Salut! În acest articol, vom vorbi despre sistemul KPI.

Astăzi vei învăța:

1. Ce este KPI.
2. Cum se calculează acest indicator.
3. Cum se implementează un sistem KPI într-o întreprindere.
4. Despre avantajele și dezavantajele acestui sistem.

Ce este KPI în cuvinte simple

KPI - acesta este un coeficient care determină eficacitatea unei anumite întreprinderi: cât de bine funcționează, dacă își atinge obiectivele.

Decodificarea acestei abrevieri este următoarea - Indicatori cheie de performanță, care sunt de obicei traduși în rusă ca „indicatori cheie de performanță”.

Dacă este tradus literal, cuvântul „cheie” înseamnă „cheie”, „esențial”, „indicatori” - „indicatori”, „indicatori”, dar cu cuvântul „performanță” există dificultăți în traducere, deoarece este dificil de interpretat. fără ambiguitate aici. Există un standard care oferă cea mai corectă traducere a acestui cuvânt, împărțindu-l în doi termeni: eficiență și eficacitate. Eficiența arată cum sunt legate fondurile cheltuite și rezultatele obținute și performanța - în ce măsură compania a reușit să obțină rezultatul planificat.

Prin urmare, este mai corect să traducem KPI ca „un indicator cheie de performanță”. Vorbitor în cuvinte simple, ca să spunem așa, pentru manechini, puteți vedea că acest sistem vă ajută să vă dați seama ce măsuri trebuie luate pentru a îmbunătăți eficiența. Eficiența acoperă toate acțiunile efectuate pentru o perioadă de timp stabilită, precum și beneficiile primite de întreprindere de la fiecare angajat în parte.

Indicatorii KPI sunt după cum urmează:

• KPI-uri de performanță- arată raportul dintre resursele de bani și timp cheltuite cu rezultatul obținut;
• KPI-uri de cost- arată câte resurse sunt implicate;
• Rezultatul KPI- ilustrează rezultatul obţinut în timpul executării sarcinilor.

pentru că acest sistem nu este ușor de implementat, ar trebui să respectați anumite reguli și principii care pot deveni asistenți indispensabili atunci când treceți la KPI:

1. Regula 10/80/10. Acesta prevede că o companie trebuie să definească 10 indicatori cheie de performanță, 80 de indicatori de performanță și 10 indicatori de performanță. Nu este recomandat să folosiți mai mulți KPI-uri, deoarece acest lucru este plin de supraîncărcarea managerilor cu muncă inutilă, iar managerii se vor ocupa cu siguranță să afle motivele pentru care nu se îndeplinesc indicatorii care au puțin efect asupra performanței.
2. Coordonare indicatori de producțieși plan strategic. Indicatori activitati de productie nu au sens decât dacă sunt corelați cu factorii critici de succes (CSF) actuali combinați în sistem echilibrat indicatori (BSC) și .
3. Gestionabilitate și controlabilitate. Fiecare divizie a companiei responsabilă de indicatorul său trebuie să aibă resurse pentru a-l gestiona. Rezultatul trebuie controlat.
4. Integrați procesele de măsurare, raportare și îmbunătățire a performanței. Este necesar să se introducă o procedură de evaluare a indicatorilor și raportare care să împingă angajații către acțiunile specifice necesare. În acest scop, ar trebui organizate ședințe de raportare pentru a analiza problema soluționată.
5. Parteneriat. Pentru a crește productivitatea cu succes, merită să construim parteneriate între toți angajații implicați. Prin urmare, modul de implementare a unui nou sistem trebuie dezvoltat împreună. Acest lucru va permite tuturor să înțeleagă care sunt avantajele inovării, precum și să se convingă de necesitatea schimbării.
6. Transferarea eforturilor către direcțiile principale. Pentru a crește productivitatea, este necesară extinderea puterilor specialiștilor: să ajute, să se ofere să-și dezvolte propriile KPI, să ofere training.

Cum se calculează KPI

Paragraful 1. Pentru a calcula KPI, trebuie să selectați de la trei până la cinci indicatori de performanță, care vor fi criteriile de evaluare a unui specialist. De exemplu, pentru un agent de marketing pe internet, acestea ar putea fi după cum urmează:

1. Numărul de vizitatori ai site-ului atrași de specialist.
2. O cifră care arată câte achiziții au fost făcute de clienții care au contactat anterior compania.
3. Numărul de recomandări lăudabile, răspunsuri ale clienților în rețelele sociale sau pe site-ul web al organizației după achiziționarea unui produs sau serviciu.

1. clienți noi - 0,5;
2. cumpărători care au făcut o a doua comandă - 0,25;
3. recomandări pozitive - 0,25.

Punctul 3. Acum trebuie să analizați datele pentru toți indicatorii selectați din ultimele șase luni și să elaborați un plan:

KPI	Valoarea inițială (medie lunarăindicatori)	Valoarea planificată
Creșterea de noi clienți	160	Creștere de 20% sau 192 clienți noi
Procentul de clienți repetat	30	Creștere de 20% sau 36 de achiziții repetate
Ponderea clienților care au scris un feedback pozitiv, recomandare	35	Creștere cu 20% sau 42 de recenzii

Punctul 4. Următorul pas este calcularea indicatorilor KPI în Excell. Este necesar să folosiți formula de calcul KPI: indice KPI = Greutate KPI * Fapt / Scop.

Indicatori cheie (ponderea KPI)	Ţintă	Fapt	Indicele KPI
KPI 1 (0,5)	20%	22%	0,550
KPI 2 (0,25)	20%	17%	0,212
KPI 3 (0,25)	20%	30%	0,375
Raport de performanță			1,137
113,70%

Aici, scopul este indicatorul pe care angajatul trebuie să-l atingă conform planului, iar adevărul este ceea ce a lucrat în realitate. Indicatorul final este de 113,70%, acesta este un rezultat bun, totuși, dacă ne uităm mai detaliat la tabel, putem observa că marketerul nu a respectat în totalitate standardele planificate.

