Pobierz kartę czasu pracy. Wypełnienie karty czasu pracy: ważny dokument dla listy płac

Każda organizacja w bezbłędnie grafik jest utrzymywany. Zasady formatowania tego dokumentu, jego cel i gotowy przykład, który można wykorzystać jako próbkę - wszystko to omówiono poniżej.

Główny cel

Planowany czas trwania zmiany i łączna liczba dni roboczych w miesiącu prawie zawsze będzie się różnić od godzin i dni, które faktycznie były przepracowane. Aby odnotować ten fakt, prowadzona jest karta czasu pracy: pozwala ona zebrać wszystkie informacje o faktycznie przepracowanym czasie pracy.

Cel tego dokumentu jest dwojaki:

1. Uzyskaj informacje o całym przepracowanym okresie czasu.
2. Uzyskaj dane dotyczące nieobecności w tym samym okresie.

Takie informacje są przydatne przede wszystkim dla księgowego. Również niektórzy inspektorzy będą potrzebować informacji - odpowiedni opis znajduje się w tabeli.

księgowa	kalkulacja wszystkich płatności, które należy przekazać pracownikom: wynagrodzenie, urlop urlopowy, dodatek na podróż itp.
przedstawiciel Federalnej Służby Podatkowej	inspektorzy są zainteresowani poprawnością naliczania od nich płatności i podatków: często sprawdza się, czy firma nie została zaniżona
Oficer FSS	przepracowane godziny są przedmiotem zainteresowania funduszu w związku z obliczaniem świadczeń socjalnych (na przykład na opiekę nad dzieckiem)
inspektor pracy,	inspektorzy są zainteresowani tym, czy prawa pracowników zostały naruszone
Przedstawiciel Rosstat	pracownicy Rosstatu zbierają dane statystyczne - na przykład zgodnie z informacjami z karty sprawozdawczej sporządzają jeden

Formularz: pusta i próbka

Każda firma ma prawo złożyć wniosek własna próbka i śledź godziny pracy za pomocą specjalnego formularza T-12. Za podstawę można przyjąć dokładnie jego formę (podana poniżej) i dostosować ją do potrzeb firmy.

Dokument składa się z 3 głównych części:

1. Strona tytułowa zawiera ujednolicony system kodów, które wskazują np. dodatkowe dni wolne (z tytułu nadgodzin), zwolnienia lekarskie, przestoje z winy pracodawcy itp. Każda okoliczność ma kod alfabetyczno-numeryczny.
2. Druga (tabelaryczna) część to faktyczne rozliczanie godzin pracy. Odbywa się codziennie (również w dni wolne i święta).
3. A trzecia część jest również przedstawiona w formie tabeli. Dostarcza informacji o wypłacie wynagrodzeń (kwoty, godziny i dni, stawka).

Oto jak to wygląda pusty formularz formularz T-12.

Wraz z formą T-12 istnieje również T-13. Brakuje w nim ostatniej (trzeciej) części - czyli ten dokument jest prostym rozliczeniem czasu pracy do ustalania godzin pracy, bez naliczania wynagrodzeń. Gotowy przykład dokument pokazano poniżej.

Kolejność postępowania

Dokument jest prowadzony przez specjalnie wyznaczonych pracowników: rejestrują czas pracy każdego dnia. Z reguły dyrektor odpowiada za prawidłowe wykonanie jednostka strukturalna(np. dział sprzedaży). Odpowiedzialność może dzielić jego zastępca. Jeśli firma jest wystarczająco duża, wprowadzają specjalne stanowisko chronometrażysty, który rejestruje wszystkie informacje.

W każdym przypadku osoby odpowiedzialne są zawsze wyznaczane przez kierownika, na co wskazuje odpowiednie zamówienie (bezpłatna próbka) - na przykład dokument pokazany poniżej.

NOTATKA. Wszystkie osoby odpowiedzialne muszą zapoznać się z treścią zamówienia oraz złożyć swój podpis i datę.

Ogólnie kolejność wygląda tak:

1. Osoba odpowiedzialna rejestruje informacje na każdy dzień.
2. Po wypełnieniu (po miesiącu) dokument jest przekazywany do działu personalnego.
3. Po dziale personalnym wchodzi do działu księgowości.
4. Ostatni podpis pozostaje przy kierowniku jednostki strukturalnej.

NOTATKA. Po wypełnieniu i podpisaniu przez wszystkie odpowiedzialne osoby dokument jest archiwizowany i przesyłany do archiwum w celu przechowania. Minimalny okres przechowywania to 5 lat. Ale jeśli praca w przedsiębiorstwie jest wykonywana w niebezpiecznych i szkodliwych warunkach, czas przechowywania znacznie się wydłuża - co najmniej 75 lat.

Jak wypełnić kartę czasu pracy: instrukcje krok po kroku

Podczas wypełniania stosuje się pojedynczy system notacji. Karta czasu pracy odnotowuje przepracowany czas zgodnie z zasadą „jedno stanowisko jest przeznaczone na jedno stanowisko”. Tylko pracownicy, którzy mają umowa o pracę, w tym pracowników wewnętrznych w niepełnym wymiarze godzin – dla nich w szczególności konieczne jest dwukrotne rejestrowanie informacji.

Nie uwzględnia się następujących pracowników:

• pracownicy nieoficjalnie;
• partnerzy zewnętrzni;
• praca na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Kolejność wypełniania zapewnia prawidłowy projekt Strona tytułowa i rzeczywista część tabelaryczna.

