Ce ar trebui să fie pe standul departamentului de personal. Lista documentelor de personal necesare

Standurile de informare sunt folosite pentru amplasarea materialelor: pliante, știri, mesaje publicitare, broșuri etc. atât în ​​comerţ cât şi în sectorul serviciilor.

Tipuri de bază de standuri

Unul dintre cele mai comune și populare tipuri - stand „colțul consumatorului”. Ce se pune în el? De fapt, acesta este un panou informativ cu buzunare. Poate exista o carte de reclamații și sugestii, licențe și certificate ale companiei, informații despre companie etc. Cel mai adesea, un astfel de colț nu poartă o încărcătură publicitară, așa că mulți oameni comandă opțiuni ieftine. organizatii bugetare: suport pentru școală, spital, institutie publica etc.

De obicei, există două tipuri de standuri de informare:

• stradă
• Interior

Standuri interioare sunt folosite în interior și sunt împărțite în deschise ( Acces liber materiale) și închis Acces restricționat. Se utilizează dacă sunt posibile deteriorarea accidentală a materialelor amplasate sau acte de vandalism. De exemplu, în instituțiile de învățământ

Instalare standuri de informare stradală folosiți restaurante, cafenele (plasarea meniului), organizatii sociale(anunțuri de locuințe și servicii comunale, managementul casei etc.), postarea de informații la zi etc.

5 reguli de bază pentru proiectarea standurilor

Aranjarea cu succes a informațiilor, plasarea accentelor, modalitățile corecte de a atrage atenția asupra standului - „calea către inimă” potențiali cliențiși parteneri de afaceri.

Să evidențiem cinci puncte cheie:

1. În primul rând, este necesar defini scopul principal . De ce ai nevoie de un panou informativ? Care este „misiunea” ei? Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să vă concentrați corect. Dar mai multe despre asta mai târziu.
2. Pentru a atrage atenția. Designul extern ar trebui să atragă privirea oamenilor, să provoace dorința de a veni pentru a afla „ce este atât de interesant acolo”. S-a dezvăluit că vizitatorul, în trecere, își oprește privirea la stand pentru cel mult 5-10 secunde. Aceasta înseamnă că în acest timp trebuie să-l convingi să se apropie și să se familiarizeze cu informațiile.Care sunt mijloacele de a atrage atenția? O formă originală, un element luminos sau fundaluri pentru proiectarea unui stand, o prezentare neobișnuită a informațiilor: benzi desenate, infografice etc.
3. Atenția umană este selectivă. O persoană nu poate acorda aceeași atenție multor subiecte simultan, așa că trebuie să puneți accente: ce ar trebui să vadă cititorul în primul rând, ce apoi - ca material auxiliar. Dacă sarcina dvs. este prezentarea produsului companiei, atunci accentul ar trebui să fie pe el și pe avantajele lui. Folosește ilustrații, fotografii, diagrame infografice – informațiile vizuale sunt percepute mai bine.Dacă te hotărăști să postezi informații despre companie în sine, atunci, în primul rând, logo-ul, marca, culorile corporative etc. ar trebui să fie atenți la ele însele. Nu are sens să adăugați elemente decorative „goale” care nu poartă o încărcătură semantică, pentru că scopul tău nu este doar să atragi , dar și pentru a păstra cititorul. Prin urmare, designul ar trebui să aibă legătură logic cu ideea dvs. principală.
4. Numărul de accente vizuale nu trebuie să fie mare. În caz contrar, atenția persoanei este împrăștiată, iar persoana respectivă nu se va putea concentra asupra materialului pe care doriți să îl transmiteți.
5. Actualizarea informațiilor este foarte importantă. Toate știrile, informațiile actualizate și anunțurile ar trebui să fie literalmente „stribitoare” și să fie înlocuite cu mesaje noi la timp. Nu uitați să adăugați invitații la evenimente în desfășurare etc.

Standul, într-un fel, este una dintre componentele „faței” oricărei organizații, indiferent dacă este comercială sau publică. Succesul și favoarea vizitatorilor și a viitorilor potențiali clienți depind de cât de competent este proiectat locul de informare.

Standuri în clădiri publice

Un stand proiectat creativ în design color este doar jumătate din luptă, deoarece este foarte important ca acesta să transmită informații importante vizitatorului. Desigur, standurile realizate în culori strălucitoare vor arăta convingător, dar dacă plasați acest obiect informativ într-un loc greșit din cameră, acesta se va transforma în nimic mai mult decât un element decorativ obișnuit al interiorului.

Standul creativ atrage mai mult atenția vizitatorilor și a oaspeților

Ar trebui să încercați să plasați standul în zona cea mai aglomerată pentru a atrage atenția cât mai multor persoane, dar cu o anumită delicatețe pentru a nu „irită” ochii. Astfel de locuri sunt de obicei foaiere în școli, teatre, holuri de hotel etc.

Formatul standului poate fi divers, în funcție de scopul clădirii

Zona ecranului de informații al standului trebuie să fie proporțională cu spațiul total al încăperii, fără a o aglomera cu dimensiunea acesteia, transmițând delicat informațiile necesare.

Citeste si:

Sectiunea: Pentru serviciul personalului

Vă oferim o gamă largă de standuri pentru diverse sarcini rezolvate de departamentele de personal ale întreprinderilor, precum atragerea și pregătirea angajaților, informarea, decorarea colțurilor HR, panouri de onoare, drepturile și obligațiile angajaților și multe altele. Pentru un design colorat al standurilor, puteți comanda un CD „Pentru servicii de personal” cu afișe și poze pentru colțul ofițerului de cadre. Brandul comenzii (logo-ul organizației). Puteți cumpăra standuri pentru departamentul de personal al organizației dumneavoastră contactând managerii noștri, livrarea standurilor se efectuează în toată Rusia

Datorită funcționale și caracteristici de proiectare standuri prefabricate puteți:
1. Adăugați la acest stand buzunare suspendate pentru predare și fișe.
2. Schimbați schema de culori a elementelor suportului.
3. Comandă litere mari.
4. Așezați pe stand Așezați simboluri regionale sau corporative pe stand
5. Achiziționați rafturi pentru amplasarea exterioară a standului.
6. Comandați seturi tematice de postere A4 și fișe (color și alb/n).
7. Construiți treptat, construiți-vă spațiul individual de informare prin achiziționarea de elemente individuale ale standului.

Pretul include asamblarea standului.