Punctul 5. Noi calculăm salariile. Ne vom baza pe faptul că câștigurile totale ale unui marketer sunt de 800 USD, din care partea fixă ​​(salariu) este de 560 USD, iar variabila (bonus) este de 240 USD. Pentru un indice de 100%, angajatul are dreptul la un salariu și un bonus complet, dar din cauza faptului că planul este îndeplinit în exces, marketerul va primi bonusuri suplimentare în valoare de 13,7% din partea de bonus, adică $ 32,88. Ca urmare, salariul angajatului va fi de 560 $ + 240 $ + 32,88 $ = 832,88 $.

Dar atunci când un angajat nu îndeplinește planul, iar indicatorul său de performanță este sub 99%, atunci mărimea bonusului este redusă proporțional.

Cu ajutorul unor astfel de calcule și întocmirea unui tabel, puteți vedea problemele și dificultățile cu care se confruntă un agent de marketing pe internet.

Performanța slabă se poate datora faptului că planul este întocmit incorect sau strategia de loialitate în sine este incorectă. Zona cu probleme trebuie controlată, iar dacă lucrurile nu se îmbunătățesc în timp, atunci calea corectă de ieșire din situație este schimbarea indicatorilor de performanță.

Datorită acestei abordări, se formează o înțelegere a principiului de funcționare a KPI. Concentrându-se pe obiective, calculul poate fi completat cu noi valori. Acesta poate fi un sistem de penalități, numărul de probleme rezolvate și nerezolvate și multe altele. De exemplu, dacă munca conform planului este efectuată în proporție de mai puțin de 70%, angajatul nu va primi deloc un bonus.

Există, de asemenea, o modalitate alternativă de a calcula salariile în raport cu procentul din plan finalizat:

Indicele KPI	Coeficientul premium
Sub 70%	0
70 — 80%	0,6
80 — 89%	0,7
90 — 95%	0,8
96 — 98%	0,9
99 — 101%	1
102 — 105%	1,3
106 — 109%	1,4
Peste 110%	1,5

KPI în practică

Indicatorul KPI-performanță este utilizat de aproape toate companiile care sunt angajate în vânzări directe. Luați în considerare câteva exemple pentru un manager de vânzări. După ce a adoptat indicatorii cheie aprobați, va vedea o imagine clară a activităților sale: îi va deveni clar câte bunuri trebuie vândute pentru a atinge un anumit venit, care.

Pentru un consultant în asigurări care este nou în profesia sa, indicatorul optim de performanță ar fi 1/10: pentru a vinde o poliță de asigurare, trebuie să te întâlnești cu 10 potențiali cumpărători.

Există, de asemenea, un rezultat KPI, de exemplu, „numărul de clienți noi nu este mai mic de n”, „volumul vânzărilor nu este mai mic de n”, etc. Acești indicatori sunt personali și este mai bine atunci când numărul lor este mai mic de 5 și, cel mai important, ar trebui să fie ușor de măsurat și clar articulate.

Pe lângă motivarea angajaților, liderii companiei folosesc KPI ca instrument de analiză a muncii subordonaților lor.

Acest sistem vă permite să vedeți clar lacunele în activități și în ce stadiu au apărut acestea. De exemplu, șeful ține evidența bazei de clienți a managerului, câte apeluri și întâlniri face angajatul. Dacă acești indicatori sunt îndepliniți în volum suficient, dar vânzările sunt puține, se poate concluziona că angajatului îi lipsesc anumite cunoștințe, aptitudini sau calitati personale pentru munca de succes.

KPI și planificarea întreprinderii

Indicatorii KPI pot fi utilizați în activități de planificare și monitorizare. După finalizarea lucrărilor, se măsoară indicatorii efectivi, iar dacă se abat serios de la cei planificați, partea mai buna, apoi se efectuează analiza și ajustarea activităților ulterioare. Deoarece toți indicatorii sunt „dictați” de procesul real și nu sunt inventați independent, o astfel de planificare va contribui la atingerea obiectivelor necesare ale organizației.

Cum să motivați personalul pentru a atinge KPI-urile

Datorită utilizării sistemului KPI, indicatorii planificați și efectivi sunt fixați în timpul remunerației, ceea ce oferă managerului o înțelegere clară a modului în care să motiveze un angajat și pentru ce. În același timp, angajatul vede clar avantajele și dezavantajele muncii sale și este conștient de ce acțiuni îi pot aduce o recompensă și pentru ce penalizare se datorează.

De exemplu, un consultant în asigurări a vândut mai multe polițe de asigurare decât era planificat și a extins baza de clienți cu mulți clienți noi. Astfel, a depășit planul și, pe lângă salariu, va primi un bonus sub formă de bonus. Pe de altă parte, dacă același manager a vândut mult mai puține polițe decât era planificat, el poate pierde cu totul bonusul și va primi un salariu „gol”, deoarece performanța lui personală va fi scăzută.

Cu toate acestea, puteți motiva angajații nu numai cu bani.

Poți fi recompensat pentru îndeplinirea etapelor de referință antrenamente interesante, plătite de companie, zile libere neprogramate, cadouri și alte „morcovi” care nu-l vor inspira pe angajat mai rău decât banii. Dar în acest caz, salariul angajatului este întotdeauna fix, iar conform sistemului KPI se calculează puncte pe care angajatul le poate schimba pentru bonusurile dorite.

Pentru a crea un KPI pentru angajați, trebuie să vă concentrați pe un obiectiv comun pentru toți angajații și pe o motivație puternică. Lucrul într-o echipă de specialiști interesați, cum ar fi mecanismul de ceas, poate conduce compania să își atingă toate obiectivele într-un timp scurt.

Când nu este necesar KPI?

Într-o companie tânără care tocmai și-a început existența, nu este indicat să se introducă un sistem KPI. Sistemul de management nu a fost încă format aici și dezvoltare cu succes condus de muncă CEO. Cel mai adesea, el îndeplinește și funcțiile de specialiști în finanțe și personal.

Și, de asemenea, nu ar trebui să implementați KPI-uri în acele departamente care, din această cauză, pot afecta negativ alte departamente ale companiei. De exemplu, un serviciu IT, ai carui reprezentanti trebuie sa rezolve in cel mai scurt timp problemele care li se pun (repararea echipamentelor de birou). La urma urmei, se întâmplă ca computerul unuia dintre angajați să eșueze, iar munca s-a oprit, iar întregul departament depinde de munca acestui angajat.

