Sesizarea necesității redactării unei note explicative. Notă explicativă

IN ABSENTA. Kossov, doctor în drept, Universitatea de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia

• legalizarea dreptului salariatului la o explicaţie
• procedura de notificare a unui angajat cu privire la furnizarea unei explicații
• documentatie explicativa
• act de neexplicare

Obligația angajatorului de a cere o explicație scrisă de la salariat în legătură cu abaterea disciplinară săvârșită este determinată de lege ca fiind inalienabilă. componentă procedurile de recrutare a unui angajat responsabilitate disciplinară.

De ce acordă legiuitorul o asemenea importanță acestui document? În primul rând, explicația este menită să contribuie la stabilirea adevărului. Conținutul documentului reflectă punctul de vedere al angajatului asupra a ceea ce s-a întâmplat, atitudinea acestuia față de abaterea și consecințele acesteia. Dacă un angajat pledează vinovat pentru o infracțiune săvârșită, atunci în explicație are posibilitatea nu numai să declare faptele, ci și să-și exprime, de exemplu, pocăința pentru fapta sa, să promită angajatorului că nu va mai repeta o astfel de abatere în viitor. , etc. Totodată, atunci când salariatul consideră că nu a săvârșit o abatere disciplinară, are și posibilitatea de a-și explica propriile argumente și de a furniza probele necesare. De asemenea, se întâmplă că o analiză a conținutului explicației ajută angajatorul nu numai să înlăture pretențiile împotriva angajatului, ci și să determine adevăratul infractor. Astfel, explicația salariatului contribuie la o evaluare obiectivă de către angajator a situației actuale, permite identificarea tuturor circumstanțelor săvârșirii unei abateri disciplinare și, dacă este cazul, alegerea măsurii corecte de acțiune disciplinară asupra salariatului.

Obligația angajatorului de a cere salariatului o explicație scrisă înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare este stabilită de prima parte a art. 193 Codul Muncii Federația Rusă(denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). În același loc, legiuitorul a stabilit termenele pentru ca salariatul să scrie și să depună o explicație - două zile lucrătoare.

Pe baza faptului că legiuitorul atribuie strict anumită perioadă, angajatorul trebuie să documenteze data la care a invitat angajatul să ofere o explicație. Legiuitorul nu cere angajatorului să efectueze o astfel de acțiune. Cu toate acestea, un astfel de document va fi util: în primul rând, data indicată în el va deveni punctul de pornire al timpului alocat angajatului pentru a pregăti o explicație, iar în al doilea rând, va exista dovezi documentare că angajatului i s-a explicat dreptul la o explicație. explicaţie.

Notificarea angajatului despre necesitatea de a oferi o explicație scrisă este de obicei întocmită pe antet și semnată de reprezentantul angajatorului care are dreptul de a aplica sancțiuni disciplinare (cel mai adesea, șeful organizației, dar în unele cazuri aceasta poate fi făcută de o altă persoană căreia i s-au delegat astfel de competențe).
Ar putea arăta astfel:
antet
Inginer categoria III
A.V. Avksentiev
Despre furnizarea
explicatie scrisa

În legătură cu performanța necorespunzătoare de către dvs sarcinile de serviciu, exprimat in lipsa zilei de 16 ianuarie 2012 la locul de munca orele 13.00 – 18.00, va rog sa furnizati o explicatie scrisa cu privire la acest fapt Directiei Management Resurse Umane (Conducere Uzina, etaj 3, camera 36) pana la ora 18.00 din ianuarie. 19, 2012.

Director (semnătură) Yu.V. Mayorov

Notificare primită 17 ianuarie 2012
Inginer categoria III (semnătură) A.V. Avksentiev

Se pune întrebarea, ce să facă dacă angajatul a refuzat să primească un astfel de document? Cum să confirme, atunci, că cererea de explicație i-a fost adusă la cunoștință și cum să dovedească că de la o astfel de dată a început termenul de două zile alocat pentru furnizarea unei explicații? Legiuitorul nu ne dă un răspuns la această întrebare. Dar, cred, pentru a evita problemele legale pe viitor, angajatorul trebuie să facă anumiți pași. De exemplu, pentru a da o notificare angajatului nu pe cont propriu, ci pe bază de comision (de exemplu, în prezența supervizorului și reprezentantului său imediat comitetul sindical sau unul dintre angajații organizației care nu sunt interesați de soluționarea cauzei, dacă salariatul nu este membru al unui sindicat sau angajatorul nu are o organizație sindicală), după ce a citit în prealabil conținutul înștiințați cu voce tare tuturor celor prezenți. În cazul în care salariatul refuză să primească o notificare, pare necesară întocmirea unui act, care va fi semnat de cei prezenți, prin care se confirmă că angajatorul respectă prevederile părții I a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Legislația muncii nu reglementează în mod direct sub forma cărui document ar trebui să se întocmească o explicație. Deci, în acest caz, este necesar să se aplice regulile existente de muncă de birou.
Cel mai adesea, explicația ia forma notă explicativă - un document care explică cauzele unui eveniment, fapt, faptă .
Pentru ca angajatorul să primească un document care este util din punct de vedere al conținutului, este important ca în nota explicativă angajatul să prezinte în detaliu toate circumstanțele acțiunilor sau inacțiunii sale și să indice:

• dacă el însuși își consideră comportamentul ca fiind ilegal, adică acțiunile sau inacțiunea acestuia au fost neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de muncă, este indicat ca salariatul să aducă argumente care să confirme propria poziție;
• isi recunoaste vina?
• care a fost, în opinia sa, motivul (motivele) săvârșirii unei abateri disciplinare?
• care este atitudinea sa fata de abaterea comisa si fata de consecintele negative pe care angajatorul le-a avut ca urmare?
• are vreo părere cu privire la posibila acțiune disciplinară a angajatorului său?

