Personel organizacyjny. Rekrutacja: rozwiązujemy sytuacje awaryjne

Kto jest odpowiedzialny za kompilację personel w przedsiębiorstwie

Tabela kadrowa (ShR) jest jednym z podstawowych dokumentów wykorzystywanych do wynagradzania rekrutowanego personelu i prowadzenia dokumentacji księgowej w przedsiębiorstwie. Ponadto SR jest niezastąpiony w praca w biurze personalnym. Dlatego odpowiedź na pytanie, kto sporządza tabelę kadrową w przedsiębiorstwie, zależy od skali i struktura organizacyjna przedsiębiorstw.

Wypełnianie i utrzymanie SHR może być powierzone:

• inspektorowi działu personalnego, jeśli taki funkcjonuje, lub pracownikowi, któremu powierzono prowadzenie dokumentacji kadrowej (ten ostatni może być prawnikiem, sekretarką, kierownikiem biura itp.);
• główny księgowy lub księgowy, gdy taka jednostka jest tworzona;
• Prezes firmy, kiedy Główny księgowy nie wśród pracowników firmy.

W pierwszym przypadku wszystkie 3 linki uczestniczą w przyjęciu harmonogramu (sporządza go oficer personalny, główny księgowy sprawdza i zatwierdza, kierownik zatwierdza wydając odpowiednie polecenie). W tym ostatnim przypadku wszystkie czynności wykonuje bezpośrednio kierownik osoby prawnej.

Jak często trzeba uzupełniać tabelę kadrową

Na pytanie, jak często należy sporządzać tabelę kadrową, należy odpowiedzieć, że harmonogram jest sporządzany raz i w razie potrzeby jest dalej dostosowywany. Wstępny SHR sporządzany jest w momencie tworzenia przedsiębiorstwa i określania kadry zarządzającej liczbą pracowników na różnych stanowiskach i specjalnościach niezbędnych do jego funkcjonowania. Dla wygody ten moment stara się korelować z początkiem rok kalendarzowy lub pierwszego dnia miesiąca, aby uniknąć problemów z naliczaniem należności wynagrodzenie.

Przy zmianie danych SR konieczne jest ich dostosowanie do nich poprzez wprowadzenie zmian. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić poprawnie, przeczytaj nasz artykuł Jak dokonać zmian w obsadzie kadrowej? .

Jak zrobić stół kadrowy: robimy przykład na lata 2018 - 2019

Często szefowie małych podmiotów prawnych zadają sobie pytanie: jak wypełnić tabelę kadrową i gdzie mogę zobaczyć próbkę jej projektu? W tej sekcji powiemy Ci, jak prawidłowo wykonać stół kadrowy.

Istnieje jednolity formularz SHR (formularz T-3, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 01.05.2004 nr 1), jednak od 01.01.2013 r., w dniu, w którym ustawa „O rachunkowości” z dn. 12.06.2011 nr 402-FZ wchodzi w życie, nie stosuje się tego formularza. Możesz zaprojektować własny szablon.

Przeanalizujmy próbkę wypełnienia tabeli kadrowej na przykładzie zatwierdzonego formularza. Zaleca się napisanie w nim:

1. Wspólne dane:
   • Nazwa firmy;
   • numer i data rejestracji, okres ważności tabeli kadrowej;
   • szczegóły zamówienia, według którego dokument jest zatwierdzany.
2. Sam harmonogram ma postać tabelaryczną z następującymi kolumnami:
   • tytuł jednostka strukturalna i jego kod (jeśli istnieje);
   • nazwa wymaganych specjalizacji i stanowisk pracowniczych;
   • liczba jednostek personelu, a liczba może być liczbą całkowitą (1, 2) lub ułamkową (0,5 lub 0,25), gdy obecność jednego lub drugiego pracownika nie jest wymagana przez cały dzień roboczy;
   • oficjalna pensja;
   • dodatki (jeśli występują);
   • wysokość wpłat dla każdego stanowiska i całego przedsiębiorstwa (ustalona poprzez dodanie wynagrodzenia i dodatków za każde stanowisko oraz pomnożenie przez liczbę stanowisk pracy).
3. Podpisy:
   • inspektor działu personalnego (kierownik działu, jeśli istnieje);
   • główny księgowy lub osoba pełniąca obowiązki w przedsiębiorstwie.

