Co może być łapówką do użytku. Wycofanie: istota, koncepcja, kara

Autorzy: Svetlana Ragimova, Pavel Moroz

Nie ma zwyczaju mówić głośno o łapówkach, ale wszyscy o nich wiedzą. Zdecydowana większość biznesmenów regularnie spotyka się z tą formą zawoalowanej łapówki. Niektórzy przedsiębiorcy już dawno pogodzili się z rzeczywistością i uważają, że biznes bez łapówek w Rosji jest nie do pomyślenia. Inni postrzegają tę praktykę jako szkodliwą dla ich firm i szukają sposobów na jej wyeliminowanie.

Jeśli zapytasz bezpośrednio, czy zapłaciłeś łapówki, prawie zawsze usłyszysz stanowcze „nie”. Tylko nieliczni przyznają, że podzielili się z klientem. Ogólne znaczenie odpowiedzi ankietowanych top managerów sprowadza się do tego, że „Ja nie daję, inni płacą”. Ale w rzeczywistości ta praktyka kwitnie: w zeszłym roku ustanowiono smutny rekord - odsetek łapówek na rynku IT osiągnął rekordowe 40% kwoty kontraktu. Społeczność biznesowa dzieli się na tych, którzy uważają łapówki za zło konieczne, które łatwiej zaakceptować niż walczyć, oraz na tych, którzy przynajmniej w słowach przestrzegają nieprzekupności.

Lek na ból

„W niektórych obszarach – dotyczy to również IT – istnieją standardy i tradycyjne procedury, które implikują wycofanie jako normę. Jeśli odmówisz, zwykle są bardzo zaskoczeni” – ubolewał Alexander Moskvin, wiceprezes ds. IT w Mechel. pewnego dnia Rosja przestanie kraść. Możesz tylko zminimalizować szkody”. Jest pewien, że „niewłaściwy sprzęt” kupiony uczciwie dla firmy wyrządzi więcej szkody niż właściwy, ale kupiony przez wycofanie.

Anonimowy „głos ze społeczności” zauważa również, że „płacą i zapłacą. Wycofanie jest jak bajt równy 8 bitom. Jeśli projekt jest sprawdzany przez ekspertów od „ochrony przed odrzuceniem”, oznacza to tylko jedno - oni też mają udział." Jest przekonany, że sprawdzenie każdego zakupionego komputera i drukarki wykaże, że rachunek jest „wystawiony tak, jak powinien”. „Tak, cena sprzętu będzie przeciętna i wszyscy będą zadowoleni. Ale będą zarabiać na oprogramowaniu. Jeśli soft nie jest Windows, ale „sam napisany”, możesz „wycofać” 50% oficjalnych cena w cenniku. Tylko bym kupił. Nie da się sprawdzić kosztów, produkt jest oryginalny – wyjaśnia nasz rozmówca.

Anatolij Stepansky, dyrektor handlowy Impact-Soft, nie uważa łapówek za normę na rynku IT. Twierdzi, że w ciągu 14 lat istnienia firmy z taką praktyką spotkał się tylko raz. Przy zawieraniu umowy przedstawiciel klienta państwowego postawił firmę przed tym, że powinien otrzymać część kwoty na inne konto. „Ze wszystkich 200 zrealizowanych przez nas projektów był to jedyny przypadek. Współpracujemy głównie z firmami prywatnymi i wolimy komunikować się bezpośrednio z ich właścicielami, więc nie ma mowy o łapówkach. Właściciel może poprosić o zniżkę, którą my, oczywiście daj” – mówi Stepansky. Zgodnie z jego głębokim przekonaniem, praktyka łapówek jest okrutna: „Jeśli zrobisz to raz, będziesz na tym polegać przez całe życie”. Ponadto, jego zdaniem, spowoduje to dodatkowe problemy, ponieważ właściciele firm mogą spotkać się z drobnymi wyłudzeniami od własnych pracowników, którzy promują projekt łapówki.

Evgeny Sizov, szef działu IT grupy firm Svyaznoy, uważa, że najważniejsze jest usunięcie głównego klienta z procesu zakupowego. Następnie przeprowadź badania na rynkach sprzętu i ustal średnie ceny rynkowe. A na koniec ogłosić absolutnie otwarty przetarg, wybierając uczestników z listy, którą utworzyli niezależni eksperci. Sizov wyjaśnia, że najbardziej odkrywcze jest badanie transakcji pod kątem odchyleń cen od przeciętnego rynku: „Tam, gdzie występują takie odchylenia, z reguły następuje wycofanie. A mówimy o ustalonej relacji między sprzedającym a kupującym”. Jednocześnie, jego zdaniem, nie należy próbować skazywać konkretnego pracownika za nieczystość. Ponieważ prawie niemożliwe jest udowodnienie faktu zmowy między sprzedającym a kupującym. „Można mówić tylko o nieufności. Wiedziałem na pewno, że konkretny pracownik otrzymał łapówkę, ale nie było na to dowodów. Jednak z osobistej praktyki mogę powiedzieć, że ostatnio odbyło się jedno spotkanie, na którym próbowali mi zaproponować ale wolałem dostać zniżkę na świadczone usługi” – wyjaśnił Sizov. Dodaje, że w obliczu spadającej rentowności rynku sprzętu i usług IT oraz rosnących wynagrodzeń, warto poważnie zastanowić się, czy nie ryzykować przyszłości angażując się w programy łapówek w imię chwilowego zysku.

Z kolei prezes SPb CIO Club Maxim Belousov uważa, że nie da się uchronić przed łapówkami, ponieważ na tym opiera się praca prawie wszystkich działów handlowych firm IT. „Zauważam, że przekupstwo w Rosji jest bólem dla całego narodu”, stwierdza Biełousow nie bez smutku. Ale jego zdaniem można zadbać o to, aby firmy nie traciły ani pieniędzy, ani jakości powstałego produktu. Szef najwyższego szczebla nie powinien stawiać sobie za cel przyłapania kogoś na oszustwie: schematy transakcji stają się coraz bardziej skomplikowane i coraz trudniej jest złapać skorumpowanego podwładnego na gorącym uczynku. Dużo ważniejsze jest odpowiednie wypełnienie zadania przedsiębiorstwa, jakim jest świadczenie usługi IT. Kod łapówki Belousova jest bardzo zwięzły, składa się tylko z trzech punktów: „Po pierwsze, nie obchodzi mnie, czy pracownik bierze łapówkę, czy nie, najważniejsze jest to, że moja firma otrzymuje produkt lub usługę z niezbędna jakość i akceptowalny koszt. Dla mnie jest to poziom cen rynkowych. Po drugie, koszt produktu lub usługi może być większy, ale jednocześnie muszę zrozumieć, że firma otrzymuje coś dodatkowego lub ekskluzywnego. Na przykład odroczenie płatności, skrócenie czasu dostawy lub komunikat, że „szary” sprzęt jest dostarczany w ramach umowy. I po trzecie, każdy pracownik musi zostać ostrzeżony przy zatrudnianiu, że jeśli zostanie skazany za naruszenie dyscypliny finansowej, zostanie zwolniony w ciągu jednego dnia.

Biełousow uważa, że w umowie z szefem działu IT lub pracownikiem odpowiedzialnym za zaopatrzenie powinien znajdować się zapis o dyscyplinie finansowej i środkach, jakie można podjąć za jej naruszenie, włącznie ze zwolnieniem. „Niestety, teraz programy łapówek są tak zawoalowane, że nawet specjalne organy rządowe nie mogą ich „rozwinąć”, nie mówiąc już o udowodnieniu ich istnienia” – podsumował.Nie chcesz ryzykować swojej pracy dla dodatkowego dochodu.

„Osobiście kilka razy złapałem za rękę miłośników odrzutów. Jeśli dana osoba robi to ostrożnie, prawie niemożliwe jest złapanie go. Okazuje się, że jest to zrobione, gdy pracownik już się relaksuje i zaczyna„ zakopywać ”. Z reguły , firmy nie rozpoczynają spraw sądowych, nie reklamują takich spraw, ale wolą załatwić je same z pomocą wewnętrznej służby bezpieczeństwa – zauważa wiceprezes Mechel ds. IT. Według Aleksandra Moskwina jedną z metod ograniczania strat na łapówkach w firmach o strukturze rozproszonej geograficznie mogą być scentralizowane zakupy sprzętu: „Jak pokazuje doświadczenie, zmniejsza to koszty o 5-10%”. Można założyć, że oszczędności są osiągane dzięki zwiększonemu wolumenowi zakupów. Jednak zdaniem Moskwina jest to w dużej mierze spowodowane zmniejszeniem łapówek. Ta metoda nie eliminuje kradzieży, ale zmniejsza ryzyko dla przedsiębiorstwa.

