Asistentul executiv este personalul administrativ de elită. Director întreprindere mare are nevoie de un asistent responsabil și de încredere care să conducă toate activitățile organizatorice și de informare. Astfel, liderul încetează să mai piardă timpul irațional, să se încurce și să se ocupe de probleme mărunte. Asistentul capătă un statut special în companie, deoarece este confidentul directorului.
Pentru a-ți îndeplini sarcinile în mod eficient, nu este suficient să ai un set de bază de cunoștințe și abilități, trebuie să ai anumite calități umane. Trebuie să fii punctual, binevoitor, stăpân pe tine însuți, plin de tact, devotat intereselor corporative. Totodată, trebuie să se pregătească să fie într-o poziție subordonată, să se poată adapta circumstanțelor și caracterului șefului.
În primul rând, trebuie să fii capabil să-l respecți atât pe liderul însuși, cât și pe ceilalți. Va trebui să stăpânești capacitatea de a gestiona și da comenzi, pentru că ți se va încredința responsabilitatea de a supraveghea proiecte simple. Munca trebuie luată cu toată responsabilitatea și să nu vă fie frică de ea. Folosește-ți inițiativa și nu-ți fie teamă să-i spui șefului tău părerea ta dacă crezi că ai dreptate.
Principalele responsabilități ale unui bun asistent de manager sunt: lucrul cu documentație și munca organizatorică. Serviciile de informare și documentare includ următoarele:
1. Acceptarea și verificarea proiectelor de documente întocmite care se predau șefului pentru semnare, editare și finalizare.
2. Primirea corespondenței care ajunge la adresa companiei și transferul acesteia către diviziile structurale relevante și angajații specifici. Pregatirea si trimiterea raspunsurilor.
3. Intocmirea scrisorilor, cererilor, rapoartelor, rapoartelor si a altor documentatii solicitate de manager.
4. Menținerea înregistrărilor de arhivă și stocarea în siguranță a fișierelor.
5. Controlul muncii angajaților întreprinderii, monitorizarea termenelor limită.
6. Mentinerea unui dosar de inregistrare.
Serviciul fără documente constă în alte responsabilități:
1. Recepția și difuzarea mesajelor prin diverse canale de comunicare.
2. Controlul apelurilor telefonice primite, „fața” companiei într-o conversație cu clienții, luarea rapidă a deciziilor cu privire la importanța apelului.
3. Asigurarea muncii liderului prin organizarea biroului acestuia.
4. Planificarea rațională a întâlnirilor și a altor afaceri ale șefului.
5. Pregătirea consiliilor, ședințelor, ședințelor (colectarea participanților și documentelor). Păstrarea proceselor-verbale ale acestor întâlniri.
6. Organizarea prezentărilor companiei.
7. Îndeplinirea solicitărilor și instrucțiunilor personale ale șefului.
Gama acestor responsabilități depinde de dimensiunea întreprinderii, de conducere. Directorul unei mari companii are mai mulți asistenți ale căror atribuții sunt mai restrânse, dar nu mai puțin.
Un asistent executiv este o oportunitate excelentă de a învăța abilități de management. Această poziție ar putea fi următorul pas în cariera ta.
Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și activității pe care o persoană care ocupă o anumită funcție trebuie să le îndeplinească. Descrierea postuluiîn conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993 nr. 299) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, împreună cu fișa postului, include, în special, regulile interne program de lucru, pozitie pe unitatea structurala, personal.
Este necesară o fișă a postului?
Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. Într-adevăr, într-un contract de muncă cu un angajat, funcția sa de muncă ar trebui să fie întotdeauna dezvăluită (muncă conform funcției în conformitate cu personalul, profesie, specialitate, indicând calificările sau un anumit tip de muncă care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.
Totodată, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a salariatului. Instrucțiunea conține o listă atributii oficiale angajat, ținând cont de particularitățile organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitatea acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 nr. 3520-6-1). Mai mult decât atât, fișa postului de obicei nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințe de calificare, care se prezinta pentru functia detinuta sau munca prestata (Scrisoarea Rostrud din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-TZ).
Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator pe probleme de conținut functia muncii, drepturile și obligațiile salariatului și cerințele impuse acestuia. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu angajații nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.
Rostrud consideră că fișa postului este necesară atât în interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, prezența unei fișe de post va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):
- evaluează în mod obiectiv performanța angajatului în perioada respectivă perioadă de probă;
- refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitățile de afaceri ale angajatului);
- distribuie funcțiile de muncă între angajați;
- transfera temporar un angajat la un alt loc de muncă;
- evaluează conștiinciozitatea și completitudinea performanței salariatului a funcției de muncă.
De aceea este adecvată pregătirea fișelor de post în organizație.
Această instrucțiune poate fi o anexă la contract de muncă sau să fie aprobat ca document de sine stătător.
Cum se întocmește fișa postului
Fișa postului se întocmește de obicei pe baza caracteristicilor de calificare care sunt cuprinse în cărțile de referință ale calificărilor (de exemplu, în Caietul de referință al calificărilor pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii. din 21 august 1998 nr. 37).
Pentru angajații care sunt angajați în funcție de profesiile lucrătorilor, pentru a-și determina funcția de muncă, se folosesc cărți de referință de calificare și tarif unificat de muncă și profesii ale lucrătorilor din industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile care lucrează sunt adesea denumite și fișe de post.
Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu aceasta împotriva semnăturii la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă) (
Pe CEO Compania are o mulțime de responsabilități. Pe măsură ce organizația crește, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „chiurn”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele dintre sarcinile care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.
