Personal organizațional. Personal: rezolvam situatii de urgenta

Cine este responsabil de compilare personal la întreprindere

Tabelul de personal (ShR) este unul dintre documentele primare utilizate pentru a plăti personalul recrutat și pentru a menține evidența contabilă la întreprindere. În plus, SR este indispensabilă în munca de birou de personal. Prin urmare, răspunsul la întrebarea cine întocmește tabelul de personal la întreprindere depinde de scară și structura organizationalaîntreprinderilor.

Umplerea și întreținerea SHR pot fi atribuite:

• inspectorului departamentului de personal, în cazul în care acesta funcționează, sau salariatului căruia i se încredințează ținerea evidenței personalului (cel din urmă poate fi avocat, secretar, șef de birou etc.);
• contabil șef sau contabil, atunci când se creează o astfel de unitate;
• CEO al companiei când Contabil șef nu în personalul companiei.

În primul caz, toate cele 3 legături participă la adoptarea graficului (ofițerul de personal îl întocmește, contabilul-șef îl verifică și avizează, managerul aprobă prin emiterea ordinului corespunzător). În acest din urmă caz, toate acțiunile sunt efectuate direct de conducătorul persoanei juridice.

Cât de des trebuie să completați tabelul de personal

Când este întrebat cât de des este necesar să se întocmească un tabel de personal, trebuie să se răspundă că programul se întocmește o singură dată și este ajustat în continuare după caz. SHR inițial se întocmește la crearea întreprinderii și se determină conducerea cu numărul de angajați de diferite posturi și specialități necesare funcționării acesteia. Pentru comoditate, acest moment încearcă să se coreleze cu începutul an calendaristic sau în prima zi a lunii pentru a evita problemele de acumulare salariile.

La modificarea datelor SR-ului, este necesar să le aliniați cu acestea prin efectuarea de modificări. Pentru a afla cum să faceți acest lucru corect, citiți articolul nostru Cum să faceți modificări în personalul? .

Cum se face un tabel de personal: facem un exemplu pentru 2018 - 2019

Adesea, șefii entităților juridice mici își pun întrebarea: cum să completez tabelul de personal și unde pot vedea un eșantion al designului acestuia? În această secțiune, vă vom spune cum să faceți corect un tabel de personal.

Există un formular unificat SHR (formular T-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 01.05.2004 nr. 1), însă, din 01.01.2013, ziua în care Legea „Cu privire la contabilitate” din data de 01.05.2004. 12/06/2011 Nr. 402-FZ intră în vigoare, nu este necesar să aplicați acest formular. Vă puteți crea propriul șablon.

Să analizăm un eșantion de completare a tabelului de personal folosind exemplul unui formular aprobat. Este recomandat să scrieți în el:

1. Date comune:
   • Numele companiei;
   • numarul si data inregistrarii, perioada de valabilitate a tabloului de personal;
   • detalii despre ordinea prin care se aprobă documentul.
2. Programul în sine este sub formă de tabel cu următoarele coloane:
   • titlu unitate structuralăși codul acestuia (dacă există);
   • denumirea specialităților solicitate și a posturilor de personal;
   • numărul de unități de personal, iar numărul poate fi fie un întreg (1, 2), fie fracționar (0,5 sau 0,25), atunci când prezența unuia sau altuia nu este necesară pentru o zi întreagă de lucru;
   • salariul oficial;
   • indemnizații (dacă există);
   • valoarea plăților pentru fiecare post și întreaga întreprindere (determinată prin adăugarea salariului și indemnizațiile pentru fiecare post și înmulțirea cu numărul de posturi de personal).
3. Semnături:
   • inspector al departamentului de personal (șeful departamentului, dacă există);
   • contabilul-șef sau persoana care își îndeplinește atribuțiile la întreprindere.

Un exemplu de completare a tabelului de personal poate fi descărcat de pe link-ul: O mostră de completare a tabelului de personal pentru 2018 - 2019.

Ne-am uitat la cum să întocmim un tabel de personal. Pentru clearance acest document puteți utiliza formularul aprobat sau îl puteți realiza în orice formă. Din SHR, puteți afla despre structura întreprinderii, numărul de angajați și suma de bani lunară necesară pentru a plăti munca personalului.

