Introducerea SI corporativă, dezvoltată independent sau achiziționată de la un furnizor, este adesea însoțită de o întrerupere (reproiectare) a proceselor de afaceri existente în întreprindere. Trebuie să le reconstruim pentru a îndeplini cerințele standardelor și logica sistemului implementat. Observăm imediat că introducerea IP rezolvă o serie de probleme manageriale și tehnice, dar naște probleme asociate cu factorul uman.

Introducerea unui sistem informatic, de regulă, facilitează foarte mult managementul unei întreprinderi, optimizează fluxurile de informații interne și externe și elimină blocajele în management. Totuși, după ce sistemul a fost instalat cu succes, „rodat” în funcțiune și și-a demonstrat eficacitatea, unii angajați manifestă o reticență de a folosi IS în munca lor. Ca rezultat al reinginerării, devine clar că unii angajați dublează în mare măsură munca altora sau nu sunt deloc necesari. În plus, introducerea CIS este însoțită de formare obligatorie, dar, așa cum se arată experiență rusă Nu sunt atât de mulți care doresc să se recalifice. Spărgerea vechilor abilități și insuflarea altora noi este un proces lung și dificil!

Trebuie să se înțeleagă clar că IP corporativă este concepută pentru a simplifica managementul organizației, a îmbunătăți procesele, a consolida controlul și a oferi beneficii competitive. Numai din acest punct de vedere este posibil să se evalueze beneficiile implementării sale.

Urmând această logică, devine clar că, deși SI-ul corporativ este în general menit să ofere tuturor utilizatorilor informațiile necesare, gestionarea dezvoltării și implementării CIS este apanajul conducerii de vârf a companiei! Înțeleg managerii asta?

Și aici trebuie să ne confruntăm cu stereotipuri tenace. „De ce am nevoie de un sistem de întreprindere dacă întreprinderea merge bine oricum?” „De ce să spargi ceva dacă totul funcționează?”. Dar de cele mai multe ori nu trebuie spart. În prima etapă, este necesar doar să se oficializeze și să se transfere în mod competent și corect procesele identificate în cadrul cărora întreprinderea trăiește către IS-ul corporativ. O astfel de formalizare nu va face decât să perfecționeze, să șlefuiască descoperirile de marketing și producție de succes, să optimizeze procesul de management și control și să permită efectuarea unor schimbări specifice în viitor.

Introducerea unui nou IS este un proces complex, care durează de la câteva luni pentru IS mici până la câțiva ani pentru IS mari companii distribuite cu o gamă largă de produse și un număr mare de furnizori. Succesul proiectului pentru dezvoltarea (sau achiziția) și implementarea SI depinde în mare măsură de disponibilitatea întreprinderii de a conduce proiectul, de interesul personal și de voința managementului, de un program real de acțiune, de disponibilitatea resurselor, de pregătirea personalului și capacitatea de a depăși rezistența la toate nivelurile organizației existente.

Până în prezent, a fost dezvoltat un set standard de metode pentru implementarea IP. Regula principală este de a efectua fazele obligatorii în succesiune și de a nu sări peste niciuna dintre ele.

Următorii factori sunt critici pentru implementare:

disponibilitatea obiectivelor de proiect clar definite și a cerințelor IP;

disponibilitatea unei strategii pentru implementarea și utilizarea IP;

· realizarea unui sondaj înainte de proiect al întreprinderii și modele de construcție „ca atare” și „cum va fi”;

planificarea muncii, resursele și controlul asupra implementării planului de implementare;

participarea managementului superior la implementarea sistemului;

· efectuarea lucrărilor de implementare a SI de către specialiști în integrarea sistemelor împreună cu specialiștii întreprinderii;

monitorizarea periodică a calității muncii prestate;

· primirea rapidă a rezultatelor pozitive, cel puțin în parte din modulele SI implementate sau în procesul de funcționare de probă a acestuia.

Înainte de a începe dezvoltarea unui proiect de implementare, trebuie să:

· formalizarea maximă a obiectivelor proiectului de implementare a PI;

estimați minimul costurile necesareși elemente de cheltuieli;

· stabilirea unei priorități înalte a proiectului de implementare față de alte proiecte în derulare;

Oferiți managerului de proiect cât mai multă autoritate posibil;

· să desfășoare activități educaționale de masă cu personalul întreprinderii pentru a aduce tuturor importanța și necesitatea schimbărilor viitoare;

dezvolta măsuri organizatorice pentru aplicarea noilor tehnologia Informatiei;

Distribuiți responsabilitatea personală pentru toate etapele implementării și operațiunii pilot.

De asemenea, este necesar să se determine zonele funcționale pentru implementarea modulelor sistemului informațional:

· management organizatoric;

suport organizatoric si administrativ;

managementul proceselor de afaceri;

management, planificare, financiar și contabilitate;

· Managementul personalului;

Managementul documentatiei;

· Managementul logisticii;

Gestionarea relatiilor cu clientii si mediul extern.

În plus față de cele de mai sus, este necesar să setați cerinte tehnologice la implementarea SI:

· platformă de sistem - implementare și adaptare a unei soluții gata făcute de la producător sau dezvoltare la comandă în conformitate cu specificațiile tehnice ale clientului;

Integrabilitate - datele sunt stocate și prelucrate într-un singur spațiu informațional; aceasta le asigură completitatea, consistența, fiabilitatea și reutilizarea; sistemul poate include tehnologii și aplicații nou dezvoltate și deja utilizate;

adaptabilitate - sistemul este configurat în conformitate cu cerințele clientului și caracteristicile câmpului de informații al clientului;

distribuție - sistemul poate funcționa eficient în divizii și sucursale ale întreprinderii îndepărtate geografic;

· scalabilitate - sistemul poate fi implementat sub forma unui cadru care conține module de bază, și completat în conformitate cu cerințele unui mediu extern și intern în schimbare.

Principalele faze ale implementării sistemului informațional

Etapa „Lucrări preliminare la pregătirea proiectului de implementare a PI”. În timpul studiului pre-proiect al întreprinderii, o colecție de informatii detaliate despre organizarea structurală a organizației, relațiile funcționale, sistemul de management, despre principalele procese de afaceri, despre fluxurile din cadrul întreprinderii (Control Flow, Doc Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow), necesare construirii modelelor adecvate și selectați obiecte pentru automatizare. Sunt estimate termenii, resursele, tipurile și volumele de muncă, gama și costul software-ului, hardware-ului și telecomunicațiilor, costul pregătirii personalului etc.

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

· formarea de proiecte și grupuri de experți;

repartizarea puterilor și responsabilităților;

determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;

clarificarea specificațiilor și a așteptărilor clienților;

· instruirea grupului de implementare, format din specialiști ai întreprinderii clientului.

Ultima, foarte punct important din anumite motive, este adesea omis atunci când se elaborează un plan de implementare. Dar succesul întregului proiect depinde în mare măsură de el! După începerea finanțării, proiectul se consideră lansat spre execuție.

Faza „Studiu conceptual al proiectului”. În această fază:

se formează și se aprobă un design conceptual;

· se realizează o înțelegere neechivocă obligatorie a intențiilor tuturor participanților la proiect cu privire la SI implementat;

· clarifică și concretizează scopurile și obiectivele proiectului;

se determină dimensiunile prototipului de sistem;

· se agreează planul de lucru consolidat, succesiunea etapelor și condițiile de testare, planificarea, indicatorii financiari și de raportare;

Cu toate acestea, toate acțiunile de mai sus fara esec documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Faza „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate principalele sisteme și aplicații software și hardware. Sistemul stabilește structurile organizatorice și de personal, precum și structurile organizatorice și funcționale ale întreprinderii utilizând astfel de unități organizaționale ca ramură, departament, departament, grup de lucru etc.

Se realizează instalarea, configurarea și configurarea rețelei și a instalațiilor de telecomunicații, datele sunt transferate de la sistemele locale anterioare și se formează interfețe cu sistemele vechi și externe. În același timp, toți au creat modele, planuri, lucru produse software, documentația este plasată în depozitul end-to-end al proiectului de implementare (Fig. 3). O parte importantă a acestui depozit este sistemul de documentare format în cadrul proiectului (Fig. 4).

Problemele de securitate sistemică ale funcționării sistemului în modul multi-utilizator sunt în curs de rezolvare. Sunt create aplicații, șabloane, rapoarte, formulare de acces clienți, sunt distribuite puterile utilizatorilor. Toate sistemele sunt testate în „modul de luptă” cu participarea tuturor părților interesate.

După încheierea fazei de implementare, proiectul de implementare se consideră finalizat. Sistemul informatic este pus în funcțiune.

7. Factori de succes și motive pentru implementările IP nereușite

modelarea afacerii de reinginerire a informațiilor

Potrivit statisticilor mondiale, doar o treime din proiectele de dezvoltare și implementare sisteme de informare termina cu succes. Nu se știe nimic despre studii similare în Rusia, dar se pare că aici lucrurile stau și mai rău.

Un proiect de succes este finalizat la timp, în limita bugetului planificat, iar rezultatele scontate sunt atinse. Ce se întâmplă cu alte proiecte? Fie țin mult mai mult decât se aștepta, necesitând din ce în ce mai multă finanțare, fie se creează un sistem automat de care nimeni nu are nevoie și nimeni nu vrea sau nu poate lucra cu el.

Proiectele nereușite sunt foarte asemănătoare între ele. Ei par să se copieze unul pe altul, jucând același scenariu. Ani de observare a practicilor proaste m-au determinat să scriu câteva reguli pentru liderii de afaceri pentru a-i ajuta să evite cele mai multe greșeli comuneîn implementarea automatizării managementului întreprinderii. Ele sunt la fel de potrivite pentru bugetarea proiectelor de automatizare, contabilitate de management, management al producției și alte domenii ale guvernanței corporative.

Trebuie subliniat faptul că aceste sfaturi se adresează în primul rând conducerii de vârf a organizației, adică proprietarului sau directorului general al companiei, care acționează ca?clienți? schimbări în domeniul guvernanței corporative, inclusiv crearea de sisteme automatizate. Neînțelegere de către persoane? eșalonul superior? rolul său în astfel de proiecte este principalul motiv al eșecului unor astfel de angajamente.

Primul. Definiți scopul proiectului

Conform acelorași statistici, șaptezeci la sută din proiectele nereușite au devenit astfel din cauza incertitudinii obiectivelor lor. Cu alte cuvinte, rezultatul final nu a fost clar definit de la început.

Un exemplu din practică. Șeful serviciului de tehnologia informației al unui holding mare primește o sarcină de la directorul general de a implementa un sistem automatizat pentru a oferi nivelului superior de management corporativ cu informații la timp și de încredere. Șeful serviciului IT, în căutarea unui software potrivit pentru rezolvarea sarcinilor, apelează la consultanți. La întrebarea noastră despre ce probleme au determinat conducerea companiei să implementeze sistem automatizat, se dă următorul răspuns:

· absenta format uniform prezentarea datelor contabile de gestiune.

Lipsa reglementărilor pentru formarea rapoartelor de gestiune.

lipsa unui mediu informațional unificat

Este clar că primele două?probleme? nu sunt legate de automatizare, iar aceasta din urmă nu este o problemă, deoarece existența unui mediu informațional unificat? în sine nu este de nici un folos practic.

Familiarizarea cu starea reală a lucrurilor din companie a condus la înțelegerea faptului că există o problemă de delegare a competențelor șefului corporației către managerii unităților de afaceri. Ar trebui rezolvată cu ajutorul controlului, bazat pe planificare regulată și contabilitate de gestiune, precum și motivație corectă managerii. Cu alte cuvinte, ar trebui să vorbim în primul rând despre stabilirea proceselor de management pentru nivel corporativ, și numai după aceea? privind automatizarea acestor procese. Dându-și seama de acest lucru, liderii companiei au economisit mulți bani renunțând la automatizarea fără rost.