Maxim Belousov uważa, że ciągłe monitorowanie rynku IT może zmniejszyć ryzyko wycofania. Częstotliwość tego badania, jego zdaniem, powinna wynosić co najmniej raz w roku, jeśli jest stały dostawca, lub częściej, jeśli jest ich kilku. Monitorowanie jest również wymagane przy dokonywaniu zakupów o dużej wartości (w wielu firmach są to zakupy o wartości od 5 000 do 10 000 USD). Wyniki monitoringu należy porównać z ostatnią wystawioną fakturą, co pozwoli na wyciągnięcie wniosków o prawidłowości pracy dostawcy. „Zauważam, że jest to dostawca, a nie obsługa IT! W większości przypadków problemem nie jest kwota rollbacku, która podnosi cenę zakupu powyżej ceny rynkowej, ale wycena samego dostawcy i/lub kiepski projekt ten przypadek od strony obsługi informatycznej – podsumowuje prezes Klubu CIO SPb.

Nie ufaj ślepo

Formalne procedury przeprowadzania przetargów są dość wyraźnie uregulowane normami ustawodawstwa federalnego, które są obowiązkowe dla klientów rządowych, oraz kodeksy korporacyjne które dotyczą wszystkich dużych firm. Dlatego pierwszym i najważniejszym sposobem ochrony przed łapami, według Vladislav Sorokin, wiodącego specjalisty w dziale doradztwo w zakresie zarządzania CJSC „IKT-Consult” to jasne i szczegółowe określenie problemu w dokumentacji przetargowej. „Polecam zlecenie opracowania dokumentacji przetargowej, w każdym razie jej części technicznej, u doświadczonego konsultanta. W zasadzie logiczne byłoby wykluczenie sytuacji, w której wykonawca specyfikacji technicznej zostanie wówczas projektantem systemu. Nie sądzę, aby ta rekomendacja była absolutna – jeśli klientowi podobało się, jak i jakie warunki zostały opracowane, to dlaczego nie dopuścić tego dewelopera do udziału w konkursie projektowym – mówi Vladislav Sorokin. Przemyślana metodologia oceny otrzymanych ofert – druga ważny punkt. Przedstawiciel „IKT-Consulting” zwraca uwagę, że na etapie sprzedaży usługi konsultanci IT zwykle zachowują się dużo aktywniej niż podczas realizacji projektu. Dlatego przygotowując decyzję o zawarciu umowy na zaprojektowanie i wdrożenie SI należy zwrócić szczególną uwagę na te aspekty działalności zawodnika, które nie są związane z procesem sprzedaży, ale „wyjdą na pierwszy plan” po starcie pracy. "Pozostając bez zmian, polecam dawać pierwszeństwo konsultantom IT, którzy są w branży od dłuższego czasu i o których można uzyskać informację zwrotną od ich poprzednich klientów. Jeśli nie możesz uzyskać jednoznacznej pozytywnej opinii na temat konsultanta w w środowisku biznesowym, lepiej się nim nie zajmować” – mówi Sorokin.

„Sukces każdego przetargu” – zgadza się z kolegami Andrey Aranovich, kierownik ds. zintegrowanej integracji w ISG – „zależy od jakości opracowywania wymagań technicznych i specyfikacje. Im lepiej te dokumenty zostaną opracowane, tym bardziej zrozumiałe będą propozycje uczestników. Na pytania niejasne i ogólne uzyskają niejasne i ogólne odpowiedzi. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw i organizacji korzysta z usług firm outsourcingowych, które: na polecenie zleceniodawcy przygotowujemy niezbędny pakiet dokumentów do przetargu, sporządzamy wstępne listy uczestników, opracowujemy system oceny ofert iw razie potrzeby przeprowadzamy przetarg. Im bardziej szczegółowy jest system oceny i zestaw kryteriów, tym łatwiej jest ocenić wyniki przetargu i podjąć właściwą decyzję – mówi Andrei Aranovich. Jego zdaniem ważne jest, aby zorientować się w możliwości i doświadczenie uczestników przetargu projekty pilotażowe, pozwalających ocenić zdolność uczestników konkursu do rozwiązywania konkretnych problemów klienta, a także obiektywnie porównać wyniki.

„Nie ufaj ślepo prowadzeniu przetargu profesjonalnym„ niezależnym konsultantom” – sprzeciwił się Anatolij Stiepanski z Impact-Soft. – Bardzo często po prostu promują przyjaznego im dostawcę. W mojej praktyce zdarzały się przypadki, gdy „ niezależni konsultanci” próbowali uzgadniać prowizje natychmiast z wieloma oferentami. Nie ufaj, mówi, porównując oferty z bardzo długimi listami kontrolnymi. Przypomina, że jedna z takich firm „niezależnych konsultantów” rozesłała kwestionariusze zawierające ponad 500 pytań. „Odpowiedzi na nie – „tak” lub „nie” – praktycznie nie dostarczają informacji, ale pozwalają symulować gwałtowne działania i promować dowolne rozwiązanie, które jest korzystne dla „niezależnego konsultanta” – przekonuje Stiepanski. Rozważając oferty, poświęć czas na zwiedzanie tych firm, w których dostawca zrealizował już projekty podobne do Twojego. Renomowany dostawca zawsze pomoże w organizacji takich spotkań i udzieli danych kontaktowych.

Bądź ostrożny z analizą oferty cenowej. Szereg dostawców buduje w ten sposób kontrakty, ostrzega Stepansky, sprawiając wrażenie niskiej ceny. Ale po rozpoczęciu prac może się okazać, że budżet projektu powinien zostać podwojony. O takich chwilach warto porozmawiać z innymi klientami dostawcy. Zwróć także uwagę na reputację i czas trwania dostawcy na rynku. W przypadku poważnej firmy niepowodzenie projektu spowoduje znacznie większe problemy z reputacją niż kary. Będzie dążyła do pomyślnego zakończenia projektu, a to jest korzystne przede wszystkim dla Ciebie. Pożądane jest, radzi Maxim Belousov, aby firma miała wąski krąg dostawców, którzy przeszli przetarg i zawarli strategiczną umowę na dostawę towarów i usług. Ponadto decyzja powinna zostać podjęta na poziomie kierownictwa firmy przy pomocy (audycie) służby finansowej i ewentualnie służby ochrony. Jednocześnie jakakolwiek zmiana ceny w kolejnych dostawach, zaznacza prezes Klubu CIO SPb, musi być odnotowana na piśmie i osobiście uzgodniona z kierownictwem.

W związku z dynamicznym rozwojem rynku IT raz na pół roku konieczne jest organizowanie minikonkursów na dostawę towarów i usług. W ten sposób obecni dostawcy mogą udzielać rabatów i innych bonusów w celu utrzymania klienta. Dlatego Belousov jest przekonany, że firmy znajdują się w sytuacji, w której nie mają już pieniędzy na łapówki.

Przejrzystość całego procesu zakupu jest najważniejszym warunkiem zwalczania łapówek, zgadza się Aleksander Moskwin. Powinny istnieć precyzyjne procedury, które jasno określają, kto, kiedy i jakie decyzje zostały podjęte. Co więcej, według niego należy zachować historię całego procesu. Tylko wtedy ludzi powstrzyma strach przed złapaniem. Istnieje wiele narzędzi technicznych do tego, ale jego zdaniem nie jest to panaceum. „Ważne jest, aby decyzję podpisała jedna odpowiedzialna osoba. Komisje konkursowe są z reguły sposobem na zamazanie odpowiedzialności. Jeśli na papierze jest 12 podpisów, nikt nie jest winny indywidualnie. Ale rosyjskie firmy są zawsze „monarchistyczne” , ze ścisłą hierarchią, więc tylko jedna osoba podejmuje ostateczną decyzję – podsumowuje Moskwin.

Nietradycyjne metody leczenia

Inne są doświadczenia zachodnich firm w walce z łapówkami. Tam zakup sprzętu IT jest często realizowany przez specjalnie utworzone działy zaopatrzenia korporacyjnego, które są kontrolowane przez służbę bezpieczeństwa firmy. Z reguły wybierane są tam osoby cieszące się zaufaniem kierownictwa. Ale nawet przy tak ścisłej kontroli serwis IT może tylko złożyć zamówienie, czyli polecić tego lub innego dostawcę, ponieważ jest pozbawiony prawa wyboru dostawcy sprzętu.

Ale Aleksander Moskwin nie wierzy w skuteczność takich zasad w Rosji, zastanawiając się: "Z jakiegoś powodu w niektórych firmach każdy ma za plecami strzelca maszynowego i nadal kradnie. A w innych jest słaby system bezpieczeństwa , ale nikt nie mówi o łapówkach, myśli”. To, jakkolwiek banalne, odpowiada, zależy od atmosfery w firmie. „Zdarza się, że ludzie nie widzą sensu w swoich działaniach dla dobra firmy. Na przykład człowiek może długo mówić, że pewne rozwiązanie jest dobre dla całego biznesu, ale nikt go nie potrzebuje. ludzi jest bardzo demotywująca. Zdarzały się przypadki, kiedy za taką głuchotę kierownictwa pracownik zaczął brać łapówki. A jeśli firma naprawdę ma zespół, który wspiera wspólną sprawę, to nawet nie będą mieli takich myśli. Kiedy pracownikom daje się zrozumieć ich wagę i użyteczność, Moskvin jest pewien, wtedy pojawia się kolejna motywacja, nie do końca materialna.

