitatea implică repararea Informații suplimentare. Apoi ar trebui să emiteți o altă foaie:

1. Dacă un angajat renunță la mijlocul lunii sau la început. În acest caz, toate zilele și orele efectiv lucrate sunt înregistrate pe o foaie suplimentară. Și în formular fac mențiunea „Fired” exact la data la care a avut loc concedierea. Apoi documentul este depus împreună cu o foaie suplimentară.
2. Va fi nevoie și atunci când angajatul nu lucra, dar în același timp nu a luat legătura și nu a sesizat motivele absenței sale. Dacă nu s-a prezentat (sau nu a luat documente care confirmă validitatea motivului) și a sosit momentul predării documentului, se pune codul 30 (desemnarea literei „НН”).

În astfel de cazuri, este mai bine să faceți toate semnele cu un creion. Dacă mai târziu se dovedește că angajatul, de exemplu, a primit concediu medical, ar trebui să puneți un semn pe codul 19 (litera „B”).

Contabilitate sumară: caracteristici de calcul

Dacă numărul normal de ore (8 ore pe zi și 40 ore pe săptămână) nu poate fi respectat, atunci durata totală a timpului efectiv lucrat este determinată ca o sumă simplă. Această procedură există în întreprinderile care:

• munca non-stop, in ture;
• utilizați un program flexibil;
• organiza metoda de schimbare muncă.

Atunci conceptul principal devine perioadă contabilă. – luna calendaristică, 1 trimestru sau întregul an. Intervalul specific este selectat în funcție de caracteristicile întreprinderii. De exemplu, dacă se așteaptă munca în condiții periculoase și dăunătoare, atunci se ia ca bază o perioadă de 1 trimestru.

Dacă de ceva timp angajatul nu a lucrat din motive întemeiate, atunci acest timp nu este luat în considerare (adică este exclus complet).

Situații non-standard: ce să faci

În majoritatea cazurilor, este destul de simplu să întocmești un document, deoarece contabilitatea se bazează pe o distribuție uniformă și egală a timpului de lucru pentru fiecare angajat. Cu toate acestea, această procedură este adesea încălcată din anumite circumstanțe, de exemplu:

1. Dacă un coleg cere timp liber, iar managerul nu se deranjează, atunci se înregistrează doar orele efectiv lucrate (întreg). Absența este indicată de semnul „I” sau de două numere „01”.
2. Dacă este bolnav, atunci pun „B” și lasă fundul câmpului gol. Desigur, având concediu medical cerinta obligatorie pentru o asemenea nota.
3. Dacă a fost planificat, iar angajatul a luat-o conform acordului, în conformitate cu procedura actuală, a pus denumirea „NV” (în versiunea digitală, codul „28”). Sunt momente când adevăratele motive ale absenței sunt temporar necunoscute. Apoi puteți pune „НН”, dar în cazul clarificării situației, este selectată denumirea corespunzătoare, iar „НН” este tăiată.
4. Dacă un coleg a plecat într-o călătorie de afaceri, marcați „K”. Când se întoarce oficial și își începe îndatoririle obișnuite, ei pun litera „I”.

Cum să faci modificări

Contabilitatea timpului de lucru presupune fixarea unor informații care se pot modifica în timpul zilei sau săptămânii, prin urmare, foaia de pontaj prevede și posibilitatea de a face modificări. Trebuie făcute ajustări pentru a reflecta situația reală, al cărei adevăr este documentat.

Există 2 moduri de a face corecturi:

1. Sunt permise inexactități, dar documentul este completat de așa-numitul formular corector. Ambele lucrări sunt depuse împreună pentru verificare.
2. Documentul original este corectat, iar un formular suplimentar nu este întocmit. Apoi, trebuie să tăiați cu atenție toate datele incorecte. Acest lucru se face cu o bară orizontală. Dacă informațiile eronate sunt conținute în câmpurile adiacente, o singură linie este tăiată.

În acest caz, trebuie făcută o înregistrare adecvată care să explice situația în detaliu, de exemplu:

Se poate face pe cel mai apropiat teren liber.

Răspunderea pentru administrare greșită

Gestionarea corectă a documentelor este o responsabilitate directă a companiei. În caz contrar, pot urma penalități destul de tangibile.

Interesant este că Codul Muncii nu conține un articol ca atare care să stabilească răspunderea pentru absența unei foi de pontaj. Cu toate acestea, este în Codul contravențiilor administrative - acesta este articolul 5.27. Se reglementează că absența unui document va duce la penalități:

1. Pentru persoanele responsabile de la 1000 la 5000 de ruble.
2. Pentru o companie ca entitate legală de la 30.000 la 50.000 de ruble.

