Programele de calculator sunt folosite pentru a crea documente electronice. Crearea documentelor electronice

Astăzi nu este surprinzător când un cititor (utilizator), venind la bibliotecă și petrecând o anumită perioadă de timp în ea, nu numai că nu își folosește fondul, dar nici măcar nu încearcă să comande literatură. Utilizatorii își satisfac multe dintre nevoile la nivel informațional, de exemplu. sunt destul de mulțumiți de informații bibliografice, rezumate, de referință și alte informații electronice obținute prin Internet, folosind un CD-ROM sau altfel. Mai mult, dezvoltarea unei resurse electronice duce la faptul că multe biblioteci, neavând fonduri pentru compilarea publicațiilor străine, găsesc o oportunitate de a organiza accesul utilizatorilor lor la resursele electronice full-text, iar aceste tendințe iau amploare (electronic Biblioteca stiintifica RFBR, publicațiile electronice ale Open Society Institute - Rusia și altele au oferit multor biblioteci acces gratuit la câteva mii de titluri de reviste străine). În plus, livrarea electronică a documentelor este din ce în ce mai răspândită, ceea ce permite utilizatorilor bibliotecii, fără a veni în bibliotecă însăși, să comande de la locul de muncă (sau de acasă) o copie electronică a unui articol, broșură, fragment de carte și să o primească într-o chestiune. de momente. În același timp, trebuie menționat că în multe biblioteci numărul de accesări (vizite) de la distanță la site-ul de Internet al bibliotecii depășește numărul de vizite fizice obișnuite.

Toate cele de mai sus confirmă că vechile idei despre bibliotecă se prăbușesc în fața ochilor noștri. Cititorul nu mai vine întotdeauna la bibliotecă pentru un document, el vine pentru informație și/sau o resursă electronică. Biblioteca se transformă treptat într-un centru de resurse informatice electronice, păstrând, totuși, funcțiile unei biblioteci obișnuite de servire a utilizatorilor cu documente tipărite. Această nouă trăsătură a bibliotecii moderne nu numai că ilustrează în mod clar una dintre principalele tendințe ale activității bibliotecilor moderne, ci trebuie luată în considerare atât în ​​planificarea dezvoltării bibliotecilor automate și a tehnologiilor informaționale, cât și în general pentru revizuirea conceptului deja învechit de bibliotecă. biblioteca tradițională.

Tehnologii pentru crearea unui document electronic

În primul rând, aceasta tehnologii de prelucrare analitică și sintetică a informațiilor în ABIS.

Prelucrare analitică și sintetică (ASO) - procese individuale care includ operațiuni sau grupuri de operațiuni asociate cu analiza documentelor sau datelor, dar care nu conduc la o modificare semnificativă a conținutului, structurii și tipului acestora. În sistemele automatizate, ASO poate fi realizat atât sub formă de operații manuale, „om-mașină”, cât și pur „mașină” (adică, folosind doar unelte automate). Operațiunile de sortare, scriere/rescriere, codare, decodare, criptare/decriptare, conversie etc. pot servi ca exemple de implementare complet sau parțial automatizată a ASO.Procesarea datelor este un nume generalizat pentru procesele eterogene asociate datelor. Se pot nota unii termeni legati de tipurile de prelucrare a datelor:

• · Prelucrarea integrată a datelor - principiul organizării prelucrării datelor într-un sistem automatizat, în care procesele sau operațiunile efectuate anterior în diferite organizații, departamente sau secțiuni ale lanțului tehnologic sunt combinate sau optimizate în scopul creșterii eficienței sistemului. Un posibil obiectiv al „prelucrării integrate a datelor” este crearea bazelor de date integrate.
• · Prelucrare distribuită a datelor - prelucrare a datelor efectuată într-un sistem distribuit, în care fiecare dintre nodurile tehnologice sau funcționale ale sistemului poate prelucra în mod independent datele locale și poate lua decizii adecvate. La executarea proceselor individuale, nodurile sistem distribuit pot face schimb de informații prin canale de comunicare în vederea procesării datelor sau obținerii rezultatelor unei analize reciproce pentru ei.
• · Prelucrare automată (de date/documente) - prelucrare (de date sau documente) efectuată automat, fără sau cu implicare umană limitată. Mijloacele tehnice de implementare a „prelucrarii automate” pot fi un computer sau alte dispozitive, mașini.
• · Prelucrare automată - efectuarea de operații asupra datelor folosind un computer sau alte dispozitive de prelucrare a datelor.
• · Prelucrare la mașină, pregătirea datelor pentru intrare - etapa de prelucrare analitică și sintetică sau prelucrare a documentelor asociate formalizării documentelor finale și consemnării conținutului acestora pe o fișă de lucru.
• · Sortare - distribuirea automată sau manuală a documentelor sau datelor în funcție de anumite caracteristici date. Setul de procese asociate cu aducerea înregistrărilor într-un fișier în conformitate cu ultimele modificariîn domeniul subiectului sau a primit noi informații (date). „Actualizarea unui fișier” presupune efectuarea următoarelor operațiuni: vizualizarea înregistrărilor, adăugarea de noi înregistrări, ștergerea (ștergerea) sau corectarea (editarea) înregistrărilor existente.

În al doilea rând, aceasta tehnologii de digitizare a informaţiei.

Tehnologiile de digitizare a informațiilor includ:

1. Scanare.

Această metodă este utilă în special pentru cei care pregătesc aplicații multimedia bazate pe materiale și ilustrații tipărite existente.

Un scanner este un dispozitiv periferic al unui computer personal care vă permite să introduceți originale într-un computer, prezentate sub formă de documente text, desene, diapozitive, fotografii și așa mai departe. Scanerul convertește astfel de informații în electronice.

Pe baza unei evaluări generalizate a caracteristicilor scanerelor, aceste dispozitive pot fi împărțite în următoarele subgrupe:

• o Scanere portabile.
• o Scanere de pagină (trag).
• o Slide - scanere.
• o Scanere de proiectie.
• o Scanere cu tambur.
• 2. Introducerea datelor de la tastatură.

Introducerea de la tastatură este un tip de introducere manuală. Instrument tehnologic furnizarea de intrare de la tastatură este o foaie de lucru. Introducerea textului se realizează utilizând editorul de text Word, care este inclus în pachetul software sub numele general Office, lansat de Microsoft. Este conceput pentru a rula sub sistemul de operare Windows.

Word este o aplicație Windows concepută pentru a crea, vizualiza, modifica și tipări documente text, ceea ce face posibil să faci totul fără excepție operațiuni tradiționale deasupra textului oferit de tehnologiile informatice moderne:

• o setarea și modificarea informațiilor alfanumerice neformatate;
• o formatarea caracterelor folosind o varietate de fonturi True Type într-o varietate de stiluri și dimensiuni;
• o formatarea paginii (inclusiv subsoluri și note de subsol);
• o formatarea documentului în ansamblu (compilarea automată a unui cuprins și a diverși indici);
• o verificarea ortografică, selectarea sinonimelor și împachetarea automată a cuvintelor.

În al treilea rând, aceasta tehnologii de prelucrare a documentelor digitizate.

Tehnologiile de procesare a documentelor digitizate includ recunoașterea caracterelor și editarea lor ulterioară.

Software de recunoaștere optică a caracterelor - OCR (Optical Character Recognition) este proiectat pentru introducerea automată a documentelor tipărite într-un computer. Cel mai adesea, utilizatorii folosesc sistemul optic de recunoaștere a textului FineReader de la ABBYY și sistemul de recunoaștere optică a caracterelor CuneiForm de la Cognitive Technologies Ltd. Ambele sisteme au capacități aproximativ echivalente și sunt concepute pentru a recunoaște textele tastate în aproape orice font (cu excepția hieroglifelor și a arabei), fără pregătire prealabilă. O caracteristică a programelor este acuratețea ridicată a recunoașterii caracterelor și sensibilitatea scăzută la defectele de imprimare.

Sistemele software OCR funcționează după cum urmează. Să presupunem că aveți un document pe hârtie text cu o structură complexă, de exemplu. pe lângă text, documentul conține tabele, diagrame, ilustrații etc. Trebuie să editați textul folosind un procesor de text. Pentru a rezolva o astfel de problemă, trebuie să plasați documentul în scaner și să creați o copie electronică a acestuia, care este o imagine grafică a documentului.

Următorul pas este convertirea imaginii în text. Această etapă este foarte importantă, deoarece rezultatul scanării este o imagine care poate fi salvată exclusiv într-un fișier de unul sau altul format grafic sau încărcată pentru procesare nu într-un text, ci într-un fel de editor grafic. Puteți lipi o imagine direct într-un editor de text. Cu toate acestea, pentru aplicațiile de text, imaginea este un element indivizibil și nu poate fi identificat. Astfel, chiar dacă există text pe imagine, acesta nu poate fi editat folosind un editor de text. Prin urmare, în primul rând, este necesar să convertiți imaginea caracterelor în text ca atare, adică. într-o secvență de caractere disponibile pentru procesare în editorii de text.

Sistemele software FineReader și CuneiForm permit rezolvarea problemelor de conversie a imaginilor în texte și sunt furnizate sub formă de complexe suficient de puternice pentru utilizare practică.

Procesul de recunoaștere a textului de către sistemele OCR este următorul.

În primul rând, trebuie să obțineți o imagine grafică a documentului, care poate fi realizată în două moduri - prin scanarea documentului sau prin încărcarea unei imagini dintr-un fișier. Mediul software de aplicație vă permite să vizualizați imagini la diferite scări, precum și să efectuați unele transformări cu acestea, în special, să le rotiți și să le inversați.

La următoarea etapă a procesării documentelor, acestea sunt marcate. Scopul acestei operațiuni este de a spune sistemului OCR cum este poziționat textul pe imagine.

Rezultatele layout-ului automat pot fi corectate manual - creați și ștergeți blocuri de text, mutați-le, setați-le dimensiunile, împărțiți-le în blocuri adiacente, faceți blocurile poligonale prin atașarea dreptunghiurilor de bloc la ele sau decupând dreptunghiuri bloc din ele etc. Blocurilor li se pot atribui numere secvențiale, ceea ce este foarte convenabil dacă trebuie să convertiți text formatat complex în simplu.

Pentru textele care sunt tipărite neclare sau pe un fundal neuniform, se utilizează scanarea adaptivă, care permite, în detrimentul unei oarecare degradări a performanței, creșterea preciziei determinării contururilor literelor.

La recunoașterea documentelor imprimate cu contrast redus și slab, calitatea recunoașterii poate fi îmbunătățită prin ajustarea unor parametri precum luminozitatea, contrastul și pragul de nivel al punctului alb-negru.

Setările de marcare și recunoaștere sunt configurate astfel încât sistemul OCR să poată bloca corect textul în blocuri și să-l recunoască. În special, este necesar să se indice în ce limbă (limbi) este scris textul care trebuie recunoscut.

Pentru lucrul rapid cu text recunoscut, sistemul OCR integrează propriul editor de text, care amintește de aplicația WordPad încorporată în Windows. Editorul de text este capabil să accepte astfel de caracteristici de bază de formatare a textului, cum ar fi fonturi și stiluri, superscripte și indice, tabele, coloane, cadre care se deplasează peste text. Cuvintele dubioase sunt evidențiate într-un anumit fundal în textul recunoscut, iar editorul de text oferă instrumente pentru căutarea rapidă a cuvintelor dubioase, ceea ce simplifică foarte mult vizualizarea și editarea textului recunoscut.

Unele versiuni ale sistemelor OCR, cum ar fi ABBYY FineReader Corporate Edition, conțin instrumente de colaborare integrate. Pentru a implementa capacitatea de a lucra într-o rețea, fiecare computer trebuie să aibă instalată o copie separată a programului.

În acest caz, lucrul cu același pachet pe mai multe computere poate fi organizat. Instrumentele de rețea ale sistemului au capacitatea de a urmări procesul de procesare a paginilor - de către cine acest moment pagina este deschisă, scanată, recunoscută, verificată etc. Modificările aduse paginii de către un utilizator sunt vizibile pentru toți cei care lucrează cu același pachet.

Sistemul CuneiForm 2000 Master are, de asemenea, capacități de lucru în echipă, care, pe lângă mediul CuneiForm 2000 în sine și un editor de text, conține o unitate software încorporată de scanare și recunoaștere a loturilor, precum și software pentru utilizarea scanerelor într-o rețea locală.

În al patrulea rând, aceasta tehnologii pentru crearea de documente WEB.

Cel mai des folosit limbaj pentru crearea documentelor Web este HTML (HyperText Markup Language). Acest concept include diferite moduri de proiectare a documentelor hipertext, design, editori de hipertext, browsere și multe altele. Hipertextul este perfect pentru încorporarea elementelor multimedia în documentele tradiționale. În practică, datorită dezvoltării hipertextului, majoritatea utilizatorilor au putut să-și creeze propriile produse multimedia și să le distribuie pe CD. Astfel de sisteme informatice, realizate sub formă de seturi de pagini HTML, nu necesită dezvoltarea unor instrumente software speciale, deoarece toate instrumentele necesare pentru lucrul cu date au devenit parte a standardului software majoritatea calculatoarelor personale. Prin această abordare, utilizatorului i se cere să efectueze doar munca care are legătură directă cu subiectul produsului dezvoltat: pregătirea textelor, desenarea imaginilor, crearea paginilor HTML și gândirea la legăturile dintre ele.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU EDUCAȚIE

INSTITUȚIA DE ÎNVĂȚĂMÂNT DE STAT DE ÎNVĂȚĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

UNIVERSITATEA DE STAT UDMURT

Institutul de Drept, Management Social și Securitate

Facultatea de drept umanitar mediu

Lucrări de curs

Modernsoftwarefonduri,folositînprocescrearedocumente

Semakina Irina Vladimirovna

elevii grupului SPO-O-0611-21(k).

specialitatea „Documentare

management și arhivare”

Șef: Lector principal

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Introducere

1. Sisteme de pregătire a documentelor text

2. Pachetul aplicației Microsoft Office

2.1 Programe de aplicație incluse în Microsoft Office

2.2 Procesor de text Microsoft Word

2.3 Foaie de calcul Microsoft Excel

3. Sisteme de automatizare pentru managementul documentației

Concluzie

Lista literaturii și surselor utilizate

Introducere

De multe, multe secole, tehnologia informației a fost în proces de dezvoltare. În unele perioade, această dezvoltare a încetinit și a devenit aproape imperceptibilă, iar în unele perioade, dimpotrivă, a avut loc un salt calitativ, iar omenirea a început să folosească mijloace fundamental noi, nevăzute până acum, de prelucrare, transmitere și stocare a informațiilor. Comoditatea și eficiența utilizării computerelor pentru pregătirea textelor documentelor a condus la crearea multor programe de prelucrare a documentelor. Capacitățile acestor programe sunt diferite - de la programe concepute pentru a pregăti documente mici cu o structură simplă, la programe de dactilografiere, proiectare și pregătire completă pentru tipărirea publicării cărților și revistelor (sisteme de publicare).

Tema lucrării mele este relevantă, deoarece acum aproape toate documentele sunt stocate și create în formă electronică. Acest lucru necesită software-ul corespunzător.

scop Ale mele curs muncă este:

- Luați în considerare cele mai populare programe care sunt utilizate pentru a crea documente.

- Aflați ce programe de aplicație sunt incluse în Microsoft Office.

- Definirea si studierea sistemelor de automatizare pentru managementul documentelor.

sarcini Ale mele curs muncă este:

- Luați în considerare principalele sisteme de pregătire a documentelor text, oferiți conceptul de editori de text, procesoare de text și sisteme de publicare desktop.

- Descrieți pachetul de aplicații Microsoft Office, programele incluse în acesta, principalele caracteristici ale procesorului de text Microsoft Word (denumit în continuare MS Word) și procesorului de foi de calcul Microsoft Excel (denumit în continuare MS Excel).

- Luați în considerare principalele sisteme de automatizare pentru suport pentru gestionarea documentelor: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Office work 2.5”, „NauDoc”.

Toate programele de creare a documentelor pot fi împărțite condiționat în sisteme de pregătire a documentelor text și de foi de calcul și programe pentru automatizarea biroului.

Pentru a atinge scopul și a rezolva probleme, folosesc în principal periodice, precum: revistele „Munca de birou” și „Afaceri de secretariat”, care vorbesc despre implementarea programului „BOSS-Referent” în organizații mariși cum le-a afectat activitatea, precum și despre NAUMEN și programele sale.

De asemenea, în redactarea lucrării mele, am folosit sistemul automat de lucru de birou „Office work 2.5” și GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative.

Și, de asemenea, am folosit informații din rețeaua globală Internet, unde site-ul „www.document.ru” conține informații despre automatizarea procesării documentelor etc.

Lucrarea cursului are o structură care vă permite să dezvăluiți și să justificați tema pe care am ales-o în detaliu. De asemenea, vreau să remarc că am fundamentat structura activității mele de curs în așa fel încât să îmi ating în mod optim obiectivele și să rezolv sarcinile stabilite.