Aplicația HR este document oficial, care, în conformitate cu normele legislației muncii, trebuie întocmite într-un anumit mod, cuprind o serie de detalii (numele salariatului, data întocmirii, semnătura etc.). Un angajat obișnuit nu știe (și nu ar trebui să știe, acest lucru nu face parte din a lui atributii oficiale) cum să scrieți corect o cerere de concediu sau concediere. Pentru a face acest lucru, în companie există întotdeauna un inspector HR, care este obligat să explice și să ajute la întocmirea documentului. Acum, când oricărui specialist din serviciul personalului o cunoaște de la sine sintagma „rularea personalului”, iar cererile de concediere și admitere trebuie scrise zilnic, se petrece mult timp dictarii declarațiilor și explicațiilor. Articolul de astăzi va fi dedicat modului de optimizare a timpului serviciului de personal și de a rămâne în cadrul legal.

În primul rând, să începem prin a compila o listă cu aplicațiile cheie de recrutare. Aici era:

1 grup de afirmații

unu). Aplicație pentru un job

2). Scrisoare de demisie pt propria voinţă

2 grupe de afirmații

3). Cerere de concediu anual

patru). Lăsați cererea pe cheltuială proprie

5). Cerere de eliberare a unei copii a carnetului de muncă

6). Cerere pentru un certificat de angajare

3 grupe de afirmații

7). Aplicație de transfer

opt). Cerere pentru concediu de maternitate

9). Cerere de asistență financiară

zece). Scrisoare de demisie

Această listă conține doar cele mai comune și mai solicitate cereri de angajare. În funcție de specificul companiei dumneavoastră, pot fi adăugate și alte formulare. De exemplu, dacă concedierile sunt adesea practicate prin acordul părților, atunci inspectorul de personal ar trebui să întocmească un formular de cerere și să îl includă în rest.

În al doilea rând, vom împărți cererile de mai sus în grupe în funcție de numărul lor în numărul total de formulare: 50% -1 grup, 40% -2 grup, 10% -3 grup. Cu alte cuvinte, întrucât cererea de demisie din proprie voință este mai solicitată în orice companie, vor exista de cinci ori mai multe forme de astfel de cereri decât forme de cereri pentru sarcină și naștere.

În al treilea rând, in departamentul de personal este necesara amplasarea unui stand vizual cu exemple de completare a formularelor. Pentru a amplasa standul, alege un loc in birou unde angajatul sa se aseze la masa si in acelasi timp sa aiba o vedere superba asupra standului. Puteți posta și exemple contract de muncăși acorduri privind răspunderea materială; nu vor ocupa mult spațiu, dar vor servi drept reamintire a drepturilor și obligațiilor de bază pentru angajații existenți ai companiei și vor fi un model de completat pentru noii veniți. Recomandat mai ales Puncte importante evidențiați pe stand cu culori strălucitoare și semne de exclamare. Acest lucru se datorează faptului că, din păcate, nivelul culturii personalului din țara noastră este încă destul de scăzut. Majoritatea angajaților nu cunosc răspunderea administrativă și penală care ar putea urma în cazul încălcării legislației muncii din partea ofițerilor de personal, a șefului companiei și sunt extrem de neglijenți cu privire la documentatia personalului.

Lângă cabină, într-un dosar separat sau pe tejghea, trebuie așezate formulare gata făcute, de preferință în fișiere separate. Pentru a tipări aplicațiile, folosiți antetul angajatorului, astfel angajații să fie mai disciplinați, să nu șifoneze aplicațiile și este mai comod și mai plăcut pentru specialiștii HR să depună documentele în arhivă. De exemplu, pe un formular deja tipărit va exista suficientă indentație pentru perforarea cu un perforator și afișarea intermitentă a unei liste de fișiere personale pentru arhivarea ulterioară.

Toți angajații ar trebui să aibă acces gratuit la formulare atât în ​​format tipărit, cât și în format în format electronic. Cel mai convenabil este să transmiteți angajatului un fișier electronic cu declarații în unul dintre următoarele moduri:

Când aplici pentru un loc de muncă la o adresă corporativă E-mail angajatului, împreună cu discursul de bun venit al conducerii companiei, documentația introductivă, i se transmite un dosar cu toate formularele de cerere;

Dosarul cu formularele de cerere este postat pe site-ul intern al companiei cu funcție „numai citire” pentru toți angajații și cu funcție „editare” pentru ofițerii de personal.

După testarea sistemului propus în acest articol în birou central firma ar trebui să-l introducă în sucursalele, reprezentanțele și filialele angajatorului. Astfel, este posibil să începeți construirea unui sistem uniform fluxul documentelor de personalîn întregul grup de firme, holding.

In contact cu

Colegi de clasa

Din acest articol veți învăța

• Ce se înțelege prin proiectarea standurilor de informații în bibliotecă
• Ce design necesită un suport de informare pentru o școală?
• Cine este cel mai bine să încredințeze proiectarea unui stand de informare

Proiectarea standurilor de informații - s-ar părea, este o chestiune destul de simplă. Când unicul scop al unui astfel de obiect este de a transmite informații, nu este nevoie să inventezi ceva special. Va fi suficient să aranjați informațiile și imaginile astfel încât să fie convenabil să le percepeți. Dar, de fapt, totul este mai complicat. Desigur, proiectarea standurilor de informare nu necesită o abordare profesională a designului, ingeniozitate sau imaginație deosebită, dar este important să ne amintim că aici există subtilități care afectează eficacitatea unui astfel de mediu. Ce trebuie să știți despre design în acest domeniu?

Cine are nevoie de standuri de informații și de ce?

Pentru multe unități rol important joacă un stand de înaltă calitate, frumos proiectat, cu informații. Toate magazinele trebuie să aibă un „Colțul Cumpărătorului” – adică un panou pe care să fie plasate legea protecției consumatorilor, certificatul de înregistrare, datele de contact ale companiei etc.

Fiecare companie are dreptul de a afișa pe teritoriul său informații pe care le consideră importante, utile clienților și angajaților. Pot fi datele ei, misiunea, scopul, contactele, regulamentele de incendiu și așa mai departe. Astfel de lucruri mărturisesc succesul companiei, cresc loialitatea față de ea. Pentru a atinge aceste obiective, un tip de publicitate simplu și accesibil este bine potrivit - un stand de informații.

Prin proiectarea de standuri de publicitate și informare, comunicați cu potenţiali consumatori serviciile dvs.: vorbiți despre produse noi, promoții. Iar după ce standul de informare se transformă într-un Board of Honor, acesta devine o componentă de imagine care îți permite să promovezi brandul, influențând pozitiv nivelul de loialitate al angajaților.

Un stand de informare este o modalitate simplă și importantă de a influența un anumit cerc de oameni, trebuie folosit! Dar care este acesta?

Acesta este un design plat pe care sunt plasate informații și documente. Ele pot fi afișate în buzunare sau atașate de tablă în sine. Dimensiunile suportului variaza in functie de sarcina sa functionala, locatie.