Przykład wypełnienia tabeli kadrowej można pobrać z linku: Próbka wypełnienia tabeli kadrowej na lata 2018 - 2019.

Przyjrzeliśmy się, jak sporządzić tabelę personelu. Do odprawy ten dokument możesz skorzystać z zatwierdzonego formularza lub sporządzić go w dowolnej formie. Z SHR możesz dowiedzieć się o strukturze przedsiębiorstwa, liczbie pracowników oraz miesięcznej kwocie potrzebnej na opłacenie pracy personelu.

Ustawodawstwo nie ustanawia bezpośredniej potrzeby przechowywania tej dokumentacji, ale art. 15 i art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wskazują, że oficjalna praca w przedsiębiorstwie jest określona przez tabelę personelu na której oparta jest umowa o pracę.

Przede wszystkim szczegóły są wskazane w tekście (Nazwa organizacji, OKPO, numer i data dokumentu). Ponadto wszystkie informacje znajdują się w tabeli.:

Jakie są ustalone standardy?

Jedynym wymogiem regulacyjnym jest utrzymanie dokumentu zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-3.

Odniesienie. Tabelę kadrową może skompilować dowolny pracownik w organizacji, jeśli ta funkcja jest mu przypisana. Ale do tego w bezbłędnie wydał zarządzenie od kierownictwa.

Gdzie mogę znaleźć instrukcję i co ona zawiera?

Ustawodawstwo nie określa ram na czas trwania dokumentu. Ale z reguły maluje się go na jeden rok kalendarzowy. Aby uprościć ten proces, tworzona jest instrukcja pracy biurowej. Instrukcje zawierają następujące informacje:

Przydatne wideo

Co to jest stół kadrowy i jak go poprawnie sporządzić - szczegółowy film:

Wniosek

obsada - ważny dokument w dowolnej firmie. Jego obecność jest obowiązkowa, ale nie ma ścisłych wymagań dotyczących projektu i treści przepisów. Podczas kontroli, pracy i kontrole podatkowe może tego zażądać, aw razie nieobecności ukarać przedsiębiorcę grzywną.

Ponadto dokumenty mogą stać się dowodem słuszności zachowania pracodawcy podczas zwolnień i redukcji, jeśli sprawa trafi do sądu. Dlatego kompetentne podejście do prowadzenia ewidencji przyniesie korzyści tylko firmie.

Tabela kadrowa dokumentuje skład, liczbę pracowników organizacji i jej strukturę. Przykład sporządzenia tabeli kadrowej, procedura jej zatwierdzania i rejestracji zmian. Czy konieczne jest sporządzenie tabeli kadrowej?

Tabela kadrowa jest wewnętrznym dokumentem przedsiębiorstwa, w którym udokumentowana jest obsada, liczba pracowników organizacji i jej struktura.

W tym artykule przyjrzymy się przykładowi kompilacji tabeli kadrowej, procedurze jej zatwierdzania i powiemy, jak wydać zmianę w obsadzie.

W rosyjskim prawie pracy nie ma bezpośredniego wskazania na obowiązek sporządzenia tabeli kadrowej. Z tego powodu niektórzy pracodawcy nie chcą sporządzać dodatkowego dokumentu personalnego.

Praktyka pokazuje, że konieczne jest posiadanie stołu kadrowego, ponadto jego brak może prowadzić do bardzo spalić na panewce dla pracodawcy w formie grzywien.