O înțelegere profundă a obiectivelor proiectului poate duce la respingerea implementării acestuia sau la amânarea termenelor sale din cauza revizuirii priorităților.

Obiectivele de automatizare trebuie formulate nu în termeni de avantaje tehnice, ci în termeni de interese de afaceri. Ele pot fi definite, de exemplu, după cum urmează:

· reducerea stocurilor intr-un depozit datorita planificarii mai exacte a productiei si a achizitiilor;

· reducerea creantelor datorita suportului informativ al lucrului cu debitorii;

· performanță Mai mult proiecte de investiţii prin eliminarea operaţiunilor de rutină efectuate de manageri calificaţi.

Această definire a obiectivelor vă va permite să înțelegeți de ce faceți acest lucru, cât de mult sunteți dispus să plătiți pentru rezolvarea acestor probleme și, foarte important, să obțineți criterii de succes a proiectului în funcție de care puteți evalua rezultatele finale.

Al doilea. Deschide un proiect

Implementarea unui sistem automatizat este un proiect strategic al companiei. Acesta trebuie deschis prin ordin al directorului general. Ordinul definește obiectivele și termenele limită ale proiectului, numește un manager de proiect.

Un exemplu din practică. Șeful unei bănci mari îl instruiește pe manager management financiar implementarea unui sistem de bugetare. În ciuda faptului că a trecut mai bine de un an de la numire, managerul desemnat nu înțelege ce puteri are în legătură cu această misiune, ce rezultate și în ce interval de timp se așteaptă de la el. Proiectul pare să existe, dar lucrurile nu se mișcă.

Cu alte cuvinte, trebuie să înțelegeți clar care este proiectul? este o structură organizatorică cu drepturi depline, creată temporar în cadrul organizației pentru a atinge obiective bine definite.

Liderul desemnat de CEO formează echipa de proiect. Ar trebui să includă șefi de departamente și specialiști interesați de rezultatul final și competenți în domeniul proiectului. Deci, dacă se implementează un sistem de bugetare, atunci echipa de proiect este formată din manageri și specialiști din serviciile financiare și IT, precum și din reprezentanți ai departamentelor de producție și vânzări. Managerul de proiect ar trebui să fie un manager care ocupă o poziție mai înaltă în structura organizatorică a întreprinderii decât orice membru al echipei de proiect.

Al treilea. Asigurați proiectul cu resurse

Resurse cheie Sunt bani și oameni. Prin urmare, este necesar să se aprobe bugetul proiectului.

Nota resursele necesare nu este o sarcină ușoară, și totuși în etapa de justificare a proiectului este important să înțelegem ce buget este considerat acceptabil pentru dezvoltarea tehnologiilor de management și introducerea unui sistem automatizat. Cert este că soluția oricărei probleme este un triunghi: bani - timp - rezultat. Dacă rezultatul dorit este definit cu precizie, atunci este posibil să se calculeze timpul necesar pentru a-l atinge și bugetul. Dacă nu există o idee clară despre ce este un „rezultat bun” (adică obiectivele proiectului nu sunt definite precis), atunci puteți merge de la buget și puteți rezolva problema în această formă: ce efect maxim de management poate fi realizat dacă investiți o anumită sumă privind stabilirea proceselor de management și introducerea tehnologiilor informaționale?

În plus, este important să se aloce o parte din timpul de lucru al persoanelor implicate în proiect pentru a efectua lucrări legate de implementarea sistemului. Altfel?cifra de afaceri? strica afacerea. Este o practică larg răspândită ca membrii personalului să fie desemnați să implementeze noul sistem de management „opțional”. Întrucât volumul lor principal de muncă nu este redus, ei tratează munca suplimentară fie ca pe un hobby, fie ca pe o povară enervantă, în funcție de gradul de interes. Această atitudine este destul de firească, deoarece conducerea companiei, după ce le-a încredințat cu neplătite muncă în plus, și-a demonstrat propria atitudine față de ea, ca față de ceva secundar.

Managementul resurselor umane de proiect presupune bugetarea timpului executanților. Contabilitatea timpului efectiv petrecut este necesară nu numai pentru remunerarea adecvată a artiștilor executanți, ci și pentru evaluarea corectă a costurilor proiectului.

Al patrulea. Ai grijă de motivație

Motivația- un element cheie al managementului, așa că ar trebui să luați în considerare cu atenție schema de motivare a executanților proiectului. Nu trebuie să fie neapărat bonusuri mari pentru implementarea cu succes a sistemului.

Cel mai adesea, introducerea unui nou sistem de management ajută la îmbunătățirea statutului participanților la această activitate, le crește nivel profesional. Acestea sunt stimulente foarte importante. Cert este că oamenii dintr-un depozit creativ consideră munca ca un mijloc de creștere a capitalului lor intelectual. Astfel de specialiști sunt cei mai valoroși pentru orice afacere legată de inovație.

Este important ca managerul care formează echipa de proiect să înțeleagă corect așteptările interpreților asociate cu succesul acestei afaceri. Ar putea fi Carieră, creșterea salariului, dobândirea de noi cunoștințe, atingerea unor noi culmi în creșterea profesională.

A cincea. Suport de administrare

Succesul este posibil doar dacă proiectul este susținut puternic de conducerea de vârf a companiei. Dacă CEO-ul consideră că introducerea unui sistem automatizat- aceasta este doar o afacere de servicii IT, atunci nu va ieși nimic bun din asta.

Implementarea tehnologiei informației înseamnă mai mult decât simpla instalare de programe la locul de muncă. Astfel de proiecte presupun schimbarea modului de lucru și procesele de management redistribuirea responsabilitatii si a autoritatii. Aceste schimbări intră adesea în conflict cu interesele anumitor șefi de departamente și angajați. Rezultatul este sabotajul sau opoziția deschisă față de schimbare. Prin urmare, șeful organizației trebuie să arate clar de partea cui se află și, dacă este necesar, rezistența la strivire cu o mână fermă, sprijinind echipa de proiect.

Şaselea. Împărțiți proiectul în etape

Proiectul pe termen lung este cel mai bun„tăiați în bucăți” și nu treceți la următoarea etapă fără a vă asigura că sarcinile etapei anterioare sunt complet îndeplinite. Este foarte important să se determine care ar trebui să fie rezultatul fiecărei etape a proiectului.

Deci, de exemplu, atunci când vine vorba de crearea unui sistem automat de management al bugetului, se recomandă succesiunea de pași prezentată în figură.

Puteți trece la următoarea etapă numai după ce sunt îndeplinite următoarele trei condiții:

· echipa de proiect a dezvoltat o înțelegere comună a rezultatelor etapei;

· această înțelegere se formalizează sub forma unui document;

Rezultatele etapei sunt acceptate de client, adică de șeful întreprinderii.

Această abordare vă permite să controlați riscurile proiectului, îndreptându-vă progresiv către scopul urmărit.

Al șaptelea. Gestionați obiectivele și așteptările

Obiectivele proiectului pot fi ajustate sau chiar modificate semnificativ în cursul lucrărilor. Aceasta este o practică comună. Situația se schimbă, înțelegerea noastră asupra situației se schimbă și ajungem la concluzia că opiniile noastre anterioare sunt depășite sau au fost eronate. Prin urmare, trebuie să vă întoarceți în mod regulat (la fiecare etapă a proiectului) la origini? și examinează critic toate premisele subiacente.

Și ultimul. Trebuie să ai curajul să închizi proiectul dacă devine clar că a ajuns într-o fundătură. Managerul de proiect care a inițiat încetarea unui proiect fără speranță merită încurajat ca manager responsabil care a prevenit risipa fondurilor întreprinderii.

Etapa „Lucrări preliminare la pregătirea proiectului de implementare a PI”. În cadrul studiului pre-proiect al întreprinderii, se colectează informații detaliate despre organizarea structurală a organizației, relațiile funcționale, sistemul de management, despre principalele procese de afaceri, despre fluxurile din cadrul întreprinderii (Flux de control, Flux de documente, Flux de date, Work Flow, Cash Flow), necesare pentru construirea modelelor adecvate și selectarea obiectelor pentru automatizare. Sunt estimate termenii, resursele, tipurile și volumele de muncă, gama și costul software-ului, hardware-ului și telecomunicațiilor, costul pregătirii personalului etc.

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

formarea de proiecte și grupuri de experți;

repartizarea puterilor și responsabilităților;

determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;

clarificarea specificațiilor și a așteptărilor clienților;

instruirea grupului de implementare, format din specialiști din întreprinderea clientului.

Din anumite motive, ultimul punct foarte important este adesea omis atunci când se elaborează un plan de implementare. Dar succesul întregului proiect depinde în mare măsură de el! După începerea finanțării, proiectul se consideră lansat spre execuție.

Faza „Studiu conceptual al proiectului”. În această fază:

se formează și se aprobă un design conceptual;

se realizează o înțelegere neechivocă obligatorie a intențiilor tuturor participanților la proiect cu privire la SI implementat;

se clarifică și se concretizează scopurile și obiectivele proiectului;

se determină dimensiunile prototipului de sistem;

sunt convenite un plan de lucru extins, o succesiune de etape și condiții pentru operarea de probă, planificare, indicatori financiari și de raportare;

În același timp, toate aceste acțiuni sunt în mod necesar documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Orez. 3. Conținutul aproximativ al depozitului de proiecte de implementare

Faza „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate principalele sisteme și aplicații software și hardware. Sistemul stabilește structurile organizatorice și de personal, precum și structurile organizatorice și funcționale ale întreprinderii folosind astfel de unități organizatorice ca ramură, departament, departament, grup de lucru etc.

Se realizează instalarea, configurarea și configurarea rețelei și a instalațiilor de telecomunicații, datele sunt transferate de la sistemele locale anterioare și se formează interfețe cu sistemele vechi și externe. În acest caz, toate modelele create, planurile, produsele software de lucru, documentația sunt plasate în depozitul end-to-end al proiectului de implementare (Fig. 3). O parte importantă a acestui depozit este sistemul de documentare format în cadrul proiectului (Fig. 4).

Orez. 4 Compoziția aproximativă a documentației privind procesul de implementare a SI

După încheierea fazei de implementare, proiectul de implementare se consideră finalizat. Sistemul informatic este pus în funcțiune.

UNIVERSITATEA NAȚIONALĂ TAVRICHESKY

lor. IN SI. VERNADsky

Facultatea de Economie

Departamentul de Cibernetică Economică

departamentul de zi

MALYSHEV SERGEY IVANOVICH

INTRODUCEREA TEHNOLOGIILOR (SISTEMELOR) INFORMAȚIILOR ÎN ACTIVITĂȚILE ÎNTREPRINDERIEI

Lucrări de curs

Student anul II, gr. 201K ______________ Malyshev S.I.

consilier științific,

Conf. univ. dr. ______________ Krulikovsky A.P.

Simferopol, 2009

INTRODUCERE ……………………………………………………………………….3

CAPITOLUL 1

SISTEME INFORMAȚII ȘI TEHNOLOGII ÎN ECONOMIE ………………………………………………………………...6

1.1. Istoria dezvoltării sistemelor informaționale……………………………………… 6

1.2. Clasificarea tehnologiilor și sistemelor informaționale………………………… 8

1.3. Tipuri de sisteme informatice în organizație……………… 16

1.4. Potențiali consumatori ai tehnologiei informației………… 19

1.5. Experienta in utilizarea sistemelor informatice ……………………………. 21

CAPITOLUL 2

SELECTAREA, IMPLEMENTAREA ȘI OPERAREA SISTEMULUI DE INFORMAȚII …………………………………………………………………...22

2.1. Problema alegerii unui sistem informatic…………………………. 22

2.2. Criterii de selecție a sistemului………………………………………………………….. 24

2.3. Metode de implementare a sistemului……………………………………………………….. 27

2.4. Etapele implementării sistemului informațional…………………………. 30

CONCLUZIE…………………………………………………………………………………….…32

LISTA SURSELOR…………………………………………………………………………...35

Introducere

Trecerea la relațiile de piață în economie și progresul științific și tehnologic au accelerat foarte mult ritmul de introducere a ultimelor realizări în domeniul informatizării în toate sferele vieții socio-economice a societății. Termenul „informatizare” a apărut pentru prima dată la crearea sistemelor locale de informare și de calcul cu mai multe terminale și a rețelelor de așteptare.

