KPI de proces. Regulamentul privind KPI

Kipiai, sau indicatorii cheie de performanță, este un sistem unic care a apărut recent în afacerile rusești. Până în prezent, nu există o metodă mai fiabilă prin care să se evalueze eficiența întreprinderii, astfel încât utilizarea acestui sistem este practicată nu numai în Rusia, ci în întreaga lume.

Conceptul de KPI

Pentru început, să dezvăluim pe deplin întrebarea despre ce este - KPI sau indicatori cheie de performanță.

Ki Pi Eye este un sistem unic prin care puteți calcula performanța fiecărui angajat individual al organizației. Datorită unui astfel de sistem, se poate înțelege nu numai cât de eficiente sunt activitățile angajaților, ci și să îi motiveze să își îmbunătățească abilitățile de lucru. Cei mai optimi indicatori de performanță pentru toată lumea lucrător individual nu trebuie să depășească 5.

Pentru a înțelege cum să operați corect acest sistem, este necesar să studiați mai atent și profund tipurile de indicatori de performanță, precum și să luați în considerare exemple de KPI.

Soiuri și grupuri de KPI

Indicatorii Kipiai sunt de obicei împărțiți în mai multe subgrupe, pe baza rezultatelor obținute la calcularea rezultatelor unei anumite zone de activitate.

1. Cheltuieli financiare.
2. Performanța companiei, implicând calculul kpi ca procent. Acest procent arată cât de mare este capacitatea de utilizare a unei întreprinderi.
3. Productivitatea firmei. Acest subgrup de indicatori Performanța KPI se bazează pe o comparație a anumitor date (de exemplu, elemente de cost și venituri pentru o anumită perioadă de timp).
4. Calcule finale, care se bazează pe exprimarea cantitativă a rezultatelor aferente activităților angajaților companiei.

Un indicator cheie de performanță este construit pe mai multe principii. Dacă nu le țineți cont, atunci datele obținute vor fi nesigure. Acestea sunt principiile:

1. Toți indicatorii trebuie măsurați în termeni cantitativi.
2. Datele obținute ar trebui să fie direct legate de activitățile companiei.
3. Rezultatele nu ar trebui să fie costisitoare, atât din punct de vedere al timpului, cât și al resurselor.

Mai devreme, am luat în considerare întrebarea ce este KPI, împărțindu-l în 3 subgrupuri mici. Cu toate acestea, gradația nu se termină aici, pentru că acest sistem are și soiuri proprii. Sunt două în total. Acestea sunt KPI operaționale și strategice. Să înțelegem mai întâi ce fel de sistem KPI operațional este.

KPI-urile operaționale sunt indicatori care pot fi utilizați pentru a evalua eficiența activităților unei companii acest moment. Mai simplu spus, datele obținute la calcularea kpi reflectă cât de bine lucrează angajații companiei în perioada curentă de timp.

În plus, sistemele operaționale kipiai ajută la compararea sarcinilor îndeplinite de angajați cu condițiile care au fost create pentru aceasta. Pe baza rezultatelor obținute, conducerea întreprinderii poate evalua calitatea produsului fabricat, condițiile de livrare și distribuție ulterioară.

Ce este un KPI strategic? Astfel de indicatori reflectă performanța companiei pentru o anumită perioadă de timp. Cu ajutorul lor, puteți găsi deficiențe în activitatea personalului și puteți ajusta activitățile acestuia pentru următoarea perioadă de timp (de exemplu, pentru următoarea lună, trimestru, șase luni etc.).

Pe lângă calitatea muncii angajaților, pot fi prelucrate și datele financiare. Pe baza rezultatelor calculului, sunt caracterizați KPI-urile flux de fonduri, care ajută la înțelegerea cât de profitabilă este organizația în sine și cât de mult sunt solicitate produsele produse de aceasta.

Domeniile KPI și calculul acestuia

Din moment ce cu ceea ce este kpi, sau, vorbind în cuvinte simple, indicatori cheie de performanță, ne-am dat seama, este necesar să trecem la următoarea, nu mai puțin importantă, întrebare: unde și de ce sunt utilizate? Și luați în considerare, de asemenea, formula prin care sunt calculate.

Un indicator de performanță este o măsurare numerică a obiectivelor și obiectivelor stabilite (și atinse). rol important pentru promovarea afacerilor de succes. Datorită raportului întocmit, în care toți indicatorii necesari sunt luați ca bază (au fost discutați mai sus), conducerea organizației are posibilitatea de a evalua pe deplin modul în care a fost realizat planul elaborat, precum și ceea ce s-a realizat într-o perioadă de timp. anumită perioadă.

KPI-urile sunt utilizate în diferite domenii de afaceri. Fiecare dintre ele are propria listă de indicatori care sunt procesați și pe baza cărora se calculează un indicator care reflectă eficiența întreprinderii.

Zona de vanzari

Pentru a-ți multiplica averea, trebuie să înțelegi care sunt KPI-urile în vânzări și ce rol important joacă aceștia. Acești indicatori pot fi calculați pe baza:

• primit pentru o anumită perioadă de profit financiar;
• veniturile din vânzările efectuate de firmă;
• costul mărfurilor fabricate;
• procentul de bunuri de calitate scăzută;
• sumele activelor circulante;
• valoarea totală a întregului stoc al companiei.

Indicatorii KPI în cu amănuntul se bazează pe 5 principii principale:

• procentul vânzărilor pentru 1 oră sau zi de desfacere;
• suma medie de bani plătită de cumpărător pentru marfă (această sumă se calculează în detrimentul cecurilor perforate);
• numărul de produse vândute pentru 1 dată;
• raportul dintre salariile angajaților și veniturile din vânzarea mărfurilor;
• conversii de vânzări.

Astfel, după ce ați primit toate calculele necesare, puteți ajusta rapid munca personalului, crescând semnificativ numărul de tranzacții, ceea ce, la rândul său, ajută la creșterea veniturilor magazinului.

Industria prelucrătoare

Care este un indicator cheie în producție și pe ce bază este calculat? În primul rând, atunci când se calculează coeficientul de eficiență, acestea iau ca bază:

• indicatori ai consumului mediu zilnic de materii prime din care sunt fabricate produsele;
• volumele de materii prime utilizate și rămase în stoc;
• volumele de lucru în curs;
• eficiența muncii angajaților;
• diverse costuri de producție;
• costuri reparatii echipamente;
• condiţiile, termenii şi costul depozitării produselor finite.

Pentru a obține datele corecte, trebuie să știți cum să calculați KPI-urile. Există o formulă specială pentru aceasta:

(qph/ qpl)×100%

Acum să descifrăm indicatorii:

• qf - volumul real al tuturor vânzărilor efectuate de companie;
• qpl - volumul vânzărilor, care este doar planificat să fie realizat.

Datele obținute prin acest formular sunt așa-numitul criteriu de performanță.

Exemple de KPI-uri

Pentru a înțelege pe deplin ce este kipiai, să ne uităm la câteva exemple de indicatori cheie de performanță. Pentru o mai bună înțelegere a esenței, fiecare dintre profesiile care sunt luate în considerare în calcul va fi luată în considerare separat. Tabelul de mai jos prezintă nu numai tipul de activitate, ci și indicatorul pe baza căruia se calculează criteriul de eficiență.

