Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Buna treaba la site">

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Comunicarea ca obiect de studiu. Baza teoretica managementul comunicarii in organizatie. Problema barierelor de comunicare și îmbunătățirea abilităților practice pentru a le depăși. Esența și principalele funcții ale vorbirii (limbajului) în procesul de comunicare.

lucrare de termen, adăugată 19.02.2011


Rolul și importanța comunicării interne în activitățile șefului întreprinderii. Varietăți de comunicări interne ale organizației și caracteristicile lor distinctive. Probleme asociate cu aceste comunicări și metode de rezolvare a acestora de către manager.

lucrare de termen, adăugată 23.12.2009


Rolul managerului în organizație, funcțiile sale în procesul de management. Principiile activității eficiente a capului. Perfecţiune politica de personalîntreprinderi, analiza muncii managerului cu personalul. Diviziunea muncii managerilor profesionişti după tip.

lucrare de termen, adăugată 26.09.2011


Informații de management In organizatie. Varietăți și conținutul procesului comunicare de afaceri. Caracteristici ale organizării proceselor de comunicare. Caracteristicile conexiunilor dintre oameni în procesul de comunicare, rolul și execuția documentației de management.

rezumat, adăugat 27.10.2011


Zvonurile ca comunicare informală, procesul și cauzele apariției lor în organizație. Modalități de a gestiona zvonurile și strategii de a le face față. Mitotehnologiile ca mijloc de management al comunicării, schema lor, clasificarea și eficacitatea aplicării.

lucrare de termen, adăugată 16.01.2011


Esența conceptului de comunicare, tipuri, elemente și etape ale procesului corespunzător. Procesul de gestionare a comunicațiilor într-o organizație, analiza și evaluarea acesteia la întreprinderea studiată - societate comercială„Centrul ferestrelor”, direcții și perspective de optimizare a acestuia.

lucrare de termen, adăugată 25.09.2014


Comunicarea ca proces de comunicare și transfer de informații de asigurat eficacitate organizationala. Managementul comunicațiilor externe și interne. Direcții de activitate de comunicare. Analiza comunicațiilor SA " Companie petroliera Lukoil.

lucrare de termen, adăugată 26.03.2011


Metode de motivare a angajaților organizației. Ierarhia nevoilor A. Maslow. Forme şi metode de creştere a eficienţei managerului în organizarea muncii prin comunicare. Rolul liderului în modern agentie de turism CJSC „TRIO”

teză, adăugată 15.01.2014

După studierea materialului capitolului, studentul trebuie să:

stiu

• ce rol joacă managementul comunicării în managementul proiectelor;
• tipuri de informații și nevoi de informații ale participanților la proiect;
• tehnologii de comunicare de bază în managementul proiectelor;
• așteptările participanților și ale părților interesate ale proiectului;
• etape de dezvoltare a conflictelor în managementul proiectelor;
• sursele conflictelor și modalitățile de rezolvare a acestora;

a fi capabil să

• elaborarea planurilor de comunicare pentru proiect;
• pregăti ședințe;
• întocmește procesele verbale de întâlnire și jurnalele de identificare a problemelor;
• diagnosticarea conflictelor în implementarea proiectelor;

proprii

• tehnologii de comunicare;
• abilități de planificare a comunicării;
• abilități de diagnosticare a conflictelor;
• abilități de rezolvare a conflictelor.

Termeni cheie: comunicații, tehnologii de comunicare, managementul așteptărilor, rezolvarea conflictelor.

Rolul comunicațiilor în proiect. Planificarea managementului comunicațiilor

Comunicatii- acestea sunt procesele asociate cu asigurarea formării, colectării, distribuției, stocării și plasării finale în timp util și adecvate a informațiilor despre proiect. Întrucât proiectele sunt realizate de persoane care îndeplinesc diferite funcții, adesea situate la o distanță considerabilă unele de altele, problemele schimbului de informații și coordonării acțiunilor sunt foarte importante. În cursul comunicării, obiectivele sunt convenite, acțiunile oamenilor sunt coordonate, problemele sunt identificate și rezolvate, iar așteptările participanților la proiect sunt reglementate. Potrivit lui E. Verzuh, începând cu formularea conținutului lucrării și terminând cu managementul riscului și planificarea detaliată, fiecare dintre metodele de management de proiect este în esență una sau alta metodă de comunicare.

Schematic, procesul de comunicare poate fi reprezentat prin modelul prezentat în Fig. 10.1.

Orez. 10.1.

Planul de management al comunicațiilor este un document care descrie:

• – cerințe și așteptări de la comunicări pentru proiect;
• - cum și sub ce formă vor fi schimbate informațiile;
• – când și unde vor avea loc comunicările;
• – cine este responsabil pentru furnizarea fiecărui tip de comunicare.

