Co powinno znaleźć się na stoisku działu personalnego. Lista wymaganych dokumentów kadrowych

Stojaki informacyjne służą do umieszczania materiałów: ulotek, newsów, komunikatów reklamowych, broszur itp. zarówno w handlu, jak iw sektorze usług.

Podstawowe typy stoisk

Jeden z najpopularniejszych i najpopularniejszych typów - stoisko „kącik konsumenta”. Co się w nim znajduje? W rzeczywistości jest to tablica informacyjna z kieszeniami. Może być księga skarg i sugestii, licencje i certyfikaty firmy, informacje o firmie itp. Najczęściej taki narożnik nie przenosi ładunku reklamowego, więc wiele osób zamawia niedrogie opcje. organizacje budżetowe: stojak na szkołę, szpital, instytucja publiczna itp.

Zazwyczaj istnieją dwa rodzaje stojaków informacyjnych:

• ulica
• Wnętrze

Stojaki wewnętrzne są używane w pomieszczeniach i są podzielone na otwarte ( Darmowy dostęp materiałów) i zamknięte Ograniczony dostęp. Stosuje się go, gdy możliwe jest przypadkowe uszkodzenie umieszczonych materiałów lub akty wandalizmu. Na przykład w instytucjach edukacyjnych

Instalacja stoiska informacji ulicznej korzystać z restauracji, kawiarni (rozmieszczenie menu), organizacje społeczne(ogłoszenia usług mieszkaniowych i komunalnych, zarządzanie domem itp.), zamieszczanie aktualnych informacji itp.

5 podstawowych zasad projektowania stoisk

Udane rozmieszczenie informacji, rozmieszczenie akcentów, właściwe sposoby zwrócenia uwagi na stoisko – „droga do serca” potencjalni klienci i partnerów biznesowych.

Podkreślmy pięć kluczowych punktów:

1. Przede wszystkim jest to konieczne definiować główny cel . Dlaczego potrzebujesz tablicy informacyjnej? Jaka jest jej „misja”? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci odpowiednio się skoncentrować. Ale o tym później.
2. Przyciągnąć uwagę. Projekt zewnętrzny powinien przyciągać wzrok ludzi, wywoływać chęć podjechania, aby dowiedzieć się „co tam jest takiego ciekawego”. Okazało się, że przechodzący gość zatrzymuje wzrok na stoisku na nie więcej niż 5-10 sekund. Oznacza to, że w tym czasie musisz przekonać go, aby podszedł bliżej i zapoznał się z informacjami.Jakie są sposoby na zwrócenie uwagi? Oryginalna forma, jasny element lub tła do projektu stoiska, niezwykła prezentacja informacji: komiksy, infografiki itp.
3. Uwaga ludzka jest selektywna. Człowiek nie może zwracać takiej samej uwagi na wiele tematów na raz, więc trzeba postawić akcenty: co czytelnik powinien zobaczyć przede wszystkim, co potem - jako materiał pomocniczy. prezentacja produktów firmy, należy skupić się na nim i jego zaletach. Używaj ilustracji, fotografii, diagramów infografiki - informacje wizualne są lepiej odbierane informacje o samej firmie, to przede wszystkim należy zwrócić uwagę na logo, markę, kolory firmowe itp. Nie ma sensu dodawać „pustych” elementów dekoracyjnych, które nie niosą obciążenia semantycznego, ponieważ Twoim celem jest nie tylko przyciąganie , ale także do utrzymania czytelnika. Dlatego projekt powinien być logicznie powiązany z Twoim głównym pomysłem.
4. Liczba akcentów wizualnych nie powinna być duża. W przeciwnym razie uwaga osoby jest rozproszona i osoba ta nie będzie w stanie skoncentrować się na materiale, który chcesz przekazać.
5. Aktualizacja informacji jest bardzo ważna. Wszystkie wiadomości, aktualne informacje i ogłoszenia powinny być dosłownie „uderzające” i na czas zastępowane nowymi wiadomościami. Nie zapomnij dodać zaproszeń na trwające wydarzenia itp.

Stoisko jest w pewnym sensie jednym z elementów „twarzy” każdej organizacji, niezależnie od tego, czy jest komercyjna, czy publiczna. Sukces i przychylność odwiedzających oraz przyszłych potencjalnych klientów zależą od tego, jak umiejętnie zaprojektowano miejsce informacyjne.

Stoiska w budynkach użyteczności publicznej

Kreatywnie zaprojektowane stoisko w kolorystyce to tylko połowa sukcesu, ponieważ bardzo ważne jest, aby przekazywał zwiedzającemu ważne informacje. Oczywiście, stojaki wykonane w jasnych kolorach będą wyglądały przekonująco, ale jeśli umieścisz ten przedmiot informacyjny w niewłaściwym miejscu w pomieszczeniu, zamieni się on w nic innego jak zwykły element dekoracyjny wnętrza.

Kreatywne stoisko przyciąga uwagę zwiedzających i gości więcej

Warto postawić stoisko w najbardziej ruchliwym miejscu, aby przyciągnąć uwagę jak największej liczby osób, ale z pewną delikatnością, aby nie „podrażniło” oczu. Takimi miejscami są zazwyczaj foyer w szkołach, teatrach, lobby hotelowych itp.

Format stoiska może być różnorodny w zależności od przeznaczenia budynku

Powierzchnia ekranu informacyjnego stoiska powinna być współmierna do całkowitej powierzchni pomieszczenia, nie zaśmiecając jej wielkością, delikatnie przekazując niezbędne informacje.

Przeczytaj także:

Sekcja: Do obsługi personelu

Oferujemy Państwu szeroką gamę stoisk do różnych zadań rozwiązywanych przez działy personalne przedsiębiorstw, takich jak pozyskiwanie i szkolenie pracowników, informowanie, dekorowanie kącików HR, tablice honorowe, prawa i obowiązki pracowników i wiele innych. Do kolorowego wystroju stoisk można zamówić płytę CD „Dla usług personalnych” z plakatami i zdjęciami do kącika oficerskiego. Zamówienie brandingu (logo organizacji). Możesz kupić stoiska dla działu personalnego swojej organizacji, kontaktując się z naszymi menedżerami, dostawa stoisk odbywa się na terenie całej Rosji

Dzięki funkcjonalnym i cechy konstrukcyjne prefabrykowane stoiska możesz:
1. Dodaj do tego stojaka wiszące kieszenie na nauczanie i materiały informacyjne.
2. Zmień kolorystykę elementów stoiska.
3. Zamów duże litery.
4. Miejsce na stoisku Umieszczanie na stoisku symboli regionalnych lub firmowych
5. Zakup stojaków do umieszczenia stoiska na zewnątrz.
6. Zamów tematyczne zestawy plakatów i materiałów informacyjnych formatu A4 (kolorowe i czarno-białe).
7. Stopniowo buduj, buduj swoją indywidualną przestrzeń informacyjną poprzez nabywanie poszczególnych elementów stoiska.

Cena obejmuje montaż stoiska.