Legislația nu stabilește necesitatea directă de a menține această documentație, dar articolul 15 și articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse indică faptul că munca oficială la întreprindere este determinată de tabelul de personal pe care se întemeiază contractul de muncă.

În primul rând, detaliile sunt indicate în text (Numele organizației, OKPO, numărul documentului și data). În plus, toate informațiile sunt incluse în tabel.:

Care sunt standardele stabilite?

Singura cerință de reglementare este menținerea documentului în conformitate cu formularul unificat nr. T-3.

Referinţă. Tabelul de personal poate fi întocmit de orice angajat din organizație dacă îi este atribuită această funcție. Dar pentru asta in fara esec a emis o directivă din partea conducerii.

Unde pot găsi manualul și ce conține?

Legislația nu stabilește un cadru pentru durata documentului. Dar, de regulă, este vopsit timp de un an calendaristic. Pentru a simplifica acest proces, se creează o instrucțiune pentru munca de birou. Instrucțiunile conțin următoarele informații:

Video util

Ce este un tabel de personal și cum să-l întocmești corect - un videoclip detaliat:

Concluzie

personal - Document Importantîn orice companie. Prezența acestuia este obligatorie, dar nu există cerințe stricte pentru proiectarea și conținutul legislației. În timpul inspecţiilor, forţa de muncă şi inspectii fiscale poate solicita și, în caz de absență, amendează întreprinderea.

În plus, actele pot deveni dovezi ale legitimității comportamentului angajatorului în timpul concedierilor și reducerilor, dacă cazul va ajunge în instanță. Prin urmare, o abordare competentă a ținerii evidențelor va aduce numai beneficii companiei.

Tabelul de personal documentează componența, numărul de angajați ai organizației și structura acesteia. Un exemplu de întocmire a unui tabel de personal, procedura de aprobare a acestuia și înregistrarea modificărilor. Este necesar să se întocmească un tabel de personal?

Tabelul de personal este un document intern al întreprinderii, în care sunt documentate personalul, numărul de angajați ai organizației și structura acesteia.

În acest articol, vom analiza un exemplu de compilare a unui tabel de personal, procedura de aprobare a acestuia și vă vom spune cum să faceți o modificare a personalului.

În legislația muncii rusă nu există nicio indicație directă a obligației de a întocmi un tablou de personal. Din acest motiv, unii angajatori nu doresc să întocmească un document suplimentar de personal.

Practica arată că este necesar să existe un tabel de personal, în plus, absența acestuia poate duce la foarte se întoarce pentru angajator sub formă de amenzi.

Trebuie remarcat faptul că articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse definește una dintre condițiile obligatorii ale unui contract de muncă - functia muncii angajat, ca „muncă conform postului în conformitate cu tabelul de personal”. Fără un tablou de personal aprobat, este imposibil să se reducă personalul și să-l concedieze, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 81 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În plus, tabloul de personal, sau extrase din acesta, pot fi solicitate în timpul auditului de către organele fiscale, autoritățile teritoriale fond de pensie, Fondul de Asigurări Sociale și Inspectoratul Muncii.

Întocmim un tabel de personal

Lista de personal nu reflectă informații despre angajații cu care s-au încheiat contracte de drept civil. Aceștia sunt așa-numiții angajați „independenți” care nu sunt supuși legislației muncii (articolul 11 ​​din Codul Muncii al Federației Ruse).

La alcătuirea tabelului de personal, atât organizațiile cât și antreprenori individuali, puteți utiliza formularul unificat nr. T-3 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1). Acest formular nu este obligatoriu pentru utilizare și are un caracter consultativ, dar conține toate informațiile necesare pentru documentele de personal rechizite.

Aplicând formularul nr. T-3, ar trebui să urmați anumite reguli pentru completarea acestuia. Să le luăm în considerare mai detaliat folosind exemplul personalului unui SRL.

Detalii necesare

„Numele organizației” este indicat așa cum apare în acte fondatoare: dacă altul decât Numele complet există o versiune prescurtată, apoi este indicată după cea completă (în paranteze), sau rândul de mai jos.

„Codul OKPO” este codul de identificare al întreprinderii conform clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor, care este indicat în scrisoarea de informare a organismului de statistică de stat.