Cerințele de comunicare sunt înțelese ca nevoile generale (totale) de informații ale participanților la proiect. Există patru tipuri principale de astfel de cerințe pentru membrii echipei de proiect.

În primul rând, este nevoie de informații despre repartizarea responsabilitatii. Fiecare membru al echipei trebuie să știe exact de ce parte a proiectului este responsabil, care sunt puterile și responsabilitățile sale. Baza pentru aceste informații este structura organizationala proiect.

În al doilea rând, există o nevoie în coordonare. Membrii echipei depind unul de celălalt pentru a realiza activitatea proiectului. Coordonarea informațiilor asigură o eficiență ridicată a muncii în comun a membrilor echipei de proiect. Informațiile despre efectuarea oricăror modificări ale proiectului se încadrează în categoria informațiilor de coordonare.

În al treilea rând, informații despre progres implementarea proiectului, progresul realizat. Membrii echipei ar trebui să aibă informații despre starea actuală a proiectului, ceea ce le permite să identifice problemele din timp și să ia măsuri pentru rezolvarea acestora. Acest tip de informații includ rapoarte privind fondurile cheltuite la un anumit moment în timp, privind respectarea plan calendaristicși calendarul proiectului. Informațiile despre situația actuală a riscurilor și problemele emergente sunt, de asemenea, importante.

În al patrulea rând, membrii echipei au nevoie de informații despre decizii. Ei trebuie să fie conștienți de deciziile luate de management, sponsorii de proiect și clienți, indiferent dacă aceste decizii afectează proiectul în sine sau mediul său economic. Un exemplu de astfel de informații este carta proiectului, domeniul de activitate, programul de lucru, bugetul proiectului.

Desigur, însăși nevoile oamenilor în comunicare depășesc cele patru puncte enumerate. Dar managementul comunicațiilor proiectului ar trebui să ia în considerare doar ceea ce este „necesar și suficient” pentru succesul proiectului. Excesul de informații, precum și lipsa acesteia, afectează negativ implementarea proiectului.

Baza pentru asigurarea cerințelor de comunicare este structura organizatorică a proiectului. Următoarele aspecte ale proiectului sunt, de asemenea, importante pentru stabilirea cerințelor de comunicare și gestionarea comunicațiilor:

• departamente și specialități implicate în proiect;
• logistica numărului și locației persoanelor implicate în proiect;
• nevoile de informare interne și externe ale participanților.

Procesul de planificare a comunicării determină informațiile și interacțiunile necesare participanților la proiect. De exemplu, ce persoane au nevoie de ce informații, când au nevoie de ele, cine și cum ar trebui să le furnizeze aceste informații. Deși nevoia de a comunica informații despre proiect există în toate proiectele, nevoile de informații și metodele de diseminare a acestora pot varia foarte mult. Un factor important în obținerea succesului proiectului este identificarea nevoilor de informații ale participanților la proiect și identificarea mijloacelor adecvate pentru a satisface aceste nevoi.

În majoritatea proiectelor, cea mai mare parte a planificării comunicațiilor se realizează în fazele incipiente ale proiectului. Cu toate acestea, rezultatele acestui proces de planificare sunt revizuite în mod regulat pe tot parcursul proiectului și modificate după cum este necesar pentru a le menține la zi.

Planul de management al comunicațiilor este parte integrantă planul de management al proiectului sau este inclus în acesta ca plan subsidiar. Planul de management al comunicațiilor conține:

• – cerințe de comunicare din partea participanților la proiect;
• - informatii despre informatiile transmise, inclusiv formatul, conținutul și nivelul de detaliu;
• – numele angajatului responsabil cu transferul de informații;
• - numele angajatului sau grupului - destinatarii acestor informații;
• – metodele sau tehnologiile utilizate pentru a comunica informații (de exemplu, memorii, e-mail și/sau comunicate de presă);
• – frecvența comunicării (ex. săptămânal);
• - un lanț de comandă care definește momentul și procedura de transfer la niveluri superioare (lanț) a problemelor care nu pot fi rezolvate de personalul de la un nivel inferior;
• – o metodă de actualizare și perfecționare a planului de management al comunicațiilor pe măsură ce proiectul avansează și evoluează;
• - Glosar de terminologie comună.

Planul de management al comunicațiilor poate include, de asemenea, linii directoare pentru întâlniri de stadiu, întâlniri ale echipei de proiect, întâlniri electronice și liste de corespondență. E-mail. Planul de management al angajamentului poate fi formal sau informal, detaliat sau rezumat, în funcție de nevoile proiectului.