Strona tytułowa

W tym miejscu zapisywane są następujące informacje:

1. Nazwa firmy (dozwolona jest krótka wersja, na przykład Alpha LLC).
2. Kody dla OKUD i OKPO.
3. Numer – firma samodzielnie wybiera system numeracji. Na przykład powszechny jest wariant sekwencyjnego przydzielania numerów w ciągu roku kalendarzowego.
4. Okres sprawozdawczy – tj. miesiąc z datami rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia dokumentu.
5. Data sporządzenia odnosi się do ostatniego dnia, po którym musi zostać podpisana przez wszystkich odpowiedzialnych pracowników. Dokument jest następnie przekazywany do archiwum.

część tabelaryczna

Tutaj musisz wypełnić wszystkie kolumny:

Informacje o płacach

Jeżeli zachowany zostanie formularz T-12, to ta sekcja jest również wypełniana. Tutaj rejestrowane są informacje głównie o 2 formach płatności:

1. Samo wynagrodzenie (oznaczone 4-cyfrowym kodem 2000).
2. Płatności za wakacje(oznaczone kodem 2012).

Wszystkie kwoty obciążane są z tzw. rachunku offsetowego – będzie to takie samo, niezależnie od rodzaju płatności.

Jak zwykle godziny pracy są ustalane z uwzględnieniem łącznej liczby dni i godzin.

Na końcu dokumentu wszyscy upoważnieni pracownicy podpisują:

• osoba posiadająca dokument (jeśli istnieje)
• przedstawiciel działu personalnego;
• szef działu.

Instrukcja wideo do rejestracji

Komentarz wideo dotyczący napełniania:

Dodatkowy arkusz

Istnieje kilka przypadków, w których sam arkusz czasu pracy nie wystarcza, ponieważ księgowość wiąże się z naprawami Dodatkowe informacje. Następnie powinieneś wydać kolejny arkusz:

1. Jeśli pracownik odchodzi w połowie miesiąca lub na początku. W takim przypadku wszystkie faktycznie przepracowane dni i godziny są rejestrowane na dodatkowym arkuszu. A w formularzu wpisują „Zwolnieni” dokładnie w dniu zwolnienia. Następnie dokument jest przesyłany wraz z dodatkowym arkuszem.
2. Będzie potrzebny również wtedy, gdy pracownik nie pracował, ale jednocześnie nie kontaktował się i nie zgłaszał przyczyn swojej nieobecności. Jeśli się nie pojawił (lub nie wziął dokumentów potwierdzających słuszność przyczyny), a nadszedł czas na przekazanie dokumentu, umieszcza się kod 30 (oznaczenie literowe „НН”).

W takich przypadkach lepiej zrobić wszystkie ślady ołówkiem. Jeśli później okaże się, że pracownik np. otrzymał zwolnienie chorobowe, należy postawić znak na kodzie 19 (litera „B”).

Rachunkowość podsumowująca: funkcje obliczeniowe

Jeżeli nie można przestrzegać normalnej liczby godzin (8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo), całkowity czas faktycznie przepracowany określa się jako prostą sumę. Ta procedura istnieje w przedsiębiorstwach, które:

• pracować przez całą dobę, na zmiany;
• stosować elastyczny harmonogram;
• zorganizować metoda przesunięcia praca.

Wtedy główna koncepcja staje się okres księgowy. – miesiąc kalendarzowy, 1 kwartał lub cały rok. Konkretny przedział jest wybierany w zależności od cech przedsiębiorstwa. Na przykład, jeśli oczekuje się pracy w niebezpiecznych i szkodliwych warunkach, za podstawę przyjmuje się okres 1 kwartału.

Jeśli przez pewien czas pracownik nie wykonywał pracy z ważnych powodów, czas ten nie jest brany pod uwagę (to znaczy jest całkowicie wykluczony).

Sytuacje niestandardowe: co robić

W większości przypadków sporządzenie dokumentu jest dość proste, ponieważ księgowość opiera się na jednolitym, równym rozkładzie czasu pracy dla każdego pracownika. Jednak ta procedura jest często naruszana z powodu pewnych okoliczności, na przykład:

1. Jeśli kolega prosi o czas wolny, a kierownikowi to nie przeszkadza, rejestrowane są tylko faktycznie przepracowane godziny (liczby całkowite). Nieobecność jest oznaczona znakiem „I” lub dwiema cyframi „01”.
2. Jeśli jest chory, wstawiają „B” i pozostawiają dolną część pola puste. Oczywiście po zwolnieniu lekarskim wymóg obowiązkowy za taką notatkę.
3. Jeśli było to zaplanowane, a pracownik przyjął zgodnie z ustaleniami, zgodnie z obecną procedurą umieszczał oznaczenie „NV” (w wersji cyfrowej kod „28”). Są chwile, kiedy prawdziwe powody nieobecności są chwilowo nieznane. Następnie możesz wpisać „НН”, ale w przypadku wyjaśnienia sytuacji wybierane jest odpowiednie oznaczenie, a „НН” jest przekreślone.
4. Jeśli kolega wybrał się w podróż służbową, zaznacz „K”. Kiedy oficjalnie wraca i zaczyna swoje zwykłe obowiązki, stawiają literę „I”.

Jak dokonać zmian

Rozliczanie czasu pracy polega na ustalaniu informacji, które mogą ulec zmianie w ciągu dnia lub tygodnia, dlatego w grafiku czasu pracy jest również możliwość dokonywania zmian. Należy dokonać korekt, aby odzwierciedlić rzeczywistą sytuację, której prawdziwość jest udokumentowana.

Poprawki można wprowadzać na 2 sposoby:

1. Nieścisłości są dopuszczalne, ale dokument uzupełnia tzw. formularz korygujący. Oba artykuły są przekazywane do weryfikacji łącznie.
2. Oryginał dokumentu jest poprawiany, a dodatkowy formularz nie jest sporządzany. Następnie musisz dokładnie przekreślić wszystkie nieprawidłowe dane. Odbywa się to za pomocą poziomego paska. Jeśli w sąsiednich polach znajdują się błędne informacje, pojedyncza linia jest przekreślana.