„Numărul documentului”: dacă tabelul de personal este întocmit pentru prima dată, atunci i se atribuie numărul 1, iar în viitor numerele merg în ordine.

Data compilarii - data curenta la care a fost creat documentul.

„Aprobat” – acesta indică numărul și data ordinului prin care a fost aprobată această personalizare.

„Pentru perioada” - acest rând reflectă perioada de valabilitate a documentului și data de la care acesta intră în vigoare.

„Stați în valoare de ____ unități” - indică numărul total de unități de personal ale întreprinderii, reflectate în tabelul de personal.

Parte principală

După completarea detaliilor solicitate, vom introduce informații despre departamente, posturi și salarii.

Coloana 1 „Denumirea unității structurale”. Diviziile structurale ale întreprinderii includ departamente, sucursale, reprezentanțe etc.

De regulă, această coloană se completează, începând cu unitățile care desfășoară conducerea generală („Administrare”), apoi departamentul de contabilitate, departamentul de personal, departamentul economic etc., atunci unitati de productie(magazine, secții) și service (depozit, unitati de afaceri etc.).

Uneori, numele unității poate afecta furnizarea anumitor beneficii angajatului (de exemplu, în prezența unei producții periculoase) - în acest caz, ar trebui luat din clasificatorii relevante din industrie.

Coloana 2 „Codul unității structurale” este destinată numerotării unităților în ordinea în care puteți determina locul și subordonarea acestora în structura de ansambluîntreprinderilor. Într-o întreprindere mică cu o structură centralizată, codul poate să nu fie indicat.

Coloana 3 „Poziția (specialitatea, profesia), categoria, clasa (categoria) calificărilor angajatului”. Angajatorul poate atribui singur numele posturilor sau puteți folosi „ Clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare(OK 016-94) "(aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367)," Clasificator de ocupații în întregime rusă (OK 010-93) "(aprobat prin Rezoluția statului Standardul Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 298) și " Ghid de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați ”(aprobat prin rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

Dacă există restricții sau beneficii și compensații pentru un anumit tip de muncă, posturi, specialități, atunci numele acestora trebuie să corespundă strict clasificatorilor de mai sus. Titlul postului trebuie scris integral, fără abrevieri (de exemplu: contabil șef adjunct, șef departament personal).

Vă rugăm să rețineți: în cazul în care denumirea postului specificat în contractul de muncă nu corespunde denumirii acestei posturi din lista de personal, sau lipsește cu desăvârșire din aceasta, contradicțiile se soluționează în favoarea contractului de muncă (art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Coloana 4 „Număr de unități de personal”. Aici indicăm numărul de unități de personal prevăzute în organizație pentru postul (specialitatea) corespunzător.

Dacă se oferă muncă cu fracțiune de normă, atunci trebuie să indicați numărul de unități incomplete în cotele corespunzătoare (de exemplu: 0,5; 0,75). Are sens să se includă și posturile vacante care nu erau ocupate la momentul aprobării tabloului de personal, pentru a nu face modificări la acesta la angajarea fiecărui nou angajat.

Coloana 5 „Rata tarifară (salariu) etc.” Completarea acestei coloane depinde de sistemul de remunerare adoptat în organizație. Este indicat un salariu sau un tarif fix, care nu include compensații, plăți sociale și stimulente.

Vă rugăm să rețineți: uneori un angajator, pentru a stabili salarii diferite pentru mai mulți angajați care ocupă aceleași funcții, indică în tabelul de personal limitele minime și maxime ale salariului sau tarifului - așa-numita „furcă” (de exemplu: 15.000-). 18.000 de ruble).

Acest lucru este contrar art. 22 din Codul Muncii al Federației Ruse, care prevede salariu egal pentru muncă egală și art. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia salariul și tariful sunt fixe. Se înțelege că, dacă angajații ocupă aceleași posturi, atunci volumul și complexitatea muncii lor sunt, de asemenea, aceleași, ceea ce înseamnă că salariile lor ar trebui să fie egale. În acest caz, este posibil să se stabilească salarii într-o sumă mai mare pentru oricare dintre angajați în detrimentul indemnizațiilor sau altor plăți suplimentare.