Nota explicativă trebuie să conțină detalii precum:
1) Nume unitate structurală(se indică denumirea unității structurale în care lucrează autorul notei explicative).
2) Tipul documentului ( notă explicativă).
3) Destinatar. Întrucât, în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul solicită o explicație, apoi destinatarul notei explicative ar trebui să fie funcționarul care, în virtutea cartei sau a altui document (de exemplu, o procură), este un reprezentant al angajatorului cu drept de a aplica sanctiuni disciplinare. Ca regulă generală, acesta este șeful organizației - directorul, CEO, preşedintele consiliului etc. În cazul delegării de autoritate unui funcționar din subordine (de exemplu, șef adjunct al organizației pentru lucrul cu personalul), explicația îi este adresată acestuia.
4) Data (se indică data notei explicative).

5) Îndreptarea către text (de exemplu, Despre motivul absenței de la serviciu sau Despre motivul nerespectării ordinului șefului Departamentului).

6) Text. Este scris într-un stil calm și uniform, fără o colorare emoțională excesiv de strălucitoare (deși o anumită proporție a emoțiilor angajatului ar trebui să fie încă prezentă în ea). Textul trebuie să se distingă prin concizie, claritate, simplitate a prezentării și claritate a formulării. Este necesar să evitați frumusețea artistică, frazele înalte și publicismul excesiv. . Un factor important este succesiunea logică a textului, astfel încât destinatarul notei în mod corect și fără probleme să înțeleagă ceea ce a vrut să spună autorul.

7) Semnătura (eliberată indicând funcția, semnătura personală și decodificarea acesteia:, inițiale și numele salariatului).
O notă explicativă ar putea arăta astfel:

Director departament vanzari
Notă explicativă Yu.V. Mayorov
17.01.2012

16 ianuarie 2012 în pauza de prânz la ora 13:05. M-am dus acasă la cină. Când mă întorceam deja de acasă la serviciu, în curtea casei m-am întâlnit la intrare cu un vecin, care a spus că fiul lui s-a întors din armată, și m-a invitat la el acasă să sărbătoresc întâlnirea. Am refuzat, explicându-i că trebuie să merg la muncă. Dar, până la urmă, vecinul m-a convins să intru 10 minute și ne-am dus la apartamentul lui. Cu toate acestea, sărbătoarea noastră a durat. Am decis să nu mă întorc la muncă pentru că eram beat. Intenționat, nu am sunat la serviciu, gândindu-mă că apelul îmi va trăda imediat absența, altfel s-ar putea să nu-l observe.

Sunt pe deplin conștient de vinovăția mea și vă asigur că astfel de încălcări nu se vor mai repeta niciodată în viitor. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că absența mea de la serviciu nu a avut consecințe negative pentru conducerea noastră.

Vă rog să țineți cont și de faptul că în cursul anului trecut am fost încurajat de două ori pentru performanță înaltă în muncă - în mai mi s-a acordat un Certificat de Onoare, iar în decembrie, pe baza rezultatelor anului, mi s-a acordat un bonus în numerar.

InginerCategoria III (semnătură) A.V. Avksentiev

Dacă după expirarea timpului alocat o explicație nu este oferită de către angajat, atunci în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să întocmească un corespunzătoare Act.

Legislația muncii nu stabilește care dintre funcționarii organizației și în ce termeni întocmește un act și dacă este necesar să se informeze angajatul cu acesta. Aceasta este determinată la nivel local, ținând cont regulile existente munca de birou.

Un act este un document care este întocmit de un grup de persoane, confirmă faptele sau evenimentele stabilite de aceștia. Prin urmare, este necesar ca un astfel de act să fie întocmit colectiv. Este indicat să se implice în procedura de întocmire a acestuia aceleași persoane care au fost prezente atunci când angajatul a fost înștiințat de necesitatea de a oferi o explicație, deoarece acestea sunt la cunoștința faptului de sesizare a salariatului și a termenului limită. Dar, în același timp, celor prezenți trebuie să li se explice că în cazul unui conflict de muncă pot fi chemați la autoritățile jurisdicționale pentru a oferi explicații asupra problemelor legate de acest act.
Actul este întocmit conform schemei tradiționale pentru acte și poate arăta astfel:

Forma generală
ACT

20.11.2012

Cu privire la omisiunea angajatului de a furniza o explicație scrisă în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare

Eu, șeful Direcției Personal M.A. Uralova, în prezența șefului Departamentului Nr.13 A.M. Alekseev și un economist din categoria a II-a a Departamentului nr. 10 Yu.I. Zaikova a întocmit acest act pe următoarele:

17.01.2012 către inginerul Departamentului Nr.13 P.P. Korovin, în conformitate cu prima parte a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, s-a propus să se ofere o explicație scrisă înainte de 19.01.2012 în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare de către acesta, exprimată în absența de la locul de muncă timp de cinci ore la rând. La timp, o explicație scrisă a lui P.P. Korovin nu a fost furnizat. Le-a spus celor prezenți că, se presupune că, le-a spus deja verbal colegilor săi despre motivele absenței sale și nu are de gând să scrie nimic altceva.

Acest act se intocmeste in doua exemplare: primul exemplar - catre Directia Personal; al doilea exemplar este P.P. Korovin.

