Mamy nadzieję, że w przyszłości, jeśli uda nam się wprowadzić zmiany, będziemy mogli zawrzeć z Państwa firmą umowę na dostawę : Część wstępna: uprzejmy adres imienny i patronimiczny, informujący o otrzymaniu oferty współpracy i wyrażający wdzięczność za tę ofertę i uwagę okazywaną Twojej firmie; Tekst główny: Uzasadniona odmowa współpracy ze wskazaniem okoliczności uniemożliwiających zawarcie umowy.
Odmowny list
Kolega: „Muszę to zrobić dzisiaj”. Ty: „Tak, wiem, że musisz dziś złożyć raport, ale nie będę miał czasu, aby ci pomóc”. Kolega: „Ale dzisiaj jest ostatni dzień na składanie raportów”. Ty: „Tak, dzisiaj jest ostateczny termin, ale po południu jestem zajęty i nie będę mógł uczestniczyć w przygotowaniu raportu”.
Uprzejma odmowa może być wykorzystana w relacji z bezpośrednim przełożonym lub dyrektorem. Jeśli on, na przykład, po raz n-ty spróbuje cię ściągnąć Praca po godzinach spróbuj wyjaśnić, że im większe obciążenie, tym mniejsza wydajność. Wyjaśnij mu, że czas pracy będziesz mógł wykonywać przydzielone zadania zgodnie z ich priorytetem.
Uprzejma odmowa rozmowa telefoniczna Zadaniem sekretarki jest grzeczne i delikatne prowadzenie rozmów telefonicznych. Ale nawet w takich przypadkach częściowo musisz skorzystać z formularzy grzecznościowej odmowy przedstawionych w poniższej tabeli.
Jak wyrazić odmowę udziału w wydarzeniu w liście biznesowym?
Uwaga
Uprzejma odmowa, sporządzona z uwzględnieniem subtelności psychologicznych, pozwoli ci powiedzieć „nie” w taki sposób, aby adresat nie tylko nie poczuł się urażony, ale także wzmocnił swoją chęć dalszej współpracy. Z artykułu dowiesz się:
- kiedy i w jaki sposób stosuje się uprzejme formularze odmowy;
- jak grzecznie odmówić rozmowy telefonicznej;
- jak zrobić grzeczną odmowę list biznesowy;
- jak napisać grzeczną odmowę współpracy.
Kiedy i w jaki sposób używane są formularze uprzejmej odmowy Wiedza o tym, jak korzystać z formularzy uprzejmej odmowy w przypadkach, gdy nie możesz spełnić czyjejś prośby, zawsze się przyda. Oczywiście w miejscu pracy, w którym wykonujesz swoje obowiązki zawodowe, jest znacznie mniej prawdopodobne, że się nie powiedzie.
Uprzejma odmowa jako narzędzie do zwiększenia lojalności adresata
Jeżeli do wniosku dołączono załączone dokumenty, należy zauważyć, że wszystkie zostały szczegółowo przestudiowane; Część końcowa: Wyrażenie żalu, że współpraca nie jest możliwa w tej chwili i wyraz nadziei, że będzie to możliwe w najbliższej przyszłości. W razie potrzeby możesz wymienić warunki, pod którymi stanie się to możliwe. Swoistym rodzajem uprzejmej odmowy współpracy jest również pismo o odmowie zatrudnienia.
Przykład takiego listu pokazano poniżej. Jak wydać uprzejme zrzeczenie się Ważnym jest, aby uprzejme zrzeczenie się było również składane w odpowiednim czasie, ponieważ wiele wydarzeń jest organizowanych i planowanych zgodnie z oczekiwaną liczbą uczestników.
Próbki i przykłady listów odmownych
- nie możemy spotkać się z naszym adresatem w połowie drogi (być może adresat „nie jest zły”, ale nie odpowiada nam z wielu obiektywnych powodów);
- nienawidzimy odmawiać;
- ważne jest dla nas (indywidualnie lub jako firma) utrzymanie dobrej woli i lojalności adresata.
Niedawno prowadziłem szkolenie z pisania biznesowego dla dużej firmy produkcyjnej.
przykładowy list odmowy
Kto powinien podpisać Idealnie list powinien być podpisany przez dyrektora organizacji, ale nie zawsze tak jest (i jest prawie całkowicie wykluczone w przedsiębiorstwach z dużą liczbą pracowników i wieloma podziały strukturalne). Dlatego każdy pracownik firmy upoważniony do tworzenia tego rodzaju dokumentacji i uprawniony do podpisywania korespondencji może podpisać pismo odmowy. Może to być sekretarz, prawnik, kierownik lub specjalista dowolnego działu.
Jak wysłać list Możesz wysłać list różne sposoby, najlepiej wybrać ten, przez który nadeszła oryginalna wiadomość. Wysłanie pocztą rosyjską jest jak najbardziej dopuszczalne, ale w tym przypadku należy przyjąć zamówienie polecone z potwierdzeniem odbioru, można też skorzystać z przelewu za pośrednictwem przedstawiciela lub kuriera (ta metoda gwarantuje szybszą dostawę).
List wyrażający zgodę na udział w wydarzeniu
Ważne jest, aby wiedzieć:
- Podczas pisania listu należy pamiętać, że w żadnym wypadku nie powinno to obrażać osoby.
- Zasady pisania listu powinny być podyktowane Główne zasady etyka biznesu i uprzejmość.
- Konstrukcja pisma odrzucającego musi być zgodna ze wszystkimi normami, nie tylko w zakresie konstrukcji myśli, ale także projektowania.
- Każde pismo o odmowie musi składać się z trzech obowiązkowych części: odwołania, części głównej i wniosku.
- Nie przeciążaj tego typu pisania terminami, złożonymi słowami i wnioskami.
WAŻNE: Pisząc list, nie należy „od razu odcinać ramię”, zgłaszając najbardziej nieprzyjemne informacje, ale niejako opuścić „ścieżkę odosobnienia” (jeśli tak rzeczywiście jest), dając szansę na jeden więcej prób wspólnej współpracy.
Jak napisać list odmowny – uczymy przykładem
Korzystanie z faksu, środków komunikacji elektronicznej, a nawet portale społecznościowe lub komunikatory internetowe (ale tylko pod warunkiem, że sam nadawca listu inicjalnego korzysta z tego sposobu komunikacji). List o odmowie współpracy Jeśli potrzebujesz wygenerować list o odmowie współpracy, zapoznaj się z jego wzorem i komentarzami do niego.
- Na początku listu napisz, dla kogo jest przeznaczony: podaj nazwę organizacji, stanowisko i pełne imię i nazwisko jej przedstawiciela, w imieniu którego piszesz odpowiedź. Użyj grzecznej formy adresu, podziękuj za uwagę okazane Twojej firmie, a następnie przejdź do istoty przekazu.
- Pamiętaj, aby zapoznać się z listem, w którym piszesz odmowę, wskazać okoliczności, które spowodowały negatywną reakcję.