Należy zauważyć, że art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa jeden z obowiązkowych warunków umowy o pracę - funkcja pracy pracownika, jako „praca według stanowiska zgodnie z tabelą kadrową”. Bez zatwierdzonej tabeli kadrowej nie można zmniejszyć personelu i zwolnić go, zgodnie z art. 81 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Ponadto tabela kadrowa lub wyciągi z niej mogą być wymagane podczas kontroli przez organy podatkowe, władze terytorialne Fundusz emerytalny, Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i Inspekcji Pracy.

Sporządzamy tabelę kadrową

Lista pracowników nie zawiera informacji o pracownikach, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne. Są to tak zwani pracownicy „niezależni”, którzy nie podlegają przepisom prawa pracy (art. 11 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Podczas sporządzania tabeli kadrowej zarówno organizacje, jak i indywidualni przedsiębiorcy, możesz skorzystać z ujednoliconego formularza nr T-3 (zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1). Ten formularz nie jest obowiązkowy do użytku i ma charakter doradczy, ale zawiera wszystkie niezbędne informacje dla dokumenty personalne przybory.

Stosując formularz nr T-3, należy przestrzegać pewnych zasad jego wypełniania. Rozważmy je bardziej szczegółowo na przykładzie personelu LLC.

Wymagane dane

„Nazwa organizacji” jest wskazana tak, jak pojawia się w dokumenty założycielskie: jeśli inny niż pełne imię i nazwisko istnieje wersja skrócona, wtedy jest ona wskazana po pełnej (w nawiasie) lub w wierszu poniżej.

„Kod OKPO” to kod identyfikacyjny przedsiębiorstwa według ogólnorosyjskiego klasyfikatora przedsiębiorstw i organizacji, który jest wskazany w liście informacyjnym państwowego organu statystycznego.

„Numer dokumentu”: jeśli tabela personelu jest kompilowana po raz pierwszy, otrzymuje numer 1, aw przyszłości liczby są uporządkowane.

Data kompilacji — bieżąca data utworzenia dokumentu.

„Zatwierdzony” - wskazuje numer i datę zamówienia, w którym ta obsada została zatwierdzona.

„Za okres” – ta linia odzwierciedla okres ważności dokumentu oraz datę, od której zaczyna on obowiązywać.

„Stan w ilości ____ jednostek” - wskazuje całkowitą liczbę jednostek personelu przedsiębiorstwa, odzwierciedloną w tabeli personelu.

Główną częścią

Po uzupełnieniu wymaganych danych wprowadzimy informacje o działach, stanowiskach i wynagrodzeniach.

Kolumna 1 „Nazwa jednostki strukturalnej”. Działy strukturalne przedsiębiorstwa obejmują działy, oddziały, przedstawicielstwa itp.

Z reguły ta kolumna jest wypełniana, zaczynając od jednostek zajmujących się ogólnym zarządzaniem („Administracja”), a następnie działem księgowości, działem personalnym, dział ekonomiczny itd., to jednostki produkcyjne(sklepy, działy) i usługowe (magazyn, jednostki biznesowe itp.).

Niekiedy nazwa jednostki może mieć wpływ na zapewnienie pracownikowi określonych świadczeń (na przykład w przypadku niebezpiecznej produkcji) – w takim przypadku należy ją zaczerpnąć z odpowiednich klasyfikatorów branżowych.

Kolumna 2 „Kod jednostki strukturalnej” przeznaczona jest do numerowania jednostek w kolejności, w której można określić ich miejsce i podporządkowanie w ogólna struktura przedsiębiorstw. W małym przedsiębiorstwie o scentralizowanej strukturze kod może nie być wskazany.

Kolumna 3 „Stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria) kwalifikacji pracownika”. Pracodawca może sam przypisać nazwę do stanowisk lub możesz użyć " Ogólnorosyjski klasyfikator zawody pracowników, stanowiska pracowników i kategorie taryfowe(OK 016-94) „(zatwierdzony Rezolucją Państwowego Standardu Rosji z dnia 26 grudnia 1994 r. Nr 367)”,„ Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów (OK 010-93) ”(zatwierdzony uchwałą państwa Norma Federacji Rosyjskiej z 30 grudnia 1993 r. Nr 298) i ” Przewodnik po kwalifikacjach stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników ”(zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37).

Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia lub świadczenia i rekompensaty za określony rodzaj pracy, stanowisk, specjalności, to ich nazwa musi ściśle odpowiadać powyższym klasyfikatorom. Tytuł stanowiska musi być napisany w całości, bez skrótów (na przykład: zastępca głównego księgowego, kierownik działu personalnego).

Uwaga: jeżeli nazwa stanowiska określona w umowie o pracę nie odpowiada nazwie tego stanowiska na liście pracowników lub jest na niej całkowicie nieobecna, sprzeczności są rozstrzygane na korzyść umowy o pracę (art. 8 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej).

Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Tutaj podajemy liczbę jednostek personelu przewidzianych w organizacji dla odpowiedniego stanowiska (specjalności).

Jeśli świadczona jest praca w niepełnym wymiarze godzin, musisz wskazać liczbę niekompletnych jednostek w odpowiednich akcjach (na przykład: 0,5; 0,75). Sensowne jest również uwzględnienie wakatów, które nie były zajęte w momencie zatwierdzania tabeli kadrowej, aby nie wprowadzać w niej zmian przy zatrudnianiu każdego nowego pracownika.

Kolumna 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” Wypełnienie tej kolumny zależy od systemu wynagradzania przyjętego w organizacji. Wskazane jest stałe wynagrodzenie lub stawka taryfowa, która nie obejmuje wynagrodzeń, świadczeń socjalnych i motywacyjnych.

Uwaga: czasami pracodawca, w celu ustalenia różnych wynagrodzeń dla kilku pracowników zajmujących te same stanowiska, wskazuje w tabeli personelu minimalne i maksymalne limity wynagrodzenia lub stawki taryfowej - tak zwany „widelec” (na przykład: 15 000- 18 000 rubli).

Jest to sprzeczne z art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który przewiduje równą płacę za równą pracę oraz art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym ustala się wynagrodzenie i stawkę taryfową. Rozumie się, że jeśli pracownicy zajmują te same stanowiska, to wielkość i złożoność ich pracy są również takie same, co oznacza, że ​​ich pensje powinny być równe. W takim przypadku istnieje możliwość ustalenia wynagrodzenia w większej wysokości dla dowolnego z pracowników kosztem diet lub innych dopłat.

Kolumny 6-8 „Dopłaty”. Dodatki, dodatki i inne płatności motywacyjne są ustalane przez obowiązujące przepisy (na przykład: za pracę w warunkach Dalekiej Północy i równoważnych obszarów) lub przez samego pracodawcę (za staż pracy, za znajomość języka obcego, itp.). Wysokość zasiłku można ustalić w formularzu stała kwota lub jako procent wynagrodzenia.

Kolumnę 9 „Ogółem” wypełnia się, dodając kolumny od 5 do 8, ale tylko wtedy, gdy wszystkie zawarte w nich dane są wprowadzane w ekwiwalencie rubla. Jeżeli wynagrodzenie jest ustalone w rublach, a dodatki są procentami, w kolumnie 9 umieszcza się myślnik, a w nocie należy wskazać dokumenty, na podstawie których stosuje się te dodatki i dopłaty.

Kolumna 10 „Uwaga” jest przewidziana do wykonania Dodatkowe informacje wyjaśnienie i wyjaśnienie danych kadrowych.

Formularz nr T-3 zawiera podpis szefa obsługa personelu i główny księgowy, ale w przypadku braku jednego ze stanowisk w organizacji, możesz pozostawić odpowiednią linię pustą lub uzupełnić formularz podpisami innych pracowników. Stemplowanie na zatwierdzonym stole personelu nie jest przewidziane.

