Asystent wykonawczy to elitarny personel administracyjny. Dyrektor duże przedsiębiorstwo potrzebuje odpowiedzialnego i rzetelnego asystenta, który prowadzi wszystkie prace organizacyjne i informacyjne. W ten sposób przywódca przestaje marnować czas irracjonalnie, zajmować się drobnymi sprawami. Asystent zyskuje w firmie szczególny status, ponieważ jest powiernikiem dyrektora.
Aby sprawnie wykonywać swoje obowiązki, nie wystarczy posiadać podstawowy zestaw wiedzy i umiejętności, trzeba posiadać pewne ludzkie cechy. Musisz być punktualny, życzliwy, opanowany, taktowny, oddany interesom korporacyjnym. Jednocześnie trzeba przygotować się na podrzędną pozycję, aby móc dostosować się do okoliczności i charakteru szefa.
Przede wszystkim musisz umieć szanować zarówno samego lidera, jak i innych. Będziesz musiał opanować umiejętność zarządzania i wydawania poleceń, ponieważ zostanie Ci powierzona odpowiedzialność nadzorowania prostych projektów. Pracę należy podejmować z całą odpowiedzialnością i nie bać się jej. Wykorzystaj swoją inicjatywę i nie bój się powiedzieć szefowi swojej opinii, jeśli uważasz, że masz rację.
Do głównych obowiązków asystenta dobrego menedżera należą: praca dokumentacyjna oraz praca organizacyjna. Usługi informacyjne i dokumentacyjne obejmują:
1. Akceptacja i weryfikacja przygotowanych projektów dokumentów, które są przekazywane szefowi do podpisu, redakcji i finalizacji.
2. Przyjmowanie korespondencji przychodzącej na adres firmy i przekazywanie jej do odpowiednich pionów strukturalnych i konkretnych pracowników. Przygotowywanie i wysyłanie odpowiedzi.
3. Sporządzanie pism, wniosków, raportów, raportów i innej dokumentacji wymaganej przez kierownika.
4. Prowadzenie ewidencji archiwalnej i bezpieczne przechowywanie akt.
5. Kontrolowanie pracy pracowników przedsiębiorstwa, monitorowanie terminów.
6. Prowadzenie pliku rejestracyjnego.
Usługa bezdokumentowa obejmuje inne obowiązki:
1. Odbieranie i nadawanie komunikatów różnymi kanałami komunikacji.
2. Kontrolowanie połączeń przychodzących, „twarz” firmy w rozmowie z klientami, podejmowanie szybkich decyzji o znaczeniu rozmowy.
3. Zapewnienie pracy lidera poprzez uporządkowanie jego biurka.
4. Racjonalne planowanie spotkań i innych spraw szefa.
5. Przygotowanie narad, spotkań, spotkań (zbiór uczestników i dokumentów). Prowadzenie protokołów z tych spotkań.
6. Organizacja prezentacji firmowych.
7. Wypełnianie osobistych próśb i poleceń kierownika.
Zakres tych obowiązków zależy od skali przedsiębiorstwa, zarządzania. Dyrektor dużej firmy ma kilku asystentów, których obowiązki są węższe, ale nie mniej.
Asystent wykonawczy to świetna okazja do nauki umiejętności zarządzania. Ta pozycja może być kolejnym krokiem w Twojej karierze.
Opis stanowiska określa zakres obowiązków i pracy, jaką musi wykonywać osoba zajmująca określone stanowisko. Opis pracy zgodnie z Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacja zarządzania lub OKUD, OK 011-93 (zatwierdzona dekretem normy państwowej z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299) jest klasyfikowana jako dokumentacja dotycząca organizacyjnej i regulacyjnej regulacji działalności organizacji. Grupa takich dokumentów, wraz z opisem stanowiska, obejmuje w szczególności zasady wewnętrzne plan pracy, stanowisko w jednostce strukturalnej, personel.
Czy wymagany jest opis stanowiska?
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie zobowiązuje pracodawców do sporządzania opisów stanowisk. Rzeczywiście, w umowie o pracę z pracownikiem zawsze należy ujawnić jego funkcję pracowniczą (praca według stanowiska zgodnie z personel, zawód, specjalność, wskazując kwalifikacje lub określony rodzaj powierzonej mu pracy) (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Dlatego nie można pociągnąć pracodawcy do odpowiedzialności za brak opisów stanowisk.
Jednocześnie to właśnie opis stanowiska jest zwykle dokumentem, w którym określona jest funkcja pracy pracownika. Instrukcja zawiera listę obowiązki służbowe pracownik, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji produkcji, pracy i zarządzania, prawa pracownika i jego odpowiedzialność (list Rostrud z dnia 30 listopada 2009 r. Nr 3520-6-1). Co więcej, opis stanowiska zwykle nie tylko ujawnia funkcję pracownika, ale także zapewnia: wymagane kompetencje, które są prezentowane dla zajmowanego stanowiska lub wykonywanej pracy (pismo Rostrud z dnia 24.11.2008 nr 6234-TZ).
Obecność opisów stanowisk upraszcza proces interakcji między pracownikiem a pracodawcą w kwestiach merytorycznych funkcja pracy, prawa i obowiązki pracownika oraz nałożone na niego wymagania. To znaczy wszystkie te problemy, które często pojawiają się w relacjach zarówno z obecnymi pracownikami, jak i nowo zatrudnionymi pracownikami, a także z kandydatami na określone stanowisko.
Rostrud uważa, że opis stanowiska pracy jest niezbędny zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika. W końcu pomoże obecność opisu stanowiska (list Rostrud z dnia 08.09.2007 nr 3042-6-0):
- obiektywnie ocenić wydajność pracownika w okresie okres próbny;
- słusznie odmówić zatrudnienia (w końcu instrukcje mogą zawierać dodatkowe wymagania związane z cechami biznesowymi pracownika);
- rozdzielać funkcje pracownicze wśród pracowników;
- tymczasowo przenieść pracownika do innej pracy;
- ocenia sumienność i kompletność wykonywania przez pracownika funkcji pracy.
Dlatego właściwe jest przygotowanie opisów stanowisk pracy w organizacji.
Niniejsza instrukcja może stanowić załącznik do umowa o pracę lub zostać zatwierdzony jako samodzielny dokument.
Jak tworzony jest opis stanowiska
Opis stanowiska jest zwykle opracowywany na podstawie cech kwalifikacji zawartych w podręcznikach kwalifikacji (na przykład w Książce kwalifikacji dla stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonej dekretem Ministerstwa Pracy z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37).
W przypadku pracowników zatrudnionych zgodnie z zawodami pracowników, w celu określenia ich funkcji pracy, stosuje się ujednolicone księgi taryfowe i kwalifikacyjne dotyczące pracy i zawodów pracowników w odpowiednich branżach. Instrukcje opracowane na podstawie takich podręczników nazywane są zwykle instrukcjami produkcyjnymi. Jednak w celu ujednolicenia i uproszczenia dokumentacji wewnętrznej w organizacji, instrukcje dla zawodów pracujących są często nazywane również opisami stanowisk.
Ponieważ opis stanowiska jest wewnętrznym dokumentem organizacyjno-administracyjnym, pracodawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim pracownika przed podpisem przy zatrudnianiu go (przed podpisaniem umowy o pracę) (
Na CEO Firma ma wiele obowiązków. Wraz z rozwojem organizacji rozszerza się zakres odpowiedzialności. Istnieje wiele „odpływów”, na które menedżer musi spędzać czas zamiast rozwiązywać problemy ukierunkowane bezpośrednio na rozwój firmy. Zmniejsza to wydajność specjalisty. Część zadań niewymagających wysokich kwalifikacji można delegować na asystenta dyrektora generalnego.