Număr	Denumirea funcției	Indicator pentru calcul	Formula de calcul
1	Șef Departament Marketing	Procentul total din planul elaborat anterior.	Formula generală de calcul descrisă mai sus.
2	Marketer	Procentul total din toate mărcile de pe piață	Calculat pe baza datelor de la toate firmele de marketing terțe.
3	contabil șef	Actualitatea depunerii la serviciul fiscal a declarației privind venitul întreprinderii.	Date obtinute de la organul fiscal.
4	Contabil	Procentul total al tranzacțiilor financiare finalizate	Această profesie are propria formulă de calcul a kipiai: (qpsr/qtot) × 100%, unde primul indicator dintre paranteze înseamnă numărul de tranzacții financiare care au fost finalizate la timp, iar al doilea - rezultatele generale privind toate tranzacțiile de plată.
5	Şeful Departamentul legal	Se ia ca bază numărul total de procese câștigate.	Raportul dintre numărul de cauze câștigate și numărul total de procese. Rezultatul este înmulțit cu 100%.
6	Avocat	Suma de bani care a fost încasată de la alte întreprinderi în favoarea organizației în care lucrează persoana respectivă. Se ia în considerare și suma de bani care a fost economisită de companie.	Sunt luate în considerare toate datele din rapoartele întocmite de departamentul juridic.

Dacă luăm din nou exemplul kpi-ului unui manager de vânzări ca bază, atunci cu ajutorul datelor obținute în urma calculului, șeful departamentului de management va putea identifica nu numai aspecte pozitive, ci și negative în activitățile de subordonații săi. Așadar, va ști exact câte apeluri și întâlniri a făcut managerul de vânzări, dacă au fost eficiente, câte persoane au devenit clienți obișnuiți etc.

Dacă datele obținute nu corespund planului elaborat, atunci aceasta înseamnă că persoanei implicate în acest tip de activitate îi lipsesc fie cunoștințe și aptitudini, fie perseverență și dorință de muncă.

Toate exemplele de mai sus de KPI, sau indicatori cheie de performanță, reflectă pe deplin esența acestui concept. Desigur, este dificil să înțelegi imediat toate aceste subtilități (mai ales pentru un om de afaceri novice). Cu toate acestea, este mai bine să petreceți puțin timp studiind acest subiect important în profunzime decât să suferiți pierderi financiare care pot dăuna grav dezvoltării și promovării cu succes a unei afaceri.

Cum, la urma urmei, să dezvolte un lucru cu adevărat Sistemul KPI in companie? Există multe tehnici, există exemple separate, dar pentru a găsi un algoritm de dezvoltare sistem real KPI este practic imposibil. Sper că cititorul va fi interesat de algoritmul propus pentru dezvoltarea unui sistem KPI de la zero (când nu există încă nimic), terminând cu rezultatul final - un sistem de lucru. Despre asta în acest articol.

„Dumnezeu nu este de partea marilor batalioane, ci de partea celor mai buni trăgători”.

Voltaire

În acest articol voi încerca să ofer un algoritm pentru crearea unui sistem KPI în cadrul companiei în ansamblu. Pe exemplul unei companii de proiectare (companie IT) care implementează proiecte mari și complexe din punct de vedere tehnic.

KPI - Indicatori cheie de performanță- indicatori cheie de performanță ai unității, companiei sau întreprinderii. Abrevierea rusă folosește abrevierea „KPI”.

Voi începe cu cea principală. Întrebările care apar de obicei sunt:

1. De unde pot obține aceleași KPI și care ar trebui să fie? Acești KPI-uri vor fi realizabili și cum să determinați acest lucru?
2. Ce KPI sunt importanți și care nu?
3. Cum să folosiți KPI-urile pentru a lega zonele cheie ale activităților companiei, astfel încât KPI-urile pentru marketing să nu contrazică KPI-urile pentru vânzări?
4. Ce metodologie de implementare a proiectului ar trebui utilizată? Să presupunem că am ales metodologia Balanced Scorecard (BSC) - Balanced Scorecard. Ce ar trebui făcut în continuare?
5. Cum să începem un astfel de proiect și cum ar trebui să se termine? etc.

O mulțime de întrebări. Răspunsuri, ca de obicei, de multe ori mai puțin.

Dacă compania are o strategie de dezvoltare a afacerii, obiectivele strategice stau la baza KPI-urilor strategice, care sunt ușor de descompus în divizii separate ale companiei. În acest articol, nu vom lua în considerare acest caz.

Luați în considerare algoritmul pentru crearea unui sistem KPI atunci când nu există o strategie de dezvoltare a afacerii în companie. Pas cu pas.

Pasul 1. Alegem metodologia de implementare a proiectului pentru a crea un sistem KPI. De exemplu, metodologia Balanced Scorecard (BSC). Am scris despre asta în articolul „Cum să dezvolți o „Roată de manager””, dar repet. Aceștia sunt clasicii 4 „pereți”. Vezi Fig.1. Esenta pe scurt:

A. Finanţa. Finanțarea în companie este asigurată, până la urmă, de vânzările de bunuri și servicii.

b. Vânzări. Pentru ca totul să fie normal cu vânzările, sunt necesare tehnologii/produse – cele care sunt solicitate de piață și cele care pot fi oferite (vândute) pieței.

C. Tehnologii/Produse. Pentru ca totul să fie normal cu tehnologiile/produsele, este nevoie de specialiști – oameni care le creează.

D. oameni. Pentru ca oamenii (capabili să facă acest lucru) să creeze produse competitive, trebuie să fie plătiți, trebuie să fie instruiți și dezvoltați și așa mai departe. Apoi vor crea produse, vor fi vândute produse, iar firma va avea totul în regulă cu finanțele. Apoi compania va putea investi în oameni din nou și din nou pentru a crea noi tehnologii/produse. Specialisti tehnici ( personalului de producție) implementează proiecte pentru care clienții, de fapt, plătesc bani.

Orez. 1. Esența foarte simplificată a metodologiei Balanced Scorecard (BSC) - sistem echilibrat indicatori.

Pasul 2. Formăm structura principalelor domenii de activitate ale companiei. De exemplu, pentru o companie de proiect, aceasta este:

„Perete” A

Un set de parametri macro mai complexi. Cumva: indicatorii de lichiditate, structura capitalului, profitabilitatea afacerii, activitatea afacerii și altele nu vor fi luate în considerare în acest articol.

„Perete” B

2. Vânzări.

3. Marketing.

„Perete” C

4. Domenii cheie de dezvoltare(starea lor). Să spunem că aceasta este modernizarea și extinderea liniei de produse.

5. Prevânzare.

„Perete” D

6. Productie(implementarea proiectelor).

7. HR(Managementul personalului).

Comentariu: este de remarcat faptul că multe companii își adaugă propriile „pereți” (5-a, 6-a) clasicilor 4-a „pereți”, care sunt cei mai importanți în activitățile companiei. De exemplu, blocul logistic.

Pasul 3. Determinați zonele pe care dorim să le întărim. Sau domenii în care avem clare „puncte de eșec”. „Punctele de eșec” nu sunt eșecuri complete în afaceri. Acesta este ceva care nu funcționează sau nu funcționează foarte bine. Sarcina este clară - să elimine „punctele de eșec”. Există astfel de „puncte de eșec” în fiecare companie.

Exemplu de sarcină. Să presupunem că, în general, totul este mai mult sau mai puțin normal la noi, cu excepția faptului că Segmentul de industrie 1 a încetat să mai fie profitabil, dar vedem că este promițător Segmentul de industrie 2(sau o nouă nișă promițătoare) cu care trebuie să începeți urgent să lucrați.

Un exemplu de plan de acțiune.