În cazul unui buletin cu erori, se aplică alte măsuri. Acestea sunt setate în funcție de dacă intenția rău intenționată care a cauzat aceste erori este detectată. De exemplu, o companie creditează un angajat cu zile nelucrate efectiv pentru a-și „reduce” profiturile și, prin urmare, a plăti mai puțin impozit. Sancțiunile vor fi aplicate în conformitate cu circumstanțele specifice ale încălcării (în mare măsură vor depinde de cuantum).

Fișa de pontaj este concepută pentru a introduce informații despre timpul efectiv lucrat de angajații organizațiilor. Trebuie să spun că formularul de pontaj nu este strict obligatoriu - în principiu, poate fi arbitrar, adică fiecare întreprindere este liberă să-și folosească propria foaie de pontaj dacă apare o astfel de nevoie. Cu toate acestea, formularul a fost dezvoltat și recomandat pentru utilizare de către Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse și este de preferat.

FIȘIERE

Cine completează foaia de pontaj

Formularul se completează fie de către un angajat al departamentului de personal, fie de către șeful unei unități structurale, fie de un cronometru angajat special pentru această funcție. Pe baza informațiilor introduse în acesta, specialiștii departamentului de contabilitate acumulează salarii și alte plăți către angajații organizației. De fapt, foaia de pontaj este unul dintre cele mai importante documente contabile. Si daca firme mici se poate fara el, mari intreprinderi este obligatorie menținerea unei astfel de fișe de pontaj.

În funcție de sistemul de contabilitate a personalului adoptat la întreprindere, foaia de pontaj poate fi formată fie una pentru toți angajații organizației, fie păstrată separat în fiecare unitate.

Foaia de pontaj este un document obișnuit, adică o nouă copie trebuie compilată în fiecare lună, astfel încât numărul de serie al foii de pontaj va fi echivalent cu numărul de ordine al lunii în care a fost creată. Perioada de pontaj acoperă toate zilele lunii.

Puteți completa foaia de pontaj atât electronic, cât și în scris. Cu toate acestea, după introducerea tuturor informațiilor necesare, acestea vor trebui în continuare tipărite pentru semnăturile persoanelor responsabile.

Formularul T-13. Caracteristicile formularului

Să începem cu formularul T-13, care acum este folosit mult mai des pentru a păstra o foaie de pontaj.

Formularul unificat T-13 sau foaia electronică de pontaj este binecunoscută angajaților departamentului de personal. Aceasta nu este singura modalitate, ci cu siguranță cea mai standard modalitate de a contabiliza orele lucrate. Dacă țineți evidența manual, trebuie utilizat formularul T-12.

Foaia de pontaj este un instrument familiar pentru urmărirea prezenței angajaților. Formularul T-13 vă permite să înregistrați în detaliu motivele absenteismului, inclusiv concediul pentru studenți pe durata sesiunii, pregătirea avansată și mai multe tipuri de concediu pentru handicap. Perioada pentru care se completează documentul poate fi mai mică de 31 de zile.

T-13 completat este baza pentru statul de plată.

Formatul de completare a fișei de pontaj în T-13

Spre deosebire de tabelele arbitrare cu conținut similar, T-13 conține date despre întreprindere, inclusiv forma de proprietate și OKPO. Numărul documentului este aplicat în conformitate cu cerințele interne de păstrare a pontajelor.

Numele departamentului este, de asemenea, indicat în partea de sus. Trebuie reținut că șeful acestui departament (chiar dacă completarea foii de pontaj nu face parte din atribuțiile sale) trebuie să semneze formularul completat.

Ordinea salariaților se stabilește prin decizia persoanei responsabile. Cea mai comună sortare este alfabetică, ca în exemplul nostru, dar este posibilă o variantă de aranjare după numărul de personal (coloana 3).

În coloana 4 punem note pe zi:

eu- (aspect) zi lucrătoare,
LA- zi libera,
DIN- concediu de odihna,
RP- prezența la vot într-o zi liberă (se lucrează liber),
La- călătorie de afaceri,
PC- Instruire,
La- concediu de studii cu apel de la o institutie de invatamant,
B- concediu medical cu concediu medical,
T- concediu medical fără plată fără concediu medical.