Im bardziej znana firma, tym częściej na adres kontaktowy trafiają różne oferty, zarówno od partnerów, jak i od firm, które nie mają z Państwem powiązań biznesowych. Niemożliwe jest uczestnictwo we wszystkich spotkaniach biznesowych i seminariach biznesowych, na które przychodzą zaproszenia. Rozumie to nie tylko osoba zaproszona, ale także osoba zapraszająca, ponieważ często z propozycją udziału w wydarzeniu towarzyszy masowa wysyłka.
Ale nie ignoruj takich listów tylko dlatego, że nie jesteś nimi zainteresowany. Milczenie w odpowiedzi na zaproszenie można uznać za obrazę. Dlatego konieczne jest przesłanie korespondentowi czegoś, co potwierdza odmowę udziału w wydarzeniu - list biznesowy z przeprosinami i szczerymi żalem. Dobrze sformułowana odmowa pozwoli zachować lojalną relację z adresatem, pomimo decyzji o pominięciu organizowanego przez niego wydarzenia.
Informacje
Przede wszystkim należy pamiętać, że pomimo tego, że treść listu może być całkowicie dowolna, to jego struktura i skład muszą być zgodne ze standardami przyjętymi przy projektowaniu dokumentów biznesowych, tj. warunkowo podzielony na trzy części: początek (adres i nagłówek pisma), część główna i zakończenie (podpis i data). Styl pisania powinien być powściągliwy, zwięzły, bez niepotrzebnie „naładowanych” zdań, skomplikowanej, specyficznej terminologii. Odmowa powinna być jak najbardziej poprawna, niedopuszczalne są w niej chamstwa, wulgaryzmy i inne skrajne przejawy.
Tworząc list, należy wziąć pod uwagę normy języka rosyjskiego pod względem kultury mowy, słownictwa, gramatyki, ortografii i stylu. Odmowa może być nieuzasadniona, ale lepiej, jeśli pismo wskazuje jej przyczynę.
Przykład listu biznesowego odmowy udziału w wydarzeniu
- Poprawne pisanie listu z odrzuceniem
- Odmowny list
- Jak wyrazić odmowę pracy w liście biznesowym?
Jak sformułować grzeczną odmowę w liście biznesowym Każda sekretarka powinna wiedzieć, jak poprawnie napisać grzeczną odmowę. Duże firmy codziennie otrzymuj listy zawierające różnego rodzaju zaproszenia i oferty. Wiele z nich po przejrzeniu trafia do sekretarza do wykonania, który sporządza listy odmowy.
Jak napisać grzeczną odmowę oferty Zgodnie z zasadami korespondencji biznesowej, pismo z grzeczną odmową zaoferowania jakichkolwiek towarów lub usług może zawierać grzeczne, ale kategoryczne „nie” tylko wtedy, gdy oferta jest wyraźnie wysłana na zły adres.
Listy odmów stanowią integralną część korespondencji biznesowej, choć nie najprzyjemniejszą. Niemniej jednak tak czy inaczej, ale w korespondencji biznesowej ciągle spotykamy się z sytuacjami, w których trzeba powiedzieć „nie”. Powody odmowy są różne: mogą być zarówno obiektywne, jak i subiektywne.
Trudności z przygotowaniem listów odmownych pojawiają się, gdy:
- konieczne jest odmówienie „interesującemu” adresatowi z kilku obiektywnych powodów;
- nieprzyjemne odmówić;
- ważne jest zachowanie lokalizacji i lojalności adresata.
Jak grzecznie i poprawnie napisać list odmowy, aby wyrzuty sumienia Cię nie dręczyły, a adresat nie wymazał Cię ze swojej pamięci na zawsze?
Najpierw zajmij stanowisko, odmawiając komuś, że „nie” jest tylko częścią konstruktywnego dialogu ludzie biznesu. Każdy uczestnik tego dialogu realizuje własne cele i interesy, które z wielu powodów nie zawsze mogą się pokrywać. Tak więc odmowa jest powszechną praktyką w świecie biznesu, którą musisz nauczyć się kompetentnie pracować.
Po drugie, mądrze odmawiaj. Rozsądne zaprzeczenie to właściwe zaprzeczenie. Pokaż, że szanujesz i rozumiesz pozycję adresata, ale, jak mówią, twoja własna koszula jest bliżej ciała.
W tym artykule poznasz 9 sekretów, jak napisać poprawny list odmowny.
Tak więc sposób pisma odmownego jest wymijający, aby nie urazić adresata. Najpierw argumentujesz odmowę, aby czytelnik zrozumiał bieg twoich myśli, a na końcu relacjonujesz podjętą decyzję.
Ale chodźmy w porządku. Aby odmowa brzmiała jak najbardziej poprawnie dla adresata, należy przestrzegać następującego schematu pisania odmowy:
1. Rozpocznij swój list osobistym apelem do adresata.
„Witam, drogi Iwanie Stiepanowiczu!”
"Droga Maria Siergiejewna!"
2. Podziękuj adresatowi za odpowiedź na Twoją ofertę:
„Jesteśmy wdzięczni za szansę, którą znalazłeś, dostarczając nam propozycję biznesową!”
"Dziękujemy za skorzystanie z naszej oferty"
"Dziękujemy za przesłanie nam swojego CV"
3. Ustaw kontekst. Powinien to być neutralny komentarz informujący o temacie e-maila. W tej części nie powinno być żadnej wskazówki na temat ostatecznej odpowiedzi.
„Informujemy o decyzji komisji eksperckiej w sprawie Twojego wniosku o dotację na zorganizowanie zdalnego internetowego centrum szkoleniowego…”
Wdzięczność i kontekst listu można połączyć w jeden blok:
„Dziękujemy za przesłany wniosek o dotację na zorganizowanie zdalnego internetowego centrum szkoleniowego i informujemy o decyzji komisji eksperckiej…”
4. Pokaż odbiorcy, że przeczytałeś to, czego odmawiasz. List odmowy powinien zawierać fakty i słowa rozpoznawalne przez adresata. Nie ma nic bardziej obraźliwego niż typowa odmowa wszystkim uczestnikom listy mailingowej. Wiele osób przestaje odpowiadać na propozycje, gdy czują, że ich projekt (życiorys, propozycja) nie został nawet otwarty. Nawet jeśli jest to lista mailingowa, uważaj na słowa, w przeciwnym razie ryzykujesz utratę potencjalnych partnerów.
"Dokładnie przestudiowaliśmy informacje o Twoim doświadczeniu zawodowym i wiedzy."
„Dokładnie przestudiowaliśmy Twój projekt dla…”.
„Komisja dokładnie przeanalizowała podane przez Ciebie dane i wyniki ankiet”.
5. Wyraź zrozumienie i współczucie.
„Rozumiemy, jak ważny jest dla Ciebie udział w tym projekcie”.
„Podzielamy Twoje zainteresowanie wynikami…”
« Członkowie komisji podzielają twoją obawę, że…”
6. Daj komplement adresatowi, zaznacz zalety oferty, co Ci się podobało - pozwoli to adresatowi zachować twarz.
„Organizacja nauczania na odległość znacznie poprawiłaby sytuację”.
„Entuzjazm i szybkie uczenie się to bardzo cenne cechy dla pracownika”.
"Twoje doświadczenie i wiedza zasługują na uwagę."
