Tabela kadrowa dokumentuje skład, liczbę pracowników organizacji i jej strukturę. Przykład kompilacji personel, procedurę jego zatwierdzania i rejestracji zmian. Czy konieczne jest sporządzenie tabeli kadrowej?
Tabela kadrowa jest wewnętrznym dokumentem przedsiębiorstwa, w którym udokumentowana jest obsada, liczba pracowników organizacji i jej struktura.
W tym artykule przyjrzymy się przykładowi kompilacji tabeli kadrowej, procedurze jej zatwierdzania i powiemy, jak wydać zmianę w obsadzie.
W rosyjskim prawie pracy nie ma bezpośredniego wskazania na obowiązek sporządzenia tabeli kadrowej. Z tego powodu niektórzy pracodawcy nie chcą sporządzać dodatkowego dokumentu personalnego.
Praktyka pokazuje, że konieczne jest posiadanie stołu kadrowego, ponadto jego brak może prowadzić do bardzo spalić na panewce dla pracodawcy w formie grzywien.
Należy zauważyć, że art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa jeden z obowiązkowych warunków umowa o pracę- funkcja pracy pracownika, jako „praca według stanowiska zgodnie z tabelą personelu”. Bez zatwierdzonego stołu kadrowego nie można zmniejszyć personelu i zwolnić go, zgodnie z art. 81 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
Ponadto tabela kadrowa lub wyciągi z niej mogą być wymagane podczas kontroli przez organy podatkowe, władze terytorialne Fundusz emerytalny, Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i Inspekcji Pracy.
Sporządzamy tabelę kadrową
Lista pracowników nie zawiera informacji o pracownikach, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne. Są to tak zwani pracownicy „niezależni”, którzy nie podlegają przepisom prawa pracy (art. 11 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Podczas sporządzania tabeli personelu zarówno organizacje, jak i indywidualni przedsiębiorcy mogą korzystać z ujednoliconego formularza nr T-3 (zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1). Ten formularz nie jest obowiązkowy do użytku i ma charakter doradczy, ale zawiera wszystkie niezbędne informacje dla dokumenty personalne przybory.
Stosując formularz nr T-3, należy przestrzegać pewnych zasad jego wypełniania. Rozważmy je bardziej szczegółowo na przykładzie personelu LLC.
Wymagane dane
„Nazwa organizacji” jest wskazana tak, jak pojawia się w dokumenty założycielskie: jeśli inny niż pełne imię i nazwisko istnieje wersja skrócona, wtedy jest ona wskazana po pełnej (w nawiasie) lub w wierszu poniżej.
„Kod OKPO” to kod identyfikacyjny przedsiębiorstwa według ogólnorosyjskiego klasyfikatora przedsiębiorstw i organizacji, który jest wskazany w liście informacyjnym państwowego organu statystycznego.
„Numer dokumentu”: jeśli tabela personelu jest kompilowana po raz pierwszy, otrzymuje numer 1, aw przyszłości liczby są uporządkowane.
Data kompilacji — bieżąca data utworzenia dokumentu.
„Zatwierdzony” - wskazuje numer i datę zamówienia, w którym ta obsada została zatwierdzona.
„Za okres” – ta linia odzwierciedla okres ważności dokumentu oraz datę, od której zaczyna on obowiązywać.
„Stan w ilości ____ jednostek” - wskazuje całkowitą liczbę jednostek personelu przedsiębiorstwa, odzwierciedloną w tabeli personelu.
Główną częścią
Po uzupełnieniu wymaganych danych wprowadzimy informacje o działach, stanowiskach i wynagrodzeniach.
Kolumna 1 „Nazwa jednostki strukturalnej”. Działy strukturalne przedsiębiorstwa obejmują działy, oddziały, przedstawicielstwa itp.
Z reguły ta kolumna jest wypełniana, zaczynając od jednostek zajmujących się ogólnym zarządzaniem („Administracja”), a następnie działem księgowości, działem personalnym, dział ekonomiczny itd., to jednostki produkcyjne(sklepy, działy) i usługowe (magazyn, jednostki biznesowe itp.).
Niekiedy nazwa jednostki może mieć wpływ na zapewnienie pracownikowi określonych świadczeń (na przykład w przypadku niebezpiecznej produkcji) – w takim przypadku należy ją zaczerpnąć z odpowiednich klasyfikatorów branżowych.
Kolumna 2 „Kod jednostki strukturalnej” przeznaczona jest do numerowania jednostek w kolejności, w której można określić ich miejsce i podporządkowanie w ogólna struktura przedsiębiorstw. W małym przedsiębiorstwie o scentralizowanej strukturze kod może nie być wskazany.
Kolumna 3 „Stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria) kwalifikacji pracownika”. Pracodawca może samodzielnie przypisać nazwę do stanowisk lub możesz użyć „Ogólnorosyjskiego klasyfikatora zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorie taryfowe(OK 016-94) „(zatwierdzony Rezolucją Państwowego Standardu Rosji z dnia 26 grudnia 1994 r. Nr 367)”,„ Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów (OK 010-93) ”(zatwierdzony uchwałą państwa Standard Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 298) oraz „Katalog kwalifikacyjny stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników” (zatwierdzony dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37 ).
Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia lub świadczenia i rekompensaty za określony rodzaj pracy, stanowisk, specjalności, to ich nazwa musi ściśle odpowiadać powyższym klasyfikatorom. Tytuł stanowiska musi być napisany w całości, bez skrótów (na przykład: zastępca głównego księgowego, kierownik działu personalnego).
Uwaga: jeżeli nazwa stanowiska określona w umowie o pracę nie odpowiada nazwie tego stanowiska na liście pracowników lub jest na niej całkowicie nieobecna, sprzeczności są rozstrzygane na korzyść umowy o pracę (art. 8 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej).
Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Tutaj podajemy liczbę jednostek personelu przewidzianych w organizacji dla odpowiedniego stanowiska (specjalności).
Jeśli świadczona jest praca w niepełnym wymiarze godzin, musisz wskazać liczbę niekompletnych jednostek w odpowiednich akcjach (na przykład: 0,5; 0,75). Sensowne jest również uwzględnienie wakatów, które nie były zajęte w momencie zatwierdzania tabeli kadrowej, aby nie wprowadzać w niej zmian przy zatrudnianiu każdego nowego pracownika.
Kolumna 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” Wypełnienie tej kolumny zależy od systemu wynagradzania przyjętego w organizacji. Wskazane jest stałe wynagrodzenie lub stawka taryfowa, która nie obejmuje wynagrodzeń, świadczeń socjalnych i motywacyjnych.
Uwaga: czasami pracodawca, w celu ustalenia różnych wynagrodzeń dla kilku pracowników zajmujących te same stanowiska, wskazuje w tabeli kadrowej minimalne i maksymalne limity wynagrodzenia lub stawki taryfowej - tak zwany „widelec” (na przykład: 15 000- 18 000 rubli).
Jest to sprzeczne z art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który przewiduje równą płacę za równą pracę oraz art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym ustala się wynagrodzenie i stawkę taryfową. Rozumie się, że jeśli pracownicy zajmują te same stanowiska, to wielkość i złożoność ich pracy są również takie same, co oznacza, że ich pensje powinny być równe. W takim przypadku istnieje możliwość ustalenia wynagrodzenia w większej wysokości dla dowolnego z pracowników kosztem diet lub innych dopłat.
Kolumny 6-8 „Dopłaty”. Dodatki, dodatki i inne płatności motywacyjne są ustalane przez obowiązujące ustawodawstwo (na przykład: za pracę w warunkach Dalekiej Północy i równoważnych obszarów) lub przez samego pracodawcę (za staż pracy, za znajomość języka obcego, itp.). Wysokość zasiłku można ustalić w formularzu stała kwota lub jako procent wynagrodzenia.
Kolumnę 9 „Ogółem” wypełnia się, dodając kolumny od 5 do 8, ale tylko wtedy, gdy wszystkie zawarte w nich dane są wprowadzane w ekwiwalencie rubla. Jeżeli wynagrodzenie jest ustalone w rublach, a dodatki są procentami, w kolumnie 9 umieszcza się myślnik, a w nocie należy wskazać dokumenty, na podstawie których stosuje się te dodatki i dopłaty.
Kolumna 10 „Uwaga” jest przewidziana do wykonania Dodatkowe informacje wyjaśnienie i wyjaśnienie danych kadrowych.