Poziția directorului general asistent: Caracteristici cheie
Este greu de dat anumite caracteristici postului de asistent al directorului general. Cert este că termenii de referință ai acestui specialist sunt determinati în funcție de nevoile CEO-ului. Activitatea unui angajat poate fi concentrată pe un singur aspect. Luați în considerare pozițiile în care asistenții lucrează în practică:
- Funcționar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. În zona sa de responsabilitate sunt apelurile, diverse sarcini zilnice.
- Asistent personal. Specializată în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri și conferințe. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
- director general adjunct. Angajatul are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.
De regulă, de fapt, asistentul combină funcțiile mai multor specialiști. LA companii mari CEO-ul poate avea doi asistenți. De exemplu, unul aranjează timpul de lucru manager, iar celălalt este angajat în afaceri cu hârtie.
Asistentul face parte din categoria liderilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei impuse unui angajat:
- Studii superioare în domeniul relevant (de exemplu, juridic).
- Experiență de lucru de trei ani.
De regulă, alți angajați sunt subordonați asistentului directorului general. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.
IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc o exagerare. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Biserica” este delegată unui asistent. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.
Reglementare legală
Activitățile directorului general adjunct sunt reglementate de următoarele reglementări:
- recomandări metodice.
- Cartă.
- Contract de munca.
- Ordinele liderului.
- Instruire de muncă.
Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?
Atribuțiile unui director general asistent variază în funcție de dimensiunea companiei. LA firme mici angajații sunt angajați în controlul muncii curierilor, managerilor, suportului de viață al biroului. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista sarcinilor unui specialist poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile ar trebui precizate în fișa postului. Luați în considerare un exemplu de listă:
- Organizarea negocierilor, inclusiv telefonic.
- Recepția corespondenței.
- Organizarea de ședințe și ședințe: pregătirea materialelor aferente, controlul respectării reglementărilor, înregistrarea proceselor-verbale, stenografie.
- Controlul asupra executării instrucțiunilor directorului general.
- Furnizarea documentelor pentru semnătură către cap.
- Primirea vizitatorilor directorului general.
- Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
- Securitate munca eficienta CEO.
- Întocmirea unui plan pentru ziua respectivă.
- Suport informațional al CEO-ului.
- Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
- Organizarea intalnirilor de afaceri.
- Organizarea prezentărilor.
- Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
- Îndeplinirea comenzilor personale.
- Creare baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.
Asistentul este cea mai apropiată persoană de CEO. Adesea ziua lui de lucru nu este standardizată. Angajatul rezolvă o mare varietate de sarcini, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.
Drepturile angajaților
Directorul general adjunct are următoarele drepturi:
- Familiarizarea cu proiectele și deciziile liderului privind activitățile asistentului.
- Dreptul de a obține informațiile necesare.
- Dreptul de a lua decizii în cadrul puterilor oficiale.
Directorul general adjunct poate fi dotat cu mari puteri. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.
Responsabilitatea asistentului
Responsabilitatea atribuită asistentului trebuie precizată în fișa postului. Angajatul este responsabil pentru următoarele:
- Nerespectarea instrucțiunilor de muncă.
- Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
- Cauzând daune.
Dacă asistentul a comis o abatere, se efectuează o anchetă înainte de a-i impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. În anchetă sunt implicați angajați cheie ai companiei. Ca urmare, se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.
Ce calități personale sunt cerute de la asistent?
Un asistent personal i se atribuie cea mai largă gamă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-o singură direcție, dar acest lucru nu se aplică asistentului. Necesită multitasking, versatilitate. Luați în considerare calitățile personale pe care trebuie să le posede un director executiv asistent:
- Proactiv, proactiv.
- Capacitatea de a anticipa evoluțiile viitoare.
- Prevenirea complicațiilor.
- Versatilitate.
- Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
- Fluență în una sau mai multe limbi străine.
- Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
- Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
- Capacitatea de a analiza sistematic situația.
- Abilitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
- Cunoștințe PC la nivel mediu până la avansat.
- Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
- Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
- Diplomaţie.
- Abilitati de comunicare si abilitatea de a rezolva conflicte.
- Muncă operațională cu volume mari de informații.
- Memorie buna.
- Abilitatea de a prioritiza.
Asistentul trebuie să fie competent, rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe este de dorit (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței).
Când are nevoie un CEO de un asistent personal?
Un asistent este angajat dacă CEO-ul are o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul se descurcă cu sarcinile la îndemână, cea mai mare parte a „chirnului” poate încetini munca. Pentru a lucra cu treburile de zi cu zi este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați în companiile mari. Directorii executivi ai organizațiilor mici sunt capabili să se ocupe de toată munca pe cont propriu.
Fișa postului asistentului directorului general
(Descrierea postului de director general adjunct)
APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.
1.1. Asistentul (asistentul) directorului general aparține categoriei de specialiști.
1.2. Asistentul (asistentul) directorului general este numit în funcție și eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul (asistentul) directorului general raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența unui asistent (asistent) al directorului general, drepturile și obligațiile acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent (asistent) al Directorului General este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă) , programe Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul (asistentul) Directorului General este ghidat în activitățile sale de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.
Responsabilitățile postului unui asistent (asistent) al directorului general
Asistentul (asistentul) directorului general îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Planifică ziua de lucru a CEO (întâlniri, apeluri, recepții etc.).
2.2. Oferă suport tehnic pentru activitățile Directorului General (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Însoțește CEO-ul la întâlniri, în excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; menține protocoale și alte documente care documentează cursul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele directorului general, coordonează anumite probleme cu angajații diviziuni structurale, le aduce instrucțiunile și ordinele șefului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații solicitate de Directorul General, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le transmite șefului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondență spre examinare de către directorul general, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura directorului general, ține evidența și înregistrarea acestora, le transferă șefului.
