Planificarea proiectului include. Tehnologii de planificare a proiectelor

Managementul de proiect este o simbioză a tehnologiei și a artei de a rezolva o sarcină unică la timp, în limita bugetului alocat obiectivelor sale. Pentru ca proiectul să aibă succes, este necesar să se ajungă la o înțelegere între conducerea companiei și RM, cum va fi implementat, de către cine, când și ce fel de muncă ar trebui efectuată. Planul de proiect nu este privit ca un singur document, ci ca un întreg set de decizii documentate care răspund la întrebările de mai sus. Vă prezint atenției un articol de recenzie care examinează elementele de bază ale tehnologiei de planificare a proiectelor.

Esența planificării proiectului

Planificarea proiectului implică multe iterații interconectate, al căror rezultat este un singur master plan. În cadrul planului de proiect, vom înțelege în continuare sistemul activităților planificate, documentate ca urmare a compilației. Acest sistem constă din parametri conectați într-un mod special, cu condiția ca o problemă de dezvoltare separată să fie rezolvată. Acești parametri sunt formați pe baza unui număr de domenii funcționale ale activităților proiectului:

conţinut;
termeni;
cost;
personal;
provizii;
comunicații;
riscuri etc.

Planul este un element cheie al sistemului de management al proiectelor. Dacă RM a reușit să întocmească un set detaliat de documente de planificare, atunci el are dreptul să se aștepte la primirea garantată a rezultatelor solicitate la sfârșitul lucrării. Pentru aceasta, termenele, resursele și alte aspecte trebuie bine planificate. Până la elaborarea unui plan, este imposibil să știi câți bani și timp va fi nevoie pentru a îndeplini o sarcină unică. Fără un plan, managerul are puțină direcție sau deloc pentru a potrivi munca la obiectivele proiectului.

Trebuie înțeles că planificarea nu dă întotdeauna rezultate pozitive în cele din urmă, dar concluziile negative pot aduce nu mai puține, și uneori mai multe, beneficii. În orice caz, eficiența investiției crește, iar „dispersia” profitului obținut nu are loc. Planificarea proiectului pune bazele munca productivași rezolvă următoarele probleme aplicate.

Clarificați, detaliați obiectivele și rezultatele evenimentului.
Determinați compoziția și domeniul de activitate.
Estimați termenele și costurile bugetare.
Întocmește un program și un buget pentru fazele principale sau întregul proiect.
Faceți o evaluare actualizată a cerințelor de resurse pentru fiecare fază sau pentru întreaga sarcină.
Faceți un plan pentru furnizarea de resurse.
Efectuați o evaluare a riscurilor și creați un plan de răspuns la risc.
Explicați clientului detaliile evenimentului.
Acordați planul cu părțile interesate cheie.
Distribuiți responsabilitatea pentru muncă și sarcini între participanți.
Aprobați planul general.
Clarificarea planurilor de interacțiune, planificarea procedurilor de management.

Locul planului de management al proiectului în stadiul acestuia ciclu de viață. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Locul proceselor de planificare printre alte procese de implementare a proiectului. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Planificarea proiectelor nu poate fi „în aer”. Este precedat de inițiere, iar rezultatul acestor procese este execuția efectivă a proiectului. Și suntem conștienți de o serie de puncte importante despre ceea ce este planificarea:

legat de un anumit punct de timp din ciclul de viață al unei sarcini unice și de perioada semnificativă a acesteia (a se vedea diagramele prezentate mai sus);
iterativ - nu se termină după ce sunt scrise planurile, necesită actualizare regulată până la faza de închidere activă;
complex - nu se limitează la un singur instrument și include o serie de instrumente și documente de ieșire aferente.

Compoziția extinsă a proceselor de planificare

Planul de proiect este diferit de planul de management al proiectului și de procesele de planificare aferente. Așa cum am hotărât deja, în sens larg, prin plan înțelegem un sistem preplanificat de activități pentru care se stabilește ordinea de execuție, succesiunea și calendarul lucrărilor. În sens restrâns, un plan este un document care reflectă ordinea acțiunilor avute în vedere și termenele de implementare. Planul de management al proiectului este rezultatul procedurilor (proceselor) de planificare reglementate, în care managerul preia proceduri regulate, reglementate pentru crearea planurilor ca documente.

Definiții ale conceptelor de bază de planificare din PMI. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Planificarea evenimentelor include două grupe de procese: procese de dezvoltare directă a planurilor și proceduri auxiliare. Rezultatul unui bloc de dezvoltare este un document numit master plan de proiect. Include planul calendaristic, bugetul evenimentului și o serie de alte documente. Compoziția și conținutul lucrării, resursele necesare pentru implementarea lor determină succesiunea, durata și valoarea costurilor pentru producerea lor.

Planificarea riscurilor (identificare, identificare și evaluare) și managementul riscului afectează nu numai dezvoltarea planului calendaristic, ci și cerințele bugetare. Clarificarea obiectivelor, definirea limitelor unei sarcini unice și structurarea echipei și a responsabilităților pun bazele unei lucrări de planificare de proiect cu drepturi depline. În continuare, atenția dumneavoastră este invitată către un model de relații ale principalelor proceduri ale proceselor luate în considerare.

Model al proceselor de planificare în managementul proiectelor

Se știe că conform standardului PMI în aproape fiecare secțiune orientări PMBOK planificării i se alocă un întreg bloc. Pe baza diagramei de mai sus, acest lucru este destul de natural. Cea mai holistică imagine a gestionării planificării și a creării unui singur master plan este prezentată în secțiunea PMBOK „Managementul integrării proiectelor”. Mai jos este prezentată o casetă cu diagramă de flux de date pentru dezvoltarea planului de management al evenimentelor locale.