Formularz nr T-3 zawiera podpis szefa obsługa personelu i główny księgowy, ale w przypadku braku jednego ze stanowisk w organizacji, możesz pozostawić odpowiednią linię pustą lub uzupełnić formularz podpisami innych pracowników. Stemplowanie na zatwierdzonym stole personelu nie jest przewidziane.
Procedura zatwierdzania tabeli kadrowej
Stół kadrowy zatwierdzany jest rozkazem podpisanym przez kierownika lub inną upoważnioną osobę. Szczegóły zamówienia należy wpisać w wierszu „Zatwierdzone”.
Ponieważ płaca jest naliczany co miesiąc, wtedy wygodniej jest wprowadzić w życie nową tabelę kadrową od pierwszego dnia. Należy zauważyć, że daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie tabeli zatrudnienia mogą się nie pokrywać.
Warunki zatwierdzania tabeli kadrowej są ustalane przez pracodawcę niezależnie. Może być zatwierdzany corocznie, chociaż przyjęty raz, może równie dobrze obowiązywać przez kilka lat. Jeśli w tabeli obsadowej dokonywano jakichś uzupełnień, to wskazane jest na początek rok kalendarzowy zatwierdzić nowy harmonogram z uwzględnieniem wszystkich wprowadzonych zmian.
Tabele personelu powinny być przechowywane w miejscu opracowania i zatwierdzenia, okres przechowywania jest stały.
Wprowadzanie zmian w tabeli kadrowej
Oczywiście, informacje raz wprowadzone do tabeli kadrowej mogą z czasem ulec zmianie. Przyczynami zmiany tabeli personelu mogą być:
- wprowadzenie nowych jednostek kadrowych;
- zmiana wynagrodzeń;
- wyjątek wakaty;
- zmniejszanie lub zmniejszanie rozmiarów;
- zmiana nazw stanowisk, pionów itp.
Pracodawca, niezależnie od powodów zmiany tabeli kadrowej, będzie musiał sam zdecydować, jak dokonać tych zmian:
- sporządzić i zatwierdzić nową tabelę kadrową lub
- wydać polecenie zmiany już istniejącego harmonogramu.
W pierwszym przypadku opracowywany i zatwierdzany jest zupełnie nowy dokument (rozważaliśmy przykład tabeli kadrowej organizacji i wcześniejszą procedurę jej przygotowania).
W drugim przypadku procedura zmiany tabeli personelu obejmuje następujące kroki:
- Sporządzenie i podpisanie zlecenia zmiany tabeli obsadowej (przykład podano powyżej), w którym należy wskazać przyczyny dokonania zmian oraz datę, od której wchodzą one w życie (od dnia wystawienia zlecenia lub później), nazwa nowych jednostek wprowadzonych (lub wykluczonych z wakatów), liczba nowych stanowisk pracowniczych, nowe wynagrodzenie, dodatki lub inne dodatki itp.;
- Korekta aktualnej tabeli kadrowej zgodnie z wydanym zleceniem;
- Zwrócenie uwagi na dokonane zmiany konkretnych pracowników, których one dotyczą, oraz dokonanie odpowiednich uzupełnień i zmian w ich umowach o pracę i książkach pracy.
Zwróć uwagę na nieco inną procedurę zmiany tabeli personelu podczas zmniejszania liczby lub personelu. Zgodnie z art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracownicy muszą zostać ostrzeżeni o zbliżającym się zwolnieniu co najmniej dwa miesiące przed nim.
Nowa tabela zatrudnienia w tym przypadku może wejść w życie nie wcześniej niż dwa miesiące po jej sporządzeniu.
Co powinien wiedzieć kierownik i księgowy podczas sporządzania tabeli kadrowej. Jakie wymagania należy spełnić podczas wypełniania ujednoliconego formularza T-3.
Przepływ dokumentów jest niezbędny do śledzenia różnych wskaźników wydajności firmy w dynamice. Bez tego organizacja procesów jest dość chaotyczna. Ponieważ we współczesnym świecie personel jest głównym kapitałem każdej firmy, dokumenty związane z zarządzaniem przez zasoby ludzkie musi być przeprowadzone tak dokładnie i poprawnie, jak to możliwe.
Rekrutacja - umożliwia ustalenie obsady kadrowej działów organizacji, analizę struktury organizacyjnej i systemu wynagradzania, a także ułatwia proces rekrutacji personelu na wolne stanowiska w firmie.
Do czego służy ten dokument, czy jest obowiązkowy?
Tabela kadrowa jest niezbędna, aby móc uzasadnić sytuacje zwalniania pracowników z powodu redukcji etatów w przypadku ich wystąpienia do sądu. Może również służyć jako uzasadnienie odmowy zatrudnienia (z powodu braku konkretnego stanowiska). Dlatego dobra kompilacja ten dokument stanowi podstawę prawnej obrony interesów firmy.
Ponadto firmy kontrolujące (w szczególności inspekcja pracy) często wymagają jej obecności podczas kontroli. Brak dokumentu stanowi naruszenie prawa Federacji Rosyjskiej o ochronie pracy. W związku z tym, zgodnie z Kodeksem wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej (art. 5.27), organizacji, która nie dostarczyła harmonogramu, grozi grzywna w wysokości od 30 do 50 tysięcy rubli. Ponadto urzędnik zostanie ukarany grzywną (kwota waha się od 1 do 5 tysięcy rubli).
Wreszcie bez tabeli kadrowej nie można wykazać, że w momencie redukcji firma nie miała możliwości zapewnienia pracownikom alternatywnych wakatów.
Obecność tego dokumentu nie jest więc obowiązkowa z punktu widzenia ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i teoretycznie decyzja inspekcji podatkowej lub inspekcji pracy o nałożeniu grzywny może być zaskarżona w sądzie. Jednak w praktyce dokument powinien być prowadzony przez każdą firmę, aby zapobiec ewentualnym sytuacje konfliktowe. Jednocześnie ważne jest, aby zrozumieć, że dla organizacje budżetowe jego obecność jest ustawowa.
Wymagania dla niego
Ponieważ stół kadrowy jest tak zwanym przepisem lokalnym, nie ma dla niego tak wielu specjalnych wymagań:
- Jednym z głównych jest fakt, że firma jest zobowiązana do sporządzenia tego dokumentu zgodnie z ujednoliconym formularzem T-3 ustanowionym przez prawo federalne. Nie możesz go skrócić (wszystkie niezbędne elementy muszą być obecne), ale możesz wprowadzić dodatkowe dane
- Harmonogram musi obowiązywać od pierwszego dnia miesiąca.
- Bardzo ważne jest, aby każda strona była ponumerowana.
- Dokument musi być zszyty, mieć pieczęć organizacji, podpis kierownika i osoby odpowiedzialnej za kompilację
Kto kompiluje?
Na ten moment prawodawstwo nie określa jasno, kto powinien być zaangażowany w opracowanie dokumentu.
W firmach o rozgałęzionej strukturze organizacyjnej odpowiedzialność za kompilację mogą spoczywać na pracownikach następujących działów:
- obsługa personelu
- księgowość
- dział prawny (najmniej powszechna sytuacja)
W małe firmy może to zrobić kierownik lub inna upoważniona przez niego osoba. W takim przypadku zamówienie jest składane na nazwisko konkretnego pracownika, który będzie pracował z tym dokumentem. Inną możliwością ustalenia, kto jest odpowiedzialny, jest wskazanie tego faktu w opisie stanowiska lub umowie o pracę.
Aby uprościć procedurę kompilacji, konieczne jest określenie jej niuansów w instrukcjach dotyczących pracy biurowej:
- terminy i podstawowe zasady opracowywania/wprowadzania zmian
- formularz zamówienia po zatwierdzeniu harmonogramu i zmian
- osoby odpowiedzialne za tworzenie dokumentu i podpisywanie zleceń
- pracowników, z którymi trzeba skoordynować projekt harmonogramu lub jego zmiany
- skład aktów normatywnych regulujących wszelkie kwestie z nim związane
Jak to się twierdzi?
Po sporządzeniu tabeli personelu należy ją zatwierdzić. Zanim ostateczny formularz do podpisania będzie gotowy, konieczne jest uzgodnienie go z pracownikami wskazanymi w instrukcji.
Następnie zatwierdzenie musi nastąpić za pomocą specjalnego zamówienia lub zamówienia, które musi być podpisane przez szefa firmy lub osobę upoważnioną. Zamówienie musi wskazywać daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie – mogą one pokrywać się lub różnić od siebie, ale data wejścia w życie nie może być wcześniejsza niż data przygotowania lub zatwierdzenia.
