FZ 426 Specjalna ocena miejsc pracy. Weszła w życie ustawa federalna „O szczególnej ocenie warunków pracy”

Niezbędnym elementem jest sporządzenie raportu z podróży służbowej, wraz z innymi dokumentami sprawozdawczymi ostatnie stadium obsługa dokumentacyjna podróży służbowej.

AKTA

Do czego służy dokument?

Podróż służbowa może wiązać się z różnymi celami:

• prowadzenie negocjacji;
• zawieranie umów;
• zdalny jednostka strukturalna;
• zakupy i sprzedaż pozycji magazynowych;
• udział w seminariach szkoleniowych;
• szkolenia itp.

Jednocześnie, niezależnie od celów, na podstawie wyników wyjazdu osoba oddelegowana musi sporządzić i przedłożyć władzom raport z wykonania zadania.

Raport z podróży służbowej jest potrzebny obu stronom stosunku pracy.

Na podstawie raportu kierownictwo przedsiębiorstwa ma możliwość ustalenia, jak dobrze pracownik poradził sobie z problemami i zadaniami, które musiał rozwiązać w podróży służbowej. Pozwala to pracownikowi uniknąć nieuzasadnionych roszczeń dotyczących niezadowalających wyników podróży.

Nie zapominajmy, że na podstawie raportu kierownictwo firmy może albo wynagrodzić podwładnego za dobrze wykonaną pracę, albo ukarać go narzucaniem postępowanie dyscyplinarne(np. jeśli wyniki podróży służbowej są negatywne, pod warunkiem, że nastąpiły z bezpośredniej winy pracownika).

Kto generuje raport

Dokument sporządzany jest w imieniu osoby oddelegowanej. Jednocześnie na formularzu musi znajdować się podpis (uchwała) osoby, która zaakceptowała dokument. Podpis tego ostatniego będzie oznaczać, że raport został przyjęty do rozpatrzenia.

Co uwzględnić w raporcie z podróży

Aby uniknąć trudności przy sporządzaniu raportu, przed wyjazdem służbowym należy dokładnie zapoznać się z zadaniami wyznaczonymi przez kierownictwo.

Niezbędne jest sformalizowanie zadań wyjazdu służbowego w formie pisemnej – w formie zlecenia usługi (jeśli zostaną zidentyfikowane jakiekolwiek niezrozumiałe punkty, należy je rozwiązać na miejscu).

Tym samym obowiązki osoby oddelegowanej ograniczają się wyłącznie do wykonywania tych funkcji, które zostaną wskazane w: ten dokument. To właśnie wyniki rozwiązania tych kwestii powinny znaleźć odzwierciedlenie w raporcie w pierwszej kolejności. Jeśli to możliwe, powinny być poparte dodatkowymi dokumentami pomocniczymi.

Jeśli w trakcie wyjazdu pracodawca nagle uzna za konieczne wyznaczenie podwładnemu dodatkowych zadań, na pewno będzie musiał uzgodnić z nim możliwość ich realizacji. W takim przypadku pracownik ma pełne prawo do ich odmowy.

Kiedy należy dokonać zgłoszenia?

Terminy złożenia raportu z podróży służbowej ustalane są indywidualnie i zależą od specyfiki przedsiębiorstwa. Średnio jest to trzy dni robocze, ale w żadnym wypadku okres ten nie powinien przekraczać jednego miesiąca od momentu powrotu pracownika z podróży służbowej.

Co jeszcze, oprócz raportu z podróży służbowej, musisz przekazać pracodawcy

Oprócz raportu podróżny musi złożyć w dziale księgowości:

• raport z wyprzedzeniem (o wydatkach poniesionych w podróży służbowej);
• paragony, czeki, bilety podróżne itp. potwierdzające dokumenty płatnicze;
• zezwolenie na podróż (jeśli zostało wydane).

Ogólne informacje o raporcie, cechy dokumentu

Jeśli po raz pierwszy byłeś w podróży służbowej, a teraz stoisz przed zadaniem wygenerowania raportu na jego temat, a nie bardzo rozumiesz, jak go napisać, przeczytaj nasze rekomendacje - przydadzą się do dokładnego pomysł, jak powinien wyglądać ten dokument. Zajrzyj również do przykładowego formularza - na jego podstawie możesz w łatwy sposób sporządzić swój indywidualny raport.

Zanim przejdziemy do szczegółowego opisu dokumentu, podamy kilka informacje ogólne. Zacznijmy od tego, że ten raport może być napisany w dowolnej formie lub w ujednoliconej formie lub, jeśli organizacja ma własny szablon dokumentu zatwierdzony w polityce rachunkowości, zgodnie z jego typem. Sposób generowania raportu powinien być wskazany w lokalnych aktach spółki.

Raport można napisać na zwykłej kartce papieru o dowolnym odpowiednim rozmiarze (najlepiej A4) lub na papierze firmowym - jeśli taki wymóg znajduje się w wewnętrznych dokumentach regulacyjnych przedsiębiorstwa. Możesz napisać go zarówno odręcznie, jak i wpisać do komputera (z obowiązkowym późniejszym wydrukiem).