7. A teraz czas powiedzieć „..., ale...”. Uzasadnij swoją odmowę, powołując się na obiektywne okoliczności. Podaj powody w pozytywny lub neutralny sposób. Wyjaśnienie nie powinno wyglądać jak przeprosiny. Postaraj się wybrać argumenty najbardziej przekonujące dla odbiorcy.
„Jednak obecnie, ze względu na brak infrastruktury technicznej, w regionach dostęp do Internetu ma niecały 1% mieszkańców. W planach struktury państwowe zawiera artykuł dotyczący alokacji środków na rozwój infrastruktury dopiero w przyszłym roku.
„Jednak w ten moment Poszukujemy wykwalifikowanego i doświadczonego mechanika samochodowego. Kierownictwo firmy planuje powiększenie kadry dopiero w przyszłym roku.”
8. Ładnie odmówić: "... jesteś zbyt dobry dla mnie."
« Wobec braku technicznej możliwości dostępu do Internetu, przyznanie dotacji na organizację kształcenia na odległość wydaje się niejakoprzedwczesny- uruchomienie projektu bez niezbędnego zaplecza technicznego mogłoby jedynie zdyskredytować dobry pomysł»
„Otwarcie wakatu asystenta postrzegamy w tej chwili jako niecelowe ze względu na brak wykwalifikowanego mistrza, który mógłby przekazywać wiedzę kolegom”.
Pismo o odrzuceniu powinno zawierać jasne sformułowanie odrzucenia + jasne wyjaśnienie powodów, dla których podjęto decyzję o odrzuceniu:
„Niestety w tej chwili podjęliśmy pozytywną decyzję na korzyść innego kandydata, którego doświadczenie zawodowe jest bardziej zgodne z ilością i złożonością zadań do rozwiązania na tym stanowisku.”
9. Zaproponuj alternatywę adresatowi. Traktuj go ze zrozumieniem. Zostaw nadzieję na przyszłą współpracę adresatowi, ponieważ może on potencjalnie Cię zainteresować w przyszłości.
« Żałujemy, że na tym etapie nie mogliśmy przyczynić się do realizacji Państwa planów w regionach. Być może w przyszłym roku sytuacja z dostarczaniem Internetu będzie korzystniejsza, a wtedy te plany zostaną zrealizowane,-Zapraszamy do przesyłania ich do....
„Jesteśmy gotowi rozważyć Twoją kandydaturę przy otwieraniu nowych wakatów”.
„Jeśli w najbliższej przyszłości okoliczności ulegną zmianie, z przyjemnością ponownie przyjrzymy się Twojej aplikacji”.
Wielu specjalistów HR nie odpowiada na przesłane CV, powołując się na brak czasu. Nie jest to jednak zbyt grzeczne, ponieważ osoby, które przesłały CV, czekają na wyniki, mając nadzieję i chcąc dowiedzieć się o losach wakatu, który im się podobał. Alternatywnie używany jest uniwersalny list odmowny.
Sugerujemy rozważenie uniwersalnego listu odmownego na CV:
„Dokładnie przeanalizowaliśmy twoje CV, ale jesteśmy zmuszeni odmówić. Twoja kandydatura nie spełnia niektórych wymagań dotyczących kandydatów na to stanowisko. Dziękujemy za zainteresowanie naszą firmą i życzymy powodzenia.”
Proponujemy przekształcenie tej samej uniwersalnej litery za pomocą 9 sekretów:
„Dzień dobry, Siergiej!
Dziękujemy za nadesłane CV, ao wynikach konkursu poinformujemy na wolne stanowisko X w firmie XXX. Obsługa personelu Firma dokładnie przestudiowała Twoje CV. Rozumiemy, jak ważne jest dla Ciebie wygranie konkursu i zdobycie tej pracy. Rzeczywiście, Twoje doświadczenie i wiedza zasługują na uwagę. Niestety w tej chwili zapadła pozytywna decyzja na korzyść innego kandydata, którego doświadczenie zawodowe jest bardziej zgodne z ilością i złożonością zadań do rozwiązania na tym stanowisku. Jesteśmy gotowi rozważyć Twoją kandydaturę przy otwieraniu nowych wakatów.
Z poważaniem,…"
Pisma odmowy pisane z wykorzystaniem proponowanych dziewięciu tajemnic pomogą autorowi (firmie wysyłającej) stworzyć wizerunek kompetentnego, poprawnego, cywilizowanego rozmówcy biznesowego.
W świecie biznesu ceniona jest specyfika. Pracodawca będzie miał mniej negatywnych wrażeń, jeśli wnioskodawca prawidłowo uzasadni swoje działanie. Istnieje kilka ważnych powodów:
Ważny! Powody odmowy powinny być szczególnie przekonujące, gdy ubieganie się o wysoko płatne stanowisko kierownicze lub rozmowa kwalifikacyjna była procedurą złożoną i wymagającą wiele czasu i wysiłku.
Formularze zrzeczenia się
Jak grzecznie odmówić pracodawcy po rozmowie kwalifikacyjnej? Dozwolone są następujące formy odmowy:
Odpowiedni czas
Najlepiej byłoby jak najszybciej zrezygnować.
Podjąłeś decyzję - poinformuj o tym swojego pracodawcę.
Za odpowiedni czas realizacji uważa się 7-10 dni od daty rozmowy.
Przeoczony właściwy czas na odmowę stawia pracodawcę w niezręcznej sytuacji, narusza jego plany. Rezultatem jest strata reputacja biznesowa, trafiając na „czarną listę” kandydatów.
Zasady konstruowania kompetentnej odmowy są następujące:
- aktualność. Nie zwlekaj z rozmową, staraj się ukryć przed pracodawcą, ignorując rozmowy telefoniczne w nadziei, że problem sam się rozwiąże.
- Takt. Powinieneś krótko i grzecznie wskazać powody odmowy, przeprosić.
- Brak emocji. Nie przepraszaj zbyt energicznie za odrzucenie, wzbudzaj w sobie litość, mając nadzieję na przystosowanie się do nieciekawej pracy.
- Uczciwość i szczerość. Potencjalny pracodawca ma prawo poznać przyczynę odmowy, jeśli nie jest ona czysto osobista.
Sytuacje, w których lepiej ukryć prawdziwy powód odmowy, wymyśl inne wyjaśnienie:
Ważny! Jeśli nie jesteś zadowolony z niektórych przedmiotów obowiązki służbowe, powinieneś powiedzieć o tym rekruterowi szczerze. Pracodawca ma prawo spotkać się w połowie drogi, zmieniając lub eliminując takie punkty w miarę możliwości.
Wniosek
Terminowa odmowa przyjęcia nieatrakcyjnego stanowiska pozostawia pracodawcy czas na poszukiwanie kolejnego kandydata, oszczędza mu codziennego marnowania czasu na bezużyteczne czynności, które nie dają szans na ujawnienie talentów i pełne wykazanie kwalifikacji zawodowych.