Sub marcaj am pus numărul de ore lucrate în ziua respectivă. În coloana 5, rezumăm numărul de I din rând și numărul de ore. Obținem 4 valori pentru 2 jumătăți ale lunii. În coloana 6, rezumăm valorile și obținem cifra finală pentru munca pentru luna.

Numărul de ore pentru V, OT, K, B și alte cazuri nu este indicat în coloana a patra. Pentru a face acest lucru, există coloanele 10-13.

Contabilizarea concediilor medicale, concediilor sau absentelor din alte motive

Codurile de desemnare pot fi diferite (de exemplu, numerice). Legislativ, nu este prescris un anumit format de umplere.

Notația X arată că nu ținem cont de această zi: pentru comoditate, luna este împărțită în două linii cu valori inegale. Pentru lunile care au 30 de zile (de exemplu, noiembrie, coloana va arăta astfel (pentru comoditate, al 31-lea număr „inexistent” este evidențiat cu roșu):

T-13 pentru noiembrie

Prin analogie, T-13 este completat pentru vizite în februarie.

Coloanele 7-9 indică codul de plată, numărul de zile și tipul de taxe. În exemplul nostru, codurile sunt:

• 2000 - Ziua de lucru comună,
• 2300 - concediu medical (indemnizatie de handicap),
• 2012 - concediu de odihna.

Solutie alternativa

Unele întreprinderi aprobă o versiune ușor simplificată a foii de pontaj fără a detalia motivul omisiunilor. În coloana 4 sunt indicate doar 2 coduri:

• eu- zi de lucru,
• H- zi nelucrată.

Această metodă poate fi incomodă prin faptul că nu înregistrează concediile medicale.

Cazuri speciale

1. Cum se completează T-13 pentru angajații care participă la conferințe și alte evenimente de formare?

Depinde de pozitia intreprinderii. Aceste zile pot fi numărate ca zile lucrătoare (I), sau pot fi numărate ca formare avansată (PC). Rata de plată poate varia, de asemenea.

2. Codul I poate avea o valoare mai mare de 8 ore?

Da. Poate, dacă există o comandă specială pentru program prelungit de lucru. Peste orar poate fi etichetat C.

3. Care este diferența dintre foile de pontaj T-12 și T-13?

Primul este un formular manual de participare. Al doilea este electronic. Multe departamente de contabilitate au trecut astăzi la T-13, deoarece poate fi colectat automat folosind un program special.

Formularul T-12

În primul rând, ca în orice alt document de evidență a personalului, trebuie mai întâi să introduceți detaliile organizației în foaia de pontaj: numele complet cu codul OKPO (trebuie luat din documentele de înregistrare), statut organizațional și juridic (IP). , SRL, CJSC, OJSC), precum și unitatea structurală (departamentul) pentru care se menține această fișă de pontaj (dacă este necesar).

Apoi trebuie să introduceți în coloana corespunzătoare numărul documentului pentru fluxul de lucru intern, precum și să indicați perioada de raportare care ia în considerare această foaie de pontaj.

Codurile numerice și alfabetice în foaia de pontaj

Această parte a foii de pontaj include cifrurile alfabetice și numerice utilizate pentru a completa informațiile necesare despre angajați, precum și decodarea acestora. Acestea trebuie introduse în partea principală a foii de pontaj pentru a reflecta pe scurt și în mod clar timpul petrecut efectiv de unul sau altul angajat la locul de muncă, precum și motivele absenței acestuia de la serviciu. Dacă specialiștii departamentului de personal au nevoie să introducă câteva coduri suplimentare în această formă a fișei de pontaj, acestea pot fi dezvoltate independent și introduse în acest tabel.

Contabilitatea timpului de lucru în T-12

Această secțiune din raportul este cea principală - în ea se păstrează evidența orelor de lucru. Mai întâi trebuie să introduceți numărul de serie al angajatului în prima coloană a acestei secțiuni, apoi, în a doua coloană, numele complet (de preferință numele complet și patronimul, astfel încât să nu existe confuzii și erori). În a treia coloană, trebuie să introduceți numărul de personal al angajatului care i-a fost atribuit în timpul angajării (este individual și nu se repetă).

Pentru fiecare angajat din buletinul de raportare sunt alocate două rânduri - acestea conțin informații criptate despre prezența sau absența la locul de muncă în fiecare zi calendaristică a lunii. În plus, este necesar să se indice și motivul neprezentării la la locul de muncă dacă a fost instalat unul.

În linia de sus, vizavi de numele angajatului, este indicat motivul, iar în linia de jos - numărul de ore efectiv lucrate, iar dacă angajatul nu a apărut la locul de muncă, celula de jos poate fi lăsată goală.