Bezwarunkowo należy przestrzegać tylko jednej zasady – w protokole musi znajdować się autograf podróżnego, osoby, która go przyjęła (zwykle kierownik jednostki strukturalnej), a także dyrektora przedsiębiorstwa (oprócz podpisu, musi umieścić swoją rezolucję w sprawozdaniu).

Najlepszy sposób na napisanie raportu w dwóch identycznych egzemplarzach(jeśli odręcznie, to jest to możliwe poprzez „kopie”), z których jedną należy przekazać kierownictwu, drugą na wszelki wypadek zostawić przy sobie (po zrobieniu adnotacji o przyjęciu kopii od przedstawiciel pracodawcy).

Szablon raportu z podróży

Najpierw krótkie wyjaśnienie konstrukcji. Jeśli piszesz raport w dowolnej formie (a ta praktyka jest teraz bardzo powszechna), to mentalnie podziel formularz na trzy części: początek, główną sekcję i zakończenie.

Początek - informacje o samym dokumencie (numer, miejsce, data sporządzenia).

Głównym blokiem jest sam raport, który zawiera:

• jego okres (data rozpoczęcia i zakończenia);
• powód (tutaj musisz wskazać dokument, na podstawie którego zostałeś wysłany w podróż służbową - może to być zaproszenie od innej organizacji, zamówienie od dyrektora itp.);
• cel podróży (wskaż faktyczne zadania, które wyznaczyła Ci kierownictwo);
• wyniki podróży: im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Jeśli po wynikach podróży służbowej zawarto jakieś umowy, otrzymano zaświadczenia itp. dokumenty, musisz podać ich liczbę i datę.

W razie potrzeby do formularza można dołączyć dodatkowe dokumenty, udostępniając je w raporcie jako osobną pozycję. Na koniec dokument musi być podpisany i opatrzony datą bieżącą.

Pracownicy każdej organizacji okresowo wyjeżdżają w podróż służbową w imieniu szefa. Każdy z nich ma do wykonania określone zadanie. Po powrocie pracownik będzie musiał sporządzić raport z tego, co zrobił podczas podróży służbowej. W takim przypadku przydatny jest formularz przydziału usługi (formularz T-10a). Dowiedzmy się, jakie zasady jego rejestracji obowiązują w 2019 roku.

Do czego służy przydział?

Przypisanie pracy to oficjalny dokument. Pieczęć „Wymagane” została z niej usunięta w 2013 roku. Od tego momentu wszystkie akty, które zostały zatwierdzone przez Roskomstat Federacji Rosyjskiej rozporządzeniem nr 1 z 01.05.2004, stały się jedynie zalecane do użytku. Teraz pracodawca może samodzielnie opracować wygodniejsze formy raportu z podróży służbowej, ale jednocześnie należy przestrzegać wszystkich niezbędnych wymagań dokumentów regulacyjnych.

Aby uniknąć kontrowersyjnych kwestii po powrocie pracownika z podróży służbowej, pracodawca musi jasno wypracować wszystkie punkty zlecenia. Dopuszcza się sporządzenie indywidualnego harmonogramu ze wskazaniem konkretnych terminów wykonania dyspozycji, których oddelegowany pracownik musi przestrzegać.

Przykładowa próbka przydziału pracy

W przedsiębiorstwie szefowie działów, pod których nadzorem pracownik udający się w podróż, pracuje, są zaangażowani w przygotowanie zadań. W niedalekiej przeszłości, aby wysłać pracownika w podróż służbową, sporządzono cały pakiet dokumentów: zlecenie od kierownika, zaświadczenie o podróży, zlecenie.

Tryb wysyłania pracowników w podróże służbowe reguluje obecnie rozdział 24 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 749 ze zmianami i uzupełnieniami, które weszły w życie na początku 2019.

A w konsekwencji powyższego norma ustawodawcza, zaświadczenie o podróży i przydział pracy przesunęły się do kategorii dokumentów pożądanych, ale nie obowiązkowych.

Zadanie serwisowe w momencie wystawienia jest przechowywane w archiwum obsługa personelu organizacja od 5 lat. Jeśli pracownik został wysłany z zadaniem poza granicami kraju, wówczas okres retencji zwiększa się 2 razy.

Zadanie serwisowe przygotowywane jest w 2 egzemplarzach. Jeden - dla archiwum, drugi bezpośrednio dla pracownika. Kopia zadania nie jest przekazywana do działu księgowości, ponieważ wszystkie dane do naliczania diet podróżnych są wskazane w zleceniu wyjazdu służbowego pracownika.

Najpierw na dokumentach podpisują szef organizacji i kierownik działu, a następnie zapoznaje się z nimi pracownik wysłany w podróż służbową. A jeśli zgadza się ze wszystkimi warunkami określonymi w zadaniu, składa swój podpis poniżej.