Struktura i kolejność napełniania
Przede wszystkim ujednolicony formularz musi zawierać szereg szczegółów (są one wymagane dla każdego dokumentu księgowego):
- imię i nazwisko oraz numer dokumentu
- data jego kompilacji
- Nazwa firmy
- potwierdzenie faktu dokonania czynności i wyrażenie wartości pomiaru przyrodniczego lub pieniężnego”
- imię i nazwisko oraz podpis osoby odpowiedzialnej za poprawność zestawienia
Tabela musi zawierać następujące informacje (od lewej do prawej):
- podział strukturalny
- kod rejonu
- stanowisko, ranga, klasa kwalifikacji (np. inżynier I kategorii)
- liczba jednostek kadrowych
- wynagrodzenie (wskazane w rublach, jednostki miary znajdują się tylko w nagłówku tabeli - na przykład 20 000,00)
- dodatki (w rublach) - na przykład za stopień. Są dla nich 3 kolumny.
- łącznie, pocierać. - ta kolumna wskazuje łączną kwotę wynagrodzeń
- Notatka
Po wypełnieniu wszystkich kolumn w tabeli należy wypełnić wiersz „Ogółem”. W nim konieczne jest zsumowanie wszystkich wartości kolumn (wysokość wynagrodzeń, liczba jednostek personelu itp.). Następnie składane są niezbędne podpisy i pieczęć.
Jak dokonać zmiany?
W roku 2017 istnieją 2 główne sposoby wprowadzania zmian w tabeli personelu:
- Możesz więc bezpośrednio zmienić ten dokument, tworząc nowy, który będzie miał następujące elementy numer rejestracyjny. W takim przypadku nowa wersja musi zostać zatwierdzona przez zlecenie dla głównej działalności.
- Jednak przez większość czasu zmiany są dość niewielkie. W takim przypadku wystarczy wydać zmiany w odpowiedniej kolejności. Zlecenie można wywołać w następujący sposób: „Po zmianie tabeli personelu” lub „Po wprowadzeniu zmian w tabeli personelu”.
Jednak ta procedura musi być uzasadniona. Mogą to być następujące powody:
- konieczność optymalizacji działań administracyjnych
- poprawa struktura organizacyjna firm
- reorganizacja
- eliminacja powielania funkcji i tworzenie centrów odpowiedzialności
- zmiany w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej
- konieczność zorganizowania działań usprawniających działalność działu w firmie
- ograniczenie działalności podstawowej, jej rozszerzenie lub dywersyfikacja
W przypadku zmiany nazwy stanowiska pracownika, przed dokonaniem zmian należy uzyskać pisemną zgodę pracownika.
Okres trwałości i częstotliwość kompilacji
W ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej nie ma norm, które regulowałyby częstotliwość zatrudnienia. Jeśli firma wysoki poziom rotacja personelu, wskazane jest sporządzanie go raz w miesiącu. Najczęściej jednak robią to co 6 lub 12 miesięcy, w razie potrzeby dokonując tylko zmian. Wynika to z faktu, że taki harmonogram jest tzw. dokumentem planistycznym.
Możliwe jest również sporządzenie formularza T-3 na kilka lat - ale mogą to zrobić tylko te firmy, które nie planują dostosowywania kadr, wprowadzania nowych stanowisk lub usuwania niektórych z istniejących.
W związku z tym opcja ta nie może być uznana za celową w roku 2017 – warunki kryzysowe zmuszają organizacje do ciągłej zmiany różnych aspektów swojej działalności.
W odniesieniu do okresu przechowywania, w tej chwili dokument musi być przechowywany w firmie przez 3 lata. W takim przypadku okres ten liczony jest od następnego roku po roku, w którym harmonogram stracił swoją moc. Personel (który może służyć jako lekka alternatywa dla danego papieru) musi być przechowywany przez 75 lat.
Czy przedsiębiorcy muszą mieć stół kadrowy?
Rekrutacja jest koniecznością lokalny akt, który służy do projektowania struktury, obsady i liczba pracowników organizacje (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Czy indywidualny przedsiębiorca musi mieć tabelę kadrową, jak ją sporządzić, zatwierdzić i wypełnić.
Mieć czy nie mieć
Tabela personelu jest wymieniona tylko w art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym umowa o pracę wskazuje stanowisko, specjalność, zawód (z kwalifikacjami) zgodnie z tabelą kadrową organizacji lub konkretną funkcja pracy pracownik.
Wynika z tego, że jeżeli umowa o pracę określa stanowisko, specjalność lub zawód (jak to zwykle bywa), to pracodawca, który zawarł taką umowę o pracę z pracownikiem, musi dysponować tabelą kadrową.
I odwrotnie, jeśli wszystkie umowy o pracę zawarte z pracownikami opisują funkcję pracowniczą (tj. opisują konkretną pracę, którą pracownik jest zobowiązany wykonywać), wówczas nie ma potrzeby tworzenia tabeli kadrowej.
Ponadto art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej jednoznacznie mówi o „personelu organizacji”, a nie o personelu przedsiębiorcy. Jednak urzędnicy federalnej inspekcji pracy mogą uznać brak tabeli kadrowej dla indywidualnego przedsiębiorcy za naruszenie prawa pracy i nałożyć na nich grzywnę zgodnie z art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.
- liczba Twoich pracowników przekracza 3-4 osoby
- obowiązki pracowników są skorelowane ze standardowymi funkcjami na danym stanowisku, specjalności lub zawodzie
- Musisz jasno ustrukturyzować swój personel, dzieląc obowiązki między pracowników
Czasami umowy o pracę z pracownikami wskazują, że są oni przyjmowani na określone stanowiska, specjalności lub zawody, a nie ma listy pracowników, która ustalałaby obecność tych stanowisk, specjalności i zawodów.
W takim przypadku brak tabeli kadrowej nie może uniemożliwić pracownikowi wypełniania jego prawa pracownicze. A umowy o pracę nie można uznać za niezawartą tylko z tego powodu, że pracodawca nie ma stołu kadrowego.
Czasami pracownicy są zatrudniani na stanowiska, które nie są przewidziane w istniejącej tabeli kadrowej. Sprzeczność między tabelą personelu a umową o pracę należy rozwiązać na korzyść tej ostatniej (art. 8 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownika uważa się za zatrudnionego według stanowiska, specjalności lub zawodu określonego w umowie o pracę.
Brak personelu może prowadzić do pewnych problemów. Pracodawca nieposiadający stołu kadrowego jest pozbawiony możliwości zmniejszenia liczby pracowników. Mówiąc dokładniej, pracodawca może przeprowadzić redukcję liczby lub personelu pracowników, ale nie będzie w stanie udokumentować legalności swoich działań w przypadku sporu.
Jak wystawić
Formularz zatrudnienia został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1. (UF T-3). Pracodawcy zazwyczaj korzystają z tego formularza. Ale w zasadzie mogą również korzystać z innej, niezależnie opracowanej formy. Czemu?
Trochę historii. Artykuł 9 prawo federalne z dnia 21.11.1996 nr 129-FZ „O księgowości” stwierdzono, że pierwotne dokumenty księgowe są akceptowane do księgowania, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednolicone formy podstawowe zapisy księgowe. I tylko dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, mogą być sporządzone w dowolnej formie, ale muszą zawierać wszystkie szczegóły określone w art. 9 ustawy „O rachunkowości”. Opracowywanie i zatwierdzanie albumów ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej zostało powierzone przez rząd Państwowemu Komitetowi Statystycznemu Rosji. W związku z tym stwierdzono, że jeśli Państwowy Komitet Statystyczny Rosji zatwierdził jakąkolwiek ujednoliconą formę, podlega ona obowiązkowi stosowania.
Ale lista pracowników nie była wtedy i nie jest obecnie podstawowym dokumentem księgowym. W końcu nie sporządza żadnej transakcji biznesowej, która miałaby znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości. Na podstawie tabeli personelu nie są dokonywane zapisy księgowe (nawet wynagrodzenie pracowników czasowych jest naliczane nie na podstawie tabeli personelu, ale na podstawie arkusza czasu pracy).