Stanowisko asystenta dyrektora generalnego: kluczowe funkcje
Stanowisku asystenta dyrektora generalnego trudno nadać pewne cechy charakterystyczne. Faktem jest, że zakres uprawnień tego specjalisty ustalany jest na podstawie potrzeb prezesa. Aktywność pracownika może być skoncentrowana na jednym aspekcie. Rozważ stanowiska, na których asystenci pracują w praktyce:
- Urzędnik. Ten specjalista jest odpowiedzialny za pracę z dokumentacją. W jego obszarze odpowiedzialności są wezwania, różne codzienne zadania.
- Osobisty asystent. Specjalizuje się w organizacji dnia pracy Prezesa Zarządu, spotkań biznesowych i konferencji. Specjalista towarzyszy menedżerowi również w podróżach służbowych.
- Zastępca Dyrektora Generalnego. Pracownik ma prawo do podejmowania decyzji w ograniczonym zakresie spraw.
Z reguły asystent łączy w sobie funkcje kilku specjalistów. W duże firmy CEO może mieć dwóch asystentów. Na przykład jeden aranżuje czas pracy kierownik, a drugi zajmuje się sprawami papierowymi.
Asystent należy do kategorii liderów. Podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu. Wymagania, które zwykle stawiane są pracownikowi:
- Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie (na przykład prawniczej).
- Doświadczenie zawodowe od trzech lat.
Z reguły pozostali pracownicy podlegają asystentowi dyrektora generalnego. Posiada szerokie uprawnienia: od prawa do wydawania rozkazów po kontrolę pracy różnych działów.
WAŻNY! Powołanie asystenta wcale nie jest przesadą. Środek ten pozwala menedżerowi skupić się na rozwiązywaniu problemów wymagających wysokiego profesjonalizmu i kreatywności. „Kościół” zostaje oddelegowany do asystenta. To znacznie zwiększa efektywność zarówno prezesa, jak i samej firmy.
Regulacje prawne
Działalność Zastępcy Dyrektora Generalnego regulują następujące przepisy:
- zalecenia metodyczne.
- Czarter.
- Umowa o pracę.
- Rozkazy lidera.
- Instrukcja pracy.
Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego?
Obowiązki asystenta dyrektora generalnego różnią się w zależności od wielkości firmy. W małe firmy pracownicy zajmują się kontrolą pracy kurierów, kierowników, podtrzymaniem życia biura. W dużych organizacjach dyrektor generalny ma zwykle dwóch asystentów. Jeden osobisty asystent organizuje dzień pracy managera, drugi zajmuje się wszystkimi innymi sprawami. Lista obowiązków specjalisty może się znacznie różnić. W każdym przypadku obowiązki należy określić w opisie stanowiska. Rozważ przykładową listę:
- Organizacja negocjacji, w tym telefonicznych.
- Odbiór korespondencji.
- Organizacja spotkań i spotkań: przygotowanie materiałów powiązanych, kontrola zgodności z przepisami, rejestracja protokołów, stenografia.
- Kontrola wykonania poleceń Dyrektora Generalnego.
- Dostarczenie dokumentów do podpisu szefowi.
- Przyjęcie gości Dyrektora Generalnego.
- Organizacja wyjazdów służbowych (np. rezerwacja pokoi, zamawianie biletów).
- Bezpieczeństwo efektywna praca CEO.
- Sporządzanie planu dnia.
- Wsparcie informacyjne CEO.
- Udział w spotkaniach i spotkaniach biznesowych.
- Organizacja spotkań biznesowych.
- Organizacja prezentacji.
- Przygotowywanie raportów wydatków.
- Realizacja zamówień osobistych.
- Tworzenie baz danych, wirtualnych prezentacji za pomocą komputera PC.
Asystent jest osobą najbliższą prezesowi. Często jego dzień pracy nie jest ustandaryzowany. Pracownik rozwiązuje różnorodne zadania, więc musi mieć odpowiednie cechy osobiste.
Prawa pracownicze
Zastępcy Dyrektora Generalnego przysługują następujące uprawnienia:
- Zapoznanie się z projektami i decyzjami lidera dotyczącymi działań asystenta.
- Prawo do uzyskania niezbędnych informacji.
- Prawo do podejmowania decyzji w ramach oficjalnych uprawnień.
Zastępca dyrektora generalnego może być obdarzony wielkimi uprawnieniami. Na przykład pracownik może mieć prawo do podpisywania dokumentów.
Odpowiedzialność asystenta
Odpowiedzialność przypisana asystentowi powinna być sprecyzowana w opisie stanowiska. Pracownik odpowiada za:
- Nieprzestrzeganie instrukcji pracy.
- Działania naruszające prawo Federacji Rosyjskiej.
- Powodowania szkód.
Jeżeli asystent dopuścił się wykroczenia, przeprowadza się dochodzenie przed nałożeniem na niego odpowiedzialności. Konieczne jest ustalenie stopnia winy. W dochodzenie zaangażowani są kluczowi pracownicy firmy. W rezultacie sporządzany jest dokument. W zależności od stopnia winy na pracownika może zostać nałożona kara. Asystenta można również zwolnić.
Jakie cechy osobiste są wymagane od asystenta?
Osobisty asystent otrzymuje najszerszy zakres zadań. Niektórzy specjaliści pracują w jednym kierunku, ale nie dotyczy to asystenta. Wymaga wielozadaniowości, wszechstronności. Rozważ cechy osobiste, które musi posiadać asystent dyrektora generalnego:
- Proaktywny, proaktywny.
- Zdolność do przewidywania przyszłych wydarzeń.
- Zapobieganie powikłaniom.
- Wszechstronność.
- Adaptacja do szybko zmieniającego się środowiska.
- Biegła znajomość jednego lub kilku języków obcych.
- Umiejętność pracy z przepływami informacji.
- Możliwość zachowania poufności.
- Umiejętność systematycznej analizy sytuacji.
- Możliwość zaoferowania wielu rozwiązań jednocześnie.
- Biegłość w obsłudze komputera na poziomie średniozaawansowanym do zaawansowanego.
- Znajomość podstaw zarządzania czasem.
- Możliwość koordynowania działań kilku pracowników.
- Dyplomacja.
- Umiejętności komunikacyjne i umiejętność rozwiązywania konfliktów.
- Praca operacyjna z dużą ilością informacji.
- Dobra pamięć.
- Umiejętność ustalania priorytetów.
Asystent musi być kompetentny, odporny na stres. Pożądana jest znajomość pokrewnych specjalności (np. znajomość podstaw prawoznawstwa).
Kiedy prezes potrzebuje osobistego asystenta?
Asystent jest zatrudniany, jeśli dyrektor generalny ma dużą listę obowiązków. Nawet jeśli menedżer poradzi sobie z zadaniami, większość „odpływu” może spowolnić pracę. Do pracy z codziennymi sprawami zatrudnia się asystenta. Z reguły ci pracownicy są zapraszani do dużych firm. Prezesi małych organizacji są w stanie samodzielnie wykonać całą pracę.
Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego
(Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego)
ZATWIERDZIĆ
CEO
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1.1. Asystent (asystent) dyrektora generalnego należy do kategorii specjalistów.
1.2. Asystent (asystent) dyrektora generalnego jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Asystent (asystent) dyrektora generalnego podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu spółki.
1.4. W przypadku nieobecności asystenta (asystenta) dyrektora generalnego jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, o czym informuje się w zamówieniu dla organizacji.
1.5. Na stanowisko asystenta (asystenta) dyrektora generalnego powoływana jest osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe lub niepełne wyższe, doświadczenie w podobnej pracy od roku, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka) , programy Microsoft Office(Word, Excel), praca biurowa.
1.6. Asystent (asystent) Dyrektora Generalnego kieruje się w swoich działaniach:
- akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej;
— statut spółki, wewnętrzny regulamin pracy, inne akty prawne spółki;
- rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.