Dacă salariul unui specialist IT este calculat conform sistemului KPI, atunci acesta nu va merge imediat la muncă. Mai întâi trebuie să faceți o cerere pentru eliminarea daunelor. Această aplicație trebuie să fie aprobată de un specialist senior al departamentului IT, după care sarcina este pusă în așteptare pentru implementare și așteaptă examinarea.

Drept urmare, o sarcină care durează 5 minute pentru a fi finalizată durează mult mai mult, timp în care munca întregului departament, unde s-a stricat un computer, nu se mișcă deloc.

De aceea este util să implementezi un sistem KPI cu înțelepciune, altfel poate face mult rău.

Greșeli la implementarea KPI-urilor

Cea mai frecventă greșeală este introducerea KPI-urilor numai pentru statistici.

În cele din urmă, se dovedește că indicatorii unei divizii nu au nicio legătură cu indicatorii alteia.

De exemplu, serviciul de furnizare al unei întreprinderi trebuia să reducă costurile. Prin urmare, pentru a primi materii prime la reducere, angajații le-au achiziționat în cantități mari și, de asemenea, au achiziționat bunuri defecte. Acest lucru a dus la supraaglomerarea depozitelor, înghețarea finanțelor în materii prime, ceea ce a blocat toate avantajele.

Între timp Departament de productie avea propriul indicator de prioritate - factorul de sarcină echipament de productie. Pentru utilizare eficientă timp angajații au produs anumite produse pentru a economisi minute valoroase la conversiile mașinilor-unelte. Însă acest lucru a afectat inevitabil implementarea planului de vânzări de către departamentul comercial, deoarece nu exista un sortiment necesar, iar într-o anumită perioadă de timp clientul putea achiziționa un singur tip de produs.

Drept urmare, s-a dezvoltat o situație în care toată lumea trage pătura peste ei și nimeni nu atinge obiectivul. Rezultatul a fost redus la zero și toată munca a fost făcută în zadar.

O altă greșeală comună este concentrarea exclusiv asupra indicatorilor materiale care sunt rezultatul: vânzări, venituri și așa mai departe. Cu toate acestea, numai atunci când indicatorii cheie nu sunt de natură financiară, ci proactivă, este posibilă atingerea obiectivelor mult mai eficient.

De exemplu, câte apeluri ar trebui să facă un manager de vânzări, câte întâlniri să aibă loc, câte contracte să fie încheiate pentru a obține același KPI rezultat? Pe baza unor astfel de factori non-financiari ar trebui construit sistemul de motivare a angajaților, iar șefii de departamente ar trebui să fie ghidați direct de factori financiari.

Și, de asemenea, o greșeală gravă va fi situația în care nu sunt indicate persoanele responsabile pentru acest sau acel indicator. De exemplu, ordinea stimulentelor nu implică plăți bonus sau reducerea acestora de către șef pentru îndeplinirea sau neexecutarea planului. În acest caz, șeful nu poate fi responsabil pentru acțiunile subordonaților, deoarece nu are cum să-i influențeze.

Avantaje și dezavantaje ale implementării unui sistem KPI

Lucrul pe un sistem KPI are multe avantaje:

• S-a stabilit că în companiile cu un astfel de sistem, angajații lucrează cu 20-30% mai eficient.
• Specialiștii vor înțelege clar ce sarcini sunt priorități și cum să le îndeplinească.
• Cu un sistem de indicatori bine implementat, controlul activităților companiei este mult facilitat, datorită căruia problemele sunt detectate deja în stadiul apariției lor și sunt rezolvate fără a avea timp să provoace prejudicii.
• La calculul salariilor se aplică principiul dreptății: cei care muncesc cu sârguință primesc mai mult. Acest lucru permite organizației să rețină personalul valoros.
• Fondul de salarii devine un mijloc de motivare a personalului, și nu principala sursă de cheltuieli.

Există un sistem KPI și dezavantaje. În primul rând, dezavantajul este că se cheltuie mult timp și efort pentru implementare, deoarece toți indicatorii trebuie elaborați în detaliu. Cel mai probabil, va fi necesar să se recalifice angajații, să le explice informații despre schimbarea condițiilor de muncă și sarcini noi.

Cu toate acestea, principalul dezavantaj este că eficiența în cele din urmă nu este întotdeauna evaluată corect. Acest lucru poate fi evitat dacă, în etapa de dezvoltare a sistemului, criteriile după care va fi evaluat qipiai-ul sunt formulate impecabil.

KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță care evaluează munca fiecărui angajat. De asemenea, ajută la analiza muncii întregii companii, realizările într-o anumită perioadă și sunt un excelent motivator pentru munca de calitate. Principalul lucru este dezvoltarea corectă a unui sistem KPI pentru o anumită poziție, ținând cont de toate nuanțele activităților unui angajat în companie.

Indicatorii universali de performanță nu pot fi aplicați tuturor posturilor, deoarece pur și simplu nu pot îndeplini așteptările. Să presupunem că este aproape imposibil să faci un KPI pentru un contabil. Dezvoltarea unui sistem de motivare bazat pe KPI este o lucrare analitică care include atât pregătirea KPI, cât și analiza rezultatului.

Este important să luați în considerare următoarele:

• Ar trebui să existe puțini indicatori de performanță, altfel calculele vor fi confuze și, ca urmare, scopul evaluării nu va fi atins.
• Fiecare KPI trebuie să corespundă obiectivului final.
• Indicatorii KPI stabiliți trebuie să fie garantați a fi realizabili și să corespundă clar sferei de influență și responsabilitate a angajatului (postului).
• Este posibil și necesar să prescrii motivația angajaților doar pe baza unor indicatori cheie de performanță, atunci angajatul va înțelege ce se așteaptă de la el și se va îndrepta către un obiectiv clar.

Ce sunt indicatorii

Adesea, în companii și întreprinderi, indicatorii KPI sunt clasificați ca operaționali și cei care întârzie rezultatul.