Plan de management al proiectului Dezvoltare Diagrama fluxului de date Bloc local

Blocul vizual prezentat mai sus este notabil din mai multe motive. Baza de cunoștințe privind managementul proiectelor, toată experiența acumulată în această direcție, reglementările sunt esențiale pentru succesul planificării. Acest lucru se aplică în mod egal standardelor, software-ului, structuri organizatoriceși cultură, practici de management, infrastructură etc. Carta este o referință cheie pentru planificare. Aceste procese stau la baza integrării în planul general și oferă drept intrări pentru dezvoltarea versiunii sale finale:

planuri de management al parametrilor proiectului;
planuri de bază pentru conținut, cost și program;
actualizări de plan.

Etapele dezvoltării planului calendaristic

După cum ne amintim, managementul proiectelor se bazează pe „trei piloni”: conținutul lucrării, restricții și riscuri. Dacă un manager știe să lucreze bine cu acești trei parametri, atunci nu există sarcini de nerezolvat pentru el. Luați în considerare dezvoltarea unui plan calendaristic din poziția acestor trei poziții și împărțiți acest proces în etape. Vom atribui prima și a doua etapă conținutului lucrării.

Etapa de determinare și scriere a domeniului de activitate sub formă de listă. Destul de des se fac greșeli din cauza faptului că este imposibil să prezentați toate lucrările simultan. Pentru o definire calitativă a domeniului operațiunilor, este util să folosiți elementele de bază ale metodei de descompunere secvențială a lucrărilor.
Etapa de determinare a execuției proiectului în ceea ce privește succesiunea și durata lucrărilor, care depind de tehnologia implementării acestora. Pentru a crea un rezultat calitativ al acestei etape, metoda deja numită de descompunere secvențială a sarcinilor și evaluarea de către experți a duratei muncii folosind metode precum, de exemplu, metoda brainstorming, sunt potrivite.
Determinarea disponibilității resurselor. Evenimentul folosește o varietate de resurse: financiare, materiale, forță de muncă, informații etc. Din pozitia de resurse financiare se impune legarea programului de lucru cu programul de finantare. Se introduce conceptul de resurse limitate: specialiști și capacități unice. Acest lucru lasă o amprentă asupra succesiunii și duratei muncii.
Definiţia external constraints. Aceste restricții includ sezonalitatea, procese tehnologice echipamente, diverse evenimente externe. Dacă luăm în considerare exemplul dorințelor speciale ale clientului (pentru anumiți parteneri) sau evenimente externe (de exemplu, momentul finalizării unei etape până la momentul unei sărbători naționale), atunci astfel de evenimente sunt incluse în evenimentul din forma de jaloane.
Etapa creării unui plan de răspuns la risc. Analizăm riscurile proiectului și dezvoltăm un plan de răspuns pentru principalele amenințări. Pe baza acestui plan, definitivăm apoi planul calendaristic.

A treia și a patra etapă se referă la pozițiile de restricții, a cincea etapă - la riscuri. Două baze de răspuns (activ și pasiv) determină momentul deciziei și includerea acestuia în plan de proiect. Răspunsul activ înseamnă că includem în planul calendaristic muncă în plus menite să minimizeze riscurile. Acest lucru poate afecta sincronizarea altor lucrări.

Ca exemplu, putem lua în considerare un proiect de lansare a unui nou serviciu pe piață. Să spunem că riscul lipsei cererii sale pe piață este dezvăluit. Apoi, pentru a minimiza acest risc, este necesar să se efectueze un studiu suplimentar, iar această activitate trebuie inclusă în planul calendaristic. Răspunsul pasiv presupune formarea de rezerve financiare suplimentare pentru riscurile identificate. Pașii de dezvoltare a programului pot fi, de asemenea, prezentați în secvența logică prezentată mai jos.

Secvența logică a dezvoltării programului

Etapele de bază de planificare a proiectului

Pentru a crea un master plan, managerul de proiect implementează o serie de iterații de planificare. În cursul proceselor de planificare se formează documente instrumentale și finale importante, care alcătuiesc împreună planul general. Printre ei:

structura de defalcare a muncii (WBS);
diagrama rețelei;
plan de management al calitatii;
programul proiectului;
buget;
Organigrama;
registrul riscurilor;
Plan de comunicare;
planul general al proiectului.

Model vizual al proceselor de planificare a proiectelor

Mai sus este un model de procese de planificare pentru o sarcină de proiect. Aveți ocazia să vedeți compoziția completă a proceselor în diagramă. Procesele de planificare a benzii piscinei sunt legate de aproape toate secțiunile managementului de proiect. Multe dintre procesele indicate în model vor avea posibilitatea de a fi prezentate în articole separate de pe site-ul nostru. În această lucrare, ne concentrăm pe scurt pe procedurile cheie de planificare.