1. Pregătiți/ajustați linia de produse pentru noul segment de industrie 2 (noua industrie pe scurt - „NU”). Acesta este "zidul"

2. Găsiți un director de vânzări profesionist pentru „DAR”. Acesta este „zidul” lui B și D, deoarece este o sarcină pentru directorul de vânzări al companiei și pentru HR.

A. Dezvoltați un profil de client „NU”. Acesta este „zidul” B.

b. Dezvoltați un profil pentru directorul NO. Acesta este „zidul” B.

c. Să dezvolte principalii parametri ai motivației directorului „NU”. Acesta este „zidul” B.

d. Elaborați o fișă de motivație pentru directorul „NU” și conveniți asupra ei. Acesta este „zidul” D.

e. Efectuați o căutare/vânătoare pentru directorul „NU”. Acesta este „zidul” D.

3. Formați un nou departament sectorial - pe scurt - „NOD” - (buget, centre de responsabilitate, personal etc.). Acesta este „zidul” B.

A. Atribuiți sarcini directorului „NOD”. Acesta este peretele „B”.

b. Dezvoltați principalii parametri ai motivației vânzătorilor de „NOD”. Acesta este „zidul” B.

c. Elaborați liste motivaționale pentru vânzătorii NOD și coordonați-le. Acesta este peretele "D".

d. Căutați/vânați vânzători în „NOD”.

e. Transferați o parte din vânzători, închiriați o parte din "NOD", o parte, poate, concediază. Acesta este „peretele” lui B și D.

4. Stabiliți sarcini de prevânzare pentru a promova soluțiile companiei în „NU”. Acesta este „zidul” D.

5. Stabiliți sarcini pentru marketing pentru a promova soluțiile companiei în „DAR”. Acesta este „zidul” B.

Un exemplu de arbore de obiective și KPI-uri.

„Perete” C

KPI (director tehnic):

• Pregătiți/corectați linia de produse pentru NR.
• Stabiliți sarcini de prevânzare pentru a promova soluțiile companiei în NR.

„Perete” B

KPI (Director de vânzări al companiei):

• Dezvoltați un profil de client „NU”.
• Dezvoltați un profil pentru directorul NO.
• Să dezvolte principalii parametri ai motivației directorului „NU”.
• Formați un „GCD” (buget, centre de responsabilitate, personal, etc.).
• Atribuiți sarcini directorului „NOD” (după ce HR îl găsește pe director).
• Stabiliți sarcini pentru marketing pentru a promova soluțiile companiei în BUT.

KPI (Directorul „NOD”):

• Dezvoltați principalii parametri ai motivației vânzătorilor de „NOD”. Coordonează-le cu directorul de vânzări al companiei și transferă-le către HR.
• Priviți vânzătorii (existenți și noi), luați decizii.

„Perete” D

KPI (directori de resurse umane):

• Elaborați o fișă de motivație pentru directorul „NU” și puneți-o de acord cu directorul de vânzări al companiei.
• Căutați/vânați director „NU” (găsiți un director de vânzări profesionist).
• Elaborați liste motivaționale pentru vânzătorii NOD și coordonați-le cu directorul NOD.
• Căutați/vânați vânzători în „NOD”.
• Transferați o parte din vânzători, închiriați o parte din "NOD", o parte, poate, concediază.

Comentariu: este clar că există sarcini pentru „perete” A - să planifice noi cheltuieli în bugetul companiei etc.

Așadar, ne-am format un arbore de scopuri și am stabilit scopuri și obiective care să asigure crearea unui nou departament de filială (SOD).

1. Departamentul va trebui să fie condus de un director de vânzări profesionist în această industrie.

2. Am planificat toate acțiunile necesare legate de închidere sau reducere Direcția industriei 1 dacă nu poate fi încă închis.

3. Departamentului tehnic, marketing, HR și prevânzare au fost atribuite sarcinile corespunzătoare, care trebuie să-și facă partea de lucru conform profilului lor și să susțină noua direcție „pe toate fronturile”.

Stimate cititor, cu siguranță, se va gândi: „Ușor de spus: să angajezi un director de vânzări profesionist pentru un nou segment de industrie!”. Dificil! Cum a procedat autorul? Am format mai multe liste pentru HR.

1. Lista numărul 1. Companii mari și mijlocii unde are sens să caute un director sau director adjunct de o direcție similară. Nu merge, atunci:

2. Lista numărul 2. Companii mai mici unde este logic să cauți un director. O persoană va fi puțin decalată, dar se va afla într-o companie mai reconstruită. Și pentru el va fi Carieră. Nu merge, atunci:

3. Lista numărul 1. Căutați un vânzător puternic în companiile mari și mijlocii, nu un manager. De asemenea, pentru creștere. Nu merge, atunci:

4. Lista numărul 1. Căutați un director care să fie apropiat din punct de vedere al industriei, ținând cont de capacitatea sa de a stăpâni o nouă industrie.

5. etc. Au existat și alte opțiuni.

Apropo, serviciul de resurse umane, după ce a primit astfel de liste, și-a putut da seama rapid unde și pe cine să caute. Ca urmare, candidații au găsit de obicei.

„Pentru un om care nu știe spre ce port se îndreaptă, niciun vânt nu va fi favorabil.”

Lucius Annaeus Seneca cel Tânăr

Detaliile KPI pot fi generate folosind, de exemplu, binecunoscuta metodologie de stabilire a obiectivelor S.M.A.R.T. De aceea,

Pasul 4. Studiați metodologia de stabilire a obiectivelor care va fi utilizată în stabilirea obiectivelor.

De exemplu, metodologia de stabilire a obiectivelor S.M.A.R.T.

Mergi mai departe. Am identificat domenii pe care dorim să le consolidăm. Sau zone în care cu siguranță avem „puncte de eșec”. Ce urmeaza? În continuare, dezvoltăm un plan de acțiune (vezi exemplul de mai sus) care ne va permite să consolidăm aceste zone și/sau să eliminăm „punctele de eșec”. Fără un plan de acțiune holistic, nu este realist să construiești un sistem KPI care să unească munca diferitelor servicii ale companiei. Oricum, este destul de dificil.

Pasul 5. Elaborați un plan de acțiune.

În Pasul 3, am arătat un exemplu de plan de acțiune, nu cel mai banal, dar care este destul de posibil de implementat, iar astfel de planuri de acțiune sunt destul de des implementate de companii. Ce este important? - o abordare semnificativă a rezolvării problemelor!

Pasul 6. Verificați fezabilitatea planului de acțiune.

Experiența arată că, cel mai adesea, este imediat clar care sunt punctele planului exact fezabile. Principalul lucru - trebuie să vă uitați cu atenție la acele puncte care sunt în mod clar în dubiu. Și fie, gândiți-vă puțin (de exemplu, aranjați un „brainstorming”) sau implicați experți sau, poate, mergeți pe o altă cale, mai simplă. Dar, nu ar trebui să se stabilească scopuri și obiective în mod clar impracticabile (de neatins)!

Pasul 7. Construirea unui arbore de obiective (și sarcini).

Deci, există un plan de acțiune. Există scopuri și obiective. Rămâne să construim un arbore de obiective (și sarcini) și să numiți responsabili. Dacă au apărut noi Centre de Responsabilitate - ei bine, aceste funcții nu existau înainte - atunci este necesară modificarea conform noilor Centre de Responsabilitate structura organizationala companiilor. Deci, în general, companiile cresc.

Pasul 8. Formarea unei liste de KPI-uri cu numirea angajaților responsabili pentru KPI-uri specifici.

Un exemplu de arbore de obiective și formarea unei liste de KPI pe baza unui plan de acțiune este prezentat în exemplul de mai sus.

