Autori: Svetlana Ragimova, Pavel Moroz
Nu se obișnuiește să se vorbească cu voce tare despre răsturnări, dar toată lumea știe despre ele. Marea majoritate a oamenilor de afaceri se confruntă în mod regulat cu această formă de mită voalată. Unii antreprenori s-au împăcat de mult cu realitatea și cred că afacerile fără comisioane în Rusia sunt de neconceput. Alții văd practica ca fiind dăunătoare pentru companiile lor și caută modalități de a o eradica.
Dacă întrebați direct dacă ați plătit respingeri, aproape întotdeauna veți auzi un „nu” ferm. Doar câțiva recunosc că au împărtășit cu clientul. Sensul general al răspunsurilor managerilor de top intervievați se rezumă la faptul că „Eu nu dau, dar alții plătesc”. Dar, în realitate, această practică este înfloritoare: anul trecut s-a stabilit un record trist - procentul de retrageri pe piața IT a atins un record de 40% din valoarea contractului. Comunitatea de afaceri este împărțită în cei care consideră căpitanele sunt un rău necesar, care este mai ușor de acceptat decât de luptat, și cei care observă incoruptibilitatea, cel puțin în cuvinte.
Remediu pentru durere
"În unele domenii - acest lucru este valabil și pentru IT - există standarde și proceduri tradiționale care implică o retrogradare ca normă. Dacă refuzi, de obicei sunt foarte surprinși", a deplâns Alexander Moskvin, vicepreședinte pentru IT la Mechel. o iluzie că într-o zi Rusia va înceta să fure. Nu poți decât să minimizezi pagubele." El este sigur că „echipamentul greșit” cumpărat cinstit pentru afacere va face mai mult rău decât cel potrivit, dar cumpărat printr-o derulare înapoi.
O „voce anonimă din comunitate” notează, de asemenea, că „ei plătesc și vor plăti. Un rollback este ca un octet egal cu 8 biți. Dacă proiectul este verificat de experți în „protecția contra recul”, înseamnă un singur lucru - au și ei o cotă”. El este convins că verificarea oricărui computer și imprimantă achiziționată va arăta că factura este „trasă așa cum ar trebui”. "Da, prețul hardware-ului va fi mediu și toată lumea va fi fericită. Dar ei vor câștiga bani pe software. Dacă soft nu este Windows, ci "scris singur", atunci puteți "retroduce" 50% din oficial preț în lista de prețuri. Doar ar fi cumpărat. Este imposibil de verificat costul, produsul este original", explică interlocutorul nostru.
Anatoly Stepansky, director comercial al Impact-Soft, nu consideră că retragerile sunt norma pe piața IT. El susține că în cei 14 ani de existență a afacerii a întâlnit o astfel de practică o singură dată. La încheierea contractului, reprezentantul clientului de stat a pus compania înaintea faptului că ar trebui să primească o parte din sumă într-un alt cont. „Din toate cele 200 de proiecte pe care le-am implementat, acesta a fost singurul caz. Lucrăm în principal cu companii private și preferăm să comunicăm direct cu proprietarii acestora, deci nu se pune problema de kickback-uri. Proprietarul poate cere o reducere, pe care noi, desigur, dă”, spune Stepansky. Conform convingerii sale profunde, practica retragerilor este vicioasă: „Dacă o faci o dată, vei depinde de asta toată viața”. În plus, în opinia sa, acest lucru va crea probleme suplimentare, deoarece proprietarii de afaceri se pot confrunta cu extorcări mărunte din partea propriilor angajați care promovează proiectul de kickback.
Evgeny Sizov, șeful departamentului IT al grupului de companii Svyaznoy, consideră că cel mai important lucru este eliminarea clientului principal din procesul de achiziție. Apoi efectuați cercetări pe piețele de echipamente și determinați prețurile medii de pe piață. Și la final, anunță o licitație absolut deschisă, alegând participanți din listă, care a fost formată din experți independenți. Sizov clarifică faptul că studiul tranzacțiilor pentru abaterile de preț de la piața medie este cel mai revelator: „Acolo unde există astfel de abateri, de regulă, există o retrocedare. Și aici vorbim despre relația stabilită între vânzător și cumpărător. " În același timp, în opinia sa, nu ar trebui să încerci să condamni un anumit angajat pentru necurație. Întrucât este aproape imposibil să se dovedească faptul coluziei dintre vânzător și cumpărător. "Puteți vorbi doar despre neîncredere. Știam sigur că un anumit angajat a primit un recul, dar nu existau dovezi în acest sens. Totuși, din practica personală pot spune că a avut loc recent o întâlnire la care au încercat să-mi ofere un recul. Dar am preferat să obțin o reducere la serviciile oferite", a explicat Sizov. El adaugă că, în fața scăderii profitabilității pieței de echipamente și servicii IT, precum și a creșterii salariilor, merită să vă gândiți serios dacă să vă riscați viitorul implicându-vă în scheme de kickback de dragul profitului momentan.
Președintele Clubului SPb CIO, Maxim Belousov, consideră, la rândul său, că este imposibil să te protejezi de comisioane, deoarece activitatea aproape a tuturor departamentelor comerciale ale companiilor IT se bazează pe aceasta. „Remarc că mita în Rusia este o durere pentru națiune în ansamblu”, afirmă Belousov nu fără tristețe. Însă, în opinia sa, este posibil să ne asigurăm că companiile nu pierd nici bani, nici calitatea produsului rezultat. Un manager de top nu ar trebui să-și stabilească scopul de a prinde pe cineva în fraudă: schemele de tranzacții devin din ce în ce mai complicate și devine din ce în ce mai dificil să prinzi în flagrant un subordonat corupt. Este mult mai important să îndepliniți în mod adecvat sarcina afacerii de a furniza un serviciu IT. Codul de contracul al lui Belousov este foarte concis, constă doar din trei puncte: „În primul rând, nu-mi pasă dacă un angajat ia sau nu o contracultură, principalul lucru este că compania mea primește un produs sau serviciu cu calitate necesara si cost acceptabil. Pentru mine, asta este la nivelul prețurilor pieței. În al doilea rând, costul unui produs sau serviciu poate fi mai mare, dar în același timp, trebuie să înțeleg că firma primește ceva suplimentar sau exclusiv. De exemplu, o plată amânată, o reducere a timpilor de livrare sau un mesaj că echipamentul „gri” este livrat conform contractului. Și în al treilea rând, fiecare angajat trebuie avertizat la angajare că, dacă este condamnat pentru încălcarea disciplinei financiare, va fi concediat în termen de o zi.
În contractul cu șeful serviciului IT sau angajatul responsabil de achiziții, consideră Belousov, ar trebui să existe o evidență a disciplinei financiare și a măsurilor care pot fi aplicate pentru încălcarea acesteia, până la concediere inclusiv. „Din păcate, acum schemele de contracul sunt atât de voalate încât chiar speciale organisme guvernamentale nu le pot „promova”, darămite să le dovedească existența”, a rezumat el. Nu vrei să-ți riști locul de muncă pentru un venit suplimentar.
"Am prins personal iubitorii de recul de mai multe ori de mână. Dacă o persoană face acest lucru cu atenție, atunci este aproape imposibil să-l prinzi. Se dovedește a fi făcut atunci când angajatul se relaxează deja și începe să" vizuine ". De regulă , companiile nu inițiază cazuri legale, nu fac publicitate pentru astfel de cazuri, dar preferă să se ocupe singure de ele cu ajutorul serviciul intern securitate”, notează vicepreședintele pentru IT la Mechel. Potrivit lui Alexander Moskvin, una dintre metodele de reducere a pierderilor din comisioane în cadrul companiilor cu o structură distribuită geografic poate fi achizițiile centralizate de echipamente: „După cum arată experiența, acest lucru reduce costul 5 - 10%". Putem presupune că economiile sunt realizate datorită volumului crescut de cumpărături. Dar, în opinia lui Moskvin, acest lucru se datorează în mare parte reducerii retururilor. Această metodă nu elimină furtul, ci reduce riscuri pentru întreprindere.