Următorul pas este de a calcula numărul total de ore și zile efectiv lucrate pentru perioade de două săptămâni, iar la sfârșitul tabelului - rezultatul calculelor pentru luna.

În același timp, ar trebui să monitorizați cu atenție dacă numărul total de zile calendaristice dintr-o lună coincide cu cantitatea de muncă, weekend-uri și sărbători indicate pentru fiecare angajat.

De spus că uneori persoanele responsabile cu completarea foii de pontaj introduc în aceasta doar acele informații care se referă la zilele în care angajatul a lipsit de la locul de muncă. Totuși, această opțiune poate duce la erori de personal și de contabilitate, așa că nu este indicat să o folosești.

Data și semnăturile persoanelor responsabile

După completarea foii de pontaj, angajatul responsabil cu aceasta trebuie să-și indice funcția, precum și să pună o semnătură în celulele corespunzătoare cu o transcriere obligatorie. Șeful unității structurale sau directorul întreprinderii trebuie să aprobe și foaia de pontaj - indicând, de asemenea, funcția și semnătura cu o transcriere. Ultimul lucru pe care trebuie să îl puneți este data la care a fost completată foaia de pontaj.

Un singur contract de muncă nu este suficient pentru ca o entitate economică să plătească salariaților săi remunerație pentru munca lor. În boo. contabilitate, există un document primar - o foaie de pontaj. Întreținerea acestuia presupune înregistrarea constantă a timpului de muncă sau a absenței fiecărui angajat angajat responsabil la întreprindere.

De ce ai nevoie de o foaie de pontaj

Normele legislatiei stabilesc obligatia fiecarui subiect care este angajator de a marca timpul de munca, iar aceasta se poate face in doua moduri – fixare rezumata si directa pe fiecare zi de sosire si plecare.

Această îndatorire este încredințată anumitor angajați, de exemplu, șefilor diviziilor structurale.

Sau poate fi folosit un sistem special de înregistrare automată care utilizează carduri de prezență a angajaților.

În acest din urmă caz, este încă necesară desemnarea funcționarului care va prelucra datele și va înscrie coduri pentru tipul de absență al angajaților.

Absențele de la serviciu sunt împărțite în două tipuri:

• Dintr-un motiv întemeiat, cu acordul angajatorului.
• absenteism.

Important! Pentru nepăstrarea evidenței orelor de lucru, se pot aplica măsuri administrative în administrația societății.

Pe baza datelor întocmite sub formă de fișă de pontaj, întreaga întreprindere plătește salarii angajaților. Acest document trebuie păstrat chiar dacă sistem de piese să contabilizeze ieșirile și absențele lucrătorilor.

Funcția foii de pontaj include, pe lângă control disciplina muncii, verificarea respectarii normelor pe durata zilei de lucru, saptamanii, lunii etc., precum si fixarea timpului la care salariatul poate efectua ore suplimentare, in zilele de odihna si de sarbatori.

Atenţie! Codul Muncii al Federației Ruse stabilește două tipuri de săptămâni de lucru - șase zile (36 de ore) și cinci zile (40 de ore).

De asemenea, contractele de muncă și reglementările companiei pot utiliza contabilizarea rezumată a timpului de muncă sau stabili zi neregulată. În acest caz, este permisă nerespectarea standardelor pe durata lunii, însă nu se recomandă încălcarea standardelor pe o perioadă mai lungă.

Bilanțul este un document justificativ important pentru diferite tipuri de verificări.

Majoritatea rapoartelor privind evidențele de personal și salariile din statistici sunt generate pe baza datelor din fișa de pontaj.

Procedura de utilizare a foii de pontaj

Rosstat a dezvoltat și aprobat două tipuri de formulare standard de foaie de pontaj - formularul t-12 și formularul t-13. Firma le poate folosi sau dezvolta propriile forme pe baza lor în conformitate cu propriile nevoi.

Fiecare întreprindere are posibilitatea de a alege unul dintre ele pentru a completa și a înregistra acest lucru în politica contabilă. Formularul de fișă de pontaj t-12 este utilizat simultan pentru a înregistra timpul și a determina salariile pentru această perioadă.

Formularul T-13 este mai comun în rândul companiilor, deoarece vă permite să completați automat un document și reflectă doar urmărirea timpului. Pentru calculul remunerației se folosesc extrase de decontare sau de salarizare.