Aplikacja HR jest oficjalny dokument, które zgodnie z normami prawa pracy muszą być sporządzone w określony sposób, zawierają szereg szczegółów (nazwisko pracownika, data sporządzenia, podpis itp.). Zwykły pracownik nie wie (i nie powinien wiedzieć, to nie jest jego część) obowiązki służbowe) jak poprawnie napisać wniosek o urlop lub zwolnienie. W tym celu w firmie zawsze jest inspektor HR, który ma obowiązek wyjaśnić i pomóc w sporządzeniu dokumentu. Teraz, gdy wyrażenie „rotacja personelu” jest znane każdemu specjaliście w zakresie personelu, a wnioski o zwolnienie i przyjęcie muszą być pisane codziennie, dużo czasu poświęca się na dyktowanie oświadczeń i wyjaśnień. Dzisiejszy artykuł będzie poświęcony sposobom optymalizacji czasu obsługi personelu i pozostaniu w ramach prawnych.

Najpierw zacznijmy od sporządzenia listy kluczowych aplikacji rekrutacyjnych. Tutaj jest:

1 grupa stwierdzeń

jeden). Podanie o pracę

2). List rezygnacyjny dla własna wola

2 grupy stwierdzeń

3). Wniosek o urlop roczny

cztery). Zostaw wniosek na własny koszt

5). Wniosek o wydanie kopii zeszytu ćwiczeń

6). Wniosek o wydanie świadectwa pracy

3 grupy stwierdzeń

7). Przenieś wniosek

osiem). Wniosek o urlop macierzyński

9). Wniosek o pomoc finansową

dziesięć). Wypowiedzenie

Ta lista zawiera tylko najczęściej spotykane i wymagane podania o pracę. W zależności od specyfiki Twojej firmy mogą zostać dodane inne formularze. Na przykład, jeśli zwolnienia są często praktykowane za zgodą stron, wówczas inspektor personalny powinien sporządzić formularz wniosku i dołączyć go do reszty.

Po drugie, powyższe wnioski podzielimy na grupy według ich liczebności w ogólnej liczbie formularzy: grupa 50% -1, grupa 40% -2, grupa 10% -3. Innymi słowy, skoro wniosek o rezygnację z własnej woli jest bardziej poszukiwany w każdej firmie, formularzy takich wniosków będzie pięciokrotnie więcej niż wniosków o ciążę i poród.

Po trzecie, w dziale personalnym konieczne jest umieszczenie stoiska wizualnego z przykładami wypełniania formularzy. Aby ustawić stoisko, wybierz miejsce w biurze, w którym pracownik może usiąść przy stole i jednocześnie mieć świetny widok na stoisko. Możesz także publikować przykłady umowa o pracę oraz umowy o odpowiedzialności materialnej; nie zajmą dużo miejsca, ale posłużą jako przypomnienie podstawowych praw i obowiązków dla dotychczasowych pracowników firmy oraz będą wzorem do wypełnienia dla nowo przybyłych. Polecane szczególnie ważne punkty wyróżnij na stojaku jasnym kolorem i wykrzyknikami. Wynika to z tego, że niestety poziom kultury personalnej w naszym kraju jest nadal dość niski. Większość pracowników nie zdaje sobie sprawy z odpowiedzialności administracyjnej i karnej, która może powstać w przypadku naruszenia prawa pracy przez funkcjonariuszy kadrowych, szefa firmy, i jest wyjątkowo nieostrożny dokumentacja personalna.

Obok stoiska, w osobnym folderze lub na ladzie należy umieścić gotowe formularze, najlepiej w osobnych plikach. Do drukowania wniosków korzystaj z papieru firmowego pracodawcy, dzięki czemu pracownicy są bardziej zdyscyplinowani, nie marnują wniosków, a specjalistom HR wygodniej i przyjemniej jest składać dokumenty w archiwum. Na przykład na już wydrukowanym formularzu będzie wystarczające wcięcie do przebijania dziurkaczem i flashowania listy plików osobistych do późniejszej archiwizacji.

Wszyscy pracownicy powinni mieć swobodny dostęp do formularzy zarówno w wersji drukowanej, jak i w w formie elektronicznej. Najwygodniej jest przesłać pracownikowi elektroniczny plik z oświadczeniami w jeden z poniższych sposobów:

Ubiegając się o pracę pod adresem firmowym E-mail pracownik wraz z powitalnym przemówieniem kierownictwa firmy, dokumentacją wprowadzającą, otrzymuje plik ze wszystkimi formularzami zgłoszeniowymi;

Plik z formularzami aplikacyjnymi jest publikowany na wewnętrznej stronie firmy z funkcją „tylko do odczytu” dla wszystkich pracowników oraz z funkcją „edycji” dla oficerów personalnych.

Po przetestowaniu systemu zaproponowanego w tym artykule w centrala firma powinna wprowadzić go w oddziałach, przedstawicielstwach i filiach pracodawcy. W ten sposób można rozpocząć budowę jednolitego systemu obieg dokumentów personalnych w całej grupie spółek holdingowych.

W kontakcie z

Koledzy z klasy

Z tego artykułu dowiesz się

• Co oznacza projektowanie stoisk informacyjnych w bibliotece?
• Jakiego projektu wymaga symbol informacyjny dla szkoły?
• Komu najlepiej powierzyć projekt stoiska informacyjnego

Projektowanie stoisk informacyjnych – wydawałoby się, to dość prosta sprawa. Kiedy jedynym celem takiego przedmiotu jest przekazywanie informacji, nie ma potrzeby wymyślania niczego specjalnego. Wystarczy ułożyć informacje i obrazy, aby wygodnie je było postrzegać. Ale w rzeczywistości wszystko jest bardziej skomplikowane. Oczywiście projektowanie stoisk informacyjnych nie wymaga profesjonalnego podejścia projektowego, szczególnej pomysłowości czy wyobraźni, ale należy pamiętać, że są tu subtelności, które wpływają na skuteczność takiego medium. Co musisz wiedzieć o projektowaniu w tej dziedzinie?

Komu potrzebne są stoiska informacyjne i dlaczego?

Dla wielu zakładów ważna rola gra na wysokiej jakości, starannie zaprojektowanym stoisku z informacjami. Wszystkie sklepy muszą posiadać „Kącik Kupującego” – czyli tablicę, na której umieszczone są przepisy prawa ochrony konsumentów, dowód rejestracyjny, dane kontaktowe firmy itp.

Każda firma ma prawo do wyświetlania na swoim terytorium informacji, które uważa za ważne, przydatne dla klientów i pracowników. Mogą to być jej dane, misja, cel, kontakty, przepisy przeciwpożarowe i tak dalej. Takie rzeczy świadczą o sukcesie firmy, zwiększają jej lojalność. Aby osiągnąć te cele, dobrze nadaje się prosty i niedrogi rodzaj reklamy - stojak informacyjny.

Projektując stoiska reklamowe i informacyjne komunikujesz się z potencjalni konsumenci Twoje usługi: rozmawiaj o nowościach, promocjach. A gdy stoisko informacyjne zamieni się w Board of Honor, staje się elementem wizerunkowym, który pozwala promować markę, pozytywnie wpływając na poziom lojalności pracowników.

Stoisko informacyjne to prosty i ważny sposób oddziaływania na określony krąg ludzi, trzeba z niego korzystać! Ale czym jest ten?

Jest to płaska konstrukcja, na której umieszczane są informacje i dokumenty. Można je wyeksponować w kieszeniach lub przymocować do samej tablicy. Wymiary nośnika różnią się w zależności od jego obciążenia funkcjonalnego, lokalizacji.