Standul de informații poate îndeplini următoarele funcții:

• Informare. Sarcina sa principală este să transfere date importante unui anumit cerc de oameni.
• Propagandă. La proiectarea unui stand de informare se introduc in buzunare carti, brosuri cu informatii: lista de preturi, reducerea pretului, principii de colaborare etc.
• Respectarea legii. Reprezentarea legilor, altele documente normative, instrucțiuni de protecție a muncii, reguli.
• Oportunități de expoziție. Prezentarea exemplelor de produs.
• Hall of Fame. Transmiterea de informații despre organizație, obiective, strategie, date despre angajați și meritele acestora.

Este important să rețineți că, dacă ați reușit să proiectați un stand de informare care să atragă atenția și să transmită informații cititorului într-un limbaj ușor de înțeles, eficacitatea acestuia crește de câteva ori.

Principalele părți ale standului sunt un scut și elemente de fixare, cu ajutorul cărora sunt afișate informații. Ca acesta din urmă, sunt selectate fitingurile corespunzătoare sau buzunarele din plastic. Sub bază este de obicei plastic. PVC potrivit 3-5 mm grosime.

Buzunarele sunt platite pentru una sau doua foi si voluminoase pentru amplasarea pliantelor, brosurilor. Sunt realizate din plastic transparent cu grosimea de 0,5-3 mm.

Dimensiunea buzunarelor este standard A4 sau orice dimensiune, în funcție de nevoile dumneavoastră. Numărul și formatul buzunarelor este determinat de client.

De fapt, standurile informative sunt realizate dintr-o mare varietate de materiale, de toate dimensiunile si formele, cu functii suplimentare de prezentare.

Cu alte cuvinte, dacă comandați un stand individual de informare, veți primi întotdeauna produse noi și nestandardizate.

Care sunt cerințele pentru proiectarea unui stand de informare

Conform articolului 9 din Legea federală „Cu privire la protecția drepturilor consumatorilor”, proprietarul companiei este obligat să întocmească un „Colț al consumatorului”. Termenul „suport de informații pentru client” nu este considerat formal. În realitate, fiecare opțiune va face: „Consumer Corner”, „Informații pentru vizitatori”, etc.

Autoritățile de reglementare nu se uită la acest punct, deoarece nu este stabilit de lege. Cu toate acestea, ei verifică ce informații sunt comunicate clientului.

Legea stabilește lista datelor care trebuie plasate pe standul de informare:

1. numele organismului care a înregistrat IP-ul;
2. prezența înregistrării activității antreprenorului;
3. informații despre acreditare în agențiile guvernamentale, licențe și alte permise.

În „Colțul consumatorului” trebuie să fie următoarele documente:

• Legea cu privire la protecția consumatorului în actuala ediție, ținând cont de modificări și completări. Este mai bine să cumpărați versiunea lui tipărită. În acest caz, inspectorii nu vor avea întrebări.
• O copie a certificatului de înregistrare IP.
• Licente, daca IP-ul le are.
• O copie a încheierii lui Rospotrebnadzor.
• Caiet de reclamatii si sugestii (cusut si numerotat) cu datele capului. Postat nu în fara esec, dar este furnizat la prima cerere a consumatorului.
• Reguli pentru serviciile de consum către populație (pentru antreprenorii individuali care sunt implicați în activități relevante).
• Date despre locația și contactele Rospotrebnadzor.
• Lista categoriilor de persoane eligibile pentru a fi servite în afara rândului.
• Informații despre interzicerea vânzării anumitor produse către persoanele sub vârsta majoratului.
• Reguli de siguranță sanitară și epidemiologică (pentru antreprenorii individuali care lucrează în domenii de specialitate).

Informațiile care trebuie să fie pe stand pot fi determinate de reglementările locale. În acest caz, atunci când proiectați un stand de informații, este necesar să vă ghidați de legea federală, normele subiectului Federației Ruse.

Informațiile disponibile pe standul de informare sunt împărțite în următoarele grupe:

• Acte juridice normative: Legea federală, decrete guvernamentale, legi care reglementează anumite sectoare ale economiei.
• Informații despre vânzător, indicând legalitatea activităților sale, drepturi extinse de a efectua lucrări, vânzarea de servicii și categorii specifice de produse.
• Reguli sanitare (în cazul vânzării de produse alimentare și pentru alimentația publică).
• Alte informații (broșuri despre produse, promoții curente etc.).

Legea nu spune ca este necesara postarea informatiilor despre sortiment, lista de preturi, certificate de calitate. Cu toate acestea, aceste informații trebuie să fie disponibile la punctele de vânzare, furnizate la cererea consumatorilor și în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare.

Trebuie să existe reguli de siguranță la incendiu și un plan de evacuare spatii comerciale. Ele sunt utilizate la proiectarea unui stand de informare sau amplasate într-un alt loc accesibil.

Toată lumea știe că Cartea de reclamații și sugestii este o parte integrantă a standului pentru cumpărător. Conform legii, fiecare consumator are dreptul de a lăsa o evidență. Personalul administrativ face posibil acest lucru într-o atmosferă relaxată, stând pe un scaun la masă. Angajații nu pot cere vizitatorului un pașaport sau orice formă de identificare. Nu ar trebui să fie interesat de ce o persoană lasă o plângere sau o sugestie.

Prezența obligatorie a unui stand de informare pentru cumpărători este susținută de răspunderea pentru încălcarea legii. Nefurnizarea informațiilor va duce la anumite sancțiuni. Pentru încălcare, se prevede o sancțiune administrativă sub forma unei amenzi în valoare de 1-3 mii de ruble (pentru întreprinzătorii individuali).

Verifică conformitatea cu aceste cerințe Rospotrebnadzor.

Legiuitorul dă în general normele pentru proiectarea unui stand de informare. Nu Cerințe generale după nume, format, locație. Aceste probleme pot fi rezolvate de către antreprenor la propria discreție. in orice caz servicii publice va evalua accesibilitatea, completitudinea, comoditatea standului.

Ce reguli se ține cont atunci când se proiectează un stand de informare

Regula 1. În primul rând, este necesar să se determine scopul principal. De ce ai de gând să pui un buletin? Care este „misiunea” ei? Răspunsurile la aceste întrebări vor ajuta la plasarea corectă a accentelor. Despre asta vom vorbi mai jos.

Regula 2. Atragerea atenției. Designul exterior al standului de informare ar trebui să atragă atenția, să te facă să vii să afli ce scrie acolo. Se estimează că o persoană, care trece pe lângă stand, își oprește privirea asupra acestuia doar pentru 5-10 secunde. Asta pentru asta un timp scurt este important pentru tine să-l convingi să se apropie și să se familiarizeze cu informațiile. Care sunt modalitățile de a atrage atenția? Forma originală, element luminos, fundaluri stand, prezentare extraordinară a informațiilor: benzi desenate, infografice etc.