Lucrarea acestui curs include: introducere, trei capitole, concluzie, lista surselor utilizate. Primul capitol tratează sistemele de pregătire a documentelor text. Al doilea capitol vorbește despre pachetul de aplicații Microsoft Office, iar al treilea capitol descrie sisteme de control automate, precum: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Documentary 2.5” și „NauDoc”.

De asemenea, vreau să menționez că acest lucru de curs îmi va permite să consolidez cunoștințele acumulate în cursul pregătirii teoretice la disciplina „Știința documentelor”, precum și să elaborez și să-mi formez abilități practice pe această temă.

1. SistemeInstruiretextdocumente

Sistemele existente în prezent de pregătire a documentelor text diferă semnificativ unele de altele prin caracteristici, metode de introducere și editare a textului, formatarea și ieșirea informațiilor (imprimare) a acestuia, precum și gradul de complexitate al învățării utilizatorului. Alegerea specificului produs software pentru procesarea textului este un moment foarte crucial. O varietate de sisteme de pregătire a textului permit acelor specialiști care sunt asociați cu tehnologia informației să utilizeze eficient computerul. Procesul de selecție este legat de mulți factori, dar, în primul rând, este necesar să se respecte principiul suficienței rezonabile.

Sistemele informatice existente în prezent pentru pregătirea documentelor text pot fi clasificate în funcție de sfera de funcționalitate sau în funcție de utilizarea prevăzută. De exemplu, editor de text, care asigură introducerea, modificarea și salvarea oricărui text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor programului în limbaje de programare nivel inalt, deoarece nu necesită formatare, adică transformarea automată a aranjamentului elementelor de text, modificări de font etc.

Editor de text ( text editor) este un editor de text care oferă o formatare destul de complexă. În ceea ce privește funcționalitatea, „Editorul de text” este comparabil cu programul Windows încorporat „Word Pad”. Cu acest program, puteți deschide, edita, salva, imprima fișiere în următoarele formate: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT etc. Este posibil să aliniați textul la stânga, la dreapta sau în centru, să introduceți un paragraf (marcator), să rulați înapoi 1 modificare, să obțineți text aldine, italic sau subliniat, selectați fontul, caracterele acestuia, modificați, culoarea, dimensiunea. Puteți formata textul cu indentații pentru primul rând și paragraf. Acest program nu funcționează cu imagini încorporate în text - imagini încorporate disponibile în document deschis, cum ar fi formatul RTF, nu vor fi salvate. Fontul folosit pentru a tasta documentul în mod implicit este `Times New Roman". Poate fi schimbat cu orice alt font disponibil pentru sistemul de operare. Documentul este tipărit conform principiului "ce văd este ceea ce primesc" apelând la dialogul driverului de imprimantă, care vă permite să selectați în mod optim imprimanta și să configurați imprimarea.

Rezultatul editorului de pe ecran este exprimat ca un fișier în care toate caracterele sunt caractere ale tabelului de coduri ASCII (Comitetul american de standarde pentru schimbul de informații) cu coduri mai mari de 31 și caractere newline. Astfel de fișiere se numesc fișiere ASCII.

Diferite prin metode de management și un set de capabilități de servicii, toate editorii de text într-o formă sau alta permit:

Introduceți text cu afișare pe ecranul terminalului video, folosind până la 200 de caractere;

Remediați caracterele eronate în modul de înlocuire;

Inserați și ștergeți grupuri de caractere (cuvinte) într-un șir, fără a traduce partea neschimbată a șirului, dar deplasând-o complet la stânga/dreapta în modul de inserare:

Ștergeți una sau mai multe rânduri, copiați-le sau mutați-le în alt loc din text;

Extindeți liniile de text existent pentru a insera un nou fragment acolo;

Inserați grupuri de rânduri din alte texte;

Detectează toate aparițiile unui anumit grup de caractere (context);

Înlocuiți un context cu altul, eventual de lungimi diferite;

Salvați textul tastat pentru ajustări ulterioare;

Imprimați text pe imprimante tipuri diferite programe standard de imprimare într-un singur font în document.

Dintre multele editoare de pe ecran disponibile, unul poate evidenția „ Editor Norton ”(Peter Norton Computing Inc.),” tovarasul» (firma „Borland”), « scurt» (Solution Systems Company), editor multifuncțional de ferestre multiple « Multi - Editați | × » (American Cybernetics Inc.). Aceeași categorie include editoriSisteme turbo. O varietate de sisteme Turbo sunt instrumente integrate convenabile pentru crearea, compilarea, depanarea și executarea de programe în limbaje de programare atât de populare precum DE BAZĂ, Pascal, Xi, Prolog, asamblator. O componentă obligatorie a Turbo-systems este un editor cu oportunități ample pentru crearea și actualizarea textelor programului. Comenzile editorilor Turbo-systems se bazează pe comenzile popularului program " Steaua cuvântuluiși foarte standardizate.

Când sarcina principală a utilizatorului este să pregătească texte în limbi naturale pentru tipărirea și tipărirea acestor documente, setul de operațiuni de editare ar trebui extins semnificativ, iar produsul software trece la o nouă calitate - un sistem de pregătire a textului (un produs care corespunde termenului englezesc „procesor de texte”). Astfel de programe de procesare a documentelor se concentrează pe lucrul cu texte care au o structură de document, adică constând din paragrafe, pagini și secțiuni. Printre sistemele de pregătire a textelor în limbi naturale, există trei clasa mare, dar cu granițe destul de neclare: formatoare, procesoare de text și editori desktop.

Pe baza structurii intramașină a documentului pregătit, s-ar putea propune următoarea abordare a clasificării sistemelor de pregătire a textului. De exemplu, sisteme precum:

formatator este un sistem de pregătire a textului care nu utilizează coduri speciale pentru reprezentarea internă a textului, cu excepția celor standard: sfârșit de linie, retur car, sfârșit de pagină (funcționează cu fișiere ASCII).

procesor de cuvinte este un sistem de pregătire a textului care, în reprezentarea sa internă, furnizează textului însuși coduri speciale - marcare. Practic, editorii de ecran și procesoarele de text diferă ca scop: primii creează fișiere ASCII, care sunt apoi procesate de compilatoare sau formatoare, cei din urmă sunt conceputi pentru a pregăti texte cu imprimare ulterioară pe hârtie, deci forma de reprezentare a textului este de mare importanță.

Procesoarele de text au caracteristici speciale pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Dintre aceste funcții se pot distinge următoarele funcții:

- introducerea textului sub controlul funcțiilor de formatare care oferă o schimbare imediată a aspectului unei pagini de text pe ecran și a aranjamentului cuvintelor pe aceasta, ceea ce oferă o idee aproximativă a locației efective a textului pe hârtie după imprimare;

- o descriere preliminară a structurii viitorului document, care stabilește parametri cum ar fi cantitatea de indentări de paragraf, tipul și dimensiunea fontului pentru diferite elemente de text, locația titlurilor, spațierea rândurilor, numărul de coloane de text, locația și metoda de numerotare a notelor de subsol etc.:

- verificarea ortografică automată și obținerea de indicii atunci când alegeți sinonime;

- intră în editarea tabelelor și formulelor cu afișarea lor pe ecran în forma în care vor fi tipărite;

- combinarea documentelor în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;

- cuprins automat și referință alfabetică.

Majoritatea procesoarelor de text au capacitatea de a personaliza configurația hardware a computerului dvs., cum ar fi tipul de adaptor grafic și monitor. Aproape toate procesoarele de text au o structură unică de date pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea de a include informații suplimentare în text care descriu structura documentului, fonturi și altele asemenea, deoarece fiecare cuvânt sau chiar caracter poate avea propriul său caracter special. caracteristici. Prin urmare, textul pregătit cu un singur procesor de text, de regulă, nu poate fi citit și, prin urmare, editat și tipărit de alți procesatori de text. Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor dintr-un mediu de procesor de text în altul, există un tip special de software - convertoare care garantează primirea unui fișier de ieșire în formatul unui procesor de text - destinatarul documentului . Programul convertor primește informații într-un format la intrare și, ca urmare a activității sale, scoate informații sub forma unui fișier într-un alt format (obligatoriu). Îmbunătățirea ulterioară a sistemelor de procesare a textului a dus la faptul că programele de conversie autonome practic au încetat să mai existe și au devenit parte integrantă a sistemului de pregătire a textului. Astăzi, cei mai străluciți reprezentanți ai programelor de procesare de text acceptă formate de fișiere populare prin module de conversie încorporate.

Procesoarele de text existente în prezent diferă semnificativ între ele în caracteristici, capacități de introducere și editare a textului, formatarea și tipărirea acestuia, precum și în gradul de complexitate al învățării utilizatorului.

Mai degrabă condiționat, aceste instrumente pot fi împărțite în 2 categorii .

La 1 categorii includeți procesoare de text care vă permit să pregătiți și să tipăriți documente complexe și mari, inclusiv cărți. Acestea includ „WinWord”, „WordPerfect”, „ChiWriter”, „WordStar 2000”, „AmiPRO”, „T3”. Cel mai popular produs autohton din această clasă este procesorul de text " Lexicon”, sprijin și dezvoltare ulterioară, care este realizată de Arsenal.

Procesoare de text 2 categorii și au capacități semnificativ mai puține, dar sunt mai convenabile de utilizat, funcționează mai rapid și necesită mai puțină memorie RAM și au costuri semnificativ mai mici. Sistemele de procesare de text special concepute pentru directori sunt mai simple și mai ușor de utilizat. Această categorie include „Beyond Word Writer”, „Professional Write”, „Symantec Just Write”, „DacEasy Word”.

Edițiile desktop pregătesc texte după regulile poligrafiei și cu calitate tipografică. La fel cum procesoarele de text nu sunt o „dezvoltare” a formatatoarelor, desktop publishing nu este o continuare mai avansată a procesoarelor de text, deoarece acestea au un scop complet diferit. Sistemele de desktop publishing („desktop publishing”) sunt, de fapt, un instrument de layout. Programele din această clasă sunt destinate nu atât pentru crearea de documente mari, cât pentru implementarea diferitelor tipuri de efecte de tipărire, adică, un program de desktop publishing face acest lucru ușor. pentru a manipula text, a schimba formatele de pagină, dimensiunea indentării, face posibilă combinarea diferitelor fonturi, lucrul cu materialul până când sunteți complet mulțumit de aspectul atât al paginilor individuale (benzilor) cât și al întregii publicații.

Pentru a încheia capitolul 1, editorii de text sunt acum puțin folosiți, deoarece au mult mai puține funcții decât procesoarele de text și sistemele de publicare desktop care au devenit disponibile pentru majoritatea utilizatorilor. Din partea științei documentelor, acest lucru se datorează și faptului că editorii de text nu oferă funcția de a crea șabloane, ceea ce facilitează și accelerează foarte mult munca de creare a documentelor.

2. PachetaplicatprogrameMicrosoftbirou

2.1 Aplicatprograme,sositînMicrosoftbirou

Astăzi, produsele software Microsoft (denumite în continuare MS) sunt standardul „de facto” pentru munca de birou. Este greu de găsit o instituție, întreprindere, firmă, în al cărei sediu ar fi calculatoare cu sistemul de operare Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) și pachetul de aplicații MS Office.

Pachetul software popular - Microsoft Office 2003 , care include în setul standard „MS Word 2003”, „MS Excel 2003”, „MS Outlook 2003” și „MS PowerPoint 2003”. De asemenea, în utilizare este inclus un pachet software lansat recent Microsoftbirou2007 , inclusiv actualizate: „MS Word 2007”, „MS Excel 2007”, „MS Outlook 2007” și „MS PowerPoint 2007”, etc.

În versiunea „Small Business” - „PowerPoint 2003” a fost înlocuit cu pachetul de publicare „MS Office Publisher 2007”, versiunea „Professional” include atât setul standard, cât și suplimentele „Small Business”, și are și o bază de date instrument (DBMS) Access 2003. Dar este folosit și „Power Point 2007” actualizat. Cel mai versiunea completa Premium include, de asemenea, pachetul de grafică pentru afaceri Photo Draw 2003 și generatorul de site-uri web Front Page 2003. Ultimele două programe sunt livrate în versiunea în limba engleză. Kitul include ca aplicație gratuită `Internet Explorer 5.0` - un set de programe pentru lucrul pe Internet.

Cel mai atractiv lucru despre suita MS Office este ceea ce leagă aceste aplicații: toate aceste programe au un meniu comun și seturi de butoane care arată foarte asemănător. Învățând cum să lucrați cu una dintre aplicații, avansați mult în studiul celorlalte. Ideea principală a pachetului de software este de a lucra pe Internet. Dacă mai devreme MS Word și MS Excel se concentrau în primul rând pe faptul că documentul pregătit ar fi tipărit pe hârtie, acum dezvoltatorii presupun că documentul pregătit va fi în primul rând trimis prin e-mail sau postat pe Internet. Pentru a face acest lucru, dezvoltatorii MS Office au inclus un alt format de fișier în produs - HTML, care este standardul pentru postarea de conținut pe Internet. Salvarea documentelor în format HTML permite, de asemenea, utilizatorilor care nu au MS Office pe computer să vizualizeze documente. Pentru a vizualiza astfel de documente, Internet Explorer, care este inclus în pachetul standard Windows, este acum suficient. Destul de comună pentru un birou modern este situația în care documentele sunt pregătite nu numai în rusă și engleză, ci și în alte limbi (germană, spaniolă, franceză, arabă, japoneză etc.).

Microsoft Access 2003 este o bază de date relațională. În centrul acestui program sunt tabele. Microsoft Access (denumit în continuare MS Access) diferă de MS Excel prin faptul că, spre deosebire de MS Excel, MS Access DBMS vă permite să lucrați cu un întreg sistem de tabele interconectate. În MS Access DBMS, formulele, sortarea, legăturile dintre celulele individuale și formatarea acestora sunt utilizate atunci când lucrați cu tabele. Dacă trebuie să extrageți datele necesare din mai multe tabele de baze de date simultan, puteți crea o interogare, în timp ce celulele de pe ecran vor fi aranjate în ordinea specificată. Rezultatele interogării pot fi tipărite folosind instrumentul Raport. Raportul este un tabel cu datele solicitate, designul poate fi selectat din șabloanele propuse.

Capacitățile programelor Microsoft Office pot fi extinse cu ajutorul unor module speciale - suplimente. Printre astfel de programe, se pot găsi atât pachete comerciale serioase (de exemplu, corectorul ortografic Orfo, dicționare electronice Lingvo, traducător PROMT), cât și mici „macro-uri” gratuite create de utilizatorii obișnuiți.

2.2 TextCPUMicrosoftCuvânt

MicrosoftCuvânt- baza oricărui birou și, poate, cel mai necesar și popular program din toate Microsoft Office .

Microsoft Word vă permite să introduceți, să editați, să formatați și să proiectați text și să îl plasați corect pe pagină. Cu acest program, puteți insera grafice, tabele și diagrame în documentul dvs., precum și să corectați automat erorile de ortografie și gramaticale. Editorul de text MS Word are multe alte caracteristici care facilitează foarte mult crearea și editarea documentelor.

Programul oferă o serie de caracteristici care economisesc timp și efort pentru crearea documentelor. Printre acestea se numără caracteristici precum:

AutoText - pentru stocarea și inserarea cuvintelor, frazelor sau graficelor utilizate frecvent;

- stiluri pentru stocarea și setarea de seturi întregi de formate simultan;

- îmbinați pentru a crea scrisori în serie, imprimați plicuri și etichete;

- macro-uri - pentru a executa o secvență de comenzi utilizate frecvent;

- „vrăjitori” - pentru crearea de documente proiectate profesional.

Folosind MS Word pentru Windows, puteți crea tabele, diagrame. MS Word pentru Windows are, de asemenea, un editor de formule care vă permite să introduceți formule de complexitate diferită. MS Word vă permite să verificați ortografia. La verificare, fiecare cuvânt din document este comparat cu mostre dintr-un dicționar special. Dacă cuvântul nu este găsit în dicționar, se va deschide o casetă de dialog în care puteți face corecturile necesare. Când lucrați cu documente, de multe ori trebuie să repetați introducerea acelorași secțiuni de text. În MS Word, este suficient să le introduceți o dată, apoi să faceți un element AutoText cu un nume unic și apoi să introduceți numărul necesar de ori oriunde în document. Destul de des, mulți angajați trebuie să creeze documente bazate pe standard forme unificate sau formulare elaborate și aprobate în cadrul organizației, precum și diverse tipuri de documente de același tip (scrisori în serie, certificate etc.). Cu o metodă automată de pregătire a acestui tip de document, sunt posibile două opțiuni:

1) creați formularul necesar sub forma unui document (de exemplu, va fi un fișier cu extensia „.doc”) și apoi modificați partea variabilă a textului din acesta;

2) creați formularul solicitat sub forma unui șablon (un fișier cu extensia „.dot”) și apoi creați documente noi pe baza șablonului dezvoltat și completați câmpurile care conțin o parte variabilă a textului.