W takim przypadku należy dokonać odpowiedniego wpisu, który szczegółowo wyjaśnia sytuację, na przykład:

Można to zrobić na najbliższym wolnym polu.

Odpowiedzialność za niegospodarność

Właściwe zarządzanie dokumentami to bezpośrednia odpowiedzialność firmy. W przeciwnym razie mogą nastąpić dość namacalne kary.

Co ciekawe, Kodeks pracy nie zawiera artykułu jako takiego, który ustanawia odpowiedzialność za brak karty czasu pracy. Jest jednak w Kodeksie wykroczeń administracyjnych - jest to art. 5.27. Reguluje się, że brak dokumentu będzie skutkować karami:

1. Dla osób odpowiedzialnych od 1000 do 5000 rubli.
2. Dla firmy takiej jak osoba prawna od 30 000 do 50 000 rubli.

W przypadku meldunku z błędami stosowane są inne środki. Są one ustawiane w zależności od tego, czy zostanie wykryta złośliwa intencja, która spowodowała te błędy. Na przykład firma przyznaje pracownikowi nie przepracowane dni, aby „zredukować” jego zyski, a tym samym zapłacić niższy podatek. Sankcje będą nakładane zgodnie z konkretnymi okolicznościami naruszenia (w dużej mierze będą one zależeć od wysokości).

Karta czasu pracy ma na celu wprowadzenie informacji o czasie faktycznie przepracowanym przez pracowników organizacji. Muszę powiedzieć, że formularz karty czasu pracy nie jest ściśle obowiązkowy - w zasadzie może być dowolny, to znaczy każde przedsiębiorstwo może swobodnie korzystać z własnego arkusza czasu pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jednak formularz został opracowany i zalecany do użytku przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej i jest preferowany.

AKTA

Kto wypełnia grafik?

Formularz wypełnia pracownik działu personalnego, kierownik jednostki strukturalnej lub sędzia mierzący czas specjalnie zatrudniony do tej funkcji. Na podstawie wprowadzonych informacji specjaliści działu księgowości naliczają wynagrodzenia i inne płatności na rzecz pracowników organizacji. W rzeczywistości karta czasu pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych. I jeśli małe firmy może się bez tego obejść, duże przedsiębiorstwa prowadzenie takiej karty czasu pracy jest obowiązkowe.

W zależności od systemu rachunkowości personalnej przyjętego w przedsiębiorstwie, arkusz czasu pracy może być utworzony albo dla wszystkich pracowników organizacji, albo przechowywany osobno w każdej jednostce.

Arkusz czasu jest zwykłym dokumentem, co oznacza, że ​​co miesiąc musi być kompilowana nowa kopia, więc numer seryjny arkusza czasu będzie odpowiednikiem numeru seryjnego miesiąca, w którym został utworzony. Okres grafiku obejmuje wszystkie dni miesiąca.

Kartę czasu pracy można wypełnić zarówno elektronicznie, jak i pisemnie. Jednak po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji, nadal będzie musiał zostać wydrukowany do podpisów osób odpowiedzialnych.

Formularz T-13. Funkcje formularza

Zacznijmy od formularza T-13, który jest obecnie używany znacznie częściej do prowadzenia grafiku.

Ujednolicony formularz T-13 lub elektroniczny arkusz czasu pracy są dobrze znane pracownikom działu personalnego. To nie jedyny sposób, ale zdecydowanie najbardziej standardowy sposób rozliczania przepracowanych godzin. Jeśli prowadzisz dokumentację ręcznie, należy skorzystać z formularza T-12.

Karta czasu pracy to znane narzędzie do śledzenia obecności pracowników. Formularz T-13 umożliwia szczegółowe zarejestrowanie przyczyn nieobecności, w tym urlopu studenckiego na czas trwania sesji, zaawansowanego szkolenia oraz kilku rodzajów urlopów inwalidzkich. Okres na jaki dokument jest wypełniony może być krótszy niż 31 dni.

Ukończony T-13 jest podstawą naliczania płac.

Format wypełniania karty czasu pracy w T-13

W przeciwieństwie do dowolnych tabel o podobnej treści, T-13 zawiera dane o przedsiębiorstwie, w tym formę własności i OKPO. Numer dokumentu jest umieszczany zgodnie z wewnętrznymi wymogami dotyczącymi prowadzenia kart czasu pracy.

Na górze widnieje również nazwa działu. Należy pamiętać, że kierownik tego działu (nawet jeśli wypełnienie karty czasu pracy nie należy do jego obowiązków) powinien podpisać wypełniony formularz.

Kolejność pracowników określa decyzja osoby odpowiedzialnej. Najczęstsze sortowanie jest alfabetyczne, jak w naszym przykładzie, ale możliwy jest wariant uporządkowania według numeru osobowego (kolumna 3).

W kolumnie 4 umieszczamy znaki według dnia:

I- (wygląd) dzień roboczy,
W- dzień wolny,
Z- wakacje,
RP- frekwencja w dzień wolny (praca wolna),
Do- podróż służbowa,
PC- trening,
Na- urlop naukowy na wezwanie z placówki oświatowej,
B- zwolnienie chorobowe ze zwolnieniem lekarskim,
T- bezpłatne zwolnienie chorobowe bez zwolnienia chorobowego.

Pod znacznikiem postawiłem liczbę przepracowanych godzin tego dnia. W kolumnie 5 podsumowujemy liczbę I w linii i liczbę godzin. Otrzymujemy 4 wartości na 2 połowy miesiąca. W kolumnie 6 podsumowujemy wartości i otrzymujemy ostateczną liczbę za pracę za miesiąc.