Coloanele 6-8 „Taxe suplimentare”. Indemnizațiile, plățile suplimentare și alte plăți de stimulare sunt stabilite de legislația în vigoare (de exemplu: pentru munca în condițiile Nordului Îndepărtat și zone echivalente), sau de către angajator însuși (pentru vechime, pentru cunoașterea unei limbi străine, etc.). Cuantumul indemnizației poate fi stabilit în formular cantitate fixă sau ca procent din salariu.

Coloana 9 „Total” este completată prin adăugarea coloanelor de la 5 la 8, dar numai dacă toate datele din acestea sunt introduse în echivalentul rublei. Dacă salariul este stabilit în ruble, iar indemnizațiile sunt procente, atunci se pune o liniuță în coloana 9, iar documentele pe baza cărora se aplică aceste indemnizații și suprataxe ar trebui să fie indicate în notă.

Coloana 10 „Notă” este prevăzută pentru realizarea Informații suplimentare clarificarea și explicarea datelor de personal.

Formularul nr. T-3 prevede semnătura șefului serviciul de personalși contabilul șef, dar în absența uneia dintre posturile din organizație, puteți lăsa linia corespunzătoare goală sau completați formularul cu semnăturile altor angajați. Nu este prevăzută ștampilarea pe tabelul de personal aprobat.

Procedura de aprobare a tabloului de personal

Tabloul de personal se aprobă prin ordin semnat de șef sau altă persoană împuternicită. Detaliile comenzii trebuie introduse în rândul „Aprobat”.

Deoarece salariile sunt calculate lunar, este mai convenabil să se pună în aplicare un nou tabel de personal din prima zi. De menționat că datele de întocmire, aprobare și intrare în vigoare a tabloului de personal pot să nu coincidă.

Condițiile de aprobare a tabloului de personal sunt stabilite de către angajator în mod independent. Poate fi aprobat anual, deși adoptat o singură dată, poate fi valabil mai mulți ani. În cazul în care s-au făcut completări la tabloul de personal, este indicat să se aprobe un nou program la începutul anului calendaristic, ținând cont de toate modificările efectuate.

Tabelele de personal trebuie depozitate la locul de dezvoltare și aprobare, perioada de depozitare fiind permanentă.

Efectuarea de modificări la tabelul de personal

Desigur, informațiile odată introduse în tabelul de personal se pot schimba în timp. Motivele schimbării tabloului de personal pot fi:

• introducerea de noi unități de personal;
• modificarea salariilor;
• excepție posturi vacante;
• reducere sau micsorare;
• redenumirea posturilor, diviziilor etc.

Angajatorul, indiferent de motivele schimbării tabloului de personal, va trebui să decidă singur cum să facă aceste modificări:

• întocmește și aprobă un nou tabel de personal, sau
• emite un ordin de modificare a programului deja existent.

În primul caz, este elaborat și aprobat un document complet nou (am luat în considerare un exemplu de tabel de personal al organizației și procedura de pregătire a acestuia mai devreme).

În al doilea caz, procedura de schimbare a tabelului de personal include următorii pași:

1. Întocmirea și semnarea unui ordin de modificare a tabloului de personal (un eșantion din acesta este dat mai sus), în care trebuie să indicați motivele efectuării modificărilor și data de la care acestea intră în vigoare (de la data emiterii ordin sau ulterior), denumirea noilor unități introduse (sau excluse pe cele vacante), numărul de noi posturi de personal, nou salariu, indemnizații sau alte plăți suplimentare etc.;
2. Ajustarea efectivului actual în conformitate cu ordinul emis;
3. Aducerea modificărilor aduse în atenția anumitor angajați care sunt afectați de acestea și efectuarea de completări și modificări corespunzătoare la acestea contracte de muncași cărți de muncă.

Acordați atenție unei proceduri ușor diferite pentru schimbarea tabelului de personal atunci când reduceți numărul sau personalul. Potrivit art. 180 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie avertizați cu privire la concedierea viitoare cu cel puțin două luni înainte de aceasta.

Noul tabel de personal în acest caz poate intra în vigoare nu mai devreme de două luni de la întocmire.