(semnătură) M.A. Uralova
(semnătură) A.M. Alekseev
(semnătură) Yu.I. Zaikova

O copie a actului a primit:
(semnătură) P.P. Korovin

Legiuitorul nu prevede familiarizarea cu actul angajatului însuși. Dar, în ciuda acestui fapt, angajatorul ar trebui să facă totuși o astfel de încercare. Și în primul rând, este recomandat să faceți acest lucru pentru a evita pe cât posibil orice fel de neînțelegere pentru a ține angajatul la curent cu privire la procedurile privind abaterea disciplinară care i se reproșează. Și pregătirea unui astfel de act este una dintre etapele acestei producții, iar angajatul ar trebui să fie conștient de acest lucru.
Totuși, dacă angajatul, deși cu un termen limită ratat, a oferit totuși angajatorului o explicație scrisă, ce ar trebui să facă angajatorul? Ar trebui neapărat să-l ia în considerare, sau o astfel de explicație nu este un document semnificativ din punct de vedere juridic? Legiuitorul nu dă un răspuns direct la această întrebare. Dar pe baza analizei conținutului primei părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, pot fi permise următoarele. Dacă angajatul susține că termenul limită ratat s-a datorat unui motiv întemeiat, atunci, desigur, ar trebui efectuată o verificare adecvată. În cazul în care se confirmă temeinicia motivului absenței, explicația scrisă trebuie acceptată de către angajator ca și cum ar fi fost furnizată fără a pierde termenul. Atunci când termenul nerespectat nu se datorează unui motiv întemeiat, angajatorul are dreptul de a nu accepta explicația. În același timp, pentru a evita posibile consecințe juridice negative în viitor, angajatorului i se recomandă în continuare să se familiarizeze cu conținutul documentului, deoarece pot exista informații importante pentru el care vor contribui, de exemplu, alegerea potrivita acţiune disciplinară sau rezolvarea problemei necesităţii de a implica acest angajat la măsuri disciplinare în general.

Este important să se acorde atenție faptului că eșecul angajatului de a oferi o explicație, chiar dacă este exprimat într-un refuz categoric, nu trebuie privit ca o nouă abatere disciplinară. La urma urmei, explicația este considerată de legiuitor nu ca o obligație a salariatului, ci exclusiv ca un drept al acestuia. Refuzul exercitării dreptului nu atrage aplicarea de măsuri raspunderea juridica. Însă legiuitorul a stabilit și anumite garanții pentru angajator în cazul în care salariatul refuză să-și exercite dreptul la o explicație. În temeiul celei de-a doua părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, absența acestui document de la angajator, confirmată de actul relevant, nu va constitui un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare angajatului.

Kuznetsova T.V. Managementul înregistrărilor HR(tehnologii tradiționale și automatizate): un manual pentru universități. - M.: Editura MPEI, 2011. S. 172.

Shugrina E.S. tehnica scrisului juridic. - M .: Editura „Delo”, 2000. S. 50.

Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Munca de birou: manual. - Ed. a 3-a. perer. si suplimentare / Sub total. ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: Infra-M, 2012. S. 165.

Acolo. pp.165-167.

Pentru aplicarea h. 1 Articolul. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, două „zile lucrătoare” ar trebui înțelese ca fiind zilele lucrătoare ale unui anumit angajat (conform programului de lucru). Termenul de depunere a explicațiilor scrise se calculează în zile lucrătoare începând cu ziua următoare notificării salariatului despre necesitatea de a da explicații.

Un act de neaducere a explicațiilor asupra faptului unui act disciplinar poate fi întocmit în orice zi după expirarea termenului stabilit pentru darea de explicații, indiferent dacă această zi este sau nu lucrătoare pentru salariat.

Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare este stabilită de art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse. În conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, înainte de a aplica o sancțiune disciplinară, angajatorul trebuie să solicite o explicație scrisă de la angajat. Dacă, după două zile lucrătoare, explicația specificată nu este furnizată de către angajat, atunci se întocmește actul corespunzător.

De remarcat că durata muncii zilnice (schimb), ora de începere și de sfârșit a lucrului, numărul de schimburi pe zi, alternanța zilelor lucrătoare și nelucrătoare sunt elemente ale regimului timpului de muncă și sunt stabilite de către reglementările interne ale muncii în conformitate cu legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme dreptul muncii, contract colectiv, acorduri, precum și pentru angajații al căror program de lucru diferă de reguli generale instalat la acest angajator, - un contract de muncă (Articolul 100 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Programul de lucru în conformitate cu partea 1 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse recunoaște timpul în care angajatul, în conformitate cu reglementările și condițiile interne de muncă contract de muncă, trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, se referă la timpul de lucru.

Astfel, regimul timpului de muncă stabilește perioadele în care angajatorul are dreptul de a pretinde de la salariat îndeplinirea sarcinilor de muncă, precum și perioadele în care salariatul este liber de îndeplinirea sarcinilor de muncă. Se pare că pentru aplicarea părții 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, „zile lucrătoare” ar trebui să fie înțelese ca zilele lucrătoare ale unui anumit angajat. Prin urmare, în această situație, salariatul are dreptul să depună o notă explicativă în termen de două zile lucrătoare conform programului său de lucru. Totodată, termenul de depunere a explicațiilor scrise se calculează în zile lucrătoare începând cu a doua zi după ce angajatul a fost înștiințat de necesitatea de a da explicații (deciziile Tribunalului orașului Moscova din 4 februarie 2011 în dosarul nr. 33-2371, din 6 iulie 2010 în dosarul nr. 33-19977, precum și decizia Judecătoriei raionale Pravoberezhny din Magnitogorsk din 1 februarie 2013 în dosarul nr. 2-276/2013). După cum reiese din întrebare, angajatul lucrează conform programului „ziua după trei”. Dacă lucrătorii pentru angajat sunt, de exemplu, 14, 18, 22 martie, iar angajatul a primit o notificare privind necesitatea de a da explicații pe 14 martie, atunci ultima (a doua) zi pentru depunerea explicațiilor scrise este 22 martie. Dacă angajatul nu oferă explicații scrise în termenul specificat, atunci pe 23 martie angajatorul are dreptul să întocmească un act corespunzător.