Według magazynu Businessman -

Dla wielu prezesów walka z łapówkami sprowadza się do okresowego poszukiwania pracowników, którzy nadużywają swojej pozycji. Jednak przeprowadzanie jednorazowych działań jest nieskuteczne: przeczekując burzę, łapówkarze zaczynają nadrabiać zaległości. Dlatego praktycy zalecają zbudowanie systemu, w którym sama możliwość uzyskania łapówek byłaby wykluczona. W tym artykule omówiono metody identyfikacji naruszycieli, a także znaki pośrednie, które pozwalają rozpoznać tych, którzy biorą łapówki.

Doświadczenie praktyków

Istnieją trzy główne sposoby testowania podejrzanych pracowników

Maxim Gorbaczow Trener-Konsultant ds. Sprzedaży, Moskwa; kandydat nauk psychologicznych
Dmitrij Tkaczenko Trener Sprzedaży, Moskwa

Odniesienie

Maksym Gorbaczow- prawnik; pracował w "intensywnym rollbacku" branżach dystrybucji farmaceutyków i dostaw olejów technicznych.
Dmitrij Tkaczenko zarządzał działami sprzedaży w tak „intensywnym rollbacku” obszarze sprzedaży jak dostawa odzieży roboczej przedsiębiorstwa przemysłowe. Współorganizuj szkolenia na aktywna sprzedaż i walki z łapówkami, prowadzić projekty doradcze w zakresie tworzenia i rozwoju działów sprzedaży. Wśród klientów są Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rosja, przedsiębiorstwa holdingu Nowa Wspólnota, wydawnictwo Olma-Press. Autorzy bestsellera „Kickback: Specjalna technika przyciągania klienta” (M.: Vershina, 2008).

Oczywiście będziesz musiał przeznaczyć dodatkowe środki na walkę z łapówkami. I jest całkiem możliwe, że koszty poniesione przez przedsiębiorstwo przekroczą możliwe szkody spowodowane łapówkami. Dlatego przed rozpoczęciem walki z przekupstwem oblicz koszty planowanej kampanii. Aby przybliżyć stratę wynikającą z przecenionych zakupów, porównaj całkowity wolumen zakupów w pewnym okresie z tym, o ile, według wyrywkowych kontroli, przekroczono średnie ceny rynkowe. Na podstawie tej oceny, a także swoich celów, sytuacji rynkowej i specyfiki postępowań zakupowych w Twojej firmie, ustal budżet na środki zwalczania łapówek.

Zazwyczaj łapówki w przedsiębiorstwach identyfikuje się na jeden z następujących sposobów.

1. Sprawdzenie zgodności standardu życia pracownika z jego wynagrodzeniem. Jeśli np. pracownik otrzymuje 1000 konwencjonalnych jednostek miesięcznie, ale jednocześnie co pół roku wymienia importowane samochody, warto zastanowić się, skąd bierze pieniądze. Na przykład w jednej firmie handlowej kupujący dochował należytej staranności po umyciu rąk przed obiadem, stojąc obok szefa ochrony. Obaj stwierdzili, że mają ten sam zegarek. W tym samym czasie szef ochrony otrzymał od firmy zegarek w prezencie na rocznicę (i kosztował 1900 dolarów), a kupującemu zegarek od żony studentki na urodziny. W rezultacie kierownik był sprawdzany przez całe dwa miesiące. Dostawcy regularnie informowali go, że niektórzy ludzie dzwonią, zadają pytania i próbują kupić towar za gotówkę w jego imieniu. Oczywiście takie kontrole spowalniają proces zakupowy, ale menedżerowie boją się popełniać naruszenia. Po pewnym czasie wszyscy przyzwyczajają się do tego, że zarządzanie dużymi zasoby finansowe związane z okresowymi kontrolami bezpieczeństwa.

Jeżeli firma nie posiada służby ochrony, jej funkcje musi przejąć Dyrektor Generalny. Należy śledzić nie tylko wzrost samopoczucia pracowników (zakup nowego samochodu, zakup drogich ubrań i akcesoriów), ale także niuanse ich zachowań.

2. Zakupy testowe. Takie kontrole pracowników przypominają nieco technologię „tajemniczego klienta”. Weźmy przykład. Służba bezpieczeństwa jednej firmy wymyśliła legendę o dostawcy, aby sprawdzić swoich dostawców. Skompilowane cenniki produktów, opublikowanie prostej strony internetowej w Internecie. Następnie kontroler pod przykrywką pracownika firmy dostawcy zwrócił się do działu zakupów i zaproponował wycofanie. Jeden z menedżerów po kilku rozmowach zgodził się. Został zwolniony z wielkim skandalem. Następnie personel zakupowy został poinformowany, że kierownictwo zamierza korzystać z tej metody w przyszłości. Wydarzenia, które nastąpiły później, są znaczące. W ciągu dwóch miesięcy ponad połowa dostawców zrezygnowała z własnej woli, a pracownicy, którzy przybyli na ich miejsce, zwiększyli średnią marżę o 7% tylko poprzez obniżenie cen zakupu.

Ale ta metoda ma zastosowanie tylko do zarozumiałego łapówkarza, który stracił wszelką ostrożność i żąda wycofania od dowolnego dostawcy. Tymczasem są nabywcy, którzy otrzymują prowizje tylko od zaufanych partnerów. Takich gwałcicieli trudno jest złapać za pomocą zakupów testowych, ponieważ współpracują z nowymi dostawcami bez łapówek i dopiero wtedy, gdy współpracują, zaczynają mówić o łapówkach.

3. Testowanie wykrywaczem kłamstw. To najlepszy sposób na sprawdzenie wieloletnich pracowników. Jeśli ta metoda dopiero zaczyna być stosowana w przedsiębiorstwie, zalecamy testowanie wszystkich menedżerów ds. zakupów co trzy do czterech miesięcy. Przykładowo, starając się o pracę w koncernie Kalina, kandydaci na stanowisko dostawcy są ostrzegani, że będą okresowo przechodzić badanie wariografem. Pytania są standardowe: czy dostarczyłeś korzyści jakiemukolwiek dostawcy, czy otrzymałeś wynagrodzenie. Wiarygodność tych kontroli jest bardzo wysoka.

W większości przypadków pracownik, u którego stwierdzono łapanie, zostaje zwolniony. To, czy powiadomić podwładnych o przyczynie zwolnienia ich współpracownika, czy też nie, zależy od Ciebie. Uważamy jednak, że bardziej przydatne jest powiadomienie: w ten sposób zademonstrujesz pracownikom, jak ryzykowne jest dawanie sobie takich podwyżek. Ponadto, aby zapobiec cofaniu, możesz:

przekazać dostawcom jedynie funkcję zbierania informacji o propozycjach dostawców i samodzielnie podejmować ostateczną decyzję (lub wprowadzić kolegialną procedurę podejmowania takich decyzji);
wykorzystywać dane z monitoringu cen prowadzonego przez dział marketingu do kontrolowania informacji pochodzących od kupujących;
nagradzać dostawców za oszczędności na zakupach lub zyskowność otrzymywaną od grupa towarowa biorąc pod uwagę ceny wejścia i marże;
osobiście negocjuj z kluczowymi dostawcami Twojej firmy;
formalizować procedury zamówień i przyciągać dostawców poprzez przetargi.

Mówi CEO

Kirill Kuznetsov Dyrektor Generalny Tennders.ru, Moskwa

Odniesienie

„Przetargi.ru”
Pole aktywności: organizacja i audyt działań zakupowych firm, władz państwowych i gminnych.
Forma organizacji: OOO.
Lokalizacja: Moskwa.
Liczba pracowników: 15.
Główni klienci: bezpieczeństwo pozaresortowe Ministerstwa Finansów Rosji, Federalna Instytucja Państwowa „Połącz „Sygnał” Agencja federalna dla rezerw państwowych, korporacji państwowej Rosatom, firm Alcor Bio, Eldorado.
Czas pracy na stanowisku dyrektora generalnego: od 2006.
Udział CEO w biznesie: współwłaściciel (udział - 50%).