Deși obligația de completare a listei de personal nu este stabilită prin lege, organele de inspecție privesc în principal absența acesteia drept o încălcare a legii. Pentru a evita neînțelegerile, managerii nu ar trebui să neglijeze acest document primar important. Numai pentru că este util pentru afaceri în multe feluri. Să ne dăm seama care dintre ele și, de asemenea, să luăm în considerare pe scurt regulile de completare a formularului T-3.

Personalul este document normativ, corectitudinea completării care este stabilită legal în Rezoluția „În Aprobare forme unificate documentatia contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia” din 5 ianuarie 2004.

Sunt prevăzuți termenii folosiți în decret Codul Muncii RF. Personal - componența angajaților acestei organizații, care este planificată să fie disponibilă la o anumită perioadă de timp.

Prin urmare, personalul reflectă următoarele puncte:

• structura întreprinderii (subordonarea ierarhică a atelierelor individuale sau interacțiunea orizontală);
• personal (lista posturilor necesare functionarii normale a intreprinderii);
• numar de angajati;
• salarii si bonusuri.

De ce ai nevoie de personal?

Să notăm câteva puncte pozitive:

• personalul facilitează analiza personalului întreprinderii;
• vă permite să vedeți o imagine completă a remunerației angajaților;
• recrutarea sau concedierea salariaților se efectuează în conformitate cu tabloul de personal;
• litigiile referitoare la reducerea numărului de salariați sau refuzul angajării se soluționează în instanță;
• un contract de muncă este întocmit pe baza datelor privind personalul (Codul Muncii al Federației Ruse, articolele 15 și 57).

Un exemplu de tabel de personal în formularul T-3

Formularul T-3: cum se completează?

Cum se completează corect formularul T-3? „Placa” sau partea de sus a tabelului de personal include următoarele elemente:

• Numele companiei. Trebuie să se potrivească exact cu numele specificat în documentele constitutive ale organizației;
• cod OKPO;
• Numarul documentului. Fiecare companie poate folosi propriul sistem de numerotare a documentelor. Iar personalul nu face excepție. Numărul poate conține o desemnare alfanumerică sau doar una numerică;
• data întocmirii (a nu se confunda cu data începerii acțiunii - vezi paragraful următor);
• perioada de valabilitate (pentru personal, de obicei un an);
• data si numarul ordinului de adoptare a tabelului de personal.

Ordinea de completare a coloanelor (numărul articolului corespunde numărului coloanei din tabelul formularului T-3).

Coloanele 6 până la 8 sunt completate în ruble sau procente. Aceste coloane conțin date despre toate tipurile de creșteri salariale. Valoarea alocațiilor depinde de mulți factori, de exemplu:

• anumite condiții (vătămătoare) de muncă;
• mod de operare non-standard;
• sisteme de bonusuri și încurajare la o anumită întreprindere;
• normele stabilite de legislația Federației Ruse.

Coloana 9 este calculată. Produsul datelor coloanei 4 și suma datelor coloanelor de la a 5-a la a 8-a inclusiv este introdus în el.

Procedura de întocmire și aprobare a formularului T-3

Directorul de calificare al posturilor impune obligativitatea întocmirii unei liste de personal pentru un economist de muncă. Datorită absenței frecvente a unei astfel de poziții la întreprindere, uneori acest document este întocmit de un angajat al departamentului de personal. În companiile în care nu există muncitori de personal, Formularul T-3 este de obicei completat de personalul contabil sau chiar de un manager.

Indiferent de cine a completat și întocmit tabelul de personal, acesta trebuie să fie certificat și semnat de contabilul-șef și șeful întreprinderii.

Șeful întreprinderii aprobă documentul întocmit. Pentru aceasta, este necesară o comandă. Numărul comenzii este introdus într-o coloană separată a formularului T-3. Această coloană este și cea finală pentru numărul de unități de personal ale întreprinderii și statul de plată lunar. Ordinul indică data intrării în vigoare a tabloului de personal.

Formularul T-3 este de obicei întocmit pentru o perioadă de un an. Cu toate acestea, în mari intreprinderi această perioadă poate fi mai mică de un an. În plus, pentru a nu întocmi un nou tablou de personal în cursul anului, întreprinderea are dreptul de a face modificări unui document deja întocmit. Astfel de modificări se formalizează prin ordin al șefului. Comanda trebuie să indice rațiunea modificărilor, de exemplu, reorganizarea, reducerea sau extinderea producției.