2.8. Păstrează o întâlnire cu șeful, organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele Directorului General, acesta întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de directorul general (colecția de materialele necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale directorului general.
3. Drepturile unui asistent (asistent) la directorul general
Asistentul (asistentul) directorului general are dreptul la:
3.1.
Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.
4. Responsabilitatea asistentului (asistentului) directorului general
Asistentul (asistentul) directorului general este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor lor.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea regulamentului intern al muncii, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.
Dacă după ce ați citit acest articol nu ați primit un răspuns definitiv, căutați ajutor rapid:
1. Dispoziții generale
1.1. Asistentul Director General face parte din categoria asistenților executivi.
1.2. Cerințe de calificare:
Superior educatie profesionala, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale superioare incomplete și experiență de muncă în industrie corespunzătoare profilului întreprinderii de cel puțin 1 an.
1.3. Directorul general adjunct trebuie să știe:
rezoluții, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli autoritățile superioare legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii;
- profilul, specializarea și caracteristicile structurii întreprinderii, perspectivele dezvoltării acesteia;
— capacitatea de producțieși resursele umane ale întreprinderii; tehnologia de producție a întreprinderii;
- procedura de întocmire și coordonare a planurilor de afaceri pentru activitățile de producție, economice și financiare și economice ale întreprinderii;
- mijloace de comunicare, echipamente informatice și organizatorice;
– procedura de încheiere și executare a contractelor economice și financiare;
- procedura și momentul raportării;
— mijloace de mecanizare a muncii manuale;
– procedura de achizitionare a echipamentelor, mobilierului, inventarului, papetăriei și procesării plăților pentru servicii;
— fundamente ale economiei, organizării muncii, producției și managementului;
— legislația muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- Reguli si norme de protectie a muncii.
1.4. Numirea în funcția de asistent al directorului general și eliberarea din funcție se efectuează prin ordin al directorului general.
1.5. Directorul general adjunct raportează direct directorului general.
1.6. În absența directorului general adjunct (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în la momentul potrivit. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă răspunderea pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care îi revin.
2. Responsabilitățile postului
Asistent Director General:
– organizează lucrările de primire, prelucrare, expediere la destinație a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari;
- monitorizează disponibilitatea modurilor de transport necesare, organizarea transportului corespunzător;
- ia masuri pentru indeplinirea planului de transport, sarcinile de schimb de catre conducatorii auto;
- completează, emite și acceptă foi de parcurs și conosament;
- Realizeaza inregistrarea documentatiei de calatorie si contabilizarea muncii Vehicul;
- controlează corectitudinea înregistrărilor citirilor vitezometrului și a primirii carburanților și lubrifianților (combustibil și lubrifianți);
- dezvăluie în borderouriînregistrări ale încălcărilor conducătorului auto traficși le raportează conducerii;
- compară datele obținute privind funcționarea vehiculelor cu sarcini zilnice în schimburi, identifică abaterile și cauzele acestora;
- urmărește respectarea disciplinei de circulație de către conducătorii de vehicule, ține evidența exploatării vehiculelor;
– informează destinatarii cu privire la ora sosirii mărfurilor la adresa lor.
2.3. Participă la elaborarea planurilor pentru curent și reviziiși bugetarea cheltuielilor de afaceri.
2.4. Organizează reparația spațiilor, monitorizează calitatea lucrărilor de reparație.
2.5. Rezolvă problemele legate de achiziționarea și depozitarea rechizitelor de birou, bunurilor de uz casnic necesare, echipamentelor și inventarului, furnizează unităților structurale cu acestea și, de asemenea, ține evidența cheltuielilor acestora și întocmește rapoarte stabilite.
3. Drepturi
Directorul general adjunct are dreptul de a:
3.1. Dați subdiviziunilor structurale, specialiștilor individuali și altor angajați ai întreprinderii instrucțiuni care sunt obligatorii pentru execuție.
3.2. Să ia măsuri la depistarea încălcărilor ordinii interne la nivelul întreprinderii și să aducă făptuitorii în fața justiției.
3.3. Solicitați și primiți de la diviziile structurale orice informații, referințe și alte materiale despre activitățile întreprinderii.
Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția sa, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
3.5. Trimite propuneri spre luarea în considerare a Directorului General privind îmbunătățirea activității aferente atribuțiilor prevăzute în prezenta Instrucțiune.
4. Responsabilitate
Directorul general adjunct este responsabil pentru:
4.1. Pentru indeplinirea necorespunzatoare sau neexecutarea atributiilor de serviciu prevazute de prezenta Fisa postului - in limitele stabilite de legislatia muncii in vigoare. Federația Rusă.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
4.3. Pentru cauzarea daunelor materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
Cumpărați cărți de resurse umane
| Manualul ofițerului de personal (carte + diskM)
Această ediție conține sfaturi practice organizarea muncii serviciul de personalși munca de birou de personal. Materialul este organizat clar și conține un număr mare de exemple concreteși mostre de documente. |
|
 |
Ești pregătit pentru sosirea inspectorului de muncă? (2013)
Autorul explică în detaliu ce este inspectoratul de muncă și care sunt limitele competențelor acestuia, cum se efectuează și cum se efectuează verificările de conformitate cu legislația muncii, care încălcări pot duce la amendă și care vor duce la descalificarea şeful organizaţiei. Cartea oferă recomandări practice pentru angajatori-organizații și antreprenori individuali, ceea ce va ajuta la evitarea revendicărilor inspectorilor de muncă. În pregătirea cărții, toți ultimele modificari legislație. |
 |
Culegere de fișe de post
Colecția include fișe de post întocmite în conformitate cu calificări cuprins în Manual de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37, precum și în conformitate cu alte reglementări privind caracteristicile tarifare și de calificare (cerințe). |
Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul evidențiază îndatoririle funcționale, responsabilitățile, drepturile angajatului.