Pasul 9. Formarea foilor motivaționale.

Adică până când în fișele motivaționale apar obiective calitative similare (date mai sus) (și în exemplul de mai sus nu există nici măcar un obiectiv financiar!), sistemul KPI nu va funcționa! Va rămâne pe hârtie. Ceea ce se arată în exemplul de mai sus este ceea ce trebuie făcut urgent! Exact pentru a nu „acumula” o grămadă de costuri suplimentare, și chiar mai rău - pierderi și tocmai pentru a asigura cât mai repede posibil creștere în continuare companiilor. Desigur, financiar!

„Este imposibil să rezolvi problema la același nivel la care a apărut.

Trebuie să treci peste această problemă trecând la următorul nivel.”

Albert Einstein

Cum să implementezi un astfel de proiect?

Aud des „încercat – nu funcționează!”. Există destul de multe motive pentru care astfel de proiecte nu ajung la stadiul de funcționare și la rezultatul final.

Uităm adesea că omul nu este o mașină. Prin urmare, pe baza propriei mele experiențe, aș recomanda următoarele:

1. Începeți cu proiecte pilot mici, limitate de sfera companiei și de gama de sarcini. Scopul este simplu - de a dezvolta rapid o abilitate. Nu este necesar să se pună imediat în acțiune evoluțiile. Puteți simula situația (vezi punctul 3).

Este departe de a fi întotdeauna eficient să lansezi un proiect mare și complex.

Exemplu. Sistemele de motivație în companii mari, de regulă, sunt șlefuite 2-3 ani. Într-una dintre firmele în care am lucrat am ajuns la un nou sistem de motivare echilibrat abia după 3 ani. În același timp, un sistem de motivare destul de bun și corect a fost dezvoltat deja în primul an. În al doilea an a trebuit să o facem mai agresivă. În al treilea an, sistemul de motivare a fost deja echilibrat, inclusiv de către piață, și testat în practică timp de 2 ani. Desigur, ulterior sistemul de motivare a fost ajustat în fiecare an.

2. Proiectele pilot mici sunt cel mai bine realizate în cele mai simple și mai ușor de înțeles mijloace (de exemplu, în Word sau Excel). A începe. Principalul lucru este că aceasta este partea de fond a unor astfel de proiecte, „puse pe hârtie”. La implementarea unei sarcini foarte mici, greșelile făcute (și vor fi!) pot fi corectate rapid.

3. Cheltuiește ciclu complet modelare – de la rezolvarea unei mici probleme, până la formarea KPI cu „numirea” condiționată a responsabililor și formarea fișelor motivaționale condiționate.

Exemplu. Să presupunem că firma nu are fișe motivaționale (încă), nu există (încă) un sistem KPI și compania nu a implementat acest proiect înainte. Cum să simulăm o situație? Rulați pașii 1-3. Nu atribuiți KPI-uri (!) și „nu predați” foi de motivație (!). Doar încredințați managerului responsabil ceea ce este scris pentru el. Și apoi comparați ceea ce a fost planificat și ceea ce s-a întâmplat cu adevărat.

Este extrem de important să încerci să eviți greșelile „clasice”. Pentru a face acest lucru, faceți următoarele:

1. Asigurați-vă că vă formați scopuri finale proiect pentru a crea un sistem KPI. Scopul – „să seteze KPI” – este „de înțeles”. Dar aceasta este același cu „creșterea eficienței afacerii”, „asigurarea creșterii în continuare a companiei”, etc.

Voi da un exemplu de o serie de obiective practice pentru crearea unui sistem KPI:

A. Scopul 1.1: Testarea competențelor managerilor și angajaților cheie pentru a identifica „puncte de eșec” (angajați incompetenți) și angajați promițători (capabili de creștere). Totuși, indicatorii cheie de performanță ar trebui să arate (și să arate!) Eficiența și ineficiența.

b. Scopul 1.2: verificarea eficacității zonelor de activitate ale companiei (vânzări, producție, prevânzare, marketing etc.) cu același scop.

c. Scopul 1.3: Verificarea eficacității proceselor de afaceri și a comunicațiilor din companie. Cele mai multe dintre scopurile și obiectivele majore sunt implementate de diferite departamente. Creșterea companiei depinde de coerența muncii lor. Nici mai mult, nici mai puțin! Aceasta este însăși eficiența despre care vorbim adesea.

2. Planul de acțiune trebuie verificat pentru fezabilitatea. Ca să nu aibă scopuri (și sarcini) de neatins.

3. Asigurați-vă că numiți responsabil pentru KPI specifici. Cel puțin simulați-l (pentru început). Pentru ca să nu se dovedească că nimeni nu este cu adevărat responsabil pentru anumite KPI-uri.

„Ceea ce este treaba fiecăruia nu este treaba nimănui» .

Isaac Walton

4. Proiectul de creare a unui sistem KPI trebuie completat cu fișe motivaționale. Pentru ca KPI-urile formate să nu se dovedească a fi „haiduci”. Daca asta - proiect pilot, să fie mai mulți KPI-uri pentru o perioadă de 2-3-4 luni. Acest lucru este, de asemenea, corect.

Un exemplu practic bazat pe metodologia Balanced Scorecard (BSC).

Voi da un exemplu pe baza celor de mai sus, ținând cont de metodologia menționată și sub formă de secvență acţiune practică. Să presupunem că începeți din partea de sus „Finanțe” și vă îngrijorează indicatorul de „marginalitate”. Este clar că există o mulțime de modalități de a crește marginalitatea proiectelor, așa că nu are sens să enumeram toate aceste metode. Trebuie să alegeți metodele inerente companiei dvs., precum și să identificați motivele pentru marjele insuficiente.

Deci, un plan foarte condiționat - doar de exemplu.

1.KPI-1. Creșterea marginalității proiectelor cu cel puțin 7% pe o perioadă de timp care nu depășește 6 luni.

Să presupunem că motivele cheie pentru marginalitatea insuficientă a proiectelor sunt următoarele (condițional):

• Costuri mari ale proiectelor din cauza nefinalizării la timp a proiectelor.
• Majoritatea proiectelor în sine nu au suficientă marginalitate. În plus - deseori „zburăm” din termene limită și buget, iar marginalitatea devine și mai mică.
• Nici o alegere proiecte profitabile dintr-un portofoliu de proiecte. Sunt atât de puține proiecte și aproape că nu există un portofoliu de proiecte potențiale.
• Costul ridicat al achiziționării de echipamente pentru proiecte, care nu adaugă marginalitate.
• Nu există servicii unice (aproape unice sau de înaltă calitate) datorită cărora compania poate „încărca” bani în plus pentru proiecte.
• etc.

De aici, KPI-urile de nivelul următor „cresc” pentru o serie de servicii ale companiei. Și anume (din nou - condiționat):

2. KPI-1-1(pentru Direcția Tehnică și Managerii de Proiect (RP)): implementarea proiectelor la timp și în limita bugetului proiectului. KPI-ul pentru proiect a fost îndeplinit - RP a primit un bonus. Nu - trebuie să vă dați seama de ce și, eventual, să schimbați RP-ul.

3. KPI-1-2(pentru blocul de marketing): identificați industriile, segmentele și nișele care sunt mai solvabile decât cele în care compania operează în prezent. Pregătește o prezentare și justifică-ți propunerile. Pe parcursul<такого-то срока>.