Persoana responsabilă notează în fiecare zi despre apariție sau neapariție. În acest caz, se utilizează criptarea alfabetică sau numerică și este, de asemenea, posibilă indicarea duratei șederii angajatului la locul de muncă.

În aceste scopuri, puteți utiliza programe de pe computer sau puteți imprima un șablon și îl completați manual. În primul caz, foaia de pontaj este tipărită după ce este completată complet la sfârșitul lunii.

Atenţie!Înscrierile se pot face în foaia de pontaj fie zilnic despre prezența sau absența angajaților, fie ca abateri de la normele stabilite. Acestea. în acest din urmă caz, se face o înregistrare, de exemplu, dacă un angajat lipsește din orice motiv. Dar este mai bine să introduceți datele zilnic.

La sfârşitul perioadei, foaia de pontaj închisă se verifică de către şeful secţiei, după care o avizează. În continuare, documentul este transferat către departamentul de personal, care îl verifică cu datele sale. După verificarea în serviciul de personal, foaia de pontaj este trimisă la departamentul de contabilitate pentru calculul salariului.

Important! Foaia trebuie păstrată timp de cinci ani. Cu toate acestea, dacă reflectă munca în condiții dăunătoare, atunci această perioadă este extinsă la 75 de ani.

Umplere eșantion foaie de pontaj

Este necesar să începeți introducerea datelor în document din antetul acestuia. Indică numele complet al companiei și codul acesteia conform directorului OKPO. Apoi se indică pentru ce unitate structurală a fost întocmită această fișă de timp.

Important! Dacă compania are un număr mic de angajați, atunci puteți întocmi o singură fișă de pontaj pentru toți. Cu mulți angajați și departamente, cel mai bine este să vă întocmiți propria foaie de pontaj în fiecare departament. Serviciu de personal pe baza acestora pot completa apoi un singur document.

Următorul pas este înregistrarea numărului de serie al formularului, data elaborării acestuia și perioada înregistrată în acesta.
Documentul principal este construit sub forma unui tabel mare.

LA coloana 1 se introduce numărul de serie al liniei din document.

Coloanele 2 și 3 trebuie să conțină datele personale ale salariatului, denumirea funcției acestuia și numărul conform fișei de pontaj.

Coloana 4 necesar să se marcheze prezența salariatului și numărul de ore. Există două celule pentru fiecare zi, de sus și de jos. Un cod special este scris în partea de sus, iar numărul de ore corespunzător acestuia este scris în partea de jos. Pentru unele coduri, acesta poate rămâne necompletat. Luna este, de asemenea, împărțită în două intervale de 15 zile.

LA coloana 5 pentru fiecare parte a lunii, numărul de zile de lucru este indicat - în partea superioară, iar ore - în partea inferioară.

LA coloana 6 aceleași date sunt înregistrate și în aceeași succesiune, dar pentru întreaga lună.

LA coloanele 7-9 sunt înregistrate informații, care sunt apoi utilizate în statul de plată. Dacă se utilizează un singur cod de plată și un singur cont corespunzător pentru toți angajații din foaie de pontaj, atunci acestea pot fi înregistrate în antetul tabelului. În același timp, în tabelul propriu-zis coloanele 7 și 8 apoi rămâne necompletat, iar datele sunt introduse numai în coloana 9.

Dacă plata și conturile pentru angajați diferă, atunci pentru fiecare dintre ele în coloana 7 trebuie să notați codul de plată, iar în coloana 8 - codul contului contabil corespunzător acestuia. În coloana 9 se înregistrează suma zilelor sau orelor care corespund acestui cod de facturare.

LA coloanele 10-13 sunt rezumate datele privind neprezentarea lunii. Codurile de absență sunt indicate aici, precum și numărul de ore corespunzător pentru întreaga lună.

După înregistrare se semnează foaia de pontaj persoana responsabila, indicând datele personale și semnătura acestora. Apoi este avizat de șeful departamentului pentru care s-a făcut documentul și de specialistul de personal.

Principalele coduri necesare pentru completarea foii de pontaj

La completarea documentului, trebuie să utilizați denumiri speciale în buletinul de calificare. De regulă, pentru fiecare prezență sau absență a unui angajat, un digital și cod literă. Oricare dintre ele poate fi folosit, la cererea unui ofiter de cadre. Nu puteți doar să puneți datele în raportul - pentru fiecare cifră trebuie să existe un document care să confirme acest lucru.