Procesul de definire a domeniului de aplicare este realizat pentru a clarifica domeniul de aplicare al proiectului, limitele cu descrierea produsului acestuia. Procesul începe cu clarificarea obiectivelor evenimentului, conexiunea acestuia cu strategia companiei și luarea în considerare a abordărilor alternative ale implementării. PM trebuie să fie clar ce lucru este în afara domeniului de aplicare al proiectului și care sunt cerințele produsului.
Procesul de determinare a domeniului de activitate. Bazele stabilite în procesul anterior sunt dezvoltate într-o gamă completă de operațiuni necesare pentru succes. Structura și compoziția lor sunt legate de obiectivul principal al proiectului. WBS este instrumentul principal folosit de PM pentru a rezolva problema acestui proces.
Definiția relațiilor de muncă. Secvența logică a lucrărilor este subiectul și scopul acestui proces. Cel mai bun instrument și rezultat al implementării procesului este un model de rețea (diagramă, grafic) construit și optimizat folosind metoda PERT și CPM.
Procesul de estimare a duratei muncii. Prognoza duratei fiecărui loc de muncă inclus în WBS și modelul de rețea se bazează pe o varietate de abordări. Principalele metode sunt metode de evaluare prin analogi, „de jos în sus”, de la interpreți, expert și evaluare parametrică.
Procesul de evaluare a nevoilor de resurse. Scopul procesului este de a determina suma necesară resurse umane, resursele mașinilor și mecanismelor. Resursele sunt împărțite în grupuri: regenerabile, consumabile și financiare.
Programează procesul de dezvoltare. Procesul este efectuat pentru a determina calendarul estimat al lucrărilor individuale și al proiectului în ansamblu. Problema detalierii planului este importantă. Profunzimea studiului său ar trebui să fie suficientă pentru ca managerul de proiect să poată controla progresul lucrării și îndeplinirea sarcinilor atribuite.
Elaborarea unui master plan pentru proiect. Combină toate rezultatele activității de planificare a evenimentelor într-un singur document de integrare a proiectului.

În acest articol, ne-am familiarizat cu „configurația maximă” a procedurilor și documentelor care creează un plan de proiect. LA practică reală, mai ales atunci când proiectul are o amploare medie sau mică, este de natură obișnuită, eforturile excesive de planificare nu sunt adesea necesare. În astfel de cazuri, vă puteți limita la soluții tipice de planificare și la un set incomplet de documente. În același timp, cu greu este posibil să se facă fără un documentar de bază stabilit în planul general, iar eforturile depuse pentru dezvoltarea lui se bucură de roade.

Esența planificării constă în stabilirea obiectivelor și modalităților de realizare a acestora pe baza formării unui set de lucrări (măsuri, acțiuni) care trebuie efectuate, aplicarea metodelor și mijloacelor de implementare a acestor lucrări, legarea resurselor necesare implementării lor. și coordonarea acțiunilor organizațiilor care participă la proiect.

Activitatea de elaborare a planurilor acoperă toate etapele de creare și execuție a proiectului. Începe cu participarea managerului de proiect (managerul de proiect) la procesul de dezvoltare a conceptului de proiect, continuă cu selecția deciziilor strategice pentru proiect, precum și cu dezvoltarea detaliilor acestuia, inclusiv întocmirea propunerilor de contract, atribuirea contractelor, executarea lucrărilor și se încheie odată cu finalizarea proiectului.

În etapa de planificare, sunt determinați toți parametrii necesari pentru implementarea proiectului: durata pentru fiecare dintre elementele controlate ale proiectului, necesarul de forță de muncă, material, tehnic și resurse financiare, termenii de livrare a materiilor prime, materialelor, componentelor și echipamente tehnologice, termenii și volumele de implicare ale organizațiilor de proiectare, construcție și alte organizații. Procesele și procedurile de planificare a proiectului ar trebui să asigure că proiectul este fezabil în intervalul de timp specificat, la cel mai mic cost posibil, cu costurile standard ale resurselor și de o calitate adecvată.

Procesul de planificare începe înainte ca domeniul de activitate să fie aprobat și continuă pe măsură ce proiectul progresează și se fac modificări. Fiecare fază a ciclului de viață al proiectului prevede un anumit tip de planificare cu propriile metode și instrumente.

Planificare este un proces ciclic. Începe cu cel mai mult definiție generală obiectivele se îndreaptă către o descriere mai detaliată a când, cum și ce lucru trebuie făcut pentru a atinge obiectivele. Pe măsură ce proiectul avansează de la concept până la finalizare, Informații suplimentare despre condițiile care afectează cursul muncii. Utilizarea instrumentelor de planificare și management de proiect permite membrilor echipei să descrie mai clar problemele și să controleze mai eficient schimbările de proiect.

Planificarea este un set de proceduri interconectate. Prima etapă a planificării proiectului este elaborarea planurilor inițiale, care stau la baza elaborării bugetului proiectului, stabilirii cerințelor de resurse, organizarea suportului de proiect, încheierea contractelor etc. Planificarea proiectelor precede controlul proiectului și stă la baza aplicării acestuia, întrucât se face o comparație între cifrele planificate și cele reale.

Structura specifică a planurilor utilizate la diferite niveluri și etape de planificare a proiectului depinde de standardele și abordările adoptate în industrie și în organizațiile care implementează proiectul. De exemplu, în industria construcțiilor în documentatia proiectului include documentația de deviz furnizată de client și detaliată de antreprenori, planul de șantier al instalației, scheme organizatorice și tehnologice de construcție a instalațiilor, grafice de execuție a lucrărilor și de recepție a instalației materiale de construcții. În proiectele industriale, graficele de lucru se bazează pe proiectare și documentație tehnologică, în proiecte de informare- specificația sistemului.

Etapa de planificare este una dintre cele mai importante. În această etapă, sunt stabilite sarcinile, bugetul și perioada de timp ale proiectului. Destul de des, planificarea este înțeleasă doar ca programare, pierderea din vedere a managementului resurselor, bugetare etc.