Maxim Belousov consideră că monitorizarea continuă a pieței IT poate reduce riscurile de rollback. Frecvența acestui studiu, în opinia sa, ar trebui să fie de cel puțin o dată pe an dacă există un furnizor permanent, sau mai des dacă sunt mai mulți. Monitorizarea este, de asemenea, necesară atunci când faceți achiziții de mare valoare (în multe companii, acestea includ achiziții în valoare de 5.000 USD - 10.000 USD). Rezultatele monitorizării trebuie comparate cu ultima factură emisă, ceea ce va permite tragerea de concluzii despre corectitudinea muncii furnizorului. „Remarc că este furnizorul, și nu serviciul IT! În cele mai multe cazuri, problema nu este valoarea rollback-ului, care ridică prețul de achiziție peste prețul pieței, ci prețul furnizorului în sine și/sau design prost. această problemă din partea serviciului IT”, rezumă președintele Clubului CIO SPb.
Nu ai incredere orbeste
Procedurile formale de desfășurare a licitațiilor sunt reglementate destul de clar de normele legislației federale care sunt obligatorii pentru clienții guvernamentali și coduri corporative care se aplică tuturor companiilor importante. Prin urmare, prima și cea mai importantă modalitate de a vă proteja împotriva împotrivirilor, potrivit lui Vladislav Sorokin, un specialist de top în departament. consultanță in management CJSC „IKT-Consult” este o declarație clară și detaliată a problemei în documentația de licitație. „Recomand să comandați elaborarea documentației de licitație, cel puțin partea tehnică a acesteia, de la un consultant cu experiență. În principiu, ar fi logic să excludem situația în care elaboratorul specificațiilor tehnice devine apoi proiectantul sistemului. Cu toate acestea, fac Nu cred că această recomandare ar trebui luată ca un absolut - dacă clientului mi-a plăcut cum și care au fost elaborati termenii de referință, de ce să nu îi permit acestui dezvoltator să participe la concursul de design", spune Vladislav Sorokin. O metodologie bine gândită pentru evaluarea ofertelor primite - a doua punct important. Un reprezentant al IKT-Consulting notează că în etapa de vânzare a unui serviciu, consultanții IT sunt de obicei mult mai activi decât în timpul implementării unui proiect. Prin urmare, atunci când se pregătește o decizie de încheiere a unui contract de proiectare și implementare a SI, o atenție deosebită trebuie acordată acelor aspecte ale activităților concurentului care nu sunt legate de procesul de vânzare, dar vor „ipari în prim-plan” după începere. a muncii. „În rest, recomand să acordați prioritate consultanților IT care sunt în industrie de mult timp și despre care puteți obține feedback de la clienții anteriori. Dacă nu puteți obține un feedback pozitiv clar despre consultant în mediul de afaceri, este mai bine să nu ai de-a face cu el,” – spune Sorokin.
„Succesul oricărei licitații”, este de acord cu colegii Andrey Aranovich, șeful ISG Integrated Integration, „constă în calitatea dezvoltării cerinte tehniceși specificații. Cu cât aceste documente sunt mai bine elaborate, cu atât vor fi mai înțelese propunerile participanților." Întrebările vagi și generale vor primi răspunsuri vagi și generale. În prezent, un număr tot mai mare de întreprinderi și organizații recurg la serviciile companiilor de externalizare care, pe instrucțiunile clientului, pregătesc pachetul necesar de documente pentru licitație, formează liste preliminare de participanți, elaborează un sistem de evaluare a propunerilor și, dacă este necesar, organizează o licitație. Cu cât sistemul de evaluare și setul de criterii sunt mai detaliate, cu atât este mai ușor să evaluați rezultatele licitației și să luați decizia corectă”, spune Andrei Aranovich. În opinia sa, este important să ne facem o idee despre capacitățile și experiența participanților la licitație.gândește proiecte pilot, permițând evaluarea capacității participanților la competiție de a rezolva probleme specifice ale clientului, precum și compararea obiectivă a rezultatelor.
„Nu vă încredeți orbește în desfășurarea licitației unor” consultanți independenți profesioniști”, - a obiectat Anatoly Stepansky de la Impact-Soft. - Foarte des pur și simplu promovează un furnizor prietenos cu aceștia. În practica mea, au existat cazuri în care „consultanții independenți” „ a încercat să cadă imediat de acord comisioane în avans cu mai mulți ofertanți. Nu aveți încredere, spune el, în compararea ofertelor cu listele de verificare foarte lungi. El își amintește că o astfel de companie de „consultanți independenți” a trimis chestionare cu peste 500 de întrebări. „Răspunsurile la ele – „da” sau „nu” – practic nu oferă informații, dar vă permit să simulați o activitate violentă și să promovați orice soluție care este benefică „consultantului independent”, este convins Stepansky. Când luați în considerare oferte, faceți-vă timp pentru a face un tur al acelor companii în care furnizorul a realizat deja proiecte similare cu ale dvs. Un furnizor de renume vă va ajuta întotdeauna să organizați astfel de întâlniri și să vă furnizați informații de contact.
Atentie la analiza ofertei de pret. O serie de furnizori construiesc astfel contracte, avertizează Stepansky, dând impresia unui preț scăzut. Dar după începerea lucrărilor, se poate dovedi că bugetul proiectului ar trebui dublat. Merită să vorbim despre astfel de momente cu alți clienți ai furnizorului. Și, de asemenea, acordați atenție reputației și duratei furnizorului de pe piață. Pentru o firmă serioasă, eșecul proiectului dumneavoastră va avea ca rezultat probleme de reputație mult mai mari decât penalizări. Ea va căuta finalizarea cu succes a proiectului, iar acest lucru este benefic în primul rând pentru tine. Este de dorit, sfătuiește Maxim Belousov, ca compania să aibă un cerc restrâns de furnizori care au trecut licitația și au încheiat un contract strategic pentru furnizarea de bunuri și servicii. Mai mult, decizia ar trebui luată la nivelul conducerii companiei cu asistența (auditul) serviciului financiar și a serviciului de securitate, dacă este cazul. Totodată, orice modificare de preț în livrările ulterioare, subliniază președintele Clubului CIO SPb, trebuie consemnată în scris și agreată personal cu conducerea.
O dată la șase luni, având în vedere dezvoltarea rapidă a pieței IT, este necesar să se organizeze mini-concursuri pentru furnizarea de bunuri și servicii. Astfel, furnizorii existenți pot acorda reduceri și alte bonusuri pentru a păstra un client. Astfel, este convins Belousov, companiile sunt puse într-o situație în care nu le mai rămân bani pentru scapă.
Transparența întregului proces de cumpărare este cea mai importantă condiție pentru combaterea retragerilor, este de acord Alexander Moskvin. Ar trebui să existe proceduri precise care să precizeze clar cine, când și ce decizii au fost luate. Mai mult, potrivit lui, istoria întregului proces trebuie păstrată. Abia atunci oamenii vor fi opriți de teama de a fi prinși. Există o mulțime de instrumente tehnice pentru aceasta, dar acesta, în opinia sa, nu este un panaceu. "Este important ca o singură persoană responsabilă să semneze decizia. Comisiile de concurs sunt, de regulă, o modalitate de a răspândi responsabilitatea. Dacă există 12 semnături pe hârtie, atunci nimeni nu este de vină individual. Dar companiile rusești sunt întotdeauna „monarhiste". , cu o ierarhie strictă, așadar, o singură persoană ia decizia finală”, rezumă Moskvin.
Metode netradiționale de tratament
Experiența companiilor occidentale în lupta împotriva kickback-urilor este diferită. Acolo, achiziționarea de echipamente IT este adesea efectuată de către departamentele de aprovizionare corporative special create, care sunt controlate de serviciul de securitate al companiei. De regulă, acolo sunt selectați oamenii care se bucură de încrederea conducerii. Dar chiar și cu un control atât de strict, serviciul IT nu poate decât să plaseze o comandă, cu alte cuvinte, să recomande cutare sau cutare vânzător, deoarece este privat de dreptul de a alege furnizorul de echipamente.
Dar Alexander Moskvin nu crede în eficacitatea unor astfel de reguli în Rusia, întrebându-se: „Din anumite motive, în unele companii, toată lumea are un mitralier la spate și încă mai fură. Și în altele, există un sistem de securitate slab. , dar nimeni nu vorbește despre kickbacks crede.” Asta, oricât de banal, răspunde el, depinde de atmosfera din companie. "Se întâmplă ca oamenii să nu vadă rostul în acțiunile lor pentru binele companiei. De exemplu, o persoană poate vorbi mult timp că o anumită soluție este bună pentru întreaga afacere, dar nimeni nu are nevoie de ea. Această atitudine. de oameni este foarte demotivant. Au existat cazuri când, pentru o astfel de surditate a managementului, angajatul a început să accepte kickback-uri. Și dacă compania chiar are o echipă care susține o cauză comună, atunci nici măcar nu vor avea astfel de gânduri." Când angajaților le este dat să înțeleagă importanța și utilitatea lor, Moskvin este sigur, atunci apare o altă motivație, nu în întregime materială.