Indicatorii pe termen lung arată rezultatul după o anumită perioadă de timp, la rândul lor, indicatorii operaționali (de frunte) vă permit să evaluați eficacitatea muncii foarte rapid.

Varietăți de indicatori în procesele de afaceri:

• Indicatorii de performanță de rezultat sunt KPI-uri ai profitului, veniturilor și vânzărilor pentru o anumită perioadă.
• KPI-uri de cost - ajută la evaluarea realizării, ținând cont de costurile financiare și de timp.
• Indicatorii de performanță reflectă corectitudinea activităților angajatului, sistemul său de lucru în conformitate cu reglementările și algoritmii postului său.
• KPI-urile de eficiență arată nivelul raportului dintre rezultat și costul acestuia în diferite opțiuni.
• Raportul eficienței productivității oferă o înțelegere a rezultatului obținut într-un anumit raport cu timpul petrecut.

Când calculați KPI, ar trebui să vă formați imediat obiectivul și prioritățile pentru poziția selectată. În fiecare caz, acestea sunt calculate separat, în funcție de sfera companiei. De aceasta depind metodele de evaluare și formula de calcul specifică pentru o evaluare competentă a rezultatelor.

Calculăm indicatori KPI

Pentru a înțelege imaginea dezvoltării indicatorilor KPI, vom da un exemplu care indică algoritmul acțiunilor.

Etapele dezvoltării indicatorilor KPI:

1. Formarea echipei, selectarea membrilor grup de lucruși cercetare pentru fiecare poziție.
2. Elaborarea unei metodologii de acțiuni. Pe baza analizei se creează modele ale sistemului de indicatori de performanță pentru posturi, se prescriu reglementări, se elaborează și se testează indicatorii.
3. Implementarea sistemului KPI: indicatorii de performanță stabiliți sunt integrați în software, iar angajații sunt informați cu privire la condițiile și cerințele sub semnătură.
4. Etapa finală de dezvoltare: monitorizarea implementării KPI, ajustarea indicatorilor în perioada de testare.

În practică, cel mai des sunt utilizate 2 metode Dezvoltarea KPI: procedeu si metoda functionala.

Abordarea procesului se bazează pe indicatori de performanță bazați pe procesele interne de afaceri ale întreprinderii.

Abordarea funcțională se bazează pe însăși structura de producție sau management a organizației, responsabilități funcționale posturi, departamente, filiale.

Dăm în tabel un exemplu de calcul a două metode de elaborare a indicatorilor de performanță.

metoda procesului	metoda functionala
Scopul procesului de afaceri (vânzări)
Dinamica apariției de noi clienți (număr specific)	Profit Rentabilitatea Creșterea activelor în companie
Scopul procesului de afaceri (performanță)
Dinamica creșterii cifrei de afaceri a rezervelor de numerar în raport cu perioada anterioară	Numărul de clienți fideli Volumele vânzărilor pentru perioada în termeni monetari
Obiectivul procesului de afaceri pentru satisfacția clienților
Minimizarea numărului de retururi de produse Reducerea timpului comenzii (comanda și aducerea la cumpărare)	Numărul de clienți noi Timp redus pentru a servi un client
Scopul procesului de afaceri HR
Selectarea rapidă a noilor manageri	Procentul de posturi vacante închise și deschise pentru o anumită perioadă

De exemplu

Un exemplu de calculare a KPI pentru un angajat este dat în tabelul managerului de vânzări, unde există un indice indicator.

https://yadi.sk/i/jomsvYOq3Kyb2z

Din acest exemplu și din indicele KPI, putem observa că acest manager de vânzări a depășit planul cu 6% și, în consecință, are dreptul la recompensa convenită în motivare.

Pentru a calcula KPI-ul unei poziții, puteți utiliza mai mulți indicatori de performanță și puteți calcula motivația folosind formula:

Salariu + K1 + K2 + K3. Unde K1, K2, K3 sunt indicatori KPI (salariul managerului + % fix din vânzări + % din numărul clienților atrași pentru perioada (lună) + bonus agreat pentru serviciul clienți de calitate).

Asa de într-un mod simplu puteți introduce orice indicator KPI în formulă, care poate fi calculat ca rezultat.

În cele din urmă

Pentru a calcula eficacitatea muncii unui angajat, este necesar să se abordeze cu atenție evaluarea și obiectivele postului, iar pentru aceasta va fi necesar să se analizeze nivelul de performanță și sfera de influență a angajatului într-o anumită organizație. După determinarea indicatorilor KPI, este posibil să se prescrie un sistem de motivare, pe care salariu muncitor.

Calcularea progresului KPI este inima sistemului de plată. Mecanismul de calcul și acumulare a bonusurilor depinde de acesta și, prin urmare, de efectul întregului sistem de motivare. Cu toate acestea, din ceea ce văd în majoritatea organizațiilor, managerii moderniîncă nu am idee cum să o faci simplu și eficient. Ca urmare, sunt concepute scheme greoaie, complexe și în mare parte imposibil de realizat pentru a plăti personalul. Sau și mai rău - fac o schemă de comisioane pentru agenții de vânzări și pentru toți ceilalți „în funcție de rezultatele muncii companiei”. Despre pericolele acestor abordări vom vorbi separat.

De fapt, secretul calculării KPI este destul de simplu și constă într-o singură formulă și destul de banală. Dar în loc de asta, în practică, din anumite motive, s-au răspândit mai multe scheme extrem de ineficiente, care de obicei interferează foarte mult cu implementarea KPI în organizații. Și cel mai rău lucru este că nici în literatura de specialitate nu s-a scris nimic sensibil despre asta.

Deci, să încercăm să ne dăm seama cum se calculează de obicei gradul de îndeplinire a KPI, de ce nu ar trebui făcut acest lucru și cum ar trebui făcut pentru a obține rezultatul de care aveți nevoie.