Codurile de prezență a angajaților

Cele mai utilizate coduri:

• Eu sau 01 - merg la serviciu în timpul programului de lucru;
• H sau 02 - merg la serviciu noaptea;
• RP sau 03 - merge la serviciu în weekend sau în sărbători;
• K sau 06 - călătorie de afaceri;
• OT sau 09 - fiind in concediu platit;
• P sau 14 - concediu de maternitate;
• DO sau 16 - concediu fără plată;
• B sau 19 - concediu medical;
• PR sau 24 - absenteism;
• HH sau 30 - neprezentare până la clarificarea motivelor;

Luați în considerare în articol ce constituie o foaie de pontaj, ce forme sunt folosite. Reguli de completare a fișei de pontaj, un exemplu de completare. Vom identifica principalele dificultăți în completarea fișei de pontaj, care pot duce la erori în calcul salariile.

Fișa de pontaj este un document care reflectă numărul de ore lucrate de fiecare angajat și numărul de absențe pe lună pentru fiecare angajat al organizației. Pe baza ei, și sunt calculate.

Toate organizațiile sunt obligate să mențină o foaie de pontaj.

Există două moduri de a urmări orele de lucru. formă unificată T-12 și T-13, aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei.

Formularul T-12 este folosit nu numai pentru înregistrarea orelor de lucru, ci și pentru calcularea salariilor. Prin urmare, în firme mici când contabilul întreține și departamentul de personal, utilizați acest formular T-12.

Când sunt necesare informații numai cu privire la numărul de ore lucrate și la absenteism, se utilizează fie prima parte a formularului T-12, fie a formularului T-13.

Orice formular poate fi folosit pentru a înregistra orele de lucru.

Reguli de completare a fișei de pontaj

Fișa de pontaj se completează zilnic de către ofițerul de personal, dacă societatea nu are un departament de personal, atunci foaia de pontaj este ținută de un contabil.

Când completați foaia de pontaj, nu uitați să indicați numele organizației și al unității structurale.

Trebuie completate „Numărul documentului” și „Data întocmirii”.

În celula „Perioada de raportare” scrieți începutul și sfârșitul lunii pentru care se păstrează foaia de pontaj.

- număr de serie;

- prenume, inițiale, funcție (specialitate sau profesie);

- Număr de personal;

- note de prezență și absență de la serviciu până în zilele lunii

Rândul de sus al tabelului conține un cod alfabetic sau numeric al orelor de lucru pentru fiecare zi a lunii (apariție, călătorie de afaceri etc.). În partea de jos, este înregistrat numărul de ore pentru ei. De exemplu, dacă un angajat a efectuat o tură completă pe 3 iulie 2014, atunci în foaia de pontaj pentru iulie, în celula cu numărul 3 vizavi de numele de familie al angajatului, sunt trecute codul „I” și 8 ore de lucru. Dacă angajatul s-a îmbolnăvit în acea zi, atunci este necesar să se pună „B”, iar din moment ce nu a avut program de lucru, celula de jos nu este completată sau este introdus 0.

– rezultate intermediare și finale;

- în prezența absențelor se notează absențelor din motive.

La sfarsitul fisei de pontaj trebuie sa verificam ca exista semnatura persoanei responsabile cu completarea fisei de pontaj, precum si semnatura sefului unitatii structurale si a ofiterului de cadre.

Codurile de bază pentru completarea foii de pontaj

Tipul programului de lucru	Cod literă	Cod digital
Zi de lucru	eu	01
Călătorie de afaceri	La	06
Concediu de bază plătit anual	DIN	09
	R	14
Concediul pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani	lichid de răcire	15
Concediu fără plată acordat unui angajat cu permisiunea angajatorului	INAINTE DE	16
Invaliditate temporară cu numirea de prestații în condițiile legii	B	19
	LA	26
Absențe din motive inexplicabile (până la clarificarea circumstanțelor)	HH	30

Situații nestandard la completarea foii de pontaj

1. Un angajat s-a îmbolnăvit în timpul vacanței.

După concediu, angajatul s-a întors la muncă și a asigurat concediu medical pe durata bolii. În buletinul de evaluare, în loc de concediu (OT), se aplică un cod de invaliditate temporară (B) din prima zi de boală, iar concediul în sine este prelungit pentru perioada de boală.

Există cazuri în care un angajat continuă să se îmbolnăvească și după încheierea vacanței, după ce a avertizat angajatorul. Deoarece cuvintele angajatului nu stau la baza completarii foii de pontaj, prin urmare, dupa concediu, punem absenteismul din motive inexplicabile (HH). După ce angajatul acordă concediu medical, corectăm perioada pentru codul B.