Funcția de „asistent șef” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent șef, secretar.
eu. Dispoziții generale
1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.
2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.
3. În absența asistentului șef, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.
4. O persoană care are educatie inaltași cel puțin un an de experiență de lucru similară.
5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- legislația Federației Ruse;
- Reglementările interne ale muncii, Carta și alte acte normative ale companiei;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.
6. Asistentul managerului trebuie să știe:
- procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
- reguli comunicare de afaceriși eticheta;
- procedura de păstrare a documentației de raportare;
- reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
- elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
- elementele de bază ale muncii de birou;
- structura organizatorica a companiei;
- procedura de incheiere si executare a contractelor.
ІІ.
Responsabilitățile postului de asistent manager
Asistentul manager are următoarele responsabilități:
1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.
2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.
3. Suport tehnic munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.
4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.
5. Aducerea la cunoştinţa angajaţilor direcţiilor structurale de organizare a instrucţiunilor, ordinelor de conducere şi control al executării acestora.
6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.
7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.
8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.
Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.
10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.
11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.
12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.
III. Drepturi
Asistentul Manager are dreptul de a:
1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.
2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.
3. Trimiteți cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.
4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
5. Luați decizii independente în limita competenței lor.
6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.
IV. O responsabilitate
Asistentul managerului este responsabil pentru:
1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.
2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.
3. Cauzarea de prejudicii materiale organizatiei, statului, contrapartidelor acesteia, angajatilor.
4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.
5. Încălcarea prevederilor actelor de conducere, deciziilor, ordonanțelor organizației.
6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.
7. Acțiuni care depășesc competența sa.
8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de securitate, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.
9. Încălcarea regulilor eticheta de afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.
Descrierea postului
Descrierea postului Asistent director pentru afaceri generale
Deschideți în format WORD
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile directorului adjunct pentru afaceri generale.
1.2. Directorul asistent pentru probleme generale este numit în funcție și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului întreprinderii.
1.3. Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale raportează direct Directorului General al companiei.
1.4. Directorul adjunct al afacerilor generale trebuie să știe:
- hotarari, ordine, ordine, alte acte de guvernare si reglementare ale autoritatilor superioare aferente serviciilor administrative si economice; structura întreprinderii, instituția, organizația și perspectivele de dezvoltare a acesteia; mijloace de comunicare, echipamente informatice și organizatorice; procedura și termenii de raportare; mijloace de mecanizare a muncii manuale; procedura de achiziție a echipamentelor, mobilierului, inventarului, papetăriei și procesării plăților pentru servicii; fundamentele economiei, organizarea muncii, producția și managementul; legislatia muncii; Reglementări interne de muncă; regulile și reglementările privind protecția muncii.
1.6. Pe perioada absenței temporare a directorului adjunct pentru afaceri generale, atribuțiile acestuia sunt atribuite șefului de birou.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
Director adjunct pentru afaceri generale:
2.1. Implementează și supraveghează implementarea activităților pentru a asigura utilizare rațională transport rutier organizații, precum și:
· Organizează activitatea de primire, prelucrare, expediere la destinație a mărfurilor primite, documentelor și corespondenței, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari.
· Controlează disponibilitatea modurilor de transport necesare, organizarea transportului adecvat.
Ia măsuri pentru îndeplinirea planului de transport, schimbă sarcinile șoferilor de mașini
· Completează, emite și acceptă borderouri și conosamente.
· Efectuează înregistrarea documentelor de călătorie și contabilizarea exploatării vehiculelor.
· Controlează corectitudinea înregistrărilor citirilor vitezometrului și a primirii carburanților și lubrifianților (combustibil și lubrifianți).
· Identifică în borderourile de evidență a încălcărilor regulilor de circulație comise de șoferi și le raportează conducerii.
· Compară datele primite privind funcționarea vehiculelor cu sarcini zilnice în schimburi, identifică abaterile și cauzele acestora.
· Monitorizeaza respectarea disciplinei de circulatie de catre conducatorii de vehicule, tine evidenta functionarii vehiculelor.
· Notifică destinatarii cu privire la ora sosirii mărfurilor la adresa lor.
2.2. Oferă întreținere și întreținere în conformitate cu regulile și reglementările salubrizare industrialăși de protecție împotriva incendiilor a clădirii în care camere de birou societate, precum și monitorizarea funcționalității echipamentelor (iluminat, încălzire, ventilație etc.).
2.2. Participă la elaborarea planurilor de reparații curente și majore și la pregătirea estimărilor de cheltuieli ale afacerii.
2.3. Organizează reparația spațiilor, monitorizează calitatea lucrărilor de reparație.
Rezolvă problemele legate de achiziționarea și depozitarea rechizitelor de birou, bunurilor de uz casnic necesare, echipamentelor și inventarului, furnizează unităților structurale cu acestea și, de asemenea, ține evidența cheltuielilor acestora și întocmește rapoarte stabilite.
2.6. Controlează utilizarea rațională a materialelor și fondurilor alocate în scopuri economice.
2.7. Supraveghează lucrările de îmbunătățire a teritoriului biroului, precum și monitorizează starea și repararea în timp util a mobilierului.
2.8. Asigură implementarea măsurilor de stingere a incendiilor și menținerea în bune condiții a echipamentelor de incendiu.
3. DREPTURI
Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale are dreptul de a:
3.1. Să ofere instrucțiuni angajaților și serviciilor din subordine, sarcini pe o serie de probleme incluse în atribuțiile sale funcționale.
3.2. Pentru a controla îndeplinirea sarcinilor și a muncii, executarea la timp a comenzilor și sarcinilor individuale ale serviciului și angajaților subordonați acestuia.