O tehnică completă de planificare include următorii pași:

1) Definirea obiectivelor proiectului și descrierea acestora. Destul de des, proiectele încep fără un obiectiv clar.
2) Definirea etapelor tehnologice. Pentru proiect trebuie selectată o tehnologie de implementare care să determine etapele de dezvoltare ale proiectului. Unul dintre greșeli comune planificarea este inconsecvența planului cu ciclul tehnologic.
3) Pentru etapele tehnologice, este necesar să se definească o listă de sarcini, să se indice relațiile lor (secvența) și durata prevăzută (depinde de resursele alocate).
4) Este necesar să se convină asupra problemei resurselor alocate proiectului. Trebuie remarcat faptul că toate resursele companiei ar trebui distribuite central. Destul de des, apare o eroare de planificare din cauza faptului că unele resurse limitate sunt folosite simultan în două proiecte diferite in acelasi timp.
5) Dacă se stabilesc ratele de resurse, bugetul poate fi obținut și automat. Una dintre greșelile tipice este că bugetul este stabilit fără a acorda atenție costului proiectat al proiectului.
6) Sarcina scrisă, bugetul și programul de lucru formează un document oficial „Planul de proiect”. Destul de des, înainte de începerea proiectului, unele dintre aceste documente lipsesc.

Astfel, pentru succesul planificării proiectului, sunt importanți o serie de factori care trebuie luați în considerare:

clasa sarcinilor de rezolvat, circulația produsului finit, tipul de lucru (dezvoltare, dezvoltare, întreținere);
Alegerea schemei de lucru (modelul ciclului de viață) ținând cont de complexitatea proiectului și de capacitățile echipei de dezvoltare;
Experiență în domeniu și în instrumentele de automatizare a dezvoltării;
· dotarea dezvoltatorilor cu mijloace de automatizare si baza hardware-software;
Nivelul cerințelor clienților pentru timpul și calitatea muncii.

Într-un proiect bine organizat, un organism de management specific ar trebui să fie responsabil pentru implementarea fiecărui obiectiv: managerul de proiect, pentru toate scopurile (misiunea proiectului), performeri responsabili pentru scopurile private etc. Adică, arborele obiectivelor proiectului ar trebui să fie coincide cu structura unitatii organizatorice responsabila de implementarea proiectului. Pentru aceasta, se dezvoltă o așa-numită matrice de responsabilitate, care determină responsabilități funcționale executorii de proiecte, precizează ansamblul lucrărilor de a căror execuție răspund personal.

Scopul principal al planificarii este de a construi un model de implementare a proiectului. Este necesar să se coordoneze activitățile participanților la proiect, se determină ordinea în care trebuie efectuată munca etc.

Principalii pași ai procesului de planificare sunt prezentați în Tabelul 1 și includ nouă pași. La fiecare pas, managerul de proiect poate constata că proiectul este ineficient sau imposibil de implementat și ridică problema închiderii acestuia.

Tabelul 1 - Principalii pași în procesul de planificare a proiectului

		Rezultat
	Dezvoltarea conceptului și planificarea obiectivelor proiectului.
	Descompunerea obiectivelor proiectului, clădire structura ierarhica lucrări (ISR).
	Numirea responsabilului. Construirea unei diagrame bloc a organizației (CCO) a proiectului.
	Dezvoltarea unei strategii de implementare a proiectului, construirea unui plan pentru etapele de referință.
	Dezvoltarea tacticilor de proiect, construirea modelelor de rețea.	Detaliat cum?
	Dezvoltarea idealului program calendaristic lucrări.	Perfect cand?
	Planificarea resurselor, elaborarea unui calendar real de lucru, ținând cont de constrângerile de resurse.	În mod realist când?
	Estimarea costurilor, elaborarea bugetului.
	Elaborarea și adoptarea planului de proiect.	Se ia in calcul totul?

Pentru implementarea proiectelor mari și complexe, devine recomandabil să folosiți proceduri auxiliare de planificare a proiectelor:

planificarea calitatii;
planificarea riscurilor și măsurilor pentru a lucra cu acestea;
planificare organizatorica;
planificarea comunicarii.

În fiecare caz, managerul de proiect, pe baza raportului rezultat/cost, trebuie să evalueze fezabilitatea utilizării uneia sau alteia proceduri auxiliare disponibile în arsenalul de tehnologii de proiect.

Figura 3 Fluxul de planificare a proiectului

Planificarea proiectelor este un proces continuu, rafinat pe tot parcursul ciclului de viață, în timpul căruia Cel mai bun mod atingerea scopurilor si obiectivelor stabilite, tinand cont de situatia actuala si in schimbare. Un plan de proiect competent, ținând cont de specificul produsului, caracteristicile și tendințele pieței, preferințele consumatorilor, riscurile și alți factori, vă permite să evitați cheltuielile ineficiente chiar și în stadiul de concepție și dezvoltare. O astfel de planificare nu oferă întotdeauna rezultate pozitive, dar chiar și concluziile negative sunt de mare beneficiu.

Prima sarcină a scrierii unui plan de implementare a proiectului este de a da un impuls imediat demarării procesului de proiect. Planul proiectului trebuie să convingă factorii de decizie că ideea este viabilă, că va îndeplini așteptările, programul, bugetul etc. Dacă dezvoltarea nu este convingătoare la nivel de plan, proiectul poate să nu depășească stadiul inițial. În schimb, un plan de succes construiește imediat reputația managerului de proiect și oferă o bază solidă pentru lansarea procesului.

Planul proiectului este întocmit conform standardului schema generala, dar conținutul documentului este întotdeauna unic, deoarece combinația dintre caracteristicile produsului și condițiile de implementare a acestuia este unică. Planul de execuție a proiectului oferă îndrumări întregii echipe de proiect și direcționează:

după sfera de activitate
prin prioritate
privind alegerea metodelor de management,
conform standardelor de calitate
sub forma menținerii comunicării cu părțile interesate,
conform criteriilor de măsurare a performanței etc.