Planul de management al comunicațiilor face parte sau este inclus în planul general de management al proiectului ca plan subsidiar. Modelul de secțiune al acestui plan este prezentat în Tabel. 10.1.

Tabelul 10.1

Secțiuni ale unui plan de management al comunicațiilor

Secțiunea de plan

Planul de comunicare a proiectului sau planul de management al comunicațiilor de proiect se găsește în aproape toate metodologiile de management de proiect. Despre asta chiar Document Important sunt adesea uitate sau neglijate. Și apoi se plâng că comunicațiile sunt haotice, necesită mult timp și efort și nu aduc eficiența așteptată.
Despre în ce ar trebui să constea un plan de comunicare de proiect și cum să-l întocmești corect, citește acest articol.

De ce ai nevoie de un plan de comunicare pentru proiect

Comunicarea este lipiciul care permite angajaților să comunice eficient și să-și îndeplinească sarcinile. Și acest lucru se aplică nu numai activitati ale proiectului, dar și proces, operațional etc.
Scopul principal al planului de comunicare al proiectului este de a asigura interacțiunea eficientă a angajaților.

De ce un plan de comunicare de proiect îmbunătățește implicarea

• Stabilirea termenelor. Dacă membrii echipei nu înțeleg când și despre ce probleme vor comunica, vor furniza și primi informații, apare incertitudinea. Și, după cum știți, orice incertitudine reduce eficacitatea activităților. Informațiile din proiect apar ca urmare a unor acțiuni. Acestea. pentru a primi sau a oferi informații, trebuie să faceți ceva. În acest caz, atunci când membrii echipei cunosc condițiile pentru furnizarea și primirea informațiilor, își planifică acțiunile pentru a le primi și pregăti. Și acest lucru afectează direct alte sarcini ale proiectului.
• Conținutul informațional. Dacă nu se cunosc doar termenele, ci și subiectul comunicării, membrii echipei au ocazia să se pregătească. Iar pregătirea vă permite să scurtați timpul pe care îl petrece întreaga echipă, de exemplu, într-o întâlnire. Și totuși, membrii echipei reduc incertitudinea muncii lor, pentru că. pot planifica să primească informații specifice de la colegii lor.
• A lua decizii. Membrii echipei trebuie să ia în mod constant multe decizii. Multe dintre ele afectează nu numai domeniile lor de activitate, ci au un impact asupra muncii colegilor și asupra proiectului în ansamblu. În acest caz, este necesar să înțelegem când vor fi luate deciziile cheie pentru proiect. Timpul de luare a deciziilor poate fi planificat, chiar și fără toate datele necesare disponibile. Deci, pe aceste decizii se poate conta atunci când se planifică munca.
• Economisire de timp. Este mai degrabă o consecință a principiilor de mai sus. Se economisește timp prin reducerea incertitudinii și prin transferul comunicațiilor într-o direcție exclusiv constructivă. Într-un proiect, orice timp economisit are ca rezultat o creștere a eficienței proiectului în ansamblu.
• Disciplina. Când cunoaștem timpul și subiectul comunicărilor, se disciplinează, pentru că impune anumite obligații întregii echipe de proiect.

Astfel, planul de comunicare a proiectului are o influență directă asupra eficienței proiectului.

Planul de comunicare al proiectului - Cuprins

Planul de comunicare a proiectului conține o descriere a mijloacelor, instrumentelor utilizate și frecvenței comunicării cu părțile interne și externe ale proiectului.
Planul facilitează comunicarea cu toate părțile interesate de proiect prin crearea de fluxuri de informații controlate și gestionabile.

SECȚIUNI DE DOCUMENT

• Introducere. Planul de comunicare al proiectului este documentul de lucru. Aceasta înseamnă că ar trebui să-și indice scopurile, obiectivele și conținutul, pentru comoditatea muncii. Desigur, planul ar trebui să indice cine este responsabil pentru menținerea la zi a planului.
• Metode de comunicare. Descrieți toate metodele de comunicare care vor fi utilizate în proiect. Metode: întâlnire, raport, apel conferință, fluturaș, e-mail etc. Dacă aveți deja standarde de management al comunicațiilor corporative, utilizați-le.
• Instrumente. În această secțiune, descrieți instrumentele care vor fi utilizate în proiect. Îmi plac foarte mult formele vizuale de comunicare, cum ar fi MindManager. Cineva iubește panourile Kanban și cuiva îi place o formă tabelară de prezentare a informațiilor. Trebuie să găsești cel mai mult instrumente eficiente care va satisface toți participanții la proiect.
• Intrări. În această secțiune, trebuie să determinați ce înregistrări legate de comunicații vor fi necesare și unde vor fi stocate (de exemplu, înregistrarea corespondenței externe)
• Raportare. Descrieți orice rapoarte existente și utilizate, inclusiv scopul, calendarul și destinatarii acestora. Formatul și prezentarea acestora trebuie descrise.
• Sincronizare. În această secțiune, trebuie să specificați când trebuie efectuate comunicările formale (de exemplu, la sfârșitul unei etape sau a unei etape a unui proiect).
• Roluri si responsabilitati. În această secțiune, descrieți cine va fi responsabil pentru ce aspecte ale comunicării, inclusiv orice rol din organizația dvs. implicat în comunicații.
• Lista părților interesate.
• Informații necesare pentru fiecare parte interesată.