3.3. Solicitați și primiți materialele și documentele necesare legate de activitățile Directorului Adjunct pentru Afaceri Generale.
3.4. Angajați-vă în relații cu departamentele organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productieîn sfera de competență a directorului adjunct pentru afaceri generale.
4. RESPONSABILITATE
Directorul Adjunct al Afacerilor Generale este responsabil pentru:
4.1. Rezultatele și eficiența activităților de producție.
4.2. Neîndeplinirea lor atributii functionale, precum și pentru rezultatele lucrării.
4.3. Informații inexacte despre starea lucrărilor efectuate.
4.4. Nerespectarea ordinelor, instructiunilor si instructiunilor directorului societatii.
4.5. Neluarea măsurilor de suprimare a încălcărilor identificate ale reglementărilor de siguranță, incendiilor și altor reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile companiei, angajaților acesteia.
4.6. Neasigurarea respectării disciplinei muncii și performanței de către angajații departamentului.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ
5.1. Programul de lucru al Asistentului Director Afaceri Generale se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern de Munca stabilit in societate.
5.2. Pentru rezolvarea problemelor operaționale care să asigure activitățile de producție ale compartimentului, directorul adjunct pentru probleme generale gestionează transportul în mod general.
Mai jos este textul fișei postului pentru postul „ asistent personal al CEO-ului". Puteți descărca această descriere a postului, o puteți imprima sau copia pentru editare ulterioară. Dacă fișa actuală a postului nu este exact ceea ce căutați, consultați alte fișe de post de la rubrica „Lucrători de birou”.
- Asistentul personal al directorului general aparține categoriei de specialist.
- În funcția de asistent personal al directorului general este numită o persoană care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și cel puțin 2 ani vechime în muncă în specialitate.
- Numirea în funcția de secretar și demiterea din acesta se efectuează prin ordin al directorului general.
- Asistentul personal al CEO-ului raportează direct CEO-ului.
- Asistentul personal al CEO-ului trebuie să știe:
- Decrete, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile întreprinderii.
- Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare pentru păstrarea evidenței.
— Structura și Echipa de managementîntreprindere și diviziile sale.
— Metode de înregistrare și prelucrare a documentelor.
- Reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon.
— Standarde ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă.
- Reguli de tastare scrisori de afaceri folosind formulare standard.
— Fundamentele eticii și esteticii.
— Reguli de comunicare în afaceri.
— Reguli de funcționare informatică.
— Fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii.
- Reglementări interne ale muncii.
— Reguli și norme de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.
Asistent personal al CEO:
- Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
- Conduce afaceri, efectuează diverse operatii folosind tehnologia calculatoarelor, conceput pentru a colecta, prelucra și prezenta informații în pregătirea și luarea deciziilor.
- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
- Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului.
- Monitorizează luarea în considerare și depunerea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor depuse șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.
- Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acesteia, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și a mesajelor telefonice, aduce informațiile în atenția sa primite în timp util prin canalele de comunicare.
- În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.
- Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
- Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
- Menține un dosar de control și înregistrare.
- Oferă la locul de muncă lider mijloacele necesare echipamente organizatorice, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
- Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.
- Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
- Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
- Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.
- _________________________________________________________________.
Asistentul personal al directorului general are dreptul:
- Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.
- Faceți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în această instrucțiune.
- În limitele competenței sale, raportează supervizorului imediat toate deficiențele identificate în exercitarea atribuțiilor lor și face propuneri pentru eliminarea acestora.
- Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
- Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
Asistentul personal al CEO-ului este responsabil pentru:
- Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Ucrainei.
- Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Ucrainei.
- Pentru producerea de prejudicii materiale – în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Ucrainei.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
Căutați fișe de post
Dacă știți exact titlul postului pentru care trebuie să găsiți fișele postului, căutați CI în indexul alfabetic al specialităților. Rețineți că unele posturi pot avea nume sinonime.
Oferte de munca in Ucraina
Dacă în acest moment vă aflați în etapa de căutare a unui loc de muncă și căutați locuri de muncă vacante de înaltă calitate de la companii de top din Kiev și Ucraina, acordați atenție directorului celor mai buni angajatori din țară. Puteți căuta un loc de muncă după numele companiei, posturi sau formularul de căutare avansată a unui loc de muncă.
Aliexpress - magazin online chinezesc. Mărfuri chinezești cu livrare
Descrierea postului
în afacerile mici și mijlocii
(birouri, magazine, cafenele, restaurante, hoteluri, cluburi etc.)
- Întrebare pentru un avocat
- Articole
- Căutare de locuri de muncă
- Profesii solicitate
- Administrare
- CEO
- director general adjunct
- Avocat
- inspector departament resurse umane
- manager PR
- Restaurant
- Manager senior de restaurant
- manager de bar
- Administrator 1-a cat.
- Administrator al 2-lea cat.