Stoisko informacyjne może pełnić następujące funkcje:

• Informujący. Jego głównym zadaniem jest przekazywanie ważnych danych do określonego kręgu osób.
• Propaganda. Przy projektowaniu stoiska informacyjnego do kieszeni wkładane są książki, broszury z informacjami: cennik, obniżka ceny, zasady współpracy itp.
• Zgodność z prawem. Reprezentacja praw, inne dokumenty normatywne, instrukcje ochrony pracy, zasady.
• Możliwości wystawiennicze. Prezentowanie przykładów Twojego produktu.
• Sala sławy. Przekazywanie informacji o organizacji, celach, strategii, danych o pracownikach i ich zasługach.

Należy pamiętać, że jeśli udało się zaprojektować stoisko informacyjne, które potrafi przyciągnąć uwagę i przekazać czytelnikowi informacje w zrozumiałym języku, jego skuteczność wzrasta kilkukrotnie.

Głównymi częściami stoiska są tarcza i zapięcia, za pomocą których wyświetlane są informacje. Jako te ostatnie dobierane są odpowiednie okucia lub plastikowe kieszenie. Pod podstawą jest zwykle plastik. Odpowiednie PCV o grubości 3-5 mm.

Kieszenie są płaskie na jeden lub dwa arkusze oraz obszerne do umieszczenia ulotek, broszur. Wykonane są z przezroczystego tworzywa sztucznego o grubości 0,5-3 mm.

Rozmiar kieszeni to standardowy A4 lub dowolny rozmiar, w zależności od Twoich potrzeb. Ilość i format kieszeni ustala klient.

W rzeczywistości stojaki informacyjne są wykonane z szerokiej gamy materiałów, we wszystkich rozmiarach i kształtach, z dodatkowymi funkcjami prezentacyjnymi.

Innymi słowy, zamawiając indywidualne stoisko informacyjne, zawsze otrzymasz nowe i niestandardowe produkty.

Jakie są wymagania dotyczące projektu stoiska informacyjnego?

Zgodnie z art. 9 ustawy federalnej „O ochronie praw konsumentów” właściciel firmy jest zobowiązany do sporządzenia „Kącika konsumenta”. Pojęcie „stoisko informacyjne dla klienta” nie jest formalne. W rzeczywistości każda opcja wystarczy: „Kącik konsumenta”, „Informacja dla odwiedzających” itp.

Organy regulacyjne nie patrzą na ten punkt, ponieważ nie jest to określone w ustawie. Sprawdzają jednak, jakie informacje są przekazywane klientowi.

Ustawa określa wykaz danych, które należy umieścić na stoisku informacyjnym:

1. nazwa organu, który zarejestrował adres IP;
2. obecność rejestracji działalności przedsiębiorcy;
3. informacje o akredytacji w agencjach rządowych, licencjach i innych zezwoleniach.

W „Narożniku konsumenta” muszą znajdować się następujące dokumenty:

• Ustawa o ochronie konsumentów w bieżącym wydaniu z uwzględnieniem zmian i uzupełnień. Lepiej kupić jego wersję drukowaną. W takim przypadku inspektorzy nie będą mieli pytań.
• Kopia certyfikatu rejestracji IP.
• Licencje, jeśli IP je posiada.
• Kopia zawarcia Rospotrebnadzor.
• Księga skarg i sugestii (zszyta i ponumerowana) z danymi kierownika. Opublikowano nie w bezbłędnie, ale jest udzielana na pierwsze żądanie konsumenta.
• Zasady świadczenia usług konsumenckich dla ludności (dla indywidualnych przedsiębiorców prowadzących odpowiednie działania).
• Dane dotyczące lokalizacji i kontaktów Rospotrebnadzor.
• Lista kategorii osób kwalifikujących się do obsługi poza kolejnością.
• Informacja o zakazie sprzedaży niektórych produktów osobom niepełnoletnim.
• Zasady bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego (dla indywidualnych przedsiębiorców pracujących w wyspecjalizowanych dziedzinach).

Informacje, które muszą znajdować się na stoisku, mogą być określone przez lokalne przepisy. W takim przypadku przy projektowaniu stoiska informacyjnego należy kierować się prawem federalnym, normami podmiotu Federacji Rosyjskiej.

Informacje dostępne na stoisku informacyjnym podzielone są na następujące grupy:

• Normatywne akty prawne: Prawo federalne, dekrety rządowe, ustawy regulujące poszczególne sektory gospodarki.
• Informacje o Sprzedawcy, wskazujące na legalność jego działalności, rozszerzone uprawnienia do wykonywania pracy, sprzedaży usług oraz poszczególnych kategorii produktów.
• Przepisy sanitarne (w przypadku sprzedaży produktów spożywczych i żywienia zbiorowego).
• Inne informacje (broszury o produktach, aktualne promocje itp.).

Prawo nie mówi o konieczności zamieszczania informacji o asortymencie, cenniku, certyfikatach jakości. Informacje te muszą być jednak dostępne w punktach sprzedaży, przekazywane na żądanie konsumentów oraz podczas kontroli organów regulacyjnych.

Zasady bezpieczeństwa przeciwpożarowego i plan ewakuacji muszą być we wszystkich lokale użytkowe. Wykorzystywane są przy projektowaniu stoiska informacyjnego lub umieszczane w innym dostępnym miejscu.

Każdy wie, że Księga Reklamacji i Sugestii jest integralną częścią stoiska dla kupującego. Zgodnie z prawem każdy konsument ma prawo do pozostawienia ewidencji. Personel administracyjny umożliwia to w miłej atmosferze, siedząc na krześle przy stole. Pracownicy nie mogą prosić gościa o paszport lub jakikolwiek dokument tożsamości. Nie powinno się interesować, dlaczego dana osoba zostawia skargę lub sugestię.

Obowiązkowa obecność stoiska informacyjnego dla kupujących jest poparta odpowiedzialnością za naruszenie prawa. Niedostarczenie informacji będzie skutkować określonymi sankcjami. Za naruszenie przewidziana jest kara administracyjna w postaci grzywny w wysokości 1-3 tysięcy rubli (dla indywidualnych przedsiębiorców).

Sprawdza zgodność z tymi wymaganiami Rospotrebnadzor.

Ustawodawca co do zasady podaje normy dotyczące projektu stoiska informacyjnego. Nie Ogólne wymagania według nazwy, formatu, lokalizacji. Te kwestie może rozwiązać przedsiębiorca według własnego uznania. Jednakże Usługi publiczne oceni dostępność, kompletność, wygodę stoiska.

O jakich zasadach pamiętamy przy projektowaniu stoiska informacyjnego

Zasada 1. Przede wszystkim konieczne jest określenie głównego celu. Dlaczego zamierzasz umieścić tablicę ogłoszeń? Jaka jest jej „misja”? Odpowiedzi na te pytania pomogą prawidłowo umieścić akcenty. Porozmawiamy o tym poniżej.

Zasada 2. Przyciąganie uwagi. Zewnętrzny projekt stoiska informacyjnego powinien przyciągać uwagę, skłaniać do podchodzenia, aby dowiedzieć się, co tam jest napisane. Szacuje się, że osoba przechodząca obok stoiska zatrzymuje na nim wzrok tylko na 5-10 sekund. To jest za to Krótki czas ważne jest, abyś przekonał go, aby podszedł bliżej i zapoznał się z informacjami. Jakie są sposoby na zwrócenie uwagi? Oryginalna forma, jasny element, tła stoisk, nietuzinkowa prezentacja informacji: komiksy, infografiki itp.