2. Salariatul a avut concediu in perioada concediului de odihna.

Un angajat, de exemplu, a fost în concediu în perioada 1 iunie - 29 iunie 2014. În foaia de pontaj, notăm codul OT pentru perioada principală de vacanță, în timp ce notăm data de 12 iunie cu codul B (sărbătoare nelucrătoare), deoarece această zi nu este inclusă în perioada de concediu plătită.

Activitatea antreprenorială presupune respectarea unui număr mare de reguli delegate prin lege. Pe de o parte, aceste reguli se referă la relațiile cu reprezentanții agentii guvernamentale pe de altă parte, cu angajaţii. Pentru a evalua obiectiv lucrarea angajati, legea impune entităților comerciale să mențină o foaie de pontaj (o formă simplificată este prezentată mai jos). În acest scop, au fost elaborate formulare speciale. Umplerea lor este supusă unei anumite ordine.

Foaia de pontaj

Foaie de pontaj - o cerință Codul Muncii RF. Se aplică tuturor entităților comerciale, indiferent de forma lor de proprietate, fie că este vorba de un antreprenor individual sau de o organizație. În companie, departamentul de personal sau un funcționar special desemnat este responsabil de menținerea foii de pontaj a angajatului. Antreprenor individual are dreptul de a o conduce personal. De asemenea, în practică, se angajează muncitor individual- cronometru. Absența acest document este motivul impunerii unei sancțiuni administrative șefului sau funcționarului.

Formularul este informații despre activitatea de muncă a angajaților. Acesta reflectă informații despre zilele lucrătoare ale fiecărui angajat, absența acestuia la anumite date și motivele absenței. Documentul poate fi păstrat în două moduri:

• Umplere zilnică;
• Introducerea informațiilor dacă este necesar. De exemplu, dacă un angajat nu s-a prezentat la serviciu sau a întârziat.

Întocmirea unei foi de pontaj este de importanță practică. Informațiile reflectate în acesta sunt luate în considerare în următoarele cazuri:

• obiectivitatea calculelor în calculul salariilor;
• contribuie la respectarea disciplinei muncii;
• stabilește norma de timp de lucru pe săptămână;
• ajută la determinarea cantității de ore suplimentare;
• servește ca indicator al activității de afaceri în zilele de sărbători și weekend.

Astfel, contabilul folosește foaia de pontaj pentru a determina legitimitatea salariilor acumulate, Departamentul de personal are posibilitatea de a urmări indicatorii de performanță a angajaților și, dacă este necesar, de a justifica penalizări sau, dimpotrivă, bonusuri.

În plus, în timpul controalelor efectuate de inspectoratul de muncă, primul lucru de studiat este forma fișei de pontaj, simplificată sau tipică.

Nu există reguli stricte cu privire la forma foii de pontaj. Fiecare companie are dreptul de a folosi propria formă sub orice formă. Din partea statului, există doar o recomandare - un formular elaborat de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse. Este ușor de transportat.

Organizațiile bugetare utilizează un formular special conceput Nr. 0504421. Tipurile de formulare destinate tuturor celorlalți sunt împărțite în două: T-12 și T-13.

T-12 este mai util pentru contabilitate, deoarece conține datele necesare pentru salarizare. T-13 este utilizat în cazul în care contabilitatea timpului de lucru se realizează în termeni automatizați. În astfel de organizații, angajații sunt identificați prin prezentarea permiselor sau prin introducerea cardurilor speciale la intrare.

O formă simplificată a foii de pontaj în Excel poate fi descărcată de pe site-ul nostru (la sfârșitul articolului) și utilizată în scopuri de producție.

Având în vedere faptul că T-13 este folosit pentru sisteme automatizate, procedura de completare a formularului T-12 este supusă studiului.

Procedura de contabilizare a fișei de pontaj în practică

Informațiile sunt introduse într-o formă oarecum criptată - folosind litere prescurtate. O listă completă și semnificația abrevierilor sunt indicate în formularele standard.

Completarea titlului fișei de pontaj și a primelor trei coloane implică introducerea următoarelor informații:

• denumirea companiei/antreprenorului individual;
• Departament;
• datele angajaților;
• numărul de personal al angajaților;
• numărul documentului în fluxul de documente intern;
• perioadă de raportare;
• denumiri si coduri.