- Barman
- Hotel
- Manager de hotel
- Administrator senior
- Administrator
- ajutor administrativ
- Menajera
- Productie (bucatarie)
- manager de producție
- Depozitar
- bucătar
- Bucătar senior
- bucătar
- Departamentul de publicitate
- Designer
- Departamentul de Arte
- Art Director
- Director artistic
- Coregraf
- Artist
- Animator
- În mod clar util:
- Cărți și manuale
- magazine online Yaroslavl
1. Dispoziții generale
- rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la activitățile financiare și economice ale întreprinderii;
- profilul, specializarea și caracteristicile structurii întreprinderii, perspectivele dezvoltării acesteia;
— capacitățile de producție și resursele umane ale întreprinderii; tehnologia de producție a întreprinderii;
- procedura de întocmire și coordonare a planurilor de afaceri pentru activitățile de producție, economice și financiare și economice ale întreprinderii;
- mijloace de comunicare, echipamente informatice și organizatorice;
– procedura de încheiere și executare a contractelor economice și financiare;
- procedura și momentul raportării;
— mijloace de mecanizare a muncii manuale;
– procedura de achizitionare a echipamentelor, mobilierului, inventarului, papetăriei și procesării plăților pentru servicii;
— fundamente ale economiei, organizării muncii, producției și managementului;
— legislația muncii;
- regulamentul intern al muncii;
2. Responsabilitățile postului
Asistent Director General:
– organizează lucrările de primire, prelucrare, expediere la destinație a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari;
- monitorizează disponibilitatea modurilor de transport necesare, organizarea transportului corespunzător;
- ia masuri pentru indeplinirea planului de transport, sarcinile de schimb de catre conducatorii auto;
- completează, emite și acceptă foi de parcurs și conosament;
– înregistrează documentele de călătorie și înregistrează funcționarea vehiculelor;
- controlează corectitudinea înregistrărilor citirilor vitezometrului și a primirii carburanților și lubrifianților (combustibil și lubrifianți);
- identifică în borderoul de evidență a încălcărilor regulilor de circulație săvârșite de șoferi și le raportează conducerii;
- compară datele obținute privind funcționarea vehiculelor cu sarcini zilnice în schimburi, identifică abaterile și cauzele acestora;
- urmărește respectarea disciplinei de circulație de către conducătorii de vehicule, ține evidența exploatării vehiculelor;
Cumpărați cărți de resurse umane
Cartea va fi utilă unei game largi de cititori, ofițeri de personal, șefi de întreprinderi și organizații de toate formele de proprietate.
Cartea se adresează conducătorilor de organizații de toate formele de proprietate, angajaților serviciilor de personal, contabililor, antreprenorilor individuali, precum și oricărei persoane interesate de respectarea legislației muncii.
Colecția este alcătuită din două secțiuni: prima include fișe de post la nivel de industrie pentru manageri, specialiști, performeri tehnici, a doua - fișe de post pentru industrii (editare și editare, transport, bancar, comerț, activități de cercetare, educație, sănătate).
Pentru șefii de organizații, angajații personalului și ai serviciilor juridice.
Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?
CEO-ul unei companii are o mulțime de responsabilități. Pe măsură ce organizația crește, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „chiurn”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele dintre sarcinile care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.
Poziția directorului general asistent: Caracteristici cheie
Este greu de dat anumite caracteristici postului de asistent al directorului general. Cert este că termenii de referință ai acestui specialist sunt determinati în funcție de nevoile CEO-ului. Activitatea unui angajat poate fi concentrată pe un singur aspect. Luați în considerare pozițiile în care asistenții lucrează în practică:
- Funcționar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. În zona sa de responsabilitate sunt apelurile, diverse sarcini zilnice.
- Asistent personal. Specializată în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri și conferințe. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
- director general adjunct. Angajatul are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.
De regulă, de fapt, asistentul combină funcțiile mai multor specialiști. În companiile mari, CEO-ul poate avea doi asistenți. De exemplu, unul organizează timpul de lucru al managerului, iar celălalt se ocupă de documente.
Asistentul face parte din categoria liderilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei impuse unui angajat:
- Studii superioare în domeniul relevant (de exemplu, juridic).
- Experiență de lucru de trei ani.
De regulă, alți angajați sunt subordonați asistentului directorului general. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.
IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc o exagerare. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Biserica” este delegată unui asistent. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.
Reglementare legală
Activitățile directorului general adjunct sunt reglementate de următoarele reglementări:
- recomandări metodice.
- Cartă.
- Contract de munca.
- Ordinele liderului.
- Instruire de muncă.
Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?
Atribuțiile unui director general asistent variază în funcție de dimensiunea companiei. În companiile mici, angajații controlează munca curierilor, managerilor și suportul de viață al biroului. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista sarcinilor unui specialist poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile ar trebui precizate în fișa postului. Luați în considerare un exemplu de listă:
- Organizarea negocierilor, inclusiv telefonic.
- Recepția corespondenței.
- Organizarea de ședințe și ședințe: pregătirea materialelor aferente, controlul respectării reglementărilor, înregistrarea proceselor-verbale, stenografie.
- Controlul asupra executării instrucțiunilor directorului general.
- Furnizarea documentelor pentru semnătură către cap.
- Primirea vizitatorilor directorului general.
- Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
- Asigurarea eficacității CEO-ului.
- Întocmirea unui plan pentru ziua respectivă.
- Suport informațional al CEO-ului.
- Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
- Organizarea intalnirilor de afaceri.
- Organizarea prezentărilor.
- Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
- Îndeplinirea comenzilor personale.
- Creare baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.
Asistentul este cea mai apropiată persoană de CEO. Adesea ziua lui de lucru nu este standardizată. Angajatul rezolvă o mare varietate de sarcini, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.
Drepturile angajaților
Directorul general adjunct are următoarele drepturi:
- Familiarizarea cu proiectele și deciziile liderului privind activitățile asistentului.
- Dreptul de a obține informațiile necesare.
- Dreptul de a lua decizii în cadrul puterilor oficiale.
Directorul general adjunct poate fi dotat cu mari puteri. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.
Responsabilitatea asistentului
Responsabilitatea atribuită asistentului trebuie precizată în fișa postului. Angajatul este responsabil pentru următoarele:
- Nerespectarea instrucțiunilor de muncă.
- Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
- Cauzând daune.
Dacă asistentul a comis o abatere, se efectuează o anchetă înainte de a-i impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. În anchetă sunt implicați angajați cheie ai companiei. Ca urmare, se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.
Ce calități personale sunt cerute de la asistent?