Contextul proiectului.
Sarcini și obiective.
Scară.
Frontiere (restricții).
Ipoteze (presupune).
influențe și dependențe.
Riscuri și probleme.
Strategii și metode.
Mijloace și metode de control al timpului, resurselor, calității, amplorii.
Comunicatii.
Program de livrare.
Performanța și măsurarea acesteia.
Realizarea beneficiilor.

O schemă standardizată facilitează navigarea printr-un document care se poate întinde pe sute de pagini dacă urmează să fie implementate idei mari. Simplificați procesul de lucru cu planul și permite o ordine logică, consecventă și structurată a etapelor de planificare a proiectului. Dacă, de exemplu, elementele care sunt incluse în scară nu sunt documentate, se poate dovedi că printre participanții la proiect nu există o înțelegere comună a cine eliberează ce. Și dacă nu specificați nivelul de calitate, se poate dovedi că că o calitate suficientă pentru producător poate să nu fie suficientă pentru client.

Lipsa detaliilor adecvate duce la erori, dar excesul de detalii cu numeroase repetări împiedică înțelegerea conținutului proiectului. Prin urmare, planul de apărare a proiectului este de obicei testat pe ascultători care nu au cunoștințe prealabile despre proiect, cu implicarea reprezentanților unui public larg. Contextul adăugat planului de proiect va ajuta la încadrarea programului de implementare în contextul general, iar glosarul, decodificarea abrevierilor și abrevierilor tehnice vor face ușor pentru oricine să înțeleagă esența proiectului fără a implica surse de informații terțe.

Planificarea domeniului

Domeniul de subiect aici este setul de produse și servicii care ar trebui să fie produse ca urmare a finalizării proiectului. Planificarea proiectului din punct de vedere al domeniului subiectului include următoarele proceduri:

Analiza stării actuale.
Clarificarea caracteristicilor de bază ale proiectului.
Confirmarea criteriilor de succes și a problemelor proiectului.
Analiza ipotezelor și limitărilor care au fost acceptate în etapa inițială a proiectului.
Definirea criteriilor pentru rezultatele proiectului în etapele intermediare și finale.
Construirea unei descompunere structurală a zonei date.

În procesul de viață a proiectului, elementele care alcătuiesc zonă dată, poate fi supusă modificării. Obiectivele lucrării și caracteristicile pot fi precizate atât la atingerea rezultatelor intermediare, cât și la etapa de dezvoltare a proiectului.

Planificarea timpului proiectului

Principalele concepte ale acestui parametru sunt: termenele limită, durata lucrărilor, datele cheie etc. Lucrarea coordonată a participanților este organizată pe baza planurilor calendaristice - documente de proiectare și tehnice care determină lista lucrărilor de proiect, relația dintre acestea. , secvență, termene limită, interpreți și resurse. Pe parcursul lucrărilor la proiect pe întreg ciclul de viață se întocmește un program de lucru pentru etapele și nivelurile de management.

Structura de defalcare a muncii (WBS)

WBS - afișarea grafică a ierarhiei lucrărilor de proiectare - prima etapă a programării proiectului. În esență, WBS este împărțirea proiectului în astfel de părți care sunt necesare și suficiente pentru planificare și control eficient. Întocmirea unei structuri ierarhice presupune respectarea următoarelor reguli:

Executarea lucrării nivelului superior se realizează prin executarea lucrării nivelului inferior.
Un proces părinte poate avea mai multe joburi copil, a căror execuție închide automat procesul părinte. Dar pentru un loc de muncă de copil, există doar un loc de muncă de părinte.
Descompunerea procesului parental în lucrări ale copilului se realizează după un singur criteriu: fie prin resurse atrase, fie pe tip de activitate, fie pe etape ale ciclului de viață etc.
La fiecare nivel trebuie colectate lucrări echivalente pentru copii. Criteriile de identificare a omogenității acestora pot fi, de exemplu, volumul și timpul de lucru efectuat.
La construirea structurii în ansamblu, este necesar să se aplice diferite criterii de descompunere la diferite niveluri ierarhice.
Secvența criteriilor de descompunere este aleasă astfel încât cea mai mare parte posibilă a interacțiunilor și dependențelor dintre lucrări să fie la nivelurile inferioare ale structurii ierarhice. Lucrări niveluri superioare- autonom.
Descompunerea muncii este considerată completă dacă munca de la nivelul inferior este clară pentru manager și participanții la proiect, modalitățile de obținere a rezultatului final și indicatorii acestuia sunt clare, iar responsabilitatea pentru efectuarea muncii este distribuită în mod clar.

Pe baza WBS, este creată o listă de lucrări de proiect. Și apoi se determină succesiunea implementării lor, relația cu ajutorul modelelor organizaționale și tehnologice și durata muncii.

Durata muncii

Durata muncii este determinată pe baza standardelor, pe baza experienței personale (când există un exemplu de muncă similară), pe baza metode de calcul Planificarea proiectului. Astfel de metode includ, de exemplu, metoda de analiză a evenimentelor PERT, care este utilizată atunci când există incertitudine în estimarea duratei operațiunilor. Există, totuși, diferite moduri de a gestiona timpul proiectului.