Zasada 3. Ludzka uwaga jest selektywna. Człowiek nie jest w stanie zwracać jednakowej uwagi na dużą liczbę obiektów jednocześnie. Dlatego ważne jest, abyś ustalił priorytety: zastanów się, co najlepiej dla niego zobaczyć najpierw, a co później, jako materiał pomocniczy. Jeśli Twoim zadaniem jest rozmowa o produkcie firmy, należy skupić się na produkcie i jego zaletach. Używaj ilustracji, fotografii, diagramów, infografik - dane wizualne są lepiej postrzegane.

Zasada 4. Liczba akcentów wizualnych nie powinna być duża. W przeciwnym razie uwaga osoby jest rozproszona, to znaczy nie będzie mu łatwo skoncentrować się na materiale, który zamierzasz przekazać.

Zasada 5. Aktualizacja informacji to bardzo ważny punkt. Wszystkie nowości, aktualne informacje i ogłoszenia powinny być „widoczne” i stale zastępowane nowymi. Koniecznie zapraszaj na nadchodzące wydarzenia itp.

Jaki może być projekt stoiska informacyjnego w organizacji?

Tablice ogłoszeniowe w organizacjach zwykle służą dwóm głównym celom:

1. Informujący.
2. Kształtowanie i utrzymanie kultury korporacyjnej.

Tablica ogłoszeń to przede wszystkim sposób przekazywania informacji. A także członkom firmy i ludziom przychodzącym do Ciebie. Zazwyczaj dla tych dwóch grup przygotowywane są osobne stoiska, niepożądane jest łączenie informacji dla nich przeznaczonych. Dodatkowo, jeśli są one w dużych ilościach, lepiej poświęcić czas na zaprojektowanie kilku stoisk informacyjnych niż próbować zmieścić wszystko w jednym.

Pracownicy otrzymują następujące informacje:

• ważne wydarzenia, osiągnięcia;
• Aktualności;
• decyzje podejmowane przez kierownictwo;
• przepisy prawne;
• wakaty.

Klienci lub odwiedzający są informowani:

• o głównych działaniach;
• o harmonogramie pracy;
• o zasadach obsługi;
• o wyższych władzach.

Ale takie źródło informacji ma ważną dodatkową funkcję: tworzy… Kultura korporacyjna, tworzy styl firmy, szczególne środowisko.

Jeśli zobowiązałeś się do zorganizowania stoiska informacyjnego w przedsiębiorstwie, od razu zdecyduj, dlaczego to robisz, co na nim zawiesisz, jak często będziesz zmieniać dane, kto będzie za to odpowiedzialny. W takim przypadku najlepiej zdefiniować odpowiedzialna osoba. W przeciwnym razie możliwa jest sytuacja, która rozwinęła się w jednej firmie.

Wyobraź sobie - ich deskę wypełniają arkusze o różnych rozmiarach, przyczepiane na guzik lub naklejane, często na inne arkusze. Niektóre informacje są kolorowe, inne czarno-białe, a reszta jest napisana ręcznie. Na arkuszu "Jeśli potrzebujesz dużych teczek - pilnie udaj się do działu administracyjnego" jest podpisane kolorowym flamastrem: "To nieprawda - już po wszystkim!!!". Wszystko to jest jak wejście do domu, gdzie każdy ma prawo umieścić swoje prześcieradło. Albo na ścianie w dużym mieszkaniu komunalnym, w którym nikt nie odpowiada za to, co się dzieje. O kompetentnym zaprojektowaniu stoisk informacyjnych nie trzeba mówić.

Tablica ogłoszeń nie może pozostać remisem. Osoba odpowiedzialna za to musi wymyślić koncepcję, ułożyć sekcje spójne stylistycznie i aktualizować dane, gdy staną się przestarzałe. Oznacza to, że każdy, kto chce publikować wiadomości, będzie działał za pośrednictwem tej osoby. Wtedy wszystko zostanie wydane według jednego standardu i będzie w wyznaczonym miejscu.

Istnieje szereg podstawowych zasad projektowania stoisk informacyjnych, które mogą zwiększyć ich skuteczność.

1. Przejrzysta struktura. Niezwykle ważne jest, aby wszystkie ogłoszenia były podzielone na sekcje. Ułatwia to korzystanie z tablicy - niezbędne informacje można łatwo znaleźć bez ponownego czytania całego tekstu. Oznacza to, że wszystkie bloki potrzebują tytułu.

2. Jedność stylu. Lepiej, aby projekt stoiska pasował do korporacyjnego stylu firmy. Przy tworzeniu wizerunku organizacji nie może być rzeczy nieważnych. Niezrozumiałe jest pojawienie się np. niebiesko-niebieskiej tablicy w firmie z zielono-żółtym logo. To prawda, jeszcze smutniejsze jest, gdy stojak informacyjny jest tylko platformą do mocowania kartek o różnych rozmiarach i innym wzornictwie.

3. Wybór odpowiedniego mocowania. Sposób załączania informacji zależy od rodzaju tych ostatnich i częstotliwości wymiany, należy też pamiętać o wymaganym poziomie reprezentatywności mediów.

Kiedy tablica jest zawieszona dla konsumentów lub umieszczona w zatłoczonym miejscu, gdzie przechodzą zarówno pracownicy, jak i osoby z zewnątrz, ważne jest, aby była bardziej reprezentacyjna. Lepiej kupić takie platformy informacyjne od razu ze standardowymi kieszeniami A4 lub formatem, który jest dla Ciebie wygodniejszy. Ta opcja działa dobrze, jeśli informacje są rzadko zastępowane. Jeśli kieszenie są większe, zmieszczą się w nich wiele materiałów informacyjnych, które ludzie mogą zabrać do domu i przejrzeć później. Rozsądniejsze jest wykonanie w ten sposób projektu stoisk reklamowych i informacyjnych.

4. Wygodne grupowanie informacji. Istnieje wiele możliwości umieszczania informacji na takich tablicach. Można go podzielić tematycznie: z jednej strony informacje o firmie jako takiej, z drugiej o jej działach. Lub wybierz zasadę aktualizacji: połowa planszy - rzadko zmieniane bloki, druga - stale. Nie ma potrzeby umieszczania na jednym stoisku informacji operacyjnych (wolne stanowiska, aktualności) i długoterminowych (misja, pomysły). Ważne jest również, aby zrozumieć, że małe tablice wydają się bardziej przejrzyste niż duże, na których gromadzone jest wszystko, co jest możliwe. To było powiedziane powyżej duże organizacje bardziej sensowne jest stworzenie serii stoisk z informacjami na konkretne tematy. Nie ma potrzeby dążyć do stworzenia jednej kompleksowej tablicy, jeśli musisz publikować dużo informacji.

Po co nam stojaki informacyjne w bibliotece i jaki powinien być ich projekt

Głównym sposobem oferowania usług bibliotecznych i przechowywanych w niej książek jest reklama biblioteczna. Oznacza to, że informacje o instytucji, jej propozycjach, zasobach, pozwalające powiadomić ludność, zwiększają popyt.

Tablice informacyjne umieszczone wewnątrz pozostają znajomą w tego typu placówkach. Wśród nich można wyróżnić następujące typy: ogłoszenia, plakaty, plany organizacji wydarzeń, plakaty instruktażowe i metodyczne itp.

Poniższa instrukcja metodyczna projektowania stoiska informacyjnego ma na celu stworzenie stoiska spełniającego wymagania.