Regula 3. Atenția umană este selectivă. O persoană nu este capabilă să acorde o atenție egală unui număr mare de obiecte în același timp. Prin urmare, este important să prioritizați: gândiți-vă la ce este mai bine pentru el să vadă mai întâi și ce mai târziu, ca material suport. Dacă sarcina ta este să vorbești despre produsul companiei, atunci accentul ar trebui să fie pus pe produs și pe beneficiile acestuia. Utilizați ilustrații, fotografii, diagrame, infografice - datele vizuale sunt percepute mai bine.

Regula 4. Numărul de accente vizuale nu trebuie să fie mare.În caz contrar, atenția persoanei este împrăștiată, adică nu îi va fi ușor să se concentreze asupra materialului pe care urmează să-l transmită.

Regula 5. Actualizarea informațiilor este un punct foarte important. Toate știrile, informațiile actuale și anunțurile ar trebui să fie „evidente” și înlocuite constant cu altele proaspete. Asigurați-vă că invitați la evenimente viitoare etc.

Care poate fi proiectarea unui stand de informare într-o organizație

Panourile de buletine din organizații servesc de obicei două scopuri principale:

1. Informare.
2. Formarea și menținerea culturii corporative.

Tabloul de afișări, în primul rând, o modalitate de a transmite informații. Și membrilor firmei și oamenilor care vin la tine. De obicei, sunt pregătite standuri separate pentru aceste două grupuri; nu este de dorit să se combine informațiile destinate acestora. În plus, dacă sunt în volum mare, este mai bine să petreceți timp proiectând mai multe standuri de informații decât încercând să încadreze totul într-unul singur.

Angajaților li se oferă următoarele informații:

• incidente importante, realizări;
• știri;
• deciziile luate de conducere;
• reguli;
• posturi vacante.

Clienții sau vizitatorii sunt informați:

• asupra principalelor activități;
• despre programul de lucru;
• despre regulile de serviciu;
• despre autoritățile superioare.

Dar o astfel de sursă de informație are o funcție suplimentară semnificativă: creează cultură corporatistă, formează stilul companiei, un mediu deosebit.

Dacă v-ați angajat să aranjați un stand de informații la întreprindere, decideți imediat de ce faceți acest lucru, ce veți agăța de el, cât de des veți schimba datele, cine va fi responsabil pentru acest lucru. În acest caz, cel mai bine este să definiți persoana responsabila. În caz contrar, situația care s-a dezvoltat într-o singură firmă este posibilă.

Imaginați-vă - tabla lor este umplută cu foi de diferite dimensiuni, atașate cu un buton sau lipite, adesea pe alte foi. Unele informații sunt colorate, altele sunt alb-negru, iar restul sunt scrise de mână. Pe foaia „Dacă ai nevoie de mape mari – mergi urgent la departamentul administrativ” este semnat cu un creion colorat: „Nu este adevărat – totul s-a terminat!!!”. Toate acestea sunt ca intrarea în casă, unde oricine are dreptul să-și pună cearceaful. Sau pe perete într-un apartament comun mare, în care nimeni nu este responsabil pentru ceea ce se întâmplă. Nu este nevoie să vorbim despre proiectarea competentă a standurilor de informare.

Tabloul de buletin nu poate rămâne remiză. Persoana responsabilă pentru aceasta trebuie să vină cu un concept, să formeze secțiuni consistente în stil și să actualizeze datele pe măsură ce devin învechite. Adică oricine dorește să posteze știri va acționa prin intermediul acestei persoane. Apoi totul va fi emis conform unui singur standard și va fi în locul alocat.

Există o serie de reguli de bază pentru proiectarea standurilor de informare care pot crește eficiența acestora.

1. Structură clară. Este extrem de important ca toate reclamele să fie împărțite în secțiuni. Acest lucru simplifică utilizarea tablei - informațiile necesare sunt ușor de găsit fără a reciti întregul text. Adică, toate blocurile au nevoie de un antet.

2. Unitatea de stil. Este mai bine ca designul standului să se potrivească cu stilul corporativ al companiei. Atunci când creați imaginea unei organizații, nu pot exista lucruri neimportante. Este de neînțeles apariția, de exemplu, a unei plăci albastre-albastre într-o companie cu un logo verde-galben. Adevărat, este și mai trist atunci când standul de informații este doar o platformă pentru atașarea hârtiei de diferite dimensiuni cu un design diferit.

3. Alegerea monturii potrivite. Metoda de atașare a informațiilor depinde de tipul acestora din urmă și de frecvența înlocuirii, de asemenea, este important să ne amintim nivelul necesar de reprezentativitate al mass-media.

Atunci când o placă este atârnată pentru consumatori sau este amplasată într-o zonă aglomerată în care trec atât angajații, cât și cei din afară, este important să o facem mai prezentabilă. Este mai bine să achiziționați imediat astfel de platforme de informații cu buzunare standard A4 sau un format care vă este mai convenabil. Această opțiune funcționează bine dacă informațiile sunt înlocuite rar. Dacă buzunarele sunt mai mari, vor încadra o mulțime de fișe pe care oamenii le pot lua acasă și le pot revizui mai târziu. Este mai rezonabil să se realizeze proiectarea standurilor de publicitate și informații în acest fel.

4. Gruparea convenabilă a informațiilor. Există multe opțiuni pentru plasarea informațiilor pe astfel de panouri. Poate fi împărțit pe subiecte: pe de o parte, informații despre companie ca atare, pe de altă parte - despre departamentele sale. Sau alegeți principiul actualizării: jumătate din bord - blocuri schimbate rar, cealaltă - în mod constant. Nu este nevoie să plasați informații operaționale (posturi vacante, știri) și informații pe termen lung (misiune, idei) pe același stand. De asemenea, este important să înțelegeți că plăcile mici par mai clare decât cele uriașe, unde este adunat tot ce este posibil. S-a spus mai sus organizații mari are mai mult sens să se creeze o serie de standuri cu informații pe teme specifice. Nu este nevoie să vă străduiți să faceți un singur panou cuprinzător dacă trebuie să publicați o mulțime de informații.

De ce avem nevoie de standuri de informații în bibliotecă și care ar trebui să fie designul lor

Principala modalitate de a oferi servicii de bibliotecă și cărțile stocate în aceasta este prin publicitatea bibliotecii. Adică, informații despre instituție, propunerile sale, resursele, permițând notificarea populației, creșterea cererii.

Panourile informative amplasate în interior rămân un element familiar în astfel de unități. Dintre acestea se pot distinge următoarele tipuri: anunţuri, afişe, planuri de organizare a evenimentelor, afişe instructive şi metodologice etc.

Următoarele instrucțiuni metodologice pentru proiectarea unui stand de informare sunt destinate formării unui stand care îndeplinește cerințele.