1. Plan-fapt

Acesta este cel mai simplu și mai evident mod, pentru că. orice indicator cheie de performanță (KPI, KPI) reflectă scopul, iar obiectivul trebuie să aibă o expresie măsurabilă - un plan. Nu poate exista KPI fără un plan. În consecință, primul lucru care vă vine în minte este să împărțiți faptul într-un plan. De exemplu, planul de vânzări este de 1,5 milioane de ruble, iar valoarea reală este de 1,35 milioane, în consecință, gradul de implementare va fi de 1,35 / 1,5 = 90%. Pentru o analiză plan-fapt, o astfel de formulă este absolut justificată, totuși, vorbim despre calculul îndeplinirii KPI pentru acumularea suplimentară a bonusului. În acest caz, nu ținem cont de schema de comisioane.

Deci, ce să faci în exemplul dat? Să plătiți unui angajat 90% din bonusul planificat? Pare logic dacă planul este îndeplinit în proporție de 90%. Și dacă planul este îndeplinit cu 50% - plătiți jumătate din primă? Dar la urma urmei, dacă planul de vânzări este finalizat doar pe jumătate, atunci compania este cel mai probabil deja într-o situație foarte dificilă. Produsele au un cost, organizația are costuri indirecte care trebuie acoperite din markup. Astăzi nu mai sunt anii 90, iar dacă planul de vânzări este îndeplinit pe jumătate, atunci cel mai probabil organizația va suferi pierderi, ceea ce înseamnă că va trebui să optimizeze costurile, să reducă personalul sau chiar mai rău. Plata unei prime într-o astfel de situație (chiar și jumătate) echivalează cu sinuciderea.

Într-o organizație, pentru acest caz, au introdus stare speciala: dacă gradul de îndeplinire a KPI (calculat conform formulei de fapt/plan) este mai mic de 50%, nu se acumulează bonus. Bravo, s-au asigurat împotriva plății primelor în caz de faliment, dar într-o astfel de situație jumătate din fondul de bonus este folosit necorespunzător. De fapt, în acea organizație, toate planurile erau garantate a fi îndeplinite cu 70-80% - afacerea are o anumită inerție. Lupta a fost pentru ultimii 20-30%. Este nevoie de ceva efort pentru a le obține. Dar cu formula de execuție fapt/plan, aceasta este utilizarea țintită a fondului de bonus cu doar 20-30%, restul plăților fiind garantate tuturor angajaților. Și de ce să te încordezi pentru un bonus de 20%, adică aproximativ 30% din salariul total, pentru că este doar aproximativ 6% din salariul total (0,2 x 0,3 = 0,06). Acest sistem de recompense pur și simplu nu funcționează.

Aici intervine prima regulă importantă:

Fiecare KPI, cu excepția planului, ar trebui să fie critic

Acest adevăr a fost evident de mult timp în companiile occidentale care au fost saturate în ultimele decenii cu sisteme de management al calității, tehnologii de management al performanței și așa mai departe.

valoare critica pentru indicatori direcți simpli (cu cât mai mulți, cu atât mai bine) - acesta este minimul sub care faptul conform KPI nu ar trebui în niciun caz să scadă. De exemplu, planul este de a procesa 97% din cererile clienților la timp, valoarea critică este de 92% din cereri. Sub acest prag, încep penalitățile contractuale și clienții își schimbă furnizorii de servicii. Pentru indicatorii reciproci, valoarea critică este maximul admis. De exemplu, planul pentru nivelul căsătoriei nu este mai mare de 1,5% din producție, valoarea critică este de 5% (în acest caz, oprim linia).

Toleranţă este diferența dintre valoarea planificată și cea critică. În primul exemplu, 5% (97-92), în al doilea - -3,5% (1,5-5). LA viata reala lupta pentru valorile KPI reale se desfășoară tocmai în limitele abaterilor admise. Și în acest cadru ar trebui calculat gradul de îndeplinire și prima. Dar cea mai simplă formulă de fapt/plan nu ia în considerare în niciun fel acest lucru.

2. Tabele de valori

Mulți manageri înțeleg intuitiv această problemă, dar, neștiind mijloacele profesionale de a o rezolva, fac ce au văzut undeva. Deci, în practică, tabelele de înlocuire au devenit larg răspândite, în care sunt indicate anumite intervale de valori ale indicatorului și indicele gradului de completare corespunzător fiecărui interval. Cu siguranță fiecare dintre voi cel puțin o dată în viață ați întâlnit astfel de lucruri:

Nu. p / p	Intervale ale abaterilor de îndeplinire a KPI de la valorile planificate	Ajustarea procentuală a sumei planificate a remunerației
1	de la 97% și peste	100%
2	de la 90% la 96,9%	75%
3	de la 85% la 89,9%	50%
4	de la 80% la 84,9%	25%
5	sub 80%	0%

La prima vedere, se pare că problema a fost rezolvată: gradul de finalizare ia acum în considerare valoarea critică a indicatorului, gradul de implementare este mai sensibil la schimbările din indicator, ceea ce ne-am dorit să realizăm. Aparent, din cauza simplității aparente a rezolvării tabelului de valori, acestea au devenit atât de răspândite. În practică, au o serie de dezavantaje foarte semnificative:

1. Când folosiți astfel de tabele prima devine discretă, insensibilă la mici modificări ale indicatorului. De exemplu, în exemplul de mai sus, prima va fi aceeași la performanță de 91% și 96%. Iar pentru o companie, o astfel de fluctuație poate costa jumătate sau un sfert din profit. Dar diferența dintre 89,9% și 90% este un sfert din primă, iar compania poate să nu observe o astfel de fluctuație sau poate fi cauzată de o eroare de măsurare. Acest lucru este nedrept și face ca acumularea primei să fie aleatorie.
2. Este relativ convenabil să folosiți acest tip de tabele atunci când toți indicatorii din companie sunt linii drepte (cu cât sunt mai mulți, cu atât mai bine) și au aceeași toleranță. De exemplu, 20% din plan, ca în exemplul nostru. Dar dacă unii dintre indicatori sunt inversi (economii bugetare, resturi reduse), iar abaterile permise diferă pentru ei? De exemplu, abaterea admisibilă pentru nivelul căsătoriei este de 5%, pentru venituri - 20%, iar pentru creanțele restante - 50% din plan. În acest caz, este necesar să se elaboreze un tabel separat pentru fiecare indicator. Ce se întâmplă dacă toleranțele variază în funcție de sezon? De exemplu, în sezonul nostru de vârf, abaterea admisă a veniturilor este de 25%, iar în sezonul de jos - 50%. Ca urmare, pentru fiecare indicator pentru fiecare perioadă calendaristică, va fi necesar să se întocmească un tabel de căutare separat, care complică calculul primei. Sau trebuie să aruncați totul din lista de KPI-uri care nu se încadrează în schema „indicator direct simplu cu o toleranță de 20%. Dar apoi sistemul de salarizare va deveni din nou plat și nu va reflecta rezultatele reale ale muncii angajatului.
3. Se adaugă un pas suplimentar de calcul, ceea ce complică și procedura de calcul a primei. La urma urmei, mai întâi trebuie să calculați indicatorul în termeni fizici (în ruble, bucăți, tone, ore sau chiar în %), apoi să calculați gradul de implementare a acestuia, împărțind faptul la plan și abia apoi să obțineți corectarea gradul de implementare prin substituirea planului-fapt rezultat la tabelul de valori. Există situații de utilizare imediată a tabelelor de valori în termeni fizici. De exemplu, 2 încălcări ale regulamentelor - bonus 0%, o încălcare - 50%, zero - 100%. Dar pentru indicatorii cu planuri și toleranțe în schimbare, o astfel de schemă nu este potrivită.

În întregime, sistem eficient Nu poți crea bonusuri pe un astfel de motor.

3. Formula cu standard

De fapt, soluția este destul de simplă și este cunoscută de mult. Pentru a calcula gradul de performanță al indicatorului, este posibil și necesar să se utilizeze o formulă care să coreleze faptul nu numai cu planul, ci și cu valoarea critică a indicatorului. Arata cam asa:
Sensul formulei este că diferența dintre fapt și valoarea critică este considerată la numărător, deoarece Trebuie să plătiți doar excedentul. În plus, această diferență este corelată cu abaterea admisă. Adică, un fapt egal cu planul este considerat 100%. Este firesc. Dacă faptul este comparat cu o valoare critică, gradul de finalizare va fi egal cu 0% - nu este nevoie să plătiți o primă pentru un astfel de rezultat. Valorile intermediare sunt calculate liniar și continuu. Schematic, logica de calcul este prezentată în imagine:

O comparație a formulei cu metodele standard și clasice de calculare a KPI descrise mai sus este prezentată în imaginea următoare:

Ca urmare a utilizării formulei cu standardul, toate sarcinile principale sunt rezolvate:

1. Nu plătiți pentru valoarea reală KPI-uri peste/sub toleranțe.
2. Prima devine cât se poate de sensibilă la orice modificare fapt KPI in cadrul tolerantei.
3. Formula este absolut universală și potrivită pentru orice tip de indicatori - pentru indicatorii direcți, inversați și chiar de coridor, pentru fiecare KPI pentru fiecare perioadă puteți seta toleranța necesară, formulei nu îi pasă.

Simplu, convenabil, versatil și eficient. Rămâne o dificultate - pentru fiecare indicator, pe lângă plan, acum este necesar să se dezvolte o abatere admisă. Dar acest lucru este inevitabil dacă doriți să creați un sistem KPI funcțional în companie. Cum să determinați corect această toleranță, vom vorbi separat.

Este de remarcat faptul că majoritatea instrumentelor de automatizare KPI nu sunt familiarizate cu această formulă (și automatizarea pentru gestionarea KPI este utilă, am scris despre asta mai devreme). Desigur, o astfel de formulă este „cablată” în HighPer, deoarece am dezvoltat-o ​​cu înțelegerea că este imposibil fără ea. KPI-Drive de la A. Lityagin are

un mecanism universal de stabilire a gradului de realizare a indicatorului, în care puteți configura o formulă cu un standard, dar numai dacă standardul KPI nu se modifică de la lună la lună în% din plan. Dacă toleranța „sare”, setarea dorită nu mai poate fi efectuată. Restul pur și simplu împart prostește faptul într-un plan sau oferă tabele de valori. Imaginați-vă că cumpărați un program care ar trebui să vă ușureze viața pentru câteva sute sau chiar milioane de ruble și nici măcar nu vă permite să introduceți o toleranță pentru indicator - câmpul corespunzător nu este furnizat în program. Acest lucru arată clar gradul de înțelegere a metodologiei KPI de către dezvoltatorii produselor software respective.

Pentru dreptate, putem adăuga că, în teorie, există și alte modalități de a calcula gradul de îndeplinire a KPI:

• Neliniar (parabolic), când funcția gradului de execuție este dată de o ecuație de putere.
• Progresiv/regresiv, când funcția de grad de completare își modifică panta în funcție de intervalul în care a scăzut valoarea reală.
• Competitiv, atunci când cei mai buni/răi angajați primesc/nu primesc bonusul.

[Povarich B.G. Motivația muncii: aspect managerial. Novosibirsk, 2008, p. 90-92].

Cu toate acestea, în practică, nu am văzut astfel de scheme de plată - sunt prea complicate.

Mult succes cu angajații motivați!

KPI - Indicator cheie de performanță. KPI-urile sunt indicatorii cheie de performanță ai unei companii.

De ce sunt cheia? Pentru că conducerea companiei a stabilit că acești indicatori sunt vitali pentru atingerea obiectivelor specifice companiei.

Pentru fiecare companie specifică, indicatorii cheie vor fi diferiți. Dacă, de exemplu, o companie tocmai intră pe piață, atunci unul dintre principalii KPI-uri poate fi volumul vânzărilor, cota de piață sau numărul de clienți noi.

În același timp, indicatorii de marjă în această etapă de dezvoltare a companiei pot să nu fie la fel de importanți ca în etapele ulterioare ale dezvoltării companiei. Luați în considerare KPI pe exemple de munca unui manager de vânzări.