OBRAZNIC. Metoda este considerată ca o medie ponderată a trei tipuri de prognoze: optimiste, așteptate și pesimiste. După stabilirea duratei fiecărei prognoze (folosind o formulă și/sau implicând experți), se calculează probabilitatea fiecăreia dintre prognoze. Și apoi valorile fiecăreia dintre predicții și probabilitățile lor sunt înmulțite, iar valorile sunt adăugate.
diagrama rețelei. O diagramă de rețea este o afișare a activităților și a dependențelor dintre ele forma grafica. Mai des este prezentat sub forma unui grafic, ale cărui vârfuri sunt munca de proiectare, iar succesiunea și relația lor sunt afișate prin săgeți de conectare.
Diagramele Gantt. Aceasta este o diagramă orizontală cu afișarea lucrărilor de proiectare sub formă de segmente orientate conform calendarului. Lungimea segmentului corespunde duratei lucrării, iar săgețile dintre segmente indică relația și succesiunea lucrării.

În plus, în fiecare proiect se asigură optimizarea lucrărilor în funcție de criteriul timpului, se aprobă planuri calendaristice. Tel comun metode de planificare a timpului proiectului - reducerea duratei proiectului fără a pierde calitatea componentelor acestuia.

Forța de muncă din proiect

În această parte a planificării, cantitatea de resurse disponibile este mai întâi determinată. Acest lucru se realizează prin întocmirea unei liste de interpreți, disponibilitate și posibilitatea participării acestora la proiect.

Apoi, pentru fiecare lucrare a proiectului, executanților li se atribuie definirea ariei lor de responsabilitate. Adesea în program la nivel de distribuție resurselor de muncă apar contradicții. Apoi se efectuează analiza contradicțiilor și eliminarea lor.

Costul proiectului

Există mai multe etape în planificarea costurilor proiectului:

În prima etapă, se determină costul utilizării resurselor, a fiecărei lucrări de proiect și a proiectului în ansamblu. Costul proiectului aici este costul total al resurselor și al lucrării. Factorii luați în considerare includ costul echipamentului (inclusiv echipamentul închiriat), forța de muncă membrii personaluluiși angajați în baza unui contract, materiale, transport, seminarii, conferințe, taxe de școlarizare etc.
A doua etapă presupune pregătirea, coordonarea și aprobarea devizului de proiect. Devizul de proiect aici este un document care conține justificarea și calculul cost total proiect. De obicei se face pe baza de resursele necesare, domeniul de activitate etc.
A treia etapă include pregătirea bugetului, coordonarea și aprobarea acestuia. Bugetul introduce restricții asupra resurselor și este întocmit sub forma:

diagrame cu bare ale costurilor și costurilor cumulate,
diagrame cu linii ale costurilor cumulate distribuite în timp,
diagrame circulare ale cheltuielilor,
calendare și planuri,
matrice de distribuție a costurilor.

În același timp, conducerea riscuri bugetare discutat într-o secțiune separată a planificării proiectului.

Planificarea riscurilor

Această secțiune descrie procesele implicate în identificarea, analizarea, evaluarea riscurilor și dezvoltarea răspunsurilor la risc. Riscurile sunt caracterizate de 3 parametri:

eveniment de risc,
probabilitatea apariției unui eveniment de risc,
cuantumul pierderilor, în cazul realizării factorului de risc.

O metodă simplă de planificare a riscurilor este implementată urmând următoarea secvență de acțiuni:

Identificarea riscului. Pentru aceasta, nu sunt implicați doar experții, ci și toți cei care vor ajuta la detectarea potențialelor vulnerabilități ale proiectului.
Determinarea probabilității realizării riscului. Măsurarea se face în procente, cote, puncte și alte unități.
Clasificarea riscurilor în funcție de semnificația fiecărui risc specific pentru proiect și locul acestuia în ierarhie. Prioritare sunt cele care sunt de mare probabilitate și importanță pentru proiectul în ansamblu.
Planificarea măsurilor de reducere a probabilității fiecărui risc individual, indicând angajații responsabili de acest lucru.
Planificarea eradicării consecințe negativeîn cazul realizării riscului cu desemnarea unor persoane responsabile.

Atunci când creați un proiect, este necesar să scrieți un plan indiferent de zona în care își desfășoară activitatea întreprinderea: de la proiecte de producție și tehnologii IT până la lucrări de amenajare și îmbunătățire a orașului. Cu toate acestea, planificarea proiectului în sine nu este „suspendată în aer”, deoarece este precedată de inițierea proiectului, ci finalizată de trecerea la execuția directă a proiectului.

Toate procesele, conceptele sau obiectele încep de undeva. Acest moment de început s-a întâmplat acum câteva zile sau ani și totul arăta diferit - nu așa cum este acum. Privind, de exemplu, la o mașină, înțelegem că la început nu a fost așa: mai întâi a apărut o idee, apoi a fost transmisă și altor oameni, ceea ce a stârnit o discuție; proiectanții s-au alăturat lucrării, a fost lansat procesul de asamblare și multe altele.

Cele de mai sus este un exemplu minor. Dar el explică perfect esența - totul are un început.

Managementul proiectelor nu face excepție. Fiind un lanț complex de sarcini și procese, începe și de undeva. Acest prim pas este plan de proiect.

În acest articol, vom vorbi despre plan și procesul de planificare, precum și vom explica punctele legate de întrebarea „Cum să creați un astfel de plan”. Am identificat 7 pași.

Ce este un plan de proiect?

Poate ați observat că suntem plan menţionate şi Procesul de planificare. Care este diferența dintre ele? Totul este foarte simplu.

Planificarea este un proces, o discuție. În timpul acesteia, sunt clarificate domeniul de activitate, obiectivele și modalitățile necesare pentru a le atinge.

Planul este document oficial A care conține toate deciziile de planificare, domeniul de aplicare aprobat, costurile. Principalele sale funcții sunt controlul, facilitarea comunicării între participanți și programarea.