Informatizare in domeniul managementului procesele economice presupune, în primul rând, creșterea productivității lucrătorilor prin reducerea raportului cost/producție, precum și îmbunătățirea competențelor și alfabetizării profesionale a specialiștilor implicați în activități manageriale. În țările dezvoltate, au loc simultan două revoluții conectate reciproc: în tehnologia informației și în afaceri, ajutându-se reciproc.

Tehnologiile informaționale există de mult timp, prin urmare, odată cu dezvoltarea calculatoarelor și a mijloacelor de comunicare, au început să apară diferite variații: „tehnologii informaționale și comunicaționale”, „tehnologii informatice computerizate”, etc. În această lucrare, vom înțelege informațiile. tehnologiile ca sens modern, adică integrarea calculatoarelor, electronicelor și mijloacelor de comunicare.

Există multe definiții acest termen, de exemplu:

Tehnologia informației este un ansamblu organizat sistemic de metode și mijloace pentru implementarea operațiunilor de colectare, înregistrare, transmitere, acumulare, căutare, prelucrare și protejare a informațiilor bazate pe utilizarea de software avansat, tehnologie informatică utilizată și comunicații, precum și metode prin care informațiile sunt furnizate clienților.

Există o legătură între tehnologia informației și management. Managerul trebuie să ia întotdeauna decizii în condiții de mare incertitudine: inflație, modificări ale cursului de schimb, modificări ale condițiilor fiscale și legale de muncă, iar concurenții nu sunt adormiți. Calculatoarele pot calcula rapid și precis opțiunile și astfel pot oferi răspunsuri la tot felul de întrebări de acest tip. Acesta, poate, este unul dintre principalele avantaje ale unui computer față de o persoană.

Noua tehnologie a informației se caracterizează prin:

Lucrul utilizatorului în modul de manipulare;

Suport de informații end-to-end la toate etapele fluxului de informații, bazat pe baze de date integrate, care asigură o unificare formă unificată prezentarea, stocarea, căutarea, afișarea, recuperarea și protecția datelor;

Procesarea documentelor fără hârtie;

Modul interactiv de rezolvare a problemelor;

Posibilitati de executare colectiva a documentelor pe baza tehnologiei de retea client - server, unite prin mijloace de comunicare;

Posibilitati, restructurare adaptativa a formelor si metoda de prezentare a informatiilor in procesul de rezolvare a unei probleme.

Indispensabilitatea tehnologiei informatice este că face posibilă optimizarea și raționalizarea funcției de management prin utilizarea unor noi mijloace de colectare, transmitere și transformare a informațiilor.

Ce poate oferi implementarea unui sistem informatic?

Reducerea costurilor totale ale întreprinderii în lanțul de aprovizionare (la achiziție),

Creșterea vitezei de rotație,

Reducerea excedentului inventar la minim

Creștere și complicație gamă de produse,

Îmbunătățirea calității produsului,

Finalizarea comenzilor la timp și îmbunătățirea calității generale a serviciului clienți.

Reforma metodelor de gestionare a obiectelor economice a presupus nu doar o restructurare a organizării procesului de automatizare activitati de management dar şi răspândirea unor noi forme de implementare a acestei activităţi. Scopul acestei lucrări este de a explora metodele de introducere a unui nou sistem informațional, de a lua în considerare rezultatele utilizării acestuia.

1.1. Istoria dezvoltării sistemelor informaționale

Istoricul dezvoltării sistemelor informaționale și scopul utilizării acestora în diferite perioade sunt prezentate în Tabelul 1.

Tabelul 1. Schimbarea abordării utilizării sistemelor informaționale

Perioada de timp

Conceptul de utilizare a informațiilor

Tipul sistemelor informatice

Scopul utilizării

1980 -??? gg.

Fluxul de hârtie al documentelor de decontare

Asistență de bază în pregătirea rapoartelor

Controlul de management al implementarii (vanzarilor)

Informația este o resursă strategică care oferă un avantaj competitiv

Sisteme informatice pentru prelucrarea documentelor de decontare pe aparate electromecanice de contabilitate

Sisteme informatice de management pentru informatii de productie

Sisteme de sprijin pentru decizii Sisteme de management de top

Sisteme informatice strategice. Birouri automatizate

Creșteți viteza de procesare a documentelor Simplificați procedura de procesare a facturilor și a salariilor

Accelerarea procesului de raportare

Dezvoltarea celei mai raționale soluții

Supraviețuire fermă și prosperitate

Primele sisteme informatice au apărut în anii 1950. În acești ani, acestea au fost destinate procesării facturilor și a salariilor, și au fost implementate pe mașini de calcul contabile electromecanice. Acest lucru a condus la o anumită reducere a costurilor și a timpului pentru pregătirea documentelor pe hârtie.

anii 60 sunt marcate de o schimbare a atitudinilor faţă de sistemele informaţionale. Informațiile obținute de la aceștia au început să fie folosite pentru raportarea periodică a multor parametri. Pentru a face acest lucru, organizațiile aveau nevoie de echipamente de calcul de uz general capabile să îndeplinească multe funcții, nu doar să proceseze facturile și să calculeze salariile, așa cum era cazul în trecut.

În anii 70 - începutul anilor 80. sistemele informaţionale încep să fie utilizate pe scară largă ca mijloc de control managerial sprijinirea si accelerarea procesului decizional.

Până la sfârșitul anilor 80. conceptul de utilizare a sistemelor informaţionale se schimbă din nou. Ele devin o sursă strategică de informații și sunt utilizate la toate nivelurile unei organizații de orice profil. Sistemele informaționale din această perioadă, oferind informațiile necesare în timp, ajută organizația să obțină succes în activitățile sale, să creeze noi produse și servicii, să găsească noi piețe de vânzare, să își asigure parteneri demni, să organizeze lansarea produselor la preț redus și multe Mai Mult.

Tehnologiile informaționale pot fi clasificate în prezent după o serie de caracteristici, în special: metoda de implementare într-un sistem informațional, gradul de acoperire a sarcinilor de management, clasele de operațiuni tehnologice implementate, tipul de interfață cu utilizatorul, opțiunile de utilizare o rețea de calculatoare, un domeniu deservit.

Tabelul 2. Clasificarea tehnologiilor informaţionale.

TEHNOLOGIA DE INFORMAȚIE	Conform metodei de implementare în IS	Tradiţional
	Conform metodei de implementare în IS	Noile tehnologii informaționale
	După gradul de acoperire a sarcinilor de management	Prelucrare electronică a datelor
		Automatizarea funcțiilor de control
		Suport decizional
		Sediu electronic
		Asistență de specialitate
	Pe clasă de operațiuni tehnologice implementate	Lucrul cu un editor de text
		Lucrul cu o foaie de calcul
		Lucrul cu DBMS
		Lucrul cu obiecte grafice
		sisteme multimedia
		Sisteme hipertext
	După tipul de interfață cu utilizatorul	Lot
		Dialog

	Prin construirea unei rețele	Local
		Mai multe niveluri
		Distribuit
	Pe domeniile deservite	Contabilitate
		bancar
		activitate fiscală
		Activitatea de asigurare

Luați în considerare relația dintre sistemele informaționale și tehnologia informației.

Un sistem informațional economic este un ansamblu de fluxuri interne și externe de comunicare informațională directă și inversă a unui obiect economic, metode, instrumente, specialiști implicați în procesul de prelucrare și dezvoltare a informațiilor. decizii de management.

Un sistem informatic automatizat este o colecție de informații, metode și modele economice și matematice, tehnici, software, instrumente tehnologice și specialiști, menite să prelucreze informații și să ia decizii de management.

Astfel, un sistem informațional poate fi definit din punct de vedere tehnic ca un set de componente interconectate care colectează, procesează, stochează și distribuie informații pentru a sprijini luarea deciziilor și managementul într-o organizație. Pe lângă sprijinirea luării deciziilor, coordonării și controlului, sistemele informaționale îi pot ajuta pe manageri să analizeze problemele, să facă vizibile obiectele complexe și să creeze produse noi.

Sistemele informaționale conțin informații despre oameni, locuri și obiecte semnificative dintr-o organizație sau din mediu. Ne referim la informații ca fiind date care au fost transformate într-o formă care este semnificativă și utilă pentru utilizatori. Datele, în schimb, sunt fluxuri de fapte brute reprezentând rezultate întâlnite în organizații sau în mediul fizic înainte de a fi organizate și transformate într-o formă pe care utilizatorii o pot înțelege și utiliza.

În funcție de sursele de venit, informațiile pot fi împărțite în externe și interne. Informațiile externe constau în directive de la autoritățile superioare, diverse materiale de la autoritățile centrale și locale, documente de la alte organizații și întreprinderi aferente. Informațiile interne reflectă date despre progresul producției la întreprindere, despre punerea în aplicare a planului, despre activitatea magazinelor, zonele de servicii și despre vânzarea producției.

Toate tipurile de informații necesare conducerii unei întreprinderi constituie un sistem informațional. Sistemul de management și sistemul informațional la orice nivel de management formează o unitate. Administrarea fără informații este imposibilă.

Cele trei procese dintr-un sistem informatic care produc informațiile de care organizațiile au nevoie pentru a lua decizii, a gestiona, a analiza probleme și a crea noi produse sau servicii sunt intrare, procesare și ieșire.

Introducerea de informații din surse externe sau interne;

Prelucrarea informațiilor de intrare și prezentarea lor într-o formă convenabilă;

Ieșire de informații pentru prezentarea consumatorilor sau transferul către alt sistem;

Feedback-ul este informații procesate de oamenii acestei organizații pentru a corecta informațiile introduse.

Orez. 1. Procese din sistemul informatic

Procesul de intrare captează sau colectează informații neverificate în cadrul organizației sau din medii externe. În timpul procesării, această materie primă este transformată într-o formă mai semnificativă. În etapa de ieșire, datele prelucrate sunt transferate personalului sau proceselor unde vor fi utilizate. Sistemele informaționale au, de asemenea, nevoie de feedback, care sunt datele procesate returnate necesare pentru a adapta elemente ale organizației pentru a ajuta la evaluarea sau corectarea datelor prelucrate.

Un sistem informatic este definit de următoarele proprietăți:

Orice sistem informatic poate fi analizat, construit si gestionat pe baza unor principii generale pentru sistemele de constructii;

Sistemul informatic este dinamic și evolutiv;

La construirea unui sistem informatic, este necesar să se folosească o abordare sistematică;

Ieșirea unui sistem informațional este informația pe baza căreia se iau deciziile;

Un sistem informațional ar trebui perceput ca un sistem de procesare a informațiilor om-calculator.

Există sisteme informatice organizaționale formale și informale. Sistemele formale se bazează pe date și proceduri acceptate și ordonate pentru colectarea, stocarea, producerea, distribuirea și utilizarea acestor date.

Sistemele informale informale (cum ar fi bârfa) se bazează pe acorduri implicite și reguli de conduită nescrise. Nu există reguli cu privire la ceea ce reprezintă informațiile sau la modul în care acestea vor fi colectate și prelucrate. Astfel de sisteme sunt esențiale pentru viața unei organizații. Au foarte puțin de-a face cu tehnologia informației.

Deși sistemele informatice computerizate folosesc tehnologia informatică pentru a transforma informațiile neverificate în informații semnificative, există o diferență perceptibilă între un computer și un program de calculator, pe de o parte, și un sistem informațional, pe de altă parte. Electronic mașini de calculși programe pentru acestea - baza tehnică, instrumentele și materialele sistemelor informaționale moderne. Calculatoarele furnizează echipamentul pentru stocarea și producerea informațiilor. Programele de calculator, sau software-ul, sunt seturi de manuale de întreținere care controlează funcționarea computerelor. Dar computerele sunt doar o parte a sistemului informatic.