Ce este kpi în cuvinte simple

Să ne uităm la ce este KPI pe exemplul muncii unui manager de vânzări. Să presupunem că în sistemul de motivare al managerului de vânzări există un singur articol de care depinde veniturile sale. Lăsați acest articol să fie volumul vânzărilor. Ce va face managerul pentru a îndeplini planul de vânzări? O va face pe baza următoarelor puncte:

1. Vinde ceea ce se vinde singur.
2. Vinde ceea ce este disponibil.
3. Vinde ceea ce poți vinde rapid și mult.
4. Vinde celor mai mari clienți.
5. Filtrați cererile primite de cei ai căror clienți sunt gata să cumpere chiar acum.

Cu alte cuvinte, managerul nu se va gândi la ziua de mâine. Sarcina lui este să vândă acum. Nu se va gândi la:

1. Că firma are un plan de vânzare a întregii game de produse pentru care va primi o reducere sau alte preferințe.
2. Că compania devine potențial instabilă deoarece 90% din toate vânzările trec prin 1-2 clienți.
3. Că compania plătește bani pentru apelurile primite, dintre care managerul lucrează doar la apeluri calde, și unește altele.
4. Că bunurile din comandă pot aduce mai mult profit.

Cu alte cuvinte, managerul îndeplinește planul de vânzări, dar pe termen lung acest lucru poate duce la consecințe dezastruoase pentru companie.

KPI pentru managerul de vânzări

Observând acest lucru, conducerea ajunge la concluzia că este greșit să plătiți doar pentru volumul vânzărilor. Conducerea înțelege că este necesar ca managerul nu numai să îndeplinească planul de vânzări, ci să îl facă în modul în care este necesar pentru companie.

Adică strategia se naște prima. De exemplu, pentru a deveni numărul 1 în vânzările produsului A. Apoi se nasc obiective care trebuie atinse pentru a deveni numărul 1, de exemplu:

1. Mențineți nivelurile stocurilor pentru un anumit furnizor.
2. Menține o anumită gamă de stoc.
3. Atrageți anumiți parteneri care vor putea vinde toate acestea.
4. Atrageți o anumită sumă de finanțare.
5. Angajați manageri pentru a vinde aceste produse sau pentru a distribui această muncă între managerii existenți.

Punctele 1-5 vor fi aceleași KPI.

Exemplu de calcul al KPI pentru managerul de vânzări

De exemplu, dacă formula de venit a managerului arăta ca:

Venituri = (% *vânzări), acum:

Venituri = (% *vânzări)*0,8 + (KPI 1 real/KPI 1 plan)*((% *vânzări)*0,2.

În noua formulă, 20% din venitul managerului va depinde de îndeplinirea KPI 1, care, de exemplu, poate fi formulat ca atragerea a 10 noi parteneri pentru un anumit tip de produs.

În același timp, dacă managerul vinde la modă veche, va pierde 20% din venitul obișnuit. Pentru a obține aceeași sumă ca înainte, va trebui să depună eforturi suplimentare pentru a găsi noi parteneri.

Rapoartele și KPI-urile în sine pot fi calculate în funcție de situație.

De obicei, într-un astfel de sistem de motivare, sunt utilizați 1-3 KPI-uri cu coeficienți proprii.

Urmează procesul de monitorizare a modului în care acești KPI-uri funcționează către obiectiv. Dacă obiectivul se apropie, atunci puteți lăsa acești KPI așa cum sunt. Dacă obiectivul nu se apropie, atunci trebuie să schimbați KPI-urile înșiși.

KPI pentru exemple de manager de vânzări

KPI pentru vânzări.

Volumele de vânzări, transporturile, vânzările, cifra de afaceri, vânzările sunt sinonime pentru diferite feluri Afaceri. Volumele de vânzări sunt setate managerilor ca o cifră specifică a planului pentru o anumită perioadă de timp. De obicei este lună, trimestru, an.

Exemple de KPI în funcție de volumul vânzărilor.

Trebuie să atingeți nivelul vânzărilor către partenerii dvs. pentru trimestrul în valoare de 1.000.000 de ruble.

Vânzările pot fi exprimate ca procent din perioada anterioară sau din aceeași perioadă a anului trecut. Fie procentual, fie în natură.

Exemple de KPI pentru volumul vânzărilor în raport cu alte perioade.

Trebuie să obțineți o creștere a vânzărilor în trimestrul 3 anul curent cu 15% fata de nivelul vanzarilor din trimestrul 3 al anului trecut.

KPI pentru profit (marja).

Exemple de KPI pentru profit.

Trebuie să obțineți un profit de 100.000 de ruble în luna noiembrie a anului curent.

KPI după cota de piață.

Aici măsurăm deja munca unui manager de vânzări în raport cu concurenții. Acest indicator presupune suficientă independență a managerului de vânzări în alegerea unor KPI-uri mai specifice, cum ar fi, de exemplu, marja (profitul), numărul de clienți.

KPI pentru atragerea de noi clienți.

Dacă vezi că vânzările tale scad, atunci una dintre metodele de a crește vânzările este atragerea de noi clienți. Acest lucru este valabil mai ales în timpul unei crize, când clienții existenți reduc volumele de achiziții, iar unii pur și simplu ies din afaceri. KPI poate fi setat nu doar pentru cantitate, ci pentru volumele de vânzări sau pentru atragerea de noi clienți, de un anumit tip sau clienți ai unei anumite piețe. Sau, de exemplu, KPI după numărul de întâlniri cu clienții.

KPI pentru pierderea clienților.

Din păcate, se întâmplă pierderi de clienți și trebuie să puteți gestiona acest proces. Ar putea fi un KPI pentru clienții pierduți care se întorc. Managerii uită adesea să țină evidența acelor clienți care nu mai cumpără.

Alternativ, ar putea fi un KPI - raportul dintre clienții pierduți și cei noi.

KPI pentru promovarea anumitor produse sau grupuri de produse.

Stabiliți planuri de vânzări pentru anumite produse sau grupuri de produse. Este posibil să se stabilească planuri pentru soldurile stocurilor la sfârșitul perioadei de raportare. De obicei, astfel de planuri pentru rămășițe sunt stabilite pentru managerii de produs.

KPI - conturi de încasat.

Puteți seta un nivel maxim de creanțe și/sau sume datorate în ziua de întârziere.

KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță. Indicatorii sunt diferiti. Cele cheie sunt cele care afectează profitul. Indicatorul în sine se poate schimba destul de mult, dar profitul poate fi vizibil.