Otrzymane zlecenie na wyjazd służbowy może zmylić nawet doświadczonego pracownika

Służby personalne czasem zadają sobie pytanie: czy powinienem umieścić pieczęć organizacji na formularzu przydziału pracy?

Nie ma tu jednej odpowiedzi. Rozważ znaczenie informacji w dokumencie. Twój pracownik może być zmuszony do przedstawienia formularza przydziału pracy, aby w pełni wykonać przydzielone zadania. A drukowanie w tym przypadku doda argument do dokumentu.

Zwróć uwagę, że na papierze firmowym „M.P.” nieoznaczone. Co więcej, drukowanie nie jest już obowiązkowym atrybutem całej organizacji. Dlatego jeśli Twoja organizacja w ogóle nie ma pieczęci, nie powinieneś się w ogóle martwić o wypełnienie takiego wydruku.

Który formularz wypełnić

Jeśli kilku pracowników wyjeżdża jednocześnie w podróż służbową, nie bądź zbyt leniwy, aby wypełnić zadanie dla każdego. Zamówienie na podróż służbową może być jedno dla wszystkich podróżujących służbowo.

Wszystkie kolumny w przypisaniu podlegają obowiązkowemu wypełnieniu. To samo dotyczy kolumny „Raport z podróży”. Możesz napisać raport z wykonanej pracy w dowolnej formie.

Krótki raport z podróży

Aby sporządzić raport z podróży służbowej, prawo ujednolica specjalny formularz T-10a. Jak wspomniano powyżej, na życzenie szefa jedna lub druga część formy T-10a może zostać zmodyfikowana. Jeśli oczekiwany jest rozszerzony opis celu podróży lub raport z podróży, bardziej wskazane jest zwiększenie tych sekcji w formularzu. Zapewni to wszystkie niezbędne informacje.

Jeśli materiał raportu z podróży jest obszerny, uzupełnienie formularza T-10a o arkusz informacji nie jest uważane za naruszenie prawa. Nikt nie odwołał arbitralnej formy raportu.

Zgodność z wymaganiami dotyczącymi wypełnienia formularza: obowiązkowe czy nie?

To pytanie zadają funkcjonariusze personelu, gdy wątpią w potrzebę wystawienia raportu z podróży. Odpowiedź: od 8 stycznia 2019 r. nie jest konieczne sporządzanie raportu.

Wiele organizacji z przyzwyczajenia korzysta ze standardowego zestawu Załączone dokumenty(zlecenie, zadanie i raport). Są o wiele wygodniejsze i bardziej zrozumiałe. Ale nie możesz wypełnić raportu z podróży służbowej - nie stanie się to naruszeniem.

Trudność jest inna: organy regulacyjne prawdopodobnie sprawdzą wszystkie dokumenty podróży, według których wysłałeś pracowników w podróż. W końcu pracownik w podróży służbowej otrzymuje pieniądze pod raportem. A kwoty, które zostały wydane na potrzeby organizacji i na ich cele osobiste, są opodatkowane inaczej. Tutaj przydają się dokumenty potwierdzające (na przykład czeki). I ta forma się przyda, gdzie wszystko jest jasno i jasno określone.

Lista stosowanych ujednoliconych formularzy w przedsiębiorstwie jest opracowywana i zatwierdzana przez kierownika. Wszystkie te informacje znajdują odzwierciedlenie w lokalnych aktach prawnych danej organizacji.

Jeśli organizacja korzysta z formularza T-10a, pracownik musi spełnić przygotowanie raportu w ciągu 3 dni.

Co zrobić: pracownik nie poradził sobie z oficjalnym zadaniem

Przypomnijmy, że pracownik wyjeżdża w podróż służbową ze względu na potrzeby produkcyjne. I nie jest zobowiązany do zwrotu przewidzianych prawem opłat za wyżywienie, zakwaterowanie, podróż. Ale wszystkie kwoty, które pracownik otrzymał bezpośrednio za rozwiązanie problemów podróży, będą musiały zostać zwrócone.

W tym celu pracownik, który przybył z podróży służbowej, sporządza pisemny raport z podróży służbowej ze szczegółowym opisem każdej wydanej kwoty. W pierwszej kolejności – wyjaśnienie, dlaczego cel wyjazdu nie został spełniony, ze wskazaniem przyczyn obiektywnych.

Jakie dokumenty finansowe dołączyć do raportu

Zgodnie z prawem pracownik będący w podróży służbowej otrzymuje pieniądze w ramach zgłoszenia. Wydawane są bezpośrednio przed wyjazdem. Po przyjeździe z podróży służbowej pracownik zobowiązany jest sporządzić raport z wyprzedzeniem. W tym pomaga mu księgowy.

Wszystkie dokumenty finansowe są akceptowane do księgowości; czeki, bilety, paragony, opłacone rachunki (oryginały z pieczęcią). Księgowy nie będzie brał pod uwagę żadnych odręcznych notatek.