W sztuce. 43 44-FZ ustanawia prawo Dostawcy (wykonawcy, wykonawcy) do zmiany lub wycofania wniosku przed upływem terminu jego składania. W takim przypadku wymagane jest przesłanie prawidłowo skomponowanej wiadomości do organizatorów postępowania. Podkreślamy, że taki przekaz musi zostać odebrany przed zakończeniem przyjmowania wniosków. Zastanówmy się, jak udzielić odpowiedzi na różne procedury, a także przeanalizujmy przykładowy list odmowy udziału w przetargu.
Wycofanie wniosku w aukcji elektronicznej
Ponieważ aukcje elektroniczne są mediowane platforma elektroniczna(ETP), wówczas w celu skorzystania z prawa do wycofania oferty należy wysłać powiadomienie do operatora (część 14 art. 66 44-FZ). Z reguły można to zrobić na stronie jednym kliknięciem, klikając przycisk „Przypomnij”. Należy pamiętać, że należy to zrobić przed upływem terminu przyjmowania wniosków.
Jeżeli na koniec aukcji oferta cenowa znajdzie się poniżej trzeciego miejsca, a zostanie to odnotowane w protokole podsumowania wyników, uczestnik ma prawo odmówić dalszego udziału w przetargu i wycofać ofertę. W takim przypadku po opublikowaniu protokołu powiadomienie jest również wysyłane do operatora serwisu poprzez naciśnięcie przycisku „Przywołaj”.
Zgodnie z informacją otrzymaną od operatora serwisu, operator serwisu usuwa blokadę z pieniędzy przekazanych przez uczestnika w ciągu jednego dnia roboczego od daty otrzymania zawiadomienia o wypłacie.
Wycofanie zamówienia w zapytaniu ofertowym
Dostawca ma prawo zmienić lub wycofać ofertę tylko wtedy, gdy klient dokonał zmian w zawiadomieniu o zapytaniu ofertowym (część 1 artykułu 77 44-FZ). W tym celu uczestnik musi powiadomić organizatora aukcji.
Jednocześnie, jeśli klient nie dokonał zmian w dokumentacji, a grzeczna odmowa udziału w przetargu nadal wymaga uzgodnienia, to nie jest to trudne do zrealizowania. W ustawie o system kontraktowy wprowadza się zakaz składania dwóch lub więcej wniosków przez jednego uczestnika. Tak więc, jeśli uczestnik złoży drugą propozycję we własnym imieniu, w tym przypadku na podstawie ust. 4 art. 78 44-FZ, wszystkie dokumenty zostaną zwrócone bez rozpatrzenia.
Wycofanie wniosku w trybie konkurencyjnym
W otwarty konkurs możliwość zmiany lub wycofania ich wniosków pozostaje do momentu otwarcia kopert lub udostępnienia do nich dostępu w EIS (klauzula 3 artykułu 52 44-FZ).
Zawiadomienie o odstąpieniu może zostać przesłane w tej samej formie, w jakiej przesłano klientowi dokumenty uczestnictwa: w formie papierowej lub jako plik elektroniczny. W pierwszym przypadku rozsądniej jest unikać doręczania korespondencji pocztą, ponieważ czas doręczenia może wykraczać poza termin wyznaczony przez klienta do przesłania. Lepiej wysłać zgłoszenie kurierem i dotrzymać terminu przed zakończeniem zgłoszenia. Kurier będzie mógł również uzyskać od klienta rejestrację odmowy udziału w przetargu.
W przypadku terminowej odmowy wzięcia udziału w przetargu (przed upływem terminu składania ofert), pieniądze przekazane jako zabezpieczenie zwracane są na konto uczestnika w ciągu pięciu dni roboczych.
Procedura sporządzania zawiadomienia
Pismo „Odmowa udziału w przetargu” nie ma formy obowiązkowej, którą określa prawo. Możesz zrobić to w bezpłatnej formie, podczas gdy zaleca się używanie oficjalnego papieru firmowego organizacji. W tekście zwolnienia należy również zawrzeć następujące informacje:
- data i godzina złożenia wniosku;
- jego numer rejestracyjny;
- dane identyfikacyjne uczestnika;
- informacje o sygnatariuszu;
- przyczyny odmowy.
Każda aktywnie działająca firma regularnie otrzymuje listy z różnymi ofertami. Może to być propozycja współpracy (komercyjna), udziału w wydarzeniu (konferencja, seminarium, uroczystość) itp. Pisma z zapytaniem, roszczenia, przypomnienia itp. są również powszechne w obiegu między organizacjami. Tak więc korespondencja przychodząca do przedsiębiorstwa może liczyć dziesiątki, a nawet setki różnych wiadomości wymagających odpowiedzi.
Jak wydać zrzeczenie się
Rozpatrzenie pisma w żaden sposób nie gwarantuje, że przedstawiciel organizacji, która go otrzymała w bezbłędnie odpowie za zgodą na zawartą w nich ofertę, prośbę lub roszczenie. Wręcz przeciwnie, w wielu przypadkach pracownicy firm piszą odmowy.
Ale aby poprawnie odmówić, potrzebne są pewne umiejętności. Ważne jest, aby nie urazić nadawcy listu negatywną treścią – jest to podyktowane nie tylko zasadami elementarnej uprzejmości biznesowej, ale także możliwością, że w przyszłości może on zostać klientem, klientem lub partnerem.
Ogólne informacje o liście biznesowym
Wszystko oficjalna korespondencja z zastrzeżeniem pewnych zasad składu. Przede wszystkim należy pamiętać, że pomimo tego, że treść listu może być całkowicie dowolna, to jego struktura i skład muszą być zgodne ze standardami przyjętymi przy projektowaniu dokumentów biznesowych, tj. warunkowo podzielony na trzy części: początek (adres i nagłówek pisma), część główna i zakończenie (podpis i data).
Styl pisania powinien być powściągliwy, zwięzły, bez niepotrzebnie „naładowanych” zdań, skomplikowanej, specyficznej terminologii. Odmowa powinna być jak najbardziej poprawna, niedopuszczalne są w niej chamstwa, wulgaryzmy i inne skrajne przejawy. Tworząc list, należy wziąć pod uwagę normy języka rosyjskiego pod względem kultury mowy, słownictwa, gramatyki, ortografii i stylu.
Odmowa może być nieuzasadniona, ale lepiej, jeśli pismo wskazuje jej przyczynę.
Jeśli odpowiedź jest szczegółowa i szczegółowa, należy ją podzielić na akapity lub akapity – w ten sposób znacznie ułatwia się percepcję tekstu.
W przypadku odmowy nie jest konieczne odcinanie ramienia i „palenie mostów”, wskazane jest opuszczenie drogi do odwrotu, czyli podziękowanie za poświęconą uwagę i wyrażenie nadziei na możliwość dalszej współpracy. W tym celu możesz określić warunki, które odbiorca może spełnić w celu ustalenia relacje biznesowe. Jeżeli istnieje możliwość doradzenia przedsiębiorstwu, które również zgodziłoby się na współpracę lub inne propozycje zgłoszone w pierwotnym przesłaniu, to nie należy tego lekceważyć – pozostawi to dobry ślad w pamięci adresata.