Din perspectiva unei viziuni de afaceri, un sistem informatic este o decizie organizatorica si de management bazata pe tehnologia informatiei ca raspuns la o provocare trimisa. mediu inconjurator. Înțelegerea sistemelor informaționale nu înseamnă cunoașterea calculatorului, managerul trebuie să aibă o înțelegere mai largă a organizării, managementului și tehnologiilor sistemelor informaționale și a capacității acestora de a oferi soluții la problemele din mediul de afaceri.

La clasificarea sistemelor informatice, este convenabil să se evidențieze sisteme CRM(serviciu pentru clienți), ERP (managementul întreprinderii) și MPC (managementul performanței financiare).

Pe piata interna limitele unei astfel de clasificări sunt foarte neclare, de exemplu, binecunoscutele sistem financiar 1C este poziționat ca un ERP, în timp ce nu ar fi corect să spunem că 1C este un concurent pentru astfel de sisteme ERP s ca Navision Axaptra.

Primele sisteme care au fost dezvoltate pentru rezolvarea problemelor de management al întreprinderii au acoperit în principal domeniul contabilității stocurilor sau materialelor (IC - Controlul stocurilor). Apariția lor se datorează faptului că contabilitatea materialelor (materii prime, produse finite, mărfuri), pe de o parte, este o sursă eternă de diverse probleme pentru șeful întreprinderii, iar pe de altă parte (la o întreprindere relativ mare). ) una dintre cele mai intense zone de muncă care necesită o atenție constantă. Principala „activitate” a unui astfel de sistem este contabilitatea materialelor.

Următoarea etapă în îmbunătățirea contabilității materialelor a fost marcată de sistemele de planificare a resurselor de producție sau materiale (în funcție de direcția organizației). Aceste sisteme, incluse în standard, sau mai degrabă două standarde (MRP – Material Requirements Planning și MRP II – Manufacturing Requirements Planning), sunt foarte răspândite în Occident și au fost de multă vreme folosite cu succes de întreprinderi, în primul rând de industriile manufacturiere. Principiile de bază care au stat la baza sistemelor standard MRP includ

Descriere activitati de productie ca un flux de comenzi interconectate;

Contabilizarea constrângerilor de resurse la onorarea comenzilor;

Minimizarea ciclurilor de producție și a stocurilor;

Formarea comenzilor de aprovizionare și producție pe baza comenzilor de vânzare și a programelor de producție.

Desigur, există și alte funcții ale MRP: planificarea ciclului de procesare, planificarea încărcării echipamentelor etc. Trebuie menționat că sistemele standard MRP rezolvă problema nu atât a contabilității, cât și a managementului. resurse materialeîntreprinderilor.

Cele mai populare în prezent noi tipuri de sisteme informatice sunt sistemele standardului ERP - Enterprise Resource Planning. Sistemele ERP în funcționalitatea lor acoperă nu numai controlul stocurilor și managementul materialelor, care sunt pe deplin asigurate de sistemele de mai sus, ci adaugă la aceasta toate celelalte resurse ale întreprinderii, în primul rând monetare. Adică, sistemele ERP ar trebui să acopere toate domeniile întreprinderii legate direct de activitățile acesteia. În primul rând, asta înseamnă întreprinderile producătoare. Sistemele acestui standard sprijină implementarea principalelor funcții financiare și de management. De exemplu, în sistemele Baan, acestea sunt:

Finante si Contabilitate,

Productie,

Vânzări (inclusiv contabilitate depozit, comerț și marketing),

Transport,

Serviciu și service echipamente,

Management de proiect,

Precum și un singur panou de management - modulul Sistemul Informațional al Managerului, pe care managerul poate vedea toate diviziile principale și indicatorii de performanță.

Sarcina principală a sistemelor ERP este de a urmări starea actuală a lucrurilor din întreprindere și de a semnala managerilor toate schimbările periculoase ale activităților de producție.

Un sistem informatic, ca orice alt instrument, ar trebui să aibă propriile caracteristici și cerințe, în funcție de care ar putea fi determinate funcționalitatea și eficacitatea acestuia. Desigur, pentru fiecare întreprindere specifică, cerințele pentru sistemul informațional vor fi diferite, deoarece trebuie luate în considerare specificul fiecărei organizații.

În ciuda acestui fapt, este necesar să se evidențieze câteva cerințe de bază pentru sistem, comune tuturor „consumatorilor”:

1. Localizarea sistemului informatic. Datorită faptului că cei mai mari dezvoltatori de sisteme informatice sunt companii străine, sistemul ar trebui adaptat la utilizarea companiilor autohtone. Și aici ne referim atât la localizare funcțională (ținând cont de particularitățile legislației ucrainene și ale sistemelor de decontare), cât și lingvistice (sistem de ajutor și documentare în ucraineană).

2. Sistemul trebuie să ofere o protecție fiabilă a informațiilor, care necesită controlul accesului prin parolă, un sistem de protecție a datelor pe mai multe niveluri etc.

3. Dacă sistemul este implementat la o întreprindere mare cu o structură organizatorică complexă, este necesar să se implementeze accesul la distanță, astfel încât toată lumea să poată folosi informațiile unități structurale organizatii.

4. Datorită influenței factorilor externi și interni (schimbări în direcția afacerii, modificări în legislație etc.), sistemul trebuie să fie adaptativ. Aplicabilă Ucrainei, această calitate a sistemului ar trebui luată în considerare mai serios, deoarece în țara noastră modificările legislației și regulilor contabile apar de câteva ori mai des decât în țările cu o economie stabilă.

5. Este necesară consolidarea informațiilor la nivelul întreprinderilor (combinând informații despre sucursale, filiale etc.), la nivelul sarcinilor individuale, la nivelul perioadelor de timp.

Aceste cerințe sunt principalele, dar în niciun caz singurele criterii pentru alegerea unui sistem informațional corporativ pentru o întreprindere.

Întrucât într-o organizație există interese, caracteristici și niveluri diferite, există tipuri diferite sisteme de informare. Niciun sistem unic nu poate satisface pe deplin nevoile de informații ale unei organizații. Organizația poate fi împărțită pe niveluri: strategic, managerial, de cunoștințe și operațional; și domenii funcționale precum vânzări și marketing, producție, finanțe, contabilitateși resurse umane. Sistemele sunt create pentru a servi aceste diverse interese organizaționale. Diferitele niveluri organizaționale servesc patru tipuri principale de sisteme informaționale: sisteme la nivel operațional, sisteme la nivel de cunoștințe, sisteme la nivel de control și sisteme la nivel strategic.

Tabelul 3. Tipuri de sisteme informatice.

Sistemele la nivel operațional sprijină managerii de operațiuni, monitorizează activitățile elementare ale unei organizații, cum ar fi vânzările, plățile, depozitele în numerar, salariile. Scopul principal al sistemului la acest nivel este să răspundă la întrebări comune și să ghideze fluxurile de tranzacții prin organizație. Pentru a răspunde la acest tip de întrebări, informațiile trebuie, în general, să fie ușor accesibile, actuale și precise.

Sistemele la nivel de cunoștințe sprijină lucrătorii cunoașterii și procesatorii de date dintr-o organizație. Scopul sistemelor de nivel de cunoștințe este de a ajuta la integrarea noilor cunoștințe în afacere și de a ajuta organizația să gestioneze fluxul de documente. Sistemele la nivel de cunoștințe, în special sub formă de stații de lucru și sisteme de birou, sunt aplicațiile cu cea mai rapidă creștere în afaceri astăzi.

Sistemele de nivel de management sunt concepute pentru a servi controlului, managementului, luării deciziilor și activităților administrative ale managerilor de mijloc. Ei determină dacă obiectele funcționează bine și raportează periodic. De exemplu, un sistem de management al mișcării raportează mișcarea cantității totale de mărfuri, uniformitatea muncii Departamentul de vanzariși costurile de finanțare ale departamentului pentru angajații din toate domeniile companiei, menționând unde costurile reale depășesc bugetele.

Unele sisteme de plan de control sprijină luarea deciziilor neobișnuite. Aceștia tind să se concentreze pe soluții mai puțin structurale pentru care cerințele de informații nu sunt întotdeauna clare.

Sisteme nivel strategic este un instrument de sprijinire a directorilor de nivel superior care pregătesc cercetări strategice și tendințe pe termen lung în firmă și mediul de afaceri. Scopul lor principal este de a alinia schimbările în condițiile de operare cu capacitatea organizațională existentă.

Sistemele informaționale pot fi diferențiate și în mod funcțional. Principalele funcții organizaționale, cum ar fi vânzările și marketingul, producția, finanțele, contabilitatea și resursele umane sunt deservite de propriile sisteme informatice. În organizațiile mari, subfuncțiile fiecăreia dintre aceste funcții principale au, de asemenea, propriile lor sisteme informaționale. De exemplu, o funcție de producție poate avea sisteme pentru controlul stocurilor, controlul procesului, întreținerea instalației, dezvoltarea automată și planificarea materialelor cerințelor.

Organizație tipică dispune de sisteme de diferite niveluri: operațional, managerial, de cunoștințe și strategic pentru fiecare zonă funcțională. De exemplu, o funcție comercială are sistem comercial la nivel operațional pentru a înregistra datele zilnice de vânzări și a procesa comenzi. Sistemul de nivel de cunoștințe creează afișaje adecvate pentru a prezenta produsele companiei. Sistemele planului de control urmăresc datele lunare ale vânzărilor pentru toate teritoriile comerciale și raportează teritoriile în care vânzările depășesc sau scad sub nivelurile așteptate. Sistemul de prognoză prezice tendințele comerciale pe o perioadă de cinci ani - servind nivelul strategic.

1.4 . Consumatorii potențiali tehnologia Informatiei

Din punct de vedere al utilizării tehnologiei informației, aproape întregul ansamblu de companii de pe piață poate fi împărțit în patru categorii, în care:

· în curs de dezvoltare s-au introdus diverse, fără legătură cu sistemele de contabilitate și conducere a unei întreprinderi în anumite domenii de activitate, precum vânzări, achiziții, depozit, contabilitate, personal etc.;

· a fost introdus un sistem informatic integrat, dezvoltat „la comandă” și care include componente din lista de module posibile enumerată, dar care nu corespund nivelului modern și cerințelor noilor standarde care apar constant;

· practic nu se folosesc tehnologii informatice (cu exceptia contabilitatii) in managementul proceselor si resurselor;

S-a încercat implementarea sistem industrial, ale căror caracteristici îndeplinesc cerințele unuia dintre standardele acceptate (MRP, MRPII, ERP etc.), dar rezultatul implementării este nesatisfăcător.

Mai sunt două categorii, dar aceste companii cel mai probabil nu mai sunt potenţiali consumatori solutii noi. Unii dintre ei și-au făcut deja alegerea și sunt în proces de implementare, alții au implementat cu succes oricare dintre binecunoscutele sisteme ERP (dar practic nu există astfel de companii în Ucraina).

În ciuda unui nivel destul de ridicat al ofertei și a unui nivel potențial ridicat al cererii, puțini manageri de top îndrăznesc să facă astfel de schimbări.

Managerii care au deja în funcțiune sisteme informatice se confruntă cu o dilemă: fie cheltuiesc o sumă considerabilă pentru o „soluție integrată”, al cărei efect este departe de a fi evident, și, în același timp, aruncă programele „vechi bune” care nu corespund nivelului modern.implementări, dar testate în timp și „funcționează”; sau lăsați totul așa cum este și uitați concepte moderne ERP, e-business și alte realizări în domeniul managementului și, în consecință, pierd anumite avantaje competitive.

Managerii companiilor în care, în cel mai bun caz, doar activitatea contabilă este încă automatizată, au în general o idee proastă despre tehnologia de implementare a soluțiilor IT și cantitatea de resurse necesare.