Legea nu stabilește cerința întocmirii unui astfel de act în prezența salariatului sau în zilele sale lucrătoare. Așadar, un act de neacordare a explicațiilor poate fi întocmit în orice zi după expirarea termenului stabilit pentru darea de explicații, indiferent dacă această zi este sau nu lucrătoare pentru salariat. Este indicat să se întocmească un act cu implicarea martorilor care au fost conștienți de faptul că salariatul a fost contactat cu o cerere de explicații și că salariatul nu a oferit o explicație după două zile lucrătoare.

După cum este stabilit de partea 2 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, nerespectarea unei explicații de către angajat nu reprezintă un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare. În consecință, în ziua întocmirii actului de neprezentare a explicațiilor, poate fi emis și un ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare salariatului (desigur, dacă nu este necesar timp pentru investigarea împrejurărilor abaterii).

Într-adevăr, angajatorul poate aplica salariatului o sancțiune disciplinară în cel mult o lună de la data constatării abaterii, fără a socoti timpul în care salariatul s-a îmbolnăvit, acesta a fost în concediu, precum și timpul necesar pentru a lua în considerare. avizul organului reprezentativ al angajaților (partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodata, toate concediile asigurate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, inclusiv concediile anuale (de baza si suplimentare), concediile in legatura cu formarea in institutii de invatamant, sărbători fără economisire salariile. Absența unui angajat de la locul de muncă din alte motive, inclusiv în legătură cu utilizarea zilelor de odihnă (timp liber), indiferent de durata acestora (de exemplu, atunci când metoda de schimbare organizarea muncii), nu întrerupe cursul perioadei specificate (clauza 34 din Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 „La cererea instanțelor din Federația Rusă din Codul Muncii al Federației Ruse”).

Notă

Restrângeți afișarea

Termenul de solicitare a unei explicații scrise de la un angajat nu este stabilit prin lege. Prin urmare, angajatorul poate solicita o astfel de explicație după descoperirea unei abateri în zile nelucrătoare. Nu stabilește legea și lista modalităților prin care angajatorul poate solicita o explicație scrisă (într-o întâlnire personală, care nu trebuie să aibă loc la locul de muncă, sau prin trimiterea unei scrisori, telegramă). Prin urmare, angajatorul are dreptul de a utiliza orice metodă convenabilă pentru el, dacă ulterior îi permite să confirme însuși faptul că angajatul a primit o astfel de cerință (hotărâre de recurs a Tribunalului orașului Moscova din 06.11.2012 nr. 11-24872) . În cazul trimiterii unei cereri de explicație, de exemplu, prin telegramă, se socotesc două zile lucrătoare de la data primirii acesteia de către angajat; totodată, este necesar să existe dovezi că angajatul a primit telegrama (semnătura personală a angajatului trebuie să fie în notificarea de livrare).

Folosirea explicațiilor este reglementată de lege. De exemplu, Legea federală nr. 90 (în articolul 57) și Codul muncii (în articolele 192-193) stabilesc drepturile angajatorului și procedura de solicitare a unei note explicative de la angajat dacă acesta a încălcat regulile companiei, și-a neglijat îndatoririle. sau disciplina muncii. În articolul 37 din Constituția Federației Ruse, un cetățean „recunoaște dreptul la conflicte individuale și colective de muncă folosind lege federala modalități de soluționare a acestora”, prin urmare, dreptul unui angajat de a căuta adevărul și de a folosi notele explicative ale salariatului în litigii este stabilit prin principalele documente de stat.

Șabloane de note: descărcați mostre

Am pregătit mai multe șabloane pentru note explicative de la angajați, pe care le puteți descărca mai jos.

Atunci când salariatul și-a neglijat atribuțiile prevăzute în contractul de muncă, angajatorul, potrivit legii, îi poate aplica sancțiuni disciplinare la următoarele niveluri:

• Mustrare orală pentru infracțiuni minore.
• mustrare (oral sau pe hârtie - depinde de circumstanțele și gravitatea încălcării).
• Concedierea unui salariat cu respectarea Codului Muncii și a altor acte normative de reglementare în domeniul relațiilor de muncă.

Directorul nu poate folosi însă imediat aceste metode de penalizare, mai întâi trebuie să ia de la angajat o notă explicativă care să cuprindă explicații pentru incident, motivele unui astfel de act și condițiile în care a fost săvârșită încălcarea normelor disciplinare. Un lucrător explicativ poate furniza în scris sau oral.

Un răspuns scris obligatoriu este de obicei necesar în cazurile cele mai dificile sau dificile, atunci când este necesar să se înțeleagă cât de motive întemeiate l-au condus pe lucrător la una sau acea abatere. Fiecare astfel de caz necesită o analiză amănunțită și o abordare individuală, astfel încât cerința unei scrisori explicative din partea angajatului este un pas justificat. Această lucrare poate aduce claritate, poate adăuga detalii imaginii incidentului și, de asemenea, demonstrează autorităților poziția angajatului și disponibilitatea acestuia de a analiza și negocia.

La solicitarea conducerii, salariatul este obligat să furnizeze o notă în termen de două zile, în caz contrar, potrivit legii, se întocmește un act special privind nedepunerea acestuia. Această faptă nu exclude pedeapsa corespunzătoare contravenției.