Obowiązki zawodowe asystenta (asystenta) dyrektora generalnego
Asystent (asystent) Dyrektora Generalnego wykonuje następujące obowiązki:
2.1. Planuje dzień pracy CEO (spotkania, rozmowy, przyjęcia itp.).
2.2. Zapewnia obsługę techniczną działań Dyrektora Generalnego (zamawianie transportu, biletów; organizowanie spotkań, negocjacji itp.)
2.3. Towarzyszy prezesowi na spotkaniach, wycieczkach itp.
2.4. Bierze udział w negocjacjach, spotkaniach biznesowych, przyjęciach okolicznościowych; prowadzi protokoły i inne dokumenty dokumentujące przebieg i wyniki spotkań i negocjacji.
2.5. W imieniu Dyrektora Generalnego koordynuje niektóre sprawy z pracownikami podziały strukturalne przekazuje im instrukcje i rozkazy kierownika; kontroluje wykonanie dyspozycji i zleceń.
2.6. Gromadzi materiały i informacje wymagane przez Dyrektora Generalnego, przygotowuje materiały analityczne, informacyjne, referencyjne i inne oraz przekazuje je kierownikowi.
2.7. Prowadzi prace biurowe, odbiera korespondencję do rozpatrzenia przez Dyrektora Generalnego, przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu Dyrektora Generalnego, prowadzi ich ewidencję i rejestrację, przekazuje kierownikowi.
2.8. Umawia się z kierownikiem, organizuje przyjmowanie gości.
2.9. W imieniu Dyrektora Generalnego sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty.
2.10. Wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez Dyrektora Generalnego (zbiór niezbędne materiały, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracji), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.
2.11. Wykonuje indywidualne czynności urzędowe Dyrektora Generalnego.
3. Uprawnienia asystenta (asystenta) dyrektora generalnego
Asystent (asystent) Dyrektora Generalnego ma prawo:
3.1.
Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przekaż kierownictwu sugestie dotyczące usprawnienia ich pracy i pracy firmy.
3.3. Żądać osobiście lub w imieniu kierownika oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych oraz bezpieczeństwa wszystkich dokumentów wynikających z działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.
4. Odpowiedzialność asystenta (asystenta) dyrektora generalnego
Asystent (asystent) Dyrektora Generalnego odpowiada za:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków.
4.2. Za niezgodność aktualne instrukcje, rozkazy i instrukcje dotyczące zachowania tajemnic handlowych i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscyplina pracy, przepisy bezpieczeństwa i bezpieczeństwo przeciwpożarowe.
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nie otrzymałeś ostatecznej odpowiedzi, poszukaj szybkiej pomocy:
1. Postanowienia ogólne
1.1. Assistant General Manager należy do kategorii asystentów wykonawczych.
1.2. Wymagane kompetencje:
Wyższy profesjonalna edukacja, bez przedstawiania wymagań dotyczących stażu pracy lub niepełnego wyższego wykształcenia zawodowego i stażu pracy w branży odpowiadającej profilowi przedsiębiorstwa przez co najmniej 1 rok.
1.3. Zastępca Dyrektora Generalnego powinien wiedzieć:
uchwały, nakazy, nakazy, inne wytyczne i przepisy prawne wyższe organy związane z działalnością finansową i gospodarczą przedsiębiorstwa;
- profil, specjalizacja i cechy struktury przedsiębiorstwa, perspektywy jego rozwoju;
— zdolność produkcyjna i zasoby ludzkie przedsiębiorstwa; technologia produkcji przedsiębiorstwa;
- procedurę sporządzania i koordynowania biznes planów dotyczących działalności produkcyjnej, ekonomiczno-finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa;
- środki komunikacji, sprzęt komputerowy i organizacyjny;
– tryb zawierania i wykonywania umów gospodarczo-finansowych;
- procedurę i terminy składania sprawozdań;
— środki mechanizacji pracy fizycznej;
– procedurę pozyskiwania sprzętu, mebli, inwentarza, materiałów piśmiennych oraz realizacji płatności za usługi;
— podstawy ekonomii, organizacji pracy, produkcji i zarządzania;
— prawo pracy;
- wewnętrzne przepisy pracy;
- Zasady i normy ochrony pracy.
1.4. Powołanie na stanowisko asystenta dyrektora generalnego i odwołanie ze stanowiska następuje na polecenie dyrektora generalnego.
1.5. Asystent Dyrektora Generalnego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.
1.6. Podczas nieobecności Zastępcy Dyrektora Generalnego (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w we właściwym czasie. Ta osoba nabywa odpowiednie prawa i ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie powierzonych mu obowiązków.
2. Obowiązki zawodowe
Zastępca Dyrektora Generalnego:
– organizuje pracę przyjmowania, przetwarzania, wysyłania do miejsca przeznaczenia przychodzących towarów, dokumentów i korespondencji, zapewniając ich bezpieczeństwo i terminowe doręczenie adresatom;
- monitoruje dostępność niezbędnych środków transportu, organizację prawidłowego transportu;
- podejmuje działania w celu realizacji planu transportu, zadań zmianowych przez kierowców samochodów;
- wypełnia, wystawia i akceptuje listy przewozowe i konosamenty;
- Prowadzi ewidencję dokumentów podróży i rozliczanie pracy Pojazd;
- kontroluje poprawność zapisów wskazań prędkościomierza oraz odbioru paliw i smarów (paliwa i smarów);
- odsłania się listy przewozowe ewidencja wykroczeń kierowców ruch drogowy i zgłasza je kierownictwu;
- porównuje uzyskane dane dotyczące eksploatacji pojazdów z dziennymi zadaniami zmianowymi, identyfikuje odchylenia i ich przyczyny;
- monitoruje przestrzeganie dyscypliny ruchu przez kierujących pojazdami, prowadzi ewidencję eksploatacji pojazdów;
– powiadamia odbiorców o czasie przybycia towaru pod ich adres.
2.3. Uczestniczy w opracowywaniu planów bieżących i remonty oraz budżetowanie wydatków służbowych.
2.4. Organizuje naprawę pomieszczeń, monitoruje jakość prac naprawczych.
2.5. Rozwiązuje sprawy związane z pozyskiwaniem i przechowywaniem materiałów biurowych, niezbędnych artykułów gospodarstwa domowego, sprzętu i inwentaryzacji, udostępnia je jednostkom strukturalnym, a także prowadzi ewidencję ich wydatków i sporządza ustalone raporty.
3. Prawa
Zastępca Dyrektora Generalnego ma prawo:
3.1. Podaj podziały strukturalne, poszczególnych specjalistów i innych pracowników instrukcji przedsiębiorstwa, które są obowiązkowe do wykonania.
3.2. Podejmij działania w przypadku wykrycia naruszeń porządku wewnętrznego w przedsiębiorstwie i postaw sprawców przed wymiarem sprawiedliwości.
3.3. Żądaj i otrzymuj od działów strukturalnych wszelkie informacje, referencje i inne materiały dotyczące działalności przedsiębiorstwa.
Zapoznaj się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.
3.5. Zgłaszanie propozycji do rozpatrzenia przez Dyrektora Generalnego w sprawie usprawnienia pracy związanej z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej Instrukcji.
4. Odpowiedzialność
Zastępca Dyrektora Generalnego jest odpowiedzialny za:
4.1. Za nienależyte wykonywanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych niniejszym Opisem stanowiska - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacja Rosyjska.