În cele din urmă, managerii care s-au confruntat deja cu eșecul unuia dintre sistemele cunoscute au o opinie divergentă în această chestiune și este foarte dificil să găsești argumente care să-i facă să creadă în posibilitatea implementării cu succes a modificărilor și să încerce din nou.

1 .5. Experienta in utilizarea sistemelor informatice

Mulți companii mari SUA și Europa au trecut la utilizarea sistemelor informatice ale standardului ERP în urmă cu câțiva ani. Nu același lucru se poate spune despre țările asiatice. Majoritatea managerilor financiari din Asia cu greu au auzit de astfel de sisteme, darămite le-au implementat.

Deși există companii care au decis să treacă la sistemele ERP.

Dezvoltatorii de sisteme informatice precum SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft și J.D. Edwards își promovează produsele în mod destul de agresiv, ceea ce dă impresia oamenilor care nu au cunoștințe în domeniu că aceste programe pot rezolva toate problemele companiilor lor.

Statisticile arată că majoritatea încercărilor de a introduce un sistem informațional s-au încheiat cu eșec, pierderi mari sau faliment.

De exemplu, conducerea FoxMeyer susține că implementarea greșită a sistemului ERP a dus-o la faliment. Compania dă vina pe creatorii sistemului și pe consultanți pentru acest lucru. Aceeași soartă a avut-o și Dell Computer, Dow Chemical și Kellogg's.

Dar există și exemple de utilizare cu succes a sistemelor ERP. De exemplu, compania de telecomunicații Aliant susține că proiectul de implementare a sistemului ERP a avut un mare succes. Rata estimată de rentabilitate a investiției în acest proiect a fost de 33%.

În ciuda multor încercări nereușite de a implementa sisteme informatice, multe companii din întreaga lume se gândesc serios la crearea unui sistem pentru a-și îmbunătăți operațiunile. Cel mai probabil, acest lucru este destul de justificat, deoarece cu o abordare profesională rezonabilă a implementării unui sistem informațional, puteți crea un instrument pentru mai multe management eficient Afaceri.

Capitolul 2. Selectarea, implementarea și funcționarea sistemului informațional

2.1. Problema alegerii unui sistem informatic

cerinţele sistemului informaţional.

Un sistem informațional de management pentru o întreprindere industrială nu ar trebui să se limiteze la managementul proceselor de afaceri. Acest sistem ar trebui să combine toate cele trei niveluri de management al proceselor care au loc în întreprindere:

managementul proceselor de afaceri

managementul dezvoltărilor de proiectare

management proces tehnologic producție.

Unitatea sistemului informațional de management al întreprinderii constă în faptul că datele primite sau introduse la orice nivel al sistemului trebuie să fie disponibile tuturor componentelor acestuia (principiul intrării unice).

Experiența mondială în utilizarea tehnologiei informației spune că structura unui astfel de sistem unificat de management al întreprinderii ar trebui să fie după cum urmează:

„Coloana vertebrală” a sistemului informațional unificat de management al întreprinderii este sistemul de management al proceselor de afaceri ale întreprinderii - un sistem de clasă ERP (Enterprise Resources Planning - Enterprise Resource Planning). Un element necesar este sistemul de automatizare a activităților de proiectare și pregătire tehnologică a producției (CAD/CAM - CAD/CAM/CAE/PDM), asigurând o reducere a timpului. ciclu de producțieși îmbunătățirea calității produsului. Al treilea element este sistemele de control al procesului de producție. Middleware asigură interacțiunea tuturor soluțiilor descrise anterior într-o singură informație - sistem analitic managementul întreprinderii.

Probleme de alegere.

Confruntat cu necesitatea implementarii sistemelor informatice in intreprindere, managementul se confrunta cu problema alegerii. Dezvoltați-vă sau cumpărați, iar dacă cumpărați - atunci ce.

Evaluând în mod obiectiv probabilitatea dezvoltării independente a unui sistem de control modern, putem spune cu siguranță că este egal cu zero. Cu tot respectul pentru dezvoltatorii noștri, putem spune cu încredere că, dacă pot dezvolta un sistem de management al întreprinderii, nu va fi foarte curând. Istoria dezvoltării celor mai populare sisteme moderne managementul are 20-25 de ani si multe mii de instalatii in exploatare. Dar fiecare instalare a sistemului nu este doar bani pentru noi dezvoltări, este în primul rând Părere cu nevoile clientului.

In opinia mea, mari intreprinderi ar trebui să fie ghidată de sistemele occidentale. Și următoarea întrebare la care trebuie răspuns este ce sistem occidental să alegeți?

Pentru utilizatorul ucrainean, alegerea unor astfel de sisteme este limitată. Nu multe firme occidentale au intrat pe piața post-sovietică. Într-adevăr este SAP, Computer Associates, BAAN și ISF. Încercările de a ieși au fost făcute de ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA și QAD. Mai mult decât atât, doar produsele SAP și Computer Associates au implementări reale. In afara de asta, diverse sisteme concepute pentru diferite companii. Unele, cum ar fi SAP sau CA-Masterpiece, sunt destinate pieței corporative, altele, precum BAAN sau MK Enterprise (fostă MANMAN/X), sunt destinate pieței. întreprinderile industriale sau companii. Și întreprinderea trebuie să facă alegerea potrivita pentru ca, ca urmare a unei erori, sa nu ajunga cu un sistem care nu i se potriveste.

2.2. Criterii de selecție a sistemului

Funcționalitate.

Funcționalitatea sistemului este înțeleasă ca fiind conformitatea acestuia cu acele funcții de afaceri care există deja sau sunt doar planificate pentru implementare în organizație. De exemplu, dacă scopul unei organizații este de a reduce pierderile financiare prin reducerea rebuturilor, atunci sistemul selectat ar trebui să automatizeze procesul de control al calității.

De obicei, pentru a determina conformitatea sistemului cu cerințele funcționale propuse, este suficient să aveți o idee clară a strategiei de dezvoltare a afacerii, o descriere contextuală a afacerii și o descriere oficială a activităților întreprinderii. Dacă toate aceste componente necesare pentru alegerea unui sistem nu sunt disponibile, atunci ele sunt incluse în etapa de pregătire a datelor inițiale pentru alegerea unui sistem. Pentru a desfășura o astfel de scară de muncă, este necesar să aveți un număr destul de mare de angajați, dar din moment ce nu are sens să păstrați un astfel de personal la întreprindere tot timpul, pare cel mai potrivit să invitați consultanți externi.

O înțelegere clar structurată a proceselor de afaceri ale propriei organizații, obținută ca urmare a interacțiunii cu consultanții externi, ajută nu numai la construirea unui sistem informațional al întreprinderii, ci și la conducerea de vârf să-și imagineze mai bine munca organizației lor, precum și pentru a împrumuta experiența altor organizații.

Costul total de proprietate.

Costul total de proprietate este un concept relativ nou. Se înțelege ca suma costurilor directe și indirecte suportate de proprietarul sistemului pe perioada ciclu de viață.

Este necesar să se definească în mod clar ciclul de viață al fiecăruia dintre sistemele propuse, care include durata de viață a sistemului existent, timpul pentru proiectarea unuia nou, timpul pentru achiziționarea componentelor și implementarea unui nou sistem, timpul de funcționare, care este limitat la perioada în care 90% din costul sistemului este returnat din rezultatul muncii sale și suma tuturor costurilor directe și indirecte.

Perspective de dezvoltare.

Perspectivele de dezvoltare sunt stabilite în sistem de către furnizorul sistemului și setul de standarde pe care acesta le îndeplinește.

Evident, stabilitatea furnizorului de sistem pe piață are și un impact uriaș asupra perspectivelor de dezvoltare. Pentru a determina sustenabilitatea, este necesar să știm clar ce formă de proprietate asupra sistemului are furnizorul, ce cotă de piață ocupă, cât timp există pe piață.

Specificații.

Înțelegerea specificațiilor tehnice este cea mai bună garanție că sistemul își va îndeplini obiectivele propuse. Specificatiile tehnice includ:

Arhitectura sistemului,

Fiabilitate,

scalabilitate,

Capacitatea de a se recupera

Disponibilitatea instrumentelor de backup

Mijloace de protecție împotriva atacurilor tehnice,

Capacitate de integrare cu alte sisteme.

Minimizarea riscurilor.

Riscul este de obicei înțeles ca o anumită probabilitate ca, la implementarea unui sistem informațional de management, unele obiective să nu fie atinse. Evident, în acest caz, organizația se poate aștepta atât la o pierdere unică de bani, care afectează în mod semnificativ ciclul de viață al sistemului, cât și la o scurgere pe termen lung și permanentă a fondurilor.

Pentru a reduce această probabilitate, se efectuează o analiză cuprinzătoare a factorilor de risc și o implementare treptată a soluției. Fiecare etapă este precedată de o nouă evaluare a realității și soluția este modificată într-un anumit fel.

Pentru a minimiza riscurile investiționale, se disting următoarele obiecte de cost:

Procesul de creare a unui sistem

· echipamente

· software

personal

managementul sarcinilor

Pentru fiecare obiect de cost se propun o serie de caracteristici pe care trebuie sa le satisfaca pentru a reduce riscurile.

2.3. Metode de implementare a sistemului

O companie care este pe cale să implementeze un sistem de control computerizat, de regulă, dă următoarea instrucțiune: sistemul trebuie să fie operațional cât mai curând posibil, la timp și în limita bugetului. Unele organizații evită să implementeze astfel de sisteme de teamă că nu le vor folosi, iar dacă o vor face, va fi ineficient. În plus, angajații care dobândesc noi competențe în timpul implementării sistemului vor părăsi compania, iar atunci va fi dificil să găsești resurse tehnice care să o mențină în funcțiune. Nu va funcționa nici pentru a economisi resurse, nici pentru a realiza scopul funcțional al sistemului implementat.
Aceste preocupări sunt pe deplin justificate. Proiectele de implementare a sistemelor eșuează, chiar și în companiile altfel bine gestionate. În acele cazuri, când totul decurge mai mult sau mai puțin normal, termenele de începere a operațiunii comerciale de multe ori nu sunt respectate și nu se poate rămâne în bugetul alocat. Cu toate acestea, metodele descrise mai jos, atunci când sunt aplicate corect, pot ajuta la minimizarea riscului implementărilor eșuate. Cu o planificare și un management adecvat, este pe deplin posibil să respectați termenele limită și să respectați bugetul. De la bun început, trebuie să vă asigurați că proiectul este organizat corespunzător.

Necesar:

1. Câștigă încredere în succesul și angajamentul celor care joacă un rol cheie în implementarea proiectului.

2. Stabiliți cine va fi manager de proiect cu normă întreagă pentru implementarea sistemului. Această persoană ar trebui să aibă abilitățile necesare pentru a îndeplini acest loc de muncă, de preferință cu experiență în implementarea sistemelor.

3. Definiți și documentați clar rolurile și responsabilitățile, precum și sfera de competență a fiecărui membru al echipei de proiect.

4. Asigurați-vă că persoanele care îndeplinesc aceste funcții au abilitățile necesare.

5. Design plan detaliat lucrați, împărțiți-l în etape, stabiliți termene limită pentru sarcini și respectați-le.

Înainte de a continua cu implementarea sistemului, este necesar să luați în considerare structura organizationalași procese de afaceri:

1. Asigurați-vă că regulile și procedurile contabile sunt înregistrate în documente în forma prescrisă și sunt înțelese de personalul contabil.

2. Descrieți metodele de management activitate economicăși acțiunile care trebuie întreprinse ca urmare a aplicării acestora.

3. Dacă este necesar, schimbați aceste metode astfel încât să ofere mai multe munca eficientași integrarea noului sistem.

4. Descrieți structura organizațională și gândiți-vă dacă aceasta îndeplinește cel mai bine obiectivele întreprinderii.

5. Învață cel mai mult metode eficiente aplicat în industrie.