• Întârzierea la serviciu: 4 metode eficiente de luptă și 30 de scuze

Când este necesar să se ofere un lucrător explicativ

Datorită faptului că angajatul, după ce a semnat un contract de muncă cu întreprinderea, și-a asumat anumite obligații (inclusiv obligația de a respecta disciplina munciiși normele stabilite prin acte locale), trebuie să descrie în motivele explicative și evenimentele care l-au determinat să încalce. De obicei, toate infracțiunile se rezumă la mai multe tipuri:

• Absența temporară (sau pe tot parcursul zilei) de la birou fără prezentarea de documente care să permită acest lucru (un astfel de document poate fi, de exemplu, o adeverință a angajatului anexată la nota explicativă de la institutie medicala, confirmarea bolii salariatului).
• Refuzul de a respecta prescrisele functiile muncii sau atitudine necorespunzătoare față de ei (de exemplu, într-o situație în care un angajat lucrează, dar o face în orice fel, ceea ce duce la rezultate negative pentru companie).
• Întârzierea (motivele pot fi lipsite de respect sau destul de satisfăcătoare, ceea ce va trebui indicat în nota explicativă a angajatului).
• Raul facut proprietate corporativă ca urmare a neglijenței angajatului.
• Starea la locul de muncă sub influența drogurilor, alcoolului sau a oricăror substanțe toxice etc., ceea ce reprezintă o neglijență a obligației de a respecta standardele de protecție a muncii.
• Sarcina neîndeplinită a șefului, care nu este responsabilitatea directă a angajatului.
• Ascunderea sau denaturarea informațiilor furnizate superiorilor despre activitățile efective ale companiei, ceea ce duce la încălcări în activitate economicăîntreprinderilor.
• Abatere de la normele de siguranță a vieții umane adoptate în organizație.

În fiecare caz, pot exista circumstanțe atenuante, așa că este extrem de important să îi oferiți managerului o notă explicativă de la angajat și, dacă este posibil, să atașați documente oficiale.

„Nu am venit la muncă pentru că nu era inspirație”: TOP explicativ ridicol

Redactorii revistei „Director comercial” au adunat cel mai amuzant personal explicativși le-a afișat ca postere. Imprimați-le și agățați-le în biroul dvs.

Cine are dreptul de a cere o scrisoare explicativă de la un angajat

Legile și reglementările actuale ale Federației Ruse în domeniul relațiilor de muncă stabilesc că cerința pentru o notă explicativă a unui angajat este dreptul numai al angajatorului, adică al șefului companiei sau al unei persoane autorizate oficial să efectueze funcțiile unui cap.

Această cerință este o parte importantă a răspunderii disciplinare pe teritoriul angajatorului, care ar trebui să includă toți angajații.

O notă explicativă a unui angajat este un instrument bun pentru a clarifica circumstanțele incidentului și cauzele încălcării. Datorită familiarizării cu acest document, angajatorul are posibilitatea de a lua o decizie echilibrată și motivată cu privire la pedeapsa corespunzătoare.

Cum se solicită o notă explicativă de la un angajat

Primul lucru la care ne întoarcem pentru a înțelege procedura de rezolvare a oricărei sarcini în relațiile de muncă este Codul Muncii al Federației Ruse. În articolul 193 găsim o indicație: „... angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la salariat”. Și asta este tot ce se spune despre formatul cerinței pentru o notă explicativă a angajatului. Adică trebuie să fie, dar oral sau scris este necunoscut.

Cel mai adesea, în situații potențial conflictuale și dificile, managerul întocmește o cerere scrisă pentru o scrisoare explicativă din partea angajatului. Acest lucru se face astfel încât, în cazul unei reacții excesiv de dure a unui subordonat sau chiar într-un proces, să se poată documenta că toate procedurile formale au fost urmate, toate nuanțele au fost studiate, iar decizia privind acțiunea disciplinară a fost luată fără niciun fel. abatere de la litera legii.

Nici Codul Muncii și actele conexe nu stabilesc formularul de solicitare a unei note explicative de la un angajat, așa că arată diferit în diferite companii. Adesea, tipul de document în sine este determinat de ofițerul de personal (de exemplu, o notificare sau o scrisoare). Cel mai bine este să considerați aceasta o cerință, deoarece la începutul articolului 193 este vorba despre „solicitarea” unei note explicative de la angajat. Un astfel de literalism va ajuta și în cazul unui proces serios, când verificarea poate considera inexactitatea ca fiind o greșeală.

Acum să clarificăm câteva termene limită pentru redactarea documentelor și luarea deciziilor.

În primul rând, partea 3 a aceluiași articol prevede că pedeapsa pentru abaterea unui angajat trebuie să fie impusă în cel mult o lună de la constatarea încălcării. Momentul în care a fost descoperită abaterea nu se stabilește prin cerința unei note explicative a salariatului, ci printr-un act separat, care să fie întocmit în aceeași zi.

Cererea este punctul de plecare pentru o perioadă diferită: o notă explicativă scrisă a angajatului trebuie prezentată companiei în termen de două zile lucrătoare de la transferul cererii. Aici, organizațiile se confruntă cu o altă sarcină birocratică: nu este suficient să întocmiți și să depuneți o cerere, trebuie și să demonstrați faptul că aceasta a fost predată unui angajat. Pentru aceasta se realizează rubrici sub nota explicativă propriu-zisă, unul dintre ele este pentru semnătura salariatului care confirmă primirea lucrării, al doilea este pentru semnătura martorilor care pot confirma refuzul destinatarului de a îndeplini condițiile.