A od 2013 roku organizacje pozarządowe mają możliwość korzystania z samodzielnie opracowanych formularzy nawet dla podstawowych dokumentów księgowych. Ale stosowanie tych formularzy zgodnie z częścią 4 art. 9 ustawy N 402-FZ musi zostać zatwierdzony na polecenie kierownika organizacji lub załącznik do polityki rachunkowości.
Pracodawcy mają więc prawo nie stosować ujednoliconej formy zatrudnienia, ale rozwijać własną.
Nazwy stanowisk, zawodów i specjalności, które pojawiają się na liście pracowników, pracodawca ustala samodzielnie.
Jeżeli jednak udzielanie jakichkolwiek świadczeń lub występowanie ograniczeń wiąże się z wykonywaniem pracy na określonych stanowiskach, specjalnościach lub zawodach, to te stanowiska, specjalności i zawody oraz wymagane kompetencje muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w książkach kwalifikacyjnych (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Obecnie istnieją następujące przewodniki:
- ETKS - Ujednolicony katalog taryf i kwalifikacji prac i zawodów pracowników
- CEN - Ujednolicony katalog kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i pracowników
- OKPDTR - Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płac
Jeśli w Jeśli w książkach referencyjnych nie ma takich zawodów i stanowisk, to na liście pracowników (i umowach o pracę) należy wskazać nazwy zawodów i stanowisk zgodnie z regulacyjnym aktem prawnym, który zapewnia korzyści lub nakłada ograniczenia. Prawo pracy Federacji Rosyjskiej zawiera dość dużą liczbę regulacyjnych aktów prawnych, które zapewniają korzyści i ograniczenia dla różnych kategorii pracowników. Dlatego podczas kompilowania tabeli personelu lepiej jest, aby pracodawca przestrzegał odpowiednich katalogów kwalifikacji.
Zastanówmy się, jak poprawnie wypełnić SHR na przykładzie wypełnienia ujednoliconego formularza T-3.
Kolumna 4 (liczba jednostek personelu)
W przypadku, gdy przewidziana jest zawartość niekompletnej jednostki pracowniczej, liczba niekompletnych stanowisk pracowniczych jest wskazana w odpowiednich częściach, na przykład 0,25 (patrz Instrukcja użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzonej dekretem z Państwowy Komitet Statystyczny Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1).
Kolumny 6-8 (dopłaty)
Jeśli pracodawca nie jest w stanie wypełnić tych kolumn w rublach, na przykład ze względu na fakt, że dodatki są ustalane dla pracownika w procentach lub współczynnikach, wówczas dozwolone jest wskazanie procentów lub współczynników w odpowiednich kolumnach.
Jeśli zmieni się wielkość odsetek i współczynników, to naszym zdaniem nie będzie błędem wstawienie myślników w odpowiednich kolumnach, aw kolumnie 10, aby utworzyć link do dokumentu, który reguluje zmianę tych wartości procentowych i współczynników. Na przykład premia procentowa dla pracowników na Dalekiej Północy różni się w zależności od czasu trwania „północnego” doświadczenia. Dlatego wypełniając kolumny 6 - 8, możesz umieścić myślniki (w przypadku braku innych dodatków), a w kolumnie 10 odnieść się do odpowiedniego regulacyjnego aktu prawnego, który reguluje ustalanie procentowych premii do wynagrodzeń dla pracowników na Dalekim Północ.
Inne płatności motywacyjne, z wyjątkiem dodatków, nie są wykazywane. Oznacza to, że nie ma potrzeby uwzględniania premii i innych płatności motywacyjnych, które nie są dodatkami, w ujednoliconej formie obsady personelu. Nie jest jasne, w jaki sposób zasiłki zasłużyły na prawo do obecności w ujednoliconej formie listy pracowników. Ponadto w prawie pracy nie ma oficjalnej definicji zasiłku.
Kolumna 9. (ogółem)
Obliczenie całkowitego wynagrodzenia jest możliwe tylko wtedy, gdy stawki taryfowe i dodatki są ustalone w tych samych jednostkach za ten sam okres. Jeśli w odpowiednich kolumnach oprócz rubli używane są odsetki i współczynniki, a organizacja używa nie tylko czasu, ale także system kawałkowy wynagrodzenia, wówczas nie jest możliwe wyliczenie sumy dla kolumn 5 - 9 ujednoliconej postaci tabeli personelu.
Jak zatwierdzić
Pracodawca samodzielnie zatwierdza tabelę kadrową. Prawo pracy nie przewiduje uwzględniania opinii organu przedstawicielskiego pracowników przy zatwierdzaniu tabeli zatrudnienia.
Tabela kadrowa jest zatwierdzana na polecenie szefa organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy. W tej kolejności, w przeciwieństwie do forma standardowa nie ma części określającej zamówienie dla głównej działalności, a zamówienie może rozpocząć się natychmiast od słów „ZAMAWIAM”, ponieważ nie są wymagane żadne dodatkowe wyjaśnienia, aby wprowadzić SHR w życie. Chociaż możesz określić powody (jeśli istnieją), dla których następuje zatwierdzenie nowego personelu.
Ustawodawca nie rozwiązał kwestii umieszczania pieczęci na liście pracowników. Ujednolicona forma obsady nie przewiduje obowiązkowego nałożenia pieczęci.
Pracodawca również samodzielnie decyduje o kwestiach zmiany i uzupełnienia SR. Pracodawca może dokonywać zmian w tabeli kadrowej dowolnie często. W przypadku sporu o zwolnienie pracowników z powodu redukcji etatów, celowość zmiany tabeli kadrowej nie jest rozpatrywana przez sądy.
Przykładowe wypełnienie
Jak komponować?
Tabela personelu musi zawierać następujące informacje:
- Pełna nazwa organizacji, zgodna z dokumentami założycielskimi
- Organizacje OKPO
- Numer obsady (możesz użyć dowolnej metody numeracji)
- Data faktycznej kompilacji
- Musisz określić okres ważności tabeli kadrowej (zwykle data ta to 1 rok)
- W prawym górnym rogu znajduje się pieczęć „Zatwierdzona” i wskazane są szczegóły kolejności zatwierdzania i wprowadzenia tabeli personelu
- Nazwa stanowiska pracownika zgodnie z EKSD
- Liczba pracowników na każde stanowisko
- Wielkości stawek taryfowych (wynagrodzeń) pracowników
- Stałe dodatki i dopłaty
- Jeśli firma zmieni listę stanowisk, liczbę pracowników, wynagrodzenia i premie, to zmiany te należy wprowadzić do tabeli kadrowej.
Jeśli nie zostanie to zrobione, mogą pojawić się problemy z organami kontrolnymi.
Zatwierdzenie zamówienia
Personel musi być zatwierdzony przez szefów wszystkich podziały strukturalne lub poszczególnych pracowników na stanowiskach kierowniczych. Następnie lista pracowników jest przesyłana do rozpatrzenia do głównego księgowego i szefa służby personalnej. Po zatwierdzeniu tabeli kadrowej przez księgowego i kierownika działu kadr, kierownik wydaje polecenie zatwierdzenia nowego harmonogramu. Po wydaniu nakazu data i numer są umieszczane w tabeli personelu.
Kto jest odpowiedzialny?
Zazwyczaj tabela personelu jest opracowywana przez oficera personalnego lub księgowego. Ale jego kompilację można powierzyć dowolnemu pracownikowi przedsiębiorstwa. Zapoznanie Tabela kadrowa nie jest lokalnym aktem normatywnym organizacji, dlatego pracodawca nie jest zobowiązany do zapoznania się z nią pracowników.
Zmień kolejność
Polecenie wprowadzenia zmian wystawiane jest w formie bezpłatnej i musi zawierać następujące dane:
- Nazwa organizacji
- typ dokumentu
- Data i numer rejestracyjny
- Sęp z napisem „Approved”
- Wizy wykonawcze
- Zlecenie jest uzgadniane z głównym księgowym i kierownikiem
Zmiana w związku z eliminacją postów
Możliwe jest wykluczenie stanowiska z listy pracowników tylko przy redukcji personelu. W tym celu wydawane jest polecenie wprowadzenia zmian, stanowisko jest usuwane i zatwierdzana jest nowa tabela personelu.
Możesz wykluczyć określoną pozycję tylko pod pewnymi warunkami, takimi jak:
- Kryzys
- Zmieniające się warunki pracy i nie tylko
Przy redukcji personelu zwalniany pracownik jest ostrzegany na dwa miesiące przed redukcją.