Liczba godzin dla V, OT, K, B i innych przypadków nie jest podana w czwartej kolumnie. Aby to zrobić, są kolumny 10-13.

Rozliczanie zwolnień lekarskich, urlopów lub nieobecności z innych powodów

Kody oznaczenia mogą być różne (na przykład numeryczne). Z prawnego punktu widzenia nie jest przewidziany konkretny format wypełniania.

Notacja X pokazuje, że nie bierzemy pod uwagę tego dnia: dla wygody miesiąc podzielony jest na dwie linie o nierównych wartościach. W przypadku miesięcy, które mają 30 dni (na przykład listopad, kolumna będzie wyglądać tak (dla wygody „nieistniejący” 31. numer jest podświetlony na czerwono):

T-13 na listopad

Analogicznie, T-13 jest wypełniany na wizyty w lutym.

Kolumny 7-9 wskazują kod płatności, liczbę dni i rodzaj opłat. W naszym przykładzie kody to:

• 2000 - wspólny dzień roboczy,
• 2300 - zwolnienie chorobowe (zasiłek inwalidzki),
• 2012 - wakacje.

Alternatywne rozwiązanie

Niektóre przedsiębiorstwa zatwierdzają nieco uproszczoną wersję karty czasu pracy, nie podając przyczyny pominięć. W kolumnie 4 wskazano tylko 2 kody:

• I- dzień roboczy,
• H- dzień wolny od pracy.

Ta metoda może być niewygodna, ponieważ nie rejestruje zwolnienia lekarskiego.

Przypadki specjalne

1. Jak wypełnić T-13 dla pracowników biorących udział w konferencjach i innych szkoleniach?

Zależy od stanowiska przedsiębiorstwa. Te dni mogą być liczone jako dni robocze (I) lub mogą być liczone jako zaawansowane szkolenie (PC). Stawka wynagrodzenia może się również różnić.

2. Czy kod może mieć wartość większą niż 8 godzin?

TAk. Może, jeśli będzie specjalne zamówienie na wydłużone godziny pracy. Z biegiem czasu może być oznaczony literą C.

3. Jaka jest różnica między kartami czasu pracy T-12 i T-13?

Pierwszym z nich jest ręczny formularz obecności. Drugi jest elektronicznie. Wiele działów księgowych przeszło dziś na T-13, ponieważ można je automatycznie pobierać za pomocą specjalnego programu.

Formularz T-12

Przede wszystkim, jak w każdym innym dokumencie ewidencji kadrowej, musisz najpierw wprowadzić dane organizacji w grafiku: jej pełną nazwę z kodem OKPO (do pobrania z dokumentów rejestracyjnych), status organizacyjno-prawny (IP, LLC, CJSC, OJSC), a także jednostka strukturalna (dział), dla której utrzymywany jest ten arkusz czasu (w razie potrzeby).

Następnie należy wprowadzić w odpowiedniej kolumnie numer dokumentu dla wewnętrznego obiegu, a także wskazać okres raportowania, który uwzględnia ten arkusz czasu.

Kody numeryczne i alfabetyczne w arkuszu czasu

Ta część ewidencji czasu pracy zawiera szyfry alfabetyczne i numeryczne używane do wypełniania niezbędnych informacji o pracownikach, a także ich dekodowania. Należy je wpisać w głównej części karty czasu pracy, aby zwięźle i wyraźnie odzwierciedlić ilość czasu faktycznie spędzonego przez jednego lub drugiego pracownika w miejscu pracy, a także przyczyny jego nieobecności w pracy. Jeśli specjaliści z działu personalnego muszą wprowadzić dodatkowe kody w tej formie grafiku, można je opracować niezależnie i wprowadzić do tej tabeli.

Rozliczanie czasu pracy w T-12

Ta sekcja w karcie zgłoszenia jest najważniejsza - to w niej przechowywane są ewidencje godzin pracy. Najpierw musisz wprowadzić numer seryjny pracownika w pierwszej kolumnie tej sekcji, a następnie w drugiej kolumnie jego pełne imię i nazwisko (najlepiej pełne imię i nazwisko oraz imię i nazwisko, aby nie było zamieszania i błędów). W trzeciej kolumnie należy wpisać numer personalny pracownika przydzielonego mu w trakcie zatrudnienia (jest indywidualny i nigdy się nie powtarza).

W grafiku dla każdego pracownika są dwie linie - zawierają zaszyfrowane informacje o obecności lub nieobecności w miejscu pracy w każdy dzień kalendarzowy miesiąca. Ponadto konieczne jest również wskazanie przyczyny nieobecności na Miejsce pracy jeśli został zainstalowany.

W górnym wierszu obok nazwiska pracownika wskazany jest powód, aw dolnym - liczba faktycznie przepracowanych godzin, a jeśli pracownik nie pojawił się w miejscu pracy, dolna komórka może pozostać pusta.

Kolejnym krokiem jest obliczenie całkowitej liczby godzin i dni faktycznie przepracowanych dla okresów dwutygodniowych, a na końcu tabeli - wynik obliczeń za miesiąc.

Jednocześnie należy uważnie monitorować, czy łączna liczba dni kalendarzowych w miesiącu pokrywa się z ilością pracy, weekendów i świąt wskazanych dla każdego pracownika.

Należy powiedzieć, że czasami osoby odpowiedzialne za wypełnienie karty czasu pracy wprowadzają do niej tylko te informacje, które dotyczą dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy. Ta opcja może jednak prowadzić do błędów kadrowych i księgowych, dlatego nie zaleca się jej stosowania.

Data i podpisy osób odpowiedzialnych

Po wypełnieniu karty czasu pracy odpowiedzialny za nią pracownik musi wskazać swoje stanowisko, a także złożyć podpis w odpowiednich komórkach z obowiązkowym transkrypcją. Kierownik jednostki strukturalnej lub dyrektor przedsiębiorstwa musi również zatwierdzić kartę czasu pracy – również ze wskazaniem stanowiska i podpisem wraz z transkrypcją. Ostatnią rzeczą, którą musisz podać, jest data wypełnienia grafiku.