Deoarece apar adesea întrebări cu privire la momentul expirării perioadei de două zile pentru prezentarea unei note explicative de la un angajat, vom clarifica acest punct. De exemplu, un angajat a lipsit de la serviciu la 1 septembrie 2016 și nu a furnizat un certificat medical. Martorii au confirmat încălcarea și, în același timp, s-a pregătit și un act de remediere a abaterii. A doua zi, în a 2-a zi, contravenientului i s-a solicitat o notă explicativă de la angajat. Apoi are două zile pentru a pregăti un răspuns:

• 3 septembrie - 1-a zi;
• 4 septembrie - a 2-a zi;
• Pe 5 septembrie, angajatorul are dreptul să întocmească lucrări privind nedepunerea unei note explicative de către salariat.

Vă rugăm să rețineți că, dacă cererea este trimisă contravenientului vineri, următoarele zile libere nu sunt incluse în calcul - prima și a doua zi pentru depunerea unei note explicative de la angajat va fi luni și marți.

Pentru a evita confuzia și a deruta un angajat care încearcă să rezolve cu onestitate situația, pur și simplu indicați în cerință termenul limită pentru care angajatul să furnizeze o notă explicativă. De asemenea, merită să se prescrie imediat cui trebuie să i se adreseze nota explicativă și cui ar trebui să fie predată atunci când este gata (deoarece destinatarul și primul destinatar se dovedesc adesea a fi persoane diferite, de exemplu, directorul general și ofițerul de personal). ).

Nu trebuie să vă fie teamă de o notă explicativă a unui angajat și să evitați să o scrieți. Dimpotrivă, dacă angajatul are motive suficient de întemeiate, iar angajatorul este un manager adecvat și rezonabil, atunci acest document va deveni parte a apărării infractorului. În această situație, nici nu trebuie să așteptați cererea pentru o notă explicativă din partea angajatului, ar trebui să scrieți imediat conducerii și să atașați toate dovezile disponibile ale nevinovăției dumneavoastră. Nu sunt potrivite doar documente cu o duzină de sigilii, ci și copii ale știrilor care confirmă că a avut loc un mare accident pe drumul de-a lungul căruia angajatul ajunge la întreprindere în acea dimineață. Când problema este un conflict de personal, atunci o notă explicativă calitativă poate înclina autoritățile într-o parte sau alta.

• Pedepsirea unui angajat ca metodă de control disciplinar

Dacă angajatul refuză să scrie o explicație

Salariatul are dreptul de a refuza, întrucât nota explicativă este o confirmare directă sau indirectă a vinovăției sale în situația actuală. Cu toate acestea, este adesea mai bine să furnizați documente pentru a evita cele mai severe sancțiuni, cum ar fi concedierea sau amenzile mari.

Atunci când solicitarea unei note explicative din partea angajatului este primită de către delincvent, acesta este obligat să răspundă unei astfel de scrisori, chiar dacă nu urmează să întocmească nota necesară conducerii. Angajatul este obligat să notifice angajatorul decizia sa, dar este important să înțelegem că refuzul angajatului de a scrie o notă explicativă nu este o infracțiune sau o altă încălcare a disciplinei muncii.

În numele cui se află nota explicativă scrisă de la angajat și sub ce formă

Răspunsurile la aceste întrebări, în primul rând, sunt în Reguli. regulamente interne organizatii. De obicei, se indică faptul că angajatul se raportează la Directorul General și supervizorul său direct. Aceasta determină destinatarul notei explicative de la angajat - în acest caz, aceasta ar trebui să fie scrisă pe numele directorului general sau al șefului departamentului.

Documentele interne ale companiei pot stabili și alte opțiuni de ierarhie. Să zicem că există grup de lucru, constând din angajați ai diferitelor departamente, atunci actele locale pot indica faptul că unul dintre manageri devine șeful acestui grup anume. În acest caz, pe numele acestuia va fi scrisă o notă explicativă a angajatului. Dar este legitim să-l ceri numai dacă este înregistrată o încălcare legată de activitățile acestui grup.

Prin urmare, dacă regulile companiei nu prevăd altfel, atunci nimeni, cu excepția supervizorului imediat, nu are dreptul de a cere o notă explicativă de la un angajat care nu este subordonatul său direct.

Pe lângă documentele locale, acest drept poate fi acordat de către Directorul General, delegând atribuții prin ordin pentru întreprindere. În cazuri dificile, se poate forma o comisie specială care să investigheze incidentul, iar în aceasta este desemnat un președinte, autorizat să culeagă note explicative de la angajați și să ia decizii.

Legislația muncii nu stabilește modul în care trebuie redactată o notă explicativă, totuși, specialiștii prudenți în HR le cer angajaților să scrie explicații de mână. În timpul unui litigiu serios, această împrejurare poate dovedi că angajatorul nu l-a obligat să semneze un document tipărit gata făcut, ci a folosit o scrisoare explicativă a angajatului scrisă de el însuși.

Textul trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente scrise de mână: funcția salariatului, numele complet, semnătura personală.

Nu este necesar să scrieți doar o lovitură de mână, deoarece în cazuri extreme, examinarea grafologică poate să nu poată determina fără ambiguitate calitatea de autor a semnăturii. Câteva cuvinte deja cresc șansa unei concluzii concrete a specialiștilor.

• Sistem de resurse umane care va crește veniturile

Notă explicativă a unui angajat: umplerea probei

Acest document se bazează pe mai multe reguli simple. În primul rând, este scrisă o notă explicativă stil de afaceri formal. Formularul începe cu un titlu, care indică destinatarul (de obicei, directorul general) și autorul notei.