Procedura redukcji personelu i zmiany tabeli kadrowej:
- Sporządzenie zamówienia (wskazuje powód jego wydania, podawana jest nazwa wykluczonego stanowiska)
- Dokument jest certyfikowany
- Zmiany są wprowadzane do aktualnej tabeli obsady bez usuwania kodów pozycji i podziałów strukturalnych
- Sporządza się rozporządzenie w sprawie środków mających na celu redukcję personelu. Zamówienie jest certyfikowane, a zredukowani pracownicy zapoznają się z nim
Aby wejść Nowa pozycja w obsadzie konieczne jest:
- Wydać polecenie zmiany harmonogramu
- Wprowadź zmiany w obsadzie
- Komponować Opis pracy dla nowego pracownika
Zaplanuj okres przechowywania
Tabela kadrowa musi być przechowywana w przedsiębiorstwie przez trzy lata, licząc od roku, w którym przepis stał się nieważny.
Kary za nieprawidłowo sporządzoną obsadę kadrową
Zgodnie z art. 5,27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej urzędnik może zostać ukarany grzywną od 2000 do 5000 rubli; na osoby wykonujące działalność przedsiębiorcza bez tworzenia osoby prawnej - od 2000 do 5000 rubli; na osoby prawne- od 50 000 do 80 000 rubli.
Na podstawie materiałów: znaydelo.ru, slob-expert.ru
Oprócz aktów prawnych naszego kraju, które mają na celu uregulowanie sfery pracy, każda firma posiada regulacje wewnętrzne.
Niektóre z nich są obowiązkowe, inne opracowywane są w oparciu o potrzeby organizacji.
To może być:
- instrukcje dotyczące ochrony pracy;
- Opis pracy;
- przepisy prawne plan pracy;
- itd.
Dokumenty te różnią się od innych aktów kilkoma szczegółowymi zasadami:
- są zatwierdzane przez szefa firmy;
- ich skutek dotyczy tylko pracowników przedsiębiorstwa;
- ich treść nie powinna być sprzeczna z prawem, pogarszająca sytuację pracowników;
- ich działanie trwa przez pewien czas.
Tabela kadrowa jest jednym z takich wewnętrznych dokumentów firmowych.
Ustawodawstwo
Pojęcie „zatrudnienia” można znaleźć jedynie w drugiej części art. 57 kodeksu karnego Federacja Rosyjska.
Chodzi o przedmioty obowiązkowe. Rozszyfrowuje również równolegle szereg pojęć, takich jak stanowisko, specjalność i kwalifikacje.
Zgodnie z tym artykułem tabela personelu jest „dokumentem organizacyjno-administracyjnym, w którym ustalony jest oficjalny i liczbowy skład organizacji, a także wskazana jest lista płac.
Jest opracowywany zgodnie z formularzem ustalonym przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji i zawiera listę stanowisk, informacje o liczbie jednostek pracowniczych, oficjalne pensje, zasiłki, fundusz miesięczny.
Zgodnie z prawem, jeśli w umowie zawartej przez pracownika z pracodawcą jest tylko stanowisko lub specjalność, to tabela kadrowa - wiążący dokument, które należy sporządzić zgodnie ze wszystkimi zasadami.
Jeżeli umowa przewiduje pełny opis obowiązków pracowniczych zatrudnionej osoby, harmonogram nie jest konieczny.
Zgodnie z artykułem ustawy ten dokument nie jest niezbędny dla indywidualnych przedsiębiorców, jest przeznaczony tylko dla organizacji.
Ale w rzeczywistości podczas inspekcji inspekcja federalna nałoży na takiego pracodawcę grzywnę za naruszenie Kodeks pracy(50 tysięcy rubli).
pojęcie
Tabela kadrowa jest wewnętrznym dokumentem przedsiębiorstwa, który odzwierciedla jego strukturę, z obowiązkową listą zawodów, stanowisk, specjalności, a także całkowitą liczbą pracowników, ich wynagrodzeniem i jego składnikami.
Nie ma zgody co do tego, czy w przedsiębiorstwie potrzebny jest stół kadrowy.
Bezspornym faktem jest to, że dobrze napisany dokument może pomóc firmie wygrać spór w sądzie, na przykład przy zredukowanej liczbie pracowników Były pracownik lub uniknąć kar nakładanych przez organy kontrolne.
Dane zawarte w dokumencie:
- spis wszystkich działów strukturalnych firmy, zgodnie z hierarchią;
- informacje o liczbie wszystkich jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa;
- wysokość wynagrodzeń naliczonych dla każdej pozycji;
- lista wszystkich stanowisk;
- wyliczenie z kolejnością ich naliczania.
Aby sporządzić tabelę kadrową, organizacja musi mieć już uformowaną i ustaloną strukturę.
Zgodnie z nim wszystkie stanowiska i jednostki kadrowe są wskazane w dokumencie.
Co jest potrzebne?
Dobrze zorganizowany stół kadrowy pomaga szybko i sprawnie rozwiązać szereg zadań, a mianowicie:
- pomaga menedżerowi i pracownikom mieć jasne wyobrażenie o strukturze przedsiębiorstwa ze wszystkimi jego działami;
- ustalić liczbę całego personelu firmy;
- analizować i kontrolować ilościowe i jakościowe cechy pracowników;
- kontrolować i monitorować system wynagrodzeń w organizacji, a także wysokość dodatków;
- poprawnie sporządzić umowę o pracę;
- gdy pojawiają się wakaty, ułatwia to dobór pracowników.
Oprócz bieżących zadań kadra pomoże pracodawcy:
- wygrać proces sądowy z byłym pracownikiem z powodu zwolnień;
- wyjaśnić .
Przy sprawdzaniu firmy w organach podatkowych lub ZUS również ten dokument jest wymagany.
Chociaż jego obecność nie jest uważana za obowiązkową, audytorzy będą wymagać od niej w każdym przypadku sprawdzenia poprawności różnych opłat pieniężnych.
Kto się zmyśla?
Prawo nie wspomina, kto powinien sporządzić listę pracowników.
Mogłoby być:
- zarządzanie przedsiębiorstwem;
- specjalnie stworzona grupa osób odpowiedzialnych;
- personel działu personalnego;
- członkowie działu prawnego;
- pracownicy działu ekonomicznego;
- pracownicy działu płac i organizacji pracy.
Należy zauważyć, że przynajmniej jeden ekonomista musi: bezbłędnie uczestniczyć w wypełnianiu dokumentu.
Jak wypełnić i sporządzić tabelę kadrową w 2016 roku?
Jak opracować i sporządzić tabelę kadrową?
Aby to zrobić, musisz znać kilka zasad wypełniania go za pomocą oficjalnego formularza.
Formularz i sekcje
W przypadku tabeli personelu używany jest formularz ujednolicony nr T-3.
Został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej w 2004 r. W sprawie podstawowych dokumentów do rachunkowości pracy. Ten formularz jest opcjonalny, ale zalecany.
Sekcje dokumentu:
- Oficjalna nazwa organizacji.
- Kod działu.
- Pozycja według ogólnorosyjskiego klasyfikatora zawodów oraz katalogu kwalifikacji menedżerów i specjalistów.
- Liczba jednostek kadrowych organizacji.
- Stawka taryfowa.
- Zasiłki
- Wynagrodzenie całkowite, w tym premie.
- Notatki.
Algorytm wypełniania krok po kroku
Algorytm wypełniania tabeli personelu jest następujący:
- Nazwa firmy jest wypełniana zgodnie z dokumentami założycielskimi. Jeśli firma ma pełną i skróconą nazwę, możesz wybrać dowolną opcję. Ale żeby uniknąć kontrowersyjne sytuacje, pożądane jest naprawienie wybranej opcji w dowolnych instrukcjach dotyczących wypełniania danych firmy.
- Wpisz numer i datę dokumentu. Należy pamiętać, że tabela personelu może nie zacząć obowiązywać od razu, więc termin jest odpowiednio ustalony. Na przykład, jeśli dokument wejdzie w życie 1 stycznia 2018 r., Podana jest ta liczba.
- Podana jest nazwa jednostki strukturalnej firmy. W organizacjach komercyjnych może to być wszystko, ale nie obcego pochodzenia. W przypadku przedsiębiorstw państwowych przestrzeganie przepisów jest obowiązkowe. Ponieważ niektóre jednostki są używane jako wskaźnik do obliczania świadczeń emerytalnych ( pracownicy medyczni, pracownicy w zakresie edukacji, pracownicy w branżach niebezpiecznych).