Jedna umowa o pracę nie wystarcza, aby podmiot gospodarczy mógł wypłacać pracownikom wynagrodzenie za ich pracę. W buu. rachunkowości, istnieje podstawowy dokument - karta czasu pracy. Jego utrzymanie polega na stałej ewidencji czasu pracy lub nieobecności każdego pracownika odpowiedzialny pracownik w przedsiębiorstwie.

Dlaczego potrzebujesz grafiku

Normy ustawodawstwa nakładają na każdy podmiot będący pracodawcą obowiązek wyznaczania czasu pracy, a można to zrobić na dwa sposoby - sumaryczne i bezpośrednie utrwalenie w każdym dniu przyjazdu i wyjazdu.

Obowiązek ten jest powierzany niektórym pracownikom, np. kierownikom działów strukturalnych.

Można też zastosować specjalny zautomatyzowany system rejestracji z wykorzystaniem kart obecności pracowników.

W tym drugim przypadku nadal konieczne jest wyznaczenie urzędnika, który będzie przetwarzał dane i wpisanie kodów dla rodzaju nieobecności pracowników.

Nieobecności w pracy dzielą się na dwa rodzaje:

• Nie bez powodu, za zgodą pracodawcy.
• absencja.

Ważny! W przypadku braku prowadzenia ewidencji czasu pracy można zastosować środki administracyjne wobec administracji firmy.

Na podstawie danych sporządzonych w postaci karty czasu pracy całe przedsiębiorstwo wypłaca pracownikom wynagrodzenia. Ten dokument musi być przechowywany, nawet jeśli: system kawałkowy rozliczanie wyjść i nieobecności pracowników.

Funkcja arkusza czasu obejmuje, oprócz kontroli dyscyplina pracy, sprawdzanie przestrzegania norm dotyczących czasu trwania dnia pracy, tygodnia, miesiąca itp., a także ustalanie czasu wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy i dni wolnych od pracy.

Uwaga! Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej określa dwa rodzaje tygodni pracy - sześciodniowy (36 godzin) i pięciodniowy (40 godzin).

Również umowy o pracę i regulaminy firmy mogą korzystać ze zbiorczego rozliczania czasu pracy lub ustalać nieregularny dzień. W takim przypadku dopuszczalna jest niezgodność z normami przez czas trwania miesiąca, jednak nie zaleca się naruszania norm przez dłuższy okres.

Karta raportu jest ważnym dokumentem pomocniczym dla różnego rodzaju kontroli.

Większość raportów dotyczących ewidencji kadr i wynagrodzeń w statystykach jest generowana na podstawie danych kart czasu pracy.

Procedura korzystania z grafiku

Rosstat opracował i zatwierdził dwa rodzaje standardowych formularzy ewidencji czasu pracy - formularz t-12 i formularz t-13. Firma może z nich korzystać lub tworzyć na ich podstawie własne formy zgodnie z własnymi potrzebami.

Każde przedsiębiorstwo ma możliwość wyboru jednego z nich do wypełnienia i odnotowania w polityce rachunkowości. Karta czasu pracy z formularza t-12 służy jednocześnie do rejestracji czasu i ustalenia wynagrodzenia za ten czas.

Formularz T-13 jest bardziej popularny wśród firm, ponieważ pozwala na automatyczne wypełnienie dokumentu i odzwierciedla tylko śledzenie czasu. Do naliczania wynagrodzeń stosuje się zestawienia rozliczeniowe lub rozliczeniowe.

Osoba odpowiedzialna codziennie robi notatki o wyglądzie lub niewystępowaniu. W tym przypadku stosuje się szyfrowanie alfabetyczne lub numeryczne, istnieje również możliwość zapisania czasu pobytu pracownika w miejscu pracy.

W tym celu możesz użyć programów na swoim komputerze lub wydrukować szablon i wypełnić go ręcznie. W pierwszym przypadku arkusz czasu jest drukowany po jego całkowitym wypełnieniu na koniec miesiąca.

Uwaga! Wpisy mogą być dokonywane w grafiku codziennie o obecności lub nieobecności pracowników lub jako odstępstwa od ustalonych norm. Tych. w tym drugim przypadku wpisu dokonuje się np. w przypadku nieobecności pracownika z jakiegokolwiek powodu. Ale lepiej jest wprowadzać dane codziennie.

Na koniec okresu zamknięty arkusz czasu pracy jest sprawdzany przez kierownika wydziału, po czym zatwierdza go. Następnie dokument jest przekazywany do działu personalnego, który sprawdza go ze swoimi danymi. Po sprawdzeniu w obsłudze personalnej karta czasu pracy jest wysyłana do działu księgowości w celu obliczenia wynagrodzenia.

Ważny! Arkusz należy przechowywać przez pięć lat. Jeśli jednak odzwierciedlają pracę w szkodliwych warunkach, okres ten przedłuża się do 75 lat.

Wypełnienie próbki arkusza czasu

Konieczne jest rozpoczęcie wprowadzania danych do dokumentu od jego nagłówka. Wskazuje pełną nazwę firmy i jej kod zgodnie z katalogiem OKPO. Następnie wskazuje się, dla której jednostki strukturalnej ten arkusz czasu został skompilowany.

Ważny! Jeśli firma ma niewielką liczbę pracowników, możesz sporządzić jeden arkusz czasu dla wszystkich. Przy wielu pracownikach i działach najlepiej jest sporządzić własną kartę czasu pracy w każdym dziale. Obsługa personelu na ich podstawie można następnie wypełnić pojedynczy dokument.