W czyim imieniu pisać
Odmowa musi być napisana ściśle na nazwisko osoby, która podpisała oryginał listu. W przeciwnym razie odmowa może nie dotrzeć do adresata lub zagubić się w strumieniu poczty przychodzącej. Jeśli jednak pod listem ofertowym nie było podpisu konkretnej osoby, wówczas można zastosować neutralną formę adresu (np. w formie prostego pozdrowienia „Dzień dobry”).
Bezpłatne porady prawne:
Przygotowanie listu odmownego
List można napisać odręcznie (ten format będzie świadczył o szczególnym, ciepłym stosunku do adresata) lub wydrukować na komputerze.
W takim przypadku dopuszczalne jest użycie zwykłej kartki papieru lub formularza z danymi firmy i logo firmy.
List odmowy jest sporządzony w jednym oryginalnym egzemplarzu, musi być datowany i ponumerowany (zgodnie z obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa). Jednocześnie informację o tym należy zawrzeć w dzienniku korespondencji wychodzącej, z zaznaczeniem jej daty, numeru i zwięźle – treści. W przyszłości dziennik ten może stać się dowodem powstania i wysłania wiadomości.
Kto musi podpisać
Idealnie, pod listem powinien znajdować się autograf dyrektora organizacji, ale być może nie zawsze jest to (i jest prawie całkowicie wykluczone w przedsiębiorstwach z dużą liczbą pracowników i wieloma działami strukturalnymi). Dlatego każdy pracownik firmy upoważniony do tworzenia tego rodzaju dokumentacji i uprawniony do podpisywania korespondencji może podpisać pismo odmowy. Może to być sekretarz, prawnik, kierownik lub specjalista dowolnego działu.
Jak wysłać list
List można wysłać na wiele sposobów i najlepiej wybrać ten, przez który nadeszła pierwotna wiadomość. Wysłanie pocztą rosyjską jest jak najbardziej dopuszczalne, ale w tym przypadku należy przyjąć zamówienie polecone z potwierdzeniem odbioru, można też skorzystać z przelewu za pośrednictwem przedstawiciela lub kuriera (ta metoda gwarantuje szybszą dostawę). Dopuszczalne jest również skorzystanie z faksu, środków komunikacji elektronicznej, a nawet portali społecznościowych czy komunikatorów internetowych (ale tylko pod warunkiem, że sam nadawca listu inicjującego korzysta z tego sposobu komunikacji).
Bezpłatne porady prawne:
List o braku współpracy
Jeśli potrzebujesz stworzyć pismo odmowy współpracy, zobacz jego wzór i uwagi do niego.
- Na początku listu napisz, dla kogo jest przeznaczony: podaj nazwę organizacji, stanowisko i pełne imię i nazwisko jej przedstawiciela, w imieniu którego piszesz odpowiedź. Użyj grzecznej formy adresu, podziękuj za uwagę okazane Twojej firmie, a następnie przejdź do istoty przekazu.
- Pamiętaj, aby zapoznać się z listem, w którym piszesz odmowę, wskazać okoliczności, które spowodowały negatywną reakcję. Jeżeli przeciwnik dołączył do jego propozycji jakieś dodatkowe dokumenty, zaznacz, że je przeczytałeś.
- Jeśli to możliwe, złóż w liście wyraz nadziei, że mimo wszystko dojdzie do współpracy, nie zaniedbując przy tym warunków, jakie muszą być do tego spełnione.
- Na koniec podpisz list i opatrz go datą.
Pismo o odmowie udziału w wydarzeniu
Pisząc pismo o odmowie udziału w wydarzeniu, skorzystaj z powyższych rekomendacji dla listu o odmowie współpracy. Wszystko w piśmie jest standardowe, ale obowiązkowe: informacje o nadawcy i adresacie, potem odwołanie, sama odmowa z wzmianką o propozycji udziału w wydarzeniu i okolicznościach, które doprowadziły do negatywnej odpowiedzi, potem podpis i data .
List o odrzuceniu oferty pracy
Nie tylko z przedsiębiorstwa może otrzymać pismo odmowy. W niektórych przypadkach może to wyrazić osoba, która nie ma nic wspólnego z firmą: na przykład kandydat na stanowisko. Jeśli jesteś właśnie taką osobą, złóż odmowę również zgodnie z regulaminem dokumentacji biznesowej. Używaj uprzejmości, podaj nazwę oferowanej Ci pracy, a także powód, dla którego ją odmawiasz (pamiętaj, że potencjalny pracodawca może zmienić warunki oferowanej Ci pracy). Pamiętaj, aby na końcu podpisać i opatrzyć datą.
List odmowy oferty (przykłady)
Drogi Albercie Semenowiczu,
Dokładnie przestudiowaliśmy koncepcję Twojej propozycji Reklama w telewizji. Twój pomysł jest profesjonalny i kreatywny, ale nie odzwierciedla dokładnie naszej wizji projektu. W tej chwili postanowiliśmy zawrzeć umowę z inną agencją reklamową.
Bezpłatne porady prawne:
Dzięki za propozycję.
Drogi Albercie Wasiljewiczu,
Dziękujemy za poświęcenie czasu na udział w naszym ogłoszonym konkursie. Pomysł i metody realizacji Twojego projektu są w pełni usatysfakcjonowane z zarządzania naszą firmą, ale zadeklarowana przez Ciebie cena jest nie do zniesienia dla naszego budżetu. Teraz zawarliśmy umowę z inną firmą, ale jeśli nasza sytuacja finansowa poprawi się w przyszłym roku, na pewno skontaktujemy się z Państwem.
Drogi Albercie Semenowiczu,
Doszliśmy do naszego werdyktu w sprawie Twojego udziału w przetargu na zakup wyposażenie medyczne. Twoja propozycja zainteresowała kierownictwo naszej firmy, ale niestety nie możemy spełnić niektórych z postawionych przez Ciebie warunków.
Bezpłatne porady prawne:
Teraz zawarliśmy umowę z inną firmą, ale na pewno będziemy Was informować o nowych przetargach.
Drogi Albercie Semenowiczu,
Dziękujemy za poświęcenie czasu na szczegółowe opisanie warunków oferty. Kierownictwo naszej firmy uznało to za bardzo ciekawe i opłacalne, ale w tej chwili nie potrzebujemy nowych kontraktów.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie? Dowiedz się, jak rozwiązać swój konkretny problem - zadzwoń już teraz:
(Petersburg)
Bezpłatne porady prawne:
9 sekretów, jak napisać list odmowny
Listy odmów stanowią integralną część korespondencji biznesowej, choć nie najprzyjemniejszą. Niemniej jednak tak czy inaczej, ale w korespondencji biznesowej ciągle spotykamy się z sytuacjami, w których trzeba powiedzieć „nie”. Powody odmowy są różne: mogą być zarówno obiektywne, jak i subiektywne.
Trudności z przygotowaniem listów odmownych pojawiają się, gdy:
- konieczne jest odmówienie „interesującemu” adresatowi z kilku obiektywnych powodów;
- nieprzyjemne odmówić;
- ważne jest zachowanie lokalizacji i lojalności adresata.
Jak grzecznie i poprawnie napisać list odmowy, aby wyrzuty sumienia Cię nie dręczyły, a adresat nie wymazał Cię ze swojej pamięci na zawsze?