Un șablon este un fel de șablon cu anumite proprietăți, care includ o colecție de stiluri, texte șablon, macrocomenzi, comenzi rapide de la tastatură, elemente de meniu suplimentare și bare de instrumente personalizate într-un fișier separat cu extensia „.dot”.

Șabloanele sunt folosite pentru:

~ standardizarea și unificarea muncii tuturor angajaților organizației cu documente standard și similare. Toți angajații creează documente pe baza șabloanelor uniforme (fișiere cu extensia „.dot”), în timp ce șabloanele trebuie pregătite în așa fel încât textul șablonului să nu poată fi editat de către utilizatori și doar câmpuri de introducere care conțin informații variabile în antet.

~ îmbunătățirea eficienței pregătirii documentelor seriale care sunt destinate distribuirii unui număr mare de destinatari. Astfel de documente sunt create din șabloane folosind funcția de îmbinare.

Prin îmbinare, sunt create texte de document care conțin o parte fixă, neschimbătoare (șablon) și fragmente de text variabile (umplere), adică. îmbinând un text tipic (şablon) cu informaţiile de completat

2.3 TabularCPUMicrosoftexcela

controlul automatizării editorului de documente text

Zona de aplicare Microsoft excela foarte lat. În primul rând, acestea sunt calcule de contabilitate și inginerie, întocmirea diferitelor rezumate, diagrame, liste de prețuri și multe altele.

Când lucrați cu Microsoft Excel pentru Windows, principiul „ceea ce vedeți este ceea ce obțineți”, sau în versiunea în limba engleză „WYSIWYG” (What You See Is What You Get), este respectat. Acest lucru face ca lucrul cu Excel să fie incontestabil ușor și evită multe greșeli.

În plus, MS Excel are un set mare de funcții de serviciu. Aceasta este introducerea textului și verificarea ortografică, desenarea, exportul și importul de date. Mijloacele de imprimare sunt, de asemenea, foarte flexibile. Puteți imprima toate paginile simultan sau puteți imprima doar o parte a paginilor dintr-un registru de lucru.

Principalele caracteristici ale MS Excel:

v Ajutor context. Se apelează din meniul contextual sau prin apăsarea butonului corespunzător din meniul cu pictograme.

v Sistem de ajutor. Este organizat sub formă de hipertext și vă permite să căutați ușor și rapid subiectul dorit.

v Execuția multivariată a operațiilor. Aproape toate operațiunile pot fi efectuate într-unul din trei sau patru moduri, din care utilizatorul îl alege pe cel mai convenabil.

v Meniu contextual. Extins făcând clic pe butonul (de obicei dreapta) „mouse” de pe obiectul selectat. Vorbim, de exemplu, despre locul din tabel în care utilizatorul urmează să lucreze în prezent. Cele mai frecvent utilizate funcții de procesare disponibile într-o situație dată sunt colectate în meniul contextual.

v Meniu pictogramă. Comenzile care sunt utilizate cel mai des corespund pictogramelor situate sub bara de meniu. Ele formează un meniu cu pictograme. Când se face clic pe butonul mouse-ului pe o pictogramă, comanda asociată este executată. Meniurile pictografice pot fi personalizate.

v Grupuri de lucru sau foldere de lucru. Este convenabil să combinați documentele în foldere de lucru și să le tratați ca un întreg atunci când vine vorba de copiere, descărcare, editare sau alte proceduri. În partea de jos a foii de calcul este un index alfabetic (case) care oferă acces la foile de lucru. Utilizatorul are capacitatea de a denumi foile din folder (în loc de indexul alfabetic), ceea ce face vizual conținutul registrului și, prin urmare, facilitează căutarea și trecerea de la document la document.

v Instrumente pentru proiectarea și modificarea ecranului și a tabelelor. Aspectul ferestrei de lucru și a altor elemente ale interfeței de pe ecran pot fi determinate în conformitate cu cerințele utilizatorului, făcând operarea cât mai convenabilă. Astfel de caracteristici includ împărțirea ecranului în mai multe ferestre, fixarea titlurilor de rând și coloane și așa mai departe.

v Instrumente pentru proiectarea și tipărirea tabelelor. Pentru confortul utilizatorului, sunt furnizate toate funcțiile care asigură tipărirea tabelelor, cum ar fi selectarea dimensiunii paginii, paginarea, setarea dimensiunii marginilor paginii, proiectarea antetelor și subsolurilor, precum și previzualizarea paginii rezultate.

v Instrumente de proiectare a foilor de lucru. Excel oferă oportunități ample pentru formatarea tabelelor, fonturilor și stilurilor, alinierea datelor în interiorul celulei, alegerea culorii de fundal a celulei și a fontului, modificarea înălțimii rândurilor și a lățimii coloanelor, desenarea cadrelor de diferite tipuri, setarea formatului de date în interiorul celulei (de exemplu: numeric, text, financiar, data etc.). Pe lângă formatarea automată - în sistem sunt deja încorporate diverse moduri de proiectare a tabelelor, iar utilizatorul are posibilitatea de a alege cel mai potrivit format dintre metodele existente.

v Șabloane MS Excel, precum MS Word, vă permite să creați șabloane de foi de lucru care sunt utilizate pentru a genera formulare pentru scrisori și faxuri, diverse calcule. Dacă șablonul este destinat altor utilizatori, atunci puteți permite completarea unor astfel de formulare, dar interziceți modificarea formularului acestora.

v Legarea datelor. Adresarea absolută și relativă sunt o caracteristică a tuturor procesoarelor de foi de calcul, inclusiv sisteme moderne Ah, vă permit să lucrați simultan cu mai multe tabele, care pot fi legate între ele într-un fel sau altul. De exemplu, legături tridimensionale care oferă lucru cu mai multe foi la rând; consolidarea foilor de lucru, care se ocupă de sume și medii și efectuează procesări statistice atunci când se utilizează date din diferite zone ale aceleiași foi de lucru, mai multe foi de lucru și chiar mai multe registre de lucru.

v Calcule. Pentru comoditatea calculelor, MS Excel are funcții încorporate, și anume: funcții matematice, statistice, financiare, de dată și oră, logice și altele. Expertul de funcții vă permite să selectați funcția dorită și, prin înlocuirea valorilor, obțineți rezultatul.

v Grafică de afaceri. Este dificil de imaginat un procesor modern de foi de calcul fără capacitatea de a construi diferite tipuri de diagrame bidimensionale, tridimensionale și mixte. Există mai mult de 20 de tipuri și subtipuri diferite de diagrame care pot fi construite în MS Excel. Există, de asemenea, moduri diverse și disponibile de proiectare a diagramelor, de exemplu, inserarea și proiectarea de legende și etichete de date, proiectarea axelor (capacitatea de a insera linii de grilă) și altele. În plus, există instrumente puternice pentru construirea și analiza grafică a afacerii, cum ar fi inserarea de bare de eroare, capacitatea de a reprezenta o tendință și alegerea unei funcții de linie de tendință.

v Efectuarea funcţiilor bazei de date MS Excel. Această funcție oferă completarea tabelelor în același mod ca și completarea unei baze de date (adică printr-un formular de ecran), protecția datelor, sortarea după cheie sau după mai multe chei, procesarea interogărilor bazei de date, crearea tabelelor pivot. În plus, include instrumente pentru procesarea bazelor de date externe care vă permit să lucrați cu fișiere create, de exemplu, în formatul „dBase” sau „PARADOX”.

v Simulare. Selectarea parametrilor și modelarea - una dintre cele mai importante caracteristici ale procesorului de foi de calcul. Cu ajutorul unor tehnici simple, este posibil să găsim soluții optime pentru multe probleme. Metodele de optimizare variază de la potrivire simplă la optimizare liniară cu multe variabile și constrângeri. La modelare, uneori este de dorit să se salveze rezultate și soluții intermediare. Pentru a face acest lucru, sunt create scripturi care reprezintă o descriere a problemei de rezolvat.

v Programare macro. Pentru a automatiza execuția acțiunilor repetate frecvent, este convenabil să utilizați limbajul de programare macro încorporat. Macro-funcții separate și macro-funcții. Datorită comenzilor macro, lucrul cu MS Excel este simplificat și lista de comenzi proprii este extinsă. Cu ajutorul macrofuncțiilor își definesc propriile formule și funcții și extind astfel setul de funcții oferit de sistem. În forma sa cea mai simplă, o macrocomandă este o secvență înregistrată de apăsări de taste, mișcări și clicuri de mouse. O astfel de secvență este dată „reproducției” ca o înregistrare pe bandă. Poate fi procesat și modificat cumva, de exemplu, pentru a organiza un ciclu, tranziție, subrutină.

Astfel, pachetul de aplicații Microsoft Office conține programe care vă permit să creați documente text, foi de calcul, baze de date, prezentări, lucru cu grafică, e-mail etc. Adică, MS Office face posibilă crearea aproape oricărui tip de documente. În prezent, Microsoft Office este instalat pe aproape toate computerele, indiferent dacă computerul este acasă sau într-o organizație. Microsoft Office a primit o astfel de distribuție datorită faptului că acesta este primul pachet de aplicații care conținea un astfel de volum de caracteristici, fiind în același timp complet rusificat și ușor de utilizat.

Datorită programului „Visual Basic” încorporat în Microsoft Word și MS Excel, utilizatorul poate programa el însuși funcțiile lipsă. Adică, avantajul acestor programe este că, pe lângă toate facilitățile pe care autorii acestui pachet le-au creat deja, utilizatorul însuși poate adapta orice program pentru el însuși pentru a lucra confortabil în el: schimbarea culorii, scara, mișcarea frecventă. butoanele folosite pentru bara de instrumente, crearea de șabloane, crearea de noi funcții și așa mai departe.

3. Sistemeautomatizaredocumentațieasigura

management

Fiecare întreprindere, indiferent de forma de proprietate, scară și structură, urmărește să îmbunătățească eficiența activităților sale. Un pas important spre atingerea acestui obiectiv este optimizarea principalelor proceduri de management, în special crearea de sisteme moderne de management de birou și documente la întreprindere.

Managementul rațional al documentelor conduce la creșterea productivității angajaților, facilitând accesul la informații pentru luarea deciziilor de management, îmbunătățirea disciplinei de performanță și, în consecință, o îmbunătățire generală a calității managementului.

Implementarea unui sistem de automatizare pentru suport de documentare a managementului „BOSS – Referent” îmbunătățește semnificativ procesele de lucru ale întreprinderilor și organizațiilor.

Rezultatele implementării sistemului sunt:

§ reducerea timpului de procesare a corespondenței de intrare/ieșire și a documentației interne;

§ economisirea timpului de lucru pentru lucrul cu documente;

§ accelerarea procedurilor de aprobare si aprobare a documentelor;

§ îmbunătăţirea disciplinei de performanţă, controlul asupra executării instrucţiunilor;

§ înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor;

§ Îmbunătățirea proceselor de planificare a evenimentelor.

Experiența implementării sistemului de automatizare de birou BOSS-Referent și a fluxului de documente, dezvoltat de IT Co., arată că într-un timp scurt, întreprinderile și organizațiile de diferite dimensiuni și forme de proprietate primesc beneficii tangibile și un efect economic real.

Recent, NAUMEN a apărut pe o piață relativ mică a sistemelor de automatizare de birou cu produsul său software NauDoc, care prezintă o serie de diferențe semnificative față de ceea ce era oferit anterior utilizatorilor. Programul prevede crearea de documente pe baza șabloanelor stocate în sistem, care conțin design predeterminat și texte standard (șabloane) pentru situații de management de bază, ceea ce simplifică și grăbește crearea documentelor, asigură proiectarea lor unificată în conformitate cu GOST R. 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative.

Interfață grafică cu utilizatorul NauDoc vă permite să treceți rapid de la un tip de lucru la altul și include următoarele componente:

1. Bloc de conținut principal.

2. Bara de navigare.

3. Bara de instrumente pentru lucrul cu documente.

Programul prevede că orice document poate fi pus sub control: responsabil pentru execuție, responsabil pentru control sunt desemnați pe acesta, controlul final al execuției este susținut.

Diferențierea drepturilor utilizatorului vă permite să oferiți protecție suplimentară pentru documentele confidențiale. Desigur, programul NauDoc, ca orice alt program, nu este o soluție ideală. De exemplu, în unele cazuri terminologia sa diferă de termenii tradiționali folosiți în munca casnică de birou.

Acolo unde este necesară prelucrarea unor volume mari de documente, efectuarea de căutări complexe în acestea, menținerea arhivelor distribuite, - în afara competiției „DOC-uri deschise”.

„DOC-uri deschise” vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

~ integrare cu programe de creare de documente;

~ înregistrarea tuturor documentelor primite și create;

~ controlul mișcării documentelor și efectuarea lucrărilor;

~ accelerarea circulației documentelor între interpreți;

~ asigurarea securității documentației;

~ îmbunătățirea lucrărilor de informare și de referință, reducerea timpului de căutare și obținerea unui document din arhivă la cerere;

~ automatizarea întocmirii documentelor de raportare.

Caracteristica acestui sistem de lucru electronic de birou - integrare completă cu toate programele de birou răspândite. Efectuarea contabilitatii, stocarea si cautarea rapida a documentelor. „DOCs Open” asigură în același timp crearea și vizualizarea acestora de către toate aplicațiile de birou comune.

InterTrust oferă un sistem de informații corporative „CompanyMedia” construit pe baza « lotus note » .

„CompanyMedia” vă permite să rezolvați un număr mare de sarcini aplicate în domeniul managementului documentației. Este destinat pentru institutii publiceși organizațiile comerciale ale căror activități sunt reglementate; ideal pentru companiile cu îndepărtare teritorială semnificativă a diviziilor structurale. „CompanyMedia” vă permite să stabiliți lucrări de birou „end-to-end” într-o rețea de întreprinderi de orice complexitate, iar sistemul va urmări mișcarea unui document nu numai într-o singură întreprindere, ci și între ele.

Posibilitate asigurata:

Efectuarea unei observări globale;

Crearea de comenzi care se extind la orice profunzime a ierarhiei de management;

Selectarea documentelor dupa un sistem specific si nu complicat;

Controlul asupra executării documentelor și menținerea legăturilor orizontale de informații între angajații diferitelor departamente ale uneia sau mai multor întreprinderi.

Sistem „Munca de birou 2.5” poate funcționa atât în ​​modul local, cât și în modul de rețea. Pachete software vă permite să automatizați procesul de lucru de birou al unei întreprinderi sau organizații, indiferent de tipul acesteia de activitate. Programul ajută la organizarea contabilității și controlului execuției documentelor pe baza standardelor și reglementărilor existente.

Principalele funcții ale acestui program sunt:

Operațiuni de înregistrare, editare și arhivare a documentelor;

Controlul executiei documentelor; - crearea de documente in diverse scopuri conform modelelor standard existente;

Crearea propriilor șabloane de documente utilizând Microsoft Office 2003 sau MS Office 2007;

Crearea și tipărirea rapoartelor care permit evaluarea stării muncii de birou la întreprindere;

Contabilitatea documentelor folosind înregistrarea jurnalului;

Înregistrarea documentelor primite sau trimise prin e-mail.

Blocul de aplicații pentru automatizarea fluxului de documente al organizației „Documentare” este conceput pentru a automatiza activitatea serviciilor de suport documentar pentru întreprinderi și organizații pe baza cerințelor Sistemul de stat Suport pentru managementul documentației (GSDOU).

Modulele bloc oferă:

Declarație privind controlul documentelor și rezoluțiilor conducerii;

Analiza statistică a disciplinei de performanță a angajaților organizației;

livrare automată documente electronice interpreți;

pregătirea proiectelor de documente, avizarea și distribuirea acestora;

crearea unei biblioteci (arhive) electronice de documente ale organizației.

Modul „Înregistrarea documentului” este conceput pentru a organiza contabilitatea tuturor documentelor de intrare, ieșire și interne ale organizației pe baza cardurilor de înregistrare și control. Modulul implementează mecanisme de monitorizare a execuției documentelor, rezoluțiilor managementului, disciplina de performanță a angajaților organizației etc. Modulul oferă pregătirea automată a diferitelor rapoarte și documente contabile standard ale serviciilor de suport pentru documentație.

Modul „Apeluri ale cetățenilor” este conceput pentru a desfășura activități de birou pe baza cererilor de la persoane, a controla execuția documentelor și a pregăti documentele de răspuns.

Modul „Biblioteca de documente de lucru” servește la pregătirea documentelor, clasificarea acestora (plasarea în dosare electronice), căutarea contextuală a informațiilor și tipărirea documentelor. Modulul poate fi folosit pentru a stoca documente cu conținut arbitrar, cum ar fi: reguli organizații, materiale de referință, pregătirea proiectelor de documente etc.

Modul „Documente administrative organizaționale” este conceput pentru a automatiza întocmirea documentelor administrative și de raportare ale organizației, precum și pentru a controla executarea comenzilor, ordinelor și instrucțiunilor.