Kolejnym krokiem jest zapisanie numeru seryjnego formularza, daty jego sporządzenia oraz okresu w nim zapisanego.
Główny dokument zbudowany jest w formie dużej tabeli.

W kolumna 1 wprowadza się numer seryjny wiersza w dokumencie.

Kolumny 2 i 3 musi zawierać dane osobowe pracownika, nazwę jego stanowiska i numer zgodnie z kartą czasu pracy.

Kolumna 4 konieczne do oznaczenia obecności pracownika i liczby godzin. Na każdy dzień są dwie komórki, górna i dolna. Na górze zapisany jest specjalny kod, a na dole odpowiadająca mu liczba godzin. W przypadku niektórych kodów może pozostać pusty. Miesiąc jest również podzielony na dwa przedziały po 15 dni.

W kolumna 5 dla każdej części miesiąca wskazana jest liczba dni pracy - w górnej części, a godzin - w dolnej.

W kolumna 6 rejestrowane są te same dane iw tej samej kolejności, ale za cały miesiąc.

W kolumny 7-9 informacje są rejestrowane, które są następnie wykorzystywane w liście płac. Jeśli dla wszystkich pracowników grafiku stosowany jest jeden kod płatności i jedno konto przeciwstawne, można je zapisać w nagłówku tabeli. Jednocześnie w samej tabeli kolumny 7 i 8 wtedy pozostają puste, a dane są wprowadzane tylko w kolumna 9.

Jeśli płatność i rachunki dla pracowników różnią się, to dla każdego z nich w kolumnie 7 należy wpisać kod płatności, aw kolumnie 8 - odpowiadający mu kod konta księgowego. W kolumnie 9 rejestrowana jest suma dni lub godzin, które odpowiadają temu kodowi rozliczeniowemu.

W kolumny 10-13 podsumowano dane dotyczące nieobecności w miesiącu. Tutaj podane są kody nieobecności, a także odpowiadająca im liczba godzin w całym miesiącu.

Po rejestracji karta czasu pracy jest podpisana odpowiedzialna osoba, podając swoje dane osobowe i podpis. Następnie jest zatwierdzany przez kierownika działu, dla którego sporządzono dokument, oraz specjalistę ds. personalnych.

Główne kody wymagane do wypełnienia karty czasu pracy

Podczas wypełniania dokumentu musisz użyć specjalnych oznaczeń na karcie zgłoszenia. Co do zasady, za każdą obecność lub nieobecność pracownika, cyfrowy i kod literowy. Każdy z nich może być użyty na żądanie oficera kadrowego. Nie możesz tak po prostu wpisać danych na karcie zgłoszenia - dla każdego szyfru musi być dokument potwierdzający to.

Kody obecności pracowników

Najczęściej używane kody:

• Ja lub 01 - chodzenie do pracy w godzinach pracy;
• H lub 02 - chodzenie do pracy w nocy;
• RP lub 03 - chodzenie do pracy w weekendy lub święta;
• K lub 06 - podróż służbowa;
• OT lub 09 - przebywanie na płatnym urlopie;
• P lub 14 - urlop macierzyński;
• DO lub 16 - odejdź bez wynagrodzenia;
• B lub 19 - zwolnienie chorobowe;
• PR lub 24 - absencja;
• HH lub 30 - niestawienie się do czasu wyjaśnienia przyczyn;

Zastanów się w artykule, co stanowi arkusz czasu pracy, jakie formularze są używane. Zasady wypełniania karty czasu pracy, przykład wypełnienia. Zidentyfikujemy główne trudności w wypełnianiu karty czasu pracy, które mogą prowadzić do błędów w obliczeniach wynagrodzenie.

Karta czasu pracy to dokument, który odzwierciedla liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika oraz liczbę nieobecności w miesiącu dla każdego pracownika organizacji. Na jej podstawie są obliczane.

Wszystkie organizacje są zobowiązane do prowadzenia grafiku.

Istnieją dwa sposoby śledzenia godzin pracy. ujednolicona forma T-12 i T-13, zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji.

Formularz T-12 służy nie tylko do rejestrowania godzin pracy, ale także do obliczania wynagrodzeń. Dlatego w małe firmy gdy księgowy prowadzi również dział personalny, skorzystaj z formularza T-12.

Gdy potrzebne są informacje tylko na temat liczby przepracowanych godzin i nieobecności, stosuje się albo pierwszą część formularza T-12, albo formularz T-13.

Do ewidencji czasu pracy można wykorzystać dowolny formularz.

Zasady wypełniania karty czasu pracy

Arkusz czasu pracy jest wypełniany codziennie przez oficera personalnego, jeśli firma nie posiada działu personalnego, arkusz czasu pracy jest prowadzony przez księgowego.

Wypełniając arkusz czasu, nie zapomnij podać nazwy organizacji i jednostki strukturalnej.

Należy wypełnić „Numer dokumentu” i „Data kompilacji”

W komórce „Okres sprawozdawczy” należy wpisać początek i koniec miesiąca, dla którego prowadzony jest arkusz czasu.

- numer seryjny;

- nazwisko, inicjały, stanowisko (specjalność lub zawód);

- Numer osobowy;

- oceny obecności i nieobecności w pracy według dni miesiąca

Górny wiersz tabeli zawiera alfabetyczny lub numeryczny kod godzin pracy na każdy dzień miesiąca (wygląd, podróż służbowa itp.). Na dole rejestrowana jest ich liczba godzin. Na przykład, jeśli pracownik pracował na pełną zmianę w dniu 3 lipca 2014 r., to w arkuszu czasu pracy za lipiec, w komórce z numerem 3, naprzeciwko nazwiska pracownika, wpisuje się kod „I” i 8 godzin pracy . Jeśli pracownik zachorował tego dnia, należy wpisać „B”, a ponieważ nie miał godzin pracy, dolna komórka nie jest wypełniana lub wpisuje się 0.