Mai jos în mijlocul paginii scrieți numele documentului - „Notă explicativă”. După aceea, se întocmește textul principal al notei explicative de la angajat, care conține informații despre incident și cauzele acestuia.

Nota explicativă a angajatului trebuie să includă o descriere detaliată a circumstanțelor în care a fost comisă încălcarea, precum și motivele inacțiunii în cazul în care s-a dovedit a fi fatală.

Nota ar trebui să includă:

• Evaluarea de către angajat a propriilor acțiuni și decizii care au condus la abateri, la întreruperi în procesul de muncă sau la îndeplinirea de calitate insuficientă a funcțiilor sale de muncă.
• Raționament adecvat în nota explicativă a angajatului.
• Dacă angajatul pledează vinovat sau nevinovat pentru cele întâmplate.
• Circumstanțele în care a fost săvârșită încălcarea.
• Atitudinea angajatului față de rezultatele acțiunilor sau inacțiunii sale, care au afectat negativ întreprinderea.
• Poziția sa că angajatorul intenționează să-l tragă la răspundere și să-i impună una sau alta sancțiune disciplinară.

O alta element structural sunt admise în nota explicativă cererile. Acestea sunt întocmite ca o listă după partea principală și depuse împreună cu documentul.

Luați în considerare câteva exemple de notă explicativă a unui angajat (documente de descărcat în anexa la articol).

1) Notă explicativă a salariatului pentru absenteism.

2) O notă explicativă a salariatului care însoțește concediul medical în legătură cu accidentarea.

3) O notă cu privire la motivele neglijării sarcinilor de serviciu.

• Încheierea unui contract de muncă: cum să formalizezi corect o relație de muncă cu un angajat

Explicații amuzante, dar reale, de la angajații care întârzie mereu

• Blocajele de trafic

Există mai multe motive pentru care am întârziat. În primul rând, ajung la birou cu mașina, iar drumul este un loc periculos în care riscul timp de 10 minute de lucru este culmea prostiei, așa că nu încerc să dau peste ambuteiaj.

În al doilea rând, sunt nefumător, spre deosebire de majoritatea angajaților companiei noastre. Prin urmare, în loc de cinci pauze de 10 minute pentru fum, am 50 de minute de timp de lucru în timp ce fiecare face ce vrea. Momentan, lucrez!

Al treilea lucru pe care îl voi lămuri în această notă explicativă a angajatului este că sunt un angajat responsabil și m-am resemnat cu faptul că de cel puțin două ori pe lună trebuie să stau la birou până la ora 11 (până la închiderea clădirii) și să MUNCEZ ! Acest lucru se întâmplă deoarece iubitorii de pauza de fum acumulează 16 ore de buldozare pe lună, drept urmare nu fac față îndatoririlor lor directe și îi dezamăgesc pe alții.

În total, economisind 16 ore în călătoriile la fumat și suprasolicitarea timp de opt ore, MUNCĂM cu 24 de ore mai mult decât restul echipei noastre. În același timp, întârzierile mele în total durează maxim două ore pe lună.

Dacă firma nu vede că întârzierea mea este încă o investiție rentabilă într-un angajat, atunci poți să mă concediezi și să angajezi un alt specialist, mai punctual. Vă doresc să fumeze și, în ciuda începerii la timp a zilei de lucru, să fure două zile de muncă de la întreprindere.

• Notă explicativă a unui angajat pe această temă: privire beată

Jur că nu am băut.

• Notă explicativă a unui angajat care adormit prea mult

Marturisesc ca azi am venit cu o intarziere de sase ore, pentru ca ieri m-am intors tarziu de la o degustare la o fabrica de vin si vodca. Până la două după-amiaza, am încercat să-mi amintesc unde lucram, până mi-a spus mama.

Vă asigur că nu se va mai întâmpla deoarece adresa mea de la serviciu și numărul de taxi sunt acum mâzgălite pe frigider.

• Notă explicativă a unui angajat din motive familiale

Ieri am întârziat la serviciu pentru că avea de gând copilul meu Grădiniţă trebuia să plece. Întrucât timpul ieșirii din casă și drumul până la grădiniță și muncă era calculat exact, am stat exact pe timpul acelei nevoi. Aceste motive pot fi catalogate drept circumstanțe de forță majoră, care nu pot fi influențate în niciun fel de dorința mea de a fi la timp.

• Notă explicativă pentru începători

Lucrez la compania ta doar de două zile. Astăzi este luni, iar weekendul nu a fost ușor, așa că dimineața am luat metroul până la mine fostul loc muncă. Și doar chipul regizorului a arătat clar că nu eram unde ar trebui să fiu.

• Motivul banal

Vineri la care am venit la locul de muncă cinci ore întârziere pentru că eram sigur că este sâmbătă.

Ce ar trebui să facă angajatorul, cum scrie angajatul o explicație

O notă explicativă a unui angajat este un document care necesită înregistrare (este necesar să se înregistreze numărul hârtiei primite și data primirii).

Pentru a evita acțiunile ilegale ale autorităților, angajatul trebuie să-și înregistreze fără greșeală nota în două exemplare la secretariat sau la biroul întreprinderii, pentru a păstra o singură opțiune pentru el.

În această situație, nimeni nu se va putea referi la articolul 193 din Codul muncii și să afirme că nota explicativă a salariatului nu a fost prezentată la timp conducerii (în cel mult două zile de la transferul cererii).