Stoisko informacyjne zawiera:

• Podstawowe informacje: nazwa biblioteki lub sieci bibliotecznej, w której się znajduje, harmonogram prac, pełna nazwa bibliotekarze, skład funduszu.
• Cele i zadania biblioteki w organizacji użyteczności publicznej.
• Zasady korzystania z biblioteki.
• Informacje serwisowe dostarczonych przez ten zakład.
• Informacja o stowarzyszenia amatorskie , kluby zainteresowań, jeśli istnieją: plan pracy, cele, zadania itp.;
• Listy, dzięki, otrzymane za osiąganie wyników w pracy;
• Zapowiedzi bieżących wydarzeń, plany pracy na miesiąc itp.;
• Produkty wydawnicze.

Stoisko takie umieszczane jest w miejscu odpowiednim do czytania informacji. Zaleca się jego glazurowanie, zwłaszcza jeśli znajduje się poza terenem placówki. Ważne jest, aby stale aktualizować materiały i ogłoszenia, aby nie pozostały nieaktualne.

Jakie wymagania powinien spełniać projekt stoiska informacyjnego w szkole?

informacyjny

Zastanów się, podkreśl najważniejszą rzecz, którą chciałbyś powiedzieć swoim uczniom i ich rodzicom. Przeczytaj ponownie, może lepiej odrzucić niektóre informacje lub przenieść je do innego arkusza, albo coś trzeba dodać.

Zwięzłość

Foka

Nawet jeśli Twoje pismo odręczne jest doskonałe, pamiętaj, że tekst drukowany jest łatwiejszy do odczytania. Zwłaszcza teraz bardzo łatwo jest wydrukować kilka arkuszy.

Wyróżnij główne

Projektując stoisko informacyjne dla rodziców lub dzieci, używaj kolorów, różnych czcionek. W końcu nikt, bez względu na wiek, nie będzie w stanie zapamiętać absolutnie wszystkiego, co przeczyta. Ale utrzymanie najważniejszej rzeczy w pamięci jest łatwe. Przemyślany projekt jest łatwiejszy do zauważenia i odczytania. Spójrz na ten artykuł - został napisany w oparciu o tę zasadę, a ty prawie go przeczytałeś, a nawet zachowałeś dużo w pamięci.

Obrazy

Najczęściej stoiska szkolne przyciągają uwagę kolorowymi obrazami, nowoczesnymi żartami, „demotywatorami” i innymi rzeczami. Zdjęcia mogą w ogóle nie zawierać ważnych informacji, ich głównym zadaniem jest sprawienie, aby stoisko było zauważalne

Nowość

Jeśli zdecydujesz się publikować co kilka miesięcy, nikt nie zauważy zmiany. Zasadą jest aktualizowanie swojego stoiska co tydzień. Nie wiesz, o czym możesz tak często pisać? Wklej zdjęcie, żart, ciekawa historia- puść wodze fantazji

Uwikłanie

Na pewno w klasie znajdzie się co najmniej jeden uczeń, który jest gotowy pomóc w zaprojektowaniu stoiska informacyjnego. Chociaż może być ich więcej. A razem łatwiej coś wymyślić i stworzyć dobre produkty.

Jak zaprojektować stoisko informacyjne w przedszkolu?

Główną cechą przy wyborze miejsca na „kącik rodzicielski” jest łatwość percepcji, widoczność. Tutaj skup się na poziomie oczu osoby dorosłej. Możesz wypełnić przestrzeń nad szafkami, przy wejściu, na drzwiach. Czy masz wolną ścianę? Zakwaterowanie będzie idealne.

Czcionka musi zaczynać się od rozmiaru równego 14 pkt. Jasny, wyraźny nadruk, atrakcyjne zdjęcia, kolorowe słowa – są w stanie przyciągnąć wzrok. Lepiej, żeby prześcieradła były łatwe do wymiany, więc rób kieszenie z plastikowych, zwykłych teczek. Świetnie, jeśli wymyślisz format, który umożliwia przewracanie stron, a także ilustracje do notatek.

Tworzenie stojaków informacyjnych jest łatwe do samodzielnego wykonania. Jeśli masz środki i niezbędne sprzęty, zwykła sklejka będzie doskonałą bazą. Będzie musiał być pomalowany i sklejony. Jako bardziej budżetową opcję wybierz Płyty sufitowe, ponieważ łatwo się tnie, co pozwala na tworzenie dowolnych kształtów. Okna na informacje można łatwo wykonać z cokołu sufitowego lub ramek do zdjęć.

Stojaki informacyjne najłatwiej zaprojektować z użyciem papieru samoprzylepnego. Możesz więc dołączyć plik A4 do stojaka i przykleić ramkę z takiego papieru wokół krawędzi. Jasne, proste, piękne. Jeśli plik straci swój wygląd, bardzo łatwo będzie go zmienić. Zaproś rodziców do wzięcia udziału w projektowaniu: może któryś z nich ma talent artystyczny, wtedy ściana może zamienić się w stojak.

Nie zapominaj, że piękna, stylowa, przyciągająca wzrok tablica informacyjna to wizytówka grupy. Wymyśl dla niego imię: „Dla ciebie rodzice!”, „W naszej grupie!” lub coś własnego. Najważniejsze, aby być jasnym i dostępnym. Komunikuj się w ten sposób z rodzicami. Powyższe techniki nadają się do zaprojektowania szkolnego stoiska informacyjnego, ale wtedy lepiej przygotować go z dyskretnym, zawierającym informacje programowe.

Wskazówka 1. Wybierz deski z miękką powłoką: łatwo przymocujesz do nich arkusze. Stojaki z kieszeniami o standardowych rozmiarach stopniowo stają się przestarzałe. Nie wszystko, co dziś trzeba przekazać, znajduje się na arkuszach w tradycyjnym formacie.

Wskazówka 2. Stoisko musi mieć tytuł. Wykonany jest w górnej części, pośrodku. Weźmy zwykłe: „Wiadomości z firmy”, „Dzisiaj z nami”, „Informacje”. Lub wybierz opcję związaną z twoją dziedziną.

Wskazówka 3. Podziel planszę na pół. W jednej części wystawiaj codzienne ogłoszenia, a w drugiej wszystkie niepracujące informacje: o wakacjach, gratulacje.

Wskazówka 4. Dołącz nagłówki: "Gratulacje", "Wakacje", " Najlepsi pracownicy”, itp. Wszystkie wiadomości aktualizowane codziennie są również podświetlone.

Wskazówka 6 Projektując stoisko informacyjne postaraj się zrezygnować z biurokratycznych wyrażeń. Mów prosto i wyraźnie. Upewnij się, że twoi koledzy - od sprzątaczki po dyrektora - rozumieją znaczenie.

Wskazówka 7. Udekoruj gratulacje kolorowymi kredkami i piękne pocztówki. Napisz je sam, nie wybierając gotowych frazesów z Internetu. Wiersze z popularnych stron z gratulacjami najczęściej przedstawiają smutny obraz.

Wskazówka 8 Zajmij miejsce na tablicy pod „Życzeniami i sugestiami”. Ta sekcja pozwoli Ci stworzyć informacja zwrotna z zespołem. Niech wiadomości pozostaną anonimowe, ale będą zawierać informacje, które nie zostaną ogłoszone na żadnym spotkaniu.

Wskazówka 9. Podejdź kreatywnie do projektu stoiska informacyjnego, nie poprzestawaj na szablonach. Niech Twoje dzieło stanie się dumą organizacji.