4. KPI-1-3(pentru Blocul Vânzări): să formeze un portofoliu de proiecte cu un volum de cel puțin<такого-то>, pentru cel puțin<такого-то срока>(în strânsă interacțiune cu marketingul, pentru a nu pierde timpul). Pentru a putea selecta proiecte pentru implementare.

5. KPI-1-4(pentru Blocul Achiziții) nu încă. Inițial, puteți seta sarcina - să lucrați și să oferiți sugestii despre cum să reduceți costul echipamentului achiziționat pentru proiecte.

Indicatorul KPI (Key Performance Indicator) a venit la noi împreună cu companii americane și vest-europene, unde este folosit cu succes de câteva decenii. KPI este un instrument care ajută la analiza eficacității anumitor activități, precum și a nivelului de realizare a obiectivelor.

Studiile arată că aproximativ 80% dintre managerii de top din Rusia sunt nemulțumiți de sistemele de evaluare a performanței existente în companiile lor. Folosind algoritmi existenți, ei nu văd legături dintre planuri, execuție, rezultate și motivație. Implementarea KPI-urilor ajută la schimbarea completă a imaginii. KPI-urile vă permit să monitorizați activitatea de afaceri a angajaților, departamentelor și a companiei în ansamblu și să duceți întreprinderea la un nou nivel.

În Rusia, KPI este de obicei tradus ca un indicator cheie de performanță. De fapt, acest lucru nu este în întregime adevărat. Ar fi mai corect să-l numești "indicator de performanta", deoarece cuvântul englez performance include nu numai conceptul de eficiență, ci și conceptul de eficacitate. În ciuda asemănării aparente a acestor termeni, ei au o diferență semnificativă:

• Eficiența exprimă raportul dintre rezultatele obținute și resursele cheltuite și determină capacitatea firmei de a-și implementa obiectivele și planurile cu un nivel de calitate dat, exprimat prin anumite cerințe: timp, costuri, grad de realizare a scopului.
• Eficiența este capacitatea unei întreprinderi concentrați-vă pe rezultate(gradul de realizare a rezultatelor planificate).

Astfel, KPI în sensul de „indicator cheie de performanță” este mai voluminos și conține atât gradul de realizare a rezultatului, cât și costurile de obținere a acestuia.

Puteți folosi indicatori de performanță în diverse domenii de activitate, de exemplu, dacă doriți, puteți aplica metrici precum numărul de clienți și suma medie a cecului.
Aceiași indicatori sunt potriviți pentru evaluarea activităților unui coafor. Puteți citi mai multe despre deschiderea unui frizerie.

De ce aveți nevoie de KPI

În ceea ce privește aplicarea practică a KPI, acest indicator este introdus la întreprinderi pentru a facilita măsurarea rezultatelor activității companiei în ansamblu, a departamentelor individuale și a angajaților în mod direct, precum și pentru a motiva personalul să atingă cerințele cerute. rezultate.

Folosind acești indicatori, puteți crea, dacă nu perfect, atunci foarte eficient sistemul de motivare și stimulente angajații companiei.

Desigur, utilizarea lor are sens în principal pentru acei angajați a căror activitate afectează cel mai mult performanța financiară și economică a întreprinderii. În companiile de asigurări, acestea sunt în primul rând agenți, în firme comerciale- manageri de vanzari, iar in birourile de recrutare - consultanti de recrutare. KPI-urile sunt, de asemenea, utilizate pentru a determina performanța personalului administrativ și managerial.

Indicatorii cheie de performanță pot fi împărțiți în:

• întârziat- reflecta rezultatele activitatilor la sfarsitul perioadei. Acestea includ indicatori financiari, care arată potențialul, dar nu transmit eficiența actuală a departamentelor și a companiei în ansamblu;
• operațional (conducător)- fac posibilă gestionarea situației în perioada de raportare pentru a obține rezultatele dorite după expirarea acesteia. Aceștia vorbesc despre situația actuală din companie, arătând în același timp ce fluxuri de numerar pot fi în viitor și, de asemenea, demonstrează calitatea proceselor și produselor și gradul de satisfacție a clienților.

După tip, indicatorii cheie pot fi următorii:

1. Rezultatul KPI- arata cantitatea si calitatea rezultatului.
2. KPI-uri de cost- arată resursele cheltuite.
3. KPI de funcționare- se referă la indicatorii de performanță ai proceselor de afaceri și vă permit să evaluați modul în care procesul corespunde algoritmului necesar pentru implementarea acestuia.
4. KPI-uri de performanță- indicatori derivaţi care caracterizează raportul dintre rezultatul obţinut şi timpul petrecut pentru obţinerea acestuia.
5. KPI-uri de eficiență(indicatorii de performanță) sunt și indicatori derivați care caracterizează raportul dintre rezultatul obținut și costul resurselor.

Indicatorii cheie sunt necesari nu numai de conducerea companiei - este, de asemenea, mai convenabil pentru angajații înșiși să lucreze la ei, în special pentru cei ale căror venituri depind direct de rezultatele muncii lor. KPI facilitează angajaților să calculeze pașii necesari pentru a obține rezultatul dorit.

De exemplu, în domeniul asigurărilor, în special în Europa și companii americane, unde un astfel de sistem s-a justificat de mult și este folosit peste tot, KPI-urile vă permit să creșteți numărul de vânzări datorită transparenței și înțelegerii clare a acțiunilor necesare. pe care trebuie să o ia angajatul.

KPI-urile pot fi utilizate în orice afacere legată de vânzări. De exemplu, atunci când vindeți flori. Citiți mai departe și începeți propria afacere cu flori.

Sistemul KPI poate fi folosit pentru a motiva oamenii de vânzări dintr-un magazin de îmbrăcăminte folosind metrici de performanță, cum ar fi numărul de vânzări. Citiți despre cum să deschideți un magazin de îmbrăcăminte de la zero și cât costă.

Evaluarea performanței își găsește aplicație și în sectorul serviciilor. Urmați acest link pentru a găsi informații despre deschiderea unei agenții imobiliare și pentru a afla cum să începeți o afacere imobiliară.

Exemple de utilizare a KPI în afaceri

În companiile de vânzări directe se folosesc cu precădere KPI-urile, care arată raportul dintre apelurile la rece, întâlnirile cu clienții și numărul de vânzări.

Un consultant în asigurări (sau manager de vânzări), folosind indicatorii cheie adoptați în companie, vede o imagine clară a activității sale. El înțelege că, pentru a ajunge la venitul planificat, trebuie să vândă un anumit număr de polițe (bunuri), având înainte un anumit număr de întâlniri și apeluri. KPI-ul standard pentru începătorii în asigurări de viață este considerat a fi 1/10, adică pentru a face o vânzare, trebuie să organizați 10 întâlniri, iar fiecare întâlnire are o medie de 10 apeluri.

Ca exemplu de indicatori cheie pentru un manager de vânzări, se pot cita și astfel de opțiuni: „numărul de clienți noi nu este mai mic de...”, „volumul vânzărilor nu este mai mic de...”, „dimensiunea contractul mediu per client este în limita...”, și așa mai departe. Acesta este un alt tip de indicatori - rezultatul KPI.

Astfel de KPI-uri sunt personale și nu ar trebui să fie prea mulți dintre ei pentru fiecare angajat. Trei până la cinci este suficient; principalul lucru este că sunt clar articulat și ușor de măsurat. Un exemplu pentru o divizie de vânzări sau o companie în ansamblu ar fi venitul mediu pe client KPI inclus obiectiv strategic„Pentru a crește venitul mediu per client de la 25 de ruble la 30 de ruble în 2014”.