Potrivit revistei Businessman -
Pentru mulți directori executivi, combaterea contrapodelor se reduce la căutarea periodică a angajaților care abuzează de poziția lor. Cu toate acestea, efectuarea de acțiuni unice este ineficientă: după ce au așteptat furtuna, cei care iau mită încep să ajungă din urmă. Prin urmare, practicanții recomandă construirea unui sistem în care să fie exclusă însăși posibilitatea de a obține retrageri. Acest articol vorbește despre metode de identificare a contravenienților, precum și despre semne indirecte care vă permit să recunoașteți pe cei care iau kickback-uri.
Experiența practicanților
Există trei modalități principale de a testa angajații suspecți
Maxim Gorbaciov Trainer- Consultant de vânzări, Moscova; candidat la științe psihologice
Dmitri Tkacenko Trainer de vânzări, Moscova
Referinţă
Maxim Gorbaciov- avocat; a lucrat în industriile de distribuție a produselor farmaceutice și aprovizionării cu uleiuri tehnice cu „retroducere intensivă”.
Dmitri Tkacenko a gestionat departamente de vânzări într-o zonă de vânzări atât de „retrogradată” precum furnizarea de îmbrăcăminte de lucru întreprinderile industriale. Co-organizați traininguri pe vânzări activeși lupta împotriva scăpaturilor, derulează proiecte de consultanță pentru crearea și dezvoltarea departamentelor de vânzări. Printre clienți se numără Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rusia, întreprinderi ale holdingului New Commonwealth, editura Olma-Press. Autorii bestsellerului „Kickback: Special Technique of Client Attraction” (M.: Vershina, 2008).
Desigur, va trebui să alocați fonduri suplimentare pentru a combate retragerile. Și este foarte posibil ca costurile suportate de întreprindere să depășească eventualele prejudicii cauzate de kickback-uri. Prin urmare, înainte de a începe lupta împotriva mita, calculați costurile campaniei planificate. Pentru a aproxima pierderea din achiziții suprapreț, comparați volumul total de achiziții pentru o anumită perioadă cu cât, conform verificărilor aleatorii, au fost depășite prețurile medii de pe piață. Pe baza acestei evaluări, precum și a obiectivelor dumneavoastră, a situației pieței și a specificului procedurilor de achiziție din compania dumneavoastră, stabiliți bugetul pentru măsurile de combatere a retragerilor.
În mod obișnuit, retragerile în întreprinderi sunt identificate în unul dintre următoarele moduri.
1. Verificarea conformitatii nivelului de trai al salariatului cu salariul acestuia. Dacă, de exemplu, un angajat primește 1.000 de unități convenționale pe lună, dar în același timp schimbă mașinile din import la fiecare șase luni, merită să ne gândim de unde scoate banii. De exemplu, într-o companie comercială, un cumpărător a făcut dovada de diligență după ce s-a spălat pe mâini înainte de prânz în timp ce stătea lângă șeful de securitate. Amândoi au descoperit că aveau același ceas. Totodată, șeful de securitate a primit cadou un ceas de la companie pentru aniversare (și a costat 1.900 de dolari), iar cumpărătorului i s-a oferit un ceas de către soția sa studentă de ziua sa. Drept urmare, managerul a fost verificat timp de două luni întregi. Furnizorii l-au informat în mod regulat că unii oameni îl sună, pun întrebări și încearcă să cumpere bunuri în numerar în numele lui. Desigur, astfel de verificări încetinesc procesul de achiziție, dar managerilor le este frică să comită încălcări. După un timp, toată lumea se obișnuiește cu faptul că gestionarea mare resurse financiare asociate cu controalele periodice de securitate.
În cazul în care societatea nu dispune de un serviciu de securitate, funcțiile acestuia trebuie preluate de directorul general. Ar trebui să urmăriți nu numai creșterea bunăstării angajaților (cumpărarea unei mașini noi, cumpărarea de haine și accesorii scumpe), ci și nuanțele comportamentului lor.
2. Testează achizițiile. Astfel de verificări ale angajaților amintesc oarecum de tehnologia „cumpărătorului misterios”. Să luăm un exemplu. Serviciul de securitate al unei companii a venit cu o legendă despre furnizor pentru a-și verifica furnizorii. Liste de prețuri compilate pentru produse, publicat un site simplu pe Internet. Apoi, controlorul, sub pretextul unui angajat al firmei furnizor, s-a adresat departamentului de achiziții și a oferit o retragere. Unul dintre manageri, după mai multe conversații, a fost de acord. A fost concediat cu un mare scandal. După aceea, personalul de achiziții a fost informat că conducerea intenționează să utilizeze această metodă în viitor. Evenimentele care au urmat sunt semnificative. În două luni, mai mult de jumătate dintre furnizori și-au părăsit locul de muncă propria voinţă, iar angajații care au venit în locul lor au crescut markup-ul mediu cu 7% doar prin reducerea prețurilor de achiziție.
Dar această metodă este aplicabilă numai unui mită prezumțios, care și-a pierdut orice precauție și cere o retragere de la orice furnizor. Între timp, există cumpărători care acceptă kickback-uri doar de la parteneri de încredere. Este dificil să prinzi astfel de infractori folosind achiziții de testare, deoarece cooperează cu noi furnizori fără comisioane și, doar atunci când lucrează împreună, încep să vorbească despre mită.
3. Testarea detectorului de minciuni. Acesta este cel mai bun mod de a verifica angajații pe termen lung. Dacă această metodă abia începe să fie utilizată la întreprindere, vă recomandăm să testați toți managerii de achiziții o dată la trei până la patru luni. De exemplu, atunci când aplică pentru un loc de muncă la concernul Kalina, candidații pentru postul de furnizor sunt atenționați că vor trece periodic la un test poligraf. Întrebările sunt standard: ați oferit beneficii oricărui furnizor, ați primit remunerație. Fiabilitatea acestor verificări este foarte mare.
În cele mai multe cazuri, un angajat care s-a dovedit că dă înapoi este concediat. Dacă să anunțe sau nu subordonații motivul concedierii colegului lor depinde de tine. Noi, însă, credem că este mai util să sesizezi: astfel le vei demonstra angajaților cât de riscant este să-ți faci astfel de creșteri de salariu. În plus, pentru a preveni derularea înapoi, puteți:
- transfera furnizorilor doar funcția de a colecta informații despre propunerile furnizorilor și ia decizia finală în mod independent (sau introduce o procedură colegială pentru luarea unor astfel de decizii);
- utilizați datele din monitorizarea prețurilor efectuată de departamentul de marketing pentru a controla informațiile care provin de la cumpărători;
- pentru a recompensa furnizorii pentru economiile la cumpărături sau profitabilitatea primită de la grup de mărfuri luând în considerare prețurile de intrare și marjele;
- negociați personal cu furnizorii cheie ai companiei dvs.;
- oficializarea procedurilor de achiziție și atragerea furnizorilor prin licitații.
CEO vorbește
Kirill Kuznetsov Director General al Tenders.ru, Moscova
Referinţă
„Tenders.ru”
Domeniu de activitate: organizarea și auditul activităților de achiziții ale companiilor, autorităților de stat și municipale.
Forma de organizare: OOO.
Locație: Moscova.
Numărul de personal: 15.
Clienti principali: securitate non-departamentală a Ministerului de Finanțe al Rusiei, Instituția Federală de Stat „Combine „Signal” agentie federala pentru rezervele de stat, corporația de stat Rosatom, Alcor Bio, companiile Eldorado.
Durata ca Director General: din 2006.
Participarea CEO-ului în afaceri: coproprietar (cota - 50%).
Plățile simbolice pentru „servicii” mici de-a lungul timpului se transformă adesea în mită mari (vom numi pică, și nu vorbim despre un fel de „recompense” sau „recompense pentru clienți”). Compania în care lucrează mituitorul devine serios vulnerabilă. Se acumulează dovezi compromițătoare care pot obliga acest angajat să comită cele mai grave încălcări. Daunele directe sunt, de asemenea, evidente: compania nu primește cele mai bune produse la prețuri umflate. Prin urmare, managerii care sunt obișnuiți să fie indulgenți cu cei care iau mită își pun afacerea în serios pericol.