- Kod pododdziału jest wypełniany zgodnie z hierarchią firmy. Na przykład dział - 01, zarządzanie - 01.01, dział - 01.01.01, grupa - 01.01.01.01.
- Kolumna „Pozycja” jest wypełniona. Odbywa się to ściśle zgodnie z umową o pracę i zeszyt ćwiczeń. Jednocześnie dla nazwy kategorii, specjalności, kategorii pracowników, Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów oraz Katalog Kwalifikacji Menedżerów i Specjalistów. Najpierw obsadzane są stanowiska kierowników działów, następnie ich zastępcy, następnie specjaliści i zwykli pracownicy.
- Liczba jednostek personelu jest wypełniona. Należy pamiętać, że nie chodzi tu o rzeczywistą liczbę pracowników przedsiębiorstwa, ale o niezbędną. Dlatego dane w tej kolumnie mogą być ułamkowe (0,25 jest traktowane jako krok). Do organizacje komercyjne każda wartość jest wybierana w oparciu o ich potrzeby. Do przedsiębiorstwa budżetowe liczba pracowników jest obliczana w określony sposób.
- Kolumna „Stawka taryfowa” jest wypełniona. Jego wartość nie może być niższa niż płaca minimalna. Nie możesz wypełnić tej kolumny, na przykład 10-15 000 rubli. Musisz określić konkretną pensję w rublach. Jeśli zmienia się w zależności od pewnych warunków, to w celu odzwierciedlenia tego używane są następujące kolumny formularza.
- Wypełnione są następujące 3 kolumny "dopłaty" w zależności od norm określonych przez prawo, systemu premiowego w danym przedsiębiorstwie, trybu pracy lub obecności szkodliwych warunków pracy, dozwolone jest wskazywanie kwot w rublach lub procentach.
- Uzupełnienie całkowitego wynagrodzenia, uzyskane przez zsumowanie wartości kolumn 5,6,7,8.
- Notatki są wypełniane, Jeśli są.
- Wypełnij kolumny „ogółem”. Odbywa się to poprzez zsumowanie wartości formularzy w pionie (kadry, wynagrodzenia, dodatki i listy płac).
Przykładowe wypełnienie (przykład) formularza T-3 w 2016 roku:
W podanym przykładzie jest to wypełnione dla NEXT LLC.
Na podstawie numeru dokumentu (nr 5) - jest to piąta zatwierdzona tabela personelu w organizacji. Data zakończenia i zatwierdzenia są takie same - to 23 grudnia 2015 r. A moment, w którym tabela personelu weszła w życie dopiero 1 stycznia 2016 r., Co jest wskazane osobno.
Zgodnie z dokumentem NEXT LLC ma tylko 3 działy strukturalne:
- Administracja (01). W pionie znajdują się następujące stanowiska: Dyrektor Generalny, Dyrektor Handlowy, Zastępca CEO w sprawie ACHCH, sekretarz-referent.
- Rachunkowość (02). Podział obejmuje następujące stanowiska: Główny księgowy, księgowy prowadzący, księgowy-kasjer.
- Dział logistyki (03). Dział składa się z kierownika działu i logistyka.
W kolumnie numer 5 wynagrodzenia na wszystkich stanowiskach. W kolumnach 6 i 7 premie „za intensywność pracy” oraz „bonusy dla młodych profesjonalistów”.
W kolumnie numer 9 podsumowano wartości kolumn 5,6,7 (kolumna nr 8 nie jest wypełniona).
W kolumnie „ogółem” liczba jednostek pracowniczych wynosi 10, łączna pensja to 376 000 rubli, a całkowity fundusz płac w przedsiębiorstwie to 477 650 rubli.
Oświadczenie
Tabela personelu jest zatwierdzana na specjalne zamówienie, które należy wskazać (w ostatniej kolumnie dokumentu).
Próbkę możesz pobrać tutaj:
Tekst zamówienia może wyglądać następująco: „Zatwierdź tabelę kadrową z 15 lipca 2016 r. Nr 15 w sile 10 jednostek pracowniczych z miesięczną listą płac 250 000 rubli”.
Podpisy i pieczęcie
Lista pracowników musi być podpisana przez szefa firmy i głównego księgowego.
Jeżeli dokument składa się z kilku arkuszy, dozwolone jest podpisanie każdego arkusza w specjalnie do tego przewidzianych polach. Może to być konieczne np. w organizacji, w której dokument jest najpierw zatwierdzany w oddziałach, a następnie w centrali.
Istnieje możliwość stemplowania zatwierdzonego harmonogramu, ale nie jest to wymagane.
Dokument jest zwykle ważny 1 rok.
Zmiany wprowadza się w nim w następujący sposób:
- sporządzić nową tabelę kadrową;
- zmienić już zatwierdzony dokument, dokonując w nim adnotacji zgodnie z nowym porządkiem.
Okres trwałości
Zgodnie z Zarządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 Po zatwierdzeniu Listy typowych kierowniczych dokumentów archiwalnych okresy przechowywania tabeli kadrowej ustala się w następujący sposób:
- w miejscu akceptacji i rozwoju - stale;
- w innej organizacji - 3 lata;
- lista kadrowa pracowników - 75 lat.
Czy kontrahenci mogą pracować zgodnie z harmonogramem?
Tabela kadrowa dotyczy tylko tych pracowników, którzy pracują na podstawie umowy o pracę.
Pracownicy na podstawie umowy o pracę nie znajdują się na liście pracowników, ponieważ ich relacje z pracodawcą reguluje Kodeks Cywilny Federacji Rosyjskiej, w którym nie ma wzmianki o tym dokumencie.
Podsumowując można powiedzieć, że obsada nie jest obowiązkowa, ale wymagany dokument za usystematyzowanie informacji kadrowej w firmie i jej efektywne działanie, nie mówiąc już o tym, że jej obecność jest gwarancją pomyślnego zakończenia wszelkich audytów.
Tabela kadrowa jest lokalny dokument korporacyjny, zdefiniowanie i sformalizowanie struktury kadrowej organizacji, co często nie jest brane pod uwagę przez początkujących przedsiębiorców, ponieważ rosyjskie ustawodawstwo jest rzekomo lojalne wobec tego dokumentu i kwestii jego przygotowania.
To jednak nic innego jak mit. W tym artykule rozważymy wszystkie kwestie ustawodawcze związane z personelem w Federacji Rosyjskiej, rozważymy rodzaje i podgatunki tego typu dokumentu, przykłady wypełnienia, a także nauczymy się najbardziej podstawowego: jak poprawnie sporządzić tabelę personelu?
Drodzy Czytelnicy! Nasze artykuły mówią o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każda sprawa jest wyjątkowa.
Jeśli chcesz wiedzieć jak dokładnie rozwiązać Twój problem - skontaktuj się przez konsultanta online po prawej stronie lub zadzwoń telefonicznie Darmowa konsultacja:
Podtypy personelu
Dlaczego potrzebujesz tabeli kadrowej przeczytaj w naszym.
Dla LLC
Tabela kadrowa dla organizacji jest wypełniana zgodnie z jednolity formularz nr T-3 niezależnie od tego, czy jest to przedsiębiorstwo produkcyjne, organizacja projektu lub przechowuj:
Kolumna 1: „podziały strukturalne”. Należą do nich działy, oddziały itp.
Zwykle ta sekcja jest wypełniana z jednostek, które wykonują ujednolicone zarządzanie, następnie może być dział księgowości, dział public relations, dział finansowy itp. następnie produkcja itp.
Czasami nazwa działu może mieć wpływ zapewnienie pracownikowi ustalonych świadczeń(np. z możliwością brudnego zatrucia podczas produkcji) – wtedy musi być zaczerpnięty z określonych grup branżowych.
Kolumna 2 „kod podrejonu” niezbędne do zaklasyfikowania jednostek do grupy, za pomocą której możliwe jest ustalenie ich lokalizacji w strukturze organizacji. W małych firmach taki kod nie jest wymagany.
Kolumna 3” stanowisko (zawód, specjalność), wiersz, typ (grupa) kwalifikacji pracownika. Aby poprawnie nazwać stanowisko w tabeli personelu, należy skorzystać z Katalogu Klasyfikacji Zawodów.
Jeśli istnieją jakieś ograniczenia, jak jakiś rodzaj pracy, stanowiska lub zawodu, lub jakieś przywileje lub rekompensaty, to ich nazwa musi dokładnie odpowiadać powyższym klasyfikatorom.