Standul de informații include:

• Informatii de baza: numele bibliotecii sau al rețelei de biblioteci în care este inclusă, programul de lucru, numele complet bibliotecari, componenţa fondului.
• Scopurile și obiectivele biblioteciiîn organizarea serviciului public.
• Reguli de utilizare a bibliotecii.
• Informații de serviciu asigurate de aceasta institutie.
• Informatii despre asociatii de amatori , cluburi de interese, dacă există: plan de lucru, scopuri, obiective etc.;
• Scrisori, multumesc, primit pentru obținerea de rezultate în muncă;
• Anunturi de evenimente curente, planuri de lucru pe luna etc.;
• Produse de editare.

Un astfel de stand este postat într-un loc potrivit pentru citirea informațiilor. Se recomanda glazurarea acestuia, mai ales daca se afla in afara incintei institutiei. Este important să actualizați constant materialele și anunțurile, astfel încât acestea să nu rămână depășite.

Ce cerințe trebuie să îndeplinească proiectarea unui stand de informare la școală?

informativ

Reflectați, subliniați principalul lucru pe care ați dori să le spuneți elevilor și părinților lor. Recitiți, poate este mai bine să refuzați o parte din informații sau să le transferați pe altă foaie, sau trebuie adăugat ceva.

Concizie

Sigiliu

Chiar dacă scrisul dvs. de mână este perfect, amintiți-vă că textul tipărit este mai ușor de citit. Mai ales acum este foarte ușor să tipăriți mai multe coli.

Evidențiați principalul

Când proiectați un stand de informații pentru părinți sau copii, utilizați culoare, fonturi diferite. La urma urmei, nimeni, indiferent de vârstă, nu își va putea aminti absolut tot ce a citit. Dar păstrarea principalului lucru în memorie este ușor. Designul atent este mai ușor de perceput și citit. Uită-te la acest articol - a fost scris pe baza acestui principiu și aproape ai terminat de citit și chiar ai păstrat multe în memorie.

Imagini

Cel mai adesea, standurile școlare atrag atenția cu imagini colorate, glume moderne, „demotivatoare” și alte lucruri. Este posibil ca imaginile să nu conțină deloc informații importante, sarcina lor cheie este să facă standul vizibil

Noutate

Dacă alegi să postezi o dată la câteva luni, nimeni nu va observa schimbarea. Faceți o regulă să vă actualizați standul săptămânal. Nu știi despre ce poți scrie atât de des? Lipiți o fotografie, o glumă, interesanta poveste- lasa-ti imaginatia sa zboare

Implicare

Cu siguranță va fi cel puțin un elev în clasă care este gata să vă ajute la proiectarea standului de informare. Deși pot fi mai multe. Și împreună este mai ușor să veniți cu ceva și să creați produse bune.

Cum se proiectează un stand de informare la grădiniță

Caracteristica principală atunci când alegeți un loc pentru „colțul parental” este ușurința de percepție, vizibilitatea. Aici, concentrați-vă pe nivelul ochilor unui adult. Puteți umple spațiul de deasupra dulapurilor, la intrare, pe ușă. Ai un zid liber? Cazarea va fi perfecta.

Fontul trebuie să înceapă de la o dimensiune egală cu 14 puncte. Imprimare luminoasă, clară, imagini atractive, cuvinte colorate - sunt capabile să atragă privirea. Este mai bine ca foile să fie ușor de înlocuit, așa că faceți buzunare din plastic, fișiere obișnuite. Este grozav dacă vii cu un format care îți permite să întorci paginile, precum și ilustrații pentru memorii.

Crearea standurilor de informații este ușor de făcut pe cont propriu. Dacă aveți mijloacele și aparatele necesare, placajul obișnuit va fi o bază excelentă. Va trebui vopsit și lipit. Ca opțiune mai bugetară, alegeți tavan fals, deoarece este ușor de tăiat, ceea ce vă permite să creați orice formă. Este ușor să faci ferestre pentru informații dintr-un soclu de tavan sau rame foto.

Cea mai ușoară modalitate de a proiecta standuri de informații este cu hârtie autoadezivă. Deci, puteți atașa un fișier A4 pe suport și lipiți un cadru din astfel de hârtie în jurul marginilor. Luminos, simplu, frumos. Dacă fișierul își pierde aspectul, va fi foarte ușor să îl schimbați. Invitați părinții să ia parte la proiectare: poate unul dintre ei are talent artistic, apoi peretele se poate transforma într-un stand.

Nu uitați că un panou informativ frumos, elegant și atrăgător este carte de vizită grupuri. Veniți cu un nume pentru el: „Pentru voi, părinți!”, „În grupul nostru!” sau ceva al tău. Principalul lucru este să fii clar și accesibil. Comunicați astfel cu părinții tăi. Tehnicile de mai sus sunt potrivite pentru proiectarea unui stand de informații școlare, dar atunci este mai bine să-l pregătiți cu o informație discretă, care să conțină curriculum.

Sfat 1. Alegeți plăci cu un strat moale: este ușor să atașați foi de ele. Standurile cu buzunare de dimensiuni standard devin treptat învechite. Nu tot ceea ce trebuie transmis astăzi se află pe foi de format tradițional.

Sfatul 2. Standul trebuie să aibă un titlu. Se realizeaza in partea de sus, in centru. Luați cele obișnuite: „Știrile companiei”, „Astăzi cu noi”, „Informații”. Sau alegeți opțiunea legată de domeniul dvs.

Sfatul 3.Împărțiți tabla în jumătate. Într-o parte, anunțați zilnic, iar în cealaltă - toate informațiile nefuncționale: despre sărbători, felicitări.

Sfat 4. Atașați titluri: „Felicitări”, „Vacanță”, „ Cei mai buni muncitori”, etc. Sunt evidențiate și toate știrile actualizate în fiecare zi.

Sfat 6 Când proiectați un stand de informare, încercați să abandonați expresiile birocratice. Vorbește simplu și clar. Asigură-te că colegii tăi - de la femeia de curățenie până la director - înțeleg sensul.

Sfatul 7. Decorați felicitările cu creioane colorate și frumoase cărți poștale. Scrieți-le singur, fără a alege clișee gata făcute de pe Internet. Poeziile de pe site-uri populare cu felicitări prezintă cel mai adesea o imagine tristă.

Sfatul 8 Ocupă un loc pe tablă sub „Dorințe și sugestii”. Această secțiune vă va permite să creați părere cu echipa. Lăsați mesajele să rămână anonime, dar vor conține informații care nu vor fi anunțate la nicio întâlnire.

Sfatul 9. Abordați creativ designul standului de informații, nu vă opriți la șabloane. Lasă creația ta să devină mândria organizației.