Opinia eksperta

Maria Bogdanowa

Ponad 6 lat doświadczenia. Specjalizacja: prawo umów, prawo pracy, prawo Zakład Ubezpieczeń Społecznych, prawo własności intelektualnej, procedura cywilna, ochrona praw nieletnich, psychologia prawna

Jeżeli w regulaminie podróży znajduje się wskazówka, że ​​podróży służbowej pracownika musi towarzyszyć przydział pracy, to w każdym przypadku formularz należy wypełnić. Dotyczy to również sytuacji, gdy wskazane w nim informacje będą zasadniczo powielać informacje z innych, już skompilowanych dokumentów.Każde zlecenie pracy ma ściśle określony zestaw rozdziałów, które pozwalają wypełnić dokument tylko dla jednego pracownika.

Oznacza to, że standardowy formularz T-10a nie może być używany przez wielu pracowników. W związku z tym dla każdej oddelegowanej osoby sporządzany jest indywidualny przydział pracy.

Wszystkie dokumenty, które księgowy uznał za odciążające, są wpisane w specjalnych rubrykach na Odwrotna strona raport z wyprzedzeniem.

W przypadku wydania pracownikowi podróży waluty obcej wpisów dokonuje się na awersie protokołu (kolumna 1a) oraz na rewersie (kolumny 6 i 8).

Po uzgodnieniu z działem księgowości raport wstępny jest zatwierdzany przez kierownika przedsiębiorstwa.

Według ostatecznych wyliczeń przybywający pracownik rozlicza się z organizacją. Jeśli istnieją niewykorzystane środki, są one deponowane w kasie przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy pracownik wydał swoje środki osobiste, uzgodniona kwota jest mu wypłacana z kasy przedsiębiorstwa lub na konto bankowe.

Odpowiedzialność pracownika za niezgodność

Zgodnie z obowiązującym prawem zarówno pracownik, jak i kierownik muszą przestrzegać wymogów lokalnych aktów prawnych firmy.Tak więc, jeśli organizacja ma „Regulamin podróży służbowych”, który zawiera przydział pracy na swojej liście, pracownicy są zobowiązani do wypełnienia jego kolumn.W przypadku odmowy wykonywania swoich obowiązków pracownik, zgodnie z art. 192 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, może podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej.Niewłaściwe wypełnienie wymaganych wierszy można uznać za niewykonanie zlecenia otrzymanego na podróż służbową.

Praca na wyjazd służbowy w 2015 rokuzaliczono do kategorii dokumentów fakultatywnych podczas podróży służbowych. Z naszego materiału dowiesz się o procedurze realizacji zlecenia i możliwości skorzystania z zastępczych dokumentów.

Stanowisko pracy

Od niepamiętnych czasów oficjalne zadanie było obowiązkowym ogniwem w łańcuchu rejestracji dokumentów podróży: na jego podstawie wydano zamówienie, po którym pojawiło się zaświadczenie o podróży - z nim pracownik firmy wyjechał w podróż służbową.

Główną informacją odzwierciedloną w przydzieleniu pracy jest cel wyjazdu. Wypełnia się go przed wysłaniem pracownika w podróż. Po wykonaniu zadania służbowego sporządzana jest druga część dokumentu zatytułowana „Zlecenie służbowe do wysłania w podróż służbową i sprawozdanie z jej wykonania”, z treści której wyciąga się wniosek o skuteczności podróż służbowa pracownika firmy oraz ważność kosztów podróży.

Do 2015 r. taki mechanizm umożliwiał dokumentowanie każdego kroku oddelegowanego pracownika i potwierdzanie wydatków, co było zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ. Dla celu rachunkowość podatkowa było to nie mniej ważne - kontrolerzy nie ignorowali również stopnia kompletności „podróżnego” pakietu dokumentów.

WAŻNY!Obowiązek wystawienia zlecenia został zapisany w punkcie 6 zatwierdzonego Regulaminu podróży służbowych. Dekret Rządu z dnia 13 października 2008 nr 749.

Ten ugruntowany i sprawdzony przez lata system rejestracji i zbierania „podróżnych” kompletów dokumentów został naruszony przez Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 grudnia 2014 r. nr 1595, który wprowadził zmiany w Regulaminie delegacje.

W efekcie od stycznia 2015 r. ze wspomnianego zestawu „podróżnego” zniknęły wszystkie linki (poza zamówieniem), w tym oficjalny przydział.

Alternatywna opcja

Zniknięcie zlecenia usługi z treści Regulaminu podróży służbowych nie oznacza wcale, że gazeta o tej nazwie musi zostać wyłączona z obiegu wewnątrzzakładowego.

Aby zorganizować podróż służbową, nadal możesz skorzystać z całego łańcucha dokumentów opisanego powyżej. Jedyne ograniczenie: zmienił się status „podróżnej” paczki dokumentów – nie może już służyć jako oficjalne potwierdzenie ani faktu wyjazdu służbowego, ani poniesionych w związku z tym wydatków.