Asigurarea creării infrastructurii tehnice necesare:

1. Solicitați experților potriviți să evalueze infrastructura actuală pe baza cerințelor noului sistem. Determinați rolul departamentului de sisteme informatice și luați în considerare modul în care se va schimba în noul mediu.

2. Faceți modificările necesare în zonele enumerate înainte de a transfera sistemul în operatiune comerciala. Asigurați-vă că sistemul răspunde nevoilor de bază ale tuturor utilizatorilor.

3. Documentați nevoile afacerii suficient de detaliat pentru a compara un sistem cu altul.

4. Folosiți documentele primite pentru a vă asigura că funcțiile implementate corespund nevoilor.

Gestionați schimbarea adaptându-vă la angajați.

1. Faceți schimbări treptat, ținând cont de faptul că angajații pot absorbi doar o anumită cantitate de informații la un moment dat.

2. Implicați încă de la început toți cei care joacă un rol major în implementarea proiectului. O modalitate bună de a realiza acest lucru este să le ceri contribuția lor în timpul procesului de definire a nevoilor de afaceri în detaliu.

3. Comunicați regulat cu astfel de angajați, oferindu-le posibilitatea de a fi ascultați.

4. Dezvoltați un plan de învățare, astfel încât oamenii să învețe nu numai cum să introducă date în sistem, dar să înțeleagă cum se va schimba munca lor.

După măsurile luate, puteți trece direct la implementarea sistemului.

2.4. Etapele implementării sistemului informațional

Există trei etape de implementare a sistemului informațional:

1. Cercetare. Compania de implementare realizează un studiu al proceselor de afaceri ale companiei dumneavoastră.

2. Rafinarea sistemului. Programatorii companiei implementatoare ajustează sau modifică funcționalitatea necesară a sistemului.

3. Pornirea sistemului. Începutul utilizării efective a sistemului include procesele de pregătire a personalului.

Cercetarea proceselor de afaceri.

Orice companie furnizor de sistem atribuie anumit timp să studieze procesele de afaceri ale firmei unde va fi implementat sistemul informaţional.

În această etapă, este necesar să se descrie cât mai exact posibil reprezentanților companiei ce procese trebuie îmbunătățite.

De regulă, funcționalitatea unui sistem informațional este oarecum mai largă decât afaceri adevărate procesele companiei. În această etapă, este necesar să se determine modul în care prezența anumitor funcții va afecta costul final al sistemului, timpul de implementare și, cel mai important, dacă funcționalitatea propusă îndeplinește obiectivele companiei.

Este important ca rezultatele studiului proceselor de afaceri să fie furnizate ca document separat, unde, în conformitate cu cerințele companiei, procesele de afaceri studiate trebuie descrise în detaliu.

Dezvoltarea sistemului.

După studierea proceselor de afaceri, compania furnizor trebuie să răspundă cu exactitate la întrebarea despre costul și momentul implementării sistemului informațional.

În etapa de finalizare a sistemului, este important să se controleze procesul de implementare a funcțiilor necesare în sistemul informațional. Este necesar să se verifice conformitatea implementării cu cerințele companiei și, dacă este necesar, să se folosească mecanismul stabilit pentru a influența compania implementatoare.

Este important ca managerul de proiect de implementare, care este bine familiarizat cu sarcinile companiei și cu procesele sale de afaceri, să acționeze din partea companiei. Trebuie inteles ca aceasta persoana trebuie sa aiba si experienta in sprijinirea implementarii unor astfel de sisteme in companie.

Pornirea sistemului.

În această etapă, este important să comutați procesele de afaceri ale companiei pentru a utiliza sistemul implementat. Sarcina principală este de a instrui și motiva rapid personalul să utilizeze noul sistem de informații.

Multe proiecte de implementare a sistemelor informatice au eșuat sau nu au adus rezultatele dorite din cauza reticenței oamenilor de a folosi un nou sistem incomod, este necesar să se efectueze instruiri și să se arate cum utilizarea sistemului va scăpa de sarcinile de rutină și va optimiza munca.

Dezvoltarea sistemului informatic.

Sistemul implementat, de regulă, nu începe să funcționeze imediat. Este necesar să se analizeze cât de reușită a fost implementarea, dacă obiectivele principale ale implementării au fost atinse.

Implementarea poate fi considerată reușită numai dacă sistemul vă permite să primiți beneficii, și anume, optimizează funcționarea serviciilor, vă permite să finalizați munca mai rapid și îmbunătățește calitatea proceselor. Este necesar să se analizeze constant performanța sistemului, precum și gradul de interes al personalului pentru utilizarea acestui sistem.

Procesul de implementare a unui sistem informatic durează cel puțin câteva luni. În acest timp, este important să vă concentrați asupra obiectivelor pe care compania dumneavoastră dorește să le atingă prin implementarea sistemului, de asemenea, este necesar să vă amintiți despre riscuri posibileși costuri financiare. Organizați corect munca, iar implementarea sistemului informațional în companie va avea succes.

W concluzie

Utilizarea tehnologiei informației pentru managementul întreprinderii face ca orice companie să fie mai competitivă prin creșterea manevrabilitatii și adaptabilitatea acesteia la schimbările condițiilor de piață. O astfel de automatizare permite:

Pentru a crește eficiența managementului companiei, oferind managerilor și specialiștilor cele mai complete, prompte și de încredere informații bazate pe o singură bancă de date.

Reduceți costul de a face afaceri prin automatizarea proceselor de prelucrare a informațiilor, reglementând și simplificând accesul angajaților companiei la informațiile necesare. Schimbați natura muncii angajaților, scutindu-i de munca de rutină și oferindu-le oportunitatea de a se concentra asupra sarcinilor importante din punct de vedere profesional.

Asigurarea contabilității și controlului fiabil al încasărilor și cheltuielilor de fonduri la toate nivelurile de management.

Managerii de nivel mediu și inferior analizează activitățile departamentelor lor și pregătesc prompt rapoarte de sinteză și analitice pentru management și departamentele conexe.

Pentru a crește eficiența schimbului de date între departamentele individuale, sucursale și biroul central.

Garantați securitatea și integritatea completă a datelor în toate etapele procesării informațiilor.

Automatizarea oferă un efect mult mai mare cu o abordare integrată. Automatizarea parțială a sarcinilor sau funcțiilor individuale poate rezolva doar o altă problemă „arzătoare”. Totuși, în acest caz, există și efecte negative: acestea nu scad, iar uneori chiar cresc intensitatea muncii și costurile de întreținere a personalului; inconsecvența activității departamentelor nu este eliminată.

Deci, pentru implementarea cu succes a unui sistem de management al întreprinderii, este necesar:

Atunci când alegeți un sistem, să vă bazați nu pe prezența acestuia pe piață, ci pe cât de potrivit este acesta pentru satisfacerea nevoilor afacerii companiei;

Începeți implementarea cu un manager de proiect puternic și un plan de proiect care a fost atent gândit;

Examinați practicile de afaceri ale companiei înainte de a alege un sistem;

Comunică regulat cu angajații, căutând să-i implice în implementarea sistemului și să le ofere posibilitatea de a se asigura că nevoile lor sunt luate în considerare;

Monitorizează progresul proiectului, referindu-se la etapele planificate și la termenele limită pentru finalizarea sarcinilor;

Stabiliți termene realiste și întocmește un buget nerestricționat;

Aduce nivelul de pregătire al angajaților departamentului de sisteme informatice în conformitate cu noile cerințe;

Încredințează implementarea proiectului unei persoane care cunoaște din interior activitățile companiei tale.

Un plan de implementare generic a fost dezvoltat de Oliver Wight, dar experiența arată că aproape toate firmele urmează această strategie într-o măsură sau alta.

Acest plan constă din următorii pași:

1. Studiu preliminar și evaluarea stării companiei;

2. Recalificare preliminară;

3. Termeni de referință (analiza problemei construirii unui sistem);

4. Studiu de fezabilitate (analiza cost-efect);

5. Organizarea proiectului (scop persoane responsabile, componența comitetelor);

6. Dezvoltarea obiectivelor (ceea ce așteptăm de la proiect);

7. Termeni de referință pentru managementul proceselor;

8. Recalificarea initiala (recalificarea angajatilor);

9. Planificare și management la nivel superior;

10. Gestionarea datelor;

11. Introducerea simultană a diverselor tehnologii de organizare și management;

12. Software;

13. Exemplu experimentat;

14. Obținerea rezultatelor;

15. Analiza stării actuale;

16. Recalificare constantă.

Tehnologia informației, cu toată natura sa revoluționară, nu a anulat procesul de producție, nu a eliminat concurenții și nu a luat dreptul de a lua decizii unei persoane. Obiectul controlului - firma nu a încetat să existe, chiar dacă a devenit virtuală, mediul extern continuă să existe, ba chiar a crescut, rămâne nevoia de a găsi soluții la problemele semistructurate. Mai degrabă, putem vorbi despre intensificarea tuturor proceselor din era informațională. Setul de instrumente din managementul companiei s-a schimbat, dar s-a schimbat atât de mult încât a afectat toate procesele de care sunt legate managerii: planificare, organizare, conducere și control.

Lista surselor:

1. Baranovskaya T. P. et al. Sisteme informaționale și tehnologii în economie Editura: Finanțe și statistică, 416 pagini, 2003

2. Baronov V.P., Titovsky I.L., articol „Metode pentru sistemele de control al clădirii”

3. Bozhko V. P. Tehnologii informaționale în statistică Editura: Finstatinform, KnoRus, 144 pagini, 2002

4. Verevchenko A. P., ș.a. Resurse informaționale pentru luarea deciziilor Edituri: Business Book, Proiect academic; 560 pagini, 2002

5. Volokitin A. V., et al. Instrumente de informatizare organizatii guvernamentaleși firme comerciale. Manual de referință Editura: FIORD-INFO 272 pagini, 2002

6. Gaskarov D. V. Sisteme informatice inteligente Editura: Vysshaya Shkola, 432 pagini, 2003

7. Gerasimova L.N. Suport informațional marketing Editura: Marketing, 120 pagini, 2004

8. Godin V. V., Korneev I. K. Suport informațional pentru activități de management Editura: Vysshaya shkola, Masterstvo; 240 pagini, 2001

9. Grinberg A. S., Korol I. A. Administrarea informației Editura: Unity-Dana; 416 pagini, 2003

10. Grinberg AS, Shestakov VM Tehnologii informaționale pentru modelarea proceselor de management economic Editura: Yuniti-Dana; 400 pagini, 2003

11. Dushin V.K. Baza teoretica procese și sisteme informaționale Editura: Dashkov i Ko, 250 pagini, 2002

12. Kalyanov G. N. Consulting: de la strategia de afaceri la sistemul de management al informațiilor corporative Editor: Linia fierbinte- Telecom 208 p., 2004

13. Karabutov NN Tehnologii informaționale în economie Editura: Ekonomika; 208 pagini, 2003

14. Kogalovsky MR Perspectiva tehnologiilor sistemelor informatice Editori: DMK Press, Company IT; 288 pagini, 2003

15. Kolesnikov S.I., articol „Cu privire la evaluarea eficacității implementării și utilizării sistemelor ERP”

16. Lipaev VV Proiectare sistem software complex pentru sisteme informatice Editura: Sinteg; 268 pagini, 2002

17. Michael JD Sutton Managementul documentelor corporative. Principii, tehnologii, metodologie de implementare

18. Editura: Micro, Azbuka, 446 pagini, 2002

19. Maklakov S. V. Modelarea proceselor de afaceri Editura: Dialogue - MEPhI, 240 pagini, 2003

20. Menyaev M. F. Tehnologii informaționale ale managementului. Cartea 3. Sisteme de management organizațional, 464 pagini, 2003

21. Patrushina S. M. Sistemele informaţionale în economie. Editura: Business, 352 pagini, 2004

22. Prokusheva A. P., Lipatnikova T. F., Kolesnikova N. A. Tehnologiile informaționale în activitati comerciale Editura: Marketing, 192 pagini, 2001

23. Rodionov I. I., şi colab. Market servicii de informareși produse Editura: MK-Periodika 552 pagini, 2002

24. Sar Ermako Jonii, articol „A fi sau a nu fi ERP?”

25. Sinyuk V.G., Shevyrev A.V. Utilizarea tehnologiilor informaționale și analitice în luarea deciziilor manageriale Editura: DMK Press; 160 pagini, 2003

26. Skripkin K. G. Eficiență economică sisteme informatice Editura: DMK Press; 256 pagini, 2002

27. Strelets I. A. Noua economie si tehnologii informatice Editura: Examen, 256 pagini, 2003

28. Utkin V. B., Baldin K. V. Information systems in economics Editura: Finance and statistics, 288 pagini, 2004

29. A. V. Khoroshilov și S. N. Lumea Seletkov resurse informaționale Editura: Peter; 176 pagini, 2004

30. Shafrin Tehnologii informaţionale. Partea 2 Editura: Binom. Laborator de cunoștințe; 320 pagini, 2002

31. Eriksen T. H. Tirania momentului. Timpul în era informației Editura: Ves Mir, 208 p., 2003

Materiale folosite de pe site-uri:

32. www.altrc.ru

33. www.bankreferatov.ru

34. www.economics.ru

35. www.erp-people.com

39. www.parus.ru

Principalele faze ale implementării sistemului informațional

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

formarea de proiecte și grupuri de experți;
repartizarea puterilor și responsabilităților;
determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;
clarificarea specificațiilor și a așteptărilor clienților;
instruirea grupului de implementare, format din specialiști din întreprinderea clientului.