Symboliczne płatności za małe „usługi” z czasem często zamieniają się w duże łapówki (nazwiemy rzeczy po imieniu i nie będziemy mówić o pewnego rodzaju „łapówkach” lub „nagrodach dla klientów”). Firma, w której pracuje łapówkarz, staje się poważnie zagrożona. Gromadzi się kompromitujące dowody, które mogą zmusić tego pracownika do popełnienia najpoważniejszych naruszeń. Bezpośrednia szkoda jest również oczywista: firma otrzymuje nie najlepsze produkty po zawyżonych cenach. Dlatego menedżerowie, którzy są przyzwyczajeni do wyrozumiałości wobec łapówkarzy, narażają swój biznes na poważne niebezpieczeństwo.

sceptycznie podchodzę do używania wykrywaczy kłamstw i prowokowania łapówek; Nasza firma nie stosuje tych metod. Moim zdaniem więcej skuteczna metoda, co również pozwala uniknąć niepotrzebnego rozgłosu, ma miejsce wtedy, gdy służby bezpieczeństwa analizują poziom życia podejrzanych pracowników i ich bliskich (wszak często łapówki wręczane są nie w pieniądzach i nie samemu pracownikowi, ale jego pełnomocnikom). Na przykład zidentyfikowaliśmy jednego gwałciciela - on sam żył stosunkowo skromnie, ale wydał duże pieniądze na utrzymanie swojej kochanki. Ponadto audyt ich działań pomaga zidentyfikować pracowników pozbawionych skrupułów (lub niekompetentnych) – konieczne jest skorelowanie wyników pracy podejrzanych ze średnią rynkową.

Nie wystarczy jednak identyfikacja łapówkarzy – w zasadzie konieczne jest zminimalizowanie możliwości wystąpienia sytuacji prowokujących łapówki. W tym celu w szczególności musisz jasno sformułować zasady wyboru kontrahentów, z którymi współpracujesz. Zasady te powinny eliminować ryzyko, że pracownik firmy zgodzi się na otrzymywanie wynagrodzenia z zewnątrz. Ponadto konieczne jest zbudowanie systemu kontroli, szkolenia, zachęty i oczywiście karania personelu.

Ćwicz doświadczenie

Jak zapobiec otrzymywaniu łapówek przez pracowników

Władimir Filonow Ekspert Departamentu Kontroli i Audytu Grupy Magnezit, Moskwa

Odniesienie

„magnezyt”
Pole aktywności: produkcja i sprzedaż wyrobów ogniotrwałych ( pełny cykl od wydobycia surowców po usługi inżynieryjne i operacyjne).
Forma organizacji: FIRMA; grupa firm.
Terytorium: siedziba główna - w Moskwie; przedstawicielstwa - w Niemczech, Kazachstanie, Chinach, Polsce, Słowacji i Ukrainie.

Kto w organizacji może przyjmować łapówki? Oczywiście większość odpowie, że są pracownikami działu zakupów. Jednak w rzeczywistości pracownicy innych usług dla przedsiębiorstw mają również możliwość otrzymania łapówek (zob. stół). Na przykład dział Technologie informacyjne, odnosząc się do niskiej prędkości przesyłania danych w Internecie, może skłonić Cię do zawarcia umowy z innym dostawcą oferującym podobne usługi, aczkolwiek po zawyżonej cenie.

Każda organizacja ma własne sposoby radzenia sobie z łapówkami. Na przykład jeden z dużych Rosyjscy producenci Coal wydał kiedyś kalendarz biurkowy, w którym był apel do wszystkich pracowników z prośbą o zgłaszanie różnego rodzaju kradzieży telefonicznie, faksem i e-mailem. Niektóre firmy testują podejrzanego pracownika wykrywaczem kłamstw. Szczególnie często ta metoda jest stosowana w rosyjskich sklepach z elektroniką. Jeśli pracownik odmawia poddania się badaniu, kierownictwo traktuje to jako pośrednie potwierdzenie łapówki. Nie jest łatwo zwolnić pracownika, który odmawia poddania się testowi na wykrywaczu kłamstw, ale całkiem możliwe jest stworzenie mu nieznośnych warunków pracy, aby sam napisał rezygnację.

Przyjrzyjmy się innym sposobom wykrywania odbić i zapobiegania im.

Zapytanie ofertowe od wielu dostawców. Dostawa szerokiej gamy towarów aktywa materialne(Inwentaryzacja), czy to woda do biura, czy komputery, jedna nieznana firma powinna powiadomić pracownika serwisu Audyt wewnętrzny(w małe firmy tę funkcję może pełnić jedna osoba - najważniejsze jest to, że jest ci posłuszny). Ważne jest, aby przed opłaceniem faktury dostawcy porównać wskazane ceny z cenami rynkowymi. W mojej praktyce niejednokrotnie zdarzyło się, że przynieśli mi fakturę lub umowę na dużą sumę do uzgodnienia i porównując ceny ze średnimi cenami rynkowymi stwierdziłem, że jest to znaczne zawyżenie. Wtedy pojawiło się pytanie, czy pracownik dąży do osiągnięcia osobistego zysku, czy po prostu zaniedbuje swoje obowiązki, wybierając pierwszą dostępną, choć drogą, ofertę. Wyjaśnienie tego pytania w takich przypadkach nie jest zbyteczne.

Zapytanie o cennik dostawcy. Czasami dostawca tłumaczy wysokie ceny na fakturze dostawcy monopolistyczną pozycją tej firmy na rynku (na przykład faktem, że jest jedynym dealerem w regionie). Sprawdź to. Jeśli podejrzewasz, że pracownik otrzymuje prowizję od pewnego dostawcy, poproś administratora o skontaktowanie się z tą firmą i udając pracownika nieistniejącej firmy, poproś go oferta za zakupione produkty. Warto dzwonić z telefonu komórkowego, ponieważ numer telefonu stacjonarnego Twojej firmy może znaleźć odzwierciedlenie w identyfikatorze dostawcy. Aby nie wzbudzać podejrzeń, należy domagać się cen na nieco inny asortyment i ilość towarów niż te, które zamawiał Twój dostawca. Wybierz kilka pozycji, które mają największy udział w całkowitej kwocie Twojego konta. Jeśli nieistniejąca firma zostanie obciążona rachunkiem za produkt, który kosztuje mniej niż rachunek działu zakupów, przeprowadzisz poważną rozmowę z dostawcą.

Zgoda na zakup. W jednej firmie nabycie towarów i materiałów odbywa się w następujący sposób. Pracownik działu zakupów przynosi do działu audytu wewnętrznego fakturę do zapłaty za produkty od dostawców. Kontroler dowiaduje się w programie księgowym, jaka jest wielkość salda tych towarów, a także bada oferty cenowe innych potencjalnych dostawców. Sam do nich dzwoni i jeśli oferty są niższe, prosi o fakturę. Na koniec pracy kontrolera dyrektor finansowy decydujący o płatności otrzymuje następujące dokumenty: fakturę z działu zakupów, zaświadczenie o wielkości stanów magazynowych w magazynie, oferty cenowe od potencjalnych dostawców oraz faktury od nich . Na tej podstawie dyrektor finansowy podejmuje jedną z następujących decyzji:

zatwierdza fakturę złożoną przez dział zakupów;
zaleca dostawcom zażądanie faktury za mniejszą ilość towarów i materiałów ze względu na znaczne salda dostępne w magazynie;
odmawia zapłaty faktury działu zakupów, tłumacząc swoją decyzję tym, że faktura przedłożona przez kontrolera zawiera niższą kwotę (patrz Jak bank poniósł straty przez to, że nie kontrolował zakupów).

Jak bank poniósł straty przez to, że nie kontrolował zakupów

Pracownicy firm dystrybuujących elektroniczne legalne bazy danych otrzymują procent od sprzedaży. Jeden menedżer odpowiedzialny za aktualizację baz danych miał wśród swoich klientów bank, który korzystał już z kilku podobnych systemów w swojej pracy. Na każdym spotkaniu z pracownikiem banku, który podejmuje decyzje w tej sprawie, menedżer mówił o zaletach swoich elektronicznych baz danych, ale perswazja nie działała. Zdając sobie sprawę, że nie będzie w stanie sprzedać towaru, zaoferował pracownikowi banku cały swój procent kosztów zakupionych przez instytucję systemów. Gdy tylko kierownik wrócił do biura, pracownik banku skontaktował się już z działem sprzedaży i zamówił kilka baz za dużą kwotę. Dostawcy zaoferowali rabat za taką wielkość zakupu. Pracownik banku zrobił jednak pretensje, twierdząc, że jego instytucja jest bardzo solidna i nie potrzebuje zniżek. Gdyby bank kontrolował zakupy i badał oferty rynkowe, można by wykryć zawyżenie cen (przynajmniej o wielkość dyskonta). W przypadku braku kontroli instytucja poniosła straty w nabywaniu baz, ponosi straty w ich ciągłej aktualizacji; co więcej, niewykluczone, że bank w ogóle nie musiał kupować tych systemów. Liczba pracowników: ponad 25 tys.
Główni klienci: firmy z 20 krajów, m.in. Gazprom, Łukoil, Koleje Rosyjskie, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.