Pe lângă stimularea și motivarea angajaților, KPI-urile sunt folosite de manager ca instrument de analiză a activităților subordonaților, ajutând să vadă clar în ce stadiu al muncii eșuează angajatul său.

Luând din nou managerul de vânzări ca exemplu, metricile cheie îi permit șefului de vânzări să identifice zonele cu probleme: managerul face suficiente apeluri și întâlniri, are o bază mare de clienți etc. Dacă indicatorii sunt îndepliniți, dar numărul necesar de vânzări nu - înseamnă că calitatea muncii are de suferit pentru acest angajat: nu sunt suficiente aptitudini, cunoștințe, perseverență etc.

Toate aceste momente ușor de urmărit de KPI, deci toate activitățile diviziilor de vânzare în companii de succes implicat in vânzări active, se bazează în principal pe utilizarea acestui indicator.

Tipurile de indicatori și valorile lor cantitative depind atât de direcția întreprinderii, cât și de strategia acesteia, prin urmare, în diferite companii pot lua valori diferite.

Astăzi, multe companii încearcă să-și determine angajații să lucreze conform sistemului KPI ( indicatori de performanta- indicatori de performanta). Care sunt avantajele și dezavantajele monetare ale KPI-urilor?

Scopul este unul, sarcinile sunt diferite

KPI este un tabel de punctaj prin care angajatorii își evaluează angajații. Are multe în comun cu abordarea planificată obișnuită. Cu o diferență majoră: performanța fiecărui angajat în parte este legată de KPI-ul general al întregii companii (cum ar fi profitul, profitabilitatea sau capitalizarea). Scopul sistemului este de a se asigura că acțiunile angajaților din diferite departamente nu sunt contradictorii și nu încetinesc activitatea specialiștilor din alte departamente. Toată lumea contribuie la cauza comună, lucrează pentru a-și atinge obiectivele și ca urmare primește bonusuri pentru implementarea lor.

Munca KPI permite specialiștilor să înțeleagă mai bine ce trebuie să facă pentru a fi eficienți. Prin „eficiență” se înțelege nu doar cantitatea de muncă depusă pe unitatea de timp, ci și beneficiile primite de companie din activitățile angajatului.

În fiecare departament, KPI-urile generale ale companiei sunt „împărțite” în altele mai mici - personale. Nu ar trebui să existe mulți indicatori cheie pentru fiecare. Trei până la cinci KPI-uri bine definite sunt suficiente. Principalul lucru este că fiecare dintre ele poate fi măsurat cu ușurință. Un exemplu de indicatori ai unuia dintre managerii de vânzări: „volumul vânzărilor nu este mai mic de...”, „numărul de noi clienți nu este mai mic de...”, „mărimea contractului mediu pentru un client este în ...”, „nivelul de cunoaștere a limbii engleze nu este mai mic decât .. .”.

Măsura rezultatului

În marile companii occidentale, unde totul este explicat și detaliat la maximum, se lucrează la sistemul KPI o opțiune bună pentru personal. Specialistul înțelege cât, pentru ce și când va primi în plus față de salariu. Și ce este inclus în salariul lui. Informațiile clare și documentate despre ceea ce așteaptă angajatorul de la dvs. fac munca foarte ușoară. Fiecare angajat are sarcini personale și termene limită pentru implementarea acestora, iar compania își monitorizează periodic activitatea cu ajutorul evaluării.

În multe companii, pe lângă monitorizarea lunară, rezultatele tuturor KPI-urilor sunt luate ca bază pentru o evaluare anuală a performanței personalului. După evaluarea anuală, Direcția HR întocmește liste cu cei mai promițători specialiști pentru înscrierea în rezerva de personal a companiei și promovare.

Dar dacă „sediul central” îi ajută pe străini în dezvoltarea obiectivelor, atunci angajatorii autohtoni, pentru a determina scopurile și obiectivele specialiștilor lor, acționează în moduri diferite. Unii invită consultanți, alții se descurcă singuri: obiectivele sunt prescrise de direcția de personal. Deoarece nu sunt cunoscute nici prima, nici cea de-a doua caracteristică a muncii fiecărui specialist, se întâmplă ca indicatorii să fie formulați incorect.

„La ieșire”, angajatul se confruntă cu faptul că KPI-urile lui se dovedesc a fi imposibile. Sau, dimpotrivă, un astfel de sistem permite specialistului să găsească „lacune” legitime pentru a nu se încorda în mod special. Directorul IT al unui holding industrial, Alexander, își amintește asta înainte implementarea KPI„administratorii de sistem” din subordinea lui au rezolvat problemele utilizatorilor „la primul apel”. Acum, când apeluri de genul „Ajutor! Computerul a înghețat!” reacţionează „burghez”. Ei cer să scrie o solicitare cu esența problemei și să o transmită „administratorului de sistem” senior. Apoi este pus în coadă pentru execuție. „Da, aș putea să o fac în trei minute, dar nu va fi înregistrată nicăieri. Ce îmi pasă de dificultățile altor angajați și departamente? Voi fi evaluat în funcție de KPI, a cărui realizare sunt motivată.”

Plus bonus

Sistemul descris este bun pentru angajații ale căror rezultate în muncă afectează cel mai mult performanța financiară și economică a întreprinderii. În companiile comerciale, aceștia sunt, în primul rând, top manageri și directori de vânzări, în birourile de recrutare – consultanți de recrutare.

Managerul de comunicare Elena spune că în compania ei atingerea obiectivelor de către un angajat afectează și dimensiunea individuală a revizuirii anuale. salariile: cu cât scorul este mai mare, cu atât procentul de creștere a salariului este mai mare. „Bonusul anual al managerilor este format din două variabile, care depind de rezultatele îndeplinirii obiectivelor individuale și de atingerea indicatorilor de performanță al companiei. Această abordare încurajează o mai bună îndeplinire a sarcinilor funcționale.

Pentru angajații din diferite departamente, mărimea bonusului, care este afectată de KPI, poate varia de la 20% la 100% din salariu.

În același timp, formula de acumulare a bonusului în sine este destul de complicată: ia în considerare numărul de KPI, coeficientul de finalizare al fiecăruia dintre ei, precum și „greutatea”, adică coeficientul de influență ( cu cât indicatorul este mai important pentru companie, cu atât „greutatea” este mai mare.

Dacă scala KPI este compilată incorect, vor exista puține rezultate din aceasta. De exemplu, dacă sunt prea mulți KPI, impactul fiecăruia asupra sumei bonusului total va fi mic. Economistul Lyudmila spune că la început avea aproximativ 20 de KPI, dar un an mai târziu au fost reduse la cinci. „Majoritatea indicatorilor au reprezentat o mică parte din bonus, iar pentru mine pierderea de 5% din bonus nu a avut o importanță deosebită. O pondere de 20% KPI motivează mult mai eficient”, admite ea.

Dezavantaje ale sistemului

Unul dintre principalele dezavantaje ale KPI este că, dacă un departament are performanțe slabe, toți angajații săi pot pierde salariile deodată. La urma urmei, KPI-urile personale sunt asociate cu indicatori cheie ai întregului departament. Cu un eșec sistematic indicatori planificați un angajat poate fi retrogradat. Prin urmare, KPI te obligă să fii mereu în formă. Cine nu suportă acest ritm, se părăsește pe sine.

Dezavantajele lucrului în sistemul de indicatori cheie includ faptul că nu toți angajații pot influența direct KPI-urile strategice ale companiei. Dacă bonusul depinde de profit netși vânzări, este puțin probabil ca stând în birou, o secretară sau un economist să-l poată influența.