Desigur, am enumerat doar principii de baza conţinând aproape nenumărate opţiuni. Sperăm că materialul prezentat v-a fost de folos și știți deja să proiectați un stand informativ. Cu siguranță vei dori să alegi ceva care să reflecte trăsăturile tale: strict, subliniind statutul companiei, sau non-standard, care să se potrivească cu unitatea ta, sau decorat în așa fel încât să atragă clienți. Nu este întotdeauna ușor să creezi ceva care merită pe cont propriu, iar în magazinele specializate oferă adesea un produs standard care se va potrivi tuturor și tuturor. Dar unicitatea este deja rezultatul creării propriului proiect.

In contact cu

Munca serviciului de personal este asociată cu crearea, prelucrarea, utilizarea și stocarea unui număr semnificativ de documente. Aceste documente conțin de obicei informații legate de datele personale ale angajaților și trebuie protejate împotriva accesului neautorizat.

Guvernul Federației Ruse, în ordinul său din 21 martie 1994 nr. 358-R, a recomandat ca organizațiile (indiferent de forma lor de proprietate) să includă clauze speciale în statutele lor (regulamente) în care să prescrie toate aspectele legate de contabilitate. și păstrarea documentelor asupra personalului și transferul lor la timp la depozitare în caz de lichidare.

Este destul de evident că toate acestea impun obligații serioase șefilor organizațiilor și funcționarilor responsabili cu asigurarea securității documentelor asupra personalului. Aceasta înseamnă că fiecare angajator trebuie să elaboreze un set de măsuri legale, organizatorice și practice pentru a asigura condițiile de păstrare și utilizare a unor astfel de documente. Despre cum să organizăm biroul „ideal” al departamentului de personal, ni se va spune cineva care știe exact cum să o facă corect.

Vom începe să vorbim despre modul de organizare adecvată a spațiului de stocare a documentelor de personal cu reamintirea că în serviciul de personal există de fapt două părți independente ale fondului documentar.

Partea 1. Originale și copii ale documentelor create în organizație și care provin de la alte organizații și divizii structurale cu privire la toate problemele activităților organizației, reglementări privind departamentul, diviziile sale, descrierea postului angajati. Un loc mare în activitatea serviciului de personal este acordat și corespondenței cu organizațiile și cetățenii pe diverse probleme, materiale pentru verificarea stării documentelor care conțin date cu caracter personal, în diviziuni structurale organizatii.

Partea 2. Dosarele personale ale salariaților și alte documente contabile, documente de atestare a salariaților etc.

Documentele serviciului de personal după finalizarea executării se depun în dosare în conformitate cu nomenclatorul acestora. Cazurile pentru o anumită perioadă de timp (de obicei doi sau trei ani) sunt depozitate în dulapuri din departamentul de personal. După această perioadă, cazurile de păstrare permanentă și de lungă durată (peste 10 ani) sunt transferate în arhiva organizației, iar cazurile de păstrare temporară pot rămâne în serviciul de personal până la expirarea perioadelor de păstrare stabilite, după care sunt alocate spre distrugere cu pregătirea unui act special.

Documentul principal care stabilește procedura de păstrare a documentelor de personal este legea federală RF din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă”.

Documentul principal care stabilește termenii de păstrare a documentelor este Lista documentelor de arhivă manageriale standard generate în derularea activităților. agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând termenii de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558; în continuare - Lista).

Condițiile de păstrare a documentelor specificate în Listă se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de forma de proprietate (Articolul 1.2 din Listă).

Stocarea documentelor de serviciu personal este oarecum diferită de reguli generale stocarea documentelor de gestiune, deoarece acestea au o mare semnificație socială, multe dintre ele servesc drept confirmare a drepturilor angajatului de a Securitate Socială, de exemplu, bătrânețea și handicapul, precum și confirmarea acestuia vechime in munca. Majoritatea documentelor privind personalul au o perioadă lungă sau permanentă de păstrare și sunt utilizate în scopuri de referință atunci când cetățenii se adresează instituțiilor de arhivă.

SI CE VA FI?

Șeful serviciului de personal este responsabil pentru siguranța documentelor de personal, iar în cazul în care nu există serviciu de personal, ofițerul de personal. Prin urmare, sarcina lui nu este doar organizarea corectă a muncii cu documente, ci, mai presus de toate, crearea condițiilor care să asigure siguranța acestora.

Pentru pierderea documentelor, precum și pentru distrugerea documentelor înainte de scadență, legislația actuală prevede răspunderea administrativă. Deci, pentru încălcarea procedurii și a termenilor de stocare a documentelor contabile, un funcționar va trebui să plătească o amendă în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative). Dacă inspectorii fiscali solicită documente, dar organizația nu le poate furniza, atunci amenda va crește la 15.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În plus, documentele de personal au și o valoare biografică, arheografică, servesc drept sursă pentru generalizări statistice și cercetări istorice și sociale.

Particularitățile stocării documentației de personal într-o organizație se datorează sarcinilor de restricționare a accesului neautorizat la documentele care conțin date personale ale angajaților și de căutare eficientă a informațiilor necesare.

Organizarea sediului serviciului de personal

În mod ideal, biroul serviciului de personal ar trebui să aibă cel puțin trei încăperi adiacente: o cameră pentru angajații unității, un birou pentru șef și o cameră în care se află dulapuri și seifuri pentru documente, dosare și dulapuri pentru dosare. În același timp, poate exista o singură intrare în biroul departamentului de personal.

Dacă o astfel de organizare a spațiului nu este posibilă, atunci trebuie îndeplinite cel puțin condițiile de bază.

Condiție 1. Sediul serviciului de personal trebuie să fie dotat cu alarme de incendiu și efracție.

Condiția 2. Este de dorit ca ușa din față a departamentului de personal să fie dublă metalică, iar ferestrele să fie protejate cu bare metalice.

Condiția 3. Camera trebuie să fie suficient de spațioasă pentru, în primul rând, să ofere condiții pentru munca personalului de service, iar în al doilea rând, există un loc pentru a plasa dulapuri și seifuri pentru depozitarea curentă a documentelor.

La sfârșitul zilei de lucru, toate ușile (inclusiv cele interioare) trebuie să fie încuiate cu încuietori fiabile și sigilate cu sigiliul personal al șefului serviciului de personal. Cheile de la uși sunt predate contra semnăturii într-o revistă specială. În același timp, fiabilitatea alarmelor de securitate este activată și verificată.

Armează și dezarmă sediul șefului departamentului de personal al serviciului (un alt funcționar responsabil cu întreținerea munca de personal). Curățarea spațiilor este permisă numai în prezența acestor persoane. Fișiere, foldere cu documente, dulapuri de dosare, documente care pot fi citite de mașină, jurnale de contabilitate și cărți de contabilitate, cărți de muncă sunt depozitate in compartimentul de personal in timpul orelor de lucru si nelucrate in dulapuri metalice incuiate permanent. Este de dorit ca fiecare angajat să aibă propriul său cabinet pentru stocarea matricelor de documente care i-au fost atribuite. În același timp, sigiliile, ștampilele, formularele de documente și cheile din cabinetele de lucru ale angajaților, de regulă, sunt depozitate în seiful șefului serviciului de personal.