Tytuł stanowiska należy wpisać w całości, skróty np. reż. lub zastępca nie dozwolony.
Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Wskazywana jest liczba jednostek wstępnie ustawionych w firmie dla odpowiedniej pozycji.
Podczas wypełniania formularza mogą pojawić się problemy dotyczące czwartej kolumny, gdzie konieczne jest wskazanie liczby jednostek kadrowych.
Następnie, jeśli przedsiębiorstwo zawiera: niekompletne zakłady, w odpowiedniej kolumnie należy podać liczbę określonych jednostek w ułamkach oddzielonych przecinkami, na przykład 0,5 (na podstawie szczegółowych Instrukcji stosowania i wypełniania formularzy pierwotnych dokumentów księgowych, zatwierdzonych Zarządzeniem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacja Rosyjska z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1). 
Kolumna 5 „Stawka taryfowa itp.” Treść tej kolumny zależy od koncepcji wynagrodzenia za pracę, która istnieje w firmie. Przesyłana jest zaakceptowana kwota wynagrodzenia lub stawka taryfowa.
Kolumny 6-8 „Dopłaty”. Dodatki, dopłaty i inne naliczenia motywacyjne są tworzone przez obowiązujące prawodawstwo (na przykład: za pracę w ekstremalnie niskich temperaturach na dalekiej północy) lub osobiście przez pracodawcę z dowolnego powodu.
Wysokość zasiłków może być ustalana w wariancie jednorazowym lub jako procentowy dodatek do własnej pensji.
Kolumna 9 „ogółem”- sekcję należy wypełnić w wyniku dodania sekcji 5 i 8, ale tylko wtedy, gdy wszystkie zawarte w nich informacje są wpisane w rublach. W przypadku, gdy wynagrodzenie jest określane w rublach, a dodatek w procentach, w dziewiątej kolumnie ustala się lukę.
Przykładowy stół kadrowy dla przedsiębiorstwa produkcyjnego.
(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)
Dla organizacji budżetowej
Organizacje budżetowe są w stanie realizować własne działania, korzystając z kilku źródeł finansowych, na przykład dotacje rządowe i gotówka z prac kontraktowych.
Tak więc opłata za aktywność zawodową pracowników niektórych specjalności może być realizowana w rzeczywistości z obu źródeł finansowych lub tylko z jednego. W praktycznym zastosowaniu powszechnie stosuje się tworzenie 2, aw pojedynczych przypadkach 3 tabel personelu.
Organizacje budżetowe należą do kategorii instytucje publiczne. Koncepcja zapłaty za pracę takich instytucji jest tworzona z uwzględnieniem przepisy ustalone przez Komisję Federalną regulowanie stosunków społecznych i pracowniczych pomiędzy organizacjami związkowymi a pracodawcami. 
(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)
Tak więc paragraf 19 „rekomendacji” opisuje, że lista pracowników jest ratyfikowana przez kierownictwo organizacji i zawiera wszystkie stanowiska i specjalizacje pracowników tej organizacji. Podobne warunki są określone w punkcie 10 zatwierdzonego rozporządzenia Dekret rządu federalnego z dnia 5 sierpnia 2008 r. N583.
Ponieważ obecne przepisy nie uwzględniają podziału harmonogramu na akcje w zależności od opcji źródeł wynagrodzenia, organizacja powinna stworzyć jeden harmonogram dla wszystkich pracowników.
Dla indywidualnego przedsiębiorcy
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zawiera wyraźne wskazówki, że pracodawca (nie ma znaczenia, czy jest to indywidualny przedsiębiorca, czy jest to organizacja prywatna, czy budżetowa), który podpisał umowę z pracownikiem, musi sporządzić stół kadrowy. I nie ma szczegółowych regulacji dla indywidualnych przedsiębiorców, W odróżnieniu instytucje budżetowe i LLC.
Dlatego wielu księgowych i tak radzi sporządzić ten dokument, podczas gdy inni radzą sporządzić go tylko wtedy, gdy liczba pracowników wynosi 3-4+. 
(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)
Niektórzy eksperci w dziedzinie legislacji uważają, że samo korzystanie z tego formularza powinno być obowiązkowe dla pracodawców, a próby wydania harmonogramu w arbitralnej formie będą prowadzić do problemów księgowych zarówno w organizacji, jak i z zewnętrznymi organami regulacyjnymi.
Przykładowa tabela personelu sklepu nie jest w formie T-3. 
(Obraz można kliknąć, kliknij, aby powiększyć)
W podstawie narodziło się pytanie o niealternatywną formę nr T-3 „Personel” artykuł dziewiąty ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 nr 129-FZ. Zgodnie z tym artykułem, główne dokumentacja księgowa jest brany pod uwagę tylko wtedy, gdy jest sporządzony zgodnie z konfiguracją ujednoliconych formularzy.
Tylko niektóre opcje i sekcje dokumentacji, które nie są przewidziane w tej sekcji, można sporządzić w dowolnej formie, ale z pewnością muszą one zawierać wszystkie szczegóły, bez wyjątku, wymienione w art. 9 ustawy „O rachunkowości”.
Dekret federalny nr 835 z dnia 8 lipca 1997 r. Nałożono na tworzenie i potwierdzanie albumów ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych Goskomstat Federacji Rosyjskiej(obecnie - Federalna Służba Statystyczna).
Z tego możemy wywnioskować, że jeśli ten komitet przyjął taką lub inną formę lub konfigurację, to staje się standardem bezbłędnie.
Brakuje tu jednak ważnych informacji – w końcu uprawnienia nadano Państwowemu Komitetowi Statystycznemu tworzenie ujednoliconych form dokumentacji pierwotnej. Ale czym jest taka dokumentacja?
Podstawowym dokumentem jest tylko taki dokument, za pomocą którego sporządzana jest ta lub inna procedura biznesowa firmy, która znajduje odpowiedź w rachunkowości.
Jednak tabela personelu nie jest dokumentem sporządzającym takie działania. Rekrutacja nie jest wykorzystywana jako narzędzie do operacji księgowych. Oznacza to, że pracodawca ma prawo sporządzić tabelę personelu w dowolnej formie i używać obowiązkowej ujednoliconej formy tylko jako zalecanej próbki.
Wypełniając formularz w dowolnej formie, osoba nie narusza żadnych przepisów i nie podlega grzywnom ani sankcjom.
Kto tworzy stół kadrowy?
Już po podjęciu przez organizację decyzji o konieczności sporządzenia dokumentu (o ile nie został on wcześniej sporządzony), pojawia się nowy problem – kto właściwie jest odpowiedzialny za stworzenie tego aktu profesjonalnej księgowości?
W ustawodawstwie nie ma bezpośrednich przepisów, jednak zgodnie z podręcznik kwalifikacji potwierdzone stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników Rozporządzenie Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37 wykonanie tej kategorii dokumentów jest uważane za część obowiązków ekonomisty pracy.
Można również sporządzić zarząd, przenosząc obowiązek sformalizowania na konkretnego pracownika organizacji lub obowiązek ten można ustalić w umowie o pracę lub oficjalnych instrukcjach na pracowników. Innymi słowy, zależy to od polityki samej firmy.
W średnich organizacjach planowaniem zajmują się głównie pracownicy kadrowi lub księgowi, w rzadszych przypadkach pracownicy prawni. W dużych organizacjach zajmują się tym działy planowania i finansów lub działy organizacji pracy i płac.
Jeśli to nie jest organizacja, ale przedsiębiorca indywidualny, to w tym przypadku taką pracę może przejąć specjalista ds. personelu, księgowego lub bezpośrednio samego przedsiębiorcy.
Struktura kadrowa i czas trwania
W obowiązującym ustawodawstwie federalnym nie ma bezpośrednich instrukcji dotyczących tego, jak często konieczne jest sporządzanie i kiedy tabela personelu jest zatwierdzana Następny rok. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że tabela personelu jest dokumentem planistycznym, należy przyjąć, że powinna być sporządzana corocznie, na koniec okresu sprawozdawczego, wraz z pozostałą dokumentacją księgową.
Jednak tabela personelu może być również wystawiona raz i pozostać ważnym dokumentem w przyszłości.
Tabela kadrowa jest sporządzana w określonym terminie, ratyfikowana z reguły co roku 1 stycznia i włączona do obiegu na mocy dekretu najwyższego kierownictwa firmy; dokument może być w przyszłości edytowany i poprawiany.