Procedura zatwierdzania tabeli kadrowej

Stół kadrowy zatwierdzany jest rozkazem podpisanym przez kierownika lub inną upoważnioną osobę. Szczegóły zamówienia należy wpisać w wierszu „Zatwierdzone”.

Ponieważ płace są naliczane co miesiąc, wygodniej jest wprowadzić w życie nową tabelę kadrową od pierwszego dnia. Należy zauważyć, że daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie tabeli zatrudnienia mogą się nie pokrywać.

Warunki zatwierdzania tabeli kadrowej są ustalane przez pracodawcę niezależnie. Może być zatwierdzany corocznie, chociaż przyjęty raz, może równie dobrze obowiązywać przez kilka lat. W przypadku uzupełnienia tabeli obsadowej wskazane jest zatwierdzenie nowego harmonogramu na początku roku kalendarzowego z uwzględnieniem wszystkich dokonanych zmian.

Tabele personelu powinny być przechowywane w miejscu opracowania i zatwierdzenia, okres przechowywania jest stały.

Wprowadzanie zmian w tabeli kadrowej

Oczywiście, informacje raz wprowadzone do tabeli kadrowej mogą z czasem ulec zmianie. Przyczynami zmiany tabeli personelu mogą być:

• wprowadzenie nowych jednostek kadrowych;
• zmiana wynagrodzeń;
• wyjątek wakaty;
• zmniejszanie lub zmniejszanie rozmiarów;
• zmiana nazw stanowisk, pionów itp.

Pracodawca, niezależnie od powodów zmiany tabeli kadrowej, będzie musiał sam zdecydować, jak dokonać tych zmian:

• sporządzić i zatwierdzić nową tabelę kadrową lub
• wydać polecenie zmiany już istniejącego harmonogramu.

W pierwszym przypadku opracowywany i zatwierdzany jest zupełnie nowy dokument (rozważaliśmy przykład tabeli kadrowej organizacji i wcześniejszą procedurę jej przygotowania).

W drugim przypadku procedura zmiany tabeli personelu obejmuje następujące kroki:

1. Sporządzenie i podpisanie polecenia zmiany tabeli obsadowej (przykład podano powyżej), w którym należy wskazać przyczyny wprowadzenia zmian oraz datę, od której wchodzą one w życie (od dnia wystawienia kolejność lub później), nazwy nowych jednostek wprowadzonych (lub wykluczonych) stanowisk, liczba nowych stanowisk pracowniczych, nowe wynagrodzenie, dodatki lub inne dopłaty itp.;
2. Korekta aktualnej tabeli kadrowej zgodnie z wydanym zleceniem;
3. Zwrócenie uwagi na dokonane zmiany konkretnych pracowników, których one dotyczą, oraz wprowadzenie do nich odpowiednich uzupełnień i zmian umowy o pracę i zeszyty pracy.

Zwróć uwagę na nieco inną procedurę zmiany tabeli personelu podczas zmniejszania liczby lub personelu. Zgodnie z art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracownicy muszą zostać ostrzeżeni o zbliżającym się zwolnieniu co najmniej dwa miesiące przed nim.

Nowa tabela zatrudnienia w tym przypadku może wejść w życie nie wcześniej niż dwa miesiące po jej sporządzeniu.

Chociaż obowiązek wypełnienia listy pracowników nie jest uregulowany prawem, organy kontrolne uważają jego brak głównie za naruszenie prawa. Aby uniknąć nieporozumień, menedżerowie nie powinni zaniedbywać tego ważnego podstawowego dokumentu. Choćby dlatego, że jest przydatny dla biznesu na wiele sposobów. Zastanówmy się, które z nich, a także krótko rozważmy zasady wypełniania formularza T-3.

Personel jest dokument normatywny, których poprawność wypełnienia jest prawnie ustalona w Uchwale „Po zatwierdzeniu” ujednolicone formy podstawowa dokumentacja księgowa do rozliczania robocizny i jej zapłaty” z dnia 5 stycznia 2004 r.