Wyjdzie z tej sytuacji prosta sztuczka - możesz zmodyfikować zlecenie wysłania pracownika w podróż służbową (formularz jednolity T-9), umieszczając w nim wiersz „Cel wyjazdu”.

Zapoznaj się z formularzem głównego dokumentu wysyłającego pracownika w podróż służbową na naszej stronie internetowej: zobacz materiał .

Należy jednak przestrzegać warunku: forma zamówienia opracowana samodzielnie musi być ustalona przez akt lokalny, na przykład wewnętrzne przepisy dotyczące podróży służbowych (część 1 artykułu 8, część 1 artykułu 22 Pracy Kodeks Federacji Rosyjskiej).

Jak ukończyć zadanie

Jeśli firma zdecydowała się nie rezygnować ze zwykłego kompletu dokumentów podróży i podała ich formę w wewnętrznym lokalny akt, procedura wydawania cesji usługi będzie obejmować następujące etapy:

• otrzymać decyzję kierownika o wysłaniu pracownika w podróż służbową;
• wypełnić gr. 1-11 części tabelarycznej zadania;
• zapoznać pracownika wyjeżdżającego w podróż służbową z jego zadaniem i celem wyjazdu.

Zwykle do wystawienia zlecenia serwisowego jest on używany ujednolicona forma T-10a, którego główną część reprezentuje 12-kolumnowa tabela.

Zwieńczeniem formularza są informacje ogólne: nazwa firmy, numer i data zlecenia. W centrum tego jednostronicowego dokumentu znajdują się informacje o pracowniku udającym się w podróż służbową (imię i nazwisko, numer osobowy, miejsce pracy i stanowisko). Kolumny 3-8 są poświęcone samej podróży: zawierają nazwę celu podróży i czas trwania podróży (daty rozpoczęcia, zakończenia i czasu trwania).

Kolumna 9 ma na celu wskazanie organizacji płacącej. W większości przypadków jest to sama firma, której pracownik wysyłany jest w podróż służbową. W niektórych sytuacjach specjaliści firmy mogą wyjeżdżać w podróże służbowe na zlecenie (na wniosek) kontrahentów zewnętrznych (klientów), wówczas zwrot kosztów podróży mogą ponosić klienci (warunek ten określa umowa).

Kolumna 10 „Powód” jest wypełniona szczegółami zlecenia (instrukcji) kierownictwa w podróży służbowej lub może zawierać sformułowanie „Plan podróży” (jeśli podróż odbywa się zgodnie z planem).

Wypełniona kolumna 11 opisuje zadanie (cel) podróży służbowej i na tym etapie realizacja zadania służbowego zostaje wstrzymana do czasu powrotu oddelegowanego pracownika do miejsca stałej pracy.

Następnie przydział pracy jest wypełniany przez samego pracownika - w kolumnie 12 musi krótko zgłosić pracę wykonaną podczas podróży służbowej.

Proces wypełniania zlecenia kończy się podpisaniem tego dokumentu przez pracownika i kierownika oraz wypełnieniem wiersza „Zakończenie zlecenia”. W tej linii kierownik dokonuje oceny pracy wykonanej przez pracownika w podróży służbowej.

Zobacz przykładowe zlecenie na naszej stronie internetowej.

Wyniki

Zlecenie służbowe na podróż służbową składa się z dwóch części – instrukcji kierownictwa oraz raportu pracownika z jego realizacji. Dokument stał się opcjonalny od 2015 r., ale można go wykorzystać do wewnętrznej sprawozdawczości wewnątrzfirmowej.

Komponować raport z podróży służbowej opcjonalnie, ale w większości przypadków menedżerowie wymagają wystawienia tego dokumentu. Głównym wymogiem do jego przygotowania jest jasny opis wykonywanych zadań oraz udokumentowane dowody ich działań. Gotowe przykłady raporty z podróży i nie tylko ważne dokumenty można znaleźć w artykule.

Dokument sporządza bezpośrednio oddelegowany pracownik. Jeśli w podróż jednorazowo wyjeżdża kilku pracowników, każdy z nich sporządza taki papier lub odpowiedzialna osoba wyznaczony przez lidera grupy. O potrzebie kompilacji decyduje szef jeszcze przed wyjazdem.

Zwykle raport jest sporządzany, jeśli:

1. Cel wyjazdu ma ogromne znaczenie dla organizacji.
2. Istnieje wiele zadań przypisanych do pracownika lub grupy.
3. Cele są związane z wydatkami finansowymi, dla których sporządzany jest osobny dokument -.
4. Zadania związane są z podpisywaniem dokumentów z partnerami, co również należy zgłosić.

Dokument jest przekazywany wraz z innymi dokumentami urzędowymi i finansowymi (do działu księgowości):

• raport z wyprzedzeniem, który rejestruje wszystkie wydatki pracownika w podróży służbowej, obecność nadwyżek;
• dokumenty płatnicze potwierdzające poniesione wydatki (czeki, paragony, bilety podróżne itp.);
• świadectwo podróży (jeśli jest dostępne).