4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie ich działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
4.3. Za spowodowanie szkód materialnych w przedsiębiorstwie - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.
Kup książki HR
| Podręcznik oficera personalnego (książka + dyskM)
To wydanie zawiera praktyczne porady organizacja pracy obsługa personelu oraz praca w biurze personalnym. Materiał jest przejrzyście zorganizowany i zawiera dużą liczbę konkretne przykłady i przykładowe dokumenty. |
|
 |
Czy jesteś gotowy na przyjazd inspektora pracy?(2013)
Autorka szczegółowo wyjaśnia, czym jest inspekcja pracy i jakie są granice jej kompetencji, w jaki sposób przeprowadzane są kontrole przestrzegania prawa pracy i jak mogą się zakończyć, które naruszenia mogą skutkować nałożeniem grzywny, a które dyskwalifikacją szef organizacji. Książka zawiera praktyczne rekomendacje dla organizacji pracodawców i indywidualni przedsiębiorcy, co pomoże uniknąć roszczeń inspektorów pracy. Przygotowując książkę, wszyscy ostatnie zmiany ustawodawstwo. |
 |
Zbiór opisów stanowisk
Zbiór zawiera opisy stanowisk opracowane zgodnie z kwalifikacje zawarte w Podręcznik kwalifikacji stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzone dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37, a także zgodnie z innymi przepisami dotyczącymi cech taryfowych i kwalifikacyjnych (wymagania). |
Opis stanowiska asystenta kierownika jest tworzony w celu usprawnienia stosunków pracy. Dokument określa obowiązki funkcjonalne, obowiązki, prawa pracownika.
Stanowisko „asystenta szefa” w różnych organizacjach można nazwać różnie: osobisty asystent dyrektora, asystent szefa, sekretarz.
I. Postanowienia ogólne
1. Na stanowisko powołuje się asystenta kierownika i odwołuje z niego zarządzeniem kierownika organizacji.
2. Asystent szefa podlega bezpośrednio szefowi firmy.
3. W czasie nieobecności zastępcy kierownika jego prawa i obowiązki służbowe przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem dla organizacji.
4. Osoba, która ma wyższa edukacja i co najmniej rok podobnego doświadczenia zawodowego.
5. Zastępca kierownika kieruje się w swoich działaniach:
- ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;
- Wewnętrzne przepisy pracy, Karta i inne akty prawne firmy;
- rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.
6. Asystent kierownika musi wiedzieć:
- ustalona procedura postępowania z dokumentami w organizacji;
- przepisy prawne komunikacja biznesowa i etykieta;
- procedura prowadzenia dokumentacji sprawozdawczej;
- zasady korzystania ze sprzętu biurowego, środków komunikacji;
- podstawy pracy w edytorze tekstu, arkuszach kalkulacyjnych;
- podstawy pracy biurowej;
- struktura organizacyjna firmy;
- procedura zawierania i wykonywania umów.
ІІ.
Obowiązki asystenta kierownika
Asystent kierownika ma następujące obowiązki:
1. Planowanie dnia pracy kierownika: opracowanie i koordynacja harmonogramu spotkań, wizyt, wezwań, przyjęć i innych działań.
2. Osobisty akompaniament szefa na spotkaniach, przyjęciach, wycieczkach.
3. Pomoc techniczna praca kierownika: zamawianie biletów, transport; organizacja negocjacji, spotkań.
4. Prowadzenie protokołów i innych dokumentów ustalających przebieg i wyniki spotkań, spotkań, negocjacji.
5. Zwrócenie uwagi pracowników pionów strukturalnych organizacji instrukcji, poleceń kierownictwa i kontroli ich wykonania.
6. Gromadzenie informacji, przygotowywanie i dostarczanie kierownictwu raportów analitycznych, informacyjnych, referencyjnych i innych.
7. Prowadzenie ewidencji, odbieranie korespondencji wysyłanej do kierownika.
8. Rejestracja zwiedzających na osobiste spotkanie z kierownikiem, organizacja ich przyjęcia.
Przyjmowanie dokumentów i wniosków o podpis kierownika, ich rejestracja, księgowanie i przekazanie kierownikowi.
10. Sporządzanie pism, wniosków, innych dokumentów w imieniu kierownictwa.
11. Przygotowanie posiedzeń, posiedzeń, posiedzeń prowadzonych przez kierownika. Zebranie niezbędnych materiałów, powiadomienie uczestników o czasie, miejscu ich odbycia, agendzie.
12. Wypełnienie oficjalnych instrukcji szefa.
III. Prawa
Asystent Kierownika ma prawo:
1. Otrzymuj informacje w ilości niezbędnej do wykonania zadań.
2. Wysyłaj do kierownictwa propozycje usprawnienia ich pracy i racjonalizacji działań firmy.
3. Wysyłaj prośby do działów organizacji (w imieniu kierownika lub z własnej inicjatywy) w celu uzyskania dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.
4. Zobowiązać kierownictwo instytucji do stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania jej obowiązków służbowych.
5. Podejmuj niezależne decyzje w ramach swoich kompetencji.
6. Mieć dostęp do informacji poufnych w razie potrzeby biznesowej.
IV. Odpowiedzialność
Zastępca Kierownika jest odpowiedzialny za:
1. Przekazywanie pracownikom organizacji nieprawdziwych informacji.
2. Niewłaściwe wykonywanie obowiązków służbowych.
3. Wyrządzanie szkód materialnych organizacji, państwu, jej kontrahentom, pracownikom.
4. Naruszenie terminów realizacji zadań.
5. Naruszenie postanowień dokumentów, decyzji, zarządzeń organizacji.
6. Ujawnianie tajemnic handlowych, danych osobowych, informacji poufnych.
7. Działania wykraczające poza jego kompetencje.
8. Naruszenie dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa, wewnętrznych przepisów pracy, ochrony przeciwpożarowej.
9. Naruszenie zasad etykieta biznesowa, niegrzeczne traktowanie partnerów biznesowych, gości, pracowników organizacji.
Opisy stanowisk pracy
Opis stanowiska zastępca dyrektora ds. ogólnych
Otwórz w formacie WORD
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Niniejszy opis stanowiska określa obowiązki, prawa i obowiązki zastępcy dyrektora ds. ogólnych.
1.2. Zastępca dyrektora ds. ogólnych jest powoływany na stanowisko i odwoływany w trybie określonym w obowiązującym prawie pracy na polecenie dyrektora przedsiębiorstwa.
1.3. Zastępca Dyrektora ds. Ogólnych podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu firmy.
1.4. Zastępca Dyrektora ds. Ogólnych musi wiedzieć:
- uchwały, zarządzenia, zarządzenia, inne dokumenty zarządcze i wykonawcze władz wyższych, związane z obsługą administracyjną i gospodarczą; struktura przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji i perspektywy jej rozwoju; środki komunikacji, sprzęt komputerowy i organizacyjny; procedurę i warunki zgłaszania; środki mechanizacji pracy fizycznej; procedurę pozyskiwania sprzętu, mebli, inwentarza, materiałów piśmiennych i przetwarzania płatności za usługi; podstawy ekonomii, organizacji pracy, produkcji i zarządzania; prawo pracy; Wewnętrzne przepisy pracy; zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy.
1.6. Podczas czasowej nieobecności zastępcy dyrektora ds. ogólnych jego obowiązki powierza kierownikowi biura.
2. OBOWIĄZKI FUNKCJONALNE
Zastępca Dyrektora ds. Ogólnych:
2.1. Wdraża i nadzoruje realizację działań mających na celu zapewnienie racjonalne wykorzystanie transport drogowy organizacje, a także:
· Organizuje pracę przyjmowania, przetwarzania, wysyłania do miejsca przeznaczenia przychodzących towarów, dokumentów i korespondencji, zapewniając ich bezpieczeństwo i terminowe doręczenie adresatom.
· Kontroluje dostępność niezbędnych środków transportu, organizację prawidłowego transportu.
Podejmuje działania w celu realizacji planu transportu, zadania zmianowe przez kierowców samochodów
· Wypełnia, wystawia i akceptuje listy przewozowe i konosamenty.
· Prowadzi ewidencję dokumentów podróży i rozliczanie eksploatacji pojazdów.
· Kontroluje poprawność zapisów wskazań prędkościomierza oraz odbioru paliw i smarów (paliwa i smary).
· Identyfikuje w listach przewozowych zapisy naruszeń przepisów ruchu drogowego popełnianych przez kierowców i zgłasza je kierownictwu.