La crearea unui plan de proiect, managerul trebuie să aibă deja cunoștințe cheieși aptitudini. Acest lucru crește șansele implementării sale cu succes. În plus, un plan pregătit vă va ajuta să anticipați și să evitați greșelile inutile și deciziile proaste, precum și să economisiți timp și să reduceți costurile.

Obiectivele planului de proiect

Un plan bine pregătit ar trebui să răspundă la următoarele întrebări.

De ce?

Ar trebui clarificate motivele pentru care sunt alocate fonduri pentru proiect; ce problema trebuie rezolvata.

Întrebarea se referă la munca care trebuie făcută pentru a atinge rezultatul și obiectivele finale.

Întrebare despre persoanele implicate, rolurile și responsabilitățile acestora; despre cum ar trebui să fie organizate.

Când?

Aici vorbim despre orarul/durata proiectului.

Cum se face un plan de proiect?

Înainte de a începe elaborarea, managerul trebuie să fie conștient de numărul mare de întrebări care vor apărea pe parcursul proiectului și de răspunsurile la acestea. Fiecare întrebare poate fi listată separat. Dar este totuși mai bine să identifici modele și modele caracteristice comune. Deci, ce trebuie să facă un manager pentru a întocmi un plan de proiect.

1. Comunicați

Primul pas către succes este comunicarea cu echipa despre obiective, participanți, sarcini etc. Managerul trebuie să știe cine este responsabil pentru ce sarcină, termenele limită și cam tot ceea ce se întâmplă în proiect.

Merită adăugat că comunicarea nu este doar primul pas. Comunicarea pe tot parcursul proiectului este cheia succesului.

2. Definiți participanții și obiectivele

Determinarea tuturor participanților la proiect este uneori dificilă: pot fi mulți. Mai mult, ele direct sau indirect, într-o măsură mai mare sau mai mică, pot influența proiectul. De aceea este important să-i identificăm pe toți cei care influențează direct întocmirea planului și să le luăm în serios dorințele.

Cine poate fi participant la proiect:

Client– persoana care finanţează direct şi aprobă lucrarea;
Manager de proiect- o persoana implicata in planificare cu crearea, executia si controlul ulterioare a proiectului;
echipă de proiect, care creează produsul final. Membrii echipei sunt implicați în multe procese importante, inclusiv dezvoltarea, asigurarea calității, munca de proiectare și așa mai departe. De regulă, ei nu aprobă proiectul;
Utilizator final;
Alte. Această listă poate include o mare varietate de persoane: analiști de risc, specialiști în achiziții etc.

Ce se poate face în această etapă? Efectuați interviuri cu părțile interesate cheie. Astfel, veți înțelege ce cerințe sunt stabilite și ce obiective trebuie atinse. Cel mai mod eficient Atingerea obiectivelor este o tehnică SMART de stabilire a obiectivelor.

Interviul permite, de asemenea, managerului să înțeleagă ce problemă rezolvă proiectul și de ce este finanțat.

Este al nostru De ceîntrebare.

3. Determinați domeniul de activitate

Fără îndoială, cea mai importantă parte a oricărei planificări. Toate punctele cheie sunt evidențiate și discutate aici: justificare, descrierea produsului, criterii de eligibilitate, obiective și rezultate, constrângeri, ipoteze, evaluare si altii unii. Toți participanții la proiect ar trebui să ajungă la deplin înțelegere și acord în această etapă. De îndată ce discuția se încheie, tot ceea ce este important este consemnat într-un document în care este consemnată o descriere a conținutului și domeniului proiectului.

Această etapă reduce, de asemenea, riscurile de neînțelegeri care pot duce la scalarea proiectului.

Este al nostru ceîntrebare.

4. Definiți rolurile și responsabilitățile

Una dintre cele mai importante sarcini ale unui manager este distribuirea sarcinilor între membrii echipei. Ar trebui să-și cunoască rolurile și responsabilitățile. Și, desigur, nu trebuie să uităm că echipele sunt unități formate cu un anumit număr de participanți.

Este al nostru OMSîntrebare.

5. Programați proiectul

Acest paragraf este o continuare directă a celui precedent. Odată ce rolurile și responsabilitățile au fost atribuite, următorul pas este stabilirea duratei de lucru pentru fiecare resursă cu date de începere/terminare.

Este al nostru cândîntrebare.

În aceeași etapă, managerul stabilește evenimentele cheie, calea critică - în general, se ocupă de programul de lucru.

Ce instrument de proiect să alegi?

6. Vizualizați planul proiectului cu o diagramă Gantt

Rețineți că unii oameni, când vorbesc despre program, se referă la întregul proiect. Acest lucru nu este în întregime adevărat. Programul vizualizat este doar o parte din planificare și din planul în sine. Întregul proiect este o structură mai complexă.

Utilizați GanttPRO, un instrument online pentru . Cu acesta, managerul poate:

Creați și distribuiți sarcini;
Setați durata acestora cu datele de început și de sfârșit.
Stabiliți dependențe între sarcini. Managerul ține evidența tuturor evenimentelor și știe când o sarcină finalizată începe următoarea;
Monitorizează progresul evenimentelor individuale și al proiectului în ansamblu;
Stabiliți resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
Stabiliți costul resurselor;
Interacționați cu membrii echipei și vizualizați toate modificările pe care le-au făcut;
Urmăriți evenimentele cheie;
Vizualizați calea critică - cel mai scurt timp necesar pentru finalizarea proiectului.

Cu diagramele Gantt Gantt, este ușor să gestionați procesele de planificare și să creați un proiect.