Analiza părților interesate

Părțile interesate nu sunt întotdeauna evidente. În acest caz, este mai bine să efectuați o mică analiză care va identifica toate părțile interesate ale proiectului.

• Faceți o listă cu persoanele cheie care sunt interesate de proiect
• Descrie relația cu ei, fii delicat și atent în aprecierile tale
• Descrieți ce relații sunt necesare pentru succesul proiectului dvs
• Interfețe, electronice, vizuale, verbale, dacă ați descris deja instrumente și metode, puteți sări peste această secțiune
• Mesaje cheie, adică ce mesaje cheie ar trebui să le transmiteți părților interesate, cum ar fi motto-ul proiectului dvs.
• Repetați analiza, începeți doar nu cu părțile interesate cheie, ci cu o listă a tuturor celor care sunt afectați într-un fel sau altul de proiect

Analiza informațiilor pentru părțile interesate

• Informații pe care le puteți transfera din proiect către fiecare dintre părți
• Informațiile de care aveți nevoie pentru proiect de la fiecare parte interesată
• Cine este mai exact furnizorul/destinatarul de informații
• Frecvența comunicațiilor
• Mijloace de comunicare
• Format de comunicare

Surse de informare pentru elaborarea unui plan de comunicare

• Strategii și politici corporative (de exemplu, reguli de divulgare pentru companiile publice)
• Orice informatii disponibile despre proiect (de exemplu, structura echipei de management al proiectului, riscurile identificate, cerințele de calitate)
• Discutați cu părțile interesate și înțelegeți de ce au nevoie
• Reveniți din nou la analiza părților interesate.

Ce altceva trebuie luat în considerare în planul de comunicare al proiectului

• Toate părțile interesate și cerințele lor de comunicare în cadrul proiectului sunt clare
• Toate părțile interesate au convenit asupra conținutului, frecvenței și metodelor de comunicare
• Planul de comunicare al proiectului ia în considerare timpul, efortul și resursele necesare pentru a finaliza comunicările.
• Gradul de formalizare (birocratizare, uneori este important) al comunicațiilor este de înțeles, precum și frecvența acestora, care este rezonabilă, ținând cont de importanța și complexitatea proiectului
• Utilizați comunicarea corporativă pentru a vă promova proiectul (de exemplu, portaluri corporative, servicii de PR sau HR etc.). Găsiți aliați în aceste servicii, credeți-mă, sunt foarte interesați de succesul proiectului dumneavoastră și înțeleg importanța comunicării.

Managementul comunicațiilor de proiect – functie manageriala menite să asigure colectarea, generarea, distribuirea și stocarea în timp util a informațiilor de proiectare necesare.

Principalii consumatori de informații:

• manager de proiect;
• client;
• sponsorul (curatorul) proiectului;
• șefii diviziilor funcționale;
• executanți de lucrări;
• furnizori.

Procese de management al comunicațiilor

Planificarea sistemului de comunicații - determinarea nevoilor de informații ale participanților la proiect (compunerea informațiilor, termenii și metodele de livrare).

Colectarea si distribuirea informatiilor - procese de colectare, prelucrare și livrare regulată a informațiilor.

Intocmirea rapoartelor privind progresul proiectului - prelucrarea rezultatelor efective ale stării lucrării proiectului, corelarea cu analiza planificată și tendință, prognoză.

Documentarea progresului lucrării - colectarea, prelucrarea și organizarea stocării documentației de proiect.

Planificarea comunicarii

Planul de comunicare include:

• plan de colectare a informațiilor (surse de informații și metode de obținere a acestora);
• planul de distribuție a informațiilor (consumatorii de informații și metodele de furnizare a acesteia);
• o descriere detaliată a fiecărui document (format, conținut, nivel de detaliu și definiții utilizate);
• un plan de punere în funcțiune a anumitor tipuri de comunicații;
• metode de actualizare si imbunatatire a planului de comunicare.