– wyniki pośrednie i końcowe;

- w przypadku nieobecności z przyczyn odnotowuje się nieobecności.

Na końcu karty czasu pracy musimy sprawdzić, czy znajduje się podpis osoby odpowiedzialnej za wypełnienie karty czasu pracy, a także podpis kierownika jednostki strukturalnej i oficera kadrowego.

Podstawowe kody do wypełniania karty czasu pracy

Rodzaj czasu pracy	Kod literowy	Kod cyfrowy
Dzień roboczy	I	01
Podróż służbowa	Do	06
Coroczny podstawowy płatny urlop	Z	09
	R	14
Urlop rodzicielski do ukończenia przez dziecko trzeciego roku życia	płyn chłodzący	15
Urlop bez wynagrodzenia przyznany pracownikowi za zgodą pracodawcy	ZANIM	16
Tymczasowa niezdolność do pracy z wyznaczeniem świadczeń zgodnie z prawem	B	19
	W	26
Nieobecności z niewyjaśnionych przyczyn (do czasu wyjaśnienia okoliczności)	HH	30

Nietypowe sytuacje przy wypełnianiu karty czasu pracy

1. Pracownik zachorował podczas urlopu.

Po wakacjach pracownik wrócił do pracy i zapewnił zwolnienie lekarskie przez czas trwania choroby. W legitymacji zastępczej zamiast urlopu (OT) od pierwszego dnia choroby umieszcza się tymczasowy kod inwalidztwa (B), a sam urlop przedłuża się na czas choroby.

Zdarzają się przypadki, gdy pracownik nadal choruje nawet po zakończeniu urlopu, po ostrzeżeniu pracodawcy. Ponieważ słowa pracownika nie są podstawą do wypełnienia karty czasu pracy, dlatego po wakacjach umieszczamy nieobecność z niewyjaśnionych przyczyn (HH). Po udzieleniu zwolnienia chorobowego przez pracownika korygujemy okres o kod B.

2. Pracownik miał urlop w czasie urlopu.

Na przykład pracownik był na urlopie od 1 czerwca do 29 czerwca 2014 r. W arkuszu czasu główny okres urlopu zapisywany jest kodem OT, natomiast 12 czerwca jest oznaczony kodem B (święto wolne od pracy), ponieważ ten dzień nie jest wliczany do okresu płatnego urlopu.

Działalność przedsiębiorcza wiąże się z przestrzeganiem dużej liczby zasad delegowanych przez prawo. Z jednej strony zasady te dotyczą relacji z przedstawicielami agencje rządowe z drugiej strony z pracownikami. W celu obiektywnej oceny pracy pracownicy prawo nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (uproszczony formularz przedstawiono poniżej). W tym celu opracowano specjalne formularze. Ich wypełnienie podlega określonej kolejności.

Lista obecności

Karta czasu pracy – wymóg Kodeks pracy RF. Dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych, niezależnie od ich formy własności, czy to indywidualnego przedsiębiorcy, czy organizacji. W firmie za prowadzenie ewidencji czasu pracy odpowiada dział personalny lub specjalnie wyznaczony urzędnik. Przedsiębiorca indywidualny ma prawo prowadzić ją osobiście. Również w praktyce zatrudniają indywidualny pracownik- chronometrażysta. Brak ten dokument jest powodem nałożenia kary administracyjnej na głowę lub urzędnika.

Formularz to informacje o aktywności zawodowej pracowników. Odzwierciedla informacje o dniach pracy każdego pracownika, jego nieobecności w określonych terminach oraz przyczynach nieobecności. Dokument można prowadzić na dwa sposoby:

• Codzienne napełnianie;
• W razie potrzeby wprowadź informacje. Na przykład, jeśli pracownik nie pojawił się w pracy lub się spóźnił.

Sporządzenie karty czasu pracy ma znaczenie praktyczne. Informacje w nim odzwierciedlone są brane pod uwagę w następujących przypadkach:

• obiektywność obliczeń w naliczaniu wynagrodzeń;
• przyczynia się do przestrzegania dyscypliny pracy;
• ustala tygodniową normę czasu pracy;
• pomaga określić ilość pracy w godzinach nadliczbowych;
• służy jako wskaźnik aktywności gospodarczej w dni wolne i weekendy.

W ten sposób księgowy wykorzystuje kartę czasu pracy do ustalenia zasadności naliczonych wynagrodzeń, dział kadr otrzymuje możliwość śledzenia wskaźników wydajności pracowników i, jeśli to konieczne, uzasadnienia kar lub odwrotnie, premii.

Ponadto podczas kontroli przez inspekcję pracy w pierwszej kolejności należy zapoznać się z formą karty czasu pracy, uproszczoną lub typową.

Nie ma ścisłych zasad dotyczących formy grafiku. Każda firma ma prawo do korzystania z własnego formularza w dowolnej formie. Ze strony państwa istnieje tylko zalecenie - formularz opracowany przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej. Łatwo go nosić.

Organizacje budżetowe korzystają ze specjalnie zaprojektowanego formularza nr 0504421. Rodzaje formularzy przeznaczone dla wszystkich innych dzielą się na dwa: T-12 i T-13.

T-12 jest bardziej przydatny do księgowości, ponieważ zawiera dane niezbędne do listy płac. T-13 stosuje się tam, gdzie rozliczanie czasu pracy odbywa się na zasadach automatycznych. W takich organizacjach pracownicy są identyfikowani poprzez okazanie przepustek lub wprowadzenie specjalnych kart przy wejściu.

Uproszczony formularz grafiku czasu pracy w Excelu można pobrać na naszej stronie internetowej (na końcu artykułu) i wykorzystać do celów produkcyjnych.