Foarte des, în companiile ucrainene, sistemul de motivare KPI este „unilateral”: tot ceea ce un angajat îl îndeplinește excesiv este doar o muncă bine făcută, pentru care primește un salariu, iar pentru neîmplinire este privat de o parte din salariu. Sau o altă opțiune: se introduce un sistem de indicatori cheie, dar nu există nicio legătură cu programul de motivare a angajaților.

Munca specialiștilor tehnici (contabili, ingineri, programatori) este mai ușor de descris Descrierea postului. Și este foarte dificil să găsești o „linie” corectă pentru ei.

Și mai departe. Rețineți că planificarea și calculele KPI necesită timp. Director departament logistică companie de transport Roman este nemulțumit de faptul că introducerea acestui sistem s-a dovedit a fi ore suplimentare de muncă pentru el. „Acum, la sfârșitul fiecărei luni, trebuie să petrec timp stabilind și calculând KPI-uri pentru toți subalternii mei. Toți indicatorii trebuie să fie coordonați cu Direcția HR. În același timp, ei nu mă plătesc în plus pentru calculul mărimii bonusurilor”, se plânge el.

Trecerea la un sistem KPI este de obicei însoțită de neliniște în rândul angajaților: unele inovații sunt „sabotate în liniște”, altele nu o acceptă complet și părăsesc compania. Este dificil să-ți schimbi imediat obiceiurile, ordinea în care sunt îndeplinite funcțiile și să te obișnuiești cu noile condiții de remunerare.

Andrey, un fost director regional al unei companii de cofetărie, își amintește că, atunci când i s-a dat obiectivul „să vândă nu multe dulciuri ieftine, ci multe scumpe”, a trebuit să schimbe foarte mult munca sa. Neînțelegerea inovației de către echipă și parteneri a intervenit. În timp ce își reeduca subalternii, unii dintre oameni au plecat. Și când a negociat cu rețelele comerciale, pe baza noilor obiective ale companiei, a fost nevoit să accepte condiții mai stricte.

Este mai ușor pentru noii angajați decât pentru vechii. Dacă managerul HR îi explică noului venit într-un mod accesibil ce bonusuri se plătesc în companie, cel mai probabil va percepe munca conform acestui sistem în mod normal.

Avantaje și dezavantaje ale lucrului într-un sistem KPI

• Valoarea bonusului unui angajat depinde direct de îndeplinirea KPI-ului său personal
• Fiecare este responsabil pentru un anumit domeniu de lucru.
• Angajatul își vede contribuția la realizare scop comun companiilor

Din acest articol veți învăța:

• Ce este KPI
• Ce exemple de KPI-uri pentru reprezentanții diferitelor specialități pot fi adoptate
• Cum se calculează KPI în EXCEL folosind un exemplu

Metoda de evaluare a personalului folosind indicatori cheie de performanță KPI (Key Performance Indicator) se bazează pe metodologia „managementului prin obiective” de Peter Drucker. A fost folosit în Rusia de la începutul anilor 2000. În acest articol, vom descrie esența KPI, vom oferi exemple de KPI și vom arăta perspectivele de aplicare și îmbunătățire a metodei KPI în întreprinderile rusești.

Ce este KPI cu exemple

De la 1 iulie 2016, întreprinderile rusești introduc standarde profesionale ca bază pentru formare politica de personal. Pentru a evalua succesul implementării standardelor, este necesar un sistem de evaluare a calității muncii angajaților.

Criteriile care caracterizează calitatea muncii sunt prezentate în Figura 1.

Poza 1. Structura criteriilor pentru calitatea muncii angajaților întreprinderii.

Criterii de nivelul I sunt de fapt numele celor două clase principale de criterii.

Criterii de nivelul II- generalizări potrivite pentru prezentare la premiu (dar nu pentru evaluare).

Criterii de nivelul III- indicatori unificați care vă permit să efectuați o evaluare aproximativă a eficacității și fiabilității muncii angajatului. Aproape toate metodele cunoscute de evaluare a personalului sunt concentrate pe evaluarea criteriilor de nivelul III. În funcție de educația și alfabetizarea autorilor metodelor și a consumatorilor, sunt alese cel mai adesea următoarele:

• Criterii KPI pur economice. Aplicabil managerilor și profesioniștilor direct legați de managementul financiar și vânzările de produse.
• Chestionare sub formă de formulare pentru experți pentru evaluarea competențelor.
• Criterii psihologice (testul Kettell etc.) - pe ipoteza că calitatea muncii este determinată în principal de caracteristicile personale.
• Profiluri de poziție bazate pe seturi de indicatori specializati (în principal psihologici).

Luați în considerare cea mai populară tehnologie de evaluare bazată pe KPI.

Ideea principală a KPI- detalierea obiectivelor strategice ale întreprinderii la nivelul unui angajat. De regulă, indicatorii financiari și economici acționează ca obiective strategice. Există mai multe subgrupuri de KPI bazate pe măsuri cantitative ale activității:

1. Cheltuieli- în termeni valorici.
2. Performanţă- procentul de încărcare a echipamentului.
3. Eficienţă. Cel mai adesea este raportul dintre venituri și costuri.
4. Rezultate. De exemplu, numărul de produse produse.

Indicatorii cheie de performanță pot fi operaționali și strategici.

• Indicatori operaționali caracterizează rezultatele curente ale întreprinderii și diviziilor acesteia. Permite monitorizarea în timp real procese tehnologice, suport material, calitatea produsului și ajustarea parametrilor de management în funcție de condițiile în schimbare.
• Indicatori strategici vă permit să monitorizați rezultatele generalizate ale activității întreprinderii pentru luna, trimestrul, jumătatea anului și să luați decizii pentru a vă asigura că aceste rezultate sunt conforme cu cele planificate. Sunt calculate previziuni pe termen scurt privind eficiența activității diviziilor, rentabilitatea pentru perioada următoare.

KPI sunt indicatori numerici ai gradului de succes în atingerea unor obiective specifice. Acest lucru vă permite să utilizați sistemul KPI ca bază pentru motivarea managementului activităților angajaților.

Exemple de KPI-uri pentru reprezentanții diferitelor specialități

KPI-urile sunt cele mai convenabile pentru evaluarea eficacității muncii personalului administrativ și managerial (manageri, economiști, finanțatori etc.).

indicatori de performanta activitati comerciale calculat pe baza datelor:

Indicatorii cheie de performanță a producției sunt calculați pe baza:

Exemple specifice sunt prezentate în următorul tabel:

Denumirea funcției	Index	Valoarea estimată, %
Șef departament marketing	Procentul de finalizare a planului de vânzări	100, unde Q f este volumul real de vânzări, Q pl este volumul de vânzări planificat
Marketer	Cotă de piață	Date de la agenții de marketing externe
Contabil șef	Promptitudinea depunerii impozitelor	Informații FTS
Contabil	Punctualitatea plăților (ca procent din total)	100, unde Op cp - numărul de tranzacții de plată efectuate la timp; Op total - numărul total de tranzacții de plată
Șef Departament Juridic	Procentul de cazuri câștigate (din numărul total de cazuri)	100, unde Q in - numărul de cazuri câștigate, Q total - numărul total de cazuri
Avocat	Suma de bani care se colectează și se păstrează pentru companie	Datele departamentului juridic (ca procent din plan)

Un exemplu de calculare a KPI în EXCEL

Fiecare companie are propriul sistem de evaluare KPI. Indicatorii cheie de performanță sunt stabiliți pentru fiecare poziție în mod independent. Numărul lor total pentru o anumită poziție/post nu este mai mare de cinci. La sfârșitul fiecărei luni (pentru unele întreprinderi - un sfert), KPI-urile individuale finali ale fiecărui angajat sunt calculate ca medie ponderată a KPI-urilor private. Cel mai simplu algoritm pentru combinarea indicatorilor privați ai unui loc de muncă separat:

unde sunt anumiți indicatori de performanță;

n – numărul de indicatori privați ( n≤5) ;

– ponderile KPI-urilor individuale (private). De obicei

Ponderile diferă deoarece semnificația (importanța) indicatorilor individuali poate să nu fie comparabilă. Greutățile sunt normalizate:

Formule premium bazate pe valoare K(reguli de decizie) pot fi exprimate ca o funcție liniară simplă sau în trepte La.