Sunt sceptic cu privire la utilizarea detectorilor de minciuni și la provocarea unei mită; Compania noastra nu foloseste aceste metode. Dupa parerea mea mai mult metoda eficienta, care vă permite, de asemenea, să evitați publicitatea inutilă, este atunci când serviciul de securitate analizează nivelul de trai al angajaților suspecți și al rudelor acestora (la urma urmei, de multe ori mita se dă nu în bani și nu angajatului însuși, ci împuterniciților acestuia). Deci, de exemplu, am identificat un contravenient - el însuși a trăit relativ modest, dar a cheltuit bani mari pentru întreținerea amantei sale. În plus, un audit al activităților lor ajută la identificarea angajaților fără scrupule (sau incompetenți) - este necesar să se coreleze rezultatele muncii suspecților cu media pieței.
Cu toate acestea, nu este suficient să se identifice cei care iau mită – în principiu, este necesar să se minimizeze posibilitatea apariției situațiilor care provoacă mită. Pentru a face acest lucru, în special, trebuie să formulați clar regulile de alegere a contrapărților cu care cooperați. Aceste reguli ar trebui să elimine riscul ca un angajat al companiei să accepte să primească remunerație din exterior. În plus, este necesar să se construiască un sistem de control, instruire, încurajare și, bineînțeles, pedepsire a personalului.
Experienta de practica
Cum să preveniți angajații să primească kickback-uri
Vladimir Filonov Expert al Departamentului de Control și Audit al Grupului Magnezit, Moscova
Referinţă
"Magnezit"
Domeniu de activitate: producția și vânzarea de produse refractare ( ciclu complet de la extracția materiilor prime la servicii de inginerie și operaționale).
Forma de organizare: COMPANIE; grup de firme.
Teritoriu: sediul central - la Moscova; reprezentanțe - în Germania, Kazahstan, China, Polonia, Slovacia și Ucraina.
Cine din organizație poate accepta kickback-uri? Desigur, majoritatea vor răspunde că sunt angajați ai departamentului de achiziții. Cu toate acestea, în realitate, angajații altor servicii de întreprindere au și oportunitatea de a primi comisioane (vezi. masa). De exemplu, departamentul tehnologia Informatiei, referindu-se la viteza redusă de transfer de date prin Internet, vă poate convinge să încheiați un acord cu un alt furnizor care oferă servicii similare, deși la un preț umflat.
Fiecare organizație are propriile modalități de a face față retragerilor. De exemplu, unul dintre cei mari Producătorii ruși Coal a emis odată un calendar de birou în care a fost un apel către toți angajații cu o solicitare de a raporta diferite tipuri de furt prin telefon, fax și e-mail. Unele companii testează un angajat suspectat cu un detector de minciuni. Mai ales des, această metodă este folosită în lanțurile de magazine de electronice rusești. Dacă un angajat refuză să fie testat, conducerea consideră că aceasta este o confirmare indirectă a unui recul. Nu este ușor să concediezi un angajat care refuză să facă un test cu detector de minciuni, dar este foarte posibil să-i creezi condiții de lucru insuportabile, astfel încât el însuși să scrie o scrisoare de demisie.
Să ne uităm la alte moduri în care puteți detecta și preveni retragerile.
Cerere de oferte de la mai mulți furnizori. Furnizarea unei game largi de bunuri bunuri materiale(TMC), fie că este apă pentru birou sau computere, nimeni firma faimoasa ar trebui să alerteze un angajat al serviciului de audit intern (în firme mici această funcție poate fi îndeplinită de o singură persoană - principalul lucru este că vă ascultă). Este important să comparați prețurile indicate cu prețurile pieței înainte de a plăti factura furnizorului. În practica mea, de mai multe ori s-a întâmplat să-mi aducă o factură sau un contract pentru o sumă mare pe care să mă înțeleg și, comparând prețurile cu prețurile medii de pe piață, am găsit o exagerare semnificativă. Atunci a apărut întrebarea dacă angajatul urmărea un câștig personal sau pur și simplu își neglija îndatoririle, alegând prima ofertă disponibilă, deși costisitoare. Nu este de prisos să explicăm această întrebare în astfel de cazuri.
Solicitare lista de preturi furnizor. Uneori furnizorul explică prețurile mari din factura furnizorului prin poziția monopolistă a acestei companii pe piață (de exemplu, prin faptul că este singurul dealer din regiune). Verifică. Dacă bănuiți că un angajat primește o respingere de la un anumit furnizor, cereți controlorului să contacteze această companie și, dându-se drept angajat al unei companii inexistente, întrebați-l oferi pentru produsele achizitionate. Este recomandabil să apelați de pe un telefon mobil, deoarece numărul de telefon fix al companiei dumneavoastră poate fi reflectat în identificatorul furnizorului. Pentru a nu trezi suspiciuni, trebuie sa solicitati preturi pentru un sortiment si o cantitate de marfa putin diferita de cele comandate de furnizorul dumneavoastra. Alegeți câteva articole care au cea mai mare pondere în suma totală a contului dvs. Dacă o firmă inexistentă este facturată pentru un produs care costă mai puțin decât factura departamentului de achiziții, vei avea o conversație serioasă cu furnizorul.
Aprobare de cumpărare.Într-o companie, achiziția de bunuri și materiale are loc după cum urmează. Un angajat al departamentului de achiziții aduce o factură pentru plata produselor de la furnizori către departamentul de audit intern. Controlorul află în programul de contabilitate care este mărimea soldului acestor mărfuri și studiază și ofertele de preț ale altor potențiali furnizori. Îi sună el însuși și, dacă ofertele sunt mai mici, le cere o factură. La sfârșitul activității controlorului, directorul financiar care ia decizia de plată primește următoarele documente: o factură de la departamentul de achiziții, o adeverință a volumului soldurilor stocurilor din depozit, oferte de preț de la potențiali furnizori și facturi. de la ei. Pe baza tuturor acestora, directorul financiar ia una dintre următoarele decizii:
- aprobă factura depusă de departamentul de achiziții;
- recomandă furnizorilor să solicite o factură pentru o cantitate mai mică de mărfuri și materiale din cauza soldurilor semnificative disponibile în depozit;
- refuză să plătească factura departamentului de achiziții, explicându-și decizia prin faptul că factura depusă de controlor conține o sumă mai mică (vezi Cum banca a suferit pierderi din cauza faptului că nu a controlat achizițiile).
Cum banca a suferit pierderi din cauza faptului că nu a controlat achizițiile
Angajații companiilor care distribuie baze de date juridice electronice primesc un procent din vânzări. Un manager responsabil cu actualizarea bazelor de date avea printre clienții săi o bancă care folosea deja mai multe sisteme similare în activitatea sa. La fiecare întâlnire cu un angajat al băncii care ia decizii în această problemă, managerul a vorbit despre meritele bazelor sale electronice de date, dar persuasiunea nu a funcționat. Dându-și seama că nu va putea vinde marfa, i-a oferit angajatului băncii întregul său procent din costul sistemelor achiziționate de instituție. De îndată ce managerul s-a întors la birou, un angajat al băncii a contactat deja departamentul de vânzări și a comandat mai multe baze pentru o sumă mare. Furnizorii au oferit o reducere pentru un astfel de volum de achiziție. Totuși, lucrătorul de la bancă i-a purtat ranchiună, spunând că instituția sa este foarte solidă și nu are nevoie de reduceri. Dacă banca ar fi controlat achizițiile și ar fi studiat ofertele de pe piață, ar fi putut fi detectată supraprețul (cel puțin după mărimea reducerii). În lipsa controlului, instituția a suferit pierderi la achiziționarea bazelor, înregistrează pierderi în actualizarea constantă a acestora; mai mult, este posibil ca banca să nu fi avut deloc nevoie să cumpere aceste sisteme. Numărul de personal: peste 25.000.
Clienti principali: companii din 20 de țări, printre care Gazprom, Lukoil, Russian Railways, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.
Dacă activitățile companiei sunt reglementate în mod clar, probabilitatea unor retrageri din partea angajaților este aproape de zero. Iată câteva reguli de bază ale unui astfel de sistem. Pentru a selecta un furnizor și a încheia un contract, aveți nevoie de:
- Concurență organizată cu competență, deschidere a procedurilor de achiziție. Dacă nu există nicio modalitate de organizare a concurenței, ar trebui utilizate metode de control al prețurilor.