Najpierw zajmij stanowisko, zaprzeczając komuś, że „nie” jest tylko częścią konstruktywnego dialogu biznesowego. Każdy uczestnik tego dialogu realizuje własne cele i interesy, które z wielu powodów nie zawsze mogą się pokrywać. Tak więc odmowa jest powszechną praktyką w świecie biznesu, którą musisz nauczyć się kompetentnie pracować.
Bezpłatne porady prawne:
Po drugie, mądrze odmawiaj. Rozsądne zaprzeczenie to właściwe zaprzeczenie. Pokaż, że szanujesz i rozumiesz pozycję adresata, ale, jak mówią, twoja własna koszula jest bliżej ciała.
W tym artykule poznasz 9 sekretów, jak napisać poprawny list odmowny.
Tak więc sposób pisma odmownego jest wymijający, aby nie urazić adresata. Najpierw argumentujesz odmowę, aby czytelnik zrozumiał bieg twoich myśli, a na końcu relacjonujesz podjętą decyzję.
Ale chodźmy w porządku. Aby odmowa brzmiała jak najbardziej poprawnie dla adresata, należy przestrzegać następującego schematu pisania odmowy:
1. Rozpocznij swój list osobistym apelem do adresata.
„Witam, drogi Iwanie Stiepanowiczu!”
Bezpłatne porady prawne:
"Droga Maria Siergiejewna!"
2. Podziękuj adresatowi za odpowiedź na Twoją ofertę:
„Jesteśmy wdzięczni za szansę, którą znalazłeś, dostarczając nam propozycję biznesową!”
"Dziękujemy za skorzystanie z naszej oferty"
"Dziękujemy za przesłanie nam swojego CV"
Bezpłatne porady prawne:
3. Ustaw kontekst. Powinien to być neutralny komentarz informujący o temacie e-maila. W tej części nie powinno być żadnej wskazówki na temat ostatecznej odpowiedzi.
„Informujemy o decyzji komisji eksperckiej w sprawie Twojego wniosku o dotację na zorganizowanie zdalnego internetowego centrum szkoleniowego…”
Wdzięczność i kontekst listu można połączyć w jeden blok:
„Dziękujemy za przesłany wniosek o dotację na zorganizowanie zdalnego internetowego centrum szkoleniowego i informujemy o decyzji komisji eksperckiej…”
4. Pokaż odbiorcy, że przeczytałeś to, czego odmawiasz. List odmowy powinien zawierać fakty i słowa rozpoznawalne przez adresata. Nie ma nic bardziej obraźliwego niż typowa odmowa wszystkim uczestnikom listy mailingowej. Wiele osób przestaje odpowiadać na propozycje, gdy czują, że ich projekt (życiorys, propozycja) nie został nawet otwarty. Nawet jeśli jest to lista mailingowa, uważaj na słowa, w przeciwnym razie ryzykujesz utratę potencjalnych partnerów.
Bezpłatne porady prawne:
"Dokładnie przestudiowaliśmy informacje o Twoim doświadczeniu zawodowym i wiedzy."
„Dokładnie przestudiowaliśmy Twój projekt dla…”.
„Komisja dokładnie przeanalizowała podane przez Ciebie dane i wyniki ankiet”.
5. Wyraź zrozumienie i współczucie.
„Rozumiemy, jak ważny jest dla Ciebie udział w tym projekcie”.
„Podzielamy Twoje zainteresowanie wynikami…”
Bezpłatne porady prawne:
„Członkowie komisji podzielają twoją obawę, że…”
6. Daj komplement adresatowi, zaznacz zalety oferty, co Ci się podobało - pozwoli to adresatowi zachować twarz.
„Organizacja nauczania na odległość znacznie poprawiłaby sytuację”.
„Entuzjazm i szybkie uczenie się to bardzo cenne cechy dla pracownika”.
"Twoje doświadczenie i wiedza zasługują na uwagę."
Bezpłatne porady prawne:
7. A teraz czas powiedzieć „..., ale...”. Uzasadnij swoją odmowę, powołując się na obiektywne okoliczności. Podaj powody w pozytywny lub neutralny sposób. Wyjaśnienie nie powinno wyglądać jak przeprosiny. Postaraj się wybrać argumenty najbardziej przekonujące dla odbiorcy.
„Jednak obecnie, ze względu na brak infrastruktury technicznej, w regionach dostęp do Internetu ma niecały 1% mieszkańców. W planach struktur państwowych jest artykuł o przeznaczeniu środków na rozwój infrastruktury dopiero w przyszłym roku”.
„Jednak na chwilę obecną poszukujemy wykwalifikowanego i doświadczonego specjalisty w naprawie pojazdów tej marki. Kierownictwo firmy planuje powiększenie kadry dopiero w przyszłym roku.”
8. Odmów z wdziękiem: „… jesteś dla mnie za dobry”.
„Wobec braku technicznej możliwości dostępu do Internetu, przyznanie dotacji na zorganizowanie kształcenia na odległość wydaje się nieco przedwczesne – uruchomienie projektu bez niezbędnego zaplecza technicznego mogłoby jedynie zdyskredytować dobry pomysł”
Bezpłatne porady prawne:
„Otwarcie wakatu asystenta postrzegamy w tej chwili jako niecelowe ze względu na brak wykwalifikowanego mistrza, który mógłby przekazywać wiedzę kolegom”.
Pismo o odrzuceniu powinno zawierać jasne sformułowanie odrzucenia + jasne wyjaśnienie powodów, dla których podjęto decyzję o odrzuceniu:
„Niestety w tej chwili podjęliśmy pozytywną decyzję na korzyść innego kandydata, którego doświadczenie zawodowe jest bardziej zgodne z ilością i złożonością zadań do rozwiązania na tym stanowisku.”
9. Zaproponuj alternatywę adresatowi. Traktuj go ze zrozumieniem. Zostaw nadzieję na przyszłą współpracę adresatowi, ponieważ może on potencjalnie Cię zainteresować w przyszłości.
„Żałujemy, że na tym etapie nie mogliśmy przyczynić się do realizacji Waszych planów w regionach. Być może w przyszłym roku sytuacja z udostępnianiem Internetu będzie korzystniejsza, a wtedy te plany zostaną zrealizowane - sugerujemy przesłanie ich do rozważenia do ....
Bezpłatne porady prawne:
„Jesteśmy gotowi rozważyć Twoją kandydaturę przy otwieraniu nowych wakatów”.
„Jeśli w najbliższej przyszłości okoliczności ulegną zmianie, z przyjemnością ponownie przyjrzymy się Twojej aplikacji”.
Wielu specjalistów HR nie odpowiada na przesłane CV, powołując się na brak czasu. Nie jest to jednak zbyt grzeczne, ponieważ osoby, które przesłały CV, czekają na wyniki, mając nadzieję i chcąc dowiedzieć się o losach wakatu, który im się podobał. Alternatywnie używany jest uniwersalny list odmowny.