Raportare și documentare

Raportarea progresului include:

• informații despre starea actuală a proiectului în ansamblu și în contextul indicatorilor individuali;
• informații despre abaterile de la planurile de referință;
• prognozarea stării viitoare a proiectului.

Documentația include:

• colectarea și verificarea datelor finale;
• analiza datelor și concluziile despre gradul de realizare a rezultatelor proiectului și eficacitatea muncii;
• arhivarea rezultatelor pentru utilizare ulterioară.

Sarcinile EMS

Sisteme de management de proiect sunt folosite pentru a rezolva următoarele sarcini principale:

• elaborarea unui calendar de execuție a proiectului fără a se ține cont/luând în considerare resursele limitate;
• determinarea traseului critic și a rezervelor de timp pentru executarea operațiunilor proiectului;
• determinarea necesarului de finanțare, materiale și echipamente a proiectului;
• determinarea distribuţiei în timp de încărcare a resurselor regenerabile;
• analiza riscului și programarea bazată pe risc;
• contabilitatea executiei proiectelor;
• analiza abaterilor în derularea lucrărilor de la planificat și previzionarea parametrilor principali ai proiectului.

Cele mai cunoscute supe

• Microsoft Office Project (Microsoft Corp., SUA) www.microsoft.com
• Plan deschis (Welcom Software Technology, Marea Britanie, Deltek, SUA) www.deltek.com
• Primavera (Primavera Systems, Oracle, SUA) www.oracle.com
• Spider Project (Spider Project, Rusia) www.spiderproject.ru
• Expert în proiect (Expert Systems, Rusia) www.expert-systems.com
• 1C-Rarus: Management de proiect (1C-Rarus, Rusia) www.rarus.ru
• Biroul de proiect și managementul serviciilor (Alef Consulting & Soft, Rusia), www.alef.ru

Tipuri de comunicare

Tipuri de comunicații	Forma de comunicare	Mijloace de comunicare
vertical- acesta este schimbul de informații între lider și subordonați; Orizontală- este un proces de transfer de informatii intre angajati de acelasi nivel; Verbal- procesul de comunicare în vederea transmiterii informaţiei folosind cuvinte; nonverbal- comunicarea cu ajutorul expresiilor faciale, gesturilor, vederilor; Formal informal interpersonale intelectual	Scris Electronic emoţional	Documentele Sisteme de semne Comunicatii electronice Video și telecomunicații Elemente ale structurii sistemului fiziologic uman

Există patru funcții de comunicare într-un grup sau organizație ca întreg:

• Control(cu ajutorul comunicațiilor, comportamentul membrilor grupului este controlat. Când unui angajat, de exemplu, i se cere să-și aducă acțiunile în conformitate cu strategia companiei, comunicarea îndeplinește o funcție de control.);
• Motivația(crește motivația comunicând angajaților ce trebuie făcut, cum să îmbunătățească performanța etc. Pentru majoritatea oamenilor, munca lor este sursa primară de interacțiune socială.);
• expresie emotionala(comunicativitatea este un mecanism prin care membrii grupului își exprimă atitudinea față de ceea ce se întâmplă. Astfel, comunicativitatea contribuie la exprimarea emoțională a angajaților și le permite să își realizeze nevoile sociale.);
• Transferul de informații(Este esențială și funcția de comunicare, care este legată de rolul său în procesul decizional. Vă permite să furnizați datele de care indivizii și grupurile au nevoie pentru a lua decizii, prin transferul de informații pentru a identifica și evalua soluții alternative) .
• Elemente de comunicare.
• Sursă.În organizații, sursa de comunicare este de obicei angajații cu ideile, intențiile, informațiile și scopul comunicării lor.
• Codificare. Este traducerea ideilor sursei de comunicare într-un set sistematic de simboluri, într-un limbaj care își exprimă scopurile. Funcția codificării este de a oferi o formă în care ideile și scopurile pot fi exprimate ca semnalizare.
• Transmiterea semnalului. Scopul sursei de comunicație este exprimat ca un semnal, a cărui formă depinde în mare măsură de canalul utilizat.
• Canal. Canalele se referă la mecanismele de transmitere de la sursa de comunicare la destinatarul informației. În organizații, acesta poate fi un apel verbal unul către celălalt, convorbiri telefonice, conexiuni informale, întâlniri de grup etc.
• Decriptare-recepție. Pentru ca procesul de comunicare să fie finalizat, semnalul trebuie decodat. Fiecare destinatar de informații interpretează (decodifică) semnalul folosind experiența și recomandările sugerate. Cu cât semnalul codificat este mai aproape de ținta stabilită de sursă, cu atât comunicarea este mai eficientă.
• Părere. Comunicarea unidirecțională este mai eficientă decât comunicarea bidirecțională. Cu toate acestea, comunicarea în două sensuri este mai precisă. Mecanism părere furnizează un canal pentru răspunsul receptorului, care permite sursei de comunicație să determine dacă a fost primit un semnal. Cu ajutorul feedback-ului, managerul poate evalua cât de eficient comunică, precum și să îmbunătățească acuratețea semnalelor în viitor.
• Interferențe și bariere care afectează calitatea semnalului. Acestea includ:
• distrageri;
• interpretare greșită de către destinatar sau sursa de informații;
• sensuri diferite atașate acelorași cuvinte de persoane diferite;
• diferența de statut între manageri și subordonați în percepția distanței organizaționale, ceea ce crește decalajul de comunicare dintre ei;
• receptorul aude doar ceea ce vrea să audă. Puteți adăuga cazuri în care cifrul nu este înțeles; atunci când destinatarul nu leagă informațiile de poziția persoanei care le trimite; când în timpul transmisiei sunt detectate așa-numitele zgomote.