Przykład i zasady sporządzania raportu z podróży służbowej

Nie ustalono konkretnej formy, więc pracownik może sporządzić dokument w dowolnej formie lub na osobnym papierze firmowym zgodnie z wymogami wewnętrznymi. Tekst powinien zawierać następujące informacje:

1. Nazwisko i stanowisko dyspozytora.
2. Nazwa organizacji, jej oddział lub pododdział strukturalny, dział.
3. Czas trwania podróży służbowej (liczba dni, zakres dat);
4. Cel, cele wyjazdu (przepisane na podstawie przydziału pracy).
5. Odbywane spotkania (nazwisko i stanowisko współpracowników, nazwa przedsiębiorstwa).
6. Osiągnięte wyniki.
7. Data raportu.
8. Podpis, odpis podpisu (nazwisko, inicjały).

Podczas kompilacji możesz skorzystać z gotowego formularza.

Lub użyj próbki, dostosowując ją do swojej sytuacji.

Inną opcją na gotowy raport z podróży służbowej jest zapoznanie się z literaturą, prowadzenie negocjacji, podpisywanie umów intencyjnych z partnerami. Wszystkie działania pracownika muszą być potwierdzone odpowiednimi dokumentami, które są wymienione w załącznikach.

Termin i procedura składania raportu z podróży służbowej

Przygotowanie do wyjazdu służbowego rozpoczyna się z wyprzedzeniem – lider wyznacza cele oraz udziela instrukcji pisemnych i ustnych. Osiągnięcie tych celów, potwierdzenie wykonanych zadań musi znaleźć odzwierciedlenie w raporcie.

Krok 1. Kompilacja przydziału pracy

Jeszcze przed wysłaniem pracownika w podróż służbową kierownik wyznacza cele podróży, które mogą być zapisane na piśmie, aby następnie mogły zostać przeniesione do raportu. Z reguły są one rejestrowane w zleceniu pracy, które jest sporządzane w formularzu nr T 10-a lub w dowolnej formie. W rzeczywistości ten dokument odzwierciedla te same informacje, co w raporcie - imię i nazwisko podróżnika, datę podróży, cele itp.

Krok 2. Sporządzanie raportu z podróży

Następnie pracownik musi zgłosić się do osiągnięcia wyznaczonych celów, a nie wystarczy po prostu napisać „Gotowe”. Co do zasady menedżer wymaga szczegółowego opisu działań – na przykład: „Przeprowadził negocjacje z nazwą partnera i podpisał umowę ramową o współpracy”.

Protokół należy sporządzić niezwłocznie po powrocie z podróży służbowej. Zwykle podaje się na to 3-5 dni roboczych, po czym pracownik jest zobowiązany zgłosić się do kierownika. Konkretny okres zależy od regulaminu firmy, ale w żadnym wypadku nie powinien przekraczać 30 dni kalendarzowych.

Dokument z reguły sporządzany jest w formie drukowanej, rzadziej w formie odręcznej. Zaleca się, aby pracownik wykonał 2 oryginały, z których jeden należy przekazać kierownikowi, a drugi zachować w celu ewentualnego wyjaśnienia wszelkich informacji związanych z wyjazdem.

Krok 3. Dostarczenie i zatwierdzenie dokumentów

Dział księgowości przyjmuje dokumenty finansowe i produkuje niezbędne obliczenia. Kierownik akceptuje raport z wyjazdu i załączone dokumenty - podpisane negocjacje, zdjęcia, filmy itp. Następnie raport, jeśli to konieczne, jest finalizowany i przechodzi ostateczną akceptację.

Aby uniknąć przeróbek, pracownik musi napisać raport wyraźnie zgodny z ustalonymi celami, które są sformułowane w przydzieleniu pracy i / lub ustnie. Dokument jest opracowywany jak najkrócej, każde działanie potwierdzane jest załączonymi dokumentami.

Po podróży służbowej pracownik musi sformalizować swoje wyniki i wymienić wydatki, dołączając do nich dokumenty potwierdzające. W tym celu wypełnia dwa rodzaje raportów: zaliczkę na koszt podróży służbowej (dla księgowości) oraz raport z wykonania zadania podróży służbowej (dla kierownictwa). Dołącza do nich wszystkie dokumenty związane z wyjazdem.

Jak zgłosić podróż służbową

Obecnie ustawodawstwo przewiduje tylko jeden obowiązkowy rodzaj raportu z wyprzedzeniem. Konieczne jest odpisanie środków wydanych pracownikowi na podróż służbową. W nim pracownik raportuje swoje wydatki podczas podróży. Jeśli jego wydatki są wyższe niż otrzymana zaliczka, pracownik otrzymuje dodatkową opłatę za podróż służbową, jeśli jest mniejszy, musi je zwrócić.