Un asistent personal i se atribuie cea mai largă gamă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-o singură direcție, dar acest lucru nu se aplică asistentului. Necesită multitasking, versatilitate. Luați în considerare calitățile personale pe care trebuie să le posede un director executiv asistent:
- Proactiv, proactiv.
- Capacitatea de a anticipa evoluțiile viitoare.
- Prevenirea complicațiilor.
- Versatilitate.
- Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
- Fluență în una sau mai multe limbi străine.
- Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
- Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
- Capacitatea de a analiza sistematic situația.
- Abilitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
- Cunoștințe PC la nivel mediu până la avansat.
- Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
- Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
- Diplomaţie.
- Abilitati de comunicare si abilitatea de a rezolva conflicte.
- Muncă operațională cu volume mari de informații.
- Memorie buna.
- Abilitatea de a prioritiza.
Asistentul trebuie să fie competent, rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe este de dorit (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței).
Când are nevoie un CEO de un asistent personal?
Un asistent este angajat dacă CEO-ul are o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul se descurcă cu sarcinile la îndemână, cea mai mare parte a „chirnului” poate încetini munca. Pentru a lucra cu treburile de zi cu zi este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați în companiile mari. Directorii executivi ai organizațiilor mici sunt capabili să se ocupe de toată munca pe cont propriu.
Asistent Director General Descrierea postului
Fișa postului unui asistent (asistent) directorului general, responsabilitățile postului unui asistent (asistent) directorului general, exemplu de fișă a postului unui asistent (asistent) directorului general
Atribuțiile unui asistent (asistent) la directorul general sunt, în primul rând, de a ajuta prima persoană a companiei. Fișa postului unui asistent (asistent) al directorului general poate include cerințe specifice (de exemplu, cunoașterea a două limbi străine) și sarcini. În orice caz, un exemplu de fișă a postului pentru un asistent (asistent) al directorului general vă va ajuta la întocmirea unui document de personal.
Descrierea postului unui asistent (asistent) directorului general (descărcați exemplu)
Bunăstarea companiei în condițiile celei mai acerbe concurențe de pe piața modernă depinde aproape în întregime de corect și oportun deciziile luate lider. Pentru a ajuta directorul și pentru a crea condiții când șeful nu este forțat să fie distras prin rezolvarea sarcinilor secundare și există o poziție de asistent sau asistent.
În Rusia, există o lipsă de angajați care să-și asume sarcini administrative, iar nevoia de asistenți calificați este uriașă. Un asistent de încredere care îndeplinește în mod responsabil sarcinile de organizare, colectare și transmitere a informațiilor îl eliberează pe CEO de nevoia de a pierde timpul.
De fapt, un asistent nu este un secretar, ci un mandatar al șefului cu statut special în companie. Un asistent personal inteligent este apreciat de directorii de firme nu mai puțin decât managerii de top.
Un asistent personal trebuie să posede nu numai cunoștințe profesionale, ci și un anumit set de calități umane - devotament pentru interesele corporative, bun gust, tact, bunăvoință. Pe de o parte, asistentul de regie trebuie să fie capabil să se adapteze la caracteristicile caracterului regizorului, iar pe de altă parte, să organizeze o echipă și să controleze execuția unor proiecte.
În același timp, asistentul în munca sa trebuie să mențină un echilibru pentru a nu lua decizii în locul liderului, fără a transfera în același timp sarcinile șefului.
Astăzi, aproximativ 80 de universități din Rusia formează specialiști în managementul și managementul documentelor, dar liderii preferă în mod tradițional să angajeze absolvenți ai facultăților de istorie, arhivă și filologie pentru postul de asistent.
Principalul avantaj al acestei profesii este oportunitatea de a obține o experiență managerială neprețuită de la un lider de succes. Cunoștințele dobândite în acest fel vă vor ajuta să obțineți promovare sau să vă începeți propria afacere.
Cum să faci bani pe Forex fără experiență?
Descrierea postului Asistent Director General
1. Dispoziții generale
1.1. Asistentul Director General face parte din categoria asistenților executivi.
1.2. Cerințe de calificare:
Învățământ profesional superior, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale superioare incomplete și experiență de muncă în industrie corespunzătoare profilului întreprinderii de cel puțin 1 an.
1.3. Directorul general adjunct trebuie să știe:
- rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii
– profilul, specializarea și caracteristicile structurii întreprinderii, perspectivele dezvoltării acesteia
- capacitățile de producție și resursele umane ale întreprinderii tehnologia de producție a produselor întreprinderii
– procedura de întocmire și coordonare a planurilor de afaceri pentru activitățile de producție, economice și financiare și economice ale întreprinderii
– mijloace de comunicare, echipamente informatice și organizatorice
– procedura de încheiere și executare a contractelor de afaceri și financiare
- procedura și momentul raportării
— mijloace de mecanizare a muncii manuale
– procedura de achizitie a utilajelor, mobilierului, inventarului, papetariei si procesarii platilor pentru servicii
— fundamente ale economiei, organizării muncii, producției și managementului
- dreptul muncii
- regulamentul intern al muncii
- Reguli si norme de protectie a muncii.
1.4. Numirea în funcția de asistent al directorului general și eliberarea din funcție se efectuează prin ordin al directorului general.
1.5. Directorul general adjunct raportează direct directorului general.
1.6. În absența asistentului directorului general (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.