· Porównuje otrzymane dane dotyczące eksploatacji pojazdów z dziennymi zadaniami zmianowymi, identyfikuje odchylenia i ich przyczyny.
· Monitoruje przestrzeganie dyscypliny ruchu przez kierujących pojazdami, prowadzi ewidencję eksploatacji pojazdów.
· Powiadamia odbiorców o czasie przybycia towaru pod ich adres.
2.2. Zapewnia konserwację i utrzymanie zgodnie z zasadami i przepisami urządzenia sanitarne przemysłowe i ochrony przeciwpożarowej budynku, w którym pomieszczenia biurowe społeczeństwa, a także monitorowanie sprawności sprzętu (oświetlenie, ogrzewanie, wentylacja itp.).
2.2. Uczestniczy w opracowywaniu planów remontów bieżących i kapitalnych oraz sporządzaniu szacunków kosztów działalności.
2.3. Organizuje naprawę pomieszczeń, monitoruje jakość prac naprawczych.
Rozwiązuje sprawy związane z pozyskiwaniem i przechowywaniem materiałów biurowych, niezbędnych artykułów gospodarstwa domowego, sprzętu i inwentaryzacji, udostępnia je jednostkom strukturalnym, a także prowadzi ewidencję ich wydatków i sporządza ustalone raporty.
2.6. Kontroluje racjonalne wykorzystanie materiałów i środków przeznaczonych na cele gospodarcze.
2.7. Nadzoruje prace nad poprawą terenu biura, a także monitoruje stan i terminową naprawę mebli.
2.8. Zapewnia wykonanie środków przeciwpożarowych oraz utrzymanie sprzętu przeciwpożarowego w dobrym stanie.
3. PRAWA
Zastępca Dyrektora ds. Ogólnych ma prawo:
3.1. Wydawanie poleceń podległym pracownikom i służbom, wykonywanie zadań w zakresie zagadnień wchodzących w zakres jego obowiązków funkcjonalnych.
3.2. Aby kontrolować realizację zadań i pracy, terminową realizację poszczególnych zleceń i zadań służby i podległych mu pracowników.
3.3. Poproś i otrzymuj niezbędne materiały i dokumenty związane z działalnością Zastępcy Dyrektora ds. Ogólnych.
3.4. Angażuj się w relacje z działami organizacji zewnętrznych w celu rozwiązywania problemów operacyjnych działalność produkcyjna w ramach kompetencji zastępcy dyrektora do spraw ogólnych.
4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Zastępca Dyrektora ds. Ogólnych odpowiada za:
4.1. Wyniki i efektywność działań produkcyjnych.
4.2. Niespełnienie ich obowiązki funkcjonalne, a także za wyniki pracy.
4.3. Niedokładne informacje o statusie wykonywanej pracy.
4.4. Nieprzestrzeganie poleceń, poleceń i instrukcji dyrektora firmy.
4.5. Niepodejmowanie działań w celu stłumienia stwierdzonych naruszeń przepisów bezpieczeństwa, przeciwpożarowych i innych zasad, które stanowią zagrożenie dla działalności firmy, jej pracowników.
4.6. Niezapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy i wydajności przez pracowników działu.
5. WARUNKI PRACY
5.1. Godziny pracy zastępcy dyrektora ds. ogólnych są ustalane zgodnie z wewnętrznym regulaminem pracy obowiązującym w firmie.
5.2. Aby rozwiązać problemy operacyjne w celu zapewnienia działalności produkcyjnej działu, zastępca dyrektora ds. ogólnych zarządza transportem w sposób ogólny.
Poniżej znajduje się tekst opisu stanowiska pracy na stanowisku „ osobisty asystent CEO”. Możesz pobrać ten opis stanowiska, wydrukować lub skopiować do dalszej edycji. Jeśli obecny opis stanowiska nie jest dokładnie tym, czego szukałeś, spójrz na inne opisy stanowisk pod nagłówkiem „Pracownicy biurowi”.
- Osobisty asystent dyrektora generalnego należy do kategorii specjalisty.
- Na stanowisko asystenta osobistego Dyrektora Generalnego powołuje się osobę, która posiada wyższe wykształcenie zawodowe, nie przedstawiając wymagań dotyczących stażu pracy lub średniego wykształcenia zawodowego oraz co najmniej 2-letni staż pracy w specjalności.
- Powołanie na stanowisko sekretarza i odwołanie z niego następuje na polecenie dyrektora generalnego.
- Osobisty Asystent Prezesa podlega bezpośrednio Prezesowi.
- Osobisty asystent prezesa musi wiedzieć:
- Dekrety, rozkazy, rozkazy, inne dokumenty regulujące i regulacyjne wyższych i innych organów dotyczące działalności przedsiębiorstwa.
- Regulacje, instrukcje, inne dokumenty regulacyjne dotyczące prowadzenia ewidencji.
— Struktura i zespół zarządzający przedsiębiorstwo i jego oddziały.
— Metody rejestracji i przetwarzania dokumentów.
- Zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i interkomowych.
— Standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej.
- Zasady pisania listy biznesowe przy użyciu standardowych formularzy.
— Podstawy etyki i estetyki.
— Zasady komunikacji biznesowej.
— Zasady działania Informatyka.
— Podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy.
- Wewnętrzne przepisy pracy.
— Zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.
Osobisty Asystent Prezesa:
- Prowadzi prace związane z obsługą organizacyjno-techniczną czynności administracyjnych i administracyjnych kierownika.
- Przyjmuje korespondencję przychodzącą do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją wydziałom konstrukcyjnym lub konkretnemu wykonawcy do wykorzystania w procesie prac lub przygotowania odpowiedzi.
- Prowadzi działalność gospodarczą, wykonuje różne operacje za pomocą technologia komputerowa, przeznaczony do gromadzenia, przetwarzania i prezentowania informacji w ramach przygotowań i podejmowania decyzji.
- Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika.
- Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika.
- Monitoruje terminowe rozpatrzenie i złożenie przez działy strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu, zapewnia ich wysoką jakość edycji.
- Organizuje rozmowy telefoniczne z kierownikiem, rejestruje otrzymane informacje pod jego nieobecność i zwraca mu uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje za pośrednictwem urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks, itp.), a także wiadomości telefoniczne, przekazuje informacje do jego uwagi w odpowiednim czasie otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych.
- W imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.
- Prowadzi prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.
- Przeprowadza kontrolę wykonywania przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i poleceń, a także przestrzegania terminów wykonania poleceń i poleceń kontrolowanego kierownika.
- Prowadzi plik kontrolny i rejestracyjny.
- Zapewnia Miejsce pracy lider niezbędne środki sprzęt organizacyjny, papierniczy, stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy kierownika.
- Drukuje, na polecenie kierownika, materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.
- Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.
- Formuje sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje do archiwum.
- Wykonuje indywidualne czynności urzędowe swojego bezpośredniego przełożonego.
- _________________________________________________________________.
Osobisty Asystent Dyrektora Generalnego ma prawo do:
- Zapoznaj się z projektami decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczących jego działalności.
- Przedstawić propozycje usprawnienia pracy związanej z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej instrukcji.
- W ramach swoich kompetencji zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu wszelkie uchybienia stwierdzone w trakcie wykonywania jego obowiązków oraz zgłaszać propozycje ich usunięcia.
- Żądać osobiście lub w imieniu kierownictwa przedsiębiorstwa od oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.
- Wymagają od kierownictwa przedsiębiorstwa pomocy w wykonywaniu ich obowiązków i praw.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
Osobisty Asystent Prezesa jest odpowiedzialny za:
- Za nienależyte wykonywanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Ukrainy.
- Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Ukrainy.
- Za spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Ukrainy.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
Szukaj opisów stanowisk
Jeśli znasz dokładnie tytuł pracy, dla której potrzebujesz znaleźć opisy stanowisk, poszukaj CI w alfabetycznym indeksie specjalności. Pamiętaj, że niektóre pozycje mogą mieć nazwy synonimiczne.