Sugerujemy rozważenie uniwersalnego listu odmownego na CV:
„Dokładnie przeanalizowaliśmy twoje CV, ale jesteśmy zmuszeni odmówić. Twoja kandydatura nie spełnia niektórych wymagań dotyczących kandydatów na to stanowisko. Dziękujemy za zainteresowanie naszą firmą i życzymy powodzenia.”
Bezpłatne porady prawne:
Proponujemy przekształcenie tej samej uniwersalnej litery za pomocą 9 sekretów:
„Dzień dobry, Siergiej!
Dziękujemy za CV i pragniemy poinformować o wynikach konkursu na wolne stanowisko X w firmie XXX. Dział personalny firmy dokładnie przestudiował Twoje CV. Rozumiemy, jak ważne jest dla Ciebie wygranie konkursu i zdobycie tej pracy. Rzeczywiście, Twoje doświadczenie i wiedza zasługują na uwagę. Niestety w tej chwili zapadła pozytywna decyzja na korzyść innego kandydata, którego doświadczenie zawodowe jest bardziej zgodne z ilością i złożonością zadań do rozwiązania na tym stanowisku. Jesteśmy gotowi rozważyć Twoją kandydaturę przy otwieraniu nowych wakatów.
Pisma odmowy pisane z wykorzystaniem proponowanych dziewięciu tajemnic pomogą autorowi (firmie wysyłającej) stworzyć wizerunek kompetentnego, poprawnego, cywilizowanego rozmówcy biznesowego.
Bezpłatne porady prawne:
Tylko autoryzowani zarejestrowani użytkownicy mają możliwość dodawania publikacji.
© Portal HR: Społeczność Menedżerów HR
Odmowny list
Niestety zdarzają się sytuacje, kiedy musimy pisać listy biznesowe o negatywnym skojarzeniu. Takie listy zawierają skargi, roszczenia i bohater tego artykułu: pismo odmowy. Chęć zachowania twarzy i zachowania wizerunku biznesowego dyktuje pewne zasady pisania takich listów: ważne jest, aby nie urazić adresata i pozostać z nim, jeśli nie w przyjaznych stosunkach, to przynajmniej na lojalnych warunkach. Dzisiaj rozważymy strukturę listów odrzucających i podamy przykładowe sformułowania tekstu.
Struktura listu biznesowego z odrzuceniem jest taka sama jak w przypadku każdego innego listu biznesowego. Polecam zapoznać się również z tym artykułem, ponieważ większość szczegółów listu odmownego jest sporządzona w całkowicie standardowy sposób i nie będziemy o nich tutaj mówić, skupiając się na tekście.Odmowa jest napisana na papierze firmowym organizacja, podpisana przez dyrektora generalnego lub upoważnionego urzędnika, a następnie zarejestrowana. Następnie rozważ cechy konstrukcyjne niektórych szczegółów i semantycznych części listu.
Bezpłatne porady prawne:
List odrzucenia: jak napisać nagłówek?
Lub, jak czasem mówią, temat listu. Jest tu mała subtelność z zakresu etykiety: jeśli okażesz oczywistą negatywność i zaprzeczenie, nie doda to „plusów” w oczach twojego partnera. Temat listu zwrotnego nie powinien określać Twojej decyzji o odrzuceniu czegokolwiek. Lepiej napisać neutralnie: „Współpraca”, „Na gwarancji”, „Na podpisanie umowy” itp.
Ponieważ list o odrzuceniu jest prawie zawsze listem z odpowiedzią, możesz zachować temat podany w liście z prośbą.
Tekst
Tekst listu zaczyna się od apelu do adresata z imienia i nazwiska. Jeśli znane jest tylko nazwisko, zwracamy się po nazwisku, ale nie piszemy już żadnych inicjałów i nie zapominamy, że w Rosji ogólnie przyjętym adresem w takim przypadku jest „pan” lub „pani”.
Drogi Oleg Olegovich!
Szanowny Panie Makarenko!
Bezpłatne porady prawne:
Szanowna Pani Mitrofanova!
Jeśli wątpimy nawet w nazwisko adresata, piszemy po prostu „Szanowni Państwo!”
W przeciwieństwie do listu z ofertą lub skargi, list odmowy jest pisany wyłącznie w odpowiedzi na pismo innej osoby lub na oficjalną prośbę. Komponując tekst takiego listu należy pamiętać, że musi on koniecznie zawierać link do prośby, który jest umieszczony na początku tekstu lub (jeszcze lepiej i absolutnie poprawny) jest umieszczony w specjalnym rekwizycie - w specjalnych znakach umieszczonych pod polami na numer pisma i datę:
Dnia _____________ od __________ - tutaj są zapisywane dane żądania.
Jeśli papier firmowy Twojej firmy nie zawiera tych pól specjalnych, pierwszy akapit odrzucenia będzie rozpoczynał się linkiem do listu z prośbą:
Bezpłatne porady prawne:
W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 1 lipca 2015 r. nr 434 informujemy, że...
Zanim odmówisz, musisz wyrazić żal z tego powodu. Możesz przygotować kilka „szablonów” fraz. Na przykład:
Niestety jesteśmy zmuszeni odrzucić Twoją ofertę z powodu…
Jeśli do wniosku były dołączone jakieś dokumenty, warto w liście pokazać, że je przeczytałeś. To pokaże, że nie odrzuciłeś propozycji, ale dokładnie ją rozważyłeś. W takim przypadku w liście znajdują się następujące zwroty:
Dokładnie przeanalizowaliśmy Twoją ofertę...
Dokładnie przestudiowaliśmy przedłożone przez Ciebie dokumenty ...
W przypadku napisania odmowy oferty handlowej, zdecydowanie powinieneś podziękować za przesłaną ofertę oraz za to, że Twoja firma została uznana za potencjalnego partnera. Dotyczy to wszystkich. Nawet jeśli masz dużą korporację z wieloma oddziałami w Federacji Rosyjskiej i WNP, a oferta pochodzi od start-upu LLC, nie powinieneś zapominać o etykiecie biznesowej. Poza tym, kto wie, może w przyszłości będzie dla Ciebie opłacalna współpraca z tą konkretną firmą. To samo dotyczy tych, którzy przesyłają ci swoje CV: musisz odmówić poprawnie i z wdzięcznością za okazaną uwagę.
Dziękujemy za dostarczone materiały i zainteresowanie naszą firmą. Po dokładnym rozważeniu możliwe opcje współpracy, niestety musimy odmówić.
Niestety w tej chwili jesteśmy zmuszeni odmówić Państwu w związku z coroczną konserwacją prewencyjną.
Niestety nie posiadamy w naszej flocie Pojazd niezbędną ładowność, dlatego jesteśmy zmuszeni odmówić przewozu.
Przepraszamy, ale w tej chwili nie możemy Ci zapewnić niezbędny sprzęt ze względu na to, że znajduje się w mieście Kursk i zostanie przetransportowany do Moskwy dopiero pod koniec tego miesiąca.