Weekend-urile, zilele de boală, absențele fără un motiv întemeiat și absențele sunt afișate în paragrafele 4,5,6 și 7. Este important de reținut că fiecare marcaj din buletinul de calificare trebuie să aibă un document care să confirme veridicitatea acestuia. De exemplu, dacă un angajat nu a mers la muncă din cauza unei boli, atunci este necesar un concediu medical pentru zilele marcate. Dacă se observă că angajatul a lucrat ore suplimentare într-o anumită zi, atunci la această marcă trebuie atașat un ordin de la conducere.

Simboluri în foaia de pontaj

Pentru comoditate și claritate a informațiilor, formularul este completat nu cu o descriere detaliată, ci cu simboluri și coduri scurte. Convenții foile de pontaj sunt decodificate după cum urmează:

• durata schimbului de zi - „I”, cod de desemnare - 01;
• tura de noapte se va reflecta sub forma literei „H” și sub numărul 02;
• activitatea de muncă a unui salariat într-o zi liberă sau sărbătoare se înregistrează la numărul 03 și se notează „RP”;
• informațiile despre cât de multă muncă a efectuat angajatul în afara programului sunt marcate cu litera „C” și este atribuit codul 04;
• dacă la întreprindere se practică un program de lucru în schimburi, atunci acesta este introdus prin denumirea „VM” sub numărul 05;
• călătoriile de afaceri sunt marcate sub numărul 06 și cu litera „K”;
• în cazurile în care un angajat este trimis la formare pentru a-și îmbunătăți calificările și, în același timp, este eliberat de la muncă, semnul „PK” este pus pe formular și numerotat ca 07;
• dacă paragraful anterior implică plecarea în alt oraș, atunci acesta este scris „PM” la numărul 08;
• când vine timpul concediului, fiecare angajat are un marcaj „OT” cu numărul 09 în fața numelui de familie;
• dacă angajatul merită concediu suplimentar, atunci - "OD" - 10;
• dacă angajatul a finalizat îndatoririle statului, atunci ar trebui să fie marcat cu litera „G”;
• Desemnările scrisorilor din foaia de pontaj folosesc litera „B” pentru a înregistra absența unui angajat din cauza sarcinii;
• timpul de după nașterea copilului și înainte de începerea lucrului - „SAU”;
• decodarea „JO” în buletinul de evaluare înseamnă îngrijirea unui copil care are mai puțin de 3 ani;
• dacă angajatul a sărit peste timpul de lucru - „P”;
• decodificarea „NN” în buletinul - absența de la serviciu fără detalierea motivelor. Desemnarea se pune apoi până la clarificarea cauzei, după - codul motiv;
• dacă angajatul a convenit anterior neprezentarea cu conducerea, atunci se pune insigna „A”;
• concediu acordat în legătură cu studii - „OU”;
• numărul de ore efectiv lucrate - „F”.

Pentru a vă familiariza cu versiunea completă a desemnărilor, vă recomandăm să descărcați o formă simplă a foii de pontaj de pe resursa noastră și să o folosiți în propriile scopuri.

Există, de asemenea, o abordare alternativă pentru completarea formularului. O formă simplificată a foii de pontaj vă permite să păstrați înregistrări fără detalii. În astfel de cazuri, în fața numelui de familie al salariatului pot fi indicate doar două coduri: norma zilei de lucru și zilele permiselor. Concediul medical nu este afișat aici. În practică, această metodă nu este încurajată de contabili, deoarece lipsa informațiilor poate duce la erori în statul de plată.

Diferența dintre formularele de muncă pe lună: T-12 și T-13

Variabilitatea managementului documentelor ridică întrebări pentru funcționari. De exemplu, cum se completează foaia de pontaj?

Pentru început, trebuie clarificat încă o dată că T-12 reflectă prezența angajaților și este completat manual. T-13 se desfășoară electronic. În practică, T-13 devine de preferat, deoarece document electronic simplifică calculele.

Trebuie avut în vedere faptul că metoda de completare a formularelor nu implică reguli stricte. Dar informațiile de bază ar trebui reflectate într-un mod care să fie înțeles de specialiști. Se are în vedere abordarea corectă în care formularele sunt completate zilnic, prin verificarea fiecărui angajat de pe listă, și nu prin fixarea abaterilor - marcarea omisiunilor și neprezentărilor. Aceasta va fi cea mai obiectivă informație.

Atunci când fișa de pontaj este completată, informațiile despre angajatul responsabil sunt indicate mai jos. Documentul se aprobă de șeful sau șeful unității structurale, iar abia atunci se înscrie în el data completării formularului.