Oferty pracy na Ukrainie
Jeśli w tej chwili jesteś na etapie poszukiwania pracy i szukasz wysokiej jakości wakatów od wiodących firm w Kijowie i na Ukrainie, zwróć uwagę na katalog najlepszych pracodawców w kraju. Możesz szukać pracy według nazwy firmy, stanowiska lub zaawansowanego formularza wyszukiwania pracy.
Aliexpress - Chiński sklep internetowy. Chińskie towary z dostawą
Opisy stanowisk pracy
w małym i średnim biznesie
(biura, sklepy, kawiarnie, restauracje, hotele, kluby itp.)
- Pytanie do prawnika
- Artykuły
- Poszukiwania pracy
- Pożądane zawody
- Administracja
- CEO
- Zastępca Dyrektora Generalnego
- Prawnik
- Inspektor działu kadr
- PR Manager
- Restauracja
- Starszy Kierownik Restauracji
- kierownik baru
- Administrator 1 kat.
- Administrator II kat.
- Barman
- Hotel
- Kierownik hotelu
- Starszy Administrator
- Administrator
- pomoc administratora
- Pokojówka
- Produkcja (kuchnia)
- kierownik produkcji
- Magazynier
- Szef kuchni
- Starszy kucharz
- Kucharz
- Dział reklamowy
- Projektant
- Dział sztuki
- Dyrektor artystyczny
- Dyrektor artystyczny
- Choreograf
- Artysta
- Komik
- Wyraźnie pomocne:
- Książki i podręczniki
- Sklepy internetowe w Jarosławiu
1. Postanowienia ogólne
- uchwały, zarządzenia, zarządzenia, inne dokumenty zarządcze i regulacyjne władz wyższych, dotyczące działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa;
- profil, specjalizacja i cechy struktury przedsiębiorstwa, perspektywy jego rozwoju;
— zdolności produkcyjne i zasoby ludzkie przedsiębiorstwa; technologia produkcji przedsiębiorstwa;
- procedurę sporządzania i koordynowania biznes planów dotyczących działalności produkcyjnej, ekonomiczno-finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa;
- środki komunikacji, sprzęt komputerowy i organizacyjny;
– tryb zawierania i wykonywania umów gospodarczo-finansowych;
- procedurę i terminy składania sprawozdań;
— środki mechanizacji pracy fizycznej;
– procedurę pozyskiwania sprzętu, mebli, inwentarza, materiałów piśmiennych oraz realizacji płatności za usługi;
— podstawy ekonomii, organizacji pracy, produkcji i zarządzania;
— prawo pracy;
- wewnętrzne przepisy pracy;
2. Obowiązki zawodowe
Zastępca Dyrektora Generalnego:
– organizuje pracę przyjmowania, przetwarzania, wysyłania do miejsca przeznaczenia przychodzących towarów, dokumentów i korespondencji, zapewniając ich bezpieczeństwo i terminowe doręczenie adresatom;
- monitoruje dostępność niezbędnych środków transportu, organizację prawidłowego transportu;
- podejmuje działania w celu realizacji planu transportu, zadań zmianowych przez kierowców samochodów;
- wypełnia, wystawia i akceptuje listy przewozowe i konosamenty;
– ewidencjonuje dokumenty podróży i ewidencjonuje ruch pojazdów;
- kontroluje poprawność zapisów wskazań prędkościomierza oraz odbioru paliw i smarów (paliwa i smarów);
- identyfikuje w ewidencji listu przewozowego naruszenia przepisów ruchu drogowego popełniane przez kierowców i zgłasza je kierownictwu;
- porównuje uzyskane dane dotyczące eksploatacji pojazdów z dziennymi zadaniami zmianowymi, identyfikuje odchylenia i ich przyczyny;
- monitoruje przestrzeganie dyscypliny ruchu przez kierujących pojazdami, prowadzi ewidencję eksploatacji pojazdów;
Kup książki HR
Książka przyda się szerokiemu gronu czytelników, oficerów personalnych, szefów przedsiębiorstw i organizacji wszelkich form własności.
Książka adresowana jest do szefów organizacji wszystkich form własności, pracowników służb personalnych, księgowych, przedsiębiorców indywidualnych, a także wszystkich zainteresowanych przestrzeganiem prawa pracy.
Zbiór składa się z dwóch działów: pierwsza zawiera opisy stanowisk pracy dla menedżerów, specjalistów, wykonawców technicznych, druga - opisy stanowisk dla branż (redakcja i wydawnictwa, transport, bankowość, handel, działalność badawcza, edukacja, opieka zdrowotna).
Dla szefów organizacji, pracowników obsługi kadrowo-prawnej.
Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego?
Prezes firmy ma wiele obowiązków. Wraz z rozwojem organizacji rozszerza się zakres odpowiedzialności. Istnieje wiele „odpływów”, na które menedżer musi spędzać czas zamiast rozwiązywać problemy ukierunkowane bezpośrednio na rozwój firmy. Zmniejsza to wydajność specjalisty. Część zadań niewymagających wysokich kwalifikacji można delegować na asystenta dyrektora generalnego.
Stanowisko asystenta dyrektora generalnego: kluczowe funkcje
Stanowisku asystenta dyrektora generalnego trudno nadać pewne cechy charakterystyczne. Faktem jest, że zakres uprawnień tego specjalisty ustalany jest na podstawie potrzeb prezesa. Aktywność pracownika może być skoncentrowana na jednym aspekcie. Rozważ stanowiska, na których asystenci pracują w praktyce:
- Urzędnik. Ten specjalista jest odpowiedzialny za pracę z dokumentacją. W jego obszarze odpowiedzialności są wezwania, różne codzienne zadania.
- Osobisty asystent. Specjalizuje się w organizacji dnia pracy Prezesa Zarządu, spotkań biznesowych i konferencji. Specjalista towarzyszy menedżerowi również w podróżach służbowych.
- Zastępca Dyrektora Generalnego. Pracownik ma prawo do podejmowania decyzji w ograniczonym zakresie spraw.
Z reguły asystent łączy w sobie funkcje kilku specjalistów. W dużych firmach prezes może mieć dwóch asystentów. Na przykład jeden organizuje czas pracy kierownika, a drugi zajmuje się papierkową robotą.
Asystent należy do kategorii liderów. Podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu. Wymagania, które zwykle stawiane są pracownikowi:
- Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie (na przykład prawniczej).
- Doświadczenie zawodowe od trzech lat.
Z reguły pozostali pracownicy podlegają asystentowi dyrektora generalnego. Posiada szerokie uprawnienia: od prawa do wydawania rozkazów po kontrolę pracy różnych działów.
WAŻNY! Powołanie asystenta wcale nie jest przesadą. Środek ten pozwala menedżerowi skupić się na rozwiązywaniu problemów wymagających wysokiego profesjonalizmu i kreatywności. „Kościół” zostaje oddelegowany do asystenta. To znacznie zwiększa efektywność zarówno prezesa, jak i samej firmy.
Regulacje prawne
Działalność Zastępcy Dyrektora Generalnego regulują następujące przepisy:
- zalecenia metodyczne.
- Czarter.
- Umowa o pracę.
- Rozkazy lidera.
- Instrukcja pracy.
Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego?
Obowiązki asystenta dyrektora generalnego różnią się w zależności od wielkości firmy. W małych firmach pracownicy kontrolują pracę kurierów, menedżerów i podtrzymywanie życia biura. W dużych organizacjach dyrektor generalny ma zwykle dwóch asystentów. Jeden osobisty asystent organizuje dzień pracy managera, drugi zajmuje się wszystkimi innymi sprawami. Lista obowiązków specjalisty może się znacznie różnić. W każdym przypadku obowiązki należy określić w opisie stanowiska. Rozważ przykładową listę:
- Organizacja negocjacji, w tym telefonicznych.
- Odbiór korespondencji.