Reguli de lucru cu documente

Pentru a asigura siguranța datelor cu caracter personal atunci când lucrați cu documente, trebuie respectate următoarele reguli.

Regula 1. Pe desktop, păstrați doar acele documente cu care lucrați în prezent.

Regula 2. Păstrați alte documente într-un dulap încuiat.

Regula 3. Așezați documentele executabile în foldere, pe care să indicați tipul de acțiuni efectuate cu acestea, de exemplu, „Pentru depunerea dosarelor personale”, „Pentru trimitere”, etc., sau numele angajaților care lucrează cu aceste documente . Este bine dacă fiecare folder conține un inventar al documentelor conținute în el.

Regula 4. Documentele cu care se finalizează lucrarea, se depune imediat la dosarul corespunzător.

Regula 5. La sfârșitul zilei de lucru, puneți toate documentele, cutiile, foile de hârtie și caietele cu note de lucru, materiale de instrucțiuni și de referință în dulapuri metalice, seifuri, încuiați-le și sigilați-le cu un sigiliu.

Regula 6. La sfârșitul zilei de lucru, nici măcar o hârtie nu trebuie să rămână pe desktop. Verificați, de asemenea, coșul de gunoi și asigurați-vă că nu există documente care ar putea fi de interes pentru un străin.

Regula 7. Sigilii, ștampile, documente, chei de la dulapuri de lucru, se păstrează numai în seiful șefului departamentului de personal.

Regula 8. Ciorele și revizuirile documentelor, formularele deteriorate, foile cu înregistrări de serviciu la sfârșitul zilei de lucru trebuie distruse într-o mașină de tăiat hârtie - tocător.

Regula 9. Calculatoarele la sfârșitul zilei de lucru, blochează și se deconectează de la rețea.

Regula 10. Nu lăsați documente sau înregistrări de birou pe desktop, nu lăsați dulapuri deblocate și nu lăsați computerul deblocat atunci când părăsiți biroul.

ESTE INTERZIS!

Așezați documentele pe podea, pervazurile ferestrelor, în grămezi nesortate

Reguli de stocare a documentelor

În sistemul de stocare a documentelor de personal se pot distinge două etape: curentă (operațională) și ulterioară (arhivă).

Pastrarea si folosirea documentelor din momentul in care sunt create si pana la transferul cazului in care sunt grupate in arhiva se numeste curent (operational). Stocarea curentă a cazurilor se realizează la locul formării lor. Deci, în acesta sunt stocate și documentele create în serviciul de personal.

Depozitarea curentă este împărțită în două subspecii:

• stocarea documentelor în procesul de executare a acestora;
• stocarea documentelor executate. Stocarea curentă a documentelor înseamnă păstrarea lor în originale. Prin urmare, în serviciile de personal ale organizațiilor, comenzile pentru personal sunt stocate în originale.

Condițiile de depozitare ar trebui să asigure protecția documentelor împotriva daunelor, efectelor nocive mediu inconjuratorși să prevină pierderea acestora. De regulă, pentru aceasta, în sediul departamentului de personal și al arhivei sunt instalate dulapuri metalice, seifuri, dulapuri cu rafturi etc. Pentru a facilita căutarea documentelor, pe dulapuri sunt plasate copii ale nomenclatorului cazurilor și numerele carcasei sunt plasate pe cotoarele capacelor carcasei în conformitate cu nomenclatura.

Dacă știți că un anumit document ar trebui copiat cu o anumită frecvență, puteți face o copie a acestuia calitate bunăși continuă să lucrezi cu ea.

În incinta serviciului de personal, în care sunt depozitate un număr mare de documente, trebuie menținute valori stabile ale temperaturii și umidității aerului, deoarece nu atât temperaturile ridicate, cât și scăzute și umiditatea sunt deosebit de periculoase pentru hârtie, dar schimbarea frecventă a acestor indicatori. Desigur, documentele sunt depozitate în dosare speciale și în spatele ușilor dulapurilor bine închise pentru a minimiza expunerea la cel mai mare inamic al hârtiei - praful. De asemenea, este indicat să depozitați documentele într-un dulap cu uși opace. Ideea nu este doar cea mai mare siguranță a depozitării, ci și faptul că hârtia este dăunătoare expunerii la lumină, în special la radiațiile ultraviolete.

TREBUIE SĂ ȘTIȚI ASTA

Arhiviștii Arhivelor Statului pot verifica procedura de stocare și distrugere a documentelor într-o organizație, de exemplu, dacă, după verificarea experților inspecției GIT, au fost relevate încălcări ale regulilor de păstrare a documentelor de personal. De asemenea, inspecția arhivistică verifică păstrarea documentelor de personal în cazul în care un angajat a solicitat instanței de judecată o declarație despre încălcarea drepturile sociale(nu pot obține un certificat de la locul de muncă despre salariu, experiență de muncă etc.)

Este trist să recunoaștem, dar fotocopiarea și scanarea nu dăunează mai puțin documentelor. În general, nu este recomandat să efectuați astfel de proceduri de mai mult de cinci ori, deoarece acest lucru este suficient pentru a provoca o schimbare semnificativă a culorii hârtiei și pentru a reduce rezistența acesteia la deteriorarea mecanică. Un astfel de impact se datorează faptului că atunci când un fascicul de lumină trece prin paginile documentelor, nivelul de iluminare este de douăzeci de ori mai mare decât cel recomandat.

Reguli pentru distrugerea documentelor

Una dintre etape ciclu de viață documentele de personal este distrugerea lor. Motivele sunt diferite.

Motivul 1. Distrugerea legală în organizații după expirarea perioadei de depozitare stabilite.

Motivul 2. Distrugerea sau deteriorarea prin neglijență, ca urmare a accidentelor și dezastrelor naturale, dezastrelor naturale și provocate de om.

Referinta noastra

Sediul arhivei organizației trebuie să fie izolat, dotat cu alarme de securitate și incendiu. Dimensiunile necesare ale încăperii pentru plasarea documentelor, inclusiv a personalului, pot fi calculate cu ușurință pe baza dimensiunilor (lungimea) raftului de arhivă și a grosimii medii (1-1,5 cm) a unei carcase standard, ținând cont de faptul că o arhivă standard Raft 2 m inaltime 30 cm are 12 astfel de rafturi. Distanța de lucru dintre rafturi trebuie să fie de cel puțin 80 cm, trecerile de incendiu între rândurile de rafturi - 120 cm. Separat, zona ocupată de dulapuri metalice și seifuri, precum și numărul mediu de cutii care pot fi amplasate în ele, este considerat. După ce ați efectuat toate aceste calcule, puteți indica cu exactitate ce zone din arhivă aveți nevoie pentru a găzdui documentele.