- Considerarea colegială și competentă a propunerilor de către un grup de specialiști de diferite profiluri. Grupul, pe lângă cumpărători, ar trebui să includă reprezentanți ai clientului (ingineri), specialiști care furnizează securitate economică companii, finanțatori, avocați. Dacă este necesar, experți pot fi implicați pentru a evalua propunerile și pentru a dezvolta recomandări pentru alegerea unui furnizor.
- Compararea caracteristicilor obiective ale propunerilor cu criterii prestabilite. Pentru a facilita compararea, propozițiile trebuie reduse la o singură bază.
- Creare oportunitate egala pentru toate companiile. Așadar, orice furnizor poate solicita cooperarea cu compania noastră, trebuie doar să parcurgă procedura de înregistrare online și să depună anumite documente. În același timp, sistemul este construit în așa fel încât niciunul dintre angajații noștri să nu poată exclude în mod independent un furnizor de pe lista participanților la procedurile de achiziție. Dacă se dovedește că unul dintre angajații furnizorului acționează necinstit, atunci putem exclude această companie de pe lista partenerilor. Dacă furnizorul întâmpină obstacole din partea cumpărătorului nostru, acesta are posibilitatea să se adreseze conducerii companiei cu această problemă, ocolind managerul. Furnizorul și cumpărătorul pot încheia un acord anticorupție acceptând să se abțină de la orice luare de mită a angajaților celuilalt, inclusiv prin plata banilor, oferirea de cadouri etc. Acordul prevede numirea de către furnizor și cumpărător a persoanelor autorizate care va rezolva problemele relevante dintre părți.
Construirea unui astfel de sistem de achiziții nu este o sarcină ușoară. Este nevoie de voința conducerii întreprinderii, material semnificativ și timp s x costuri. Cu toate acestea, rezultatul merită: în loc să suprimați simptomele bolii, veți obține o recuperare radicală a afacerii ca urmare.
marile corporații
dificultăţile de azot pot
să fie create datorită disponibilității prețurilor
proceduri etc., dar, după cum arată
experiența inițială, nu fac decât să o îngreuneze
rollback-uri, dar nu le excludeți complet.
În 2011, a fost realizat un sondaj în rândul rușilor
liderii a 120 de companii comerciale.
La întrebarea „Plătiți
ku bonus în numerar pentru client? 78%
respondenții au răspuns afirmativ-
dar. Oricine a lucrat în vânzări
B2B, mai devreme sau mai târziu confruntat cu
o situație în care starea de lucru cu
un client important s-a dovedit a fi
capacitatea de a da un rollback din valoarea tranzacției.
În marile corporații se pot crea dificultăți suplimentare din cauza prezenței achizițiilor centralizate, a procedurilor competitive etc., dar, așa cum experienta rea, nu fac decât să îngreuneze rollback-urile, dar nu le exclud complet.
În 2011, a fost realizat un sondaj în rândul conducătorilor a 120 de companii comerciale. La întrebarea „Plătiți cumpărătorului clientului un bonus în numerar?” 78% dintre respondenți au răspuns afirmativ. Toți cei care au lucrat în vânzări B2B, mai devreme sau mai târziu, s-au confruntat cu o situație în care condiția de a lucra cu un client important era capacitatea de a contracara valoarea tranzacției.
Kickback-urile sunt benefice ambelor părți și, paradoxal, cresc eficiența. Colegii mei din străinătate au fost chiar surprinși: „Yulia, de ce ești atât de îngrijorată de aceste kickback-uri? E chiar bine. Uite, managerul a semnat un contract și nu trebuie să plătim un bonus. O va lua de cealaltă parte!" Aceasta este poziția unui partener străin. Și iată-i explic un caz din practica mea anterioară: „Un antreprenor a venit la mine cu o înregistrare a unei conversații la telefon, unde inginerul nostru îi oferă:“ Ne-ați făcut o ofertă comercială pentru aprovizionare. usi metalice pentru 3.000.000 de ruble și îmi propun să o fac cu 5.000.000 de ruble. Vom împărtăși diferența.” Deci din buzunar al cui va veni bonusul???
Tentația de a folosi mecanismul de kickback apare în primul rând în rândul angajaților responsabili de aprovizionarea organizației: de la achiziționarea de materii prime până la furnizarea de rechizite de birou. Riscul crește dacă decizia nu este luată colectiv, ci, de exemplu, printr-un lanț de aprobări. Un număr semnificativ de manageri consideră că o retragere nu este inacceptabilă. Astfel, fostul premier Viktor Chernomyrdin, tatăl a sute de sloganuri, a dat cândva o remarcă interesantă: „Să om mai bun fură 10%, dar 90% fac ceea ce trebuie. Un hoț, dar util.
Rezultatele cercetării au arătat:
Aproximativ 10% dintre angajați nu vor îndrăzni să trișeze și să fure sub nicio formă;
Alți 10% vor merge la o astfel de infracțiune în orice condiții.
Restul de 80% nu sunt escroci în principiu, dar dacă circumstanțele externe îi împing să facă un astfel de pas, vor putea trece linia.
Un indicator al unei potențiale amenințări din partea unui angajat este așa-numitul „triunghi al fraudei”: pentru ca o infracțiune să aibă loc, este necesară o combinație de trei circumstanțe (Fig. 1) . 
Cum se califică kickbackurile
Plenul Curții Supreme a Federației Ruse în Decretul său din 10 februarie 2000 nr. 6 „Cu privire la practica judiciară în cazurile de mită și mită comercială” indică:
"…douăzeci. Obținere de către un funcționar sau o persoană care efectuează functii managerialeîntr-o organizație comercială sau altă organizație, bani, hârtii valoroaseși alte bunuri materiale presupuse pentru comiterea unei acțiuni (inacțiune) pe care nu o poate desfășura din cauza lipsei de autoritate oficială sau a incapacității de a-și folosi funcția oficială, ar trebui calificate, dacă există intenția de a achiziționa aceste bunuri de valoare, drept fraudă în temeiul art. 159 din Codul penal al Federației Ruse.
Această infracțiune intră și sub incidența articolului 290 din Codul penal al Federației Ruse - „luarea de mită”. Cu toate acestea, astfel de cazuri sunt încă rareori dezvăluite, deoarece ambele părți sunt interesate una de cealaltă și, în consecință, tac.
Scheme de acțiuni penale
Scenariul 1. Imaginați-vă o situație în care se ia o decizie la nivel de companie de a selecta un furnizor. Desigur, decizia finală va fi luată de cele mai multe ori de top management, iar partea organizatorică va fi încredințată managerilor funcționali: selectarea furnizorului de materiale, componente și bunuri - departamentului de aprovizionare, selectarea furnizorului softwareși servicii pentru implementarea acestuia - serviciu IT etc.
Managerul funcțional caută un interes personal. În acest caz, linia lui comportamentală va fi cam așa:
Decidentul final se va îndrepta încet, dar sigur, spre alegerea furnizorului care a oferit cel mai mult „interes”. În același timp, alte condiții ale furnizorilor pot fi fie egale, fie diferite - depinde de circumstanțele și calitățile personale ale managerului funcțional.
Scenariul 2. Să presupunem că o celulă/udnik care lucrează pentru noi (în compania nr. 2) știe cum să efectueze o plată și să primească o contravaloare - de exemplu, prietenul său din compania #1 trimite o factură. Angajatul nostru aleargă la managerul său și, din cauza urgenței, lipsei pieselor de schimb, livrării urgente etc., cere să semneze de urgență o factură, este plătit, suma primită de firma nr. 1 se împarte între „prieteni”. În acest caz, documentele care confirmă tranzacția/livrarea/serviciul sunt de obicei falsificate (Fig. 2) . 
Scenariul 3. Crima perfectă. Ați citit povești polițiste? Iată un exemplu de crimă perfectă: banii sunt furați și nimeni nu poate fi tras la răspundere! Când am investigat acest caz în urmă cu câțiva ani, am admirat pur și simplu ingeniozitatea angajaților noștri, aroganța și indiferența lor.