Oczywiście wymieniliśmy tylko podstawowe zasady zawierające niemal niezliczone opcje. Mamy nadzieję, że przedstawiony materiał był dla Ciebie przydatny i wiesz już, jak zaprojektować stoisko informacyjne. Na pewno będziesz chciał wybrać coś, co odzwierciedla Twoje cechy: surowe, podkreślające status firmy, lub niestandardowe, pasujące do Twojego lokalu, lub urządzone w taki sposób, aby przyciągnąć klientów. Nie zawsze łatwo jest stworzyć coś wartościowego na własną rękę, a w wyspecjalizowanych sklepach często oferują standardowy produkt, który będzie pasował każdemu i każdemu. Ale wyjątkowość jest już efektem stworzenia własnego projektu.

W kontakcie z

Praca obsługi personalnej wiąże się z tworzeniem, przetwarzaniem, użytkowaniem i przechowywaniem znacznej liczby dokumentów. Dokumenty te zazwyczaj zawierają informacje związane z danymi osobowymi pracowników i muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Rząd Federacji Rosyjskiej w zarządzeniu z dnia 21 marca 1994 nr 358-R zalecił organizacjom (niezależnie od formy własności) zawarcie w ich statutach (regulaminach) specjalnych klauzul, w których należy przepisać wszystkie kwestie związane z rachunkowością oraz przechowywanie dokumentów dotyczących personelu i ich terminowe przekazanie do przechowywania w przypadku likwidacji.

Oczywiste jest, że wszystko to nakłada poważne obowiązki na szefów organizacji i urzędników odpowiedzialnych za zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów personelowi. Oznacza to, że każdy pracodawca musi opracować zestaw środków prawnych, organizacyjnych i praktycznych zapewniających warunki przechowywania i wykorzystywania takich dokumentów. O tym, jak zorganizować „idealne” biuro działu personalnego, opowie nam ktoś, kto dokładnie wie, jak to zrobić dobrze.

O tym, jak właściwie zorganizować przestrzeń do przechowywania dokumentów kadrowych, zaczniemy rozmawiać z przypomnieniem, że w obsłudze kadrowej są tak naprawdę dwie niezależne części funduszu dokumentowego.

Część 1. Oryginały i kopie dokumentów tworzonych w organizacji i pochodzących z innych organizacji i wydziałów strukturalnych we wszystkich sprawach działalności organizacji, regulaminy działu, jego wydziałów, opisy stanowisk pracy pracownicy. Duże miejsce w pracy służby personalnej zajmuje również korespondencja z organizacjami i obywatelami w różnych sprawach, materiały do ​​sprawdzania stanu dokumentów zawierających dane osobowe, w podziały strukturalne organizacje.

Część 2. Akta osobowe pracowników i inne dokumenty księgowe, dokumenty dotyczące zaświadczeń pracowników itp.

Dokumenty obsługi personelu po zakończeniu egzekucji są składane w sprawach zgodnie z ich nomenklaturą. Sprawy przez pewien okres czasu (zwykle dwa lub trzy lata) są przechowywane w szafach w dziale personalnym. Po tym okresie przypadki stałego i długotrwałego (powyżej 10 lat) przechowywania są przenoszone do archiwum organizacji, a przypadki czasowego przechowywania mogą pozostać w służbie personelu do upływu ustalonych okresów przechowywania, po czym przeznaczone są do zniszczenia wraz z przygotowaniem specjalnego aktu.

Głównym dokumentem ustanawiającym procedurę przechowywania dokumentów personalnych jest: prawo federalne RF z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Głównym dokumentem ustalającym warunki przechowywania dokumentów jest Wykaz standardowych zarządczych dokumentów archiwalnych generowanych w toku czynności. agencje rządowe, ciała samorząd i organizacji, ze wskazaniem warunków przechowywania (zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558; dalej - Lista).

Warunki przechowywania dokumentów określone w Wykazie dotyczą wszystkich organizacji, niezależnie od formy własności (Artykuł 1.2 Listy).

Przechowywanie dokumentów obsługi personelu różni się nieco od Główne zasady przechowywanie dokumentów zarządczych, ponieważ mają one duże znaczenie społeczne, wiele z nich służy jako potwierdzenie uprawnień pracownika do Zakład Ubezpieczeń Społecznych, na przykład starość i niepełnosprawność, a także potwierdzenie jego starszeństwo. Większość dokumentów dotyczących personelu ma długi lub stały okres przechowywania i służy do celów informacyjnych, gdy obywatele składają wnioski do instytucji archiwalnych.

A CO TO BĘDZIE?

Za bezpieczeństwo dokumentów kadrowych odpowiedzialny jest kierownik służby personalnej, aw przypadku braku obsługi kadrowej oficer personalny. Dlatego jego zadaniem jest nie tylko właściwa organizacja pracy z dokumentami, ale przede wszystkim stworzenie warunków zapewniających ich bezpieczeństwo.

Za utratę dokumentów, a także za zniszczenie dokumentów przed terminem, obowiązujące przepisy przewidują odpowiedzialność administracyjną. Tak więc za naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych urzędnik będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości od 2000 do 3000 rubli. (art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych). Jeśli inspektorzy podatkowi wymagają dokumentów, ale organizacja nie może ich dostarczyć, grzywna wzrośnie do 15 000 rubli. (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Ponadto dokumenty personalne mają także wartość biograficzną, archeologiczną, służą jako źródło uogólnień statystycznych oraz badań historyczno-społecznych.

Specyfika przechowywania dokumentacji kadrowej w organizacji wynika z zadań ograniczania nieuprawnionego dostępu do dokumentów zawierających dane osobowe pracowników oraz skutecznego wyszukiwania potrzebnych informacji.

Organizacja pomieszczeń obsługi personalnej

W idealnym przypadku gabinet obsługi personalnej powinien mieć co najmniej trzy sąsiadujące ze sobą pomieszczenia: pomieszczenie dla pracowników jednostki, gabinet kierownika oraz pomieszczenie, w którym znajdują się szafy i sejfy na dokumenty, akta i szafy na akta. Jednocześnie do biura działu personalnego może być tylko jedno wejście.

Jeżeli taka organizacja przestrzeni nie jest możliwa, to należy spełnić przynajmniej podstawowe warunki.

Warunek 1. Pomieszczenia obsługi personelu muszą być wyposażone w alarmy przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe.

Warunek 2. Pożądane jest, aby drzwi wejściowe działu personalnego były podwójnie metalowe, a okna były chronione metalowymi prętami.

Warunek 3. Pomieszczenie musi być wystarczająco przestronne, aby po pierwsze zapewnić warunki do pracy personelu obsługi, a po drugie miejsce na umieszczenie szaf i sejfów do bieżącego przechowywania dokumentów.

Na koniec dnia roboczego wszystkie drzwi (w tym wewnętrzne) muszą być zamknięte niezawodnymi zamkami i opieczętowane osobistą pieczęcią szefa obsługi personelu. Klucze do drzwi wręczane są po podpisie w specjalnym magazynie. Jednocześnie włącza się i sprawdza niezawodność alarmów bezpieczeństwa.