Module "Acord" și "Introducere" concepute pentru a automatiza pregătirea documentelor organizatorice și administrative.

Modulele realizează distribuirea automată a proiectelor de documente către angajații organizației prin poșta internă Notes pentru aprobare electronică sau familiarizare. De asemenea, se efectuează controlul asupra procesului de familiarizare și aprobare a documentelor.

Modul „Întâlniri” este destinat directorilor întreprinderii, precum și secretarilor-referenți ai conducerii.

În încheierea capitolului 3, vreau să menționez că baza de date vă permite să notificați automat toți participanții despre agenda propusă, data și ora întâlnirii, să întocmiți un protocol pe baza rezultatelor întâlnirii și, pe baza deciziilor luate. efectuate, trimite automat instrucțiuni anumitor interpreți, indicând momentul în care se desfășoară activitatea lor. Pe baza rezultatelor lucrărilor se generează rapoarte și certificate de finalizare.

Concluzie

Scopurile și obiectivele stabilite de mine în cadrul acestui curs au fost atinse. Cele mai populare programe care sunt folosite pentru a crea documente sunt luate în considerare și studiate. De asemenea, sunt luate în considerare un pachet de aplicații Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel etc.) și sisteme de automatizare pentru suport pentru managementul documentelor: „BOSS-Referent” și „Office work 2.5”

Astfel, trăgând concluzii, aș vrea să spun că recent puțini oameni folosesc editori de text pentru a crea documente. Apariția Microsoft Word le-a înlocuit. În acest moment, este deja dificil de stabilit dacă Microsoft Word aparține procesoarelor de text sau desktop publishing, are atât de multe funcții. Printre sistemele de pregătire a documentelor de tip text și foi de calcul, două programe ale pachetului de aplicații Microsoft Office au fost luate în considerare mai detaliat în lucrarea cursului - acesta este un procesor de text Microsoft Wordși procesor de foi de calcul Microsoft Excel. Pentru a crea documente, sunt utilizate în principal doar aceste două programe, indiferent de dimensiunea și sfera organizației. Acest lucru se datorează faptului că aproape peste tot acum folosește sistemul de operare Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), creat, ca și Office, de MS. Aceste programe vă permit să pregătiți documente complexe și mari, inclusiv cărți.

Este foarte ușor să înveți cum să lucrezi în programele incluse în Microsoft Office, deoarece toate, inclusiv sistemul de operare Windows, au o interfață similară.

Sistemele de automatizare de gestionare a documentelor vă permit să faceți cu documentele tot ceea ce se face cu ele în orice sistem de birou și flux de lucru și includ caracteristici fundamental noi, care sunt disponibile numai pentru computere. Inclusiv cu ajutorul acestor programe, puteți crea documente.

Desigur, un sistem de management al documentelor corporative nu este o plăcere ieftină. Dar cât de mult poate costa un document pierdut sau procesat incorect într-o afacere reală, cât poate costa o informație la timp și exactă? Uneori este o chestiune de supraviețuire fermă. În plus, reducerea costului procesării computerizate și stocării informațiilor în memoria computerului este unul dintre cele mai dinamice procese pozitive din istoria omenirii. Datorită unificării și standardizării documentelor, majoritatea programelor utilizate pentru crearea documentelor folosesc șabloane. Adică într-un document deja formatat cu atributele necesare, unde trebuie doar să introduceți date. De asemenea, programele au astfel de funcții în care utilizatorul însuși își poate crea propriul șablon de document. Acest lucru accelerează și simplifică foarte mult munca de creare a unui document.

În încheierea cursului meu, vreau să observ că acum sunt oferite o mulțime de procesoare diferite de cuvinte și foi de calcul, precum și sisteme de automatizare pentru suport pentru managementul documentelor. A face o alegere este foarte dificil. Acest lucru se datorează faptului că fiecare program are atât avantaje, cât și dezavantaje și nu există programe universale. Atunci când alegeți un produs software, trebuie să luați în considerare domeniul de activitate, proprietățile tehnice ale computerului, sistemul de operare instalat pe computer, dimensiunea organizației, distanțarea departamentelor.

Lista literaturii și surselor utilizate

1. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate.

2. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative. - M.: Gosstandart al Rusiei, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Suport informaţional al activităţilor de management: Manual. - M.: Măiestrie; Şcoala superioară, 2001, p. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Noi programe pentru biroul modern // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 1999. Nr. 3. pp. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Tehnologii moderne ale informației în munca de birou și management. - Sankt Petersburg: BHV - Sankt Petersburg, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - sistem electronic de management al documentelor corporative // ​​Lucru de birou. - 2002. Nr. 4. pp. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referent electronic document management system // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2002. Nr. 3. pp. 42-44.

8. Serova G.A. Sistem automat pentru munca de birou „Office work 2.5” ( o nouă versiune) // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2003. Nr. 6. pp. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC-uri deschise // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 1997. Nr. 4. pp. 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - o nouă soluție pentru automatizarea biroului // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2003. Nr. 8. pp. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizarea managementului documentelor.

Găzduit pe Allbest.ru

Documente similare

Caracteristicile programelor de birou, versiuni ale editorului de text Microsoft Word. Utilizarea unui editor de text, a unei foi de calcul Microsoft Excel și a altor instrumente software în activitățile de birou ale întreprinderii LLC „Empire of Purity”.

test, adaugat 02.03.2012


Clasificarea programelor de prelucrare a documentelor text. Principii generale de proiectare a publicațiilor. Reguli de tastare. Sisteme de recunoaștere a textului (OCR). Software complex pentru sisteme de desktop publishing. Exemple de editori de text.

prezentare, adaugat 13.08.2013


Instrumente și tehnologii de bază pentru prelucrarea și editarea documentelor text, principii de utilizare a acestora. Caracteristicile funcționalității procesorului de text Dna. cuvânt. Descriere caracteristici suplimentare editor de text Word 2003.

lucrare de termen, adăugată 19.03.2011


Utilizarea editorului de text MS Word pentru a crea documente text. Calcule și analiza datelor folosind foaia de calcul Excel. Algoritmizare și programare în Pascal. Proiectarea bazelor de date relaționale folosind Access DBMS.

test, adaugat 22.02.2012


Tipuri, funcții de bază, elemente și principiul de funcționare a unui editor de text (program de calculator). Metode de inserare a obiectelor externe în text. Caracteristicile procesorului de text Microsoft Word, caracteristicile sale speciale. Structura tipică a interfeței.

rezumat, adăugat 12.07.2010


Panourile ca mijloc vizual principal de editare a documentelor, plasarea și configurarea acestora în diverse programe Microsoft Office. Panourile de editare de text Microsoft Word și Excel, principalele lor funcționalități și scopul.

munca de laborator, adaugat 31.05.2009


Scopul sistemelor de operare. Windows XP este un sistem de operare Microsoft cu o interfață personalizabilă. Funcțiile programelor de aplicație standard: notepad, editor grafic Paint, procesor de text WordPad. Comenzile din meniu și utilizarea lor.

lucrare de termen, adăugată 23.05.2009


Descrieri ale instrumentelor software concepute pentru a crea, edita și formata documente text simple și complexe. Setări de paragraf, introducere de caractere, instrumente de creare a listelor. Copierea și mutarea secțiunilor de text.

rezumat, adăugat 26.03.2015


Conținutul pachetului Microsoft Office System. Prezentare generală a principalelor caracteristici ale Microsoft Office. Analiza si dezvoltarea unui acord politica financiara la întreprindere în MS Excel. Dezvoltarea bazei de date folosind Microsoft Access. Crearea unei pagini web simple.

lucrare de termen, adăugată 18.01.2012


Capacitățile grafice ale procesoarelor de text Microsoft Office Word și Open office.org. Inserarea imaginilor și a altor obiecte în documente. Încorporarea și legarea obiectelor. Conversie text cu Microsoft WordArt. Tipuri de obiecte grafice.

1. Instruire publicații în textual Editor de cuvinte folosind grafică

   Lucrări de curs >> Informatică

   ... Instruire textele au dus la crearea multor programe pentru prelucrare documente... de multe ori trebuie să compun text documentele: scrie scrisori... va ajuta să faci electronic document(stocat pe calculator și ...) cu VDT și PC, durata muncii în...

2. Modernizare electronic complex educaţional şi metodic

   Teză >> Informatică

   Și documentele necesare pentru modernizare electronic educational- ... . La munca pe PC sunt posibile manifestări ale următoarelor... influențe; mijloace de obţinere Instruire, prelucrare, depozitare, înregistrare, ... programările includ: text editori, grafica...

3. Bazele programării pe limbaj turbo pascal

   Carte >> Informatica, programare

   Următoarea etapă profesională Instruire programator. La fel... pe calculator. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Electronic Un computer este un dispozitiv pentru automatizare prelucrare... automatizare etc. Pe PC ca dispozitive de ieșire...

4. Sistem automat de imprimare în vrac documente pentru persoane juridice

   Teză >> Informatică

   ... documente efectuate de departament prelucrare de intrare și de ieșire documente folosind mașina de plic Vitesse C5/Midrange și electronic... prin ajustarea sarcinilor de rezolvat pe PC. 1.2 Angajatului i se permite să lucreze independent pe PC si VDT...

5. Programe prelucrareși vizualizați grafice

   Teză >> Informatică

   Site-uri documente, tipografie și poligrafie. 9. Instruire imagini pentru... pentru prelucrare date numerice și lucru cu textual... proiectarea publicaţiilor tipografice şi electronic documente, cum ar fi paginile Web de Internet... influențând pe personalul care lucrează cu PC. ...

Crearea documentelor electronice. Crearea de documente text simple poate fi efectuată pe mașini de scris de diferite tipuri, urmată de introducerea textului dintr-un document de hârtie într-un computer folosind un scaner. Dar, desigur, este mai eficient să creezi chiar și documente simple direct pe un PC folosind un arsenal larg de instrumente software care oferă un serviciu convenabil și extrem de eficient. Cu atât mai mult

Acest serviciu este important atunci când se creează documente complexe, extrem de artistice, destinate reproducerii ulterioare. Pregătirea unor astfel de documente complexe necesită execuția de dactilografiere, editare, corectare, pregătire a ilustrațiilor, aspect și aspect de pagină și imprimare.

Adesea sursele directe de materiale pentru documente sunt sistemele) scanarea imaginilor, faxurile, E-mail, foi de calcul, grafice, desene etc.

Toate procedurile de creare a documentelor pot fi efectuate eficient pe un PC echipat cu un scanner și un set de aplicații software specifice domeniului, în primul rând programe de editare a textului sau publicare desktop. Scannerul poate fi folosit pentru a introduce fragmente pregătite separat în document: desene, fotografii, diagrame, sigilii, semnături etc.

Exemplul 7.23. În sistemele electronice de gestionare a documentelor pot fi utilizate; editori de text: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; editori de artă: Page Maker, Water Mark Professional; sisteme de publicare; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; editori de imagini primite de la scanere: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop și multe alte produse software.

Stocarea documentelor electronice. Sistemul de stocare a documentelor electronice trebuie să asigure stocarea și actualizarea eficientă a documentelor în memoria externă a computerului, precum și căutarea eficientă și accesul confidențial al acestora la acestea. Bazele de date sunt stocarea de informații special organizate, inclusiv documente electronice, în memoria externă a unui computer. Pentru a crea și întreține baze de date, sunt concepute sisteme de management al bazelor de date, care sunt discutate în detaliu în Capitolul 15.

Manipularea documentelor electronice. Principalele funcții ale acestui subsistem sunt: ​​organizarea lucrului cu documente electronice, controlul execuției documentelor, distribuirea electronică, tipărirea și replicarea acestora.

Sistemul intern „Delo 1” (JSC „Electronic Office Systems”) asigură organizarea convenabilă a muncii cu documente și controlul deplin asupra mișcării și execuției acestora în orice organizație care are o rețea locală. În special, sistemul oferă următoarele caracteristici:

înregistrarea documentelor electronice pentru care sunt emise carduri electronice;

trimiterea documentelor electronice și a cardurilor electronice ale acestora la locurile de muncă ale artiștilor interpreți;

acumularea documentelor în cutiile poștale ale artiștilor interpreți;

Controlul mișcării și executării documentelor cu primirea promptă a informațiilor relevante;

Mentinerea listelor utilizatori, clasificatori de documente, tipuri de livrare a acestora, fișiere utilizate în fluxul de lucru.

Sistemul acceptă lucrul cu documente text, scrise de mână, grafice, faxuri, mesaje telefonice, imagini de televiziune etc.

Sunt integrate sisteme software(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 pentru Windows) care vă permit să lucrați cu documente de diferite formate.

Sistemul Microsoft Office pentru Windows este cunoscut pe scară largă, incluzând DBMS Access 2.0, procesorul de foi de calcul Excel 5.0, editorul de text Word 6.0, e-mailul de e-mail și extensia sa Form Designer, programele de serviciu pentru modem fax At Work PC Fax și tehnicile de prezentare Power Point și mult mai mult.

Folosind instrumentele software Microsoft Office, puteți oferi:

prelucrarea informațiilor de intrare și de ieșire;

Crearea si editarea documentelor electronice;

colectarea și analiza datelor (de exemplu, raportare) cu o prezentare vizuală a rezultatelor sub formă de grafice, diagrame etc.;

stocarea documentelor electronice în baze de date cu căutare și acces convenabil;

funcții de expediere a trecerii documentelor și un secretar electronic;

Formatarea și imprimarea convenabilă a documentelor electronice etc.

Sistemul integrat Team Office este un sistem complet de informații deschise de birou care oferă utilizatorilor acces la documente electronice, comunicare operațională între ei și un mediu de lucru convenabil. Suportă multe procesoare de text actuale, sisteme grafice de afaceri, foi de calcul, sisteme de gestionare a bazelor de date; are programe care organizează biblioteca sa extinsă (Team Library), e-mail (Team Mail), un sistem de teleconferințe și un buletin buletin (Team Forum) unde puteți replica informații, un săptămânal electronic (Team Calendar) pentru planificarea diverselor evenimente, un coordonator electronic de proceduri de afaceri și router de informații între utilizatori (Team Flow) și multe altele.

Toate aceste programe sunt incluse în zona cea mai intens dezvoltată a software-ului axat pe grupuri de lucru - așa-numitele produse-grupuri (groupware - software pentru colaborarea cu documentele electronice ale multor utilizatori).

5.2 SISTEME INFORMATICE PENTRU COMUNICAȚII ADMINISTRATIVE ȘI DE MANAGEMENT

După cum rezultă din cele de mai sus, computerul este transformat dintr-un calculator puternic într-un mijloc puternic de gestionare a documentelor electronice și un instrument puternic de comunicare. Într-adevăr, prin diverse rețele de informare și de calcul, se pot trimite (și primi) mesaje în cele mai îndepărtate locații din lume, pot face schimb de date și programe cu sute și mii de abonați și pot primi orice informații de referință de la sistemele operaționale de servicii.

Calculatorul poate fi conectat la rețeaua telefonică a abonatului și poate avea acces la alți abonați ai acestei rețele, la e-mail, la teletipuri și telefaxuri care lucrează cu această rețea (există deja rețele de servicii similare: rețele „Rosnet”, RJEX 400 etc. ),

Este necesar un modem pentru a se conecta la toate aceste rețele. Modemul este instalat în slotul (conectorul) plăcii de bază a PC-ului sau este conectat autonom la portul serial al acestuia. Un modem de calculator are adesea doi conectori externi: unul este utilizat pentru conectarea la rețeaua telefonică, al doilea este folosit pentru a conecta un telefon în paralel cu modemul. Pentru calculatoare, ar trebui folosite modemuri de mare viteză (14400, 28800 și 33600 baud), deoarece, printre altele, vor economisi semnificativ costul închirierii canalelor de comunicație: transferul a 1 MB de date la o viteză de 300 baud durează aproximativ 3 ore și la o viteză de 28800 baud - mai puțin de 2 minute.

Un computer cu modem fax funcționează mult mai fiabil (nu „blochează” hârtia) și mai stabil decât telefaxul, oferă multe servicii suplimentare: automatizare mult mai convenabilă și eficientă a pregătirii textului fax folosind întregul arsenal de instrumente informatice, integrare cu e-mail, telex și computer de bază de date, prezența unei cărți electronice mari de referință care conține o mare varietate de informații utile, diferențierea drepturilor de acces ale angajaților și abonaților externi la fax, controlul trecerii corespondenței, statistici detaliate ale faxului etc. (deci de ce să nu înlocuiți aparatul de fax cu un computer personal cu modem, scaner și imprimantă, mai ales că pe biroul secretarei vreunei companii care se respectă nu există un PC?).

Introducere

Din punct de vedere al tehnologiei, conducerea unei organizații, precum și conducerea unei ramuri a economiei sau a statului, este un proces de primire, prelucrare și transmitere a informațiilor. Documentarea activităților de management constă în fixarea acestor informații, adică în crearea documentelor. Aproape fiecare acțiune de management este reflectată în documentul corespunzător. Operațiunile de management nedocumentate (care nu necesită crearea de documente) sunt auxiliare, operaționale și organizatorice și constituie un procent mic față de cele documentate.