În acest sens, serviciul de personal trebuie să rezolve două sarcini opuse.

Sarcina 1. Distrugeți documentele pentru a minimiza (sau mai bine, elimina complet) posibilitatea de a recupera informațiile conținute în acestea.

Sarcina 2. Restaurarea documentelor și a informațiilor conținute în acestea în caz de deteriorare sau distrugere a documentelor. Ce metode și tehnologii pot fi utilizate pentru aceasta.

Prima sarcină este legată de îndeplinirea cerințelor legale și a obligațiilor de afaceri pentru distrugerea în siguranță a documentelor care au devenit inutile pentru organizație, precum și de a aborda probleme legate de securitatea informațiilor.

A doua problemă, din fericire, trebuie rezolvată mult mai rar. Și este indicat să te gândești din timp și să întocmești planuri de acțiune pentru a salva documentele deteriorate în caz de incendiu sau inundație.

La distrugerea înregistrărilor de personal, este necesar să se respecte o serie de cerințe definite în Standardul Internațional pentru Managementul Documentelor ISO 15489-1-2001 și în Standardul 15489-1-2007 și anume:

• distrugerea trebuie să fie autorizată (adică este interzisă distrugerea neautorizată a documentației fără eliberarea documentelor relevante);
• Nu distrugeți documente legate de acțiuni sau investigații în justiție în curs sau în curs;
• distrugerea documentelor trebuie efectuată cu confidențialitatea informațiilor conținute în acestea;
• toate copiile documentelor selectate pentru distrugere, inclusiv copiile de asigurare și de rezervă și copiile pentru depozitare pe termen lung, trebuie distruse.

Referinta noastra

Distrugerea este cea mai comună și populară metodă de distrugere a documentelor pe hârtie în prezent. Ei sunt atrași de ieftinitatea sa, „prietenia mediului”, fiabilitatea suficientă.

Principalul avantaj este că documentele pot fi distruse în etape, în plus, nu este necesar să se aloce mult spațiu pentru depozitarea temporară a materialelor selectate pentru distrugere. În acest caz, este mai ușor să se asigure securitatea documentelor și a informațiilor conținute în acestea. Această opțiune este utilizată în mod activ în muncă, iar în multe organizații cerința pentru distrugerea obligatorie a documentelor într-un tocător este inclusă în regulamentele interne.

Atunci când alegeți un tocător, experții sfătuiesc să țineți cont de numărul de documente lichidate zilnic.

Sarcina zilnică recomandată este un factor important de luat în considerare atunci când alegeți o unitate. Un alt punct fundamental este cât de confidențial este informația. Nivelul de secret al distrugătorului și tipul de tăiere depind de aceasta.

Nivelul de confidențialitate oferit de tocător este setat dimensiune maximă fragmente în care este tăiată hârtie sau alte suporturi.

Conform standard international DIN 32757-1 distinge între cinci niveluri de secret:

• primul nivel de secret este atribuit modelelor care produc benzi cu lățime de până la 1,2 cm la ieșire.Este posibil să restaurați un document din astfel de așchii, deși va trebui să reparați. Prin urmare, astfel de tocatoare sunt folosite în principal pentru curățarea desktopului;
• al doilea nivel de secretizare nu este cu mult mai grav. Dispozitivul produce benzi nu mai late de 0,6 cm.Datorita pretului lor accesibil, astfel de dispozitive sunt destul de raspandite;
• Tocătoarele de nivel 3 pot fi folosite pentru a distruge documente confidențiale, dar nu clasificate. Hârtia este tăiată în fâșii de 0,2 cm lățime sau fragmente de până la 0,4 x 6 cm Este aproape imposibil să restabiliți conținutul unui document distrus în acest fel;
• pentru documentele clasificate se recomanda folosirea tocatoarelor cu un al patrulea nivel de secretizare si mai puternic. În acest caz, documentul este tăiat în fragmente nu mai mari de 0,2 x 1,5 cm, adică în așchii mici, potrivite numai ca material de construcție;
• si, in final, pentru distrugerea documentelor de top secret se produc tocatoare care produc fragmente de format 0,08 x 1,3 cm.De fapt, documentul se transforma in „praf” si nu poate fi restaurat nici macar in conditii de laborator.

Atunci când alegeți un tocător, trebuie să vă bazați numai pe nivelul de secret care este cu adevărat necesar, deoarece prețul și performanța mașinii depind de acest lucru.

Să nu uităm că echipamentul de birou nu este doar un asistent indispensabil în birou, ci și un detaliu important al interiorului. În sortimentul oricărui producător puteți găsi modele întunecate și deschise cu design clasic sau futurist. Decorul folosește metal, plastic transparent, indicatoare luminoase de diferite culori.

Reguli de lucru cu vizitatorii serviciului de personal

Pe lângă operațiunile cu documente, angajații departamentului de personal își petrec o parte semnificativă a timpului primirii cetățenilor (angajații organizației, fosti angajati, solicitanții de locuri de muncă etc.). Acest tip de muncă ar trebui, de asemenea, să fie strict reglementat, deoarece vizitatorii pot reprezenta o anumită amenințare la adresa securității informațiilor departamentului de personal.

Pentru comoditatea vizitatorilor departamentului de personal, este de dorit ca sediul departamentului să fie situat la parterul clădirii, lângă intrare. În timpul orelor de recepție a persoanelor care nu sunt angajați ai întreprinderii, intrarea în departament ar trebui să fie liberă.

Este mai bine să controlați trecerea persoanelor neautorizate în sediul departamentului: vizitatorul este identificat printr-un pașaport sau un act de identitate oficial.

ESTE INTERZIS!

În timpul orelor de recepție a vizitatorilor, efectuați funcții care nu au legătură cu primirea, desfășurați negocieri de afaceri și personale prin telefon

Este important ca primirea vizitatorilor să aibă loc numai în orele special desemnate. Alteori, persoanele neautorizate, inclusiv angajații întreprinderii, nu pot fi în sediul departamentului de personal. Orele de recepție pot fi diferite pentru angajații întreprinderii și persoanele care nu sunt incluse în această categorie. Primirea vizitatorilor trebuie organizată astfel încât să nu fie persoane care să aștepte primirea în incinta departamentului.

Asigurați-vă că nu există documente inutile pe birou în timpul orelor de vizită.

Primirea vizitatorilor este asociată cel mai adesea cu desfășurarea lucrărilor de referință: răspunsul la întrebările vizitatorilor și eliberarea de certificate despre locul lor de muncă, poziția, vechimea în muncă. Ar fi util să reamintim că nu este permis să se răspundă la întrebări legate de transferul de informații cu caracter personal prin telefon.

Revista: Totul pentru ofițerul de cadre, La: 15.06.2012, An: 2012, Ediție: Nr. 7

• Managementul înregistrărilor HR