Deci: în timpul următorului inventar nou contabil(Notă: persoană nouăîn companie!) a descoperit că nu există piese de schimb în stoc. Presupun că a fost așa (Fig. 3): 
managerul societatii primeste factura prin fax. Știind că directorul general este în vacanță, iar persoana care îl înlocuiește este bolnavă, se grăbește la al treilea manager cu o cerere de semnare a unei facturi de 2.000.000 de ruble. (deși politicile interne ale companiei impun semnarea unui contract pentru mai mult de 800.000 de ruble), el explică că linia sta pe loc, este nevoie urgentă de piese de schimb. Deci, contul este semnat. Urmează contabilul șef. Când am întrebat-o mai târziu de ce a plătit factura fără contract, știi ce a răspuns? „Și m-am obișnuit ca oamenii să creadă!”. Este ea de vină? Nu. Nu și-a însușit banii, nu a încălcat legile. Da, ea a încălcat instrucțiunile interne, dar, din păcate, nu va funcționa pentru a atrage pentru asta. Contul este apoi trimis spre verificare la Departamentul Trezorerie. Când am aflat mai târziu cine a verificat contul acolo, s-a dovedit că Manya s-a îmbolnăvit, Vanya a înlocuit-o, dar politicianul nu știa etc. În general, contul se duce să plătească, iar banii se duc la bancă. De acolo, până la antreprenor.
Crezi că asta este? 2.000.000 de ruble împărtășită de prieteni norocoși din diferite companii? Nu. Știți că aveți nevoie de documente justificative! Cred că a fost așa: managerul nostru a abordat un muncitor de la depozit care avea un salariu de, să zicem, 15.000 de ruble și i-a dat aceeași sumă. A semnat factura. Când l-am întrebat ulterior unde sunt piesele de schimb, în ce circumstanțe a semnat factura, am auzit un răspuns naiv de simplu: „Nu-mi amintesc... Au trecut deja șase luni”. Perdea!
Colegii străini îmi spun: „Mergi la poliție, la instanță”. Nu poti. Antreprenorii au o factură că am primit piesele de schimb. Colegii străini îmi spun: „Contactează fisc”. Dar taxele? Au fost plătiți, nu există nicio îndoială. Concedezi un muncitor la depozit? Dar videoclipurile din ultimele șase luni nu au fost păstrate. Nicio dovadă care să stabilească adevărul nu va eșua. Ei bine, și cel mai important, managerul care a „defilat” toate acestea a renunțat deja. Colegii străini îmi spun: „Găsiți-l și interogați-l”. Din păcate, departamentul HR și-a păstrat adresa de înregistrare, dar nu locuiește acolo. Telefon mobil, care aparține companiei noastre, a trecut la noi.
Așadar, concluzia: pentru aceasta, sunt scrise instrucțiuni astfel încât toți angajații să le urmeze - de la directorul general până la lucrătorul de la depozit. Nu te poți retrage de ei, chiar dacă nu există piese de schimb sau a început un război.
O altă concluzie: departamentul de HR ar trebui să aibă informații despre angajații care au plecat deja. Rude, prieteni. Adresele si telefoanele apartamentelor inchiriate. Sub orice pretext.
Scenariul 4. Un director executiv creează o companie-copertă pentru prima persoană care întâlnește care nu va trezi suspiciuni și conexiune ca fondator cu conducerea actuală a companiei. Adesea, oamenii fără adăpost, pacienții nervoși și, în cele din urmă, oamenii care locuiesc într-o altă parte a Rusiei sunt folosiți în acest scop.
Firma creată primește toate preferințele - amânări de plată, prețuri de neconceput de mici și, bineînțeles, toate resursele companiei-mamă, care în acest caz acționează ca donator.
Produsele sunt dezabonate la o companie-paravan, iar apoi sunt posibile două opțiuni. Opțiunea 1 - produsele sunt dezabonate clientului final la prețurile pieței, iar apoi profitul este transferat în cont în numerar, distribuit între părțile interesate.
Opțiunea a doua, nu mai puțin comună - produsele sunt dezabonate la un preț scăzut, iar apoi compania client returnează o parte din marjă la nivelul prețului pieței conducerii companiei furnizor. Există un fenomen de rollback „invers”.
Combaterea contrapodelor
Este posibil și necesar să se ocupe de kickback-uri.
Nu luați niciodată ca bază versiunea propusă a contractului contrapărții. Avocații păcătuiesc adesea cu asta atunci când le este mai ușor să ia o versiune gata făcută propusă de contraparte decât să dezvolte ei înșiși ceva. Mai mult, este necesar nu numai să verificați textul acordului, ci și să vă gândiți riscuri posibile prevăzute în fiecare rând din contract
Verifica preturile indicate in ofertele comerciale
Efectuați verificări ale concurenților.
Dacă o companie a fost creată în martie, iar acum este mai, atunci cu un grad ridicat de probabilitate se poate argumenta că a fost creată special pentru proiectul dvs.
Puteți utiliza serviciile firma independenta monitorizarea pieței conform listei convenite a gamei de bunuri sau servicii cu caracteristici de calitate specificate (inclusiv furnizorii)
De asemenea, puteți salva rezultatele unei astfel de monitorizări într-un fișier (listă de prețuri generalizată)
O varianta foarte buna este atunci cand decizia asupra licitatiei este luata in mod colectiv, este mult mai greu pentru furnizor sa se puna de acord cu mai multe persoane decat cu una singura. Dacă este posibil, organizați negocieri colegiale, implicați nu numai managerul, ci și supervizorul imediat, avocatul, „agentul de securitate” etc. în comunicarea cu contractorul. Încercați ca negocierile să aibă loc în biroul companiei dvs.
Încercați să creșteți nivelul de contact cu clientul. Ca regulă generală, cu cât nivelul de comunicare este mai scăzut (funcționari, directori de achiziții, personal de achiziții etc.), cu atât este mai probabil să întâmpinați o cerere de respingere. Cu cât nivelul este mai ridicat, cu atât este mai puțin probabilă această situație. Nu am văzut proprietari de afaceri care să ia comisioane, deși am auzit de coproprietari implicați în asta.
Cecurile angajaților. Există o astfel de practică în unele organizații: toți angajații într-un fel sau altul capabili să dăuneze organizației sunt testați în mod regulat pe un detector de minciuni. Mai mult, companiile mari își încep propriile imprimante. Oamenii înțeleg că de la un poligraf până la concediere, perioada este scurtă și deja le este frică să accepte kickback-uri. Nu credeți articolele și emisiunile că acest lucru încalcă drepturile angajaților. Cere sfatul companiilor care folosesc deja poligraful.
Pedeapsă
Pedeapsa pentru un angajat care a fost constatat că a primit kickbackuri poate fi foarte severă: se confruntă cu articolul 201 „Abuz de putere” și articolul 204 „Mită comercială” din Codul penal. În același timp, doar o persoană care gestionează proprietatea și banii organizației, acceptă altele decizii de management. Dacă un angajat nu are aceste puteri, este extrem de dificil să-l tragi la răspundere.
Din păcate, legislația muncii nu ia în considerare primirea de scăpări drept bază pentru concedierea unui angajat.
Nu există semne externe ale unei astfel de infracțiuni: banii și bunurile nu dispar direct, situațiile financiareîn ajurat.
Adesea, unui astfel de angajat i se poate cere pur și simplu să părăsească compania. Deși în practica mea au fost cazuri când astfel de angajați li s-au plătit și salarii „în plus”, doar ca să plece. Și, din păcate, nu cunosc niciun caz, nici din practica mea, nici din practica colegilor, că astfel de „haulers” ar putea fi concediați sub articol.
În lucrare, este necesar să se pună accent principal pe lupta împotriva recul. La urma urmei, toată lumea știe că kickbackurile, numite în limbajul juridic „mită” sau mită comercială, sunt o frână în dezvoltarea oricărei afaceri. În plus, cei implicați în aceste „tratări murdare” se expun pe ei înșiși și pe alții la urmărire penală.
Mită se ia pentru orice, de la organizarea muncii și terminând pur și simplu pentru îndeplinirea conștiincioasă a îndatoririlor. Aproape fiecare funcționar din lanțul de aprobări și permise încearcă să profite pe cheltuiala dvs.
Retragerile, dacă vorbim despre întreprinderi și sectorul serviciilor, pot fi atât o singură dată, cât și regulate:
- - taxa de intrare in piata;
- - plata pentru imbunatatirea conditiilor de furnizare a bunurilor si serviciilor;
- - taxa pentru includerea companiei dumneavoastră în licitații, depunerea cererilor de licitație etc.;
- - plata pentru organizarea de intalniri cu persoanele potrivite;
- - plata pentru achiziționarea de active nelichide;
- - plata pentru respectarea la timp a obligațiilor și contractelor.
Dezvoltat căi diferite oferte de rollback:
- „Reducere” - această derulare este dată sub forma unei reduceri din suma totală a tranzacției.
- „Supertaxă” - în plus față de prețul prețului, cumpărătorul cere să adauge o suprataxă și apoi să o primească sub formă de recul.