Jeśli działalność firmy jest wyraźnie uregulowana, prawdopodobieństwo łapówek przez pracowników jest bliskie zeru. Oto kilka podstawowych zasad takiego systemu. Aby wybrać dostawcę i zawrzeć umowę, potrzebujesz:

Umiejętnie zorganizowany konkurs, jawność postępowań o udzielenie zamówienia. Jeśli nie ma sposobu na zorganizowanie konkurencji, należy zastosować metody kontroli cen.
Kolegialne i kompetentne rozpatrywanie wniosków przez grono specjalistów o różnych profilach. W skład grupy oprócz kupców powinni wchodzić przedstawiciele klienta (inżynierowie), specjaliści świadczący bezpieczeństwo ekonomiczne firmy, finansiści, prawnicy. W razie potrzeby można zaangażować ekspertów do oceny propozycji i opracowania zaleceń dotyczących wyboru dostawcy.
Porównanie obiektywnych cech propozycji z wcześniej ustalonymi kryteriami. Dla ułatwienia porównania zdania muszą być zredukowane do jednej podstawy.
kreacja równe szanse dla wszystkich firm. Tak więc każdy dostawca może ubiegać się o współpracę z naszą firmą, wystarczy przejść przez procedurę rejestracji online i złożyć określone dokumenty. Jednocześnie system jest zbudowany w taki sposób, aby żaden z naszych pracowników nie mógł samodzielnie wykluczyć dostawcy z listy uczestników postępowań zakupowych. Jeśli okaże się, że jeden z pracowników dostawcy postępuje nieuczciwie, wówczas możemy wykluczyć tę firmę z listy wspólników. Jeśli dostawca napotka przeszkody ze strony naszego nabywcy, ma możliwość zwrócenia się z tym problemem do kierownictwa firmy, omijając kierownika. Dostawca i nabywca mogą zawrzeć umowę antykorupcyjną, wyrażając zgodę na powstrzymanie się od wszelkich przekupstw pracowników drugiej strony, w tym poprzez płacenie pieniędzy, wręczanie prezentów itp. Umowa przewiduje wyznaczenie przez dostawcę i nabywcę osób upoważnionych, które rozwiąże istotne kwestie między stronami.

Budowa takiego systemu zamówień nie jest łatwym zadaniem. Wymaga woli kierownictwa przedsiębiorstwa, znacznego materiału i czasu s x koszty. Jednak wynik jest tego wart: zamiast tłumić objawy choroby, w rezultacie uzyskasz radykalne uzdrowienie firmy.

Duże korporacje

trudności nitro mogą

być tworzone ze względu na dostępność cen

procedury itp., ale, jak pokazano przez

pierwsze doświadczenia, tylko utrudniają

wycofania, ale nie wykluczaj ich całkowicie.

W 2011 roku przeprowadzono ankietę wśród Rosjan

liderzy 120 firm handlowych.

Na pytanie „Czy płacisz

ku bonus gotówkowy klienta? 78%

respondenci odpowiedzieli twierdząco-

ale. Każdy, kto pracował w sprzedaży

B2B, prędzej czy później w obliczu

sytuacja, w której stan pracy z

ważnym klientem okazał się być

możliwość zwrotu z kwoty transakcji.

W dużych korporacjach dodatkowe trudności mogą powstać ze względu na obecność scentralizowanych zamówień, procedur konkurencyjnych itp., ale, jako złe doświadczenie, tylko utrudniają wycofywanie, ale nie wykluczają ich całkowicie.

W 2011 roku przeprowadzono ankietę wśród szefów 120 spółek handlowych. Na pytanie "Czy płacisz kupującemu klienta premię w gotówce?" 78% respondentów odpowiedziało twierdząco. Każdy, kto pracował w sprzedaży B2B, prędzej czy później spotkał się z sytuacją, w której warunkiem współpracy z ważnym klientem była możliwość odbicia kwoty transakcji.

Odbicia są korzystne dla obu stron i paradoksalnie zwiększają efektywność. Moi koledzy z zagranicy byli nawet zaskoczeni: „Julia, dlaczego tak się martwisz tymi łapówkami? Jest nawet dobry. Słuchaj, menedżer podpisał kontrakt i nie musimy płacić premii. Zdobędzie go z drugiej strony!" Taka jest pozycja partnera zagranicznego. I tu wyjaśniam mu przypadek z mojej dotychczasowej praktyki: „Przyszedł do mnie wykonawca z nagraniem rozmowy telefonicznej, gdzie nasz inżynier proponuje mu:„ Dałeś nam ofertę handlową na dostawę drzwi metalowych dla 3 000 000 rubli i proponuję zrobić to za 5 000 000 rubli. Podzielimy się różnicą”. Więc z czyjej kieszeni będzie pochodził bonus???

Pokusa skorzystania z mechanizmu kickback pojawia się przede wszystkim wśród pracowników odpowiedzialnych za zaopatrzenie organizacji: od zakupu surowców po dostawę artykułów biurowych. Ryzyko wzrasta, jeśli decyzja nie jest podejmowana kolektywnie, ale na przykład poprzez łańcuch zatwierdzeń. Znaczna liczba menedżerów uważa, że wycofanie nie jest niedopuszczalne. Tak więc były premier Wiktor Czernomyrdin, ojciec setek haseł, wygłosił kiedyś ciekawą uwagę: „Niech lepszy człowiek ukraść 10%, ale 90% postępuje właściwie. Złodziej, ale pożyteczny.

Wyniki badań wykazały:

Około 10% pracowników nie odważy się oszukiwać i kraść w żadnych okolicznościach;

Kolejne 10% pójdzie na takie przestępstwo w każdych warunkach.

Pozostałe 80% to w zasadzie nie oszuści, ale jeśli okoliczności zewnętrzne skłonią ich do takiego kroku, będą mogli przekroczyć granicę.

Wskaźnikiem potencjalnego zagrożenia ze strony pracownika jest tzw. „trójkąt nadużyć”: aby doszło do nadużycia, wymagana jest kombinacja trzech okoliczności (ryc. 1).

Jak zakwalifikować się do łapówek

Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej w dekrecie z dnia 10 lutego 2000 r. Nr 6 „O praktyce sądowej w sprawach przekupstwa i przekupstwa handlowego” wskazuje:

"…20. Uzyskanie przez urzędnika lub osobę wykonującą funkcje kierownicze w organizacji komercyjnej lub innej, pieniądze, wartościowe papiery oraz inne aktywa materialne rzekomo za popełnienie czynu (bezczynności), którego nie może wykonać z powodu braku władzy publicznej lub niemożności zajmowania stanowiska służbowego, powinny być zakwalifikowane, jeżeli istnieje zamiar nabycia tych kosztowności, jako oszustwo w rozumieniu art. 159 Kodeksu Karnego Federacji Rosyjskiej.

To przestępstwo podlega również art. 290 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej - „przyjmowanie łapówki”. Jednak takie przypadki są nadal rzadko ujawniane, ponieważ obie strony są sobą zainteresowane i w związku z tym milczą.

Schematy działań przestępczych

Scenariusz 1. Wyobraź sobie sytuację, w której na poziomie firmy podejmowana jest decyzja o wyborze dostawcy. Naturalnie, ostateczną decyzję często podejmie najwyższe kierownictwo, a część organizacyjną powierzymy kierownikom funkcjonalnym: wybór dostawcy materiałów, komponentów i towarów – do działu zaopatrzenia, wybór dostawcy oprogramowanie oraz usługi w zakresie jego realizacji - serwis IT itp.

Kierownik funkcjonalny szuka osobistego interesu. W tym przypadku jego linia behawioralna będzie wyglądać mniej więcej tak:

Ostateczny decydent powoli, ale pewnie będzie zmierzał w kierunku wyboru dostawcy, który zaoferował największe „zainteresowanie”. Jednocześnie inne warunki dostawców mogą być takie same lub różne - zależy to od okoliczności i osobistych cech kierownika funkcjonalnego.

Scenariusz 2. Załóżmy, że komórka/udnik pracujący dla nas (w firmie nr 2) wie, jak dokonać płatności i otrzymać prowizję - na przykład jego kolega z firmy nr 1 wysyła fakturę. Nasz pracownik biegnie do swojego przełożonego i w razie nagłego wypadku, braku części zamiennych, pilnej dostawy itp. prosi o pilne podpisanie faktury, zostaje zapłacona, kwota otrzymana przez firmę nr 1 jest dzielona pomiędzy „przyjaciół”. W takim przypadku dokumenty potwierdzające transakcję/dostawę/usługę są zazwyczaj sfałszowane (rys. 2).

Scenariusz 3. Zbrodnia doskonała. Czytałeś kryminały? Oto przykład zbrodni doskonałej: pieniądze zostają skradzione i nikt nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności! Kiedy kilka lat temu badałem tę sprawę, po prostu podziwiałem pomysłowość naszych pracowników, ich arogancję i obojętność.