2. Responsabilitățile postului
Asistent Director General:
2.1. Efectuează și controlează implementarea măsurilor pentru a asigura utilizarea rațională a transportului rutier al organizației, precum și:
– organizează munca de primire, prelucrare, expediere la destinație a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari;
– monitorizează disponibilitatea modurilor de transport necesare, organizarea transportului corespunzător
- ia masuri de indeplinire a planului de transport, transfer de sarcini de catre conducatorii auto
- completează, emite și acceptă foi de parcurs și conosament
– înregistrează documentele de călătorie și înregistrează funcționarea vehiculelor
— controlează corectitudinea înregistrărilor citirilor vitezometrului și a primirii carburanților și lubrifianților (combustibil și lubrifianți)
- identifică în borderoul de evidență a încălcărilor regulilor de circulație săvârșite de șoferi și le raportează conducerii
– compară datele primite privind funcționarea vehiculelor cu sarcini zilnice în schimburi, identifică abaterile și cauzele acestora
- urmărește respectarea disciplinei de circulație de către conducătorii de vehicule, ține evidența exploatării vehiculelor
– informează destinatarii cu privire la ora sosirii mărfurilor la adresa lor.
2.2. Asigură întreținerea și starea corespunzătoare în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor a clădirii în care se află sediul biroului companiei, precum și monitorizarea funcționalității echipamentelor (iluminat, încălzire, sisteme de ventilație etc.).
2.3. Participă la elaborarea planurilor de reparații curente și majore și la pregătirea estimărilor de cheltuieli ale afacerii.
2.4. Organizează reparația spațiilor, monitorizează calitatea lucrărilor de reparație.
2.5. Rezolvă problemele legate de achiziționarea și depozitarea rechizitelor de birou, bunurilor de uz casnic necesare, echipamentelor și inventarului, furnizează unităților structurale cu acestea și, de asemenea, ține evidența cheltuielilor acestora și întocmește rapoarte stabilite.
2.6. Controlează utilizarea rațională a materialelor și fondurilor alocate în scopuri economice.
2.7. Supraveghează lucrările de îmbunătățire a teritoriului biroului, precum și monitorizează starea și repararea în timp util a mobilierului.
2.8. Asigură implementarea măsurilor de stingere a incendiilor și menținerea în bune condiții a echipamentelor de incendiu.
Directorul general adjunct are dreptul de a:
3.1. Dați subdiviziunilor structurale, specialiștilor individuali și altor angajați ai întreprinderii instrucțiuni care sunt obligatorii pentru execuție.
3.2. Să ia măsuri la depistarea încălcărilor ordinii interne la nivelul întreprinderii și să aducă făptuitorii în fața justiției.
3.3. Solicitați și primiți de la diviziile structurale orice informații, referințe și alte materiale despre activitățile întreprinderii.
3.4. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția sa, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
3.5. Trimite propuneri spre luarea în considerare a Directorului General privind îmbunătățirea activității aferente atribuțiilor prevăzute în prezenta Instrucțiune.
Directorul general adjunct este responsabil pentru:
4.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neexecutarea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii a Federației Ruse.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
4.3. Pentru cauzarea daunelor materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
Cumpărați cărți de resurse umane
Această publicație oferă recomandări practice pentru organizarea activității serviciului de personal și gestionarea evidenței personalului. Materialul este clar sistematizat și conține un număr mare de exemple specifice și documente eșantion.
Cartea este însoțită de un disc cu forme de documente și reglementări în sistemul Garant, care reglementează diverse aspecte ale relațiilor de muncă și ale muncii de personal.
Autorul explică în detaliu ce este inspectoratul de muncă și care sunt limitele competențelor acestuia, cum se efectuează și cum se efectuează verificările de conformitate cu legislația muncii, care încălcări pot duce la amendă și care vor duce la descalificarea şeful organizaţiei. Cartea conține recomandări practice pentru organizațiile patronale și antreprenorii individuali, care vor ajuta la evitarea pretențiilor inspectorilor de muncă. La pregătirea cărții s-au ținut cont de toate cele mai recente modificări ale legislației.
Fișa postului directorului asistent (director general) bibliotecă, sistem centralizat de biblioteci, muzeu
sistem de biblioteci, muzeu
- echipa de conducere a organizatiei
– organizarea și metodele de lucru de birou, înregistrarea și prelucrarea documentelor pe calculator
- reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon
- bazele eticii și esteticii
— reguli de comunicare în afaceri
— reguli de funcționare a tehnologiei informatice
— bazele managementului, managementul personalului
— Fundamentele dreptului muncii
— Reglementări interne ale muncii
— reguli și reglementări de protecție și securitate a muncii, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor
2. Funcții
2.1. Sprijin pentru cercetare și producție și activități administrative ale directorului.
2.2. Controlul asupra executării ordinelor și ordinelor, respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor directorului.
3. Responsabilitățile postului
3.13. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
3.14. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul dosarelor, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă.
3.15. Copiază documentele pe un copiator personal.
4. Drepturi
4.1. Participa la discutarea proiectelor de hotarari ale conducerii institutiei (organizatiei).
4.3. Participați la discuțiile despre probleme legate de atribuțiile lor oficiale.
4.4. Solicitați conducerii instituției (organizației) să asiste în îndeplinirea atribuțiilor sale și în exercitarea drepturilor.
5. Responsabilitate
- pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse
- pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în modul prevăzut de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse
- pentru cauzarea prejudiciului unei instituții (organizație) - în modul prevăzut de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
6. Dispoziții finale
Fișa postului asistentului directorului general (Fișa postului asistentului general
Fișa postului asistentului directorului general
(Descrierea postului de director general adjunct)
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.
1. Dispoziții generale
1.1. Asistentul (asistentul) directorului general aparține categoriei de specialiști.
1.2. Asistentul (asistentul) directorului general este numit în funcție și eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul (asistentul) directorului general raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența unui asistent (asistent) al directorului general, drepturile și obligațiile acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent (asistent) al Directorului General este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă) , programe Microsoft Office (Word, Excel), munca de birou.