După cum știți, în prezent, umanitatea trece printr-o perioadă de creștere asemănătoare unei avalanșe a cantității de informații. Acest lucru se aplică pe deplin informațiilor care apar în domeniul managementului și care sunt înregistrate în documente. Implementarea proceselor de documentare este asociată cu crearea, procesarea, stocarea, transferul și utilizarea unor rețele cu adevărat uriașe de documente înregistrate pe hârtie și alte suporturi.

Activitatea oricărei organizații depinde de capacitatea de a utiliza informațiile în mod eficient. Înainte de a întreprinde orice acțiune managerială, luând o decizie managerială, este necesar să se colecteze, să prelucreze și să se analizeze informațiile necesare pentru aceasta, de regulă, consemnate în documente. În condițiile utilizării tehnologiei tradiționale, prelucrarea unor volume tot mai mari de documente devine din ce în ce mai laborioasă. În același timp, în condițiile formării relațiilor de piață și a creșterii concurenței, valoarea informațiilor oportune și de încredere pentru luarea deciziilor optime de management este în continuă creștere.

Odată cu extinderea și complexitatea activităților oricărei organizații, creșterea numărului de documente de afaceri, procesele asociate cu procesarea, căutarea și stocarea informațiilor documentare, precum și gestionarea managementului documentelor în general, amenință să obțină complet. scăpat de sub control, ceea ce ne obligă să luăm măsuri pentru îmbunătățirea eficienței muncii manageriale prin utilizarea mijloacelor tehnice moderne și a tehnologiilor informaționale.

Într-o măsură mai mare, procesele de lucru de birou sunt adaptate la utilizarea noilor mijloace tehnice și tehnologii, deoarece operațiunile standard sunt utilizate pentru crearea și procesarea documentelor. Este destul de clar să ne imaginăm structura documentelor majorității organizațiilor. Pentru a documenta anumite acțiuni de management, sunt utilizate tipuri și varietăți standard de documente. Structura formularului și a textului documentelor de gestiune este standard. În plus, o parte semnificativă a operațiunilor de management (în special, toate operațiunile de birou) este de natură formal-logică, adică este relativ ușor de împărțit în operațiuni mai simple.

Deci, în prezent, există, pe de o parte, o nevoie urgentă de a utiliza tehnologia și tehnologia modernă procesele de management; pe de altă parte, premisele obiective pentru implementarea lor.

În legătură cu cele de mai sus, concluzia este legitimă: relevanța tehnologiei tradiționale orientate către „informatica pe hârtie” rămâne foarte mare.

Subiectul este relevant în ceea ce privește dezvoltarea societate informaţională tot mai multe tehnologii noi sunt introduse în toate sferele activității umane, inclusiv în munca de birou. În fiecare an, fluxul de documente în organizații crește și sunt necesare mijloace tehnice pentru a simplifica procesarea, stocarea și pregătirea documentației, la rândul său, utilizarea slabă a echipamentelor de birou duce la scăderea productivității muncii și a eficienței personalului managerial și tehnic. .

Obiectul cercetării: mijloace de prelucrare a informaţiei.

Obiectul de studiu: mijloace tehnice moderne utilizate pentru crearea și prelucrarea documentelor.

Scopul lucrării: studierea caracteristicilor utilizării mijloacelor tehnice moderne de prelucrare a documentelor în munca de birou.

Pentru atingerea scopului, au fost stabilite următoarele sarcini:

Aflați cum să documentați informațiile;

Clasificarea tipurilor și tipurilor de documente;

Luați în considerare tipurile de suporturi de documente;

Descrieți modul de modificare, replicare și procesare fizică a documentelor;

Dezvăluie caracteristicile utilizării telecomunicațiilor.

1. Mijloace tehnice în sens larg și restrâns

Tehnica - denumirea comună diverse dispozitive, mecanisme și dispozitive care nu există în natură și sunt fabricate de om.

Scopul principal al tehnologiei este de a salva o persoană de la efectuarea unei munci dificile din punct de vedere fizic sau de rutină (monoton), pentru a-i oferi mai mult timp pentru activități creative pentru a-și ușura viața de zi cu zi.

Sarcinile principale ale tehnologiei sunt :

· Crearea de valori materiale și culturale;

· Producerea, transformarea și transmiterea diferitelor tipuri de energie;

Colectarea, prelucrarea si transferul de informatii;

Crearea și utilizarea diferitelor mijloace de transport;

・Menține apărarea

O clasificare universală a mijloacelor tehnice nu a fost încă creată și este puțin probabil să fie creată în viitor. În prezent, tehnologia este clasificată în funcție de domenii de aplicare, de exemplu: tehnologie industrială, transport, Aparate, calculatoare etc. În plus, echipamentele pot fi împărțite în producție, de exemplu, mașini-unelte, unelte, instrumente de măsură etc., și non-producție - aparate de uz casnic, mașini, echipamente de agrement.

Istoria dezvoltării tehnologiei

Tehnica este soarta unei persoane, însoțindu-l din momentul trezirii conștiinței. Inițial, în epoca epocii de piatră, tehnologia era o unealtă de ucidere și prelucrare: o suliță, un bumerang, un topor de piatră, un ac, o punte. În epoca revoluției neolitice apar tehnologia agricolă, structurile de transport și hidraulice, precum și cele mai simple dispozitive mecanice: o pârghie, o pană, o poartă, un bloc, o roată. Dacă o iei de ultimă oră, putem identifica următoarele etape principale ale formării sale:

Sfârșitul secolului al XVIII-lea - începutul secolului al XIX-lea. Revoluția industrială - crearea unui motor cu abur și a mașinilor de filat universale, care a marcat declinul producției artizanale și trecerea la o economie industrială (producția de mașini).

Sfârșitul secolului al XIX-lea. Crearea unui motor cu ardere internă, care a făcut posibilă crearea noua clasa mașini compacte, inclusiv automobile, nave etc. Introducerea pe scară largă a electricității, inclusiv metodele de generare și utilizare a acesteia în mașini electrice.

Începutul secolului XX. Dezvoltarea ingineriei radio și a electronicii radio. Crearea producției de benzi transportoare.

Mijlocul secolului XX. Introducerea automatizării largi a producției, creației informatică. Ieșire în spațiu.

Sfârșitul secolului XX - începutul secolului XXI. Cercetări în domeniul bio- și nanotehnologiei, care pot duce la o altă revoluție în multe domenii ale activității umane.

De asemenea, merită o clasă separată echipament militar, care include toate dispozitivele și mașinile tehnice concepute pentru a menține capacitatea de apărare și a conduce operațiuni de luptă pe uscat, pe mare, în aer și în spațiu.

Diverse dispozitive tehnice pot crește semnificativ eficiența și productivitatea muncii, pot utiliza resursele naturale în mod mai rațional și pot reduce probabilitatea erorii umane atunci când se efectuează operațiuni complexe.

1.1 Modalități de documentare

Fixarea informațiilor pe suporturi materiale, așa cum reiese clar din definiția unui document, se realizează într-un mod artificial. Metoda de documentare este înțeleasă ca o acțiune sau un set de acțiuni care sunt utilizate în procesul de înregistrare a informațiilor. Pe măsură ce societatea umană s-a dezvoltat, numărul acestor metode a crescut constant și a devenit din ce în ce mai divers.

Din punct de vedere istoric, prima modalitate de documentare a fost cea descriptivă. Această metodă constă în aplicarea semnelor lingvistice și a semnelor de imagine pe suprafața unui suport de material, de obicei cu ajutorul unui fel de agent de colorare. În primul rând, folosind cele mai simple instrumente de scriere (stylus, kalam) VII-VIc. î.Hr

Cele mai simple mijloace sunt înlocuite cu pene de gâscă, rață și corb, prima mențiune despre ele în secolul al VII-lea. Cu toate acestea, deja în Roma antică au apărut pene din bronz și cupru. În 1809, a fost brevetat primul stilou, al cărui inventator a fost Friederik Folsch din Austria.

În 1938, jurnalistul maghiar Josef Laszlo Biro a inventat pixul, în care „Penul Etern” a fost înlocuit cu o minge care se rotește liber. În 1949, a apărut primul pix sovietic. În anii 1960-1970, în procesul de îmbunătățire a cernelii pentru stilouri, au început să apară markere, rapidografe și pixuri cu pâslă. Procesul de îmbunătățire și modificare a mânerelor continuă. Cele mai simple instrumente de scriere sunt încă cele mai comune mijloace de documentare manuală, textuală și vizuală. Ele se caracterizează prin simplitatea designului, fiabilitate, varietate. Aproape toți cei care trebuie să lucreze cu documente utilizează instrumente de scriere manuală, dar utilizarea lor nu asigură o productivitate ridicată în procesul de documentare.

Printre varietatea de moduri de documentare, putem distinge:

1. Înregistrare mecanică:

1.1. Perforarea (în acest fel, sunt create documente ale căror matrice (în întregime sau parțial) sunt numite tehnotronice, citibile de mașină, audiovizuale;

1.2. Înregistrare sunet analog și mecanic. Înregistrarea mecanică a sunetului este un sistem prin care o canelură este tăiată sau extrudată pe un suport de material în mișcare în conformitate cu vibrațiile sonore înregistrate. Înregistrarea mecanică a sunetului este o înregistrare analogică tipică a informațiilor;

2. Metoda fotochimică (foto-documentare);

3. Documentare film;

4. Metoda electronică de documentare. Documentatie electronica.

5. Înregistrare și reproducere optică (laser) și magneto-optică a informațiilor;

6. Holografie;

Documentarea poate fi realizată nu numai în limbaj natural (documentare text), ci și în limbaj artificial. În acest caz, informațiile sunt prelucrate cu ajutorul calculatoarelor electronice, codificate, adică. prezentate într-o formă standard. Mai mult, aceeași informație poate fi codificată în forme diferite și, dimpotrivă, informații diferite pot fi prezentate într-o formă similară.

Omul a început să recurgă la codificarea informațiilor pentru o lungă perioadă de timp. După cum s-a menționat pe bună dreptate în literatura de specialitate, deja scrisul și aritmetica nu sunt altceva decât sisteme de codificare a vorbirii și a informațiilor numerice. Totuși, un pas decisiv a fost făcut ca urmare a invenției așa-numitei codări binare, adică. codificarea informațiilor folosind doar două caractere - 0 și 1, numite biți (din engleză bit - binary digit - o cifră binară). În acest fel, a început să se realizeze codificarea literelor, numerelor, altor semne și simboluri, precum și a imaginilor și sunetelor. A fost codarea binară care a fost încorporată în designul computerelor.

În primul sfert al secolului al XX-lea, tuburile cu vid au fost inventate și utilizate pe scară largă în ingineria radio.

Ca urmare, la începutul anilor 1930 - 1940, în mai multe țări ale lumii, inclusiv URSS, a apărut ideea creării de calculatoare controlate de programe. În țara noastră, producția în serie de calculatoare a fost lansată în 1952.

Odată cu apariția computerelor, a început dezvoltarea rapidă a automatizării proceselor de documentare a informațiilor, transmiterea, stocarea și utilizarea acesteia. Documentele de pe suporturi ale mașinii devin din ce în ce mai răspândite, adică. documente create folosind suporturi materiale și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor documentate de către calculatoare electronice.

De la începutul anilor 1960, în Uniunea Sovietică au început să funcționeze primele sisteme informatice concepute pentru procesarea automată a informațiilor de management. Până la mijlocul anilor 1980, în țară existau deja peste 6.000 de sisteme de control automatizate. Acest lucru a dus la crearea în masă a documentelor de management pe suporturi ale mașinii. În 1982, a fost creată prima arhivă a documentelor citibile de mașină din URSS.

De la sfârșitul anilor 1980 În țara noastră începe utilizarea pe scară largă a computerelor personale. Până în prezent, în majoritatea organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor, munca cu documente se desfășoară în principal cu ajutorul tehnologiei informatice. Astfel, documentele electronice au intrat ferm în domeniul managementului documentelor. În a doua jumătate a anilor 1990, termenul „document electronic” însuși a intrat în uz.

1.2 Tipuri și tipuri de documente

Orice sferă a activității umane, într-un fel sau altul, este legată de informații documentate, de ex. informatiile cuprinse in document. Informațiile cuprinse în document au anumite specificități, exprimate în următoarele:

a) documentul este un purtător de informații sociale creat de o persoană pentru a fi utilizat în societate;

b) documentul presupune prezența informațiilor semantice (semantice), care este rezultatul activității intelectuale umane. Prezența conținutului este una dintre principalele caracteristici distinctive ale unui document. Informațiile fără sens nu pot fi un document;

c) informațiile sunt transmise discret, adică sub formă de mesaje. Un mesaj fixat pe un suport de materiale devine document. Documentul se caracterizează prin caracterul complet al mesajului. Un mesaj incomplet, fragmentar nu poate fi un document complet. Excepția este neterminată opere literare, schițe, schițe, schițe care caracterizează procesul de creație al creatorului lor (scriitor, om de știință, artist);

d) ca orice obiect care are caracter simbolic, mesajul este un text codificat. Sensul sau semnificația textului codificat poate fi înțeles doar prin cunoașterea sistemului de semne de codificare și decodificare a informațiilor. Un mesaj fix are o formă simbolică pentru că numai în această formă pot fi transmise în mesaj cunoștințele, emoțiile, influențele volitive ale autorului (comunicatorului), oferind cititorului (destinatarului) posibilitatea de a decoda și stăpâni cunoștințele relevante. Semnificația este o proprietate obligatorie a oricărui mesaj documentar;

legea federală„Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” definește conceptul de document (informații documentate) ca informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia. Acest concept este cel mai des folosit astăzi.

Toate documentele sunt împărțite în două grupuri mari în funcție de tipurile de activități reflectate în ele. Primul este documentele cu privire la probleme generale și administrative, adică. pe probleme de conducere generală a întreprinderii (organizaţiei) şi a activităţilor sale de producţie. Aceste documente pot fi întocmite de angajații tuturor departamentelor întreprinderilor. Al doilea grup - documente privind funcțiile de conducere. Astfel de documente sunt întocmite de către angajații autorităților financiare, ai departamentelor de contabilitate, planificare, aprovizionare și marketing și alte unități funcționale.

Documentele sunt clasificate după titlu: scrisori oficiale, ordine, protocoale, acte, memorii, contracte etc. Designul tuturor acestor documente este unificat, dar în conținut pot fi complet diferite:

La locul întocmirii: interne (documente întocmite de angajații acestei întreprinderi) și externe (documente primite de la alte întreprinderi, organizații și persoane);

Sub formă: individual, când conținutul fiecărui document are propriile caracteristici (de exemplu, memorii), șablon, când o parte a documentului este tipărită și o parte este completată la compilare și tipic, creat pentru un grup de întreprinderi omogene . De regulă, toate documentele standard și stencil sunt tipărite în mod tipografic sau pe duplicatoare;

După termene: urgent, care necesită executare într-un anumit termen, și neurgent, pentru care nu este stabilit termenul;

După proveniență: funcționar, care afectează interesele unei întreprinderi, organizații și personale, care se referă la o anumită persoană și este nominal;

După tipul de înregistrare: autentic, copii, extrase, duplicate;

· prin fixare: documente scrise, grafice, fotografice și de film etc.

Luați în considerare tipurile de documente mai detaliat:

1. Acte organizatorice si juridice (ML) reprezintă temeiul juridic al activităților organizației și conțin prevederi bazate pe normele de drept administrativ și obligatorii. Astfel de documente conțin reguli, norme, reglementări, determină statutul organizației, competența, structura acesteia, personal, componența oficială, conținutul funcțional al organizației în ansamblu, diviziile și angajații acesteia, drepturile, îndatoririle și alte aspecte ale acestora. Documentele organizatorice și juridice trebuie să fie aprobate de un organism autorizat - o organizație-mamă, șeful acestei organizații, un organism colegial (de exemplu, intalnire generala acționari, consiliu de administrație etc.)

Din punct de vedere al perioadei de valabilitate, OD-urile sunt fără termen; sunt valabile până la anulare sau aprobarea altora noi (excepție face tabelul de personal, care se elaborează și se aprobă anual). Pe măsură ce natura activităților instituției și organizarea muncii se modifică, se pot face modificări în OD, pentru care managerul emite un document administrativ (comandă sau instrucțiune). În cazul reorganizării activităților se elaborează și se aprobă noi OD. Procedura de efectuare a modificărilor și revizuirea acestora depinde de tipul OD.

Textul majorității OA constă din secțiuni cu propriile titluri și împărțite în paragrafe și subparagrafe, numerotate cifre arabe. În procesul de pregătire a DO, aceștia trebuie să treacă prin procedura de aprobare și aprobare cu toate departamentele și persoanele interesate, serviciul juridic, șefii adjuncți ai organizației sau unul dintre adjuncții responsabili cu domeniul relevant de activități ale organizației. .