Uzbraja i rozbraja pomieszczenia szefa działu personalnego służby (innego urzędnika odpowiedzialnego za utrzymanie) praca personelu). Sprzątanie lokalu dozwolone jest tylko w obecności tych osób. Akta, teczki z dokumentami, segregatory, dokumenty do odczytu maszynowego, dzienniki księgowe i księgi rachunkowe, zeszyty pracy są przechowywane w dziale personalnym w godzinach pracy i poza godzinami pracy w zamkniętych na stałe metalowych szafach. Pożądane jest, aby każdy pracownik miał własną szafkę do przechowywania przypisanych mu tablic dokumentów. Jednocześnie pieczęcie, pieczątki, formularze dokumentów i klucze z szaf roboczych pracowników z reguły przechowywane są w sejfie szefa obsługi personalnej.

Zasady pracy z dokumentami

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych podczas pracy z dokumentami, należy przestrzegać następujących zasad.

Zasada 1. Na pulpicie trzymaj tylko te dokumenty, z którymi aktualnie pracujesz.

Zasada 2. Przechowuj inne dokumenty w zamkniętej szafce.

Zasada 3. Umieść pliki wykonywalne w folderach, w których wskaż rodzaj wykonywanych z nimi czynności, na przykład „Do archiwizacji w aktach osobistych”, „Do wysłania” itp. lub nazwiska pracowników, którzy pracują z tymi dokumentami . Dobrze, jeśli każdy folder zawiera spis zawartych w nim dokumentów.

Zasada 4. Dokumenty, którymi praca jest zakończona, należy niezwłocznie złożyć w odpowiednim pliku.

Zasada 5. Na koniec dnia pracy wszystkie dokumenty, teczki, kartki i zeszyty z notatkami roboczymi, materiałami instruktażowymi i referencyjnymi wrzuć do metalowych szafek, sejfów, zamknij je i zapieczętuj plombą.

Zasada 6. Pod koniec dnia roboczego na biurku nie powinien pozostać ani jeden papier. Sprawdź również kosz na śmieci i upewnij się, że nie ma dokumentów, które mogłyby zainteresować osobę postronną.

Zasada 7. Pieczęcie, pieczęcie, druki dokumentów, klucze do szafek roboczych przechowywać wyłącznie w sejfie kierownika działu personalnego.

Zasada 8. Szkice i rewizje dokumentów, uszkodzone formularze, arkusze z ewidencją usług na koniec dnia pracy należy niszczyć w maszynie do cięcia papieru - niszczarce.

Zasada 9. Komputery pod koniec dnia pracy blokują i rozłączają się z siecią.

Zasada 10. Nie zostawiaj żadnych dokumentów ani akt biurowych na biurku, nie zostawiaj otwartych szafek i nie zostawiaj odblokowanego komputera wychodząc z biura.

TO JEST ZABRONIONE!

Umieść dokumenty na podłodze, parapetach okiennych, w nieposortowanych stosach

Zasady przechowywania dokumentów

W systemie przechowywania dokumentów kadrowych można wyróżnić dwa etapy: bieżący (operacyjny) i kolejny (archiwalny).

Przechowywanie i korzystanie z dokumentów od momentu ich utworzenia do momentu przekazania sprawy, w której są zgrupowane, do archiwum nazywamy bieżącymi (operacyjnymi). Bieżące przechowywanie skrzynek odbywa się w miejscu ich powstania. Tak więc przechowywane są w nim również dokumenty utworzone w służbie personalnej.

Obecne przechowywanie dzieli się na dwa podgatunki:

• przechowywanie dokumentów w trakcie ich wykonywania;
• przechowywanie wykonanych dokumentów. Bieżące przechowywanie dokumentów oznacza ich przechowywanie w oryginałach. Dlatego w usługach personalnych organizacji zamówienia dla personelu są przechowywane w oryginałach.

Warunki przechowywania powinny zapewniać ochronę dokumentów przed uszkodzeniem, szkodliwymi skutkami środowisko i zapobiec ich utracie. Z reguły w tym celu w pomieszczeniach działu personalnego i archiwum instalowane są metalowe szafy, sejfy, regały itp. Aby ułatwić wyszukiwanie dokumentów, na szafach umieszcza się kopie nomenklatury spraw, a Na grzbietach okładek umieszczono numery spraw zgodnie z nomenklaturą.

Jeśli wiesz, że dany dokument powinien być kopiowany z określoną częstotliwością, możesz wykonać jego jedną kopię dobra jakość i dalej z nią pracować.

W pomieszczeniach obsługi personelu, w których przechowywana jest duża ilość dokumentów, należy utrzymywać stabilne wartości temperatury i wilgotności powietrza, gdyż to nie wysokie i niskie temperatury i wilgotność są szczególnie niebezpieczne dla papier, ale częsta zmiana tych wskaźników. Oczywiście dokumenty są przechowywane w specjalnych teczkach i za szczelnie zamkniętymi drzwiami szafek, aby zminimalizować narażenie na największego wroga papieru - kurz. Wskazane jest również przechowywanie dokumentów w szafce z nieprzezroczystymi drzwiami. Chodzi nie tylko o jak największe bezpieczeństwo przechowywania, ale także o to, że papier jest szkodliwy na działanie światła, zwłaszcza promieniowania ultrafioletowego.

WARTO WIEDZIEĆ

Archiwiści Archiwów Państwowych mogą sprawdzić procedurę przechowywania i niszczenia dokumentów w organizacji, na przykład, jeśli po sprawdzeniu ekspertów z inspekcji GIT ujawniono naruszenia zasad przechowywania dokumentów osobowych. Kontrola archiwalna sprawdza również przechowywanie dokumentów personalnych w przypadku, gdy pracownik wystąpił do sądu z oświadczeniem o naruszeniu jego prawa społeczne(nie można uzyskać zaświadczenia z miejsca pracy o zarobkach, stażu pracy itp.)

Przykro to przyznać, ale kopiowanie i skanowanie nie mniej szkodzi dokumentom. Generalnie nie zaleca się wykonywania takich zabiegów więcej niż pięć razy, gdyż wystarczy to do znacznej zmiany koloru papieru i zmniejszenia jego odporności na uszkodzenia mechaniczne. Takie oddziaływanie wynika z faktu, że przy przechodzeniu wiązki światła przez strony dokumentów poziom oświetlenia jest dwudziestokrotnie wyższy od zalecanego.

Zasady niszczenia dokumentów

Jeden z etapów koło życia dokumentów osobowych jest ich zniszczenie. Powody są różne.

Powód 1. Legalne zniszczenie w organizacjach po upływie ustalonego okresu przechowywania.

Powód 2. Zniszczenie lub uszkodzenie przez zaniedbanie, w wyniku wypadków i klęsk żywiołowych, klęsk żywiołowych i katastrof spowodowanych przez człowieka.

Nasza referencja

Pomieszczenia archiwum organizacji muszą być odizolowane, wyposażone w alarmy bezpieczeństwa i przeciwpożarowe. Wymagane wymiary pomieszczenia do przechowywania dokumentów, w tym personelu, można łatwo obliczyć na podstawie wymiarów (długości) półki archiwalnej i średniej grubości (1-1,5 cm) standardowego etui, biorąc pod uwagę, że standardowe archiwum regał o wysokości 2 m 30 cm posiada 12 takich półek. Odległość robocza między regałami musi wynosić co najmniej 80 cm, przejścia przeciwpożarowe między rzędami regałów - 120 cm Oddzielnie obszar zajmowany przez metalowe szafy i sejfy, a także średnia liczba skrzynek, które można w nich umieścić, jest uważany. Po przeprowadzeniu wszystkich tych obliczeń możesz dokładnie wskazać, jakie obszary magazynu archiwum potrzebujesz, aby pomieścić dokumenty.