7. Gestionați riscul

Toate etapele unui proiect pot fi supuse unor riscuri. Prin urmare, gestionarea acestora este una dintre cele evidențiazăîn planificare.

Un manager cu experiență este capabil nu numai să evalueze și să anticipeze astfel de situații, ci și să creeze un plan cu modalități de a le rezolva. Echipa, la rândul ei, trebuie să știe și să răspundă oricărei schimbări.

Ce riscuri pot apărea?

Așteptări optimiste cu privire la timp și costuri;
Cerințe și dorințe prost definite;
Roluri și responsabilități slab definite;
Modificări ale cerințelor;
Noi cerințe;
Tăieri de buget;
Interacțiune proastă.

Să rezumam

Nu există proiecte identice. Se poate implementa perfect fără riscuri și termene amânate. Un altul poate eșua chiar dacă are aceiași participanți, costuri, program și obiective. Riscurile și schimbările în proiect sunt inevitabile. Dar totuși, un domeniu de lucru bine planificat, un program, riscurile evaluate și munca în echipă excelentă vor ajuta la facilitarea planificării în sine și la elaborarea unui plan. În acest caz, chiar și proiectele dificile pot fi distractive.

Ai experiență în planificarea proiectelor?

Profunzimea detaliilor de planificare este determinată de dimensiunea și complexitatea proiectului, natura proiectului, tipul de obiecte care sunt create. O structură tipică a unui plan de proiect pentru crearea unei unități de producție include 6 secțiuni (tabel).

Aspectele dezvoltării FPR includ:

Conform planului de lucru practic:

date inițiale pentru proiectare;

priorități de lucru;

nevoia de personal;

proceduri pentru aprobarea dezvoltărilor de proiectare;

Conform planului logistic:

termenii de furnizare a echipamentelor;

calendarul și controlul asupra instalării echipamentelor;

Conform planului de construcție:

cerințe pentru spațiile pentru amplasarea echipamentelor și a personalului;

organizarea lucrărilor de pregătire și construcție a spațiilor;

Conform planului de control al calității:

criterii generale de calitate;

controlul echipamentului care este furnizat;

Conform planului de punere în funcțiune:

munca pregatitoare;

control pre-operațional;

punere in functiune.

Structura și conținutul etapelor planului de proiect


Obiectivele principale ale proiectului	Când formulați obiective, evitați obiectivele simpliste și impracticabile. Întregul ar trebui predat cât mai clar și specific posibil, având în vedere importanța relativă a fiecărui obiectiv și impactul acestuia asupra deciziilor alternative de management.
Planul financiar al proiectului	Se determină ponderea investiției minime a fiecărui investitor, modalitățile și condițiile de finanțare. Planul de finanțare afectează de obicei graficul cheltuielilor de capital, rambursarea datoriilor și este supus acordului între participanții la proiect și investitori. Munca estimată precede planificarea financiară. Estimările se adună pentru fiecare tip, etapă de lucru. in afara de asta planificare financiara prevede o evaluare a indicatorilor financiari și economici ai proiectului (profit redus, perioada de rambursare).
Planul de executare a subcontractului	Reprezintă strategia generală a clientului, interlineerului general, subcontractanților și furnizorilor. El este legătura pentru toți participanții la proiect. Baza dezvoltării sale este o definire clară și o distribuție a sarcinilor și responsabilităților tuturor participanților la proiect. Când faceți acest plan: a) sunt evaluate alternative la subcontractare; criteriul pentru o astfel de evaluare este posibilitatea de a efectua sarcini tehnice de către subcontractanți în intervalul de timp necesar; b) selectarea celui mai potrivit tip de contracte pentru fiecare subcontractant și determinarea termenilor responsabili pentru pregătirea și încheierea acestor contracte; c) un program conceptual al proiectului este elaborat ca componentă documentatia contractuala.
plan functional.	Determină structura complexelor funcționale de lucru, momentul și caracteristicile implementării lor. Complexele funcționale pot include: lucrări de proiectare, aprovizionare cu materiale și tehnică (MTP), construcție, controlul calității, punerea în funcțiune. Constă din următoarele documente de planificare: programul principal al proiectului; programul de lucru (pe termen scurt); planuri de lucru funcționale.
Planul principal de calendar (MCP)	Se formează prin clarificarea și detalierea planului conceptual al proiectului. Acesta definește etapele proiectului, care sunt împărțite în etape țintă și etape de proiect asociate cu începerea și finalizarea setului funcțional de lucrări. Programul principal este de obicei prezentat sub forma unei histograme, deoarece în această fază a proiectului descompunerea în lucrări individuale absent, iar constrângerea specifică nu este definită.
Planuri de calendar pe termen scurt	Ele sunt formate pe baza GKP și conțin liste de lucrări, termene limită, numele persoanelor responsabile pentru implementarea lor.
Planuri funcționale de lucru (FPR)	Acestea sunt sisteme de documente de planificare care conțin activități, precum și specifice tehnice și solutii de proiectare asupra anumitor aspecte ale proiectului.
Analiza factorilor de implementare a proiectului	Dezvoltarea unui sistem de măsuri care să compenseze neajunsurile deciziilor planificate ale etapelor anterioare de planificare și care vizează prevenirea influenței factorilor de contracarare, obținerea de beneficii din factorii de influență, creșterea cantității. efect economic din interacțiunea tuturor factorilor. Forma documentară a acestei secțiuni a planului este un acord de activități, care este aprobat de participanții interesați și convenit cu executanții responsabili.
Completări la planul de proiect	Datele care sunt utilizate în pregătirea planului sunt scoase: date din conceptul proiectului; materiale de examinare; cerințe și restricții ale proiectului etc.