OD include: charter, memorandum de asociere, regulamente de organizare, reglementări privind unitatea structurală, reglementări privind organul colegial (consilier) al organizației, regulamente, personal, instrucțiuni, fișe de post.

Documentele organizatorice și juridice sunt întocmite pe o coală standard (format A4) sau pe un formular comun (în funcție de tipul documentului), în timp ce următoarele sunt detaliile solicitate: denumirea organizației (denumirea unității este se indică, de asemenea, dacă documentul este aprobat de către conducătorul unității), denumirea tipului de document, data, numărul documentului, titlul textului, semnătura, ștampila aprobării.

2. Documente administrative - Acestea sunt documente care consemnează deciziile de probleme administrative și organizatorice ale organizației. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile, permit organului de conducere să asigure implementarea sarcinilor care îi sunt atribuite. Indiferent de forma organizatorică și juridică, natura și conținutul activităților organizației, competența, structura acesteia și alți factori, conducerea oricărei organizații este învestită cu dreptul de a desfășura activități executive și administrative și, în consecință, de a emite documente administrative. Documentele administrative conțin decizii care merg de sus în jos în sistemul de management: de la organul de conducere la conducere, de la șeful organizației la divizii structurale și angajați. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea obiectelor pe verticală.

În termeni juridici, documentele administrative se referă la acte juridice: ele exprimă instrucțiuni specifice cu autoritate juridică ale subiecților conducerii. Specificul unor astfel de instrucțiuni se manifestă prin faptul că cu ajutorul documentelor administrative se rezolvă problemele și problemele apărute în domeniul managementului; se adresează unor instituții specifice, unități structurale, funcționari sau angajați; sunt fapte juridice care dau naştere unor raporturi administrativ-juridice specifice.

În funcție de domeniul de aplicare al acestora, documentele administrative sunt împărțite în:

acte juridice la nivel federal - acte emise de Președintele Federației Ruse, Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale (ministere, comitete, agenții, servicii etc.);

· acte juridice în vigoare la nivelul subiecților Federației Ruse - republici, teritorii, regiuni, orașe cu semnificație republicană Moscova și Sankt Petersburg, regiuni și raioane autonome, precum și entități teritoriale;

acte juridice ale organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor.

Baza pentru emiterea unui document administrativ poate fi:

necesitatea implementării actelor legislative, de reglementare adoptate și a altor decizii ale autorităților superioare și deciziile anterioare ale acestei organizații;

· necesitatea desfasurarii propriilor activitati executive si administrative, datorita functiilor si sarcinilor organizatiei.

Documentele de reglementare pot fi emise în comun de mai multe organisme de conducere.

Din punct de vedere al procedurii de rezolvare a problemelor (luarea deciziilor), toate documentele administrative sunt împărțite în două grupe:

Documente publicate în condiții colegiale;

Documente eliberate în baza deciziei unice.

3. Informații și documente de referință furnizați informații care determină anumite decizii, de ex. iniţia decizii de management, vă permit să alegeți una sau alta metodă de influență a managementului. Nu conțin comenzi, nu obligă să execute comenzi. Documentele acestui sistem joacă un rol auxiliar în raport cu documentele organizatorice, juridice și administrative. Particularitatea acestor documente este că ele merg de jos în sus în sistemul de management: de la angajat la șeful unității, de la șeful unității la șeful organizației, de la organizația subordonată la cea superioară.

Pe baza rezoluției șefului, documentele de informare și de referință pot deveni baza pentru luarea unor decizii sau pregătirea documentelor administrative.

Componența documentelor informative și de referință include: memorandum, memoriu, notă explicativă, propunere, prezentare, declarație, toate tipurile de corespondență, protocol, act, certificat, încheiere, rechemare, rezumat, listă, enumerare.

Toate aceste tipuri de documente pot fi create în formatul unui document electronic.

1.3 Varietăți de suporturi de documente

În lumea modernă, informația este cea mai valoroasă resursă, comparabilă doar cu timpul. Informația îndeplinește multe sarcini în viața societății, oferind un impact de comunicare a tuturor componentelor sale, fixând, păstrând și transmitând cunoștințele primite și acumulate. Cu toate acestea, informația joacă un rol cheie în management. Informațiile de management sunt înregistrate în documente. Documentul ca purtător de informații este o resursă informațională, a cărei gestionare este încredințată specialiștilor în documente. Iată câteva definiții ale conceptului Informații:

INFORMAȚIE- informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma de prezentare a acestora (Acest concept este cel mai des folosit în prezent).

INFORMAȚIE- fixat prin orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului, care conține toate sau partea principală a informațiilor de vorbire ale documentului.

Până în prezent, Federația Rusă a acumulat stocuri uriașe de informații concentrate în diferite baze de date și bănci de date, pe dischete și CD-ROM-uri și pe alte suporturi de informații. Aceste informații sunt folosite peste tot - în biblioteci, centre de informare, muzee, arhive, institutii de invatamantși alte organizații.

Informația în sine nu este o caracteristică suficientă a documentului. Componenta materială este una dintre cele două componente necesare și obligatorii ale documentului, fără de care nu poate exista. Componenta materială a documentului este determinată de purtătorul de informații (suport material) - un obiect material creat special de o persoană și destinat înregistrării, stocării și transmiterii informațiilor. Existența unui document în afara suportului material este imposibilă.

Un purtător de informații (purtător de informații) este orice obiect material sau mediu care conține (purtător) informații și capabil să o stocheze în structura sa pentru o perioadă destul de lungă de timp.

Mijloacele de stocare sunt folosite pentru a înregistra, stoca, citi, transmite și distribui informații.

Luați în considerare clasificarea purtătorilor de informații:

Pentru scopul principal

1. Scop general (cum ar fi hârtia);

2. Specializat (numai pentru înregistrare digitală);

După numărul de cicluri de scriere

1. Pentru intrare unică

2. Pentru înregistrări multiple

Prin durabilitate

1. Pentru depozitare pe termen scurt (acumulare)

2. Pentru depozitare pe termen lung

Cel mai răspândit tip sunt transportatorii pe pe bază de hârtie. Majoritatea documentelor moderne care funcționează în societate sunt realizate pe hârtie sau înlocuitori de hârtie. Se numesc hârtie, adică au un suport de hârtie.

În aceste medii, informațiile sunt afișate sub formă de simboluri și imagini. Astfel de informații sunt clasificate ca informații documentate și reprezintă diferite tipuri de documente.

Cele de hârtie sunt documente de afaceri, documentație științifică și tehnică, cărți, reviste, ziare, manuscrise, hărți, note, publicații de artă, benzi perforate, cărți perforate etc.

Hârtia îndeplinește multe cerințe: este relativ ușor de fabricat, accesibilă, moderat durabilă, stocată pentru o perioadă lungă de timp și facilitează înregistrarea informațiilor. Cea mai valoroasă calitate a hârtiei - vă permite să reproduceți informațiile. Diseminarea în masă a informațiilor prin tipărire a devenit posibilă doar ca urmare a producției industriale de hârtie.

Apariția mediilor artificiale pe bază de polimeri (șelac, crom polivinil, semiconductor, biomasă) a adăugat diversității speciilor de documente capabile să transmită vorbire sonoră, muzică, imagini în mișcare și tridimensionale. Au fost create înregistrări, filme magnetice, filme fotografice și de film, discuri magnetice și optice - purtători materiale de astfel de informații care nu pot fi înregistrate pe hârtie.

Documentele pe film polimeric includ: documente de film (film, dia-, film video), documente fotografice (film transparent, microfilm, microcard, microfișă), documente fono (fonograme magnetice pentru înregistrarea imaginilor și sunetului), documente pentru utilizare în computere (perforate). benzi).

Grupul de documente cu plăci polimerice este format din: un disc magnetic flexibil, o cartelă magnetică, un disc de gramofon flexibil și rigid, un disc optic - atât tare, cât și moale.

Transferul de informații documentate în timp și spațiu este direct legat de caracteristicile fizice ale purtătorului său material. Documentele, fiind un produs social de masă, au o durabilitate relativ scăzută. În timpul funcționării lor în mediul de exploatare, și mai ales în timpul depozitării, sunt expuși la numeroase influențe negative din cauza schimbărilor de temperatură, umiditate, lumină, procese biologice etc.

Prin urmare, nu este o coincidență că problema durabilității suporturilor de informații materiale a atras în permanență atenția participanților la procesul de documentare. Deja în antichitate, a existat dorința de a înregistra cele mai importante informații despre astfel de materiale relativ durabile precum piatra și metalul.

În procesul de documentare, a existat dorința de a utiliza vopsele și cerneluri de înaltă calitate, durabile.

Cu toate acestea, rezolvând problema durabilității, o persoană a trebuit imediat să se ocupe de o altă problemă, și anume că mediile de stocare durabile erau, de regulă, mai scumpe. Prin urmare, a trebuit să căutăm constant raportul optim între durabilitatea suportului de informații materiale și costul acestuia. Această problemă este încă foarte importantă și relevantă.

Considerați un dispozitiv de stocare ca un tip de mediu de stocare.

Un dispozitiv de stocare (memorie) este un suport de informații destinat înregistrării și stocării datelor. Funcționarea unui dispozitiv de stocare se poate baza pe orice efect fizic care aduce sistemul în două sau mai multe stări stabile. memoria poate fi clasificată inregistreaza stabilitate pe:

· Memorie numai pentru citire (ROM) al cărei conținut nu poate fi modificat de către utilizatorul final (de exemplu, CD-ROM). ROM-ul în modul de operare permite doar citirea informațiilor;

· Memorie inscriptibila (PROM) in care utilizatorul final poate scrie informatii o singura data (de exemplu, CD-R);

· Memorie reinscriptibila (PEPROM) (de exemplu, CD-RW);

· Memoria cu acces aleatoriu (RAM) oferă un mod de înregistrare, stocare și citire a informațiilor în procesul de procesare a acestora. RAM rapidă, dar scumpă (SRAM) este construită pe flip-flop, variații mai lente, dar mai ieftine de RAM - memoria dinamică (DRAM) este construită pe condensatori. În ambele tipuri de memorie, informațiile dispar după ce au fost deconectate de la sursa curentă.

După tipul de acces Memoria este împărțită în:

· Dispozitive cu acces serial (de exemplu, benzi magnetice);

· Dispozitive cu acces aleatoriu (RAM) (de exemplu, memorie cu acces aleatoriu);

· Dispozitive cu acces direct (de exemplu, hard disk-uri magnetice);

· Dispozitive cu acces asociativ (dispozitive speciale pentru îmbunătățirea performanței bazei de date).

Prin construcție geometrică :

disc (discuri magnetice, optice, magneto-optice);

bandă (benzi magnetice, benzi perforate);

Tambur (tobe magnetice);

card (carduri magnetice, carduri perforate, carduri flash etc.)

plăci de circuite imprimate (carduri DRAM).

Conform principiului fizic:

1. perforat (cu găuri sau decupaje):

Card;

Bandă perforată;

2. cu înregistrare magnetică:

Miezuri de ferită;

Discuri magnetice (dure și flexibile);

Benzi magnetice;

Cartele magnetice;

3. optic:

4. Magneto-optic

5. Utilizarea acumularii de sarcina electrostatica in dielectrici (incarcatoare de condensatoare, tuburi catodice de stocare);

6. Utilizarea efectelor în semiconductori (EEPROM, memorie flash);

7. Sunet și ultrasunete (linii de întârziere);

8. folosind supraconductivitate (elemente criogenice) etc.

După forma informațiilor înregistrate, se disting dispozitivele de stocare analogice și digitale.

Dispozitivele de stocare digitală sunt dispozitive concepute pentru a înregistra, stoca și citi informațiile prezentate într-un cod digital.

Apropo de un document electronic, este necesar să se țină cont de formatele acestor documente. Un format de document electronic este un format de fișier care conține informații textuale și audiovizuale într-o formă codificată. Formatele de text sunt folosite pentru a crea texte folosind procesoare de text.

DOC pentru a vizualiza și edita textul documentului

Format PDF pentru afișarea unui document într-o formă identică

RTF este destinat pentru vizualizarea documentelor, editarea lor în diferite versiuni de produse software.

2. Mijloace tehnice moderne utilizate pentru crearea și prelucrarea documentelor

Instrumentele utilizate pentru crearea și procesarea documentelor sunt, la rândul lor, instrumente de prelucrare a informațiilor, ele putând fi împărțite în două mari grupe. aceasta principalși auxiliar fonduri.

Mijloacele auxiliare sunt echipamente care asigură operabilitatea mijloacelor fixe, precum și echipamente care facilitează și fac munca managerială mai confortabilă. Mijloacele auxiliare de prelucrare a informațiilor includ echipamentele de birou și mijloacele de reparare și de prevenire. Echipamentul de birou este reprezentat de o gamă foarte largă de instrumente, de la rechizite de birou, până la livrarea, reproducerea, stocarea, căutarea și distrugerea datelor de bază, instrumente de comunicare administrativă și de producție și așa mai departe, ceea ce face ca munca unui manager să fie convenabilă și confortabilă. .

Mijloacele fixe sunt instrumente pentru prelucrarea automată a informațiilor. Se știe că pentru a controla anumite procese, un anumit informatii de management caracterizarea stărilor şi parametrilor procese tehnologice, indicatori cantitativi, de cost și de muncă ai activităților de producție, aprovizionare, marketing, financiare etc. Principalele mijloace de prelucrare tehnică includ: mijloace de înregistrare și colectare a informațiilor, mijloace de primire și transmitere a datelor, mijloace de pregătire a datelor, mijloace de introducere, mijloace de prelucrare a informațiilor și mijloace de afișare a informațiilor. Mai jos, toate aceste instrumente sunt discutate în detaliu.

· Obținerea informațiilor primare și înregistrarea este unul dintre procesele intensive în muncă. Prin urmare, este utilizat pe scară largă aparate de masurare mecanizata si automatizata, colectare și înregistrarea datelor. Gama acestor fonduri este foarte extinsă. Acestea includ: balanță electronică, diverse contoare, tablouri de bord, debitmetre, case de marcat, mașini de numărat bancnote, bancomate și multe altele. Aceasta include, de asemenea, diverși registratori de producție, menționați să întocmească și să înregistreze informații despre tranzacțiile comerciale pe suporturi de mașini.

· Mijloace de primire și transmitere a informațiilor. Transferul de informații se referă la procesul de trimitere a datelor (mesajelor) de la un dispozitiv la altul. Un set de obiecte care interacționează format din dispozitive de transmisie și procesare a datelor se numește rețea, care combină dispozitive concepute pentru a transmite și primi informații. Acestea asigură schimbul de informații între locul de origine și locul de prelucrare. Structura mijloacelor și metodelor de transmitere a datelor este determinată de locația surselor de informații și a instalațiilor de prelucrare a datelor, de volumul și timpul de transmitere a datelor, de tipurile de linii de comunicație și de alți factori. Mijloacele de transmisie a datelor sunt reprezentate de stații de abonat (AP), echipamente de transmisie, modemuri, multiplexoare.

· Instrumente de pregătire a datelor reprezentate de dispozitive de pregătire a informațiilor pe suporturi ale mașinii, dispozitive de transfer de informații din documente pe suporturi, inclusiv dispozitive informatice. Aceste dispozitive pot sorta și corecta.

· Instrumente de intrare servesc la perceperea datelor din mediile mașinii și la introducerea informațiilor în sistemele informatice

· Instrumente de prelucrare a informațiilor joacă un rol important în complexul mijloacelor tehnice de prelucrare a informaţiei. Instrumentele de procesare includ calculatoare, care la rândul lor sunt împărțite în patru clase: micro, mici (mini); mari și supercalculatoare. Microcalculator Există două tipuri: universale și specializate. Atât universale, cât și specializate pot fi atât multi-utilizator - computere puternice echipate cu mai multe terminale și care funcționează în modul de partajare a timpului (servere), cât și cu utilizator unic (stații de lucru) care sunt specializate în efectuarea unui singur tip de muncă.

Calculatoare mici– lucrați în modul de partajare a timpului și în modul multitasking. Partea lor pozitivă este fiabilitatea și ușurința în utilizare.

Mainframe-uri– (fermele principale) se caracterizează printr-o cantitate mare de memorie, toleranță ridicată la erori și performanță. De asemenea, se caracterizează prin fiabilitate ridicată și protecție a datelor; capacitatea de a conecta un număr mare de utilizatori.

supercalculator- acestea sunt computere multiprocesoare puternice, cu o viteză de 40 de miliarde de operații pe secundă.

Server- un computer dedicat procesării cererilor de la toate stațiile din rețea și asigurării acestor stații cu acces la resursele sistemului și distribuirea acestor resurse. Serverul universal se numește - server-application. Serverele puternice pot fi atribuite computerelor mici și mari. Acum serverele Marshall sunt lider, și există și serverele Cray (64 de procesoare).