- Organizacja spotkań i spotkań: przygotowanie materiałów powiązanych, kontrola zgodności z przepisami, rejestracja protokołów, stenografia.
- Kontrola wykonania poleceń Dyrektora Generalnego.
- Dostarczenie dokumentów do podpisu szefowi.
- Przyjęcie gości Dyrektora Generalnego.
- Organizacja wyjazdów służbowych (np. rezerwacja pokoi, zamawianie biletów).
- Zapewnienie skuteczności CEO.
- Sporządzanie planu dnia.
- Wsparcie informacyjne CEO.
- Udział w spotkaniach i spotkaniach biznesowych.
- Organizacja spotkań biznesowych.
- Organizacja prezentacji.
- Przygotowywanie raportów wydatków.
- Realizacja zamówień osobistych.
- Tworzenie baz danych, wirtualnych prezentacji za pomocą komputera PC.
Asystent jest osobą najbliższą prezesowi. Często jego dzień pracy nie jest ustandaryzowany. Pracownik rozwiązuje różnorodne zadania, więc musi mieć odpowiednie cechy osobiste.
Prawa pracownicze
Zastępcy Dyrektora Generalnego przysługują następujące uprawnienia:
- Zapoznanie się z projektami i decyzjami lidera dotyczącymi działań asystenta.
- Prawo do uzyskania niezbędnych informacji.
- Prawo do podejmowania decyzji w ramach oficjalnych uprawnień.
Zastępca dyrektora generalnego może być obdarzony wielkimi uprawnieniami. Na przykład pracownik może mieć prawo do podpisywania dokumentów.
Odpowiedzialność asystenta
Odpowiedzialność przypisana asystentowi powinna być sprecyzowana w opisie stanowiska. Pracownik odpowiada za:
- Nieprzestrzeganie instrukcji pracy.
- Działania naruszające prawo Federacji Rosyjskiej.
- Powodowania szkód.
Jeżeli asystent dopuścił się wykroczenia, przeprowadza się dochodzenie przed nałożeniem na niego odpowiedzialności. Konieczne jest ustalenie stopnia winy. W dochodzenie zaangażowani są kluczowi pracownicy firmy. W rezultacie sporządzany jest dokument. W zależności od stopnia winy na pracownika może zostać nałożona kara. Asystenta można również zwolnić.
Jakie cechy osobiste są wymagane od asystenta?
Osobisty asystent otrzymuje najszerszy zakres zadań. Niektórzy specjaliści pracują w jednym kierunku, ale nie dotyczy to asystenta. Wymaga wielozadaniowości, wszechstronności. Rozważ cechy osobiste, które musi posiadać asystent dyrektora generalnego:
- Proaktywny, proaktywny.
- Zdolność do przewidywania przyszłych wydarzeń.
- Zapobieganie powikłaniom.
- Wszechstronność.
- Adaptacja do szybko zmieniającego się środowiska.
- Biegła znajomość jednego lub kilku języków obcych.
- Umiejętność pracy z przepływami informacji.
- Możliwość zachowania poufności.
- Umiejętność systematycznej analizy sytuacji.
- Możliwość zaoferowania wielu rozwiązań jednocześnie.
- Biegłość w obsłudze komputera na poziomie średniozaawansowanym do zaawansowanego.
- Znajomość podstaw zarządzania czasem.
- Możliwość koordynowania działań kilku pracowników.
- Dyplomacja.
- Umiejętności komunikacyjne i umiejętność rozwiązywania konfliktów.
- Praca operacyjna z dużą ilością informacji.
- Dobra pamięć.
- Umiejętność ustalania priorytetów.
Asystent musi być kompetentny, odporny na stres. Pożądana jest znajomość pokrewnych specjalności (np. znajomość podstaw prawoznawstwa).
Kiedy prezes potrzebuje osobistego asystenta?
Asystent jest zatrudniany, jeśli dyrektor generalny ma dużą listę obowiązków. Nawet jeśli menedżer poradzi sobie z zadaniami, większość „odpływu” może spowolnić pracę. Do pracy z codziennymi sprawami zatrudnia się asystenta. Z reguły ci pracownicy są zapraszani do dużych firm. Prezesi małych organizacji są w stanie samodzielnie wykonać całą pracę.
Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego
Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, obowiązki asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, przykładowy opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego
Do obowiązków asystenta (asystenta) dyrektora generalnego należy przede wszystkim pomoc pierwszej osobie w firmie. Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego może obejmować określone wymagania (na przykład znajomość dwóch języków obcych) i obowiązki. W każdym razie przykładowy opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego pomoże ci w sporządzeniu dokumentu personalnego.
Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego (pobierz próbkę)
Dobrobyt firmy w warunkach największej konkurencji na współczesnym rynku zależy prawie całkowicie od prawidłowego i terminowego podjęte decyzje lider. Aby pomóc reżyserowi i stworzyć warunki, w których głowa nie jest zmuszana do rozpraszania się przy rozwiązywaniu drugorzędnych zadań, a jest stanowisko asystenta lub asystenta.
W Rosji brakuje pracowników, którzy mogą przejąć obowiązki administracyjne, a zapotrzebowanie na wykwalifikowanych asystentów jest ogromne. Niezawodny asystent, który odpowiedzialnie wykonuje obowiązki organizowania, zbierania i przekazywania informacji, uwalnia prezesa od konieczności marnowania czasu.
W rzeczywistości asystent nie jest sekretarzem, ale powiernikiem szefa ze specjalnym statusem w firmie. Inteligentny osobisty asystent jest ceniony przez dyrektorów firm nie mniej niż menedżerowie najwyższego szczebla.
Osobisty asystent musi posiadać nie tylko wiedzę zawodową, ale także pewien zestaw cech ludzkich - oddanie interesom korporacyjnym, dobry gust, wyczucie taktu, dobrą wolę. Z jednej strony asystent reżysera musi umieć dostosować się do specyfiki charakteru reżysera, az drugiej organizować zespół i kontrolować realizację niektórych projektów.
Jednocześnie asystent w swojej pracy musi zachować równowagę, aby nie podejmować decyzji za lidera, jednocześnie nie przerzucając zadań na szefa.
Obecnie około 80 uniwersytetów w Rosji kształci specjalistów z zakresu zarządzania i zarządzania dokumentami, ale liderzy tradycyjnie wolą zatrudniać na stanowisko asystenta absolwentów wydziałów historycznych, archiwalnych i filologicznych.
Główną zaletą tego zawodu jest możliwość zdobycia bezcennego doświadczenia menedżerskiego od odnoszącego sukcesy lidera. Zdobyta w ten sposób wiedza pomoże Ci awansować lub założyć własny biznes.
Jak zarabiać na Forex bez doświadczenia?
Opis stanowiska Asystent Dyrektora Generalnego
1. Postanowienia ogólne
1.1. Assistant General Manager należy do kategorii asystentów wykonawczych.
1.2. Wymagane kompetencje:
Wykształcenie wyższe zawodowe, bez przedstawiania wymagań dotyczących stażu pracy lub niepełnego wyższego wykształcenia zawodowego oraz stażu pracy w branży odpowiadającej profilowi przedsiębiorstwa przez co najmniej 1 rok.
1.3. Zastępca Dyrektora Generalnego powinien wiedzieć:
- uchwały, zarządzenia, zarządzenia, inne dokumenty zarządcze i wykonawcze władz wyższych, związane z działalnością finansową i gospodarczą przedsiębiorstwa,
– profil, specjalizacja i cechy struktury przedsiębiorstwa, perspektywy jego rozwoju
- możliwości produkcyjne i zasoby ludzkie technologii produkcji przedsiębiorstwa produktów przedsiębiorstwa,
– tryb sporządzania i koordynowania biznes planów dotyczących działalności produkcyjnej, ekonomiczno-finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa,
– środki komunikacji, sprzęt komputerowy i organizacyjny
– procedura zawierania i wykonywania umów handlowych i finansowych
- procedura i terminy zgłaszania
— środki mechanizacji pracy fizycznej
– procedura pozyskiwania sprzętu, mebli, inwentaryzacji, materiałów piśmiennych oraz realizacji płatności za usługi
— podstawy ekonomii, organizacji pracy, produkcji i zarządzania
- prawo pracy
- wewnętrzne przepisy pracy
- Zasady i normy ochrony pracy.