Koszty podróży obejmują:

1. - ten rodzaj wydatków jest określony przepisami i ma stałą kwotę na podróże na terytorium Federacji Rosyjskiej lub za granicą.
2. Koszty podróży – obejmuje zakup biletów do i z miejsca docelowego oraz powrót do miejsca pracy, pokrycie kosztów przejazdu samochodem delegowanego pracownika (zakup benzyny, ubezpieczenie w przypadku wyjazdu za granicę).
3. Koszty utrzymania - opłacenie hotelu lub wynajęcie mieszkania.
4. Koszty reprezentacyjne – w tym opłata za pamiątki, niezbędne koszty do reprezentowania interesów firmy.
5. Inne wydatki - zapłata innego rodzaju wydatków związanych z podróżą służbową, na przykład podczas podróży poza Rosję, może to być zapłata za wizy, ubezpieczenie, uzyskanie niezbędnych zezwoleń itp.

Koszty podróży i zakwaterowania muszą być udokumentowane.

Bez dokumentów pierwotnych dział księgowości nie zaakceptuje raportu zaliczkowego i nie zwróci pracownikowi kosztów. Dlatego konieczne jest przechowywanie różnych biletów, czeków, umów najmu itp.

Drugim rodzajem raportu, który może być wymagany od pracownika, jest raport z postępów. W tym dokumencie pracownik informuje o rozwiązaniu zadań określonych w zamówieniu lub przydzieleniu pracy na wyjazd. Taki raport z podróży zawiera wyniki podróży służbowej, a w przypadku niespełnienia lub częściowej realizacji celów, wskazanie przyczyn, które uniemożliwiły wykonanie zadania.

Dołączane są do niego również różne dokumenty lub ich kopie, które potwierdzają realizację zamówienia. Jednak większość z nich nie ma charakteru finansowego. Są to umowy zawarte w trakcie wyjazdu, otrzymane zaświadczenia lub dyplomy, akty itp.

Konieczne jest wystawienie raportu z podróży tylko wtedy, gdy jego obecność jest spowodowana wewnętrznymi dokumenty normatywne firm.

W przypadku niewykonania zlecenia dokument ten może stać się podstawą do wyznaczenia kolejnej podróży służbowej lub rozwiązania kwestii ukarania pracownika, jeśli podróż zakończyła się niepowodzeniem z jego winy.

Terminy obu raportów z podróży mogą być różne. W przypadku wcześniejszego zgłoszenia termin to trzy dni robocze po powrocie z podróży.

Raport z przydziału pracy może być również dostarczony w ciągu trzech dni, ale pracodawca ma możliwość ustalenia dla niego innych ram czasowych.

Maksymalny termin wypełnienia i przekazania tego typu raportu kierownikowi nie powinien przekroczyć jednego miesiąca od daty zakończenia wyjazdu.

Przygotowanie raportu z wyprzedzeniem

Istnieje zatwierdzona forma raportu wstępnego AO-1 (Uchwała Goskomstat nr 55 z dnia 1 sierpnia 2001 r.). Składa się z dwóch części. Pierwsza część zawiera:

Na odwrocie pracownik wypełniający raport zaliczkowy wskazuje każdą wydaną kwotę oraz informację o dokumencie ją potwierdzającym.

Na końcu raportu podpisuje się pracownik, który wrócił z podróży służbowej.

Wszystkie dokumenty dotyczące wydatków muszą być w oryginale, kopie nie są dozwolone.

Jeśli zwyczajowo firma sporządza raport z podróży dla kierownictwa, drugi egzemplarz tego dokumentu należy również dołączyć do raportu zaliczkowego.

Raport z podróży służbowej dla kierownictwa firmy

Wcześniej tego typu raport był obowiązkowy, ale od 2015 roku jego stosowanie pozostawiono w gestii kierownictwa lub właściciela organizacji. Jego forma musi być zatwierdzona w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa.

Pobierz przykładowy raport z podróży służbowej, który jest aktualny na rok 2018.

Oprócz opisu samej podróży służbowej i jej rezultatów, dokument ten służy również jako potwierdzenie lokalizacji pracownika w czas pracy oraz wypełnianie powierzonych mu obowiązków.

W wewnętrznych dokumentach firmy możliwe jest również uwzględnienie przypadków, w których nie ma potrzeby wypełniania protokołu wyjazdu.

Na przykład, gdy pracownicy są wysłani do podpisania dokumentu w imieniu firmy lub otrzymania certyfikatu niezbędnego do dalszej pracy. Cel podróży uważa się za zrealizowany, jeśli pracownik przyniósł niezbędny dokument.

W przypadku niewykonania w całości lub w części zadań urzędowych, oprócz raportu z podróży, pracownik musi sporządzić memorandum określające przyczyny niewykonania.

Na podstawie wyników rozpatrzenia obu dokumentów kierownictwo podejmuje decyzję o potrzebie drugiego wyjazdu i stopniu winy pracownika za niewykonanie zadania.

Jeśli kilku pracowników zostało wysłanych w podróż służbową, mogą oni sporządzić zarówno jeden raport z podróży, jak i oddzielne. W takim przypadku wszystko będzie zależeć od celów wyjazdu.