· Mijloace de afișare a informațiilor folosit pentru a scoate rezultatele calculelor, date de referință și programe pe suporturi de imprimare, imprimare, ecran și așa mai departe. Dispozitivele de ieșire includ monitoare, imprimante și plotere.

Monitorizați- Acesta este un dispozitiv conceput pentru a afișa informațiile introduse de utilizator de la tastatură sau scoase de un computer.

Imprimanta- Acesta este un dispozitiv pentru imprimarea textului și a informațiilor grafice pe hârtie.

Plotter- Acesta este un dispozitiv pentru imprimarea desenelor și diagramelor de formate mari pe hârtie.

2.1 Modalități și mijloace de modificare, replicare și prelucrare fizică a documentelor

În legătură cu utilizarea pe scară largă a mijloacelor de schimbare, replicare și prelucrare fizică a documentelor direct în domeniul managementului, în diferite birouri și organizații, astfel de instrumente au început să fie numite „echipamente organizaționale de birou” (echipamente de birou) - mijloace tehnice utilizate pentru mecanizare. și automatizarea lucrărilor manageriale și de inginerie și tehnice.

Echipamentele de birou pentru biroul unei companii de renume pot include, de exemplu, astfel de dispozitive și echipamente cum ar fi un computer personal, mașină organizatorică, mașini de scris, seturi telefonice și radiotelefon, mini-PBX, centrală telefonică a directorului, interfon telefonic cu voce tare, sistem de paginare, teletip, aparat de fax, copiator, risograf, înregistratoare vocale, echipamente de proiecție, mașină de adresare, mașină de marcat, laminator, ștampilă, tocator de documente, deschizător de plicuri, capsator de documente, echipamente de arhivare, rafturi și dulapuri de clasare, seif, cărucior, poștă pneumatică etc. .

Echipamentele de birou în sens larg pot include orice dispozitive, dispozitive, instrumente tehnice și accesorii, mașini, mobilier etc., de la creioane și ascuțitoare pentru acestea până la calculatoareși sisteme.

Într-un sens mai restrâns, echipamentele de birou sunt adesea înțelese doar ca mijloace tehnice utilizate în munca de birou pentru a crea documente informative pe hârtie, a copia, a reproduce, a procesa, a stoca, a transporta și a comunicațiilor administrative și de management.

Vom descrie unele dintre informațiile istorice asociate cu apariția echipamentelor de birou și a „predecesorilor” acestuia, precum și a metodelor de copiere și replicare a documentelor.

Pentru a facilita și grăbi procesul de copiere la începutul secolului al XIX-lea, a început să fie folosită hârtie de carbon („hârtie de carbon”). „Un dispozitiv pentru primirea de copii ale scrisorilor și documentelor” a fost brevetat în 1806 de englezul R. Wedgwood. În dispozitivul inventat de el, hârtie subțire a fost înmuiată în cerneală albastră și apoi uscată între două coli de hârtie absorbantă. „Hârtia de carbon” obținută în acest fel ar putea fi plasată sub o coală de hârtie la scriere și a primi o copie a acesteia. Producția de masă a mașinilor de scris care a început la sfârșitul secolului al XIX-lea a dus la apariția hârtiei negre de carbon, apropiată ca calitate de cea modernă. Utilizarea acestuia a permis realizarea mai multor copii ale documentului. A fost inventată o hârtie de carbon polietilenă, permițându-vă să obțineți 15-20 de imprimeuri clare în același timp. În prezent, pentru impregnarea hârtiei carbon se folosesc aproximativ aceiași coloranți ca și la fabricarea panglicilor pentru mașini de scris.

Progresul științific și tehnologic a condus la inventarea în secolele XIX și XX a unui număr de tehnologii originale de copiere și replicare și a mijloacelor corespunzătoare de reprografie (din latinescul re - un prefix care indică o acțiune repetată, produc - produc și grecescul grapho). - Desenez, scriu, desenez - un nume generalizat procese de copiere a documentelor) și imprimare operațională. Cele mai comune metode de copiere în această perioadă au inclus următoarele:

Fotografia este una dintre cele mai vechi metode de copiere. El dă calitate superioară, cu toate acestea, este costisitoare și consumatoare de timp, din cauza complexității procesului de prelucrare a materialelor fotografice. Fotocopiarea se realizează atât cu camere convenționale, cât și cu utilizarea de echipamente fotografice speciale. În special, la sfârșitul secolului al XX-lea, în Rusia a fost inventată o cameră de arhivă de restaurare, ceea ce face posibilă copiarea textelor documentelor care anterior erau considerate irecuperabile. Cu ajutorul acestuia, de exemplu, a fost posibil să se citească 18 foi de pergament descoperite în timpul săpăturilor de la Kremlin din 1843.

O variantă de fotocopiere este microfotocopiarea (microfilmarea) - producerea de microforme printr-o metodă fotografică, adică. copii reduse ale documentelor (de la 7 la 150 de ori). Microcopiarea este un fel de microcopiere - înregistrarea fotografică a informațiilor pe un film fotografic plat de dimensiune standard A6 (105 * 148 mm) este redusă de 24 de ori cu ajutorul opticii și fixată pe o microfișă sub forma unei celule mici. Un total de 98 de imagini în miniatură ale paginilor obișnuite de text sunt plasate pe o microfișă standard. Cu toate acestea, au fost dezvoltate tehnologii care permit plasarea pe microfișă de până la 270 de imagini.

Echipamentul disponibil în prezent pentru înregistrarea și reproducerea informațiilor folosind microfișe face posibilă filmarea textului tipărit pe microfișe cu o productivitate de 1500-2000 de documente pe oră (15 microfișe). Trebuie remarcat faptul că citirea microfișelor este posibilă numai cu ajutorul echipamentului de mărire.

Metoda diazografică (blueprinting) este de obicei folosită la copierea desenelor de format mare și a documentației tehnice pe hârtie diazo specială sensibilă la lumină (la razele ultraviolete); pentru prima dată, astfel de copii au fost obținute în Marea Britanie în 1842.

Copierea termografică (termografie) se realizează cu ajutorul termocopiatoarelor pe hârtie specială termorezistentă, sau prin intermediul hârtiei de copiere termică pe hârtie simplă. Se bazează pe principiul iradierii hârtiei cu un flux intens de raze infraroșii termice care produc încălzire locală, care este apoi transferată pe hârtia termorezistabilă;

Copierea electrografică (xerografia) a fost propusă pentru prima dată de E.E. Gorin în 1916. În prezent este cea mai comună. Această metodă vă permite să copiați rapid, eficient și relativ economic documentele necesare. Mai mult, în procesul de copiere, scalarea și editarea documentelor este posibilă.

Copiere electrografică digitală (copiere digitală). Un copiator digital vă permite să copiați nu numai rapid și eficient, ci și să obțineți copii mai bune decât originalul. Cu toate acestea, în procesul de gestionare, de foarte multe ori este necesară duplicarea documentelor cu un tiraj de 50-100 sau mai multe exemplare. Din anii 1980, serigrafia electronică (risografie) a devenit cea mai promițătoare metodă de imprimare operațională. Se realizează cu ajutorul duplicatoarelor digitale - rizografe, precum și a duplicatoarelor. Acestea permit duplicarea direct de pe computer cu o viteză de până la 130 de printuri pe minut.

Pentru reproducerea în masă a documentelor se folosesc diverse metode de imprimare, dintre care cele mai avansate sunt tipărirea tipărită și tipărirea intalio, utilizate pentru reproducerea în masă a cărților, broșurilor și altor produse tipărite. Necesitatea, astăzi, de a avea informații, de a fi la curent cu toate cazurile, produse noi face ca o persoană să inventeze tehnologii mai noi care să permită multiplicarea, replicarea, prelucrarea informațiilor documentate. Toată această tehnică organizatorică constituie baza materială a sistemelor de management progresive. Utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor de birou în management duce la scăderea productivității muncii și a eficienței muncii a personalului de conducere, la întârzieri inacceptabile în rezolvarea problemelor operaționale și, adesea, la decizii incorecte din cauza lipsei informațiilor necesare și la alte consecințe negative.

2.2 Facilități de telecomunicații

document documentație informații de telecomunicații

O rețea locală (LAN, local area network; în engleză Local Area Network, LAN) este o rețea de calculatoare care acoperă de obicei o zonă relativ mică sau un grup mic de clădiri (casă, birou, companie, institut). Există, de asemenea rețele locale, ale căror noduri sunt separate geografic la distanțe mai mari de 12.500 km (stații spațiale și centre orbitale). În ciuda acestor distanțe, astfel de rețele sunt încă clasificate ca locale.

Cel mai adesea, termenul LAN „Rețele locale” este înțeles literal, adică este o astfel de rețea care are dimensiuni locale mici și conectează computere strâns distanțate, dar, pe de altă parte, unele rețele LAN, cum ar fi o rețea, conectează un mic număr de computere, dar capacitățile limitative ale rețelelor locale moderne vă permit să conectați zeci de mii de computere. Unii autori definesc LAN ca un sistem de conectare directă a mai multor computere, ceea ce presupune că informația este transmisă de la computer la computer fără intermediari și printr-un singur mediu.

LAN poate fi definită cel mai precis ca o rețea care permite utilizatorului să ignore conexiunea; de fapt, computerele conectate prin LAN formează un singur computer virtual. Ale căror resurse sunt disponibile tuturor utilizatorilor de rețea, de aici rezultă că rata de transfer pe rețeaua locală ar trebui să crească pe măsură ce crește performanța PC-ului, în acest moment viteza minimă LAN este de 100 megabiți pe secundă. De asemenea, necesită un nivel scăzut de erori în transmiterea informațiilor și capacitatea rețelei de a funcționa stabil la sarcini maxime. Nu de puține ori, se mai distinge o clasă de rețele: rețelele urbane sau regionale MAN (Metropolitanareanetwork) sunt mai apropiate ca natură de rețelele globale, dar structura internă amintește mai mult de o rețea locală.

Pe lângă toate rețelele utilizate, există o serie de dezavantaje:

1. Rețeaua necesită costuri materiale suplimentare, uneori semnificative, pentru achiziționarea de echipamente, software, pozarea cablurilor de conectare și instruirea personalului.

2. Rețeaua necesită angajarea unui administrator de rețea care este responsabil cu monitorizarea funcționării rețelei, modernizarea acesteia, gestionarea accesului la resurse. Pentru rețele mari echipa de management necesar.

3. Rețeaua limitează capacitatea de a muta computerele, deoarece în acest caz, este necesară mutarea cablului.

4. Rețeaua este un mediu excelent pentru răspândirea virușilor, ceea ce are ca rezultat costuri financiare suplimentare pentru programele antivirus.

5. Rețea, crește dramatic posibilitatea de acces neautorizat la informații, securitatea informatiei necesită un complex de măsuri organizatorice și tehnice.

Iată conceptele de bază ale teoriei rețelelor

1. Abonat (nod, gazdă, stație) - un dispozitiv conectat la rețea și care participă activ la schimbul de informații. Cel mai adesea, abonatul este un computer personal (PC). Poate fi, de asemenea, o imprimantă de rețea sau orice alt dispozitiv periferic.

2. Server - un abonat care își oferă resursele altor abonați, dar nu le folosește singur. Astfel, deservește rețeaua.

În rețea pot exista mai multe servere, nu este deloc necesar ca serverul să fie cel mai puternic computer. Serverele sunt fie dedicate, fie nededicate. Server dedicat - se ocupă doar de sarcinile de rețea. Neselectat - îndeplinește și alte sarcini.

3. Client - un abonat al rețelei care folosește doar resursele rețelei, dar nu le furnizează el însuși.

4. Computer client, numit și stație de lucru.

Fiecare computer poate fi atât un server cât și un client în același timp. Termenul server și client este adesea înțeles nu ca computere în sine, ci ca aplicații software care rulează pe ele. În acest caz, aplicațiile care oferă resurse serverului, iar aplicația care consumă resurse - clienților.

2.3 Comunicații mobile

Pentru a transfera informații, se folosesc nu numai rețelele locale, ci și comunicațiile mobile.

În prezent, utilizarea comunicațiilor mobile este o parte integrantă a vieții de zi cu zi. Luați în considerare principalele standarde de comunicații mobile:

GSM (Global System for Mobile Communications - sistemul mondial de comunicații mobile) este cel mai comun standard de comunicații mobile din lume (82% dintre abonații de telefonie mobilă din 212 țări). Majoritatea rețelelor GSM funcționează pe 900 și 1800 MHz, în unele țări americane se folosesc 850 și 1900 MHz. În forma sa pură, canalul este utilizat pentru a furniza servicii de voce, deoarece rata de transfer de date este de numai 13 Kbps - aceasta este suficientă doar pentru a transmite voce (care este preprocesată de codecuri), a trimite mesaje text și a face schimb de informații despre servicii.

GPRS (General Packet Radio Service - a packet data radio channel) este un add-on tehnologic printr-o rețea GSM care vă permite să transferați date la viteze de până la 120 Kbps (clasa 32, când sunt utilizate 6 canale simultan). Avantajul este că datele transmise, ca și în cazul GSM, nu ocupă întregul canal, ci utilizează doar o parte din acesta, căreia îi este alocată o anumită frecvență. Pentru fiecare canal sunt rezervate 20 Kbps. Cu toate acestea, numărul de canale alocate este determinat nu numai de telefon, ci și stație de bază, care, atunci când se stabilește o conexiune, alocă un anumit număr de canale pentru transmiterea datelor, în funcție de sarcină. Viteza medie este de aproximativ 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - canal avansat de transmisie a datelor, dezvoltarea GSM) este o tehnologie special dezvoltată pentru a crește viteza de transfer de date și a crește fiabilitatea conexiunii. Al doilea nume al EDGE este E-GPRS (Enhanced GPRS - advanced GPRS). Ținând cont de faptul că tehnologia este și mai apropiată ca viteză de rețelele de a doua generație de capabilitățile rețelelor 3G, se obișnuiește să se refere EDGE la rețelele de generația 2.75. Când se utilizează EDGE, rata maximă posibilă teoretică de transfer de date este de 473,6 Kbps (se folosesc simultan cele mai rapide 8 canale de 59,2 Kbps), în practică, viteza este de obicei de 2-3 ori mai mică (în funcție de numărul de canale utilizate). și vitezele acestora). In medie, viteza efectivă munca este de 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - sistem universal de telecomunicații mobile) este un format de comunicație de a treia generație, care este o evoluție a GSM folosind principiile diviziunii de frecvență și cod a canalelor. Teoretic, rata maximă posibilă de transfer de date într-o rețea UMTS este de 14 Mbps. Până acum, în practică, abonații trebuie să se mulțumească cu viteze de la 384 Kbps la 3,6/Mbps (când folosesc HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, o tehnologie specială pentru descărcarea de date de mare viteză). Caracteristica principală a unor astfel de rețele este capacitatea de a efectua apeluri video. În Europa, rețelele UMTS folosesc de obicei 2100 MHz pentru descărcare și 1900 MHz pentru trimiterea datelor. În America, în funcție de operator, se folosesc alte frecvențe - de exemplu, 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access) este un standard alternativ de comunicare GSM. Rata de transfer de date aici este aproape aceeași - 14 Kbps. O caracteristică distinctivă este că mai multe dispozitive pot funcționa pe aceeași frecvență, fiecăruia fiindu-i atribuit propriul său număr unic. Standardul CDMA este utilizat de aproximativ 15% dintre abonații de telefonie mobilă din lume. Acest standard de comunicare a fost dezvoltat de Qualcomm și este utilizat în principal în America și Asia. Pentru funcționarea standardului CDMA se folosesc frecvențe de 800 și 1900 MHz.

CDMA2000 1x - dezvoltarea standardului CDMA, este o legătură intermediară între rețelele din a doua și a treia generație a formatului CDMA. Viteza maximă este de 144 Kbps. Frecvențele utilizate includ 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 și 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - transmisie optimizată de date evolutivă) este un standard de transmisie de date radio de telecomunicații, cel mai adesea folosit pentru accesul la Internet de mare viteză în bandă largă. Există mai multe modificări ale standardului: Basic - Revizia 0 - care asigură o rată de transfer de date de 2,4 Mbps, dar în același timp viteza de descărcare depășește semnificativ viteza de trimitere a datelor în rețea; Avansat - Revizia A - oferă o viteză de 3,1 Mbps și aceeași rată de date pentru primirea și transmiterea datelor, ceea ce permite apeluri video bidirecționale; Teoretic - Revizia B - oferă o rată de transfer de date de 14,7 Mbps (3 canale de 4,9 Mbps).

2.4 Fax

Principiul de funcționare a telefaxurilor moderne

Telefaxul este un dispozitiv electromecanic format dintr-un scanner, modem, imprimantă, motor și angrenaje. Motorul și angrenajele sunt responsabile pentru alimentarea normală a hârtiei în scaner și imprimantă. Scannerul citește imaginea documentului, o digitizează și transmite informațiile către modem. Modemul convertește semnalele digitale într-o secvență de semnale modulate și le transmite către un alt aparat de fax printr-o linie telefonică obișnuită. Modemul de recepție a faxurilor convertește această secvență înapoi în digital și o trimite la imprimantă. Imprimanta imprimă imaginea pe hârtie termică specială în conformitate cu informațiile primite.