Często nie można w żaden sposób pomóc partnerowi lub klientowi i wtedy list można standardowo zakończyć, wskazując przyczynę odmowy. Ale nagle naprawdę możesz dać dobrą radę, która pomoże rozwiązać sytuację? Jeśli masz pewność, że Twój partner może się przydać wyślij oferta lub dowiedz się, która ze znanych Ci organizacji naprawdę może iść naprzód i udzielić pomocy, napisz o tym. Jeśli masz choć małą szansę na pozytywne rozwiązanie sytuacji, to będzie to tylko plus dla reputacji Twojej firmy.
Przestrzegając tych prostych zasad, możesz napisać naprawdę kompetentny list o odrzuceniu firmy.
- Biuro MS (17)
- Webinaria (4)
- Rodzaje listów biznesowych (9)
- Dokumenty wewnętrzne (13)
- Pytania i odpowiedzi (2)
- Przemieszczanie dokumentów (12)
- Wiadomości dla partnerów (2)
- Dokumenty regulacyjne (13)
- Spotkania towarzyskie w pracy (20)
- Zasoby ludzkie (60)
- Wysyłanie dokumentów (10)
- Psychologia (6)
- Szczegóły dokumentu (19)
- Doradztwo zawodowe (1)
- Twórz dokumenty (46)
- Księgowanie dokumentów (12)
- Przechowywanie dokumentów (39)
- Etykieta (2)
- Evgeniya Kozhanova o nomenklaturze spraw
Otrzymuj harmonogramy webinarów i informacje o zniżkach na e-mail
Copyright © IP Kozhanova Evgenia Nikołajewna. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Projekt "Doskonała sekretarka - poprawnie pracujemy z dokumentami!" nie stanowi porady prawnej.
Konsultacje prawne
pomoc prawna
List biznesowy z odrzuceniem - odrzucenie |
Praktyka pisania listów biznesowych nie zawsze oznacza pisanie pozytywnych listów. Istnieją listy reklamacyjne, skargi i listy odmowy. Porozmawiamy o nich w tym artykule. Powiedzenie „nie” nie jest łatwe i nawet etykieta biznesowa wymaga zrobienia tego w taki sposób, aby zachować zarówno relację, jak i wizerunek partnera, który jest jak najbardziej lojalny wobec rozmówcy. W tym artykule przyjrzymy się bliżej strukturze liter odbitych; tutaj znajdziesz przykłady klisz mowy do pisania tych listów.
Jak każdy list biznesowy, list odmowy jest napisany na papierze firmowym organizacji i podlega obowiązkowej rejestracji. Struktura listu odmownego również nie różni się od zwykłego listu.
Adresat jest napisany jako pierwszy. To jest kierownik, który podpisał list z prośbą (niekoniecznie) CEO, możliwe, że inna osoba - trzeba spojrzeć na list, na który udzielona jest odpowiedź).
Temat listu. W praktyce komunikacja biznesowa nie ma zwyczaju zamieszczać negatywnych i negatywnych nagłówków. Oto więc: tematem listu jest prośba, z którą zostałeś zaadresowany. Temat nie zgłasza, że żądanie zostało odrzucone.
O pracy
O zawarciu umowy
Odwołanie. Nie ma tu nic nowego: z imienia i nazwiska do osoby podpisującej list z prośbą, dołączając do nich słowo „Kochanie”.
Osobliwością tekstu listu z odmową jest to, że jest on zawsze napisany w odpowiedzi, ponieważ nie można odmówić bez wysłuchania prośby. Dlatego pismo o odrzuceniu powinno zawierać link do wniosku. Kolejnym obowiązkowym elementem takiego listu jest żal z powodu odmowy.
Przykłady frazesów frazesów wyrażających żal:
Niestety musimy ci odmówić...
Przepraszam, że ogłaszam odmowę
Do twojego ref. Od 09.01.13 nr 5 (wejście od 10.01.13 nr 23) informujemy, że…
W odpowiedzi na Państwa prośbę o nieodpłatne przydzielenie sprzętu, określoną w piśmie z dnia 09.01.13 nr 17 (wpis z dnia 10.01.13 nr 123), informujemy, że…
Jeśli wnioskodawca przesłał nam jakieś dokumenty do rozpatrzenia, ważne jest, aby wykazać, że je otrzymaliśmy i przeczytać. W tym przypadku list zaczyna się tak:
Uważnie przeczytaliśmy dostarczone przez Ciebie dokumenty i doszliśmy do wniosku, że ...
Komisja rozpatrzyła Twoje zgłoszenie i dziękuje za terminowe przesłanie materiałów, jednak…
Przejrzeliśmy przedstawione przez Państwa materiały i podzielimy się Państwa troską o sytuację środowiskową w regionie.
W pełni zgadzamy się z Twoim punktem widzenia na wydatkowanie środków i dziękujemy za dostarczone materiały statystyczne.
Jeśli odrzucasz ofertę handlową, warto wskazać jej zalety i podziękować nadawcy za wybranie Ciebie jako potencjalnego partnera. (Nawet jeśli jesteś dużym holdingiem, a oferta pochodzi od start-up LLC, zasady etykiety biznesowej są takie same dla wszystkich.) To samo dotyczy odrzuceń wysyłanych w odpowiedzi na CV. Pozwoli Ci to utrzymać relację z potencjalnym kontrahentem lub doświadczonym pracownikiem, by tak rzec „zostawić drzwi otwarte”, np.:
Dziękujemy za przesłanie prezentacji. Dokładnie to przestudiowaliśmy i uważamy Cię za bardzo obiecującego partnera, ale jesteśmy zmuszeni odmówić współpracy z Tobą ...
Następnie należy podać powód odmowy. Powód musi być obiektywny i najlepiej mniej lub bardziej zasadny. Nawet jeśli twój reżyser zbeształ nadawców listu na ziemi i kazał wysłać ich do piekła, to przepisy wymagają prawidłowej i uzasadnionej odmowy.
zmuszony do odmowy w ... z powodu braku możliwości technicznych
niestety baza materiałowo-techniczna nam nie pozwala..., przez co jesteśmy zmuszeni odmówić Ci w...
z przykrością informujemy, że wszystkie miejsca w … są zajęte, dlatego jesteśmy zmuszeni odmówić Ci…
jednak wakat ... jest już obsadzony i dlatego jesteśmy zmuszeni odmówić Ci zatrudnienia.
Wreszcie, na zakończenie, wskazane jest zaproponowanie adresatowi alternatywnego rozwiązania problemu. Oczywiście, jeśli w ogóle nie możesz mu pomóc, nie powinieneś wymyślać koła na nowo. Ale nagle wiesz, komu jego oferta może się naprawdę przydać, kto może pomóc, lub (jeśli ktoś trafił właśnie pod zły adres), gdzie powinieneś początkowo zapukać do drzwi, albo Twoi partnerzy biznesowi pogubili się w poszukiwaniu właśnie taki pracownik ... Jeśli istnieje możliwość pozytywnego rozwiązania sytuacji, a sytuacja na to zasługuje, musisz to zrobić.
Zapraszamy do zadania tego pytania do…
Jeśli masz takie pytanie, skontaktuj się z...
Zdjęcie David-Castillo-Dominici / www. darmowe zdjęcia cyfrowe. Powiązane artykuły netto
Tagi: dokumentowanie, wychodzące, pisanie listów, styl dokumentów biznesowych