Na przykład pracownicy, którzy zostali wysłani do udziału w wystawie lub seminarium, piszą wspólny raport z udziału w wydarzeniu, a pracownicy, którzy zdecydują różne zadania w ramach jednego wyjazdu zgłosić się każdy ze swojej strony – prawnicy do zawartych umów oraz inżynierowie do instalacji lub kontroli dostarczonego sprzętu.

Ten dokument może być w formie papierowej lub w w formie elektronicznej. Sporządzając go na papierze, pracownik drukuje dwie kopie dokumentu, z których jeden zachowuje.

Jeśli firma przyjęła elektroniczny system zarządzania dokumentami, a pracownicy mają podpisy elektroniczne raport można sporządzić i przesłać drogą elektroniczną. Ta forma jest bardzo wygodna, jeśli w podróż służbową wysłano kilku pracowników różnych działów.

Po zatwierdzeniu raportu jest on rejestrowany, kopia jest dołączana do raportu zaliczkowego, jeśli jest to przewidziane w polityce rachunkowości.

Po powrocie z podróży służbowej pracownik wypełnia protokół z wykonania zadań, które były celem podróży. To wskazuje:

Jako dokumenty uzupełniające do raportu z podróży służbowej możesz dołączyć umowy, akty, porozumienia, zaświadczenia, zaświadczenia itp. W samym raporcie są one wskazane przez listę wniosków.

Krótki opis celów i zadań pochodzi z przydziału pracy, a także z dokumentu uzasadniającego konieczność wysłania pracownika.

Sekcja raportu z postępów zawiera odbyte spotkania, etapy pracy nad zadaniem.

Np. przeprowadzając przegląd dostarczonego sprzętu w ramach serwisu gwarancyjnego możesz opisać pracę na każdym egzemplarzu lub maszynie.

Wyniki wyjazdu zawierają informacje o wynikach realizacji powierzonych instrukcji, a także różne rekomendacje i propozycje.

Na przykład po wycieczce do wystawa międzynarodowa pracownik może zaproponować zmianę warunków umów z klientami organizacji tak, aby byli oni bardziej opłacalni niż w przypadku firm konkurencyjnych. Lub zaproponować wprowadzenie bardziej zaawansowanego systemu oceny jakości produktu, obniżenia kosztów, zakupu nowoczesnego sprzętu itp.

W tej sekcji możesz również krótko wskazać przyczyny niewykonania zadania i całkowicie wystawić im memorandum.

Np. pracownik zachorował podczas podróży służbowej, ale nie przedłużył jej o czas trwania choroby, ponieważ obecność pracownika była potrzebna w miejscu pracy. W takim przypadku w wynikach wyjazdu można wskazać, że nie udało się w pełni wykonać pracy przewidzianej celami wyjazdu ze względu na zwolnienie lekarskie, a w przyszłości konieczne jest wysłanie pracownika w drugą podróż służbową.

Przykład raportu z podróży

ZATWIERDZIĆ

Dyrektor LLC „Svetplus”

R. D. Inokentiev (podpis)

Raport z podróży

Pracownik: Zastępca Kierownika Działu Marketingu A. Z. Prokofiev

Wyjazd służbowy: w Mińsku na Białorusi, od 14.06.2018 do 18.06.2018

Cele wyjazdu: udział w międzynarodowych targach wystawienniczo-targowych „Promexpo - 2018”, które odbyły się w dniach 15.06.2018 – 17.06.2018, utrzymanie stoiska informacyjnego z próbkami produktów, badanie możliwości wejścia na nowe rynki zbytu, prezentacja produktów potencjalnym konsumentom.

Realizacja zadania: w trakcie udziału w wystawie „Promexpo - 2018” ja, Prokofiew A. Z. wykonałem następującą pracę.

Zorganizowano stoisko wystawiennicze z ciągłą emisją filmów reklamowych o naszych produktach, a także dystrybucją katalogów i broszur z danymi kontaktowymi i szczegółowym opisem naszych produktów.

Podczas konferencji wystawców odbyła się prezentacja najnowszych próbek wytwarzanych produktów oraz ocena firmy reklamowe dwóch naszych konkurentów (materiały dołączone są na pendrive).

W ramach targów wystawienniczych w seminarium wzięli udział przedstawiciele znanej agencji marketingowej Magicmade, najnowsze osiągnięcia w zakresie marketingu strategicznego i wykorzystania Internetu.

Spotkania odbyły się z potencjalni konsumenci produkty z 7 krajów.

Efekty wyjazdu służbowego: zawarto wstępne umowy na dostawę produktów z trzema firmami (przeniesione do obsługi prawnej), aby ocenić skuteczność nowych narzędzi w promocji produktów, przedstawiono pakiet propozycji agencji reklamowej. Analizować produkty konkurencyjnych firm w: Dział techniczny udostępniamy katalogi z charakterystykami towarów innych producentów. Po powrocie z podróży służbowej planowane jest szkolenie dla pracowników działu marketingu z badania najlepszych praktyk w promowaniu produktów na poziomie międzynarodowym.