Faza „Studiu conceptual al proiectului”. În această fază:

se formează și se aprobă un design conceptual;
se realizează o înțelegere neechivocă obligatorie a intențiilor tuturor participanților la proiect cu privire la SI implementat;
se clarifică și se concretizează scopurile și obiectivele proiectului;
se determină dimensiunile prototipului de sistem;

· se agreează planul de lucru consolidat, succesiunea etapelor și condițiile de testare, planificarea, indicatorii financiari și de raportare;

În același timp, toate aceste acțiuni sunt în mod necesar documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Faza „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate principalele sisteme și aplicații software și hardware. Sistemul stabilește structurile organizatorice și de personal, precum și structurile organizatorice și funcționale ale întreprinderii folosind astfel de unități organizatorice ca ramură, departament, departament, grup de lucru etc.

Orez. 2.17. Conținutul aproximativ al depozitului de proiecte de implementare

Se realizează instalarea, configurarea și configurarea rețelei și a instalațiilor de telecomunicații, datele sunt transferate de la sistemele locale anterioare și se formează interfețe cu sistemele vechi și externe. În acest caz, toate modelele create, planurile, produsele software de lucru, documentația sunt plasate în depozitul end-to-end al proiectului de implementare (Fig. 2.17). O parte importantă a acestui depozit este sistemul de documentare format în cadrul proiectului (Fig. 2.18).

Problemele de securitate sistemică ale funcționării sistemului în modul multi-utilizator sunt în curs de rezolvare. Sunt create aplicații, șabloane, rapoarte, formulare de acces clienți, sunt distribuite puterile utilizatorilor. Toate sistemele sunt „testate” în „modul de luptă” cu participarea tuturor părților interesate.

Orez. 2.18. Compoziția aproximativă a documentației privind procesul de implementare a PI

După încheierea fazei de implementare, proiectul de implementare se consideră finalizat. Sistemul informatic este pus în funcțiune.

Controlați întrebările și sarcinile

Ce este un „sistem informațional deschis”?
Enumerați principalele proprietăți sisteme deschise.
Descrieți esența abordării procesului modern pentru gestionarea activităților unei întreprinderi și utilizarea acestei abordări în dezvoltarea SI.
Ce include conceptul de „Reinginerire a proceselor de afaceri”?
Ce modele și cum sunt utilizate în proiectarea sistemelor informaționale?
Ce fel software folosit pentru a modela procese în dezvoltarea sistemelor informaţionale?
Pe baza ce date și informații sunt dezvoltate modelele de stat AS IS și AS TO BE?
Cine din companie se ocupă de dezvoltarea, implementarea și dezvoltarea SI? Cine este implicat în pregătirea termenilor de referință pentru dezvoltarea PI?
Care sunt principalele etape ale proiectării tehnologiei informației.
Enumerați etapele ciclului de viață al unui sistem informațional.
În ce stadiu al dezvoltării și implementării SI se realizează instruirea personalului companiei?
Enumerați principalele faze ale implementării SI.

Capitolul 3. Software informatic informatic

3.1. caracteristici generale software de calculator pentru tehnologia informației

Pentru tehnologiile informatice computerizate, instrumentele software (software) acţionează ca un mijloc de control al unui complex tehnic (sisteme informatice).

Problemele dezvoltării și utilizării software-ului în general sunt destul de bine dezvoltate și acoperite pe larg în literatura științifică și educațional-practică. Dar sunt necesare unele clarificări.

Asa de, definiție generală Conținutul conceptului de „software” include un set de programe ale sistemului de prelucrare a datelor și documente de program necesare pentru funcționarea acestor programe. Această interpretare în cazul general poate fi folosită, mai ales când este vorba de problemele dezvoltării și funcționării efective a sistemelor software ca atare. Dar din punctul de vedere al utilizatorilor în cadrul tehnologiilor relevante, documentele operaționale ar trebui să fie distinse de compoziția software-ului lor, deoarece, în conformitate cu structura mijloacelor și metodelor tehnologiei informației, ele se referă la suport organizațional și metodologic. .

În plus, în literatura educațională și de referință, structura software-ului este descrisă în moduri diferite. Concepte precum „software general”, „software de sistem”, „software de bază”, „software de aplicație”, „software special” sunt utilizate în diferite combinații. În același timp, conținutul acestor concepte se intersectează adesea, ceea ce face imposibilă structurarea clară a software-ului în sine. În secțiunile următoare, se va face o descriere semnificativă a acestor concepte, iar acum este necesar să se formuleze structurarea software-ului de tehnologie de birou adoptată aici. Se bazează pe funcții clar definite și care nu se intersectează îndeplinite de programele corespunzătoare, în timp ce în general este asigurată completitatea necesară a întregii compoziții a software-ului.

Ca parte a software-ului se remarcă (Fig. 3.1):

Programul sistemului;

Instrumente de dezvoltare software;

Software de aplicație.

Fig.3.1 . Structura software-ului pentru tehnologia informației

Programul sistemului este un set de programe interconectate care asigură funcționarea tehnologiei informatice ca atare, fără a efectua operațiuni de implementare a programelor și sarcinilor utilizatorului.

Instrumente de dezvoltare software cuprinde diverse sisteme de programare cu ajutorul cărora unul sau altul program funcțional poate fi dezvoltat și adaptat la condiții specifice de utilizare pentru a rezolva probleme specifice.

Software de aplicație este un set de sisteme software care oferă soluții pentru sarcini specifice utilizatorului.

În viitor, instrumentele de dezvoltare software nu vor fi luate în considerare, deoarece problemele creării de produse software formează o zonă specifică care nu este inclusă în domeniul serviciilor de secretariat, iar implementarea efectivă a activității de programare, de regulă, nu se realizează. în birouri, dar în firme și organizații specializate, precum și pe bază individuală.

3.2. Ciclul de viață al software-ului pentru tehnologia informației

Software-ul pentru tehnologia informației este în general un sistem complex cu principii și modele de funcționare relativ independente în cadrul conceptului ciclului de viață.

Ciclul de viață al unui sistem software este de obicei înțeles ca un interval repetitiv și structural uniform pe toată durata existenței sale, începând din momentul în care conceptul inițial al sistemului este dezvoltat și terminând atunci când sistemul devine învechit din punct de vedere moral.

Ciclul de viață este reprezentat în mod tradițional ca un număr de etape succesive (sau etape, faze). În prezent, nu a fost dezvoltată o împărțire general acceptată a ciclului de viață al unui sistem software în etape. Uneori, o etapă este evidențiată ca element separat, uneori este inclusă ca parte integrantă a unei etape mai mari. Acțiunile efectuate într-o etapă sau alta pot varia. Nu există o uniformitate în denumirile acestor etape.

Din punctul de vedere al organizării tehnologiei informației, ciclul de viață al instrumentelor software este următorul:

determinarea necesității unui anumit tip de software pentru implementarea unei funcții specifice a tehnologiei de birou;

selectarea unui produs software specific pentru implementarea unei anumite tehnologii de birou;

Achiziționarea unui produs software industrial, modernizarea acestuia sau dezvoltarea unui produs software unic;

instalarea unui produs software pe un sistem informatic de birou existent;

operarea produsului software;

Evaluarea eficacității aplicării produsului software;

· modernizarea produsului software;

dezmembrarea produsului software.

Determinarea necesității unui anumit tip de software ar trebui efectuată pe baza unei analize a implementării setului corespunzător de lucrări în organizație, pentru care a fost deja luată o decizie fundamentală cu privire la utilizarea tehnologiilor informatice.

Alegerea unui anumit produs software ar trebui să se bazeze pe luarea în considerare în comun a următorilor factori:

Disponibilitatea produselor software industriale care implementează funcțiile unei anumite tehnologii informaționale;

· prezența organizațiilor software și hardware care conduc dezvoltarea profesională a software-ului care implementează funcțiile unei anumite tehnologii informaționale;

3.3. Esența și conceptele de bază ale sistemelor de management al bazelor de date

Practic, în orice sferă a activității umane este necesară colectarea, stocarea și utilizarea diferitelor date într-un fel sau altul. În același timp, folosesc căi diferiteși tehnologii pentru lucrul cu acestea: înregistrări în exterior nesistematice (dar de înțeles pentru proprietar) înregistrări personale caiete, înregistrarea ordonată a informațiilor în reviste, întreținerea de dosare sistematizate, prelucrarea documentelor într-un complex organizat de muncă de birou etc.

Cu toată varietatea metodelor și instrumentelor menționate, putem distinge caracteristici comune care caracterizează munca cu date:

datele colectate, stocate și prelucrate se referă la o zonă specifică și limitată de activitate caracteristică persoanelor care le utilizează și numite domeniu,

Datele în sine sunt împărțite în anumite componente care sunt legate între ele în diferite moduri, adică ele structurat și ordonat;

Există anumite metode căutare și extracție (selectare) informatiile necesare si reprezentare.

Se numește un set de date structurate și ordonate legate de un anumit domeniu Bază de date (DB), iar sistemul de metode și mijloace de colectare, înregistrare, stocare, organizare, căutare, selectare și prezentare a informațiilor în baza de date se numește Sistemul de gestionare a bazelor de date (DBMS).

Cu cantități semnificative de informații stocate în baza de date, sau cu semnificația ei semnificativă pentru activitate, se pune problema fiabilității și vitezei de prelucrare a datelor. Această problemă poate fi rezolvată în mare măsură prin utilizarea tehnologiei informatice. SGBD-urile corespunzătoare au devenit destul de răspândite, iar o parte semnificativă dintre ele sunt sisteme bazate pe relaționale abordare.

În cadrul acestei abordări, obiectele care alcătuiesc domeniul subiectului, sunt descrise ca seturi de atribute (proprietăți) care se află în anumite relații (conexiuni) între ele (de unde și numele relațional: din engleza. relație - relație). Forma specifică de reprezentare a acestei populații ia adesea forma unui tabel.

Luați în considerare un exemplu. Datele despre angajații unei anumite organizații de proiectare includ:

numărul de personal al salariatului;

nume de familie, prenume și patronimic;

Data de nastere

· adresa de acasa;

· telefon fix;

data intrării în muncă;

· loc de munca;

· telefon oficial;

· denumirea funcției;

bonus pentru experiență de muncă

proiectul în care este implicat angajatul;

suprataxă pentru participarea la proiect.