W związku z tym służba personalna musi rozwiązać dwa przeciwstawne zadania.

Zadanie 1. Zniszcz dokumenty, aby zminimalizować (lub lepiej całkowicie wyeliminować) możliwość odzyskania zawartych w nich informacji.

Zadanie 2. Odtworzenie dokumentów i zawartych w nich informacji w przypadku uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów. Jakie metody i technologie można do tego wykorzystać.

Pierwsze zadanie związane jest z wypełnieniem wymagań prawnych i obowiązków biznesowych w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów, które stały się zbędne dla organizacji, a także zajęciem się kwestiami związanymi z bezpieczeństwem informacji.

Drugi problem na szczęście trzeba rozwiązywać znacznie rzadziej. I dobrze jest pomyśleć z wyprzedzeniem i opracować plany działania, aby uratować uszkodzone dokumenty na wypadek pożaru lub powodzi.

Niszcząc akta osobowe należy przestrzegać szeregu wymagań określonych w Międzynarodowej Normie Zarządzania Dokumentacją ISO 15489-1-2001 oraz w Normie 15489-1-2007, a mianowicie:

• zniszczenie musi być autoryzowane (tj. nieuprawnione niszczenie dokumentacji bez wystawienia odpowiednich dokumentów jest zabronione);
• Nie niszcz dokumentów związanych z toczącym się lub toczącym się postępowaniem prawnym lub dochodzeniem;
• niszczenie dokumentów musi odbywać się z zachowaniem poufności zawartych w nich informacji;
• wszystkie kopie dokumentów wybrane do zniszczenia, w tym kopie ubezpieczeniowe i kopie zapasowe oraz kopie do długoterminowego przechowywania, muszą zostać zniszczone.

Nasza referencja

Niszczenie jest obecnie najbardziej powszechną i popularną metodą niszczenia dokumentów papierowych. Przyciąga ich taniość, „przyjazność dla środowiska”, wystarczająca niezawodność.

Główną zaletą jest to, że dokumenty mogą być niszczone etapami, dodatkowo nie trzeba przeznaczać dużej przestrzeni na tymczasowe przechowywanie wybranych do zniszczenia materiałów. W takim przypadku łatwiej jest zapewnić bezpieczeństwo dokumentów i zawartych w nich informacji. To właśnie ta opcja jest aktywnie wykorzystywana w pracy, aw wielu organizacjach wymóg obowiązkowego niszczenia dokumentów w niszczarce jest zawarty w przepisach wewnętrznych.

Przy wyborze niszczarki eksperci doradzają, biorąc pod uwagę liczbę dokumentów likwidowanych codziennie.

Zalecane dzienne obciążenie jest ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze jednostki. Kolejną podstawową kwestią jest to, jak poufne są informacje. Od tego zależy stopień tajności niszczyciela i rodzaj cięcia.

Poziom prywatności zapewniany przez niszczarkę jest ustawiony największy rozmiar fragmenty, na które pocięty jest papier lub inny nośnik.

Według Międzynarodowy standard DIN 32757-1 rozróżnia pięć poziomów tajemnicy:

• pierwszy poziom tajemnicy jest przypisany do modeli, które na wyjściu produkują paski o szerokości do 1,2 cm.Możliwe jest przywrócenie dokumentu z takich wiórów, chociaż trzeba będzie majstrować. Dlatego takie niszczarki są używane głównie do czyszczenia pulpitu;
• drugi poziom tajemnicy nie jest dużo poważniejszy. Urządzenie wytwarza paski nie szersze niż 0,6 cm Ze względu na przystępną cenę takie urządzenia są dość rozpowszechnione;
• Niszczarki poziomu 3 mogą być używane do niszczenia dokumentów poufnych, ale nie sklasyfikowanych. Papier jest cięty na paski o szerokości 0,2 cm lub fragmenty o wymiarach do 0,4 x 6 cm Przywrócenie zawartości zniszczonego w ten sposób dokumentu jest prawie niemożliwe;
• w przypadku dokumentów niejawnych zaleca się używanie niszczarek o jeszcze potężniejszym, czwartym poziomie tajności. W takim przypadku dokument jest cięty na fragmenty nie większe niż 0,2 x 1,5 cm, tj. na małe wióry, nadające się tylko jako materiał budowlany;
• i wreszcie, do niszczenia ściśle tajnych dokumentów, produkowane są niszczarki, które wytwarzają fragmenty formatu 0,08 x 1,3 cm, w rzeczywistości dokument zamienia się w „kurz” i nie można go przywrócić nawet w warunkach laboratoryjnych.

Wybierając niszczarkę, musisz polegać tylko na poziomie tajności, który jest naprawdę niezbędny, ponieważ od tego zależy cena i wydajność maszyny.

Nie zapominajmy, że sprzęt biurowy to nie tylko niezbędny pomocnik w biurze, ale także ważny detal wnętrza. W asortymencie każdego producenta można znaleźć ciemne i jasne modele o klasycznym lub futurystycznym wzornictwie. W dekoracji wykorzystano metalowe, przezroczyste tworzywa sztuczne, wskaźniki świetlne w różnych kolorach.

Zasady pracy z gośćmi obsługi personalnej

Oprócz operacji z dokumentami pracownicy działu personalnego spędzają znaczną część swojego czasu na przyjmowaniu obywateli (pracowników organizacji, byli pracownicy, osoby ubiegające się o pracę itp.). Ten rodzaj pracy również powinien być ściśle uregulowany, ponieważ odwiedzający mogą stanowić pewne zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji działu personalnego.

Dla wygody odwiedzających dział personalny pożądane jest, aby pomieszczenia działu znajdowały się na parterze budynku, w pobliżu wejścia. W godzinach przyjmowania osób niebędących pracownikami przedsiębiorstwa wejście do oddziału powinno być bezpłatne.

Lepiej jest kontrolować przejście osób nieuprawnionych na teren oddziału: odwiedzający jest identyfikowany za pomocą paszportu lub oficjalnego dowodu osobistego.

TO JEST ZABRONIONE!

W godzinach przyjmowania zwiedzających pełnić funkcje nie związane z recepcją, prowadzić rozmowy biznesowe i osobiste telefonicznie

Ważne jest, aby przyjmowanie zwiedzających odbywało się tylko w specjalnie wyznaczonych godzinach. W innych przypadkach na terenie działu personalnego nie mogą przebywać osoby nieuprawnione, w tym pracownicy przedsiębiorstwa. Godziny przyjęć mogą być inne dla pracowników przedsiębiorstwa i osób nie zaliczonych do tej kategorii. Przyjmowanie zwiedzających powinno być zorganizowane w taki sposób, aby na terenie oddziału nie było osób oczekujących na przyjęcie.

Upewnij się, że w godzinach odwiedzin na Twoim biurku nie ma zbędnych dokumentów.

Przyjmowanie zwiedzających wiąże się najczęściej z prowadzeniem prac referencyjnych: odpowiadaniem na pytania zwiedzających oraz wydawaniem zaświadczeń o ich miejscu pracy, stanowisku, stażu pracy. Warto przypomnieć, że nie wolno odpowiadać na pytania związane z przekazywaniem danych osobowych przez telefon.

Czasopismo: Wszystko dla oficera personalnego, Stan na: 15.06.2012, Rok: 2012, Numer: 7

• Zarządzanie dokumentacją kadrową