Cumpărătorii „profesioniști” reușesc să scadă mai întâi prețurile de achiziție, apoi să adauge o suprataxă peste lista de prețuri, în timp ce primesc „două într-unul”. Prin această acțiune, întreaga diferență rezultată cade în buzunarul cumpărătorului. Pentru a duce afacerea mai departe, totul este discutat actiunile urmatoare. Acesta este calculul sumei unei derulări sau procentul primit la îndemână, momentul primirii banilor, schemele de transfer.
Serviciul propriu de securitate al companiei nu este întotdeauna capabil să identifice fraudatorii, este foarte greu să depistați și să prindeți hoții în flagrant. Un manager cu experiență într-un astfel de caz va suspecta imediat un „scam”. Auzind un indiciu sau o ofertă „interesantă”, el va încerca să distragă conversația de la locul de muncă, ghidat de mai multe motive:
- biroul și locul de muncă pot fi dotate cu camere de luat vederi și „interceptări”;
- convorbirea poate avea martori sau poate fi intrerupta de momente de lucru;
- impactul psihologic al locului de muncă.
Angajatul încearcă să transforme conversația într-un cadru informal, să ducă interlocutorul, de exemplu, într-o „cameră de fumat” sau în afara întreprinderii (cafenea, restaurant), unde această problemă va fi rezolvată pe baza „intereselor” managerul însuși.
Sarcina organizației noastre, care participă la astfel de tranzacții, este de a identifica părțile interesate, angajații întreprinderii, ale căror interese urmăresc beneficii personale la încheierea unui acord și de a transfera informațiile înregistrate conducerii întreprinderii dumneavoastră.
Avantajul nostru constă în faptul că toate etapele negocierilor de la început până la sfârșit se vor desfășura în prezența angajaților noștri. În acest caz, negociatorii noștri nu urmăresc niciun beneficiu pentru ei înșiși personal, ci încheie o înțelegere în cadrul obligațiilor contractuale, primind în același timp informații despre „buna-credință” viitorului partener. Rezultatele negocierilor sunt furnizate clientului sub forma unei înregistrări audio.
Probabil că acest articol nu mai este pentru profesioniștii din domeniul Achizițiilor, ci în general despre Achiziții și probleme care interesează toată lumea, dar nu se obișnuiește să se vorbească deschis despre ele.
Am adus în discuție de mai multe ori subiectul scăpaturilor recent în discuții cu directori de corporații sau de securitate națională. Desigur, în primul rând este poziția: „Nu avem asta și, dacă aflăm, te vom concedia”. Și a doua poziție: „Scopul serviciului de securitate este de a detecta și investiga astfel de cazuri”. Dar, prieteni, întrebarea principală și primară - nu vi se pare ciudat că toată lumea vorbește despre faptul „retroducerii” ca despre lucrul cu un fapt deja realizat? De ce ne angajăm în detecție sau investigare atunci când ar trebui PREVENIRE?Și apropo, cred că în loc să scrieți „Abilitatea de a negocia” în cerințele de bază pentru angajații departamentelor de achiziții, ar fi mai bine să indicați „Capacitatea de a construi și urma un proces transparent și ușor de înțeles pentru achiziția de bunuri. sau servicii.”
De cele mai multe ori, o retragere se referă la o anumită formă de stimulent pentru un angajat al companiei clientului de către furnizor, în scopul de a încheia un contract profitabil, de a continua cooperarea sau de a obține condiții mai bune. Furnizorii formează astfel de taxe de fidelitate prin prețuri umflate și foarte rar dintr-o parte din profiturile lor. Desigur, conceptul de „recul” nu include mici cadouri drăguțe și jetoane pentru sărbători sau ocazii speciale. Există un număr mare de metode care pot fi implementate împreună cu Achizițiile sau sub controlul acestora, pentru a preveni sau a minimiza drastic nu numai retragerile în sine, ci chiar și gândurile preliminare ale angajaților că, în general, este posibilă implementarea unei astfel de scheme fără lăsând o urmă. Amintiți-vă, ca și în cazul SOX: scopul nu este să pedepsiți și să lucrați cu un fapt împlinit. Scopul este de a face imposibil să faci asta astăzi sau mâine. Să recunoaștem: achizițiile și kickback-urile în Rusia sunt ca două aripi. Aud fraze de mai multe ori pe lună care, din moment ce sunt conectat la cumpărături, înseamnă că trăiesc din comisioane. Desigur, este imposibil să schimbi însăși atitudinea față de Achiziții într-o perioadă scurtă de timp.
Vreau să vă împărtășesc câteva practici acționabile pe care le puteți implementa și gestiona pentru a vă menține compania la un nivel scăzut de risc față de frauda angajaților și furnizorilor.
Proceduri! Oricât de ciudat sună, trebuie să începi cu ele. Tocmai procesele de interacțiune clar descrise între diferite departamente în procesul de achiziție de bunuri sau servicii vă vor permite să aveți o atitudine standardizată de-a lungul întregului lanț de lucru Achiziții. Verificați cât de clară este acum compania dumneavoastră în procedurile de desfășurare a licitațiilor, procedura de plată a furnizorilor, procedura de închidere și prelungire a contractelor sau, de exemplu, procedura de plată a facturilor fără contract. Apropo, din experiența personală: cu cât sunt mai multe pagini în procedura de achiziții, cu atât este mai puțin eficientă. Scopul nu este de a obține o descriere a fiecărui pas - scopul este de a obține standardizare, transparență și deschidere procese comune interacțiuni. Vă rugăm să rețineți că procedura nu trebuie neapărat să interzică și să controleze totul. Efectuați o evaluare a riscurilor și găsiți un echilibru între „transparența birocratică” pentru contractele mari și un proces mai flexibil și mai rapid pentru achizițiile mai mici.
Sistem de stocare a documentelor/înregistrărilor arhive– „fiecare pas” ar trebui înregistrat. În orice stadiu al muncii, angajații interesați ar trebui să aibă acces la datele arhivate ale tuturor proceselor care au condus la un anumit eveniment în relația cu furnizorul. Pentru o licitație, acesta trebuie să fie un punctaj sau scrisori de confirmare stocate de la ofertanți, oferte primite de la furnizori sau scrisori de discuții oferte de pret. Pe baza rezultatelor întâlnirilor față în față sau conversațiilor telefonice, ar trebui scrise scurte rezumate. Astfel de informații ar trebui să fie stocate într-o locație separată cu sisteme de monitorizare a integrității și integrității acestora.
Regula celor 4 ochi. Deși această metodă nu poate încadra într-un mic paragraf, principiul ar trebui să fie astfel încât în fiecare etapă a interacțiunii cu furnizorul (selectare, negociere a condițiilor, semnarea contractului, plată etc.) să existe controlul a cel puțin două diferite. departamente pentru a minimiza probabilitatea de coluziune. De exemplu, Purchasing nu poate avea proprii furnizori, iar o afacere nu poate selecta un nou furnizor fără aprobarea Achiziției. Sau plata către furnizor trebuie să fie agreată nu numai de angajații clientului, ci și verificată suplimentar de finanțe.
Postați plata– furnizorii cu care se încheie acorduri de plată anticipată ar trebui să intre imediat în zona de risc și control suplimentar, atât din partea Achizițiilor, cât și din partea afacerilor, deoarece crește probabilitatea activităților frauduloase în condițiile bunurilor sau serviciilor nelivrate. Nu sunt sigur că acest articol ar trebui scos deloc în evidență, pentru că. orice profesionist în achiziții trebuie să plătească în avans într-un format de exclusivitate. Termenele standard de plată pentru furnizori sunt în prezent în termen de 15-30 de zile de la data semnării actului. Jucătorii mari de pe piață pot dicta termene și mai lungi. Revenind la subiectul procedurilor: nimic nu vă împiedică să scrieți în procedură că, în general, toți furnizorii trebuie să fie transferați la post-plată, iar orice excepție trebuie convenită chiar de la bun început. nivel inaltși monitorizează constant
Angajații departamentului de achiziții trebuie să plece în vacanță și să promoveze în companie. Oricât de ciudat ar suna, o persoană care nu pleacă în vacanță poate cădea sub suspiciune. Un angajat care este angajat în rutina zilnică și care nu își exprimă dorința de a crește poate fi suspicios. Pentru a reduce acest risc, este necesar să se adopte o regulă conform căreia angajații departamentului Achiziții trebuie să își ia o vacanță de 2 săptămâni o dată pe an, fără posibilitatea de a accesa de la distanță sistemele interne. De asemenea, cel puțin o dată pe an, discutați cu angajații despre planurile lor creșterea carierei. pentru că Achiziționarea în cele mai multe cazuri funcționează cu multe proiecte diferite și clienți interni, este destul de clar că planul de dezvoltare va acoperi atât creșterea în cadrul departamentului, cât și dezvoltarea matricei în rândul clienților interni.