Pe baza tuturor informațiilor culese despre abaterea sau inacțiunea neglijentă a angajatului, se atribuie o măsură a răspunderii disciplinare. Această decizie se ia numai de către angajator, adică directorul general, și o întocmește ca rezoluție.

Toate actele care pun în aplicare decizia de pedepsire sunt întocmite în baza prezentei hotărâri de gestiune.

Legislația muncii prevede că angajatorul solicită în unele cazuri o explicație scrisă de la angajat.

De exemplu, angajatorul trebuie să solicite o astfel de explicație de la angajat înainte de a aplica salariatului o sancțiune disciplinară sub forma unei remarci, mustrări sau concedieri (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).

De asemenea, trebuie să se obțină o explicație scrisă de la angajat pentru a stabili cauza prejudiciului cauzat de un astfel de angajat (partea 2 a articolului 247 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Și cum se elaborează o cerință pentru furnizarea unei explicații scrise a angajatului?

Exemplu de cerere pentru o explicație scrisă

Nu există un formular unic, obligatoriu, conform căruia să fie întocmită cerința ca angajatul să furnizeze explicații. Prin urmare, angajatorul elaborează o astfel de cerință într-o formă arbitrară. Solicitarea trebuie să indice în legătură cu ce explicații scrise sunt solicitate de la angajat, precum și perioada care i se acordă salariatului pentru a oferi astfel de explicații. De exemplu, înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare, o explicație din partea angajatului trebuie să fie dată în termen de două zile lucrătoare de la data primirii cererii (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Având în vedere că în unele cazuri angajatorul este obligat să ceară o explicație de la angajat, nerespectarea acestei proceduri poate fi considerată o încălcare a legislației muncii. De aceea angajatorul trebuie sa confirme faptul ca s-au cerut explicatii de la angajat. Acest lucru se poate face prin familiarizarea angajatului cu o astfel de cerință, unde angajatul își pune semnătura. Sau, în cazul în care angajatul refuză să semneze pentru familiarizarea cu cerința, o astfel de cerință poate fi trimisă angajatului la locul său de reședință, confirmând faptul trimiterii cu un inventar al atașamentului și o chitanță de retur. O altă opțiune pentru familiarizarea unui angajat cu o cerere atunci când nu dorește să o ridice este să citească cu voce tare cererea de explicație. Totodată, aceasta trebuie făcută în prezența martorilor (comisie), despre care se întocmește un act corespunzător.

Iată o mostră de completare a acestuia pentru cererea de explicații.

Selectați rubrica 1. Dreptul afacerilor(239) 1.1. Instrucțiuni pentru începerea unei afaceri (26) 1.2. Deschidere IP (29) 1.3. Modificări în USRIP (4) 1.4. IP de închidere (5) 1.5. OOO (39) 1.5.1. Deschiderea SRL (27) 1.5.2. Modificări în SRL (6) 1.5.3. Lichidarea SRL (5) 1.6. OKVED (31) 1.7. Licențiere activitate antreprenorială(13) 1.8. Disciplina de numerar și contabilitate (69) 1.8.1. Salarizare (3) 1.8.2. Plăți de maternitate (7) 1.8.3. Indemnizație de invaliditate temporară (11) 1.8.4. Probleme generale de contabilitate (8) 1.8.5. Inventar (13) 1.8.6. Disciplina de numerar (13) 1.9. Cecuri de afaceri (19) 10. Casiere online (15) 2. Antreprenoriat și taxe (450) 2.1. Probleme generale de impozitare (29) 2.10. Impozitul pe venitul profesional (26) 2.2. USN (50) 2.3. UTII (47) 2.3.1. Coeficientul K2 (2) 2.4. DE BAZĂ (37) 2.4.1. TVA (18) 2.4.2. impozitul pe venitul persoanelor fizice (8) 2.5. Sistem de brevetare (26) 2.6. Taxe de tranzacționare (8) 2.7. Primele de asigurare(69) 2.7.1. Fonduri în afara bugetului (9) 2.8. Raportare (87) 2.9. Stimulente fiscale (71) 3. Programe și servicii utile (40) 3.1. Persoana juridică contribuabil (9) 3.2. Taxa Servicii Ru (12) 3.3. Servicii de raportare a pensiilor (4) 3.4. Pachet de afaceri (1) 3.5. Calculatoare online (3) 3.6. Inspecție online (1) 4. Sprijin guvernamentalîntreprinderi mici (6) 5. PERSONAL (105) 5.1. Concediu (7) 5.10 Remunerație (6) 5.2. Prestații de maternitate (2) 5.3. Concediu medical(7) 5.4. Concedierea (11) 5.5. Generale (23) 5.6. Acte localeși documentele de personal(8) 5.7. Protecția muncii (9) 5.8. Angajare (3) 5.9. Personalul străin (1) 6. Relatie contractuala(34) 6.1. Banca de acorduri (15) 6.2. Încheierea unui acord (9) 6.3. Acorduri suplimentare la contract (2) 6.4. Rezilierea contractului (5) 6.5. Revendicări (3) 7. Cadrul legislativ(37) 7.1. Clarificări ale Ministerului de Finanțe al Rusiei și ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei (15) 7.1.1. Tipuri de activități pe UTII (1) 7.2. Legi și reglementări (12) 7.3. GOST și reglementări tehnice (10) 8. Forme de documente (82) 8.1. Documente primare (35) 8.2. Declarații (25) 8.3. Procuri (5) 8.4. Formulare de cerere (12) 8.5. Decizii și protocoale (2) 8.6. Statutele SRL (3) 9. Diverse (26) 9.1. ȘTIRI (5) 9.2. CRIMEA (5) 9.3. Creditarea (2) 9.4. Litigii juridice (5)