1.4. Powołanie na stanowisko asystenta dyrektora generalnego i odwołanie ze stanowiska następuje na polecenie dyrektora generalnego.
1.5. Asystent Dyrektora Generalnego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.
1.6. Podczas nieobecności asystenta dyrektora generalnego (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w przepisowy sposób. Osoba ta nabywa odpowiednie uprawnienia i odpowiada za nienależyte wykonanie powierzonych jej obowiązków.
2. Obowiązki zawodowe
Zastępca Dyrektora Generalnego:
2.1. Wykonuje i kontroluje realizację działań zapewniających racjonalne wykorzystanie transportu drogowego organizacji, a także:
– organizuje pracę przyjmowania, przetwarzania, wysyłania do miejsca przeznaczenia przychodzących towarów, dokumentów i korespondencji, zapewniając ich bezpieczeństwo i terminowe doręczenie adresatom
– monitoruje dostępność niezbędnych środków transportu, organizację prawidłowego transportu
- podejmuje działania w celu realizacji planu transportu, zadania zmianowe przez kierowców samochodów,
- wypełnia, wystawia i akceptuje listy przewozowe i konosamenty
– ewidencjonuje dokumenty podróży i ewidencjonuje ruch pojazdów
— kontroluje poprawność zapisów wskazań prędkościomierza oraz odbioru paliw i smarów (paliwa i smarów)
- identyfikuje w ewidencji listu przewozowego naruszenia przepisów ruchu drogowego popełniane przez kierowców i zgłasza je kierownictwu
– porównuje otrzymane dane dotyczące eksploatacji pojazdów z dziennymi zadaniami zmianowymi, identyfikuje odchylenia i ich przyczyny
- monitoruje przestrzeganie dyscypliny ruchu przez kierujących pojazdami, prowadzi ewidencję pracy pojazdów
– powiadamia odbiorców o czasie przybycia towaru pod ich adres.
2.2. Zapewnia konserwację i właściwy stan zgodnie z przepisami higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej budynku, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe firmy, a także monitorowanie sprawności urządzeń (oświetlenia, ogrzewania, wentylacji itp.).
2.3. Uczestniczy w opracowywaniu planów remontów bieżących i kapitalnych oraz sporządzaniu szacunków kosztów działalności.
2.4. Organizuje naprawę pomieszczeń, monitoruje jakość prac naprawczych.
2.5. Rozwiązuje sprawy związane z pozyskiwaniem i przechowywaniem materiałów biurowych, niezbędnych artykułów gospodarstwa domowego, sprzętu i inwentaryzacji, udostępnia je jednostkom strukturalnym, a także prowadzi ewidencję ich wydatków i sporządza ustalone raporty.
2.6. Kontroluje racjonalne wykorzystanie materiałów i środków przeznaczonych na cele gospodarcze.
2.7. Nadzoruje prace nad poprawą terenu biura, a także monitoruje stan i terminową naprawę mebli.
2.8. Zapewnia wykonanie środków przeciwpożarowych oraz utrzymanie sprzętu przeciwpożarowego w dobrym stanie.
Zastępca Dyrektora Generalnego ma prawo:
3.1. Podaj podziały strukturalne, poszczególnych specjalistów i innych pracowników instrukcji przedsiębiorstwa, które są obowiązkowe do wykonania.
3.2. Podejmij działania w przypadku wykrycia naruszeń porządku wewnętrznego w przedsiębiorstwie i postaw sprawców przed wymiarem sprawiedliwości.
3.3. Żądaj i otrzymuj od działów strukturalnych wszelkie informacje, referencje i inne materiały dotyczące działalności przedsiębiorstwa.
3.4. Zapoznaj się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.
3.5. Zgłaszanie propozycji do rozpatrzenia przez Dyrektora Generalnego w sprawie usprawnienia pracy związanej z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej Instrukcji.
Zastępca Dyrektora Generalnego jest odpowiedzialny za:
4.1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym Opisie stanowiska - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie ich działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
4.3. Za spowodowanie szkód materialnych w przedsiębiorstwie - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.
Kup książki HR
Publikacja ta zawiera praktyczne zalecenia dotyczące organizacji pracy służby personalnej oraz zarządzania dokumentacją kadrową. Materiał jest przejrzyście usystematyzowany i zawiera dużą liczbę konkretnych przykładów i przykładowych dokumentów.
Do książki dołączona jest płyta z formami dokumentów i regulaminów w systemie Garant, regulująca różne zagadnienia stosunków pracy i pracy personelu.
Autorka szczegółowo wyjaśnia, czym jest inspekcja pracy i jakie są granice jej kompetencji, w jaki sposób przeprowadzane są kontrole przestrzegania prawa pracy i jak mogą się zakończyć, które naruszenia mogą skutkować nałożeniem grzywny, a które dyskwalifikacją szef organizacji. Książka zawiera praktyczne rekomendacje dla organizacji pracodawców i przedsiębiorców indywidualnych, które pomogą uniknąć roszczeń inspektorów pracy. Podczas przygotowywania książki uwzględniono wszystkie najnowsze zmiany w ustawodawstwie.
Opis stanowiska zastępcy dyrektora (dyrektora generalnego) biblioteki, scentralizowany system biblioteczny, muzeum
system biblioteczny, muzeum
- zespół zarządzający organizacji
– organizacja i metody pracy biurowej, rejestracja i przetwarzanie dokumentów na komputerze
- zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i domofonowych,
- podstawy etyki i estetyki
— zasady komunikacji biznesowej
— zasady działania techniki komputerowej
— podstawy zarządzania, zarządzanie personelem
— podstawy prawa pracy
— Wewnętrzne przepisy pracy
— zasady i przepisy BHP, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej
2. Funkcje
2.1. Wsparcie działalności naukowo-produkcyjnej i administracyjnych dyrektora.
2.2. Kontrola realizacji zleceń i dyspozycji, przestrzeganie terminów realizacji dyspozycji i dyspozycji dyrektora.
3. Obowiązki zawodowe
3.13. Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.
3.14. Formuje sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, zapewnia ich bezpieczeństwo i przekazuje do archiwum.
3.15. Kopiuje dokumenty na kopiarce osobistej.
4. Prawa
4.1. Uczestniczyć w dyskusji nad projektami decyzji kierownictwa instytucji (organizacji).
4.3. Uczestniczyć w dyskusji na tematy związane z ich obowiązkami służbowymi.
4.4. Wymagaj od kierownictwa instytucji (organizacji) pomocy w wykonywaniu jej obowiązków i korzystaniu z praw.
5. Odpowiedzialność
- za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej
- za przestępstwa popełnione w trakcie ich działalności - w sposób określony w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej
- za wyrządzenie szkody instytucji (organizacji) - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.
6. Postanowienia końcowe
Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego (Opis stanowiska asystenta generalnego)
Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego
(Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego)
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Postanowienia ogólne
1.1. Asystent (asystent) dyrektora generalnego należy do kategorii specjalistów.
1.2. Asystent (asystent) dyrektora generalnego jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Asystent (asystent) dyrektora generalnego podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu spółki.
1.4. W przypadku nieobecności asystenta (asystenta) dyrektora generalnego jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, o czym informuje się w zamówieniu dla organizacji.
1.5. Na stanowisko asystenta (asystenta) Dyrektora Generalnego powoływana jest osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe lub niepełne wyższe, doświadczenie w podobnej pracy od roku, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka) , programy Microsoft Office (Word, Excel), praca biurowa.