Valorile coeficienților motivaționali (adică coeficienții de conversie ai valorii K la primă) poate fi determinată, de exemplu, conform următorului algoritm:

Figura următoare prezintă un exemplu ilustrativ de calcule folosind Excel.

Figura 2. Un exemplu de evaluare a succesului unei activități.

Explicatii:

• Salariu- o parte fixă ​​din salariu. Este proporțional cu numărul de ore lucrate. Pentru simplitate, în exemplul de calcul, se presupune că părțile fixe și variabile ale salariului sunt egale.
• La sută indeplinirea planului de vanzari si a planului de lucru se calculeaza in raport cu indicatorii efectivi fata de cei planificati (ca in tabelul de valori calculate de mai sus).

Formule în Excel pentru calcularea KPI pentru fiecare angajat: \u003d (50% × (IF (D3<80 %; 0; ЕСЛИ(D3<90 %; 0,5; ЕСЛИ (D3<100 %; 1; 1,5))))). Влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных считается одинаковым. Коэффициенты тоже равны. В связи с этим для расчета показателей 1 и 2 берутся одни и те же формулы.

• Formula de calcul a sumei primei de acumulat este =C3 × (F3+G3). Bonusul planificat se înmulțește cu suma indicatorului 1 și a indicatorului 2 pentru fiecare angajat.
• Salariu - salariu + bonus.

Pentru a evalua munca angajaților în funcție de mai mulți indicatori cheie de performanță, se întocmește o matrice de următorul tip:

Figura 3. Formular de fișă de lucru.

1. Indicatori cheie A - KPI-uri private (.
2. Greutăți B - .
3. Baza C este valoarea minimă a indicatorului.
4. Norma D - nivel planificat.
5. Obiectivul E este valoarea pe care trebuie să o ținți. Indicator peste standard.
6. Faptul F - rezultatele efective ale muncii.
7. Indicele KPI G - nivelul rezultatului în raport cu norma.

Formula pentru calcularea indicelui KPI:

Un exemplu de completare a matricei pentru un manager de birou este prezentat în figura următoare.

Figura 4 Exemplu de calcul KPI.

Raportul de performanță este rezultatul calculului conform formulei (1).

Cum se implementează un sistem KPI într-o organizație

După cum se poate observa din exemplul de mai sus, implementarea unui sistem motivațional de management al personalului bazat pe indicatori cheie de performanță nu necesită investiții serioase și dezvoltatori înalt calificați. Nu este necesară pregătirea specială a specialiștilor în serviciile de personal - ideologia este simplă și populară. Există multe întreprinderi în care sistemele semi-automatizate bazate pe funcția Excel. Întreaga întrebare este cât de eficient este managementul personalului atunci când se utilizează tehnologia luată în considerare.

După cum se poate deduce din exemplu, sistemul KPI este cel mai potrivit pentru întreprinderile cu producție discretă, de exemplu, întreprinderile de construcție de mașini. Pentru industriile cu proces continuu (de exemplu, centrale nucleare, uzine chimice), o atenție principală trebuie acordată componentei tehnologice a controlului, fiabilității și siguranței acesteia. În acest caz, de exemplu, este imposibil ca un inspector al departamentului de protecție a muncii să formuleze criterii de evaluare adecvate legate de bunăstarea financiară a întreprinderii.

Pentru a corecta acest neajuns, este posibilă completarea complexului de evaluare KPI cu un subsistem de evaluare a competențelor. Un exemplu de soluție destul de reușită este standardul STP 001.089.010-2005, dezvoltat la OAO Irkutskenergo.

OAO Irkutskenergo utilizează formulare speciale pentru evaluarea competențelor, care sunt completate de experți - șeful persoanei evaluate și colegii săi. Un exemplu de astfel de formă este prezentat în Tabelul 1.

Tabelul 1. Evaluarea unui angajat după competențe.

Criterii de evaluare (competențe)	Nota			Scorul mediu de competență
	Supraveghetor	Colegi (scor mediu)	Stimă de sine
Inițiativă(dorința și capacitatea de a rezolva probleme și probleme profesionale, atitudine indiferentă față de situațiile de muncă, dorința de a participa activ la muncă, influența rezultatul activității)
(capacitate de a stabili priorități, de a respecta un plan de sarcini)
Cunoașterea locului de muncă(alfabetizare profesională, cunoștințe și abilități practice, înțelegere a conținutului muncii, cunoaștere a metodelor, procedurilor, regulilor)
O responsabilitate(promptitudine, conștiinciozitate și calitatea sarcinilor)
Comunicarea cu liderul(informarea managerului despre gradul de îndeplinire a sarcinilor de lucru, consultarea managerului cu privire la standardele de performanță a muncii)
Comunicarea cu colegii(eficacitatea interacțiunii într-o echipă)
Disciplina(atitudinea față de timpul de lucru, utilizarea acestuia, respectarea zilei de lucru)		X
Scorul mediu pentru competențe (O.K)	X	X

Experții evaluează în puncte respectarea de către angajat a cerințelor postului. În acest caz, se folosesc scalele dicționarului de competențe. Exemple de scalare a două competențe sunt prezentate în Tabelul 2.

Masa 2. Scalarea competențelor.

Inițiativă

Scor	Caracteristică
1	Când rezolvă probleme de producție, nu dă dovadă de inițiativă personală
2	Rareori face sugestii constructive
3	Adesea vine cu propuneri care sunt rareori implementate în practică
4	Atunci când rezolvă problemele de producție, face în mod constant propuneri constructive în cadrul sarcinilor sale de serviciu, le aduce la implementare practică
5	Când rezolvă problemele de producție, el vine în mod constant cu propuneri constructive nu numai în cadrul atribuțiilor oficiale, ci și în ceea ce privește activitatea unității în ansamblu. Aduce propuneri la implementare practică

Abilitatea de a planifica munca eficient

Scor	Caracteristică
1	Nu pot planifica nici măcar cea mai simplă muncă, pentru a determina costurile de timp. Nu se pot identifica etapele de lucru
2	Nu se descurcă bine cu planificarea, nu acordă importanță costului îndeplinirii sarcinii. Nu știe să divizeze sarcina în etape de lucru și să stabilească prioritatea execuției. Planurile sunt în mare parte neviabile
3	Nu foarte bun la planificare. Face greșeli în determinarea costurilor, priorităților, modalităților de realizare. Planurile eșuează adesea
4	În general, face față planificării, la întocmirea planurilor, ține cont de costurile atingerii obiectivelor sale. De obicei, toate sarcinile au ca scop atingerea scopului general al activității.
5	Ei bine determină costul implementării planului. Scopul este împărțit în etape de realizare. Prioritizează corect în toate etapele implementării planului. Se străduiește întotdeauna să facă planul viabil și realist