Biorąc pod uwagę fakt, że T-13 jest używany do systemy zautomatyzowane, procedura wypełniania formularza T-12 jest przedmiotem badania.

Procedura rozliczania karty czasu pracy w praktyce

Informacje wprowadzane są w nieco zaszyfrowanej formie - za pomocą skróconych liter. Pełna lista i znaczenie skrótów są podane w standardowych formularzach.

Wypełnienie nagłówka karty czasu pracy i pierwszych trzech kolumn oznacza wprowadzenie następujących informacji:

• nazwa firmy / indywidualnego przedsiębiorcy;
• Dział;
• dane pracowników;
• liczba personelu pracowników;
• numer dokumentu w wewnętrznym obiegu dokumentów;
• okres sprawozdawczy;
• oznaczenia i kody.

Weekendy, zwolnienia lekarskie, nieobecności bez uzasadnionej przyczyny oraz nieobecności są wyświetlane w punktach 4, 5, 6 i 7. Należy pamiętać, że każdy znak w karcie zgłoszenia musi posiadać dokument potwierdzający jego prawdziwość. Na przykład, jeśli pracownik nie poszedł do pracy z powodu choroby, wówczas wymagane jest zwolnienie chorobowe na zaznaczone dni. Jeśli zauważy się, że pracownik pracował w godzinach nadliczbowych pewnego dnia, do tego znaku należy dołączyć polecenie od kierownictwa.

Symbole w grafiku

Dla wygody i jasności informacji formularz jest wypełniany nie szczegółowym opisem, ale krótkimi symbolami i kodami. Konwencje karty czasu pracy są dekodowane w następujący sposób:

• czas trwania zmiany dziennej - „I”, kod oznaczenia - 01;
• nocna zmiana zostanie odzwierciedlona w postaci litery „H” i pod numerem 02;
• aktywność zawodowa pracownika w dniu wolnym lub urlopie jest rejestrowana pod numerem 03 i oznaczona „RP”;
• informację o tym, ile pracy pracownik wykonywał poza godzinami pracy, oznaczono literą „C” i nadano kod 04;
• jeśli w przedsiębiorstwie praktykowany jest harmonogram pracy zmianowej, jest on wprowadzany przez oznaczenie „VM” pod numerem 05;
• wyjazdy służbowe oznaczone są pod numerem 06 i literą „K”;
• w przypadku skierowania pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji, a jednocześnie zwolnienia z pracy, na formularzu umieszcza się znak „PK” i numeruje 07;
• jeśli poprzedni akapit dotyczy wyjazdu do innego miasta, jest to napisane jako „PM” pod numerem 08;
• gdy nadchodzi czas urlopu, każdy pracownik ma oznaczenie „OT” z cyfrą 09 przed nazwiskiem;
• jeśli pracownik zasługuje na dodatkowy urlop, to - „OD” - 10;
• jeśli pracownik ukończył obowiązki państwowe, należy go oznaczyć literą „G”;
• Oznaczenia literowe w arkuszu czasu pracy wykorzystują literę „B” do odnotowania nieobecności pracownika z powodu ciąży;
• czas po urodzeniu dziecka i przed rozpoczęciem pracy - „LUB”;
• rozszyfrowanie „Dz.U.” w metryce oznacza opiekę nad dzieckiem, które nie ukończyło 3 lat;
• jeśli pracownik pominął godziny pracy - „P”;
• dekodowanie „NN” na karcie zgłoszenia - nieobecność w pracy bez podania przyczyn. Oznaczenie jest następnie umieszczane do czasu wyjaśnienia przyczyny, po - kodzie przyczyny;
• jeśli pracownik wcześniej zgodził się na niestawienie się z kierownictwem, umieszcza się odznakę „A”;
• urlop udzielony w związku z nauką – „OU”;
• liczba faktycznie przepracowanych godzin - „F”.

Aby zapoznać się z pełną wersją oznaczeń, zalecamy pobranie prostego formularza grafiku czasu pracy z naszego zasobu i wykorzystanie go do własnych celów.

Istnieje również alternatywne podejście do wypełniania formularza. Uproszczona forma karty czasu pracy pozwala na prowadzenie ewidencji bez szczegółów. W takich przypadkach przed nazwiskiem pracownika można podać tylko dwa kody: normę dnia pracy i dni przepustek. Zwolnienia chorobowe nie są tutaj pokazane. W praktyce ta metoda nie jest zachęcana przez księgowych, ponieważ brak informacji może prowadzić do błędów na liście płac.

Różnica między formami pracy na miesiąc: T-12 i T-13

Zmienność zarządzania dokumentami rodzi pytania dla urzędników. Na przykład, jak wypełniany jest arkusz czasu pracy?

Na początek należy raz jeszcze wyjaśnić, że T-12 odzwierciedla obecność pracowników i jest wypełniany ręcznie. T-13 jest prowadzony elektronicznie. W praktyce T-13 staje się lepszy, ponieważ dokument elektroniczny upraszcza obliczenia.

Należy pamiętać, że sposób wypełniania formularzy nie implikuje ścisłych zasad. Ale podstawowe informacje powinny być odzwierciedlone w sposób zrozumiały dla specjalistów. Rozważane jest prawidłowe podejście, w którym formularze są wypełniane codziennie, sprawdzając każdego pracownika na liście, a nie przez naprawianie odchyleń - zaznaczanie przeoczeń i niedojazdów. To będzie najbardziej obiektywna informacja.

Po wypełnieniu karty czasu pracy poniżej podane są informacje o odpowiedzialnym pracowniku. Dokument jest zatwierdzany przez kierownika lub kierownika jednostki strukturalnej, a dopiero potem umieszczana jest w nim data wypełnienia formularza.