A więc: podczas następnej inwentaryzacji nowy księgowy(Notatka: Nowa osoba w firmie!) odkryli, że nie ma na stanie części zamiennych. Przypuszczam, że było tak (ryc. 3):
kierownik firmy otrzymuje rachunek faksem. Wiedząc, że dyrektor generalny jest na wakacjach, a osoba go zastępująca jest chora, biegnie do trzeciego kierownika z prośbą o podpisanie faktury na 2 000 000 rubli. (choć wewnętrzna polityka firmy wymaga podpisania kontraktu na ponad 800 tys. rubli), tłumaczy, że linia stoi w miejscu, pilnie potrzebne są części zamienne. Więc konto jest podpisane. Dalej jest główny księgowy. Kiedy później zapytałem ją, dlaczego zapłaciła rachunek bez umowy, czy wiesz, na co odpowiedziała? „I przyzwyczaiłem się, że ludzie wierzą!”. Czy ona jest winna? Nie. Nie przywłaszczyła sobie pieniędzy, nie naruszyła prawa. Tak, naruszyła wewnętrzne instrukcje, ale niestety nie zadziała, aby to przyciągnąć. Konto jest następnie przekazywane do weryfikacji do Departamentu Skarbu. Kiedy później dowiedziałem się, kto tam sprawdził konto, okazało się, że Manya zachorował, Wania wymienił, ale polityk nie wiedział itp. Generalnie konto idzie do zapłaty, a pieniądze trafiają do banku. Stamtąd do wykonawcy.

Myślisz, że to wszystko? 2 000 000 rubli dzielone przez szczęśliwych przyjaciół z różnych firm? Nie. Wiesz, że potrzebujesz dokumentów uzupełniających! Myślę, że było tak: nasz kierownik podszedł do magazyniera, który miał pensję na przykład 15 000 rubli i dał mu taką samą kwotę. Podpisał fakturę. Kiedy później zapytałem go, gdzie są części zamienne, w jakich okolicznościach podpisał fakturę, usłyszałem naiwnie prostą odpowiedź: „Nie pamiętam… Minęło już pół roku”. Kurtyna!

Zagraniczni koledzy mówią mi: „Idź na policję, do sądu”. Nie mogę. Kontrahenci posiadają fakturę, że otrzymaliśmy części zamienne. Zagraniczni koledzy mówią mi: „Skontaktuj się z urzędem skarbowym”. A co z podatkami? Zapłacono im, nie ma co do tego wątpliwości. Zwolnić pracownika magazynu? Ale filmy z ostatnich sześciu miesięcy nie zachowały się. Żaden dowód na ustalenie prawdy nie zawiedzie. Cóż, a co najważniejsze, menedżer, który „przewinął” to wszystko, już zrezygnował. Zagraniczni koledzy mówią mi: „Znajdź go i przesłuchaj go”. Niestety dział HR zachował jego adres rejestracyjny, ale on tam nie mieszka. Telefon komórkowy, który należy do naszej firmy, przekazał nam.

Tak więc wniosek: w tym celu napisano instrukcje, aby wszyscy pracownicy postępowali zgodnie z nimi - od dyrektora generalnego po pracownika magazynu. Nie możesz się z nich wycofać, nawet jeśli nie ma części zamiennych lub rozpoczęła się wojna.

Kolejny wniosek: dział HR powinien mieć informacje o pracownikach, którzy już odeszli. Krewni, przyjaciele. Adresy i telefony wynajmowanych mieszkań. Pod byle pretekstem.

Scenariusz 4. Kierownictwo wyższego szczebla tworzy firmę przykrywkową dla pierwszej osoby, która natknie się na pierwszą osobę, która jako założyciel nie wzbudzi podejrzeń i powiązania z obecnym kierownictwem firmy. Często do tego celu wykorzystywani są bezdomni, nerwowi pacjenci, aw końcu ludzie mieszkający w innej części Rosji.

Stworzona firma otrzymuje wszystkie preferencje – odroczenia płatności, niewyobrażalnie niskie ceny i oczywiście wszystkie zasoby firmy macierzystej, która w tym przypadku występuje jako darczyńca.

Produkty są anulowane w firmie-przykrywce, a następnie możliwe są dwie opcje. Wariant pierwszy - produkty są wypisywane klientowi końcowemu po cenach rynkowych, a następnie zysk jest przelewany na konto w gotówce, rozdzielany między zainteresowanymi stronami.

Opcja druga, nie mniej powszechna - produkty są rezygnowane z subskrypcji po niskiej cenie, a następnie firma klienta zwraca część marży do poziomu ceny rynkowej kierownictwu firmy dostawcy. Występuje zjawisko „odwrotnego” wycofywania.

Walka z łapówkami

Możliwe i konieczne jest radzenie sobie z odbiciami.

Nigdy nie należy brać za podstawę proponowanej wersji umowy kontrahenta. Prawnicy często grzeszą tym, gdy łatwiej jest im wziąć gotową wersję zaproponowaną przez kontrahenta, niż opracować coś samodzielnie. Co więcej, konieczne jest nie tylko sprawdzenie treści umowy, ale także zastanowienie się nad możliwymi zagrożeniami tkwiącymi w każdym wierszu umowy.

Sprawdź ceny wskazane w ofertach handlowych

Przeprowadzaj kontrole konkurencji.

Jeśli firma powstała w marcu, a teraz jest maj, to z dużym prawdopodobieństwem można argumentować, że została stworzona specjalnie dla Twojego projektu

Możesz skorzystać z usług niezależna firma monitorowanie rynku zgodnie z ustaloną listą asortymentu towarów lub usług o określonych cechach jakościowych (w tym dostawców)

Możesz również zapisać wyniki takiego monitoringu do pliku (cennik uogólniony)

Bardzo dobrą opcją jest to, że gdy decyzję w sprawie przetargu podejmuje się kolegialnie, dostawcy dużo trudniej uzgodnić z kilkoma osobami niż z jedną. W miarę możliwości organizuj negocjacje kolegialne, angażuj w komunikację z wykonawcą nie tylko kierownika, ale także bezpośredniego przełożonego, prawnika, „ochroniarza” itp. Postaraj się, aby negocjacje odbywały się w siedzibie Twojej firmy

Postaraj się zwiększyć poziom kontaktu z klientem. Zasadniczo im niższy poziom komunikacji (urzędnicy, menedżerowie ds. zakupów, pracownicy działu zakupów itp.), tym bardziej prawdopodobne jest, że napotkasz prośbę o łapówkę. Im wyższy poziom, tym mniej prawdopodobna jest taka sytuacja. Nie widziałem właścicieli firm przyjmujących łapówki, chociaż słyszałem o współwłaścicielach zaangażowanych w to.

Kontrole pracownicze. W niektórych organizacjach istnieje taka praktyka: wszyscy pracownicy w taki czy inny sposób mogący zaszkodzić organizacji są regularnie testowani na wykrywaczu kłamstw. Ponadto duże firmy uruchamiają własne drukarki. Ludzie rozumieją, że od badania wariografem do zwolnienia okres jest krótki i już boją się łapówek. Nie wierz artykułom i audycjom, które naruszają prawa pracowników. Zasięgnij porady u firm, które już korzystają z wariografu.

Kara

Kara dla pracownika, który otrzymał łapówki, może być bardzo surowa: grozi mu artykuł 201 „Nadużycie władzy” i artykuł 204 „Przekupstwo handlowe” kodeksu karnego. Jednocześnie tylko osoba, która zarządza majątkiem i pieniędzmi organizacji, akceptuje inne decyzje zarządcze. Jeśli pracownik nie ma tych uprawnień, niezwykle trudno jest go pociągnąć do odpowiedzialności.

Niestety prawo pracy nie traktuje otrzymania łapówek jako podstawy do zwolnienia pracownika.

Nie ma zewnętrznych oznak takiego przestępstwa: pieniądze i towary nie znikają bezpośrednio, sprawozdania finansowe w ażurowej.

Często takiego pracownika można po prostu poprosić o odejście z firmy. Chociaż w mojej praktyce zdarzały się przypadki, gdy takim pracownikom wypłacano również „dodatkowe” pensje, tylko po to, aby odejść. I, niestety, nie znam ani jednego przypadku, ani z mojej praktyki, ani z praktyki moich kolegów, żeby takich „ciągników” można było zwolnić pod artykułem.

W pracy należy położyć główny nacisk na walkę z odbiciami. W końcu wszyscy wiedzą, że łapówki, zwane w języku prawniczym „łapówką” lub przekupstwem handlowym, hamują rozwój każdego biznesu. Ponadto osoby zaangażowane w te „brudne transakcje” narażają siebie i innych na postępowanie karne.

Łapówki bierze się za wszystko, od organizacji pracy po sumienne wykonywanie obowiązków. Niemal każdy urzędnik w łańcuchu zgód i pozwoleń stara się zarabiać na Twój koszt.

Łapy, jeśli mówimy o przedsiębiorstwach i sektorze usług, mogą być jednorazowe i regularne:

- opłata za wejście na rynek;
- opłata za poprawę warunków dostaw towarów i usług;
- opłata za włączenie Państwa firmy do przetargów, złożenie wniosków do przetargów itp.;
- opłata za organizację spotkań z odpowiednimi osobami;
- zapłata za zakup aktywów niepłynnych;
- zapłata za terminowe wywiązywanie się z zobowiązań i umów.

Rozwinięty różne sposoby oferty wycofania:

„Rabat” – zwrot ten jest udzielany w formie rabatu od całkowitej kwoty transakcji.
„Doładowanie” - oprócz ceny cenowej kupujący prosi o dodanie dopłaty, a następnie otrzymuje ją w formie prowizji.