Aceste date pot fi prezentate sub forma unui tabel, în care fiecare tip de date are propria sa coloană, iar fiecare angajat individual are un rând).

Fiecare rând din acest tabel (relație) este numit record, și elementul său separat, corespunzător uneia sau alteia coloane, - camp.

Tabelul este doar un mic fragment al bazei de date, dar proprietățile sale sunt foarte revelatoare.

În primul rând, unele câmpuri sunt destul de complexe și conțin date care pot (și ar trebui) să fie defalcate în componente mai mici (acestea sunt câmpuri care conțin nume de familie, prenume și patronimic, date, adresă, locul de muncă).

În al doilea rând, pentru câmpurile individuale, datele din diferite înregistrări sunt duplicate, ceea ce nu este justificat din punct de vedere al costurilor de stocare (informații de suprataxă).

Deci, al doilea câmp ar trebui să fie împărțit în trei componente, care să conțină separat numele de familie, prenumele și patronimul angajatului; al treilea și al șaselea câmp cu date trebuie, de asemenea, împărțit în trei - cu ziua, luna și anul; în câmpul cu adresa de domiciliu, selectați prima componentă care indică regiunea (Moscova sau regiunea Moscova); iar câmpul care indică locul de muncă este împărțit în două - numărul departamentului și numărul camerei.

Pentru a exclude stocarea informațiilor inutile din tabel, este necesar să eliminați câmpurile legate de proprietățile altor obiecte decât personalul și să creați propriile relații pentru acestea: de exemplu, tabelele „Departament”, „Proiect” și „ Suplimente”.

Sunt numite acțiunile descrise pentru prezentarea datelor în teoria și practica creării unei baze de date normalizare.

În fiecare relație (tabel), unul dintre câmpuri trebuie să joace un rol cheia principala identificând în mod unic o anumită intrare, adică având o valoare unică pentru fiecare intrare. În raport cu „Personal” acesta este numărul de personal, în raport cu „Departament” - numărul departamentului, în raport cu „Proiect” - denumirea proiectului, în raport cu „Mărire” - experiență de muncă.

Unele dintre celelalte câmpuri relaționale pot juca un rol chei secundare după valorile cărora diverse operatii: căutați și preluați date.

Relațiile prezentate mai sus în tabele sunt conectate între ele prin câmpuri separate: relații „Personal” și „Departament” - prin câmpul „Număr departament” (chei secundare, respectiv primare); relațiile „Personal” și „Proiect” - prin câmpul „Nume Proiect” (chei secundare, respectiv primare). Relația dintre relațiile „Personal” și „Supertaxe” se realizează prin câmpurile „Data angajării” (cheie secundară compusă) și „Experiență de muncă” (cheie primară), dar nu direct, ci prin procedura de calcul a duratei serviciu cu valoarea datei angajării.

Structurarea și ordonarea datelor prezentate în exemplul descris este în general tipică pentru toate sistemele de gestionare a bazelor de date și diferă în detalii pentru diferite programe.

3.4. Sisteme informatice managementul bazei de date

Sistemul de gestionare a bazelor de date numit sistem software, conceput pentru a crea o bază de date comună pe un computer folosit pentru a rezolva multe probleme. Astfel de sisteme servesc la menținerea la zi a bazei de date și pentru a oferi utilizatorilor acces efectiv la datele conținute în ea în limitele autorității acordate utilizatorilor.

La cel mai popular DBMS pentru sistemele de calcul ale clasei calculatoare personale includ dBASE IV, Microsoft Access, FoxPro, Paradox. Pentru sisteme mai puternice sunt destinate DBMS Oracle, Informix. Într-o anumită măsură, capabilitățile de gestionare a datelor sunt disponibile și în majoritatea procesoarelor moderne de foi de calcul.

În funcție de gradul de universalitate, se disting două clase de SGBD:

Sisteme de uz general

sisteme specializate.

SGBD-urile de uz general nu sunt concentrate pe nici un domeniu sau pe nevoile de informații ale oricărui grup de utilizatori. Fiecare sistem de acest fel este implementat ca un produs software capabil să funcționeze pe un anumit model de computer într-un anumit sistem de operare.

SGBD specializate sunt create în cazuri rare când este imposibil sau nepotrivit să utilizați un SGBD cu scop general.

SGBD-urile de uz general sunt complexe complexe software concepute pentru a îndeplini întregul set de funcții legate de crearea și funcționarea bazei de date a sistemului informațional. SGBD-urile utilizate în prezent au mijloacele pentru a asigura integritatea datelor și securitatea puternică, ceea ce le permite dezvoltatorilor să garanteze o securitate mai mare a datelor cu un efort mai mic al programării la nivel scăzut. Produsele bazate pe Windows se remarcă prin interfața ușor de utilizat și instrumentele de productivitate încorporate.

Să luăm în considerare principalele caracteristici ale unor SGBD - lideri pe piața de programe destinate atât dezvoltatorilor de sisteme informatice, cât și utilizatorilor finali.

Introducerea unui nou IS este un proces complex, care durează de la câteva luni pentru SI mici până la câțiva ani pentru SI ale companiilor mari distribuite cu o gamă largă de produse și un număr mare de furnizori. Succesul proiectului pentru dezvoltarea (sau achiziția) și implementarea SI depinde în mare măsură de disponibilitatea întreprinderii de a conduce proiectul, de interesul personal și de voința managementului, de un program real de acțiune, de disponibilitatea resurselor, de pregătirea personalului și capacitatea de a depăși rezistența la toate nivelurile organizației existente.

Până în prezent, a fost dezvoltat un set standard de metode pentru implementarea IP. Regula de baza: efectuați secvențial fazele obligatorii și nu săriți peste niciuna dintre ele.

Esențiale pentru implementare sunt următoarele: factori :

disponibilitatea obiectivelor de proiect clar definite și a cerințelor IP;

disponibilitatea unei strategii pentru implementarea și utilizarea IP;

· realizarea unui sondaj înainte de proiect al întreprinderii și modele de construcție „ca atare” și „cum va fi”;

planificarea muncii, resursele și controlul asupra implementării planului de implementare;

participarea managementului superior la implementarea sistemului;

· efectuarea lucrărilor de implementare a SI de către specialiști în integrarea sistemelor împreună cu specialiștii întreprinderii;

monitorizarea periodică a calității muncii prestate;

· primirea rapidă a rezultatelor pozitive, cel puțin în parte din modulele SI implementate sau în procesul de funcționare de probă a acestuia.

Înainte de dezvoltare proiect de implementare necesar:

· formalizarea maximă a obiectivelor proiectului de implementare a PI;

Estimați costurile și elementele de cheltuieli minime necesare;

· stabilirea unei priorități înalte a proiectului de implementare față de alte proiecte în derulare;

Oferiți managerului de proiect cât mai multă autoritate posibil;

· să desfășoare activități educaționale de masă cu personalul întreprinderii pentru a aduce tuturor importanța și necesitatea schimbărilor viitoare;

· să dezvolte măsuri organizatorice pentru aplicarea noilor tehnologii informaţionale;

Distribuiți responsabilitatea personală pentru toate etapele implementării și operațiunii pilot.

De asemenea, este necesar să se determine zonele funcționale pentru implementarea modulelor sistemului informațional:

management organizațional;

suport organizatoric si administrativ;

managementul proceselor de afaceri;

management, planificare, financiar și contabilitate;

· Managementul personalului;

Managementul documentatiei;

· Managementul logisticii;

Gestionarea relatiilor cu clientii si mediul extern.

În plus față de cele de mai sus, este necesar să setați cerinte tehnologice la implementarea SI:

· platforma de sistem- implementarea si adaptarea unei solutii gata facute de la producator sau dezvoltare la comanda in conformitate cu specificatiile tehnice ale clientului;

· integrabilitatea- datele sunt stocate și prelucrate într-un singur spațiu informațional; aceasta le asigură completitatea, consistența, fiabilitatea și reutilizarea; sistemul poate include tehnologii și aplicații nou dezvoltate și deja utilizate;

· adaptabilitate- sistemul este configurat în conformitate cu cerințele clientului și caracteristicile câmpului de informații al clientului;

· distributie- sistemul poate funcționa eficient în subdiviziunile și ramurile întreprinderii îndepărtate teritorial;

· scalabilitate- sistemul poate fi implementat sub forma unui cadru care conține module de bază și completat în conformitate cu cerințele unui mediu extern și intern în schimbare.

6.6.1 Principalele faze ale implementării sistemului informațional

Etapa „Lucrări preliminare privind pregătirea proiectului de implementare a PI”. În timpul studiului pre-proiect al întreprinderii (Fig. 4), se colectează informații detaliate despre organizarea structurală a organizației, relațiile funcționale, sistemul de management, despre principalele procese de afaceri, despre fluxurile din cadrul întreprinderii (Control Flow, Doc Flow). , Flux de date, Flux de lucru, Flux de numerar ) necesare pentru a construi modelele adecvate și a selecta obiecte pentru automatizare. Sunt estimate termenii, resursele, tipurile și volumele de muncă, gama și costul software-ului, hardware-ului și telecomunicațiilor, costul pregătirii personalului etc.

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

· formarea de proiecte și grupuri de experți;

repartizarea puterilor și responsabilităților;

determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;

clarificarea specificațiilor și a așteptărilor clienților;

· instruirea grupului de implementare, format din specialiști ai întreprinderii clientului.

Faza „Studiu conceptual al proiectului”. În această fază:

se formează și se aprobă un design conceptual;

· clarifică și concretizează scopurile și obiectivele proiectului;

se determină dimensiunile prototipului de sistem;

· se agreează planul de lucru consolidat, succesiunea etapelor și condițiile de testare, planificarea, indicatorii financiari și de raportare;

În același timp, toate aceste acțiuni sunt în mod necesar documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Etapa „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate principalele sisteme și aplicații software și hardware. Sistemul stabilește structuri organizatorice și de personal și organizatorice și funcționale ale întreprinderii folosind astfel de unități organizaționale ca ramură, departament, divizie, grup de lucru etc.

Figura 12 - Conținutul aproximativ al depozitului proiectului de implementare

Se realizează instalarea, configurarea și configurarea rețelei și a instalațiilor de telecomunicații, datele sunt transferate de la sistemele locale anterioare și se formează interfețe cu sistemele vechi și externe. În acest caz, toate modelele create, planurile, produsele software de lucru, documentația sunt plasate în depozitul end-to-end al proiectului de implementare (Fig. 12). O parte importantă a acestui depozit este sistemul de documentare format în cadrul proiectului (Fig. 13).

Figura 13 - Compoziția aproximativă a documentației pentru procesul de implementare a unui sistem informațional

După încheierea fazei de implementare, proiectul de implementare se consideră finalizat. Sistemul informatic este pus în funcțiune.

întrebări de testare

1. Ce este un „sistem informațional deschis”? Enumerați principalele proprietăți ale sistemelor deschise.

2. Descrieți esența abordării procesului modern pentru gestionarea activităților unei întreprinderi și utilizarea acestei abordări în dezvoltarea SI.

3. Ce modele și cum sunt utilizate în proiectarea sistemelor informaționale?

4. Ce instrumente software sunt folosite pentru modelarea proceselor în dezvoltarea sistemelor informaţionale?

5. Pe baza a ce date și informații sunt dezvoltate modelele de stat AȘA ESTE și A FI?

6. Cine în companie se ocupă de dezvoltarea, implementarea și dezvoltarea SI? Cine este implicat în pregătirea termenilor de referință pentru dezvoltarea PI?

7. Numiți principalele etape ale proiectării tehnologiei informației.

8. Enumeraţi etapele ciclului de viaţă al unui sistem informaţional.

9. În ce stadiu al dezvoltării și implementării SI se realizează instruirea personalului companiei?

10. Enumerați principalele faze ale implementării IP.