Tipuri de rețele de comunicații

retea de comunicatii - aceasta este o conexiune a oamenilor care participă într-un anumit fel la procesul de comunicare cu ajutorul fluxurilor de informații. Membrii grupului comunică prin intermediul rețelei. Din modul în care sunt construite rețelele de comunicații, activitățile grupului pot diferi prin eficiență mai mare sau mai mică. Principalele rețele sunt „stea” („roată”), „pinten” și „cerc” („all-channel”). Fiecare dintre ele are propriile sale avantaje și dezavantaje. Alegerea unei anumite rețele de comunicare depinde de sarcinile cu care se confruntă grupul, de rezultatele dorite, de timpul, de motivația și calificările angajaților și de alți factori.

"Stea".Într-o astfel de rețea, liderul controlează activitățile subordonaților. Numărul de canale poate varia, dar există întotdeauna un centru către care acestea converg.

Avantajele „stelei” sunt următoarele:

1. Există un lider recunoscut care este responsabil pentru funcționarea rețelei. Aici, legăturile dintre superior și subordonat sunt puternice;
2. Zvezda este mai stabil decât alte rețele, toate informatii oficiale vine din centru și merge spre centru;
3. Vă permite să începeți rapid finalizarea sarcinilor, deoarece informațiile și instrucțiunile din centru pot fi trimise simultan tuturor membrilor grupului;
4. Există mai multă ordine și precizie în executarea sarcinilor, deoarece centrul controlează întreaga rețea. Dar dacă în centru există o persoană incompetentă, „steaua” devine ineficientă. Prin urmare, alegerea liderului este de o importanță primordială în „stea”. Principalul dezavantaj al „stelei” este rigiditatea ei, imposibilitatea de a manifesta inițiativa subordonaților. În nicio altă rețea lanțul de comandă nu este atât de clar exprimat și, pentru ca munca de aici să meargă fără probleme, trebuie respectată cu strictețe. Prin urmare, calitatea unei astfel de rețele este determinată în centru. Nu poate fi mai mare decât nivelul de muncă al capului.

Zvezda este o rețea centralizată și este cea mai eficientă pentru rezolvarea sarcinilor simple, curente.

"Un cerc" poate fi numit complet opusul „stelei”. Membrii grupului comunică liber între ei, procesează în mod egal informațiile și iau decizii. Aici, nu există un lider oficial care să controleze activitățile rețelei. Acest lucru nu înseamnă că nu există linii de forță sau influență intenționată în el.

Avantajele „cercului” sunt că:

1. Formează un climat moral și psihologic mai favorabil în grup și asigură o motivație și activitate mai ridicată a membrilor săi;
2. Educă liderii, deoarece abilitățile fiecărei persoane sunt la vedere, iar acesta este interesat să se arate din partea cea mai bună;
3. Limitează „cernerea” informațiilor;
4. Favorizează munca creativă;
5. Are mai multe puncte de control, deoarece informațiile provin de la toți participanții la rețea.

Dezavantajele „cercului”:

1. Poate apărea fenomenul „gândirii de grup”;
2. Câștigul potențial în flexibilitate poate amenința stabilitatea și ordinea;
3. Câștiguri potențiale din screeningul incomplet al informațiilor și Mai mult punctele de control pot fi realizate prin reducerea funcțiilor de control ale canalelor.

„Cercul” este cel mai eficient pentru rezolvarea problemelor creative complexe.