Kupcom „profesjonalnym” udaje się najpierw obniżyć ceny zakupu, a następnie dodać dopłatę powyżej cennika, otrzymując „dwa w jednym”. Dzięki temu działaniu cała wynikająca z tego różnica wpada do kieszeni nabywcy. Aby posunąć transakcję do przodu, wszystko jest omawiane dalsze działania. Jest to obliczenie kwoty zwrotu lub procentu otrzymanego od ręki, czasu otrzymania pieniędzy, schematów przelewów.

Własna służba bezpieczeństwa firmy nie zawsze jest w stanie zidentyfikować oszustów, bardzo trudno jest wytropić i złapać złodziei na gorącym uczynku. Doświadczony menedżer w takim przypadku od razu podejrzewa „sztuczkę”. Słysząc podpowiedź lub „ciekawą” ofertę, spróbuje odciągnąć rozmowę od miejsca pracy, kierując się kilkoma motywami:

- biuro i miejsce pracy mogą być wyposażone w kamery i „podsłuch”;
- rozmowa może mieć świadków lub zostać przerwana przez momenty pracy;
- psychologiczny wpływ miejsca pracy.

Pracownik stara się zamienić rozmowę w nieformalne otoczenie, wyprowadzić rozmówcę np. do „palarni” lub poza przedsiębiorstwo (kawiarnia, restauracja), gdzie problem ten zostanie rozwiązany w oparciu o „interesy” sam kierownik.

Zadaniem naszej organizacji, uczestniczącej w takich transakcjach, jest identyfikacja zainteresowanych stron, pracowników przedsiębiorstwa, których interesy dążą do osobistej korzyści przy zawieraniu umowy oraz przekazanie zarejestrowanych informacji kierownictwu Państwa przedsiębiorstwa.

Naszym atutem jest to, że wszystkie etapy negocjacji od początku do końca odbywać się będą w obecności naszych pracowników. W tym przypadku nasi negocjatorzy nie dążą do uzyskania jakichkolwiek korzyści dla siebie osobiście, ale dokonują transakcji w ramach zobowiązań umownych, jednocześnie otrzymując informację o „dobrej wierze” przyszłego partnera. Wyniki negocjacji przekazywane są klientowi w formie nagrania audio.

Prawdopodobnie ten artykuł nie jest już dla profesjonalistów w dziedzinie zakupów, ale ogólnie o Zakupach i kwestiach, które są interesujące dla wszystkich, ale nie jest w zwyczaju mówić o nich otwarcie.

Ostatnio kilka razy poruszałem temat łapówek w dyskusjach z dyrektorami korporacji lub dyrektorami ds. bezpieczeństwa wewnętrznego. Oczywiście na pierwszym miejscu jest pozycja: „Nie mamy tego, a jeśli się dowiemy, zwolnimy cię”. I druga pozycja: „Celem służby bezpieczeństwa jest wykrywanie i badanie takich przypadków”. Ale, przyjaciele, główne i podstawowe pytanie – czy nie wydaje się wam dziwne, że wszyscy mówią o fakcie „wycofywania” jako o pracy z już dokonanym faktem? Dlaczego angażujemy się w wykrywanie lub dochodzenie, kiedy powinniśmy? ZAPOBIEGANIE? A tak przy okazji uważam, że zamiast pisać „Umiejętność negocjacji” w podstawowych wymaganiach dla pracowników działów zakupów, lepiej byłoby wskazać „Umiejętność budowania i prowadzenia przejrzystego i zrozumiałego procesu zakupu towarów lub usług ”.

Przeważnie prowizja dotyczy jakiejś formy zachęty dla pracownika firmy klienta przez dostawcę w celu zawarcia korzystnej umowy, kontynuacji współpracy lub uzyskania lepszych warunków. Dostawcy kształtują takie opłaty lojalnościowe poprzez zawyżone ceny i bardzo rzadko z części swoich zysków. Oczywiście pojęcie „odrzutu” nie obejmuje uroczych prezentów i żetonów na święta lub specjalne okazje. Istnieje wiele metod, które można wdrożyć w połączeniu z Zakupami lub pod ich kontrolą, aby zapobiec lub drastycznie zminimalizować nie tylko same łapówki, ale nawet wstępne przemyślenia pracowników, że generalnie możliwe jest wdrożenie takiego schematu bez pozostawiając ślad. Pamiętaj, podobnie jak w przypadku SOX: celem nie jest karanie i praca z faktem dokonanym. Celem jest uniemożliwienie tego dzisiaj lub jutro. Spójrzmy prawdzie w oczy: zakupy i łapówki w Rosji są jak dwa skrzydła. Kilka razy w miesiącu słyszę zwroty, że skoro jestem związany z zakupami, to znaczy, że żyję z łapówek. Oczywiście nie da się w krótkim czasie zmienić samego nastawienia do Zakupów.

Chcę podzielić się kilkoma praktycznymi praktykami, które możesz wdrożyć i zarządzać, aby utrzymać swoją firmę na niskim poziomie ryzyka związanego z oszustwami ze strony pracowników i dostawców.

Procedury! Choć brzmi to dziwnie, musisz zacząć od nich. To właśnie jasno opisane procesy interakcji pomiędzy różnymi działami w procesie zakupu towarów lub usług pozwolą na zachowanie ustandaryzowanej postawy w całym łańcuchu zakupów. Sprawdź, jak przejrzysta jest teraz Twoja firma w procedurach przeprowadzania przetargów, procedury płatności dla dostawców, procedury zawierania i przedłużania umów, czy np. procedury płatności faktur bez umowy. Nawiasem mówiąc, z własnego doświadczenia: im więcej stron w postępowaniu zakupowym, tym mniej jest ono skuteczne. Celem nie jest uzyskanie opisu każdego kroku – celem jest uzyskanie standaryzacji, przejrzystości i otwartości wspólne procesy interakcje. Należy pamiętać, że procedura niekoniecznie musi zabraniać i kontrolować wszystkiego. Przeprowadź ocenę ryzyka i znajdź równowagę między „biurokratyczną przejrzystością” w przypadku dużych kontraktów a luźniejszym, szybszym procesem w przypadku mniejszych zakupów.

Archiwalne zapisy/system przechowywania dokumentów– „każdy krok” powinien być rejestrowany. Na każdym etapie pracy zainteresowani pracownicy powinni mieć dostęp do zarchiwizowanych danych wszystkich procesów, które doprowadziły do konkretnego zdarzenia w relacji z dostawcą. W przypadku przetargu musi to być karta wyników lub zapisane listy potwierdzające od oferentów, oferty otrzymane od dostawców lub listy dyskusyjne oferty cenowe. Na podstawie wyników bezpośrednich spotkań lub rozmów telefonicznych należy sporządzić krótkie podsumowania. Takie informacje powinny być przechowywane w oddzielnej lokalizacji z systemami monitorowania ich integralności i integralności.

4 oczy rządzą!. Chociaż ta metoda nie może zmieścić się w jednym małym akapicie, zasada powinna być taka, że na każdym etapie interakcji z dostawcą (wybór, uzgodnienie warunków, podpisanie umowy, płatność itp.) powinna być kontrola co najmniej dwóch różnych działów, aby zminimalizować prawdopodobieństwo zmowy. Na przykład dział zakupów nie może mieć własnych dostawców, a firma nie może wybrać nowego dostawcy bez zgody działu zakupów. Albo płatność do dostawcy musi być uzgodniona nie tylko przez pracowników klienta, ale także dodatkowo zweryfikowana przez finanse.

Zaliczka– dostawcy, z którymi zawierane są umowy o przedpłatę powinni natychmiast wpaść w strefę ryzyka i dodatkowej kontroli, zarówno od strony Zakupowej, jak i biznesowej, ponieważ zwiększa prawdopodobieństwo nieuczciwych działań na warunkach niedostarczonych towarów lub usług. Nie jestem pewien, czy ten przedmiot powinien być w ogóle wyróżniany, ponieważ. każdy specjalista ds. zamówień musi zapłacić z góry w formacie wyłączności. Standardowe terminy płatności dla dostawców to obecnie 15-30 dni od daty podpisania ustawy. Wielcy gracze rynkowi mogą dyktować nawet dłuższe terminy. Wracając do punktu o procedurach: nic nie stoi na przeszkodzie, abyś w procedurze napisał, że generalnie wszyscy dostawcy muszą zostać przeniesieni na odroczoną płatność, a każdy wyjątek musi być uzgodniony na samym wysoki poziom i stale monitorować

Pracownicy działu zakupów muszą wyjechać na wakacje i awansować w firmie. Choć może to zabrzmieć dziwnie, osoba, która nie jedzie na wakacje, może być podejrzana. Pracownik, który jest zaangażowany w codzienną rutynę i nie wyraża chęci rozwoju, może być podejrzliwy. Aby zmniejszyć to ryzyko, konieczne jest przyjęcie zasady, że pracownicy Działu Zakupów raz w roku zobowiązani są do wzięcia 2 tygodniowego urlopu bez możliwości zdalnego dostępu do systemów wewnętrznych. Ponadto przynajmniej raz w roku przedyskutuj z pracownikami ich plany na wzrost kariera. Dlatego Zakupy w większości przypadków działają z wieloma różnymi projektami i klientami wewnętrznymi, jasne jest, że plan rozwoju obejmie zarówno wzrost w ramach działu, jak i rozwój macierzy wśród klientów wewnętrznych.