Dezavantaje ale faxului

Susceptibilitate la uzură mecanică semnificativă. În cazul utilizării frecvente, scanerul de fax se înfundă cu praf și murdărie de la documentele citite. Angrenajele din plastic se uzează. Toate acestea duc la deformarea și alimentarea neuniformă atât a documentelor care pot fi citite în scaner, cât și a hârtiei termice în imprimantă. Astfel, calitatea documentelor transmise și primite se deteriorează semnificativ.

Imposibilitatea muncii automatizate. Este dificil să trimiteți documente unui număr mare de destinatari prin fax obișnuit. Secretara este obligată să formeze manual numerele, să sune înapoi dacă destinatarul este ocupat sau dacă transferul eșuează.

Utilizarea ineficientă a hârtiei termice scumpe. Majoritatea aparatelor de fax vor tipări toate mesajele pe care le primesc (inclusiv cele care nu poartă niciunul Informatii utile) pe hârtie termică specială scumpă. Pe lângă prețul ridicat, această hârtie are un alt dezavantaj semnificativ - imaginea de pe ea se estompează inevitabil în timp. Astfel, toate mesajele importante trebuie să fie salvate pentru stocare.

Echipament fax nou

Cantitatea de informații transmise prin convențional linii telefonice, este în continuă creștere. În primul rând, acest lucru se aplică mesajelor fax. Prin urmare, astăzi mulți utilizatori sunt interesați să achiziționeze nu simple aparate telefax de sine stătătoare care îndeplinesc funcții strict definite, ci sisteme mai avansate care vă permit să automatizați procesul de primire, procesare și trimitere a mesajelor fax și să elimine deficiențele observate.

Ideea de a folosi un computer personal pentru a crea astfel de sisteme integrate a fost realizată pentru prima dată în 1985, când GammaLink a lansat prima placă de facsimil pentru computer. Acest lucru a făcut posibilă conectarea unei linii telefonice direct la un computer și transformarea acesteia într-un telefax puternic și versatil. Astăzi, plăcile de facsimil pentru computere sunt produse de un număr mare de producători. Produsele lor, care diferă în anumite funcționalități, servesc aceluiași scop - de a automatiza procesul de trimitere, primire și distribuire a mesajelor fax schimbate pe liniile telefonice obișnuite.

Plăcile de fax pentru telefonie computerizată sunt o parte integrantă a industriei telefoniei computerizate (CT). Costul lor poate varia de la 50 de dolari. (pentru carduri fax-modem obișnuite de viteză mică, ale căror capacități și caracteristici, de regulă, lasă mult de dorit) până la 5000-7000 de dolari. (pentru plăci speciale de fax, care au fost create folosind cele mai recente realizări și care sunt capabile să transmită diverse informații la o viteză de 14.400 bps simultan pe 12 linii telefonice. Sistemele bazate pe un PC care utilizează astfel de plăci au o serie de avantaje semnificative față de faxul convențional masini .

Ușurință în utilizare. Integrarea unui PC cu rețeaua de telefonie și dotarea acestuia cu capabilități de telefax permite utilizatorilor să primească, să proceseze și să trimită mesaje fax fără a părăsi computerele.

Utilizarea eficientă a liniilor telefonice. Un sistem de fax bazat pe PC asigură o comunicare eficientă pe un număr mic de linii telefonice, înlocuind multe aparate telefax autonome, fiecare necesitând o linie separată.

Calitate înaltă a imaginii transferate. Orice document al unui editor de text sau grafică poate fi trimis ca mesaj fax de înaltă calitate. Pentru a face acest lucru, cu ajutorul unui software special, acesta este convertit în formatul folosit de cardul de fax pentru trimiterea mesajelor. În acest fel, calitatea ridicată a imaginii este garantată, deoarece documentul nu poate fi „stricat” de calitatea slabă a imprimării a imprimantei, scanerul de fax murdar sau defecțiunile mecanismului de alimentare cu hârtie.

Mentinerea confidentialitatii mesajelor primite. Spre deosebire de telefaxurile convenționale, care imprimă toate mesajele primite pe o singură rolă de hârtie, sistemele CT le primesc și le stochează în directoare personale de utilizatori, accesul la care este limitat de o parolă. Astfel, vizionarea este complet exclusă. documente importante străini.

În plus, utilizarea unui PC pentru a controla funcționarea cardurilor de fax face posibilă implementarea multor algoritmi utili și convenabil - aplicații CT. Multe dintre ele oferă capacitatea de a automatiza complet procesul de schimb de mesaje fax. Cele mai utilizate aplicații CT sunt FAX SERVER, FAX ON DEMAND și FAX BROADCAST. Utilizarea unui server de fax minimizează timpul și costurile materiale la primirea și transmiterea mesajelor fax. Fax la cerere vă permite să automatizați procesul de furnizare a abonaților cu documentele solicitate frecvent. Distribuția de fax simplifică foarte mult munca personalului atunci când trimite un număr mare de documente diferite către un număr mare de destinatari.

2.5 Conexiune modem

Un sistem este de neconceput fără un modem comunicatii electronice. Acest dispozitiv vă permite să vă implicați într-un incitant, iar astăzi, folosind cele mai recente invenții ale lumii telecomunicațiilor, deja și pur și simplu vitale, lumea fluxurilor de informații, baze de date electronice, e-mail, directoare electronice, panouri de buletin și multe altele. Posibilitățile de a primi și de a schimba informații folosind modemuri sunt deja greu de supraestimat astăzi și nici nu ne putem imagina ce ne așteaptă mâine. Un e-mail trimis prin e-mail oriunde în lume va ajunge la destinatar în mai puțin de două ore. Putem plasa orice anunt sau reclama pe sistemul de teleconferinta al retelei dumneavoastra de e-mail si intreaga lume va cunoaste aceste informatii intr-o zi. Folosind un modem, puteți, de exemplu, să vă conectați direct de la Moscova la un server din New York și să lucrați cu bazele de date de informații pe care le conține. În cele din urmă, putem trimite un fax. Chiar și în prezent, nici un singur birou de brokeraj de renume nu se poate face fără primirea și transmiterea promptă a informațiilor folosind canalele de comunicare computerizate și, ca urmare, modemurile.

Explicați ce este un modem și cum funcționează. Atunci când un computer este folosit pentru a face schimb de informații prin rețeaua telefonică, este nevoie de un dispozitiv care să primească semnalul de la rețeaua telefonică și să-l transforme în informații digitale. La ieșirea acestui dispozitiv, informațiile sunt supuse MODULĂRII, iar la intrarea DEMODULĂRII, de unde și denumirea MODEM. Scopul modemului este de a înlocui semnalul care vine de la computer (o combinație de zerouri și unu) cu un semnal electric cu o frecvență corespunzătoare domeniului de funcționare al liniei telefonice. Modemul împarte canalul acustic al acestei linii în benzi de frecvență joasă și înaltă. Banda de joasă frecvență este utilizată pentru transmisia de date, iar banda de înaltă frecvență pentru recepție. Există multe modalități de codificare a informațiilor, dintre care cele mai faimoase sunt metoda FSK (Frequency SNift Keying) pentru rate de transmisie de până la 300 baud (baud este o unitate a ratei de transfer de informații egală cu 1 bit/s) și metoda PSK ( PHase SNift Keying) pentru modemuri mai rapide, viteză de transmisie de până la 2400 baud.

FSK folosește patru frecvențe dedicate. La transmiterea informațiilor, un semnal cu o frecvență de 1070 Hz este interpretat ca un zero logic, iar un semnal cu o frecvență de 1270 Hz este interpretat ca o unitate logică. La recepție, zero corespunde unui semnal de 2025 Hz, iar unul corespunde unui semnal de 2225 Hz.

PSK folosește două frecvențe: 2400 Hz pentru transmisia de date, 1200 Hz pentru recepție. Datele sunt transmise în doi biți, în timp ce codificarea se realizează prin deplasarea fazei semnalului. Următoarele schimbări de fază sunt utilizate pentru codificare: 0 grade pentru modelul de biți 00,90 grade pentru 01,180 grade pentru 10,270 grade pentru 11.

Există și alte tipuri de modulație (DPSK, QAM, TCM). Modemul este realizat fie ca un dispozitiv extern care este conectat la o linie telefonică cu o ieșire și un port COM standard al computerului cu celălalt (conector RS232 conform recomandărilor CCITT V. 24), fie ca o placă de circuit imprimat obișnuită care este instalată. pe magistrala comună a computerului. Variantele interne ale modemurilor pot fi adaptate atât la magistralele ISA obișnuite, cât și la magistralele PCI.

Să luăm în considerare câteva standarde de funcționare a modemurilor.

Cele mai răspândite sunt așa-numitele modemuri compatibile HAYES, numite după producătorul unuia dintre primele modemuri. Astfel de modemuri folosesc comenzi AT (din engleză ATtention), compatibile cu Hayes Smartmodem. Pe lângă setul standard de comenzi pentru toate modemurile compatibile cu Hayes, fiecare producător oferă utilizatorului în mod individual o gamă largă de comenzi specifice care sunt valabile numai în modelele acestei companii (de exemplu, USRobotics, Rockwell, ZyXEL etc.)

Pe lângă compatibilitatea setului de comenzi, modemul trebuie să respecte anumite standarde pentru transmiterea informațiilor prin liniile telefonice. Astfel de standarde sunt recomandările CCITT (Comitetul Consultativ Internațional pentru Telegrafie și Telefonie, CCITT francez (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Modemurile care respectă standardele pentru viteze de până la 2400 baud pot face schimb de informații în mod liber. Trebuie remarcat faptul că recomandarea CCITT V.32 nu este un standard în sensul deplin al cuvântului, deoarece aproape fiecare producător important de modemuri de peste 2400 baud are obiceiul de a aplica suplimentar unul sau mai multe protocoale specifice de transfer de date. Utilizarea lor este posibilă numai atunci când se conectează modemuri similare, iar în acest caz, de regulă, se obține o rată de transmisie mai mare, imunitate la zgomot și viteza de conectare.

Cel mai comun și mai ieftin (de aceea este popular în rândul utilizatorilor) este protocolul HST (HigH Speed ​​​​Transfer), dezvoltat de USRobotics la sfârșitul anilor 80. Există varietăți ale acestui protocol: H96, H14, H16, H19, H21, H28, singura diferență între care este rata de transfer de informații, care este 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 și, respectiv, 28800 baud. Datorită costului scăzut, posibilității extinse de actualizare și imunității ridicate la zgomot și a datelor de mare viteză ale protocolului HST, utilizatorii preferă să cumpere pe scară largă modele celebre USRobotics, cum ar fi Sportster, Worldport, Courier.

De asemenea, sunt utilizate pe scară largă modemurile ZyXEL, care au un protocol specific ZYX, care face posibilă transferul datelor la o viteză de 19200 baud în full duplex. Modemurile ZyXEL au câștigat o mare popularitate la începutul anilor 90 numai datorită indisponibilității altor mărci de modemuri pentru cumpărătorul autohton. Principalul lor dezavantaj este prețul lor ridicat, care sperie o gamă largă de consumatori. Dar, în ciuda acestui fapt, structurile bancare și agențiile guvernamentale, pe baza tradiției stabilite, preferă modemurile acestei companii.

Mai puțin obișnuit, foarte scump, dar cu un semnal puternic și stabil care poate ignora chiar și filtrele de protecție care sunt instalate pe PBX pentru a evita utilizarea modemurilor în mod gratuit. Acestea sunt modemurile Telebit ale mărcii TrailBlazer și celebrul protocol PEP (Racket Ensemble Protocol).Aproape toate modemurile de mare viteză sunt compatibile cu standarde mai puțin rapide.

Concluzie

Dezvoltarea progresivă a instrumentelor de tehnologie a informației face posibilă introducerea elementelor de tehnologie „fără hârtie” în munca de birou, schimbul de informații se realizează cu ajutorul instrumentelor de comunicare electronică, informațiile sunt stocate și prelucrate cu ajutorul computerelor personale și perifericelor, copierea și replicarea documentației de birou folosind instrumente moderne. echipamente de copiere.

Acum, în condițiile în care fluxurile de informații cresc de multe ori în fiecare an, este aproape imposibil de imaginat o interacțiune clară între structurile bancare, firmele de tranzacționare și intermediare, agențiile guvernamentale și alte organizații fără tehnologie informatică modernă și rețele de calculatoare. În caz contrar, ar fi necesar să se mențină un efectiv gigantic de procesoare și curieri de documente pe hârtie, iar fiabilitatea și viteza de funcționare a unui astfel de sistem ar fi totuși semnificativ mai mici decât cele oferite de comunicațiile modem și rețelele de calculatoare. Dar fiecare minut de întârziere în trimiterea de mesaje cu informații importante poate duce la pierderi financiare foarte tangibile și la prăbușirea imaginii.

În acest curs, am examinat mijloacele tehnice moderne utilizate în crearea și prelucrarea unui document, am studiat metodele de documentare a informațiilor, am clasificat tipurile și tipurile de documente, am examinat tipurile de suporturi de documente, am descris unele metode de replicare a documentelor și a identificat, de asemenea, caracteristicile utilizării telecomunicațiilor.

Astfel, a fost atins scopul de a studia caracteristicile utilizării mijloacelor tehnice moderne de prelucrare a documentelor în munca de birou.

Lista surselor și literatura utilizată

Surse

1. Antonova P. Rețeaua RELCOM și e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemuri (selectare, instalare, configurare), M .: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Lucrul cu un modem. - M.: MP „Malip”, 1992.

4. Gasov V.M. „Mijloace tehnice de intrare-ieșire a informațiilor grafice” (serie în șapte cărți „Organizarea interacțiunii umane cu mijloacele tehnice ale sistemelor de control automatizate” editată de V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. „Se lucrează la un computer personal”

6. Jones R. Teoria transmisiei datelor. - M.: Știință și tehnologie, 1993.

7. Solomenchuk VG, Hardware de calculatoare personale. BHV-Sankt Petersburg, 2003.

8. Sub. ed. W. Tompkins şi J. Webster. Interfața senzorilor și dispozitivelor de introducere a datelor cu computerele IBM PC. - M.: Mir, 1992.

9. Director " Retele de calculatoare Rusia. Servicii de comunicare internaţională". - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. „Modemuri PCI interne”

11. GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative. Cerințe de documentare. - Intrare. 3/3/2003. - M: Editura Standarde, 2003.

13. Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale”, aprobate și puse în aplicare prin ordin agentie federala privind reglementarea tehnica si metrologia din 12.03.07 Nr.28-st.

15. Flux de documente 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Documentare cu utilizarea calculatoarelor electronice.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyclopedia: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., „Manual de hyperlink electronic”: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Enciclopedie gratuită: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Standarde de comunicare mobilă: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Principiul de funcționare a telefaxurilor moderne: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Literatură:

22. Gedrovici F.A. Documente digitale: Probleme de conservare // Buletinul Arhivistului. Nr. 1. 2004.

23. Munca de birou și corespondența la întrebări și răspunsuri: Manual pentru studenții universităților și colegiilor economice M.I. Basakov - ed. a 2-a, revizuită. si suplimentare // Seria „Manual și ghid de studiu” - Rostov n/a

24. Munca de birou (Organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului): Manual pentru universități / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. si etc.; Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: UNITATEA-DANA, 2001 - 359 p.

25. Munca de birou: Manual / Sub general. ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare – M.: MTsFER, 2006.

26. Documentație: Manual. N.N. Kushnarenko - a 7-a ed., Sr. - K .: Cunoașterea, 2006. - 459 p. - ( Educatie inalta secolul XXI).

27. Păstrarea înregistrărilor: Ghid de studiu. N.S. Larkov

28. Documentarea activităților de management: un curs de prelegeri / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200p.

29. Personalul întreprinderii nr. 10 / 2002 „Cu privire la cultura lucrului cu documentele pe care le-am pierdut”

30. Organizarea muncii cu documente: Manual / Ed. prof. V.A. Kudriaev. - Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare – M.: INFRA-M, 2002. – 592 p.

31. Lucrăm cu modemul. Gavrilov A.A., M.: MP „MALIP”, 1992.

32. Sedova O.L., Reproducem documente. Jurnalul „Afaceri de secretar”, nr. 1, 1999.

33. Afaceri de secretariat. Ghid educațional și practic / V.V. Galahov, I.K. Korneev și alții; ed. I.K. Korneev. - M .: TK Velby, editura Prospekt, 2005. - 608 p.

34. Lucru modern de birou. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. - Ed. a II-a. - Sankt Petersburg: Peter, 2006. - 272 p.: ill. – (Seria „Hârtii moderne”)

35. Tehnologii moderne managementul afacerilor și al documentelor. Jurnalul №0, 2010.

36. Rogojin M.Yu. Manual de afaceri. - „Yusicinform”, 2005.