Audit pentru achiziții fără acord prealabil asupra planului și timpului. Tendința actuală este către standardizarea și pre-planificarea auditurilor. Cu toate acestea, dacă compania dumneavoastră efectuează audituri continue ale departamentelor interne, discutați despre regula atunci când lucrați cu clienții interni, se va lua în considerare și procesele de interacțiune a departamentului cu furnizorii, unde Achizițiile vor face parte din acest proces. În acest caz, departamentul de Achiziții este întotdeauna sub control, atât din partea planului general, cât și din partea unei relații interfuncționale.
Identificarea si verificarea Furnizorilor. Verificarea furnizorilor este necesara, atat inainte de semnarea contractului, cat si in mod selectiv. Prin verificare, nu mă refer la evaluarea capacității de performanță a furnizorului. raporturi contractuale, ci o verificare a stabilității financiare, a stării actuale a raportării, a proprietarilor, a beneficiarilor și a eventualelor restricții. În prezent, pe piață există un număr mare de soluții care vor arăta imaginea completă a viitorului tău partener prin numărul TIN. Este foarte important ca procesul de verificare să includă menținerea integrității informațiilor primite pentru înregistrările de arhivă. Acest control nu trebuie să fie transferat Serviciului de securitate. Este suficient să se efectueze un audit și să fie identificată o persoană responsabilă. Pentru furnizorii cu cheltuieli mari sau furnizorii care furnizează servicii de agenție, puteți adăuga un proces pentru revizuirea trimestrială aleatorie a modificărilor. Pentru contractele în care se preconizează utilizarea subcontractanților, o astfel de verificare ar trebui să se aplice și acestora, cu stocarea obligatorie a datelor cu Clientul. Din proprie experiență, vreau să adaug câteva puncte la care sunt mereu atent: numărul de angajați la furnizor și banca în care este deschis contul. Cel mai probabil, nu voi fi jenat dacă furnizorul a furnizat detalii cu un cont deschis la o Bancă care se află în TOP-100. Dar dacă furnizorul nu este specific regional și contul este deschis într-o bancă necunoscută din a doua sau a treia sută, acesta va fi un semn pentru o urmărire suplimentară.
Oferte de preț și negocieri doar prin sisteme electronice. Am atins în mod repetat acest subiect în notele anterioare, concentrându-mă pe faptul că introducerea sisteme electronice negocieri (licitații sau platforme de tranzacționare) este un pas important nu numai pentru a obține cel mai bun preț, ci și pentru a preveni coluziunea.
Oferta trebuie să aibă posibilitatea de participare egală. Furnizorii trebuie să prescrie procedura și procedurile exacte înainte de licitație. De foarte multe ori procesul de licitație este descris în detaliu în procedurile interne ale companiilor pentru angajați, dar foarte slab descris în partea care este în afara companiei. Furnizorii trebuie să înțeleagă nu numai intervalul de timp, ci și termenii de bază ai licitației, precum și criteriile de selecție. Furnizorii trebuie să se asigure că toate informațiile care vin la ei sunt echivalente pentru toți ofertanții. În licitațiile mari, furnizorii care nu au câștigat ar trebui să li se ofere informații generale despre motivele unei astfel de decizii. Rezultatele muncii în această direcție vor fi creșterea încrederii în absența unor posibile manipulări de către clienții interni și departamentele de achiziții în etapa de selecție a furnizorilor.
Orice acord trebuie să aibă o descriere detaliată a naturii achiziției.. O regulă simplă: cu cât descrierea achiziției este mai detaliată, cu atât este mai dificil de ascuns. Acordul cu furnizorul trebuie să conțină o specificație detaliată și o defalcare a costurilor pentru fiecare parte a proiectului. Aplicații această regulă De asemenea, va oferi o oportunitate de a compara serviciile de bază ale diferiților furnizori. De exemplu, logistică, suport, partea IT etc.
Analiza lunară a costurilor și planul de licitație. Dacă te uiți la modelul de operare standard al companiei, planurile de vânzări sunt de obicei discutate aproape zilnic în detalii minuscule, iar cheltuielile vin de obicei într-un format de „pășire mare”. O analiză mai detaliată a cheltuielilor în ceea ce privește numărul de furnizori, numărul de facturi plătite, analiza raportului specific al numărului de furnizori, care reprezintă mai mult de 70% din toate cheltuielile, vă va oferi o înțelegere clară. a ceea ce se întâmplă. Trebuie avut în vedere că la fel ca și în cazul vânzărilor. Această metodă funcționează eficient în condiții de raportare constantă, deoarece orice zonă de risc potențial este imediat evidentă. În conformitate cu această analiză, este necesar să se convină și să se aprobe un plan de desfășurare a licitațiilor și de revizuire a termenilor de lucru cu furnizorii pentru perioadele viitoare. Altfel, am dat deseori de o situație în care o companie face anual licitații excelente și de succes pentru papetărie și hârtie, dar, la figurat vorbind, nu observă un furnizor de servicii de securitate ale cărui costuri diferă de zece ori.
Auzi părere de la furnizor. Anul trecut, am vorbit cu unul dintre coproprietari pe tema prevenirii unor eventuale retrageri. companie mare in Rusia. Pe lângă implementarea unora dintre metodele descrise în această notă, am sugerat ca toate documentele (acte, facturi, contracte) care sunt transferate furnizorilor să fie ștampilate suplimentar cu inscripția: „Stimate partener, dacă cunoașteți vreun caz de fraudă sau exces de autoritate, care poate afecta interacțiunea companiilor noastre, vă rugăm să raportați. Anonim…”. Includeți, de asemenea, un număr special de telefon sau o adresă E-mail. Dacă sunteți sigur că toți furnizorii dvs. sunt jucători importanți de pe piață, atunci, cel mai probabil, frauda nu poate fi omniprezentă în interior companie mare. Un lucru este atunci când vânzătorii discută despre posibile fraude. Și este o cu totul altă chestiune când totul este procesat de angajați care nu sunt de acord cu această abordare. Documentele de închidere trec printr-un număr mare de angajați obișnuiți, iar prezența unui astfel de sistem încurajează să se evite chiar și un indiciu de respingeri. În timp ce scriam această notă, am sunat la compania despre care scriu și am întrebat despre rezultate. Au avut mare succes: un an mai târziu a fost primit un raport, în urma căruia s-a efectuat o anchetă și s-au întreprins acțiuni administrative, atât din partea clientului, cât și a furnizorului. Într-o oarecare măsură, această investigație a contribuit chiar la creșterea nivelului de parteneriat cu furnizorul și la transferul unui volum suplimentar al comenzii. Au fost primite și trei comentarii și solicitări cu privire la ordinea lucrărilor. Nu sunt sigur că măsurile atât de drastice sunt necesare în toate cazurile, dar planificarea și ținerea de întâlniri anuale cu furnizorii mari la nivelul managementului companiei este un minim necesar.
În opinia mea, metodele descrise pot preveni efectiv riscul de fraudă în achizițiile companiei. După ce am recitit lista, mi-am dat seama că implementarea lor corectă nu necesită investiții uriașe, care apar de obicei în investigarea unor fapte deja realizate. Dacă Achizițiile ajută la economisire și optimizare, atunci liderii ar trebui să ajute Achiziționarea să se simtă în siguranță atunci când apare subiectul respinderilor.
P.S. M-am gândit mult timp în ce parte a articolului să inserez o altă metodă de control, dar până la urmă am ajuns la concluzia că aceasta nu mai este nici măcar o metodă, ci o declarație, a cărei încălcare poate fi privită și ca un semnal. Eu vorbesc de publicitate. În ce măsură sunt angajații dumneavoastră participanți activi la conferințe profesionale, forumuri, discursuri? La urma urmei, profesioniștii în Achiziții sunt în fruntea companiei în fiecare zi în relațiile cu terții. În același timp, există un risc mare de tentație de a încălca procedura. Autoritatea și reputația ar trebui să fie pe primul loc pentru toți cei care sunt gata să înșele. Discutați mai des acest subiect cu angajații.
Vom trăi, vom alege cei mai buni furnizori. 🙂