Audyt zakupów bez wcześniejszego uzgodnienia planu i czasu. Obecny trend zmierza w kierunku standaryzacji i wstępnego planowania audytów. Jeśli jednak Twoja firma prowadzi bieżące audyty działów wewnętrznych, przedyskutuj zasadę podczas pracy z klientami wewnętrznymi uwzględni także procesy interakcji działu z dostawcami, gdzie Zakupy będą częścią tego procesu. W tym przypadku dział zakupów jest zawsze pod kontrolą, zarówno od strony planu ogólnego, jak i od strony relacji międzyfunkcyjnej.

Identyfikacja i weryfikacja Dostawców. Konieczna jest weryfikacja dostawców zarówno przed podpisaniem umowy, jak iw trybie selektywnym. Przez weryfikację nie mam na myśli oceny zdolności dostawcy do działania. stosunki umowne, ale sprawdzenie stabilności finansowej, aktualnego stanu sprawozdawczości, właścicieli, beneficjentów i ewentualnych ograniczeń. Obecnie na rynku istnieje wiele rozwiązań, które po numerze TIN pokażą pełny obraz Twojego przyszłego partnera. Bardzo ważne jest, aby proces weryfikacji obejmował zachowanie integralności otrzymanych informacji dla zapisów archiwalnych. Ten czek nie musi być przekazywany do Służby Bezpieczeństwa. Wystarczy przeprowadzić audyt i zidentyfikować osobę odpowiedzialną. Dla dostawców z duże wydatki lub dostawców świadczących usługi agencyjne, możesz dodać proces losowego kwartalnego przeglądu zmian. W przypadku umów, w których planowane jest skorzystanie z podwykonawców, taka weryfikacja powinna dotyczyć również ich, z obowiązkowym przechowywaniem danych u Klienta. Z własnego doświadczenia dodam kilka punktów, na które zawsze zwracam uwagę: liczbę pracowników u dostawcy oraz bank, w którym konto jest otwarte. Najprawdopodobniej nie będę się wstydził, jeśli dostawca podał dane dotyczące rachunku otwartego w banku, który znajduje się w TOP-100. Ale jeśli dostawca nie jest specyficzny dla regionu, a konto zostanie otwarte w jakimś nieznanym banku z drugiej lub trzeciej setki, będzie to znak do dodatkowych działań następczych.

Oferty cenowe i negocjacje wyłącznie za pośrednictwem systemów elektronicznych. Wielokrotnie poruszałem ten temat w poprzednich notatkach, skupiając się na tym, że wprowadzenie systemy elektroniczne negocjacje (aukcje lub platformy handlowe) jest ważnym krokiem nie tylko w celu uzyskania najlepszej ceny, ale także w celu uniknięcia zmowy.

Oferta musi mieć możliwość równego udziału. Dostawcy muszą określić dokładną procedurę i procedury przed złożeniem oferty. Bardzo często proces przetargowy jest szczegółowo opisany w wewnętrznych procedurach firm dla pracowników, ale bardzo słabo opisany w części, która jest poza firmą. Dostawcy muszą rozumieć nie tylko ramy czasowe, ale także podstawowe warunki przetargu, a także kryteria wyboru. Dostawcy muszą mieć pewność, że wszystkie informacje, które do nich docierają, są równoważne dla wszystkich oferentów. W dużych przetargach dostawcy, którzy nie wygrali, powinni otrzymać ogólną informację o przyczynach takiej decyzji. Efektem prac w tym kierunku będzie zwiększenie pewności o brak ewentualnych manipulacji ze strony klientów wewnętrznych i działów zakupów na etapie wyboru dostawcy.

Każda umowa musi zawierać szczegółowy opis charakteru zakupu.. Prosta zasada: im bardziej szczegółowy opis zakupu, tym trudniej go ukryć. Umowa z dostawcą powinna zawierać szczegółową specyfikację i podział kosztów dla każdej części projektu. Aplikacje ta reguła Będzie również okazją do porównania podstawowych usług różnych dostawców. Na przykład logistyka, wsparcie, część IT itp.

Miesięczna analiza kosztów i plan przetargowy. Jeśli spojrzysz na standardowy model operacyjny firmy, plany sprzedaży są zwykle omawiane niemal codziennie w najdrobniejszych szczegółach, a wydatki zwykle przybierają formę „dużych kresek”. Bardziej szczegółowa analiza wydatków pod kątem liczby dostawców, liczby zapłaconych faktur, analiza konkretnego wskaźnika liczby dostawców, którzy stanowią ponad 70% wszystkich wydatków, dadzą Ci jasne zrozumienie tego, co się dzieje. Należy wziąć pod uwagę, że podobnie jak w przypadku sprzedaży. Metoda ta działa skutecznie w warunkach ciągłego raportowania, ponieważ każdy potencjalny obszar ryzyka jest natychmiast widoczny. Zgodnie z tą analizą konieczne jest uzgodnienie i zatwierdzenie planu przeprowadzenia przetargów oraz rewizji warunków pracy z dostawcami na przyszłe okresy. Inaczej często spotykałem się z sytuacją, w której firma corocznie robi doskonałe i udane przetargi na materiały biurowe i zakup papieru, ale w przenośni nie zauważa dostawcy usług ochrony, którego koszty różnią się dziesięciokrotnie.

Słyszeć informacja zwrotna od dostawcy. W zeszłym roku rozmawiałem z jednym ze współwłaścicieli na temat zapobiegania możliwym łapówkom. duża firma w Rosji. Oprócz zaimplementowania niektórych metod opisanych w tej nocie, zasugerowałem, aby wszystkie dokumenty (ustawy, faktury, umowy), które są przekazywane dostawcom, były dodatkowo ostemplowane napisem: „Drogi partnerze, jeśli znasz jakikolwiek przypadek oszustwa lub nadużycia władzy, które mogą wpłynąć na interakcję naszych firm, prosimy zgłaszać. Anonimowo…”. Dołącz również specjalny numer telefonu lub adres E-mail. Jeśli masz pewność, że wszyscy twoi dostawcy są głównymi graczami na rynku, najprawdopodobniej oszustwo nie może być wszechobecne wewnątrz duża firma. To jedno, kiedy sprzedawcy omawiają możliwe oszustwa. A to zupełnie inna sprawa, gdy wszystko jest przetwarzane przez pracowników, którzy nie zgadzają się z takim podejściem. Zamykanie dokumentów przechodzi przez dużą liczbę zwykłych pracowników, a obecność takiego systemu zachęca do unikania choćby cienia łapówek. Pisząc tę notatkę zadzwoniłam do firmy, o której piszę i zapytałam o wyniki. Udało się to bardzo dobrze: rok później wpłynęło jedno zgłoszenie, w wyniku którego przeprowadzono dochodzenie i podjęto działania administracyjne, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy. W pewnym stopniu to śledztwo przyczyniło się nawet do zwiększenia poziomu partnerstwa z dostawcą i przeniesienia dodatkowego wolumenu zamówienia. Otrzymano również trzy uwagi i prośby dotyczące kolejności prac. Nie jestem pewien, czy tak drastyczne środki są konieczne we wszystkich przypadkach, ale planowanie i przeprowadzanie corocznych spotkań z dużymi dostawcami na poziomie zarządzania firmy to niezbędne minimum.

Moim zdaniem opisane metody mogą skutecznie zapobiegać ryzyku nadużyć w zakupach firmy. Po ponownym przeczytaniu tej listy zdałem sobie sprawę, że ich prawidłowa realizacja nie wymaga wielkich inwestycji, które zwykle pojawiają się w badaniu faktów już dokonanych. Jeśli Zakupy pomagają oszczędzać i optymalizować, liderzy powinni pomóc Zakupom czuć się bezpiecznie, gdy pojawia się temat łapówek.

PS Długo zastanawiałem się, w której części artykułu wstawić inną metodę kontroli, ale w końcu doszedłem do wniosku, że nie jest to już nawet metoda, ale stwierdzenie, którego naruszenie również można uznać za sygnał. Mówię o reklamie. W jakim stopniu Twoi pracownicy są aktywnymi uczestnikami profesjonalnych konferencji, forów, wystąpień? W końcu profesjonaliści ds. zakupów są na co dzień w czołówce firmy w swoich relacjach ze stronami trzecimi. Jednocześnie istnieje duże ryzyko pokusy naruszenia procedury. Autorytet i reputacja powinny być na pierwszym miejscu dla każdego, kto jest gotów oszukiwać. Częściej omawiaj ten temat z pracownikami.

Będziemy żyć, wybierzemy najlepszych dostawców.