Określenia użyte w Dekrecie są podane Kodeks pracy RF. Personel - skład pracowników tej organizacji, który ma być dostępny w określonym czasie.

W związku z tym obsada odzwierciedla następujące punkty:

• struktura przedsiębiorstwa (hierarchiczne podporządkowanie poszczególnych warsztatów lub interakcja horyzontalna);
• obsada (lista stanowisk niezbędnych do normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa);
• Liczba pracowników;
• płace i premie.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Zwróćmy uwagę na kilka pozytywnych punktów:

• obsada kadrowa ułatwia analizę kadrową przedsiębiorstwa;
• pozwala zobaczyć pełny obraz wynagrodzeń pracowników;
• rekrutacja lub zwolnienie pracowników odbywa się zgodnie z tabelą kadrową;
• spory dotyczące zmniejszenia liczby pracowników lub odmowy zatrudnienia rozstrzygane są w sądzie;
• umowa o pracę jest sporządzana na podstawie danych kadrowych (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 15 i 57).

Przykładowy stół kadrowy w formie T-3

Formularz T-3: jak wypełnić?

Jak poprawnie wypełnić formularz T-3? „Czapka” lub górna część tabeli personelu zawiera następujące elementy:

• Nazwa firmy. Musi dokładnie odpowiadać nazwie określonej w dokumentach założycielskich organizacji;
• kod OKPO;
• Numer dokumentu. Każda firma może korzystać z własnego systemu numeracji dokumentów. A personel nie jest wyjątkiem. Numer może zawierać oznaczenie alfanumeryczne lub tylko numeryczne;
• data sporządzenia (nie mylić z datą rozpoczęcia czynności – patrz następny paragraf);
• okres ważności (w przypadku personelu, zwykle rok);
• data i numer zlecenia uchwalającego tabelę kadrową.

Kolejność wypełniania kolumn (numer pozycji odpowiada numerowi kolumny w tabeli formularza T-3).

Kolumny od 6 do 8 są wypełnione rublami lub procentami. Kolumny te zawierają dane o wszelkiego rodzaju podwyżkach wynagrodzeń. Wysokość uprawnień zależy od wielu czynników, na przykład:

• pewne (szkodliwe) warunki pracy;
• niestandardowy tryb pracy;
• systemy premii i zachęt w konkretnym przedsiębiorstwie;
• normy ustanowione przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Kolumna 9 jest obliczana. Wprowadza się do niego iloczyn danych kolumny 4 i sumy danych kolumn od 5 do 8 włącznie.

Procedura sporządzania i zatwierdzania formularza T-3

Katalog kwalifikacji stanowisk nakłada obowiązek sporządzenia listy pracowników dla ekonomisty pracy. Ze względu na częsty brak takiego stanowiska w przedsiębiorstwie, czasami dokument ten opracowuje pracownik działu personalnego. W firmach, w których nie ma pracownicy personelu, Formularz T-3 jest zwykle wypełniany przez księgowych lub nawet kierownika.

Niezależnie od tego, kto wypełnił i skompilował tabelę personelu, musi ona być poświadczona i podpisana przez głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa.

Sporządzony dokument zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa. W tym celu wymagane jest zamówienie. Numer zamówienia wpisuje się w osobnej kolumnie formularza T-3. Ta kolumna jest również ostatnią dla liczby jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa i miesięcznej listy płac. Zamówienie wskazuje datę wejścia w życie tabeli kadrowej.

Formularz T-3 jest zwykle sporządzany na okres jednego roku. Jednak w duże przedsiębiorstwa okres ten może być krótszy niż rok. Ponadto, aby nie sporządzać nowej tabeli kadrowej w ciągu roku, przedsiębiorstwo ma prawo do wprowadzania zmian w już sporządzonym dokumencie. Takie zmiany są formalizowane na polecenie kierownika. Zamówienie musi wskazywać uzasadnienie zmian, na przykład reorganizację, zmniejszenie lub rozszerzenie produkcji.