De exemplu, proprietarul unei frizerii a calculat că, dacă ar crește factura medie a unui frizer cu 100 de ruble, venitul anual ar crește cu 300.000 de ruble. Dacă costurile rămân aceleași, profiturile vor crește și ele. Cecul mediu al unui frizer pentru o frizerie este un indicator cheie.

De ce sunt necesare KPI-uri

Sarcina KPI este de a face viața mai ușoară șefului întreprinderii, proprietarului afacerii și angajaților obișnuiți. Am introdus sistemul KPI când echipa noastră a crescut de la doi oameni la 22. A început să fie alocat prea mult timp pentru rezolvarea sarcinilor operaționale, nu a fost suficient pentru sarcinile directoare directoare. Datorită KPI, am delegat autoritate și responsabilitate la nivelul șefilor de departament și angajaților obișnuiți, dar cu toate acestea controlez totul.

Când KPI-urile nu sunt utile, ideea este că compania nu lucrează corect cu ei. Exact asta s-a întâmplat cu coproprietarii clinicii de cosmetologie. Au lucrat cu pâlnia de vânzări, au colectat indicatori, dar nu au știut ce să facă cu ei în continuare. Și când ne-am dat seama ce indicatori afectează și cine ar trebui să fie responsabil pentru fiecare, în trei luni au făcut ca afacerea să fie profitabilă din neprofitabilă.

Cum să lucrați cu KPI-uri

Implementăm KPI

Autorii cărților de management descriu implementarea KPI ca pe o procedură în mai mulți pași: scrieți structura organizationala companii, structura financiară, procese de afaceri. Cu această abordare, procesul amenință să se prelungească timp de cel puțin șase luni. Afaceri mari acest lucru este posibil fezabil. Dar întreprinderile mici nu își pot permite să stagneze atât de mult timp.

Dar există ceva mai simplu drumul rapid. Va trebui să determinați care valori au cel mai mare impact asupra profiturilor și cine din companie influențează acele valori. Nu există un set universal de indicatori. Pentru fiecare afacere sunt individuale. Pentru vânzările prin Internet, indicatorii cheie sunt costul pe clic și conversia site-ului. Pentru un call center - durata conversațiilor agentului.

Am evidențiat un indicator care afectează profitul, am înțeles de cine depinde acesta și am desemnat o persoană responsabilă.

Motivăm personalul

Următorul pas este crearea unui sistem de motivare a personalului. O opțiune populară, atunci când bonusul unui angajat este legat de rezultatul general al unei companii sau al unei divizii, nu funcționează bine. Angajatul este responsabil pentru propriul rezultat. Dar cum va afecta rezultatele colegilor? Prin urmare, trebuie să știți de ce influențează și este responsabil un anumit subordonat și să legați bonusurile fiecăruia de rezultatul său individual.

Trebuie luat în considerare dacă angajatul afectează direct sau indirect rezultate financiare. Echipa noastră include o echipă editorială care produce conținut pentru site. Conținutul funcționează pentru a crește cererea, dar indirect. Revizuirea este centrul de cost. Prin urmare, nu are sens să legăm motivația redactorului-șef de profit. Dar departamentul de vânzări are un plan pentru numărul de apeluri și conversia aplicațiilor în vânzări. Ele afectează direct veniturile.

Un semn al unui sistem bun de motivare KPI este atunci când un angajat vede la mijlocul lunii cât de mult s-a făcut deja și ce trebuie făcut pentru a obține cât își dorește.

Tragerea concluziilor pe baza KPI

Angajații nu își ating întotdeauna obiectivele. Și nu întotdeauna vina lor. Când vezi că ceva nu merge bine, nu te grăbi să împuști personalul de pe coridor. În primul rând, află care este motivul. Dacă angajatul nu este vinovat, atunci este necesar să îl ajutați și să creați condiții în care să poată atinge indicatorii țintă.

Dacă un angajat nu îndeplinește planul de la lună la lună și ideea este tocmai în el, nu mai rămâne decât să-l înlocuiască cu cineva care să facă față. Nici farmec, nici relatie buna ghiduri. Față de indicatori, acești factori sunt neputincioși.

Audităm sistemul KPI

Implementarea și configurarea unui sistem KPI nu este totul. Trebuie să înțelegeți: sistemul pe care l-ați implementat nu este o dată pentru totdeauna. În afaceri, lucrurile se schimbă constant. Cu fiecare modificare, este posibil ca sistemul KPI să fie ajustat. Trebuie să fii pregătit pentru asta.

Când trebuie să ajustați sistemul KPI, aflați care indicatori nu mai sunt relevanți, care trebuie înlocuiți și cine ar trebui să fie responsabil pentru noii indicatori. Corectarea unui sistem este mai ușoară decât construirea unuia de la zero.

De asemenea, sistemul de motivare trebuie ajustat. Cel mai bine este să faceți acest lucru cu implicarea angajaților. Fiecare angajat are obiective personale. Iar sistemul de motivare funcționează cel mai bine atunci când atât tu, cât și angajatul înțelegeți ce își dorește și ce trebuie să facă pentru companie pentru a-și realiza obiectivele personale. Dacă un angajat vrea să câștige 150 de mii pe lună, să-i fie salariul de 75, iar restul - bonusuri. Așa că va înțelege că valorează 75 de mii, dar poate câștiga 150 dacă este un profesionist de succes.

Tine minte

• Înțelegeți ce indicatori afectează profiturile și cine le influențează în companie.
• Selectați indicatorii cheie care au cel mai puternic impact asupra profitului și atribuiți responsabilitatea pentru aceștia. Setați 2-3 KPI clari pentru fiecare departament.
• Motivați angajații prin indicatorii lor cheie de performanță.
• Monitorizați dacă angajații îndeplinesc obiectivele.
• Când indicatorii nu sunt atinși, aflați care este motivul. Dacă un angajat are nevoie de ajutor, ajutor. Dacă este cazul, înlocuiți-l cu altul.
• Audit constant sistemul KPI și motivația. Faceți ajustări atunci când vă dați seama că sistemul are nevoie de ele.