"Pinten" asemănătoare în exterior cu „stea”, este și o rețea centralizată, rigidă, dar există diferențe: structura „pintenului” are trei niveluri, nu două, ca în „stea”. Bărbatul din centru încă ocupă o poziție de conducere, dar are propriul său șef. Punctul B este centrul puterii reale în Spur. Această putere poate fi folosită în interesul lui A, în interesul lui B sau în interesul lucrătorilor obișnuiți de la capetele razelor. B își păstrează pozițiile atâta timp cât îl satisface pe A. Principala problemă a unei astfel de rețele este alegerea unei persoane pentru poziția B.

Rețelele secundare de comunicații sunt: ​​„cort”, „cort” și „casă” (Fig. 1)

Orez. 1. Rețele secundare de comunicații

"Cort" - o rețea de comunicații foarte răspândită, puternică și stabilă, ca o „stea”. Are un număr minim de interacțiuni informale cu angajații.

"Cort" ia naștere din „cort” atunci când canalul B-C este înființat formal (poate exista neoficial cu cunoștințele lui A). „Cortul” se formează atunci când managerul A decide că subordonații săi seniori trebuie să își coordoneze acțiunile și problemele de interes comun înainte de a le transmite lui. O astfel de rețea poate fi o structură foarte eficientă și eficientă dacă drepturile și obligațiile B și C sunt clar definite.

Când în „cort” apare un nou canal oficial b - c, se obține o „casă”. Acesta este un sistem complet închis, în care oricine poate comunica cu orice alt punct prin mai multe canale, fără a fi nevoie să urmeze lanțul de comandă obișnuit stabilit.

Există trei cercuri de comunicații aici: unul mare, care reunește toți membrii rețelei și două mici.

Din punct de vedere organizatoric, „acasă” poate fi cea mai periculoasă dintre toate rețelele de informații datorită numeroaselor canale oficiale prin care se transmite informațiile de la una la alta.

Poate apărea supraîncărcare de informații. Dificultățile sunt generate de ideea falsă că cu cât cantitatea de informații transmise este mai mare și cu cât este mai ușor să o procesezi direct, cu atât mai bine.

Schimbul gratuit de informații între persoanele care pot beneficia de el este bun, dar când schimbul direct duce la un „scurtcircuit” al fluxului sau informația nu ajunge la cei care ar trebui să le primească, este rău.

Managementul comunicațiilor de proiect include procesele necesare pentru generarea, colectarea, distribuirea, stocarea și, în cele din urmă, implementarea informațiilor despre proiect. Acesta oferă legături critice între participanții la proiect. Oricine lucrează la un proiect trebuie să fie pregătit să primească sau să trimită mesaje în „limba” proiectului și trebuie să înțeleagă modul în care aceste comunicări în care sunt implicați ca individ pot afecta proiectul în ansamblu. Orez. 7.1. oferă o privire de ansamblu asupra următoarelor procese principale:

1. Planificarea comunicării- determină nevoile de informare și comunicare ale participanților la proiect: cine are nevoie de ce informații, când și cum vor fi transferate.

2. Diseminarea informațiilor- da o sansa informatie necesara ajungeți la participanții la proiect în timp util.

3. Raportarea progresului proiectului- colectarea și diseminarea informațiilor privind progresul proiectului. Include rapoarte de stare, măsurarea progresului și prognoze.

4. Închidere administrativă- generarea, colectarea si difuzarea informatiilor pentru finalizarea oficiala a unei faze sau a unui proiect.

Abilitățile generale de management în comunicare sunt legate de gestionarea comunicării proiectului, dar nu sunt la fel. Comunicarea este un subiect foarte larg și include cunoștințe semnificative care nu sunt unice în contextul unui proiect.

De exemplu:

Modele emițător-receptor - bucle de feedback, bariere de comunicare etc.

Alegerea mediului - când să comunici în scris și când oral,

Orez. 7.1. O privire de ansamblu asupra proceselor de management al comunicațiilor din proiect când să scrieți note informale, când să scrieți un raport formal etc.

Stilul de scriere - voce activă sau pasivă, structura propoziției, alegerea cuvintelor etc.

Metode de prezentare - structura limbajului, proiectarea ajutoarelor vizuale etc.

Respectarea metodelor de management - pregătirea agendei, eliminarea conflictelor etc.

Planificarea comunicarii

Planificarea comunicării implică determinarea nevoilor de informare și comunicare ale participanților la proiect: cine are nevoie și ce informații, când au nevoie de acestea și cum le vor fi comunicate. Toate proiectele au nevoia de a comunica informații despre proiect, așa că metodele de distribuție variază foarte mult. Stabilirea nevoilor de informare ale participanților la proiect și identificarea măsurilor adecvate pentru a satisface aceste nevoi este un factor important în succesul proiectului.