Nie ma potrzeby ponownego wystawiania i ponownego zatwierdzania dokumentu na nadchodzący rok, jeśli został on zredagowany zbyt nieznacznie (w tej sytuacji należy tylko sporządzić listę zmian) lub w tym roku nie dokonano żadnych zmian w harmonogramie .
Dokument ten zawiera listę podziałów strukturalnych organizacji, dane dotyczące personelu przedsiębiorstwa, całkowitą liczbę jednostek pracowniczych, a także dane dotyczące rachunkowości finansowej, wynagrodzeń i podwyżek wynagrodzeń dla pracowników organizacji.
Od czego zacząć - kolejność rejestracji
Do przygotowania i zatwierdzenia tabeli personelu będzie następująca:
Zasady i instrukcje dotyczące wypełniania
W tym celu zatwierdzono standardowy formularz nr T-3 albumu ujednoliconych form pierwotnych dokumentów księgowych w sferze pracy Zarządzenie Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.
Należy pamiętać, że takich standardowych formularzy nie da się skrócić (bez wyjątku wszystkie konfiguracje są zachowane w oryginalnej formie), ale można je w pewnym sensie edytować, uzupełniając je.
W przypadku, gdy ten lub inny element formularza nie ma wartości dla Ciebie lub Twojej firmy, konkretną kolumnę lub kolumnę w formularzu można zignorować podczas wypełniania.
Kolejność rozmieszczenia i dalszą pozycję działów i stanowisk wewnętrznych określa decyzja kierownictwa firmy. Każda jednostka musi być uwzględniona stanowiska według ich statusu: od najstarszego do najmłodszego.
Dane dotyczące liczby jednostek kadrowych ujętych w harmonogramie muszą być zgodne ze wskaźnikami do obliczania liczby funduszu wynagrodzenia z góry ustalone w ostatecznym oszacowaniu, które należy najpierw obliczyć.
Nazwy oddziałów i stanowisk lokalnych wpisuje się w mianowniku, po dokładnym sprawdzeniu wykazów stanowisk pracowników i specjalności roboczych, określonych w specjalnych materiałach informacyjnych i referencyjnych.
Szczególnie interesujące przy wypełnianiu są nazwiska pracowników zaangażowanych w poważne aktywność zawodowa praca w produkcji ze złośliwym, zagrażającym życiu oraz inne specyficzne i trudne kryteria dotyczące warunków pracy.
To znaczy mówimy o preferencyjnej grupie emerytalnej, więc przy obsadzaniu tych stanowisk należy podchodzić do nich szczególnie ostrożnie.
Lista pracowników musi być zszyta, oznaczona, zabezpieczona pieczęcią firmy i podpisana przez najwyższe kierownictwo. Musi być podpisany przez głównego księgowego i kierowników wewnętrznych działów organizacji.
Jeśli personel organizacji jest zbyt duży, a dokument zawiera wiele arkuszy, księgowy, według własnego uznania, ma prawo podpisać każdy pojedynczy arkusz lub podpisać tylko raz, na ostatnim arkuszu dokumentu.
Po tych wszystkich procedurach dokument podpisuje najwyższe kierownictwo przedsiębiorstwa lub osoba z odpowiednimi uprawnieniami i już wchodzi w życie.
Poznaj niuanse kadrowe w filmie:
Przygotowanie tego dokumentu w przedsiębiorstwie powinno być przeprowadzone przez każdego specjalistę, któremu kierownik powierzył ten obowiązek. Harmonogram może sporządzić: sam szef organizacji, ekonomista pracy, główny księgowy, prawnik lub specjalista ds. personalnych.
WAŻNY! Niezależnie od tego, kto opracowuje ten dokument w przedsiębiorstwie, za tabelę kadrową zawsze odpowiada kierownik lub główny księgowy. Tylko te osoby mają prawo do podpisania dokumentu.
Kto sprawdza?
Inspektor pracy ma prawo sprawdzić listę pracowników. Ta osoba może w każdej chwili odwiedzić organizację w celu przeprowadzenia kontroli i zażądać dokumentu do rozpatrzenia i analizy aktualnego stanu rzeczy w przedsiębiorstwie. Wizyta inspektora może być wyjątkowo nieoczekiwana, dlatego harmonogram musi być zawsze w odpowiedniej formie.
Inspektora interesują przede wszystkim następujące informacje:
- Wysokość wynagrodzeń wśród pracowników tego samego poziomu. Faktem jest, że zarobki pracowników na tym samym stanowisku nie powinny się różnić.
- Doświadczenie zawodowe pracowników w przedsiębiorstwie.
- Ilość itp.
Uwaga! Dokument należy przedstawić na pierwsze żądanie inspektorów. W przeciwnym razie firma może zostać ukarana grzywną.
Prawidłowa struktura kadrowa jest opisana w, a znajdziesz formularz dokumentu.
Kto aprobuje?
Tabela kadrowa wchodzi w życie dopiero na podstawie zamówienia podpisanego przez kierownika. Dlatego dyrektor ponosi pełną odpowiedzialność za ten dokument.
Harmonogram jest ustalany w następujących godzinach:
- Pracodawca ma prawo regulować warunki i okresy jego zmiany.
- Jeśli w ciągu roku dokument podlegał jakimkolwiek korektom, to z początkiem następnego roku kalendarzowego mówią.
Przeczytaj o tym, jak zatwierdzić tabelę personelu na rok.
Co mam zrobić, jeśli muszę zmienić dokument?
Zmiany w tabeli kadrowej są zatwierdzane na podstawie polecenia podpisanego przez kierownika. Ponadto pracownicy działu personalnego dokonują odpowiednich zmian określonych w zamówieniu do dokumentu. Tym samym pełna odpowiedzialność spada na szefa organizacji.
Nazwy stanowisk i nowe pensje wskazane są najpierw w zamówieniu, a następnie w harmonogramie. Funkcjonariusze personelu są wcześniej zapoznawani z rozkazem pod podpisem.
Co do zasady od dnia wydania polecenia wprowadzenia zmian w harmonogramie przed datą wejścia w życie tych zmian upływa pewien okres czasu. Ponieważ często po zmianie harmonogramu następuje zmiana umów o pracę.
Dowiesz się, jak wprowadzić nową pozycję w tabeli kadrowej.
Co jeśli dyrektor i księgowy to ta sama osoba w organizacji?
Jeśli firma jest mała, to szef organizacji często prowadzi księgowość równolegle ze swoją główną działalnością. Połączenie zarządzania organizacją i rachunkowości jest możliwe w następujących przypadkach:
- Jeśli małe lub średnie przedsiębiorstwo, w którym łączna liczba pracowników nie przekracza 250 osób.
- Roczne przychody to około 500 milionów rubli. i około 1 miliarda rubli. (bez VAT). Prowadzić niezależne księgowość, konieczne jest wystawienie zlecenia do akceptacji oficjalne funkcje księgowy dla siebie.
Jeśli w organizacji jest księgowy, a dyrektor zamierza wypełniać swoje obowiązki tylko podczas nieobecności (na przykład z powodu choroby lub urlopu), musisz postępować w następujący sposób:
- Konieczne jest sporządzenie dodatkowej umowy do umowy o pracę dyrektora, gdzie warto wskazać:
- co połączy lider obowiązki służbowe(własni i księgowi);
- termin połączenia (na przykład podczas urlopu macierzyńskiego);
- wysokość wymaganej dopłaty za funkcję kombinacyjną.
- Sporządź zamówienie na kombinację pozycji.
Uwaga! Jeżeli księgowość prowadzona jest osobiście przez dyrektora przedsiębiorstwa, to stanowisko głównego księgowego nie musi być uwzględnione w harmonogramie. W związku z tym kierownik będzie wykonywał funkcje księgowe w ramach swojej działalności zawodowej.
Jeśli harmonogram zawiera już stanowisko księgowego, to przy łączeniu obowiązków pracowniczych dyrektor zostanie obciążony odpowiednią opłatą uwzględnioną w umowie.
- wielka odpowiedzialność za pracownika przedsiębiorstwa w związku z tym funkcje te są oficjalnie przypisane do szefa firmy. Dokument ten przedstawia oblicze firmy przed inspektorem pracy, przed organami podatkowymi przy rozwiązywaniu spraw pracowniczych w nakaz sądowy, a zatem wymaga uważnej postawy i można jej zaufać tylko profesjonalistom w swojej dziedzinie.