În multe proiecte, cea mai mare parte a planificării comunicațiilor se realizează în fazele incipiente ale proiectului. Cu toate acestea, rezultatele acestor procese ar trebui revizuite în mod regulat pe parcursul proiectului pentru a asigura conformitatea continuă. Planificarea comunicațiilor este adesea strâns legată de planificarea organizațională, deoarece structura organizațională a unui proiect are o influență majoră asupra cerințelor de comunicare ale unui proiect.

Intrare pentru planificarea comunicațiilor

Cerințe de comunicare. Cerințele de comunicare sunt suma solicitărilor de informații ale participanților la proiect. Interogările sunt descrise prin combinarea tipului și formatului informațiilor necesare, împreună cu o analiză a valorii respectivelor informații. Resursele proiectului ar trebui extinse numai la informațiile care contribuie la succes sau în cazul în care lipsa de informații ar putea duce la eșec.

Informațiile solicitate în mod obișnuit pentru a determina cerințele de comunicare ale unui proiect includ:

Relații de responsabilitate reciprocă a participanților la proiect și a organizațiilor de proiect.

Discipline, departamente și specialități incluse în proiect.

Logistica - câte persoane vor fi implicate în proiect și care este locația lor.

Cerințe de informații externe (de exemplu, comunicații cu mass-media).

Tehnologii de comunicare. Tehnologiile sau metodele folosite pentru a transmite informații între elementele proiectului pot varia foarte mult, de la conversații scurte la întâlniri extinse, de la simple documente scrise la programe și baze de date actuale disponibile instantaneu.

Alegerea tehnologiilor de comunicare include:

Urgența nevoilor de informare – depinde succesul proiectului de informații actualizate frecvent sau de rapoarte scrise suficient de regulate?

Disponibilitatea tehnologiei – sistemele actuale sunt potrivite sau proiectul necesită schimbări fundamentale?

Recrutarea preconizată a personalului proiectului - sunt sistemele de comunicare compatibile cu experiența și cunoștințele participanților la proiect sau este necesară o pregătire îndelungată?

Restricții. Constrângerile sunt factori care limitează capacitatea echipei de management de proiect. De exemplu, dacă cea mai mare parte a resurselor proiectului va fi furnizată, atunci ar trebui să se acorde mai multă atenție gestionării informațiilor contractuale.

Atunci când un proiect este contractat, există prevederi specifice în contract care afectează planificarea comunicațiilor.

Ipoteze. Ipotezele (ipotezele) sunt factori care, în scopuri de planificare, sunt considerați a fi adevărate, reali sau sigure. Ipotezele includ de obicei un grad de risc. Acestea pot fi definite aici sau pot fi rezultatul identificării riscurilor (descrise în procesul de identificare a riscurilor).

Instrumente și tehnologii de planificare a comunicării

Analiza participanților la proiect. Nevoile de informare ale diferiților participanți la proiect ar trebui analizate pentru a dezvolta o viziune metodică și logică a nevoilor și surselor lor de informații pentru a satisface aceste nevoi. Costurile analizei de către participanții la proiect ar trebui să fie proporționale cu nevoile de informații despre aceștia, pentru a evita irosirea resurselor pe informații inutile sau cu tehnologii de analiză inadecvate.

Rezultatele planificării comunicării

Planul de management al comunicațiilor.

Un plan de management al comunicațiilor este un document care prevede:

O structură de colecție și fișiere care detaliază ce metode vor fi utilizate pentru a colecta și stoca diferite tipuri de informații. Procedurile ar trebui să acopere, de asemenea, colectarea și diseminarea actualizărilor și corecțiilor la materialul distribuit inițial.

Un cadru de distribuție care detaliază cui sunt informațiile (rapoarte de stare, programe, documentatie tehnica etc.) și ce metode ar trebui folosite pentru diseminarea acestor informații (rapoarte scrise, întâlniri etc.). Această structură trebuie să fie în concordanță cu responsabilitățile și relațiile de raportare descrise în tabelul de organizare a proiectului.

Descrierea informațiilor care urmează să fie difuzate, inclusiv formatul, conținutul, nivelul de detaliu, convențiile/definițiile de utilizare.

Programe de producție care arată când va fi implementat fiecare tip de comunicare.

Metode de accesare a informațiilor între comunicările programate.

O metodă de actualizare și îmbunătățire a planului de management al comunicațiilor pe măsură ce proiectul progresează și se îmbunătățește.

Planul de management al comunicațiilor poate fi formal sau informal, foarte detaliat sau general, în funcție de nevoile proiectului. Acesta este un element auxiliar al planului general al proiectului.